Borçlar muhasebesi fatura işleme Veri Templateiniz

SAP ECC
Borçlar muhasebesi fatura işleme Veri Templateiniz

Borçlar muhasebesi fatura işleme Veri Templateiniz

Bu ayrıntılı Veri Templatei, borçlar muhasebesi fatura işleme sürecinizi etkili biçimde analiz etmek için gereken temel bilgileri sunar. Toplanması gereken önemli veri özniteliklerini, izlenecek temel süreç etkinliklerini ve bu verileri doğrudan SAP ECC sisteminizden çıkarmaya yönelik pratik yönergeleri açıklar. Süreci eksiksiz ve anlamlı biçimde analiz etmek için gereken tüm ayrıntıları topladığınızdan emin olmak üzere bu Templatei kullanın.
  • Toplanması önerilen öznitelikler
  • İzlenecek temel etkinlikler
  • Veri çıkarma yönergeleri
Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Borçlar muhasebesi fatura işleme öznitelikleri

Borçlar muhasebesi fatura işleme sürecinizi ayrıntılı biçimde analiz etmek için Event Loga eklemeniz önerilen veri alanları şunlardır.
3 Zorunlu 9 Önerilen 9 İsteğe bağlı
Ad Açıklama
Etkinlik
Activity
Fatura işleme sürecinde gerçekleşen belirli bir iş adımının veya olayın adı.
Açıklama

Bu öznitelik, Borçlar Muhasebesi sürecindeki tek bir görevi veya durum değişikliğini tanımlar. Örneğin 'Fatura bekletildi', 'Fatura onaya yönlendirildi' veya 'Fatura ödemeyle kapatıldı'. Bu etkinlikler süreç haritasının yapı taşlarıdır ve genellikle SAP’deki değişiklik günlüklerinden, durum alanlarından veya iş akışı günlüklerinden alınır.

Bu etkinliklerin sırasını ve süresini analiz etmek, Process Mining çalışmalarının temelini oluşturur. Süreç akışını görselleştirmeye, adımlar arasındaki darboğazları belirlemeye, yeniden çalışma döngülerinin sıklığını ölçmeye ve fiilî süreç yürütümünü standart çalışma prosedürleriyle karşılaştırmaya yardımcı olur. Etkinliklerin ne kadar ayrıntılı tanımlandığı, elde edilebilecek içgörülerin derinliğini doğrudan etkiler.

Neden önemli?

Etkinlikler süreç haritasının temelini oluşturur; süreç akışını görselleştirmeyi, darboğazları belirlemeyi ve sapmaları analiz etmeyi sağlar.

Nereden alınır?

Fatura belgelerindeki değişikliklere göre işlem kodlarından (BKPF-TCODE), iş akışı günlüklerinden (SWW_WI2OBJ) veya değişiklik günlüklerinden (CDHDR/CDPOS tabloları) elde edilir.

Örnekler
Fatura belgesi oluşturulduFatura onaylandıFatura ödemeyle kapatıldıÖdeme blokajı kondu
Fatura
InvoiceNumber
Her fatura belgesinin benzersiz tanımlayıcısıdır. Faturanın alınmasından ödenmesine kadar izlenmesinde temel vaka kimliği olarak kullanılır.
Açıklama

Fatura Numarası, SAP’de genellikle Şirket Kodu (BUKRS), Belge Numarası (BELNR) ve Mali Yıl (GJAHR) birleştirilerek oluşturulan bileşik bir anahtardır. Bu benzersiz birleşim, her faturanın sistem genelinde ayrı olarak tanımlanmasını sağlar.

Process Mining çalışmalarında bu öznitelik temel bir rol oynar. Oluşturma, kaydetme, onay ve ödeme gibi ilgili tüm olayları ve etkinlikleri tek bir süreç örneğinde bir araya getirir. Süreci faturaya göre analiz etmek, fatura yaşam döngüsünü baştan sona görmenizi sağlar. Bu görünüm, çevrim sürelerini hesaplamak, farklı süreç akışlarını belirlemek ve yeniden çalışma döngülerini anlamak için gereklidir.

Neden önemli?

Faturayla ilgili tüm etkinlikleri bir araya getiren temel Vaka kimliğidir. Her fatura için Borçlar Muhasebesi sürecini baştan sona analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

SAP BKPF (Muhasebe Belgesi Başlığı) tablosundaki BUKRS, BELNR ve GJAHR alanlarından oluşturulur.

Örnekler
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
Olay zamanı
EventTime
Belirli bir etkinliğin veya olayın gerçekleştiği kesin tarih ve saat.
Açıklama

Olay zamanı, süreçteki her etkinlikle ilişkilendirilen zaman damgasıdır. Olayları kronolojik sıraya koymak ve zamana dayalı tüm analizleri yapmak için bu veri gereklidir. SAP’de bu bilgi genellikle oluşturma alanlarında (ör. BKPF-CPUDT) veya değişiklik günlüğü tablolarında (CDHDR-UDATE ve CDHDR-UTIME) saklanır.

Bu öznitelik; çevrim süresi, işlem süresi ve etkinlikler arasındaki bekleme süresi gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için gereklidir. Süreç performansını zaman içinde analiz etmenizi, darboğazların ne zaman oluştuğunu belirlemenizi ve hizmet seviyesi anlaşmalarına (SLA) ya da ödeme koşullarına uyumu kontrol etmenizi sağlar.

