Siparişten Tahsilata, satış siparişi işleme için Veri Templateiniz

Etkinlik adı, Satış siparişi oluşturuldu, Kredi kontrolü yapıldı veya Mallar sevk edildi gibi satış siparişi yaşam döngüsündeki bir adımı ya da kilometre taşını belirtir. Her etkinlik, satış siparişi üzerinde gerçekleştirilen ayrı bir işlemi ifade eder ve süreç haritasının yapı taşlarını oluşturur.

Süreç akışını görselleştirmek, yaygın yolları belirlemek ve standart prosedürden sapmaları keşfetmek için analizlerde bu öznitelikten yoğun biçimde yararlanılır. Etkinlik sırasını inceleyerek darboğazları, yeniden çalışma döngülerini (örneğin, Satış siparişi değiştirildi etkinliğinin tekrarlanması) ve uyumluluk dışı süreç farklılıklarını belirleyebilirsiniz. Süreç uyumluluğu ve sapmaları gibi Dashboardlar ile Satış siparişi yeniden çalışma oranı gibi KPI’lar için temel oluşturur.

Süreçteki adımları tanımlar; böylece süreç haritasını görselleştirebilir, süreç akışlarını inceleyebilir, yeniden çalışmayı veya sapmaları belirleyebilirsiniz.

Genellikle kaynak sistemin satış, teslimat ve faturalandırma modüllerindeki belge durumu değişikliklerinden, olay günlüklerinden veya işlem kodlarından elde edilir.

Olay zamanı, bir etkinliğin gerçekleştiği kesin anı kaydeden zaman damgasıdır. Bu öznitelik sürece zaman bağlamı kazandırır ve satış siparişiyle ilişkili tüm olayları kronolojik olarak sıralamanızı sağlar.

Zamana dayalı tüm analizler bu özniteliğe bağlıdır. Herhangi iki etkinlik arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak, belirli adımların ne kadar sürdüğünü görmek ve gecikmeleri ya da darboğazları belirlemek için kullanılır. Örneğin Sipariş karşılama çevrim süresi KPI’ı, son teslimat etkinliğinin olay zamanı ile ilk sipariş oluşturma etkinliğinin olay zamanı arasındaki farktır. Satış siparişi çevrim süresine genel bakış gibi Dashboardların çalışması da tamamen bu özniteliğe bağlıdır.

Bu zaman damgası, darboğazları belirlemek için gerekli olan çevrim süreleri ve süreler gibi tüm performans metriklerini hesaplamada önemlidir.

Genellikle her işlem veya durum güncellemesi kaydının yanında bulunur ve oluşturulma tarihi, değişiklik tarihi ya da kayıt tarihi olarak adlandırılır.

Satış siparişi kimliği, Siparişten Tahsilata sürecinde Process Mining için temel tanımlayıcıdır. Her siparişin oluşturulmasından kapanışına kadar olan süreci benzersiz biçimde belirler. İlgili tüm etkinlikleri, olayları ve veri noktalarını birbirine bağlayan birincil anahtar görevi görür ve tek bir siparişin uçtan uca yolculuğunu ortaya koyar.

Analizde bu öznitelik, her satış siparişinin yaşam döngüsünü yeniden oluşturmanızı sağlar. Olayların sırasını izlemek, etkinlikler arasındaki süreleri ölçmek ve metrikleri sipariş düzeyinde toplamak için kullanılır. Örneğin Sipariş karşılama çevrim süresi KPI’ını hesaplamak için tüm etkinlikleri satış siparişi kimliğine göre gruplandırıp ilk ve son olay arasındaki süreyi bulmanız gerekir.

Bu kimlik, tek tek siparişleri süreç boyunca izlemek ve vaka düzeyinde çevrim sürelerini, darboğazları ve sapmaları analiz etmek için gereklidir.

Genellikle kaynak ERP veya CRM sistemindeki satış siparişi belgelerinin başlık tablosunda bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, olay verisinin oluşturulduğu kayıt sistemini belirtir. Günümüz kuruluşlarında Siparişten Tahsilata gibi uçtan uca bir süreç çoğu zaman birden fazla uygulamaya yayılır. Örneğin sipariş oluşturmak için CRM, sipariş karşılama ve faturalandırma için ERP kullanılabilir.

