Kayıttan Raporlamaya - dönem kapanışı ve mutabakat için Veri Templateiniz

Etkinlik adı, dönem kapanışı ve mutabakat sürecindeki "Yevmiye kaydı işlendi", "Mutabakat onaylandı" veya "Dönem kapatıldı" gibi belirli bir adımı tanımlar. Bu etkinlikler, ilgili mali dönemin uçtan uca sürecini oluşturan olaylar dizisini meydana getirir.

Bu etkinliklerin sırasını ve süresini analiz etmek, Process Mining çalışmalarının temelini oluşturur. Gerçek süreç akışını ortaya çıkarmanıza, uzun süren faaliyetlerdeki darboğazları belirlemenize ve standart prosedürden sapmaları görmenize yardımcı olur. Farklı etkinlik adları sayesinde süreci mutabakat veya konsolidasyon gibi belirli alt süreçlere göre inceleyebilirsiniz.

Süreç haritasını görselleştirmek, darboğazları belirlemek ve kapanış döngüsündeki olayların sırasını anlamak için temel bir özniteliktir.

İşlem kodlarından, olay günlüklerinden, Workflow aracındaki görev açıklamalarından veya mali sistemdeki belge durumu değişikliklerinden elde edilir.

Mali dönem, tüm kapanış faaliyetlerinin yürütüldüğü "2023-12" veya "Q4-2023" gibi belirli bir muhasebe dönemini ifade eder. Alt defterlerin kapatılmasından nihai tabloların oluşturulmasına kadar farklı olayları tek bir uçtan uca süreç örneğinde birleştiren merkezi vaka işlevi görür.

Process Mining çalışmalarında faaliyetleri mali döneme göre gruplandırarak dönem sonu çevrim süresinin tamamını ölçebilirsiniz. Farklı dönemleri karşılaştırıp performanstaki eğilimleri, iyileşmeleri veya gerilemeleri belirleyebilirsiniz. Vaka kimliği olarak kullanıldığında, ilgili tüm yevmiye kayıtları, mutabakatlar ve onaylar aynı kapanış süreci kapsamında değerlendirilir.

İlgili tüm faaliyetleri bir araya getiren temel vaka kimliğidir. Dönem kapanış sürecinin çevrim süresini ve verimliliğini uçtan uca analiz etmenizi sağlar.

Genellikle dönem kapanışıyla ilgili mali belgelerin ve görev yönetimi sistemlerinin üst bilgi veya genel veri bölümlerinde bulunur.

Olay zamanı, bir faaliyetin başladığı kesin tarih ve saati kaydeder. Bu zaman damgası, her mali dönemin süreç akışını yeniden oluşturmak için olayları kronolojik sıraya koymanızı sağlar. Zamana dayalı Process Mining analizlerinin başlangıç noktasını oluşturur.

Çevrim süreleri ve faaliyetler arasındaki bekleme süreleri gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için olay zamanının doğru olması gerekir. Ardışık olaylar arasındaki zaman farklarını inceleyerek gecikmeleri belirleyebilir ve kapanış sürecinizin zaman içindeki işleyişini anlayabilirsiniz. Bu bilgiler, kapanışı hızlandırma ve verimliliği artırma fırsatlarını bulmanıza yardımcı olur.

Olayları doğru sıraya koymak, faaliyetler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak ve kapanış sürecinin toplam süresini ölçmek için bu zorunlu zaman damgası gereklidir.

Genellikle işlem günlüklerinde, belge üst bilgilerinde veya Workflow sistemi olay tablolarında "Oluşturma tarihi", "Kayıt tarihi" ya da "Başlangıç tarihi" olarak bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, bir faaliyetin kaydedildiği uygulamayı veya modülü belirtir. Karmaşık bir BT ortamında dönem kapanış süreci; yevmiye kayıtları için ERP, hesap doğrulama için mutabakat aracı ve raporlama için konsolidasyon sistemi gibi birden fazla sistemi kapsayabilir.

Her olayın kaynak sistemini izlemek, sürecin kullandığı teknolojileri anlamanıza yardımcı olur. Sistemler arasındaki bağımlılıkları ortaya çıkarabilir, veri entegrasyonu veya sisteme özgü performans sorunlarını belirleyebilirsiniz. Bu görünüm, uygulama ortamını sadeleştirmek veya belirli bir sistemin yol açtığı süreç gecikmelerini teşhis etmek isteyen BT ve finans yöneticileri için faydalıdır.

