Borçlar Muhasebesi fatura işleme için Veri Templateiniz

Etkinlik adı, fatura işleme sürecindeki belirli bir işlemi, durum değişikliğini veya önemli aşamayı tanımlar. 'Fatura doğrulandı', 'Onaya gönderildi' veya 'Ödeme yapıldı' gibi faturaya ait her kayıtlı olayın kendine özgü bir etkinlik adı vardır.

Bu öznitelik, her benzersiz değerin görselleştirilen süreç akışında bir düğüm olduğu süreç haritasının temelini oluşturur. Etkinliklerin sırasını, sıklığını ve aralarındaki süreyi analiz etmek Process Mining çalışmalarının özüdür. Bu analiz, yaygın yolları, sapmaları ve yeniden çalışma döngülerini belirlemeye yardımcı olur. Süreçte gerçekte neler olduğunu anlamak için bu öznitelik gereklidir.

Süreç haritasındaki adımları tanımlar; süreç akışını, darboğazları ve farklılıkları görselleştirip analiz etmenizi sağlar.

Genellikle kaynak sistemdeki işlem kodlarından, olay günlüklerinden, durum değişikliği alanlarından veya belirli kullanıcı işlemlerinin kayıtlarından alınır.

Fatura kimliği, tedarikçiden alınan her faturaya atanan benzersiz alfasayısal koddur. Faturanın ilk alınmasından son ödeme ve kapatma aşamasına kadar, o faturayla ilgili tüm etkinlikler ve veriler için ortak referans görevi görür.

Process Mining çalışmalarında Fatura kimliği temel bir alandır. Vaka kimliği olarak yazılımın 'Fatura alındı', 'Onaylandı' ve 'Ödendi' gibi olayları bir araya getirerek tek bir faturanın süreç akışını oluşturmasını sağlar. Böylece süreç çeşitlerini, çevrim sürelerini ve darboğazları fatura bazında analiz edebilir, her faturanın nasıl işlendiğini net biçimde görebilirsiniz.

İlgili tüm süreç adımlarını tek bir vakada birleştiren bu öznitelik, süreci uçtan uca analiz etmenizi ve görselleştirmenizi sağlar.

Genellikle kaynak sistemdeki fatura başlık verilerinde veya borçlar muhasebesi işlem tablolarında bulunur.

Olay zamanı, faturanın yaşam döngüsündeki belirli bir etkinliğin gerçekleştiği kesin anı kaydeder. 'Fatura alındı' ile 'Fatura kapatıldı' arasındaki her etkinliğin bir zaman damgası vardır.

Bu öznitelik performans analizi için önemlidir. Etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini, örneğin onay ve ödeme sürelerini, ayrıca her faturanın toplam uçtan uca işlem süresini hesaplamanızı sağlar. Kuruluşlar bu süreleri analiz ederek darboğazları belirleyebilir, hizmet seviyesi anlaşmalarına (SLA) göre performansı ölçebilir ve süreci hızlandırma fırsatlarını görebilir. Ayrıca olayları kronolojik sıraya koyarak süreç akışını doğru biçimde yeniden oluşturabilirsiniz.

Çevrim sürelerini hesaplamak, darboğazları belirlemek ve süreç olaylarının kronolojik sırasını analiz etmek için gereklidir.

Fatura belgeleriyle ilişkili sistem günlüklerinde, işlem oluşturma veya değiştirme tarihi alanlarında ya da olay zaman damgası kayıtlarında bulunur.

Bu öznitelik, olay verilerinin oluşturulduğu veya kaydedildiği özgün BT sistemini tanımlar. Bu sistem bir ERP, belge yönetim sistemi veya iş akışı aracı olabilir. Borçlar muhasebesi sürecinde birden fazla sistem kullanılıyorsa, farklı etkinliklerin hangi sistemden geldiğini ayırt etmeye yardımcı olur.

Verileri kaynak sisteme göre analiz ederek süreçteki parçalanmayı ve veri entegrasyonu sorunlarını anlayabilirsiniz. Gecikmelerin veya sorunların farklı sistemler arasındaki devir teslimlerden kaynaklanıp kaynaklanmadığını görebilirsiniz. Bu alan, süreç görünümünün her sistemin katkısını doğru yansıtmasını sağlamak için veri yönetişimi ve doğrulama açısından da önemlidir.

Verinin kaynağı hakkında bilgi verir. Bu bilgi, verileri doğrulamak, sorunları gidermek ve farklı sistemlerdeki süreç farklılıklarını analiz etmek için önemlidir.