Neden önemli?

Bu zaman damgası, çevrim süreleri ve darboğazlar dâhil süreye dayalı tüm metrikleri hesaplamak için gereklidir ve performans analizinin temelini oluşturur.

Nereden alınır?

BKPF (oluşturma için CPUDT/CPUTM) veya CDHDR (değişiklikler için UDATE/UTIME) gibi SAP tablolarından alınır.

Örnekler
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
Faturanın brüt tutarı
InvoiceGrossAmount
Vergiler ve diğer masraflar dâhil, faturanın belge para birimindeki toplam brüt tutarı.
Açıklama

Bu öznitelik, faturanın toplam finansal değerini gösterir. İşlenen faturaların finansal etkisini ve özelliklerini anlamak için önemli bir veridir. SAP’de bu tutar, belge türüne bağlı olarak BSEG gibi çeşitli tablolarda bulunabilir.

Analizde fatura tutarı; yüksek tutarlı faturaları önceliklendirmek, Borçlar Muhasebesi sürecinin finansal işlem hacmini anlamak ve analizi bölümlere ayırmak için kullanılır. Örneğin yüksek tutarlı faturaların çevrim sürelerinin daha uzun olup olmadığını veya farklı onay akışlarından geçip geçmediğini inceleyebilirsiniz. Finansal KPI’ların hesaplanmasında da temel verilerden biridir.

Neden önemli?

Sürece finansal bağlam kazandırır; tutara göre analiz yapmayı, yüksek tutarlı faturaları önceliklendirmeyi ve finansal KPI’ları hesaplamayı sağlar.

Nereden alınır?

BSEG tablosundaki WRBTR alanı (belge para birimindeki tutar) gibi SAP kalem tablolarından alınır. Kalemleri belge başlığı düzeyinde toplamak için hesaplama gerekebilir.

Örnekler
1500.0012550.75980.50
Faturanın vade tarihi
InvoiceDueDate
Ödeme koşullarına göre faturanın ödenmesi gereken hesaplanmış tarih.
Açıklama

Faturanın vade tarihi, üzerinde anlaşılan koşullara uyum için tedarikçiye ödeme yapılması gereken son günü gösterir. SAP’de bu tarih çoğu zaman tek bir alanda saklanmaz; faturayla ilişkilendirilen temel tarih (BSEG-ZFBDT) ve ödeme koşulları (BSEG-ZTERM) kullanılarak hesaplanır.

Bu tarih, 'Ödeme uyumluluğu ve indirimler' Dashboardu için önemlidir. Vadesi Geçmiş Ödeme Oranı gibi KPI’ları hesaplamak ve geç ödeme riski taşıyan faturaları belirlemek için kullanılır. Bu tarihe göre analiz yapmak, iş yüküne öncelik vermeye ve tedarikçi ilişkilerini iyileştirmeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Ödeme uyumluluğunu izlemek, vadesi geçmiş ödemelere ilişkin KPI’ları hesaplamak ve erken ödeme indirimlerinden yararlanmak için önemli bir tarihtir.

Nereden alınır?

Vade tarihi hesaplamasında kullanılan temel tarih (BSEG-ZFBDT) ve Ödeme Koşulları Anahtarı (BSEG-ZTERM) üzerinden belirlenir.

Örnekler
2023-10-312023-11-152024-01-10
İşlemi yapan kullanıcı
ProcessorUser
Faturayı kaydetme veya değiştirme gibi etkinlikleri gerçekleştiren çalışanın SAP kullanıcı adı.
Açıklama

Bu öznitelik, belirli bir süreç adımını gerçekleştiren kullanıcıyı tanımlar. SAP’de bu, belgeyi oluşturan kullanıcı (ör. BKPF-USNAM) veya belirli bir değişikliği yapan kullanıcı (ör. CDHDR-USERNAME) olabilir.

İşlemi yapan kullanıcıya göre analiz, ekip performansını ve iş yükü dağılımını anlamak açısından önemlidir. Kullanıcı başına fatura hacmini ve ortalama etkinlik sürelerini izleyerek 'Borçlar muhasebesi işlem ekibi iş yükü dağılımı' Dashboardunu oluşturmanıza yardımcı olur. Böylece eğitim ihtiyaçlarını belirleyebilir, yüksek performans gösteren çalışanları görebilir ve görevleri dengeli biçimde dağıtabilirsiniz.

Neden önemli?

İş yükünü analiz etmeyi, kullanıcıların performansını karşılaştırmayı ve eğitim fırsatlarını ya da kaynak dengesizliklerini belirlemeyi sağlar.

Nereden alınır?

Değişiklikler için SAP CDHDR tablosundaki USERNAME alanından, belge girişi için BKPF tablosundaki USNAM alanından alınır.

Örnekler
AJONESSMITHBCWILLIAMS
Ödeme blokajı nedeni
PaymentBlockReason
Faturanın ödenmesinin neden engellendiğini belirten kod.
Açıklama

Faturada tutarsızlık olduğunda veya fatura incelenirken, ödeme çalıştırmasına eklenmesini önlemek için ödeme blokajı konabilir. Bu öznitelik, miktar uyuşmazlığı veya fiyat farkı gibi blokaj nedenini gösterir.