Analizde bu öznitelik, sürecin teknolojik ortamını anlamaya yardımcı olur. Sistemler arasındaki entegrasyon noktalarını ve olası veri tutarsızlıklarını belirlemenizi sağlar. Etkinlikleri kaynak sisteme göre inceleyerek belirli süreç adımlarının farklı sistemlerde farklı biçimde yürütülüp yürütülmediğini veya daha fazla gecikme yaşanıp yaşanmadığını görebilirsiniz.

Verinin kaynağı hakkında bilgi verir. Birden fazla sistemin kullanıldığı ortamlarda veri kökenini izlemek ve sisteme özgü süreç farklılıklarını belirlemek için önemlidir.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma (ETL) sürecinde eklenir veya veri ambarlarında standart bir alan olarak bulunur.

Bu öznitelik, verinin Process Mining ortamına en son yüklendiği zamanı gösteren bir zaman damgası sağlar. Analiz edilen verinin güncelliğini belirtir. İş etkinliğinin gerçekte ne zaman gerçekleştiğini kaydeden olay zamanından farklıdır.

Genellikle süreç akışını doğrudan analiz etmek için kullanılmasa da veri yönetişimi ve bulguların güvenilirliğini sağlamak açısından önemlidir. Analistlerin ve iş kullanıcılarının elde edilen içgörülerin ne kadar güncel olduğunu anlamasına yardımcı olur. Örneğin son veri güncellemesi bir hafta önce yapıldıysa mevcut performansla ilgili çıkarımların bu bilgi dikkate alınarak değerlendirilmesi gerekir.

Verinin güncelliğini gösterir; analizlerin güncel bilgilere dayanmasını ve sonuçların geçerliliğini korumasını sağlar.

Genellikle veri çıkarma (ETL) aracı veya Process Mining platformu tarafından veri aktarımı sırasında oluşturulur ve saklanır.

Kullanıcı adı özniteliği, belirli bir etkinliği gerçekleştiren kişiyi veya otomatik sistemi tanımlar. Siparişi oluşturan satış temsilcisi, siparişi onaylayan kredi yöneticisi ya da ödemeyi otomatik olarak kaydeden sistem kullanıcısı olabilir.

Bu öznitelik, süreci insan odaklı incelemenizi sağlar. İş yükü dağılımını analiz etmek, ekiplerin veya kişilerin performansını karşılaştırmak ve eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için kullanılır. Uyumluluk ve denetim izi açısından da önemlidir. Etkinlikleri kullanıcıya göre inceleyerek yeniden çalışma döngülerinde veya uyumluluk dışı davranışlarda kimlerin yer aldığını görebilir ve Manuel müdahale oranı KPI’ını hesaplayabilirsiniz.

Etkinliği gerçekleştiren kişiyi veya sistemi belirler; iş yükünü, ekip performansını, otomasyon düzeyini ve uyumluluğu analiz etmenizi sağlar.

Genellikle işlem günlüklerinde veya belge değişiklik geçmişlerinde bulunur ve Oluşturan ya da Değiştiren olarak adlandırılır.

Bu öznitelik, satış siparişinin işlendiği dış tarafı tanımlar. Benzersiz bir müşteri numarası, şirket adı veya müşterileri birbirinden ayıran başka bir anahtar olabilir.

Process Mining çalışmalarında müşteri tanımlayıcısı, verileri gruplara ayırmak için kullanışlı bir boyuttur. Analistler, belirli bir müşterinin sürecini görmek için süreç haritasını filtreleyebilir veya stratejik müşterilerle ara sıra alışveriş yapan müşterilerin süreç akışlarını karşılaştırabilir. Böylece müşteriye özel süreçler ortaya çıkarılabilir ya da sık sık süreç sapmalarına veya gecikmelere yol açan müşteriler belirlenebilir. Bu bilgiler müşteri ilişkileri yönetimine katkı sağlar.