Genellikle veri çıkarma sırasında eklenen sabit bir değerdir veya sistem günlüğü başlıklarında bulunur.

Son veri güncellemesi zaman damgası, verilerin kaynak sistemden en son çıkarılıp Process Mining ortamına yüklendiği zamanı gösterir. İş olayının ne zaman gerçekleştiğini değil, analiz edilen verilerin ne kadar güncel olduğunu belirtir.

Bu öznitelik, veri yönetişimi ve içgörülerin güncelliğini anlamak açısından önemlidir. Analizin güncel bilgilere dayandığını doğrulamaya ve veri akışının durumunu ve güncelleme sıklığını izlemeye yardımcı olur. Süreç Dashboardları ve analiz sonuçlarına göre karar verirken paydaşların verilerin ne kadar yeni olduğunu bilmesini sağlar.

Veri yönetişimi ve kullanıcıların analiz ettikleri verilerin güncelliğini bilmesi açısından önemlidir; bu da içgörülere duyulan güveni artırır.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) işlemi sırasında oluşturulup eklenir.

Fatura tutarı, tedarikçinin gönderdiği faturanın toplam brüt değerini gösterir. Her vaka için temel bir mali metriktir.

Bu öznitelik mali ve performans analizlerinde sıkça kullanılır. Örneğin, yüksek tutarlı faturaları ayrı incelemek için süreçleri tutara göre filtreleyebilir, belirli bir eşiği aşan faturalardaki onay darboğazlarını belirleyebilir ve süreç verimsizliklerinin mali etkisini hesaplayabilirsiniz. Bloke edilen faturaların değerini ölçmek veya yüksek hacimli, düşük tutarlı faturalar için otomasyon çalışmalarına öncelik vermek de mümkündür. Neredeyse tüm borçlar muhasebesi Dashboardları için temel bir boyuttur.

Bloke edilen ödemelerin değerini hesaplamak gibi mali etki analizleri yapmanızı sağlar ve faturaları tutarlarına göre önceliklendirmenize yardımcı olur.

Genellikle fatura işlem verilerinin başlık veya kalem tablolarında bulunur.

Fatura vade tarihi, ödemenin zamanında yapılması ve olası gecikme ücretleri ya da cezalardan kaçınılması için tedarikçiye ödeme yapılması gereken tarihtir. Genellikle fatura tarihi ve üzerinde anlaşılmış ödeme koşullarına (ör. 30 gün net) göre hesaplanır.

Bu öznitelik, ödeme performansını ölçmek için gereklidir. Zamanında ödeme oranı KPI’ını hesaplamanın ve geciken ödemeleri belirlemenin temelini oluşturur. Vade tarihini gerçek ödeme tarihiyle karşılaştırarak ödemelerin zamanında yapılıp yapılmadığını analiz edebilir; tedarikçi ilişkilerini iyileştirebilir, cezalardan kaçınabilir ve nakit akışını daha iyi yönetebilirsiniz.

Zamanında ödeme performansını ölçmek, nakit akışını yönetmek ve gecikme cezalarından kaçınmak için önemlidir.

Bu tarih genellikle kaynak sistemde fatura tarihi ve ödeme koşullarına göre hesaplanır ve fatura başlığında saklanır.

Kullanıcı adı, fatura girişi, onay veya muhasebeleştirme gibi bir süreç adımını gerçekleştiren çalışanı ya da sistem kullanıcısını tanımlar. Otomatik adımlarda bu alan bir sistem veya toplu işlem kullanıcı kimliğini gösterebilir.

Bu öznitelik, süreci çalışanlar açısından incelemenizi sağlar. İş yükü dağılımını ve kişi ya da ekip performansını analiz etmek, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için kullanılır. Etkinlikleri kullanıcıya göre izleyerek belirli kişilerden kaynaklanan yeniden çalışma döngülerini, onayların nerede takıldığını ve görevler ayrılığının doğru uygulanıp uygulanmadığını görebilirsiniz. Borçlar muhasebesi sürecindeki insan unsurunu anlamak için önemli bir özniteliktir.

Ekip ve kişi performansını, iş yükü dağılımını analiz etmenizi sağlar; eğitim fırsatlarını veya uyumluluk sorunlarını belirlemenize yardımcı olur.

Genellikle olay günlüklerinde veya işlem tablolarındaki 'Değiştiren' ya da 'Oluşturan' alanlarında bulunur.

Satın alma siparişi numarası, tedarikçiden mal veya hizmet alımına ilk olarak izin veren belgenin referans kimliğidir. Faturalar bir PO’ya dayanabilir veya PO olmadan düzenlenebilir.