Bu bilgi, istisnaları analiz etmek için önemlidir. Ödeme gecikmelerinin ve yeniden çalışmanın temel nedenlerini sınıflandırmaya yardımcı olur ve 'İstisna ve tutarsızlık analizi' Dashboardunu destekler. En sık karşılaşılan blokaj nedenlerini anlamak, istisnaları azaltmaya yönelik iyileştirmeleri hedeflemenizi sağlar.

Neden önemli?

Ödeme gecikmelerinin temel nedenini göstererek istisnaları ve yeniden çalışmayı azaltmaya, fatura işleme süresini kısaltmaya yönelik analiz yapmanızı sağlar.

Nereden alınır?

SAP BSEG (Muhasebe Belgesi Segmenti) tablosundaki ZLSPR alanından alınır.

Örnekler
RIA
Ödeme koşulları
PaymentTerms
Vade tarihleri ve olası indirimler gibi ödeme koşullarını tanımlayan kod.
Açıklama

Ödeme koşulları, SAP’de fatura vade tarihlerinin ve nakit indirimlerinin nasıl hesaplanacağını belirleyen önceden tanımlanmış kurallardır. Satıcı ana verilerine atanabilir ve tek tek faturalarda belirtilebilir.

Bu öznitelik, 'Ödeme uyumluluğu ve indirimler' Dashboardu ve 'Erken ödeme indiriminden yararlanma oranı' KPI’ı için gereklidir. Şirket, ödeme koşullarını analiz ederek indirim fırsatlarını belirleyebilir, ödeme planlarının finansal etkisini anlayabilir ve uyumluluğu sağlayabilir.

Neden önemli?

Ödeme vade tarihlerini ve indirimleri belirleyen kuralları gösterir; finansal optimizasyon ve uyumluluk takibi açısından önemlidir.

Nereden alınır?

SAP BSEG (Muhasebe Belgesi Segmenti) tablosundaki ZTERM alanından alınır.

Örnekler
Z0010001NT30
Onaylayan
Approver
Faturayı ödeme için onaylamaktan sorumlu kullanıcı veya rol.
Açıklama

Bu öznitelik, 'Fatura onaylandı' etkinliğini gerçekleştiren kişiyi tanımlar. SAP’de bu süreç genellikle iş akışı sistemi üzerinden yönetilir ve onaylayanın kimliği iş akışı geçmişine kaydedilir.

Onaylayana göre analiz, 'Fatura onayındaki darboğaz analizi' Dashboardunun temelini oluşturur. Kişi veya grup bazında onay sürelerini ölçmeye, sürekli geciken onaylayanları belirlemeye ve onay hiyerarşisindeki iş yükü dağılımını anlamaya yardımcı olur. Bu veri, çoğu zaman önemli bir darboğaz oluşturan onay iş akışını iyileştirmek için gereklidir.

Neden önemli?

Onaylardan sorumlu kişiyi belirleyerek kişi veya ekip bazında onay döngüsü sürelerini ve darboğazları analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

Genellikle SAP Business Workflow tablolarında (ör. SWW_WI2OBJ, SWWLOG) bulunur. İş akışı kalemi fatura nesnesiyle ilişkilendirilir ve onay adımındaki kullanıcı belirlenir.

Örnekler
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
Satıcı adı
VendorName
Faturayı gönderen satıcının veya tedarikçinin adı.
Açıklama

Bu öznitelik, tedarikçinin resmî adını içerir. SAP’de satıcı ana verileri (LFA1 tablosu), belge başlığında veya kalemlerinde saklanan satıcı numarası (LIFNR) üzerinden fatura belgesine bağlanır.

Satıcıya göre analiz, 'Satıcı ödeme performansı' Dashboardu için önemlidir. Belirli tedarikçilerin fatura işleme sürelerini, ödeme zamanlamasını ve istisna oranlarını izlemenizi sağlar. Bu içgörüler tedarikçi ilişkilerini yönetmeye, fatura kalitesi sürekli düşük olan satıcıları belirlemeye ve daha iyi koşullar için görüşmeye yardımcı olabilir.

Neden önemli?

Satıcıya özel performans analizine imkân verir; tedarikçi ilişkilerini yönetmeye ve belirli satıcılarla ilgili sorunları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

SAP LFA1 tablosundaki NAME1 alanından alınır; BKPF veya BSEG’de bulunan satıcı numarası (LIFNR) üzerinden ilişkilendirilir.

Örnekler
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
Satın alma siparişi numarası
PurchaseOrderNumber
Faturanın düzenlendiği satın alma siparişinin tanımlayıcısı.
Açıklama

Satın alma siparişi (PO) numarası, faturayı tedarik sürecine bağlar. Satın alma siparişine dayalı faturalarda bu bağlantı, satın alma siparişi, mal girişi ve fatura arasındaki üçlü eşleştirme için önemlidir.

Bu öznitelik, 'Satın alma siparişi/mal girişi eşleştirme performansı' Dashboardu için temel verilerden biridir. Satın alma siparişinin bulunup bulunmadığını ve eşleşme durumunu analiz ederek faturaları siparişe dayalı ve siparişe dayalı olmayan türlere ayırabilir, eşleştirme sürecinin verimliliğini ölçebilirsiniz. Bu alandaki gecikmeler, süreçte sık karşılaşılan darboğazlardandır.

Neden önemli?

Faturayı tedarik sürecine bağlar; satın alma siparişine dayalı ve siparişe dayalı olmayan faturaları ve üçlü eşleştirme sürecinin verimliliğini analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

FI faturaları için SAP BSEG tablosundaki, MM faturaları için RSEG tablosundaki EBELN alanından alınır.

