Siparişten Tahsilata - Faturalama ve fatura kesme Veri Templateiniz

Etkinlik adı, 'Fatura oluşturuldu', 'Fatura onaylandı' veya 'Müşteri ödemesi alındı' gibi faturalama sürecindeki belirli bir adımı ya da olayı tanımlar. Bu etkinlikler, süreç haritasını oluşturan sıralı adımlardır.

Bu etkinliklerin sırasını ve ne sıklıkta gerçekleştiğini incelemek, Process Mining çalışmalarının temelini oluşturur. Gerçek süreç akışını görselleştirmeye, sık ve nadir görülen süreç yollarını (varyantları) belirlemeye ve yeniden çalışmaya ya da verimsizliğe işaret eden tekrarlı etkinlikleri saptamaya yardımcı olur.

Bu öznitelik, faturanın izlediği farklı adımları ve yolları görselleştirmeyi ve analiz etmeyi sağlayarak süreç haritasının oluşturulmasında temel rol oynar.

NetSuite’teki Fatura işlemiyle ilişkili sistem günlüklerinden, durum değişikliklerinden veya belirli olay kayıtlarından elde edilir. Bunun için işlem durumu değişikliklerini ya da ilişkili kayıtların oluşturulmasını tanımlı etkinlik adlarıyla eşleştirmek gerekebilir.

Fatura numarası, faturalama sürecinin analizinde temel alınır ve her faturayı oluşturulmasından kapatılmasına kadar benzersiz biçimde tanımlar. Onay, gönderim ve ödemenin faturaya uygulanması gibi ilişkili tüm etkinlikleri tek bir vakada bir araya getirir.

Process Mining çalışmalarında her fatura numarasının izlediği yolu incelemek, faturalama sürecinin tamamını görmenizi sağlar. Böylece süreç çeşitlerini, darboğazları ve standart prosedürden sapmaları belirleyebilir; nakit akışını ve operasyonel verimliliği iyileştirmek için önemli içgörüler elde edebilirsiniz.

Her faturanın uçtan uca yaşam döngüsünü izlemek, faturalama sürecinin tamamını yeniden oluşturmak ve ayrıntılı performans analizi yapmak için gereklidir.

Bu, genellikle NetSuite’teki Fatura işlem kaydında bulunan 'İşlem kimliği' veya benzer bir benzersiz tanımlayıcı alandır.

Bu öznitelik, bir etkinliğin gerçekleştiği kesin zamanı kaydeder. Olayları kronolojik sıraya koymak ve zamana dayalı analizler yapmak için gereklidir.

Process Mining çalışmalarında olay zaman damgası; etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini, vaka sürelerini ve bekleme sürelerini hesaplamak için kullanılır. Darboğazları belirlemeye, süreç performansını SLA’lara göre ölçmeye ve faturalama sürecinin zaman içindeki işleyişini anlamaya yardımcı olur. Örneğin, Fatura oluşturma çevrim süresini ve Satışların Tahsilat Süresini (DSO) hesaplamak için kullanılır.

Olayların kronolojik sırasını gösterir. Süreye dayalı metrikleri hesaplamak, darboğazları belirlemek ve süreç performansını zaman içinde incelemek için gereklidir.

Zaman damgası bilgileri genellikle NetSuite’teki her fatura işlemiyle ilişkili sistem notlarında, denetim izlerinde veya kayıtların 'Oluşturulma tarihi' alanlarında bulunur.

Bu öznitelik, süreç verilerinin kaynağını belirtir. Bu görünümde değer her zaman 'NetSuite' olur.

Birden fazla ERP veya entegre sistem kullanan kuruluşlarda bu öznitelik, veri kökenini izlemek ve veri yönetişimini sağlamak açısından önemlidir. Farklı platformlara yayılan süreçleri ayırt etmeye ve analizin doğru kayıt sistemine bağlanmasına yardımcı olur.

Özellikle birden fazla sistemin entegre olduğu ortamlarda, verinin kaynağı ve yönetişimi hakkında önemli bilgiler sağlar.

Veri çıkarma ve dönüştürme sırasında eklenen sabit bir değerdir ('NetSuite').

Bu öznitelik, veri setinin en son ne zaman güncellendiğini kaydeder. Process Mining analizinin ne kadar güncel olduğunu ve sonuçların hangi dönemi yansıttığını anlamanıza yardımcı olur.