Bu öznitelik, fatura eşleştirme sürecini analiz etmek için önemlidir. Genellikle farklı süreç yollarını izleyen PO’ya dayalı ve PO’ya dayanmayan faturaları ayırt etmenizi sağlar. Üçlü eşleştirmenin (PO, mal kabulü ve fatura) verimliliğini inceleyebilir, eşleştirme hatalarının nedenlerini belirleyebilir ve ilk seferde eşleştirme oranı KPI’ını ölçebilirsiniz. PO numarası bulunması gereken bir faturada bu numaranın olmaması, çoğu zaman süreç uyumluluğuyla ilgili bir soruna işaret eder.

Fatura eşleştirme verimliliğini analiz etmek, PO’ya dayalı ve PO’ya dayanmayan fatura süreçlerini ayırt etmek ve uyumluluk sorunlarını belirlemek için önemlidir.

Fatura işlem verilerinde, genellikle faturayı satın alma modülüne bağlayan bir referans alanında bulunur.

Şirket kodu, kuruluş içindeki belirli bir tüzel kişiliği veya şirketi temsil eden benzersiz bir anahtardır. Faturalar, belirli bir şirket kodu adına işlenir ve kaydedilir.

Bu öznitelik, birden fazla tüzel kişiliğe sahip kuruluşlarda karşılaştırmalı analiz için temel bir boyuttur. Borçlar Muhasebesi süreç performansını farklı şirketler, bağlı ortaklıklar veya iş birimleri arasında karşılaştırmanızı sağlar. Analiz, bazı kuruluşların daha verimli çalışıp çalışmadığını, otomasyon oranlarının daha yüksek olup olmadığını veya daha fazla ödeme blokajıyla karşılaşıp karşılaşmadığını ortaya çıkarabilir. Böylece en iyi uygulamaları standartlaştırabilir, bölgeye veya kuruluşa özgü sorunları belirleyebilirsiniz.

Farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri arasındaki süreçleri karşılaştırmanızı sağlar; uygulamaları standartlaştırmaya ve yerel sorunları belirlemeye yardımcı olur.

Finansal işlem veya fatura belgelerinin başlık bölümünde yer alır ve kaydı yapan kuruluşu belirtir.

Tedarikçi adı, mal veya hizmet sağlayan tedarikçinin ticari ya da resmî adını belirtir. Bu öznitelik her faturaya önemli bir iş bağlamı kazandırır.

Süreci tedarikçi adına göre inceleyerek belirli tedarikçilerin performansını ve onlarla kurulan ilişkileri değerlendirebilirsiniz. 'Hangi tedarikçilerin onay süresi daha uzun?', 'Bazı tedarikçilerle fatura tutarsızlıkları sık yaşanıyor mu?' veya 'Önemli tedarikçilerimiz için erken ödeme indirimlerinden etkili biçimde yararlanıyor muyuz?' gibi soruları yanıtlamanıza yardımcı olur. Bu görünüm, satın alma ve tedarikçi ilişkileri yönetimi açısından önemlidir.

Tedarikçi bazında performans analizi yapmanızı sağlar; sorunlu tedarikçi ilişkilerini, ödeme koşullarına uyumu ve tedarikçiye göre süreç farklılıklarını belirlemenize yardımcı olur.

Tedarikçi ana veri tablolarında bulunur ve tedarikçi kimliği aracılığıyla fatura işlem verilerine bağlanır.

Blokaj nedeni, bir faturanın ödeme aşamasına geçmesinin neden durdurulduğunu açıklayan kod veya metindir. Yaygın nedenler arasında miktar ya da fiyat uyuşmazlıkları, eksik mal kabulü veya gerekli kalite kontrolü bulunur.

Bu öznitelik, istisnaların ve yeniden çalışmanın temel nedenlerini analiz etmek için önemlidir. Farklı blokaj nedenlerinin sıklığını ve etkisini inceleyerek Borçlar Muhasebesi sürecindeki verimsizliklerin en yaygın kaynaklarını belirleyebilirsiniz. Böylece tedarikçilerle satın alma siparişi doğruluğunu artırmak veya mal kabul sürecini kolaylaştırmak gibi hedefli iyileştirmeler yapabilirsiniz. Ödeme blokajlarını azaltmak, doğrudan işleme (STP) oranını artırmanın temel yollarından biridir.

Ödeme blokajlarının temel nedenlerini analiz etmeye, süreçteki verimsizlik ve yeniden çalışmanın başlıca kaynaklarını belirlemeye yardımcı olur.

