Borçlar Muhasebesi Fatura İşleme Veri Şablonunuz

Faaliyet adı, fatura işleme yaşam döngüsündeki belirli bir eylemi, durum değişikliğini veya kilometre taşını tanımlar. 'Invoice Validated', 'Submitted For Approval' veya 'Payment Executed' gibi fatura için kaydedilen her olay, ayrı bir faaliyet adıyla gösterilir.

Bu öznitelik, her benzersiz değerin görselleştirilen süreç akışında bir düğüme dönüştüğü süreç haritasının temelini oluşturur. Bu faaliyetler arasındaki diziyi, sıklığı ve süreyi analiz etmek, yaygın yolları, sapmaları ve yeniden işlem döngülerini belirlemeye yardımcı olur. Süreçte gerçekte neler olduğunu anlamak için gereklidir.

Süreç haritasındaki adımları tanımlar ve süreç akışının, darboğazların ve varyasyonların görselleştirilip analiz edilmesini sağlar.

Genellikle kaynak sistemdeki işlem kodlarından, Event Log kayıtlarından, durum değişikliği alanlarından veya belirli kullanıcı eylemi kayıtlarından türetilir.

Fatura kimliği, tedarikçiden alınan her faturaya atanan benzersiz alfasayısal koddur. Bu belirli faturayla ilgili tüm faaliyetler ve veriler için, ilk alımından son ödeme ve kapatma işlemine kadar merkezi referans noktası görevi görür.

Process Mining'de Fatura kimliği temel bir unsurdur. Case ID olarak çalışır ve yazılımın 'Invoice Received', 'Approved' ve 'Paid' gibi olay dizisini tek bir faturaya ait tutarlı bir süreç akışında birleştirmesini sağlar. Böylece süreç varyantlarını, çevrim sürelerini ve darboğazları fatura bazında analiz edebilir, her faturanın nasıl işlendiğini net biçimde görebilirsiniz.

Tüm ilgili süreç adımlarını tek bir vakaya bağladığı için en önemli özniteliktir. Bu sayede uçtan uca süreç analizi ve görselleştirmesi yapılabilir.

Genellikle kaynak sistemdeki fatura başlık verilerinde veya Borçlar Muhasebesi işlem tablolarında bulunur.

Olay zamanı, fatura yaşam döngüsündeki belirli bir faaliyetin gerçekleştiği kesin anı gösterir. 'Invoice Received' ile 'Invoice Cleared' arasındaki her faaliyetin ilişkili bir zaman damgası vardır.

Bu öznitelik performans analizi için önemlidir. Faaliyetler arasındaki çevrim sürelerinin, örneğin onay ve ödeme sürelerinin, yanı sıra her fatura için toplam uçtan uca işleme süresinin hesaplanmasını sağlar. Kuruluşlar bu süreleri analiz ederek darboğazları belirleyebilir, performansı hizmet seviyesi anlaşmalarına (SLA) göre ölçebilir ve süreci hızlandırma fırsatlarını ortaya çıkarabilir. Ayrıca olayların kronolojik olarak sıralanmasını ve süreç akışının doğru biçimde yeniden oluşturulmasını sağlar.

Çevrim sürelerini hesaplamak, darboğazları belirlemek ve süreç olaylarının kronolojik dizisini analiz etmek için gereklidir.

Sistem günlüklerinde, işlem oluşturma veya değiştirme tarihi alanlarında ya da fatura belgeleriyle ilişkilendirilmiş olay zaman damgası kayıtlarında bulunur.

Olay verilerinin oluşturulduğu veya kaydedildiği özgün BT sistemini tanımlar. Bu sistem bir ERP, belge yönetim sistemi veya Workflow aracı olabilir. Borçlar Muhasebesi sürecinde birden fazla sistem kullanılıyorsa bu alan, farklı faaliyetlerin kaynağını ayırt etmeye yardımcı olur.

Verileri kaynak sisteme göre analiz etmek, süreç parçalanmasını ve veri entegrasyonu sorunlarını anlamak için yararlıdır. Gecikmelerin veya sorunların farklı sistemler arasındaki devirlerden kaynaklanıp kaynaklanmadığını gösterebilir. Ayrıca veri yönetişimi ve doğrulama açısından önemlidir; süreç görünümünün her sistemin katkısını doğru biçimde yansıtmasını sağlar.

Verinin kaynağı hakkında bağlam sağlar. Bu, veri doğrulama, sorun giderme ve farklı sistemlerdeki süreç varyasyonlarını analiz etmek için önemlidir.