Her süreç adımının nerede gerçekleştiğini gösterir. Sistemler arasındaki devir teslimleri anlamanıza ve teknolojiden kaynaklanan darboğazları teşhis etmenize yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma çerçevesinin bir parçasıdır veya kaynak tablolardaki teknik üst veri alanlarında bulunabilir.

Bu öznitelik, veri setinin en son güncellendiği tarih ve saati kaydeder. Verilerin ne kadar güncel olduğunu ve analize hangi ana kadarki olayların dahil edildiğini göstererek analiz için önemli bir bağlam sağlar. Dönem kapanışı gibi dinamik bir süreçte bu bilgi, gerçek zamanlı izleme panoları için önemlidir.

Verilerin güncelliğini bilmek, kararlarını Process Mining analizine dayandıran paydaşlar için gereklidir. Böylece tamamlanmış geçmiş verileri mi yoksa devam eden bir kapanış sürecinin gerçeğe yakın anlık görüntüsünü mü incelediklerini anlayabilirler. Bu zaman damgası, veri bütünlüğünü ve kullanıcı güvenini korumaya yardımcı olan önemli bir üst veri unsurudur.

Verilerin ne kadar güncel olduğunu göstererek kullanıcıların süreç analizinin hangi dönemi kapsadığını anlamasına yardımcı olur.

Genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinde oluşturulan üst veridir.

Bitiş zamanı, belirli bir faaliyetin sona erdiği kesin tarih ve saati gösterir. Başlangıç zamanı faaliyetin ne zaman başladığını belirtirken, bitiş zamanı tamamlanmasının ne kadar sürdüğünü anlamanızı sağlar. Bu bilgi, karmaşık bir rapor oluşturma veya manuel mutabakat yapma gibi süresi ölçülebilen görevlerde özellikle önemlidir.

Process Mining çalışmalarında başlangıç ve bitiş zamanlarını birlikte kullanarak faaliyetlerin işlem sürelerini hesaplayabilirsiniz. Bu temel metrik, verimsiz ve çok kaynak gerektiren adımları belirlemenize yardımcı olur. İşlem sürelerini inceleyerek bir görev üzerinde fiilen çalışılan süreyle sonraki adımın başlamasını beklerken geçen süreyi ayırt edebilir, süreç performansını daha ayrıntılı görebilirsiniz.

Faaliyetlerin işlem süresini hesaplamanızı sağlar. Verimsiz görevleri ve kaynak kullanımındaki darboğazları belirlemek için önemlidir.

Kaynak sistemin işlem veya günlük tablolarında "Tamamlanma tarihi", "Son değişiklik tarihi" ya da durum değişikliği zaman damgası olarak bulunabilir.

İşlem tutarı, genellikle yevmiye kayıtları veya düzeltmelerle ilişkili bir olayın mali değerini gösterir. Belgenin toplam tutarı, bir kalemin değeri veya mutabakattaki düzeltme tutarı olabilir.

Bu öznitelik, süreç analizine önemli bir iş bağlamı katar. Sorunları mali etkilerine göre önceliklendirmenizi sağlar. Örneğin, manuel yevmiye kayıtlarının değerini analiz ederek otomasyon çalışmalarını en önemli düzeltmelere yönlendirebilirsiniz. Ayrıca daha sıkı kontroller veya onaylar gerektirebilecek yüksek tutarlı işlemleri belirleyerek risk değerlendirmesine yardımcı olur.

Süreç olaylarına mali bağlam kazandırır; düzeltmelerin parasal etkisini analiz etmenizi ve iyileştirmeleri değerlerine göre önceliklendirmenizi sağlar.

Mali belge kalem veya üst bilgi tablolarında, genellikle yerel para birimi ve grup para birimi alanlarında bulunur.

Mutabakat durumu, bir hesap mutabakatının belirli bir andaki aşamasını gösterir. Yaygın durumlar arasında "Başlatılmadı", "Devam ediyor", "İncelemeye gönderildi", "Reddedildi" ve "Onaylandı" bulunur. Bu durumlar genellikle süreçteki faaliyetlere karşılık gelir.