Analistler ve iş birimleri, içgörülerin operasyonların güncel durumunu yansıtıp yansıtmadığını bu bilgiyle değerlendirir. Her Dashboard veya rapor için önemli bir üst veridir. Kararların verinin güncelliği bilinirken alınmasını ve gerçek zamanlı olmayan verilerin yanlış yorumlanmamasını sağlar.

Verinin ne kadar güncel olduğunu gösterir. Böylece kullanıcılar analizin kapsadığı dönemi ve içgörülerin güncelliğini anlayabilir.

Bu zaman damgası, veri yenilendiğinde veri çıkarma aracı veya veri hattı tarafından oluşturulur ve kaydedilir.

Bölge özniteliği, faturaları coğrafi konuma göre sınıflandırır. Bu bilgi müşterinin adresinden veya faturayı düzenleyen iş biriminden elde edilebilir.

Karşılaştırmalı analizlerde önemli bir boyuttur. 'Bölgesel faturalama süreci karşılaştırması' Dashboardu, çevrim süreleri, hata oranları ve süreç çeşitleri gibi KPI’ları farklı bölgeler arasında karşılaştırmak için bu özniteliği kullanır. Böylece bölgesel performans farklarını belirleyebilir, başarılı bölgelerdeki iyi uygulamaları ortaya çıkarabilir ve kuruluş genelinde süreçleri standartlaştırabilirsiniz.

Farklı coğrafi bölgeleri karşılaştırmayı sağlar. Bölgesel performans farklarını belirlemek ve iyi uygulamaları standartlaştırmak için önemlidir.

Bu veri genellikle NetSuite’teki müşteri ana verisinde veya işlem kaydında bulunan özel bir segment ya da sınıflandırma alanında saklanır.

Fatura tarihi veya işlem tarihi, faturalamayla ilgili birçok finansal hesaplamanın başlangıç noktasıdır. Ödeme koşulları ve vade tarihleri genellikle bu tarihe göre hesaplanır.

Analizlerde bu tarih, Satışların Tahsilat Süresi (DSO) ve fatura yaşlandırması gibi temel finansal KPI’ları hesaplamak için başlangıç noktasıdır. Ayrıca dönemleri karşılaştırmaya imkân veren kohort analizlerini destekler. Örneğin, faturalama performansını aydan aya veya yıldan yıla karşılaştırabilirsiniz.

Bu tarih, Satışların Tahsilat Süresi (DSO) ve fatura yaşlandırması gibi önemli finansal metriklerin başlangıç noktasıdır ve işletme sermayesi analizini doğrudan etkiler.

NetSuite’teki Fatura işlem kaydının 'Tarih' (trandate) alanına karşılık gelir.

Bu öznitelik, müşterinin ödemesi beklenen toplam tutarı gösterir. Her faturalama vakasının temel finansal verilerinden biridir.

Fatura tutarına göre süreç analizi yapmak, değer bazında karşılaştırma sağlar. Örneğin, yüksek tutarlı faturaların düşük tutarlı faturalardan farklı ve daha karmaşık bir süreç izleyip izlemediğini gösterebilir. Ayrıca tahsilat çalışmalarına öncelik vermek ve ödeme gecikmelerinin ya da fatura hatalarının finansal etkisini anlamak için kullanılır.

Değer bazında süreç analizi yapmayı sağlar. Böylece yüksek tutarlı faturalara öncelik verebilir ve süreç verimsizliklerinin finansal etkisini anlayabilirsiniz.

NetSuite’teki Fatura işlem kaydının 'Toplam' (total) alanına karşılık gelir.

Bu öznitelik, belirli bir süreç adımını gerçekleştiren çalışanı veya sistem kullanıcısını tanımlar. Bu kişi faturayı oluşturmuş, onaylamış veya ödemeyi faturaya uygulamış olabilir.

Süreci kullanıcıya göre incelemek; iş yükünün dağılımını, kişisel performansı ve eğitim ihtiyaçlarını anlamaya yardımcı olur. En çok kullanıcının gerçekleştirdiği manuel etkinlikleri göstererek olası otomasyon fırsatlarını da ortaya çıkarabilir. Ayrıca uyumluluk ve denetim izi analizlerinde önemli bir rol oynar.