Genellikle veri çıkarma sırasında eklenen sabit bir değerdir veya sistem günlüklerinin başlıklarında bulunur.

Son veri güncellemesi zaman damgası, verilerin kaynak sistemden çıkarılıp Process Mining ortamına yüklendiği en son zamanı gösterir. İş olayının ne zaman gerçekleştiğini değil, analiz edilen verilerin güncelliğini belirtir.

Bu öznitelik, veri yönetişimi ve kullanıcıların içgörülerin ne kadar güncel olduğunu anlaması açısından önemlidir. Analizin güncel bilgilere dayandığını doğrulamaya yardımcı olur ve veri hattının durumunu ve güncelleme sıklığını izlemek için kullanılabilir. Süreç Dashboardları ve analiz sonuçlarına göre karar verirken paydaşların verilerin güncelliğinden haberdar olmasını sağlar.

Veri yönetişimi ve kullanıcıların analiz ettikleri verilerin güncelliğini bilmesi için önemlidir. Bu da içgörülere duyulan güveni artırır.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinde oluşturulup eklenir.

Fatura tutarı, tedarikçinin sunduğu faturanın toplam brüt değerini gösterir. Her vaka için temel bir finansal metriktir.

Bu öznitelik, finansal ve performans analizlerinde yoğun olarak kullanılır. Süreçleri önem derecesine göre filtrelemenizi, örneğin yüksek tutarlı faturaları ayrı analiz etmenizi, belirli bir eşiğin üzerindeki faturalar için onay darboğazlarını belirlemenizi ve süreç verimsizliklerinin finansal etkisini hesaplamanızı sağlar. Örneğin bloke edilen faturaların değerini ölçmek veya yüksek hacimli, düşük tutarlı faturalar için otomasyon çalışmalarına öncelik vermek amacıyla kullanılabilir. Neredeyse tüm Borçlar Muhasebesi Dashboardları için temel bir boyuttur.

Bloke edilen ödemelerin değerini ölçmek gibi finansal etki analizlerine imkan verir ve faturaların önem derecesine göre önceliklendirilmesine yardımcı olur.

Genellikle fatura işlem verilerinin başlık veya kalem tablolarında bulunur.

Fatura vade tarihi, zamanında ödeme sayılmak ve olası gecikme ücretlerinden veya cezalardan kaçınmak için tedarikçiye ödeme yapılması gereken hesaplanmış tarihtir. Genellikle fatura tarihi ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarından, örneğin Net 30, türetilir.

Bu öznitelik, ödeme performansını ölçmek için gereklidir. Zamanında Ödeme Oranı KPI'ının hesaplanmasına ve geç ödemelerin belirlenmesine temel oluşturur. Vade tarihini gerçek ödeme tarihiyle karşılaştırmak, ödeme zamanlamasını analiz etmeyi sağlar. Böylece kuruluşlar tedarikçi ilişkilerini iyileştirebilir, cezalardan kaçınabilir ve nakit akışını stratejik biçimde yönetebilir.

Zamanında ödeme performansını ölçmek, nakit akışını yönetmek ve geç ödeme cezalarından kaçınmak için önemlidir.

Bu tarih genellikle kaynak sistem tarafından fatura tarihi ve ödeme koşullarına göre hesaplanır ve fatura başlığında saklanır.

Kullanıcı adı, fatura girişi, onay veya kayıt gibi belirli bir süreç adımını gerçekleştiren çalışanı ya da sistem kullanıcısını tanımlar. Otomatik adımlarda bu, bir sistem veya toplu işlem kullanıcı kimliği olabilir.

Bu öznitelik, sürecin insan odaklı görünümünü sağlar. İş yükü dağılımını ve kişi ya da ekip performansını analiz etmek, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için kullanılır. Faaliyetleri kullanıcı bazında izlemek, belirli kişilerden kaynaklanan yeniden işlem döngülerini ortaya çıkarabilir, onayların nerede takıldığını belirleyebilir ve görevlerin uygun şekilde ayrılmasını güvence altına alabilir. Borçlar Muhasebesi sürecindeki insan unsurunu anlamak için önemli bir özniteliktir.

Ekip ve kişi performansının, iş yükü dağılımının analiz edilmesini sağlar; eğitim fırsatlarını veya uyumluluk sorunlarını belirlemeye yardımcı olur.

Genellikle Event Log kayıtlarında veya işlem tablolarındaki 'Changed By' ya da 'Created By' alanlarında bulunur.

Satın alma siparişi numarası, tedarikçiden mal veya hizmet alımını başlangıçta yetkilendiren belgenin referans kimliğidir. Faturalar PO destekli veya PO'suz olabilir.