Örnekler
450001712345000175894500018330
Şirket kodu
CompanyCode
SAP kuruluşundaki bir tüzel kişiliği veya şirketi temsil eden benzersiz anahtar.
Açıklama

Şirket Kodu, SAP Financials içindeki temel organizasyon birimlerinden biridir ve bağımsız bir muhasebe birimini temsil eder. Faturalar dâhil tüm finansal işlemler belirli bir şirket koduna kaydedilir.

Bu öznitelik, süreç analizini tüzel kişiliğe göre bölümlere ayırmak için gereklidir. İşletmenin farklı bölümlerindeki süreç performansını, uyumluluk oranlarını ve verimliliği karşılaştırmanızı sağlar. Birden fazla iştiraki bulunan büyük ve çok uluslu şirketler için özellikle önemlidir.

Neden önemli?

Süreç analizini tüzel kişiliğe göre bölümlere ayırarak farklı iş birimlerindeki performansı karşılaştırmanızı sağlar.

Nereden alınır?

SAP BKPF (Muhasebe Belgesi Başlığı) tablosundaki BUKRS alanından alınır.

Örnekler
10002100US01
Belge para birimi
DocumentCurrency
Faturanın düzenlendiği para biriminin kodu (ör. USD, EUR).
Açıklama

Bu öznitelik, fatura tutarının para birimini belirtir. SAP’de belge başlığı düzeyinde saklanır.

Tutarların doğru yorumlanması için finansal analizlerde belge para biriminin bilinmesi gerekir. Süreç analizini para birimine göre filtrelemenizi sağlar ve standart raporlama ile toplulaştırma için tutarları ortak bir yerel para birimine dönüştürmenin ön koşuludur.

Neden önemli?

Finansal tutarları doğru yorumlamak için gerekli bağlamı sağlar; para birimine özel analiz yapmaya veya tutarları standart bir para birimine dönüştürmeye imkân verir.

Nereden alınır?

SAP BKPF (Muhasebe Belgesi Başlığı) tablosundaki WAERS alanından alınır.

Örnekler
USDEURGBP
Belge türü
DocumentType
SAP’de muhasebe belgelerini sınıflandıran ve işlenme biçimlerini belirleyen kod.
Açıklama

Belge türü; satıcı faturaları (KR), alacak dekontları (KG) veya MM faturaları (RE) gibi farklı iş işlemlerini birbirinden ayırır. Bu sınıflandırma, numara aralığını ve kayıt yapılabilecek hesap türlerini belirler.

Process Mining çalışmalarında belge türüne göre filtreleme, daha tutarlı bir analiz yapılmasını sağlar. Örneğin standart bir satıcı faturası (KR) ile alacak dekontunun (KG) süreçleri önemli ölçüde farklı olabilir. Bunları ayrı ayrı analiz etmek, yanıltıcı toplulaştırmaları önler ve belirli alt süreçler hakkında daha doğru içgörüler sunar.

Neden önemli?

Analizi işlem türüne (ör. fatura veya alacak dekontu) göre bölümlere ayırarak daha doğru ve ilgili süreç içgörüleri elde etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

SAP BKPF (Muhasebe Belgesi Başlığı) tablosundaki BLART alanından alınır.

Örnekler
KRREKG
Kaçırılan indirim
DiscountLost
Kullanılabilir bir erken ödeme indiriminin alınmadığı durumlarda TRUE değerini alan hesaplanmış bir gösterge.
Açıklama

Bu öznitelik, ödeme koşullarında erken ödeme indirimi sunulduğu hâlde ödemenin indirim süresi sona erdikten sonra yapıldığı faturaları belirler. Ödeme tarihini, Ödeme Koşulları üzerinden hesaplanan indirim son ödeme tarihiyle karşılaştırarak hesaplanır.

Erken ödeme indirimi yakalama oranı için önemli bir finansal KPI’dır. Kaçırılan maliyet azaltma fırsatlarını gösterir. İndirimlerin neden kaçırıldığını (ör. uzun onay süreçleri veya ödeme blokları) incelemek, yatırım getirisini açıkça ortaya koyan süreç iyileştirme projelerini gerekçelendirebilir.

Neden önemli?

Kaçırılan finansal fırsatları gösterir, Erken ödeme indirimi yakalama oranı KPI’ını doğrudan destekler ve süreç iyileştirme için açık bir mali teşvik sunar.

Nereden alınır?

Hesaplanan alan: Ödeme Koşulları indirim sunuyorsa VE Ödeme Tarihi > İndirim Son Ödeme Tarihi ise TRUE, değilse FALSE.

Örnekler
truefalse
Kaynak sistem
SourceSystem
Verinin alındığı kaynak SAP ECC sistemini belirtir.
Açıklama

Bu öznitelik, fatura işleme verilerinin geldiği SAP Sistem Kimliği (SID) gibi kayıt sistemini belirtir. Birden fazla ERP örneği veya farklı sistemlerin bir arada kullanıldığı kuruluşlarda özellikle önemlidir.

Process Mining analizinde farklı sistemlerden gelen verileri ayırt etmeye yardımcı olur. Sistemlerin yapılandırmaları veya süreç akışları farklı olabilir. Böylece sistemleri karşılaştırabilir, veri kökenini açıkça izleyebilir ve veri yönetişimi ile doğrulama çalışmalarını destekleyebilirsiniz.