Müşteriye özel süreçleri veya sorunlu hesapları belirlemek için farklı müşteriler ya da müşteri grupları arasındaki süreçleri filtreleyip karşılaştırmanızı sağlar.

Kaynak ERP veya CRM sistemindeki müşteri ana verilerine bağlı satış siparişi başlık verilerinde bulunur.

Satış kanalı, siparişin hangi kaynaktan veya yöntemle verildiğini gösterir. Bu kanal çevrimiçi portal, doğrudan satış ekibi, iş ortağıyla EDI bağlantısı veya perakende mağazası olabilir.

Süreci satış kanalına göre incelemek, verimlilik ve uyumluluk açısından önemli farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin web kanalından gelen siparişler büyük ölçüde otomatik ve hızlı işlenirken doğrudan satış siparişlerinde daha fazla elle değişiklik yapılabilir ve onay süreleri uzayabilir. Bu analiz, işletmelerin her kanalın süreç akışını iyileştirmesine ve kaynakları daha verimli dağıtmasına yardımcı olur. Sipariş karşılama darboğazları gibi Dashboardlar için de önemli bir boyuttur.

Farklı kanallardaki süreç performansını karşılaştırarak verimlilik, otomasyon ve uyumluluk farklılıklarını görmenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle satış siparişi başlık verilerinde saklanır ve sipariş girişi sırasında zorunlu bir alan olarak istenir.

Sipariş değeri, satış siparişinin toplam finansal tutarını gösterir. Her vaka örneğinin büyüklüğünü ölçen önemli bir finansal metriktir.

Bu öznitelik, değere dayalı süreç analizine imkân verir. Yüksek değerli siparişlere odaklanarak sorunları önceliklendirebilirsiniz. Örneğin yüksek değerli siparişlerin çevrim sürelerinin daha uzun veya yeniden çalışma sayısının daha fazla olup olmadığını inceleyebilirsiniz. Belirli bir darboğaz nedeniyle geciken siparişlerin toplam değeri gibi ölçümlerle süreç verimsizliklerinin finansal etkisini de hesaplayabilirsiniz. Bu analiz, süreç iyileştirme çalışmalarının iş gerekçesini ortaya koyar.

Yüksek değerli siparişlere odaklanıp gecikmelerin finansal etkisini ölçerek süreç iyileştirmelerini önceliklendirmenizi sağlar.

Satış siparişi başlık verilerinde bulunur ve genellikle tüm kalemlerin net değerlerinin toplamı olarak hesaplanır.

Malzeme numarası veya SKU gibi ürün tanımlayıcısı, neyin satıldığını belirtir. Bir satış siparişinde birden fazla ürün bulunabilir; bu öznitelik genellikle ana ürünü gösterir veya üst düzey analiz için ürün kategorisi bazında gruplanır.

Bu öznitelik, Siparişten Tahsilata sürecini ürün odağında incelemenizi sağlar. Belirli ürünlerin daha uzun sipariş karşılama süreleriyle, daha sık teslimat sorunlarıyla veya daha yüksek iptal oranlarıyla ilişkili olup olmadığını görebilirsiniz. Bu bilgi tedarik zinciri planlaması, envanter yönetimi ve ürün portföyü stratejisi açısından önemlidir. Örneğin belirli bir ürün grubunun Depoya serbest bırakıldı adımında sürekli geciktiğini fark etmek, stok düzeylerinin veya depo yerleşiminin incelenmesini sağlayabilir.

Farklı ürün veya ürün gruplarındaki süreç performansını analiz etmenizi ve ürüne özgü darboğazları ya da sorunları belirlemenizi sağlar.

Satış siparişinin kalem düzeyinde bulunur. Vaka düzeyindeki analizlerde en önemli kalemle veya türetilmiş bir ürün kategorisiyle temsil edilebilir.

Gerçekleşen teslimat tarihi, malların müşteriye başarıyla teslim edildiği zamanı kaydeden zaman damgasıdır. Bu bilgi genellikle nakliye şirketinin teslimat kanıtına dayanır.