Durum değişikliklerini analiz etmek, mutabakat sürecinin akışını yeniden oluşturmanın temel yollarından biridir. İlk seferde mutabakat oranı gibi performans göstergelerini ölçmek için de önemlidir. Bu oran, reddedilmeden onaylanan mutabakatların yüzdesini gösterir. Ayrıca ret oranı yüksek hesapları veya departmanları belirleyerek olası kalite ya da eğitim sorunlarına işaret eder.

Mutabakatların ilerleyişini izler; yeniden çalışma oranlarını, onay sürelerini ve mutabakat alt sürecinin genel verimliliğini ölçmenizi sağlar.

Mutabakat yönetim sistemindeki mutabakat görevi veya nesnesine ait durum alanıdır.

Şirket kodu, bir şirketler grubu içinde dönem kapanışının yürütüldüğü belirli tüzel kişiliği veya bağlı ortaklığı ifade eder. Mali konsolidasyon için grup düzeyinde raporlar hazırlanmadan önce birden fazla kuruluşun defterlerinin kapatılması gerekebilir.

Bu öznitelik, kuruluş bazında filtreleme ve kıyaslama yapmanızı sağlar. Analistler, kuruluş içindeki farklı şirketlerin kapanış süreçlerinin verimliliğini ve zamanında tamamlanma durumunu karşılaştırabilir. Böylece yüksek performans gösteren kuruluşlardaki iyi uygulamalar belirlenip başka yerlerde de kullanılabilir; ek desteğe veya süreç iyileştirmesine ihtiyaç duyan kuruluşlar da ortaya çıkar.

Farklı tüzel kişiliklerdeki kapanış süreçlerini karşılaştırıp kıyaslamanızı sağlar; iyi uygulamaları ve iyileştirme alanlarını belirlemenize yardımcı olur.

ERP sistemindeki hemen hemen tüm mali işlem tablolarının üst bilgilerinde bulunan standart bir kuruluş alanıdır.

Bu öznitelik, dönem kapanış sürecindeki belirli bir görevi yerine getirmekten sorumlu çalışanı veya sistem kullanıcısını tanımlar. Bu kişi yevmiye kaydını işleyen muhasebeci, mutabakatı onaylayan yönetici ya da mali tabloları hazırlayan analist olabilir.

Sorumlu kullanıcıya göre süreç analizi yapmak, iş yükünün dağılımını ve ekip performansını anlamak, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek açısından önemlidir. Bazı kişilerin darboğaz oluşturup oluşturmadığını veya işlerin ekip içinde dengesiz dağılıp dağılmadığını ortaya çıkarabilir. Bu insan odaklı analiz, yoğun kapanış döneminde kaynakları yönetmenize ve ekip verimliliğini artırmanıza yardımcı olur.

İş yükü dağılımını ve ekip verimliliğini analiz etmenizi, kişilere yönelik eğitim fırsatlarını veya kaynak kısıtlarını belirlemenizi sağlar.

Mali belge üst bilgilerinde ve Workflow görev günlüklerinde "Kullanıcı adı", "Oluşturan", "Çalışan kimliği" veya "Sahip" gibi alanlarda bulunur.

Yevmiye kaydı kimliği, tek bir muhasebe belgesini tanımlayan benzersiz bir numara veya koddur. Bu belgeler, dönem kapanışı sırasında yapılan standart kayıtlar, tahakkuklar ve düzeltmeler dahil olmak üzere mali işlemleri kaydetmenin temel yoludur.

Bu öznitelik, yevmiye kayıtlarının işlenişini ayrıntılı biçimde analiz etmenizi sağlar. Faaliyetleri belirli bir yevmiye kaydı kimliğiyle ilişkilendirerek kaydın oluşturulmasından işlenmesine kadar olan yaşam döngüsünü, inceleme ve onay adımları dahil, izleyebilirsiniz. Manuel düzeltmelere odaklanan panolar için önemlidir; bu kayıtların sayısını, değerini ve kapanış sürecine etkisini ölçmenize yardımcı olur.

Muhasebe belgelerini benzersiz biçimde tanımlar; yevmiye kayıtlarının hacmini, yeniden çalışmayı ve onay çevrim sürelerini ayrıntılı analiz etmenizi sağlar.