Bu öznitelik, fatura eşleştirme sürecini analiz etmek için önemlidir. Genellikle çok farklı süreç yolları izleyen PO tabanlı ve PO tabanlı olmayan faturaları ayırt etmeyi sağlar. Analiz, üçlü eşleştirmenin (PO, mal kabulü ve fatura) verimliliğine odaklanabilir, eşleştirme başarısızlıklarının nedenlerini belirleyebilir ve İlk Geçiş Eşleştirme Oranı KPI'ını ölçebilir. PO içermesi gereken bir faturada PO numarasının bulunmaması, çoğu zaman süreç uyumluluğu sorununa işaret eder.

Fatura eşleştirme verimliliğini analiz etmek, PO ile PO'suz fatura süreçlerini ayırt etmek ve uyumluluk sorunlarını belirlemek için önemlidir.

Fatura işlem verilerinde, çoğu zaman faturayı satın alma modülüne bağlayan bir referans alanında bulunur.

Şirket kodu, kuruluş içindeki belirli bir tüzel kişiliği veya şirketi temsil eden benzersiz anahtardır. Faturalar belirli bir şirket kodu adına işlenir ve muhasebeleştirilir.

Bu öznitelik, birden fazla tüzel kişiliğe sahip kuruluşlarda karşılaştırmalı analiz için temel bir boyuttur. Borçlar Muhasebesi süreç performansını farklı şirketler, iştirakler veya iş birimleri arasında kıyaslamayı sağlar. Analiz, bazı tüzel kişiliklerin daha verimli veya otomasyon oranlarının daha yüksek olduğunu ya da daha fazla ödeme blokesi yaşadığını gösterebilir. Bu bilgiler, en iyi uygulamaları standartlaştırmaya ve bölgeye veya tüzel kişiliğe özgü sorunları belirlemeye yardımcı olur.

Farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri arasındaki süreçleri kıyaslamayı sağlar; uygulamaların standartlaştırılmasına ve yerel sorunların belirlenmesine yardımcı olur.

Finansal veya fatura işlem belgelerinin başlığında bulunur ve kaydı yapan tüzel kişiliği gösterir.

Tedarikçi adı, mal veya hizmet sağlayan tedarikçinin yasal ya da ticari adını tanımlar. Bu öznitelik her faturaya önemli bir iş bağlamı kazandırır.

Süreci tedarikçi adına göre bölümlere ayırmak, belirli tedarikçilerle performansı ve ilişkileri değerlendirmeyi sağlar. 'Hangi tedarikçilerin onay süreleri en uzun?', 'Belirli tedarikçilerle fatura tutarsızlıklarını sık yaşıyor muyuz?' veya 'Önemli tedarikçilerimiz için erken ödeme indirimlerinden etkili biçimde yararlanıyor muyuz?' gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur. Bu görünüm, satın alma ve tedarikçi ilişkileri yönetimi için önemlidir.

Tedarikçi bazında performans analizi yapılmasını sağlar; sorunlu tedarikçi ilişkilerini, ödeme koşullarına uyumu ve tedarikçiye göre süreç farklılıklarını belirlemeye yardımcı olur.

Tedarikçi ana veri tablolarında bulunur ve tedarikçi kimliği üzerinden fatura işlem verileriyle ilişkilendirilir.

Blokaj Nedeni, bir faturanın ödeme aşamasına ilerlemesinin neden kasıtlı olarak durdurulduğunu açıklayan kod veya metindir. Yaygın nedenler arasında miktar ya da fiyat uyuşmazlıkları, eksik mal kabulü veya gerekli kalite kontrolü bulunur.

Bu öznitelik, istisnaların ve yeniden işlemenin kök nedenlerini analiz etmek için büyük önem taşır. Kuruluşlar, farklı blokaj nedenlerinin sıklığını ve etkisini analiz ederek Borçlar Muhasebesi süreçlerindeki verimsizliğin en yaygın kaynaklarını belirleyebilir. Bu sayede tedarikçilerle satın alma siparişi doğruluğunu artırmak veya mal kabul sürecini sadeleştirmek gibi hedefli iyileştirme çalışmaları yapılabilir. Ödeme blokajlarını azaltmak, Straight-Through Processing (STP) oranını artırmanın başlıca yollarından biridir.

Ödeme blokajlarının kök nedenlerini analiz etmek için gereklidir; süreçteki verimsizlik ve yeniden işlemenin en büyük kaynaklarını belirlemenize yardımcı olur.