İş yükünün dağılımını, kullanıcı bazında performansı ve sürece uyumu incelemeyi sağlar. Kaynak yönetimi ve hedefli eğitim planlaması için önemlidir.

NetSuite’teki Sistem Notları alt sekmesinde veya Fatura ve ilişkili işlem kayıtlarının belirli 'Değiştiren' alanlarında bulunur.

Bu öznitelik, fatura düzenlenen tüzel kişiyi veya kişiyi tanımlar. Faturalama sürecini müşteri ilişkileri yönetimi işlevine bağlar.

Faturalama sürecini müşteriye göre incelemek, belirli müşterilerin ödeme davranışlarındaki, itirazlarındaki veya fatura karmaşıklığındaki örüntüleri belirlemeye yardımcı olur. Bu bilgiler müşteri segmentasyonu stratejilerine, kredi limiti kararlarına ve müşteriye özel tahsilat yaklaşımlarına yön verebilir. Örneğin, belirli bir müşterinin faturalarında sürekli yeniden çalışma gerekip gerekmediğini gösterebilir.

Müşteri odaklı analiz yapmayı sağlar. Böylece belirli müşterilere özgü ödeme örüntülerini, sık karşılaşılan sorunları veya süreç sapmalarını belirleyebilirsiniz.

NetSuite’teki Fatura işlem kaydının 'Müşteri' veya 'Kuruluş' adı alanına karşılık gelir.

Olay bitiş zamanı, bir etkinliğin tamamlandığı anı gösterir. Birçok etkinlik anlık gerçekleşir ve başlangıç ile bitiş zamanı aynıdır. Ancak onay adımı gibi bazı etkinliklerin ölçülebilir bir süresi olabilir.

Bu öznitelik, olay zaman damgasıyla (başlangıç zamanı) birlikte etkinliğin işlem süresini doğrudan hesaplamayı sağlar. İşlem süresini incelemek, etkinlikler arasındaki bekleme süresinden farklı olarak hangi adımların en çok zaman ve kaynak tükettiğini gösterir. Böylece belirli görevlerdeki verimsizlikleri saptayabilirsiniz.

Her etkinliğin tamamlanmasının ne kadar sürdüğünü kesin olarak hesaplamayı sağlar. Kaynak verimliliğini incelemek ve zaman alan görevleri belirlemek için gereklidir.

Başlangıç zamanına benzer şekilde, bu bilgi NetSuite’in sistem denetim izlerinden alınabilir. Bir 'başlangıç' olayını karşılık gelen 'bitiş' olayıyla eşleştirecek bir mantık gerekebilir.

Bu boole özniteliği, bir kullanıcı tarafından manuel olarak gerçekleştirilen etkinliklerle sistem iş akışı, komut dosyası veya entegrasyon tarafından otomatik olarak yürütülenleri ayırt eder.

Bu öznitelik, faturalama sürecindeki otomasyon düzeyini ölçmek için önemlidir ve 'Otomatik Faturalama Oranı' KPI’ını doğrudan destekler. Analistler, otomatik veya manuel etkinliklere göre filtreleme yaparak manuel müdahaleden kaynaklanan darboğazları belirleyebilir; otomasyonu artırma, insan hatasını azaltma ve verimliliği iyileştirme fırsatlarını görebilir.

Süreçteki otomasyon düzeyini ölçmeye, manuel iş yükünü azaltma ve verimliliği artırma fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Bu değer genellikle etkinlikle ilişkilendirilmiş 'Kullanıcı' kontrol edilerek belirlenir. 'SYSTEM', 'Workflow' veya 'Integration' adlı kullanıcıların başlattığı olaylar otomatik olarak işaretlenir.

Vade tarihi, fatura tarihine ve üzerinde anlaşılmış ödeme koşullarına göre hesaplanır. Müşterinin gecikmiş sayılmadan ödeme yapabileceği son günü belirtir.

Bu öznitelik, alacak hesaplarını izlemek ve nakit akışını yönetmek için gereklidir. Zamanında ödeme oranı KPI’ını hesaplamak ve müşterilerin ödeme davranışlarını incelemek için kullanılır. Vade tarihinden sapmaları izlemek, sık sık geç ödeme yapan müşterileri belirlemeye ve tahsilat stratejilerinin etkinliğini değerlendirmeye yardımcı olur.