Neden önemli?

Verilerin izlenebilirliğini sağlar ve birden fazla SAP örneği ya da başka kaynak sistemlerin bulunduğu ortamlarda süreç analizi yapılmasına imkân verir.

Nereden alınır?

Genellikle kaynak ECC örneğinin SAP Sistem Kimliğini (SID) gösteren sabit bir değerdir ve veri çıkarma işlemi sırasında eklenir.

Örnekler
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
Mal girişi numarası
GoodsReceiptNumber
Satın alma siparişine dayalı bir faturayla ilişkili mal girişi belgesinin tanımlayıcısı.
Açıklama

Fiziksel mallara ilişkin faturalarda Mal Girişi (GR) belgesi, satıcıdan ürünlerin teslim alındığını doğrular. Bu numara, faturayı ilgili teslimat olayına bağlar.

Bu öznitelik, 'Satın alma siparişi/mal girişi eşleştirme performansı' Dashboardunda kullanılır. Mal girişinin kaydedilmesiyle faturanın kaydedilmesi arasındaki süre önemli bir metriktir. Bu bağlantıyı analiz etmek, üçlü eşleştirme sürecinin tamamını anlamaya ve fiziksel teslimat ile finansal mutabakat arasındaki gecikmeleri belirlemeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Satın alma siparişi, mal girişi ve faturadan oluşan üçlü eşleştirme görünümünü tamamlar; mal teslimatı ile fatura işleme arasındaki gecikmeleri analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

SAP RSEG (Belge Kalemi, Gelen Fatura) tablosundaki LFBNR alanından (Referans Belge Numarası) alınır.

Örnekler
500000123450000015675000002100
Otomatik mi
IsAutomated
Bir etkinliğin sistem veya toplu işlem kullanıcısı tarafından mı, yoksa bir kişi tarafından mı gerçekleştirildiğini gösteren işaret.
Açıklama

Bu mantıksal öznitelik, otomatik olarak (ör. toplu işlem, EDI veya OCR sistemi tarafından) gerçekleştirilen etkinlikleri kullanıcıların elle gerçekleştirdiklerinden ayırır. Bu ayrım genellikle etkinlikle ilişkilendirilen kullanıcı adı incelenerek yapılır.

Bu öznitelik, 'Elle ve otomatik işleme' Dashboardu için temel verilerden biridir. Otomasyon çalışmalarının başarısını ölçmeye, Elle Müdahale Oranı KPI’ını hesaplamaya ve elle yapılan işi azaltma fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur. Verimliliği artırmak için insan ve sistem müdahale noktalarını anlamak önemlidir.

Neden önemli?

Süreçteki otomasyon düzeyini ölçmeye, elle yürütülen adımlardaki darboğazları belirlemeye ve otomasyon çalışmalarının etkisini izlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Kullanıcı kimliğinin (ör. CDHDR-USERNAME) önceden tanımlanmış sistem, toplu işlem veya hizmet hesabı listesinde olup olmadığı kontrol edilerek belirlenir.

Örnekler
truefalse
Son veri güncellemesi
LastDataUpdate
Bu kaydın verilerinin kaynak sistemden en son ne zaman yenilendiğini gösteren zaman damgası.
Açıklama

Bu öznitelik, SAP ECC’den en son veri çıkarma veya güncelleme işleminin tarih ve saatini gösterir. İşlem verilerinin bir parçası değildir; veri alımı sırasında eklenen üst verilerdendir.

Analizdeki temel işlevi, görüntülenen verilerin ne kadar güncel olduğunu belirtmektir. Dashboardlar ve raporlar için önemlidir; kullanıcıların analizlerinin güncelliğini anlamasına ve yakın zamanda gerçekleşen işlemlerin henüz veriye yansımamış olabileceğini hesaba katmasına yardımcı olur.

Neden önemli?

Veri setinin güncelliğini gösterir. Süreç içgörülerinin ve Dashboardların ne kadar güncel olduğunu anlamak için önemlidir.

Nereden alınır?

Veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) işlemi sırasında oluşturulan ve eklenen üst verilerdendir.

Örnekler
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
Ters kayıt yapıldı mı
IsReversed
Fatura belgesinin ters kaydedilip kaydedilmediğini gösteren mantıksal işaret.
Açıklama

Bu öznitelik, iptal edilen veya ters kaydedilen faturaları işaretler. Bu, ciddi bir hataya veya süreç aksamasına işaret eden önemli bir olaydır. SAP’de ters kaydedilen bir belge, ters kayıt belgesiyle ilişkilendirilir.

Ters kaydedilen faturaları belirlemek, süreç kalitesini ve hata oranlarını anlamak açısından önemlidir. Bu faturaları ana süreç akışındaki son istisnalardan ayırarak ters kayıtların neden yapıldığını ve nasıl önlenebileceğini incelemek için ayrı bir temel neden analizi yapabilirsiniz.

Neden önemli?

İptal edilen faturaları işaretler. Süreç aksamasının önemli bir göstergesidir ve ciddi hataların temel nedenlerini analiz etmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Belge numarasının (BKPF-BELNR), başka bir belgenin BKPF-STBLG (Ters kayıt belgesi) alanında bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Örnekler
truefalse
Vadesi geçti mi
IsOverdue
Fatura planlanan vade tarihinden sonra ödendiyse doğru olan hesaplanmış işaret.
Açıklama

Bu mantıksal öznitelik, 'Fatura ödemeyle kapatıldı' etkinliğinin tarihi ile 'Faturanın vade tarihi' karşılaştırılarak hesaplanır. Ödeme tarihi vade tarihinden sonraysa işaret doğru olarak ayarlanır.