Muhasebe belgesi üst bilgi tablolarındaki birincil anahtar alanıdır; genellikle "Belge numarası" veya "Yevmiye kimliği" olarak adlandırılır.

Departman özniteliği, belirli bir faaliyetten sorumlu Finans, Kontrol veya Borçlar Muhasebesi gibi iş birimini belirtir. Şirket kodunun sunduğu tüzel kişilik görünümünü tamamlayarak süreci işlevsel açıdan incelemenizi sağlar.

Süreci departmana göre analiz etmek, farklı ekipler arasındaki devir teslimleri ve iş birliğini anlamanıza yardımcı olur. Başka bir departmanın ön koşul niteliğindeki bir görevi tamamlamasını beklemekten kaynaklanan gecikmeleri ortaya çıkarabilir. Bu bilgiler, departmanlar arası iletişimi iyileştirmek ve birden fazla ekibi kapsayan iş akışlarını sadeleştirmek için faydalıdır.

Farklı işlevsel ekipler arasındaki devir teslimleri ve performansı analiz etmenize, departmanlar arası iş birliğini geliştirme fırsatlarını belirlemenize yardımcı olur.

Kullanıcı ana verilerinden, işlemlerle ilişkilendirilmiş maliyet merkezi bilgilerinden veya Workflow yönetim sistemlerinde doğrudan belirtilen bilgilerden elde edilebilir.

Büyük defter hesabı, varlık, borç, öz kaynak, gelir veya gider gibi belirli bir kalemi temsil eden temel bir muhasebe unsurudur. Dönem kapanışı sırasında yevmiye kayıtları ve mutabakatlar gibi faaliyetler her zaman bir veya daha fazla GL hesabıyla ilişkilidir.

Süreci GL hesabına göre analiz ederek kapanış çalışmalarını daha ayrıntılı inceleyebilirsiniz. Mutabakatı en zor veya en uzun süren hesapları ya da en fazla düzeltme kaydı gerektiren hesapları belirlemenize yardımcı olur. Bu içgörüler, hesap planını sadeleştirme veya yüksek riskli ya da işlem hacmi yüksek hesaplara yönelik muhasebe uygulamalarını iyileştirme çalışmalarına yön verebilir.

Mutabakatı en karmaşık veya en uzun süren hesapları belirlemenizi ve iyileştirme çalışmalarını doğru alanlara yönlendirmenizi sağlar.

Yevmiye kaydı tablolarının kalem ayrıntılarında ve hesap mutabakatı sistemlerinin temel öznitelikleri arasında bulunur.

Mutabakat kimliği, belirli bir döneme ait belirli bir banka hesabının mutabakatı gibi tek bir mutabakat çalışmasını benzersiz biçimde tanımlar. Genel dönem kapanış sürecinin alt vakası olarak, ilgili mutabakatın hazırlık, inceleme ve onay faaliyetlerini bir araya getirir.

Mutabakat alt sürecini ayrıntılı analiz etmek için bu kimliği izlemek önemlidir. Başlangıçtan nihai onaya kadar mutabakatın uçtan uca çevrim süresini ölçmenizi sağlar. Ayrıca reddedilip düzeltme için geri gönderilen mutabakatları belirleyerek yeniden çalışma oranlarını hesaplamanıza yardımcı olur.

Mutabakat alt sürecini ayrıntılı analiz etmenizi sağlar; tek tek mutabakatların çevrim sürelerini, yeniden çalışma oranlarını ve darboğazlarını görmenize yardımcı olur.

Özel hesap mutabakatı sistemlerinde veya modüllerinde kullanılan temel tanımlayıcıdır.

Bu öznitelik, mutabakatları niteliklerine göre anlamlı gruplara ayırır. Yaygın türler arasında Bilanço, Banka, Şirketler arası, Sabit kıymetler ve Kâr ve Zarar mutabakatları bulunur. Her türün karmaşıklığı, riski ve standart prosedürü farklı olabilir.

Analizi mutabakat türüne göre bölümlere ayırarak performansı daha anlamlı biçimde karşılaştırabilirsiniz. Örneğin, şirketler arası mutabakatların basit banka mutabakatlarından daha karmaşık ve uzun sürmesi beklenebilir. Bu öznitelik, gerçekçi performans hedefleri belirlemenize ve her mutabakat kategorisindeki belirli zorlukları saptamanıza yardımcı olur.