Bu öznitelik, sipariş karşılamanın başarıyla tamamlanıp tamamlanmadığını kesin olarak gösterir. Zamanında teslimat oranını hesaplamak için talep edilen ve teyit edilen teslimat tarihleriyle karşılaştırılan son veri noktasıdır. Mallar sevk edildi etkinliği ile gerçekleşen teslimat tarihi arasındaki süreyi inceleyerek lojistik iş ortaklarının ve nakliye yöntemlerinin performansı hakkında da bilgi edinebilirsiniz.

Sipariş karşılamanın tamamlandığını gösteren son kanıttır. Zamanında teslimat oranını ve toplam sipariş karşılama çevrim süresini doğru hesaplamak için gereklidir.

Genellikle harici bir lojistik veya nakliye sisteminden alınır ve ERP sistemine aktarılır. Mallar teslim edildi etkinliğinin zaman damgasından da elde edilebilir.

Ödeme vadesi tarihi, fatura tarihine ve müşteriyle kararlaştırılan ödeme koşullarına göre hesaplanır. Zamanında ödeme için son tarihi belirler ve alacak hesapları sürecinin önemli bir parçasıdır.

Bu öznitelik, Siparişten Tahsilata döngüsünün finansal bölümünü analiz etmek için temel oluşturur. Ödemenin zamanında yapılıp yapılmadığını belirlemede kullanılır ve zamanında ödeme oranı KPI’ına doğrudan girdi sağlar. Faturadan ödemeye çevrimi Dashboardu, ödeme davranışlarını incelemek ve işletme sermayesini etkili biçimde yönetmek için bu tarihten yoğun biçimde yararlanır. Faturanın oluşturulmasıyla ödemenin yapılması arasındaki gecikmeler bu tarihle karşılaştırılarak geç ödeme yapan müşteriler belirlenebilir.

Finansal analiz açısından önemlidir; zamanında ödeme oranını hesaplamak ve alacak hesaplarını yönetmek için temel oluşturur.

Genellikle müşteri faturasındaki bu tarih, fatura tarihiyle müşteri ana verilerinde veya satış siparişinde belirtilen ödeme koşullarına göre belirlenir.

Bu mantıksal öznitelik, kullanıcıların gerçekleştirdiği görevlerle arka plan işleri, API’ler veya RPA botları gibi otomasyonların yürüttüğü görevleri birbirinden ayırır. Örneğin, kredi kontrolü otomatik bir adım olabilirken kredi blokajını çözmek genellikle manuel işlem gerektirir.

Süreci otomasyon açısından analiz etmek, dijital dönüşüm girişimleri için büyük önem taşır. Bu işaret, 'Manuel müdahale oranı' KPI’ını hesaplamak için kullanılan temel veri noktasıdır. Sürecin hangi bölümlerinin büyük ölçüde otomatikleştirildiğini, hangilerinin hâlâ manuel çalışmaya dayandığını belirlemenize yardımcı olur. Bu analiz, maliyetleri düşürmek, hataları azaltmak ve çevrim sürelerini kısaltmak için otomasyon fırsatlarını ortaya çıkarabilir.

Manuel görevlerle otomatik görevleri ayırır. Bu bilgi, otomasyon düzeyini ölçmek ve süreç iyileştirme fırsatlarını belirlemek için önemlidir.

Bu bilgi, 'Kullanıcı adı' özniteliğinden (örneğin 'BATCH_USER' gibi sistem kullanıcılarını belirleyerek) veya yürütme bağlamını izleyen olay günlüklerindeki belirli alanlardan elde edilebilir.

Bir satış siparişi iptal edildiğinde veya bir kalem reddedildiğinde, Ret gerekçesi bu olumsuz sonucun iş bağlamını açıklar. Gerekçeler 'Müşteri iptali' ve 'Yanlış fiyat’tan 'Stokta yok’a kadar değişebilir.