Bu öznitelik, 'Vadesi Geçmiş Ödeme Oranı' KPI’ını ve 'Ödeme uyumluluğu ve indirimler' Dashboardunu doğrudan destekler. Geç ödemeleri kolayca filtreleyip saymanızı ve sorunun boyutunu ölçmenizi sağlar. Vadesi geçmiş faturaların özelliklerini (ör. satıcıya veya şirket koduna göre) analiz etmek, temel nedenleri ortaya çıkarabilir.

Neden önemli?

Ödeme koşullarına uyumu doğrudan ölçer ve Vadesi Geçmiş Ödeme Oranı KPI’ının temelini oluşturur. Tedarikçi ilişkilerini iyileştirmeye ve cezalardan kaçınmaya yardımcı olur.

Nereden alınır?

Hesaplanan alan: (Ödeme Tarihi > Fatura Vade Tarihi) ise TRUE, değilse FALSE.

Örnekler
truefalse
Zorunlu Önerilen İsteğe bağlı

Borçlar muhasebesi fatura işleme etkinlikleri

Fatura işleme iş akışınızı doğru biçimde keşfetmek ve analiz etmek için Event Logda kaydetmeniz gereken temel süreç adımları ve kilometre taşları şunlardır.
6 Önerilen 7 İsteğe bağlı
Aktivite Açıklama
Fatura belgesi oluşturuldu
SAP’de bir fatura belgesinin taslak olarak kaydedilmesini veya tamamen kaydedilmesini ifade eder. Bu, genellikle fatura için zaman damgası bulunan ilk olaydır ve süreç analizinin başlangıç noktasını oluşturur. BKPF tablosundaki belge giriş tarihi ve saati kullanılarak kaydedilir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, fatura işleme sürecinin temel başlangıç olayıdır. Bu noktadan itibaren geçen süreyi analiz ederek toplam uçtan uca çevrim süresini ölçebilir ve ilk veri girişi gecikmelerini belirleyebilirsiniz.

Nereden alınır?

Bu olay, muhasebe belgesi başlık kaydının oluşturulma zaman damgasından çıkarılır. Özellikle Giriş Tarihi (BKPF-CPUDT) ve Giriş Saati (BKPF-CPUTM) birlikte zaman damgasını verir.

Kaydedin

Belge başlık tablosu BKPF’deki oluşturulma zaman damgasını kullanın (CPUDT, CPUTM).

Olay türü inferred
Fatura kaydedildi
Fatura, finansal bir yükümlülük oluşturacak şekilde Büyük Deftere resmen kaydedilir. Bekletilen belge kaydedilmiş belgeye dönüştürülür veya belge en başından kaydedilmiş olarak oluşturulur. Bu, finansal muhasebenin temel adımlarından biridir.
Neden önemli?

Kayıt işlemi, faturayı resmî bir yükümlülüğe dönüştüren önemli bir aşamadır. Veri girişini, sürecin aktif ödeme yönetimi aşamasından ayırır.

Nereden alınır?

Belge başlık tablosu BKPF üzerinden belirlenir. Kaydedilmiş bir belgede Belge Durumu (BKPF-BSTAT) boştur ve geçerli bir Kayıt Tarihi (BKPF-BUDAT) bulunur. Olayın zaman damgası kayıt tarihidir.

Kaydedin

BKPF.BSTAT değeri 'V' (Bekletildi) olmayan veya 'V' değeri değiştirilmiş belgelerde BKPF.BUDAT alanını kullanın.

Olay türü explicit
Fatura ödemeyle kapatıldı
Faturanın tamamı ödenmiş ve açık kalem bir ödeme belgesiyle kapatılmıştır. Bu, faturaya ilişkin Borçlar Muhasebesi sürecinin başarıyla tamamlandığını gösterir. Kapatma belgesi bilgileri kullanılarak kaydedilir.
Neden önemli?

Bu, başarıyla tamamlanan ana akışın son olayıdır. Bu etkinliğe ulaşma süresi, genel süreç verimliliğinin önemli bir ölçüsüdür. Ödeme zamanlamasını ve indirimlerden yararlanma oranını hesaplamak için de gereklidir.

Nereden alınır?

Satıcı kalemi için Kapatma Belgesi Numarası (BSEG-AUGBL) ve Kapatma Tarihi (BSEG-AUGDT) alanları doldurulduğunda bu olay belirlenir. Olayın zaman damgası kapatma tarihidir.

Kaydedin

Kapatma Belgesi (BSEG.AUGBL) dolu olduğunda Kapatma Tarihi (BSEG.AUGDT) alanını kullanın.

Olay türü explicit
Fatura onaylandı
Yetkili onaylayan, faturanın geçerli olduğunu ve ödemeye hazır bulunduğunu onaylamıştır. Bu, iş akışı sisteminden alınan açık bir olay olabilir veya ödeme blokajının kaldırılmasından çıkarılabilir. Ödeme öncesindeki önemli bir aşamadır.
Neden önemli?