Ödemelerin zamanında yapılıp yapılmadığını ölçmeye ve müşterilerin ödeme davranışlarını incelemeye yardımcı olur. Tahsilat çalışmalarını ve nakit akışı tahminlerini doğrudan destekler.

NetSuite’teki Fatura işlem kaydının 'Vade tarihi' (duedate) alanına karşılık gelir.

Bu öznitelik, işlemden sorumlu olan Satış, Hizmetler veya belirli bir iş kolu gibi iç departmanı gösterir. NetSuite’te standart bir sınıflandırma alanıdır.

Süreci departmana göre incelemek, kurum içi karşılaştırma yapmayı ve bazı departmanların faturalama süreçlerinin diğerlerinden daha verimli olup olmadığını belirlemeyi sağlar. Süreç kurallarına uyum veya kaynak dağılımındaki farklılıkları ortaya çıkararak kuruluşun belirli bölümlerinde iyileştirme çalışmaları için fikir verir.

Farklı iç departmanlardaki süreç performansını karşılaştırarak farklılıkları ve süreçleri kurum genelinde standartlaştırma fırsatlarını gösterir.

NetSuite’teki Fatura işleminin üst bilgi veya satır düzeyinde ayarlanabilen 'Department' sınıflandırma alanına karşılık gelir.

Bu öznitelik, faturanın 'Açık', 'Tamamen ödendi' veya 'Geçersiz kılındı' gibi mevcut durumunu gösterir. Faturanın süreçte hangi aşamada olduğuna dair anlık bir görünüm sunar.

'Açık faturaların durum özeti' Dashboardu doğrudan bu özniteliğe dayanır. Alacak hesaplarının güncel durumunu değerlendirmeye, finans ekiplerinin ödenmemiş bakiyeleri izlemesine, tahsilatı yönetmesine ve nakit girişlerini tahmin etmesine yardımcı olur. Son durumu incelemek, süreç sonuçlarını anlamayı da sağlar.

Alacak hesaplarının mevcut durumunu gösterir. Açık faturaları ve genel faturalama sürecindeki ilerlemeyi izleyen Dashboardlar oluşturmayı sağlar.

NetSuite’teki Fatura işlem kaydının 'Durum' alanına karşılık gelir.

Ödeme koşulları, müşterinin faturasını ne zaman ve nasıl ödemesi gerektiğini belirtir. Örneğin, '30 gün içinde' veya 'Alındığında ödenecek' olabilir. Bu bilgi, faturanın vade tarihini otomatik olarak hesaplamak için kullanılır.

Bu öznitelik, 'Ödeme koşullarına uyum' Dashboardu için önemlidir. Farklı ödeme koşullarına göre zamanında ödeme oranlarını incelemek, bu koşulların ne kadar etkili olduğunu değerlendirmeye yardımcı olur. Örneğin, '15 gün içinde' ödeme koşuluna sahip müşterilerin, '30 gün içinde' ödeme koşuluna sahip müşterilerden daha hızlı ödeme yapıp yapmadığını gösterebilir. Bu bilgi, gelecekteki sözleşme görüşmelerine ve kredi politikalarına yön verir.

Farklı ödeme koşullarının ne kadar etkili olduğunu ve müşterilerin ödemelerini zamanında yapmalarını nasıl etkilediğini incelemek için gereklidir.

NetSuite’teki Fatura işlem kaydının 'Koşullar' alanına karşılık gelir.

Hesaplanan bu boole işareti, 'Müşteri ödemesi alındı' etkinliğinin zaman damgasını faturanın 'DueDate' değeriyle karşılaştırır. Ödeme zamanında veya erken yapıldıysa true, geciktiyse false olarak ayarlanır.

Bu öznitelik, 'Zamanında ödeme oranı' KPI’ının ve 'Ödeme koşullarına uyum' Dashboardının temelini oluşturur. Müşteri ödeme davranışını net biçimde ölçerek analiz ve raporlamayı kolaylaştırır. Ödemelerin zamanında yapılma eğilimlerini hızla belirlemeye ve tahsilat stratejilerinin etkililiğini değerlendirmeye yardımcı olur.

Tahsilat performansını ölçmek için net bir başarı metriği sunar; zamanında ödeme oranı KPI’ının hesaplanmasını ve müşteri davranışının analizini doğrudan destekler.