Fatura belgesinde veya ilgili bir durum tablosunda bulunur; genellikle 'Bloke edildi' etkinliği gerçekleştiğinde doldurulur.

Fatura para birimi, fatura tutarının hangi para biriminde belirtildiğini gösterir. Farklı ülkelerdeki tedarikçilerle çalışan çok uluslu kuruluşlar için özellikle önemlidir.

Analiz sırasında bu öznitelik, fatura tutarını doğru yorumlamak ve mali hesaplamaları doğru yapmak için gereklidir. Bölgesel farklılıkları veya belirli para birimlerine özgü sorunları anlamak üzere süreci para birimine göre filtreleyebilirsiniz. Döviz kuru verileriyle birlikte kullanıldığında, tutarları ortak bir raporlama para birimine çevirerek küresel analizleri tutarlı hâle getirebilirsiniz.

Fatura tutarını doğru yorumlamak için gerekli bağlamı sağlar ve küresel kuruluşların mali analiz ile süreçleri gruplandırmasına yardımcı olur.

Genellikle fatura işlem tablosunun başlık bölümünde, fatura tutarının yanında bulunur.

Ödeme koşulları, bir faturanın hangi şartlarda ödenmesi gerektiğini tanımlar. Bu koşullar genellikle net vade gün sayısını (ör. 30 gün) ve erken ödeme için sunulan olası indirimleri (ör. 10 gün içinde ödenirse %2 indirim) içerir.

Bu öznitelik, finansal performans analizine önemli bir bağlam sağlar. Fatura vade tarihini hesaplamak ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemek için kullanılır. Kuruluşlar, süreç performansını ödeme koşullarına göre analiz ederek uzun iç çevrim süreleri nedeniyle indirim fırsatlarını düzenli olarak kaçırıp kaçırmadıklarını görebilir. Bu analiz, süreç verimliliği ile finansal tasarruf arasındaki bağlantıyı doğrudan ortaya koyar.

Fatura vade tarihinin hesaplanmasını sağlar ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma oranını analiz etmek için önemlidir. Böylece süreç verimliliği ile maliyet tasarrufu arasında bağlantı kurulur.

Genellikle tedarikçi ana verilerinden alınır ve fatura oluşturulurken işlem başlığına kopyalanır.

Ödeme tarihi, belirli bir faturanın karşılığında tedarikçiye fonların aktarıldığı zamanı gösteren zaman damgasıdır. Bu önemli kilometre taşı, çoğu zaman ana iş akışının tamamlandığını belirtir.

Process Mining analizinde bu tarih, ödemenin zamanında mı, erken mi yoksa geç mi yapıldığını belirlemek için fatura vade tarihiyle karşılaştırılır. Zamanında ödeme oranı gibi önemli KPI’ları hesaplamak ve erken ödeme indirimi fırsatlarını incelemek için kullanılır. Fatura onayı ile ödeme tarihi arasındaki süreyi anlamak, ödeme işlemlerindeki veya hazine işlevlerindeki verimsizlikleri de ortaya çıkarabilir.

Zamanında ödeme oranlarını hesaplamak, ödeme davranışını analiz etmek ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemek için gereklidir.

Ödeme veya mahsup belgesi verilerinde bulunur ve ilgili fatura işlemiyle bağlantılıdır.

Bu boole öznitelik, belirli bir süreç adımının sistem kullanıcısı (otomasyon, iş akışı, toplu iş) mı yoksa insan kullanıcı mı tarafından yürütüldüğünü belirtir. Böylece manuel ve otomatik etkinlikleri birbirinden ayırabilirsiniz.

Bu özniteliği analiz etmek, Borçlar Muhasebesi sürecindeki otomasyon düzeyini anlamak ve dijital dönüşüm çalışmalarının başarısını ölçmek için temel oluşturur. Manuel müdahale olmadan işlenen faturaları belirleyerek doğrudan işleme (STP) oranını hesaplamaya yardımcı olur. Otomatik ve manuel yolların performansını karşılaştırmak, zaman ve maliyet tasarrufunu ölçerek yeni otomasyon yatırımları için iş gerekçesi oluşturabilir.

Otomasyon düzeyini (ör. doğrudan işleme oranı) ölçmenizi ve otomasyonun süreç verimliliğine etkisini belirlemenizi sağlar.

Genellikle bir etkinliğin 'UserName' değerinin bilinen bir sistem veya toplu iş kullanıcı kimliği olup olmadığı kontrol edilerek belirlenir.