Bu önemli aşamada fatura üzerindeki ödeme blokajı kaldırılır. Bu adımdan önceki veya sonraki gecikmeler, onaylayanın müsait olmaması ya da ödeme çalıştırmasının planlanması gibi farklı sorunlara işaret eder.

Nereden alınır?

İş akışı sisteminde bu, açık bir olaydır. Aksi durumda genellikle BSEG-ZLSPR alanına ilişkin değişiklik günlüklerinden (CDHDR/CDPOS) alınan ödeme blokajının kaldırılması bilgisiyle çıkarım yapılır.

Kaydedin

İş akışı sistemindeki olayı veya ödeme blokajının kaldırıldığına ilişkin değişiklik günlüğünü kullanın.

Olay türü explicit
Fatura ters kaydedildi
Kaydedilmiş fatura belgesi, bir ters kayıt belgesi oluşturularak iptal edilmiştir. Bu işlem, ilk faturanın finansal etkisini ortadan kaldırır. Sürecin alternatif ve çoğu zaman olumsuz bir sonunu gösterir.
Neden önemli?

Ters kayıtlar, hatalı veri girişi veya yinelenen faturalar gibi sorunlara işaret eder. Ters kayıtların sıklığını ve nedenlerini izlemek, veri kalitesini ve ilk seferde doğru işlem oranını iyileştirme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu olay, belge başlık tablosundan (BKPF) belirlenir. İlk belgenin Ters Kayıt Belgesi numarası (BKPF-STBLG) alanı dolu olur. Olay zamanı, ters kayıt belgesinin kayıt tarihidir.

Kaydedin

Ters kayıt belgesini BKPF.STBLG alanında bulun; zaman damgası olarak ters kayıt belgesinin kayıt tarihini alın.

Olay türü explicit
Ödeme önerisi oluşturuldu
Fatura, ödeme çalıştırmasının (T-Code F110) parçası olarak ödeme önerisi listesine eklenmiştir. Bu, kesinleşmiş bir ödeme olmasa da ödeme niyetini gösterir. Fatura, vade tarihine ve ödeme koşullarına göre seçilir.
Neden önemli?

Bu, otomatik ödeme sürecinin ilk adımıdır. Öneri ile ödemenin gerçekleştirilmesi arasındaki gecikmeler, ödeme çalıştırmasının onaylanması veya planlanmasıyla ilgili sorunlara işaret edebilir.

Nereden alınır?

Bu olay, fatura belgesinin REGUP (Ödeme Programında İşlenen Kalemler) gibi ödeme önerisi tablolarında bulunmasıyla belirlenir. Olay zamanı olarak çalıştırma tarihi (REGUP-LAUFD) kullanılabilir.

Kaydedin

Faturayı REGUP tablosunda bulun ve ödeme çalıştırma tarihini (LAUFD) kullanın.

Olay türü explicit
Fatura onaya yönlendirildi
Fatura, onay iş akışına resmen gönderilmiştir. Bu etkinlik genellikle harici bir iş akışı sistemine veya SAP’deki belirli bir durum değişikliğine dayanır. Çoğu zaman onay alt sürecinin başlangıcıdır.
Neden önemli?

Bu, onay döngüsünün başlangıcını gösterir. Bu olay ile 'Fatura onaylandı' arasındaki süreyi ölçmek, Fatura Onay Döngüsü Süresi KPI’ı ve onay sürecindeki darboğazları belirlemek açısından önemlidir.

Nereden alınır?

SAP Business Workflow kullanılıyorsa bu olay, iş akışı günlüklerinden (ör. SWWLOG) alınabilir. Kullanılmıyorsa bu, genellikle onay gerekçesiyle ödeme blokajı konmasından çıkarılan kavramsal bir adımdır.

Kaydedin

İş akışı günlüklerinden alın veya belirli bir ödeme blokajı konmasından çıkarım yapın.

Olay türü explicit
Fatura taslak olarak kaydedildi
SAP’ye girilmiş ancak henüz büyük deftere kaydedilmemiş bir faturayı ifade eder. Bu işlem, faturanın daha sonra tamamlanmasına veya onaylanmasına olanak tanır. Başlık tablosundaki belge durumu alanı, faturanın taslak olarak kaydedilip kaydedilmediğini gösterir.
Neden önemli?

Faturanın taslak olarak kaydedilmesi, genellikle inceleme veya eksik bilgi nedeniyle sürecin bilinçli olarak duraklatıldığını gösterir. Bu durumu izlemek, fatura resmen kaydedilmeden önce yaşanan gecikmelerin nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Belge başlık tablosu BKPF’de Belge Durumu (BKPF-BSTAT) 'V' (Taslak) olan kayıtlar belirlenir. Olay zamanı, belgenin oluşturulma zamanıdır (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Kaydedin

BKPF.BSTAT = 'V' olan belgeleri filtreleyin.

Olay türü explicit
Mal girişi eşleştirildi
Faturadaki mal veya hizmetlerin teslim alındığının, faturanın bir mal girişi belgesiyle ilişkilendirilmesi yoluyla doğrulanmasını ifade eder. Üçlü eşleştirmenin üçüncü bileşenidir. Fatura kalemindeki referanslardan çıkarılır.
Neden önemli?