Farklı mutabakat kategorilerindeki performansı kıyaslamanızı, süreç zorluklarını ve verimliliği daha ayrıntılı değerlendirmenizi sağlar.

GL hesabı özelliklerinden elde edilir veya mutabakat yönetimi aracında belirli bir kategori alanında saklanır.

Otomatik mi özniteliği, bir kişi tarafından yürütülen görevlerle zamanlanmış toplu iş veya robotik süreç otomasyonu (RPA) botu gibi bir sistem süreci tarafından gerçekleştirilen görevleri ayıran doğru/yanlış değerli bir işarettir. Kapanış sürecindeki otomasyon düzeyini anlamak için önemlidir.

Süreci bu boyuta göre analiz ederek otomasyon çalışmalarının etkisini ölçebilirsiniz. Otomatik ve manuel faaliyetlerin oranını izleyebilir, gelecekte otomasyona alınabilecek işleri belirleyebilir ve mevcut otomasyonların beklendiği gibi çalıştığını doğrulayabilirsiniz. Bu görünüm, dijital dönüşüme ve finans işlevinin verimliliğini artırmaya odaklanan kuruluşlar için önemlidir.

İnsanların yürüttüğü görevlerle sistem görevlerini ayırır; otomasyon düzeyini ölçmenizi ve yeni otomasyon fırsatlarını belirlemenizi sağlar.

Kullanıcı kimliğinden (ör. sistem veya bot kullanıcıları), toplu işlerle ilişkili işlem kodlarından ya da Workflow araçlarındaki belirli işaretlerden elde edilebilir.

Planlanan tamamlanma tarihi veya hedef tarih, tüm dönem kapanışının ya da bu süreçteki önemli kilometre taşlarının tamamlanması için belirlenen son tarihtir. Finans ekipleri faaliyetlerini yönetirken kapanış takvimini kullanır.

Sürecin fiilî tamamlanma tarihini planlanan tarihle karşılaştırarak finans işlevi için önemli bir KPI olan zamanında kapanış oranını ölçebilirsiniz. Plandan sapmaları analiz etmek, ekiplerin gecikmelerin temel nedenlerini anlamasına ve sonraki dönemler için planlama ve uygulamayı iyileştirmesine yardımcı olur. Böylece süreç analizi yalnızca mevcut durumu açıklamakla kalmaz, son tarihlere uyulması için neler yapılabileceğini de gösterir.

Kapanış takvimine göre zamanında tamamlanma performansını ölçmenizi, sürekli tekrarlanan gecikmeleri belirlemenizi ve gelecek dönemlerin planlamasını iyileştirmenizi sağlar.

Kapanış yönetimi veya görev yönetimi uygulamalarında tutulur; merkezi bir takvimde ya da elektronik tabloda da saklanabilir.

Yevmiye kaydı türü, muhasebe belgelerini amaçlarına veya niteliklerine göre sınıflandırır. Yaygın türler arasında alt defterlerden gelen standart kayıtlar, manuel düzeltmeler, tahakkuklar, yeniden sınıflandırmalar ve ters kayıtlar bulunur. Bu sınıflandırma, yevmiye kaydının neden oluşturulduğunu anlamak için önemli bir bağlam sağlar.

Süreci yevmiye kaydı türüne göre analiz ederek rutin ve otomatik kayıtları standart dışı, manuel müdahalelerden ayırabilirsiniz. "Düzeltme" veya "Manuel" kayıtların sayısının yüksek olması, önceki süreçlerde sorunlara veya otomasyon eksikliğine işaret edebilir. Bu analiz, süreçleri standartlaştırma ve kapanış sırasında manuel iş yükünü azaltma fırsatlarını belirlemenize yardımcı olur.

Rutin ve istisnai kayıtları ayırt etmek için yevmiye kayıtlarını sınıflandırır; manuel düzeltmelerin etkisini ölçüp analiz etmenizi sağlar.

Genellikle muhasebe belgesi üst bilgisinde "Belge türü" veya benzer bir sınıflandırma alanında saklanır.