Hesaplanan bir özniteliktir. Ödeme olayının zaman damgası, vaka düzeyindeki 'DueDate' özniteliğiyle karşılaştırılır.

Bu öznitelik, fatura tutarının hangi para biriminde olduğunu belirtir; örneğin USD, EUR veya GBP. Parasal değerleri doğru yorumlamak için bu bilgi gereklidir.

Çok uluslu kuruluşlarda para birimine göre analiz yapmak, farklı pazarlardaki finansal performansı anlamaya yardımcı olur. Parasal değerlerin doğru yorumlanmasını, gerektiğinde döviz dönüşümünden sonra uygun biçimde bir araya getirilip karşılaştırılmasını sağlar.

Tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlar. Özellikle birden fazla ülkede faaliyet gösteren kuruluşlarda doğru finansal raporlama ve analiz açısından önemlidir.

NetSuite’teki Fatura işlem kaydının 'Para birimi' alanına karşılık gelir.

Bu öznitelik, kaynak satış siparişine doğrudan bağlantı sağlar ve faturalama sürecini önceki satış ve sipariş karşılama süreçlerine bağlar.

Satış siparişi numarasını eklemek, Siparişten Tahsilata döngüsünün tamamını daha geniş bir çerçevede incelemeyi sağlar. Faturalamadaki sorunların satış sürecindeki kaynağına kadar izlenmesine yardımcı olur. Örneğin, sık yapılan fatura düzeltmeleri belirli satış siparişi türlerindeki veri giriş hatalarıyla ilişkili olabilir.

Faturalama sürecini satış sürecine bağlar. Böylece faturalama sorunlarının temel nedenlerini belirlemek için Siparişten Tahsilata sürecini uçtan uca daha geniş bir çerçevede inceleyebilirsiniz.

NetSuite’teki bir Fatura işleminin 'Created From' alanında veya 'Related Records' sekmesinde bulunur.

Satışların Tahsilat Süresi (DSO), fatura kesildikten sonra ödemenin tahsil edilmesinin ortalama kaç gün sürdüğünü ölçen önemli bir finansal metriktir. Ayrıntılı analiz yapılabilmesi için bu öznitelik her fatura için ayrı ayrı hesaplanır.

DSO genellikle üst düzey bir KPI olarak toplulaştırılır. Ancak her fatura için ayrı DSO değerinin bulunması, ayrıntılı analiz olanağı sunar. DSO değeri en yüksek müşteriler, bölgeler veya fatura türleri belirlenebilir. 'DSO eğilimi' Dashboardı, tahsilat verimliliğinin zaman içindeki değişimini görselleştirmek için bu metriği kullanır ve işletme sermayesi yönetimi hakkında önemli bilgiler sağlar.

Her faturanın tahsilat verimliliğini ölçer; yüksek DSO’nun temel nedenlerini ve nakit akışına etkisini ayrıntılı incelemeyi sağlar.

'Müşteri ödemesi alındı' etkinliğinin zaman damgasından 'InvoiceDate' çıkarılarak hesaplanır.

Bu boole işareti, 'Fatura düzeltildi' gibi katma değer yaratmayan yeniden çalışma etkinliklerinde veya aynı vaka içinde ikinci kez gerçekleşen 'Fatura onaylandı' olayında true olarak ayarlanır. Genellikle etkinlik adına veya etkinliğin tekrarlanmasına göre belirlenir.

Bu öznitelik, 'Fatura yeniden çalışma ve ret analizi' Dashboardı ve 'Fatura hata oranı' KPI’ı için gereklidir. Yeniden çalışmayı kolayca ölçerek süreç kalitesi sorunlarını görünür kılar. Ekipler, yeniden çalışma etkinliklerine göre filtreleme yaparak hataların temel nedenlerini hızla belirleyebilir ve iyileştirme çalışmalarının etkisini ölçebilir.

Verimsiz yeniden çalışma döngülerini işaretleyerek süreç kalitesini doğrudan ölçer; faturalama hatalarının temel nedenlerini ve mali etkisini incelemeyi sağlar.

Veri dönüştürme sırasında hesaplanan türetilmiş bir özniteliktir. Belirli etkinlik adlarını ('Fatura düzeltildi') veya tekrarlanan etkinlikleri işaretlemek gibi kurallarla yeniden çalışma belirlenir.