Mal girişiyle eşleştirme, şirketin ödeme yaptığı mal veya hizmeti teslim aldığını doğrular. Bu adımı izlemek, satın alma siparişi, mal girişi ve fatura eşleştirme süresi KPI’ını analiz etmeye ve doğrulamayı sadeleştirmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

BSEG tablosundaki tedarikçi kaleminden, Mal Girişi belge numarasının (BSEG-LFBNR) dolu olup olmadığı kontrol edilerek veya bağlantılı satın alma siparişinin geçmişi (EKBE tablosu) izlenerek çıkarılır.

Kaydedin

BSEG.LFBNR alanında mal girişi referansı olup olmadığını veya EKBE’de satın alma siparişi geçmişini kontrol edin.

Olay türü inferred
Ödeme blokajı kaldırıldı
Faturaya daha önce konan ödeme blokajı kaldırılmış ve fatura ödemeye uygun hâle gelmiştir. Bu, çoğu zaman bir tutarsızlığın giderildiğini veya onayın verildiğini gösterir. Olay, değişiklik belgesi tablolarından alınır.
Neden önemli?

Bu etkinlik, bir istisnanın giderildiğini veya onayın tamamlandığını gösterir. Blokajın etkin kaldığı süre, yeniden çalışma ya da bekleme süresidir ve süreç iyileştirmesinde ele alınması gereken önemli bir alandır.

Nereden alınır?

Bu olay, Ödeme Blokajı Anahtarı alanındaki (BSEG-ZLSPR) değişiklikler izlenerek kaydedilir. CDHDR ve CDPOS tablolarındaki değişiklik günlükleri, bu alanın ne zaman temizlendiğini gösterir.

Kaydedin

BSEG-ZLSPR alanının boş olarak güncellendiği CDHDR/CDPOS kayıtlarını izleyin.

Olay türü explicit
Ödeme blokajı kondu
Faturanın ödenmesi, genellikle bir tutarsızlık, bekleyen onay veya başka bir sorun nedeniyle aktif olarak engellenir. Bu, fatura kalemine açıkça atanan bir durumdur. Olay, değişiklik belgesi tablolarından alınabilir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, istisna veya onay döneminin başlangıcını gösterir. Ödeme blokajlarının sıklığını ve süresini analiz etmek, süreçteki darboğazları ve anlaşmazlıkları belirleyip çözmek açısından önemlidir.

Nereden alınır?

Olay, Ödeme Blokajı Anahtarı alanındaki (BSEG-ZLSPR) değişiklikler izlenerek kaydedilir. CDHDR ve CDPOS tablolarındaki değişiklik günlükleri, bu alana ne zaman değer girildiğini gösterir.

Kaydedin

BSEG-ZLSPR alanı için CDHDR/CDPOS tablolarında oluşturulan kayıtları izleyin.

Olay türü explicit
Ödeme yapılmadan vade tarihi geçti
Bu hesaplanan olay, geçerli tarih faturanın net vade tarihini geçtiği hâlde fatura henüz kapatılmadığında oluşur. Vadesi geçme riski taşıyan veya vadesi geçmiş faturaları gösterir. Bu, doğrudan bir sistem olayı değildir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, Vadesi Geçmiş Ödeme Oranı KPI’ını izlemek açısından önemlidir. Gecikme ücretlerini ve tedarikçi ilişkilerinin zarar görmesini önlemek için hemen ilgilenilmesi gereken faturaları önceden belirler.

Nereden alınır?

Bu, hesaplanan bir olaydır. Açık (kapatılmamış) tüm fatura kalemleri için geçerli tarih, Net Vade Tarihi (BSEG-ZFBDT) ile karşılaştırılarak belirlenir. Olayın zaman damgası vade tarihinin kendisidir.

Kaydedin

Açık kalemler için geçerli tarihi BSEG.ZFBDT ile karşılaştırarak belirleyin.

Olay türü calculated
Satın alma siparişi eşleştirildi
Bu etkinlik, fatura kaleminin bir satın alma siparişiyle başarıyla ilişkilendirildiğini gösterir. Üçlü eşleştirme sürecinde önemli bir doğrulama adımıdır. Fatura kalemi ayrıntılarında bir satın alma siparişi numarası bulunmasından çıkarılır.
Neden önemli?

Satın alma siparişi eşleştirmesindeki gecikmeler önemli bir darboğaz oluşturabilir. Bu etkinliği analiz ederek eşleştirme sürecinin verimliliğini ölçebilir ve standart satın alma siparişi iş akışından sapan faturaları belirleyebilirsiniz.

Nereden alınır?

BSEG tablosundaki tedarikçi kaleminden çıkarılır. Satın Alma Siparişi Numarası alanında (BSEG-EBELN) bir değer varsa eşleştirmenin belge oluşturulduğu sırada gerçekleştiği kabul edilir.

Kaydedin

Fatura için BSEG.EBELN alanının boş olmadığını kontrol edin.

Olay türü inferred
Önerilen İsteğe bağlı

Veri çıkarma rehberleri

SAP ECC’den verilerinizi nasıl alırsınız?

Başlamaya hazır mısınız?

Process Mining yolculuğunuza başlamak için bu Templateten yararlanın. Borçlar muhasebesi fatura işleme sürecinizi veriye dayalı içgörülerle bugün iyileştirmeye başlayın.

Geç ödeme ücretlerini önleyin: Borçlar muhasebesi sürecinizi şimdi iyileştirin, %60 tasarruf edin

Platformumuzla mükerrer ödemeleri önleyin, işlem süreçlerini otomatikleştirin ve maliyetleri %60 azaltın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez, kurulum dakikalar içinde tamamlanır