Bu öznitelik, süreç başarısızlıklarının temel nedenlerini analiz etmek için gereklidir. Farklı ret gerekçelerinin sıklığını inceleyerek sistemik sorunları belirleyebilirsiniz. Örneğin, 'Yanlış fiyat' nedeniyle çok sayıda iptal yaşanması, fiyat teklifi veya ana veri süreçlerindeki sorunlara işaret edebilir. Bu analiz, 'İlk seferde doğru işlem oranını' artırma ve süreçteki israfı azaltma çalışmalarını doğrudan destekler.

Siparişlerin neden başarısız olduğunu açıklayarak fiyatlandırma, envanter veya müşteri iletişimindeki temel sorunları gidermenize yardımcı olur.

Genellikle satış siparişi kalemi düzeyinde bulunur ve bir kalem iptal edildiğinde önceden tanımlanmış kod listesinden seçilir.

Sipariş durumu, satış siparişinin yaşam döngüsünde belirli bir anda hangi aşamada olduğunu gösterir. Siparişin mevcut durumunu özetleyen kategorik bir etikettir.

Etkinlik sırası ayrıntılı bir süreç haritası sunarken sipariş durumu özniteliği, süreci üst düzeyde ve daha sade biçimde görmenizi sağlar. Örneğin belirli bir durumda olan tüm siparişleri, Kredi blokajında olanlar gibi, filtreleyebilirsiniz. Farklı durumlarda geçirilen süreleri inceleyerek Onay bekliyor durumunda gereğinden uzun kalan siparişler gibi darboğazları da belirleyebilirsiniz.

Siparişin durumunu üst düzeyde özetler; filtreleme, durum analizi ve belirli bir aşamada takılı kalan siparişleri belirleme amacıyla kullanılır.

ERP ve CRM sistemlerindeki çoğu satış siparişi belgesinin başlığında standart bir alan olarak bulunur.

Bu tarih, müşterinin tercih ettiği teslimat zamanını gösterir. Sürecin başında kaydedilen önemli bir bilgidir ve teslimatın zamanında yapılmasına ilişkin müşteri memnuniyetini ölçmek için temel alınır.

Süreç analizinde talep edilen teslimat tarihi; teyit edilen ve gerçekleşen teslimat tarihleri gibi diğer önemli tarihlerle karşılaştırılarak hizmet düzeyi ölçülür. Zamanında teslimat performansı Dashboardunun temel girdilerinden biridir ve teslimatın müşteri açısından zamanında yapılıp yapılmadığını hesaplamak için kullanılır. Talep edilen ve teyit edilen tarihler arasındaki farkları incelemek, planlama ve zamanlama sorunlarını da ortaya çıkarabilir.

Müşterinin teslimat beklentisini gösterir; zamanında teslimat performansını ve müşteri memnuniyetini ölçmek için temel oluşturur.

Genellikle satış siparişi başlığında veya kalem ayrıntılarında bulunur ve sipariş oluşturulurken girilir.

Şirket, envanter ve üretim planlarını kontrol ettikten sonra teyit edilen teslimat tarihini müşteriye bildirir. Bu tarih, kuruluşun müşteriye verdiği taahhüdü gösterir ve sipariş karşılama performansını ölçmek için şirket içinde temel alınır.

Bu öznitelik, operasyonel verimliliği değerlendirmek açısından önemlidir. Zamanında teslimat oranı KPI’ında teyit edilen teslimat tarihi gerçekleşen teslimat tarihiyle karşılaştırılarak şirketin kendi taahhüdünü yerine getirip getirmediği belirlenir. Çok sayıda siparişte talep edilen ve teyit edilen teslimat tarihleri arasında büyük farklar görülmesi, kullanılabilirlik taahhüdü (ATP) hesaplamalarında veya kapasite planlamasında sistemik sorunlara işaret edebilir.

Şirketin müşteriye verdiği taahhüdü gösterir; zamanında teslimatı ve sipariş karşılama güvenilirliğini ölçmek için şirket içi temel oluşturur.

Satış siparişinin teslimat planı kalemlerinde bulunur ve genellikle kullanılabilirlik kontrolü veya üretim planlama çalıştırmasından sonra güncellenir.