Fatura belgesinde veya ilgili durum tablosunda bulunur. Genellikle 'Blocked' etkinliği gerçekleştiğinde doldurulur.

Fatura para birimi, fatura tutarının ifade edildiği para birimini belirtir. Bu, farklı ülkelerdeki tedarikçilerle çalışan çok uluslu kuruluşlar için özellikle önemlidir.

Bu öznitelik, Fatura Tutarını doğru yorumlamak ve doğru finansal hesaplamalar yapmak için gereklidir. Süreci para birimine göre filtreleyerek bölgesel farklılıkları veya belirli para birimlerine özgü sorunları anlamayı sağlar. Döviz kuru verileriyle birlikte kullanıldığında finansal değerleri tek bir raporlama para biriminde normalize ederek tutarlı bir küresel analiz yapılmasına imkan verir.

Fatura tutarı için gerekli bağlamı sağlar; doğru finansal analize ve küresel kuruluşlarda süreçlerin bölümlere ayrılmasına imkan verir.

Genellikle fatura işlem tablosunun başlığında, fatura tutarının yanında bulunur.

Ödeme Koşulları, bir faturanın hangi şartlarda ödenmesi gerektiğini tanımlar. Bu koşullar genellikle net vade günlerini (ör. 30 gün) ve erken ödeme için sunulan olası indirimleri (ör. 10 gün içinde ödenirse %2 indirim) içerir.

Bu öznitelik, finansal performans analizine önemli bir bağlam sağlar. Fatura Vade Tarihini hesaplamak ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemek için kullanılır. Kuruluşlar, süreç performansını ödeme koşullarına göre analiz ederek uzun iç çevrim süreleri nedeniyle indirim fırsatlarını sistematik olarak kaçırıp kaçırmadıklarını görebilir. Bu analiz, süreç verimliliği ile finansal tasarruflar arasındaki bağlantıyı doğrudan ortaya koyar.

Fatura vade tarihinin hesaplanmasını sağlar ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma oranlarını analiz etmek için temel bir veridir. Böylece süreç verimliliği ile maliyet tasarrufları arasındaki bağlantıyı ortaya koyar.

Genellikle tedarikçi ana verilerinden alınır ve oluşturulurken fatura işlem başlığına kopyalanır.

Ödeme tarihi, belirli bir fatura için fonların tedarikçiye aktarıldığı anı gösteren zaman damgasıdır. Genellikle ana işleme akışının sonunu belirleyen önemli bir kilometre taşıdır.

Process Mining analizinde bu tarih, ödemenin zamanında, erken veya geç yapılıp yapılmadığını belirlemek için Fatura Vade Tarihi ile karşılaştırılır. Zamanında Ödeme Oranı gibi önemli KPI'ların hesaplanmasında ve erken ödeme indirimi fırsatlarının analizinde temel bir unsurdur. Fatura onayı ile ödeme tarihi arasındaki farkı anlamak, ödeme gerçekleştirme veya hazine işlevlerindeki verimsizlikleri de ortaya çıkarabilir.

Zamanında ödeme oranlarını hesaplamak, ödeme davranışını analiz etmek ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemek için gereklidir.

Orijinal fatura işlemiyle ilişkilendirilmiş ödeme veya kapatma belgesi verilerinde bulunur.

Bu boolean öznitelik, belirli bir süreç adımının sistem kullanıcısı (otomasyon, Workflow veya toplu iş) ya da insan kullanıcı tarafından yürütülüp yürütülmediğini gösterir. Böylece manuel ve otomatik etkinlikleri ayırt edebilirsiniz.

Bu özniteliği analiz etmek, Borçlar Muhasebesi sürecindeki otomasyon düzeyini anlamak ve dijital dönüşüm çalışmalarının başarısını ölçmek için temel bir adımdır. Manuel müdahale olmadan işlenen faturaları belirleyerek Straight-Through Processing (STP) oranının hesaplanmasına yardımcı olur. Otomatik ve manuel yolların performansını karşılaştırmak, zaman ve maliyet tasarruflarını ölçerek yeni otomasyon yatırımları için iş gerekçesi oluşturabilir.

Otomasyon düzeyini (ör. Straight-Through Processing oranı) ölçmenizi ve otomasyonun süreç verimliliği üzerindeki etkisini sayısal olarak değerlendirmenizi sağlar.

Genellikle bir etkinliğin 'UserName' değerinin bilinen bir sistem veya toplu iş kullanıcı kimliğiyle eşleşip eşleşmediği kontrol edilerek türetilir.