Kayıttan Raporlamaya - Dönem kapanışı ve mutabakat Veri Templateiniz

Faaliyet Adı, dönem kapanışı ve mutabakat sürecindeki 'Yevmiye Kaydı Kaydedildi', 'Mutabakat Onaylandı' veya 'Dönem Kapatıldı' gibi belirli bir adımı tanımlar. Bu faaliyetler, belirli bir finansal döneme ait uçtan uca süreci oluşturan olaylar dizisini meydana getirir.

Bu faaliyetlerin sırasını ve süresini analiz etmek, Process Mining çalışmalarının temelini oluşturur. Gerçek süreç akışını ortaya çıkarmanıza, faaliyetlerin çok uzun sürdüğü darboğazları belirlemenize ve standart prosedürden sapmaları keşfetmenize yardımcı olur. Farklı faaliyet adları, süreci mutabakat veya konsolidasyon gibi belirli alt süreçlere odaklanacak şekilde bölümlere ayırmanızı sağlar.

Bu öznitelik, süreç haritasını görselleştirmek, darboğazları belirlemek ve kapanış döngüsündeki olayların sırasını anlamak için temel niteliktedir.

İşlem kodlarından, olay günlüklerinden, bir Workflow aracındaki görev açıklamalarından veya finansal sistemdeki belge durum değişikliklerinden elde edilir.

Finansal Dönem, tüm kapanış faaliyetlerinin yürütüldüğü '2023-12' veya '2023 4. çeyrek' gibi belirli muhasebe dönemini ifade eder. Alt defterlerin kapatılmasından nihai tabloların oluşturulmasına kadar farklı olayları tek bir uçtan uca süreç örneğinde birleştiren merkezi vaka görevi görür.

Process Mining kapsamında, Finansal Döneme göre gruplanan faaliyetleri analiz etmek toplam dönem sonu döngü süresinin ölçülmesini sağlar. Farklı dönemleri karşılaştırarak performanstaki eğilimleri, iyileşmeleri veya gerilemeleri belirlemenize yardımcı olur. Bunu vaka kimliği olarak kullanmak, ilgili tüm yevmiye kayıtlarını, mutabakatları ve onayları aynı kapanış çalışması bağlamında bir araya getirir.

İlgili tüm faaliyetleri gruplayan temel vaka tanımlayıcısıdır. Böylece dönem kapanışı sürecinin döngü süresini ve verimliliğini uçtan uca analiz edebilirsiniz.

Genellikle dönem kapanışıyla ilişkili finansal belgelerin ve görev yönetimi sistemlerinin başlık veya genel veri bölümlerinde bulunur.

Olay Zamanı, bir faaliyetin başladığı kesin tarih ve saati kaydeder. Bu zaman damgası, her finansal dönem için süreç akışını yeniden oluşturmak üzere olayları kronolojik sıraya koymak açısından önemlidir. Zaman temelli tüm Process Mining analizleri için başlangıç noktasıdır.

Olay Zamanının doğruluğu, döngü süreleri ve faaliyetler arasındaki bekleme süreleri gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için önemlidir. Ardışık olaylar arasındaki zaman farklarını analiz ederek gecikmeleri belirleyebilir ve kapanış sürecinizin zamansal dinamiklerini anlayabilirsiniz. Bu bilgi, kapanışı hızlandırma ve verimliliği artırma fırsatlarını belirlemek için gereklidir.

Bu zorunlu zaman damgası, olayları doğru sıraya koymak, faaliyetler arasındaki döngü sürelerini hesaplamak ve kapanış sürecinin toplam süresini ölçmek için gereklidir.

Genellikle işlem günlüklerinde, belge başlıklarında veya Workflow sistemi olay tablolarında 'Oluşturma Tarihi', 'Kayıt Tarihi' ya da 'Başlangıç Tarihi' olarak bulunur.

Kaynak Sistem özniteliği, bir faaliyetin kaydedildiği kaynak uygulamayı veya modülü gösterir. Karmaşık bir BT ortamında dönem kapanışı süreci genellikle yevmiye kayıtları için bir ERP, hesap doğrulama için bir mutabakat aracı ve raporlama için bir konsolidasyon sistemi gibi birden fazla sistemi kapsar.

Her olay için kaynak sistemi izlemek, sürecin teknolojik yapısını anlamaya yardımcı olur. Sistemler arasındaki bağımlılıkları ortaya çıkarabilir ve veri entegrasyonu ya da sisteme özgü performansla ilgili sorunları belirleyebilir. Bu görünüm, uygulama ortamını sadeleştirmek veya belirli bir sistemin neden olduğu süreç gecikmelerini teşhis etmek isteyen BT ve finans yöneticileri için değerlidir.

Her süreç adımının nerede gerçekleştiğini gösterir. Sistemler arasındaki devirleri anlamanıza ve teknoloji kaynaklı darboğazları teşhis etmenize yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma çerçevesinin bir parçasıdır veya kaynak tablolardaki teknik meta veri alanlarında bulunabilir.

Bu öznitelik, veri setinin en son güncellendiği tarih ve saati kaydeder. Verilerin güncelliğini ve dahil edilen olaylar için kesim noktasını gösterdiğinden, tüm analizler için önemli bir bağlam sağlar. Dönem kapanışı gibi dinamik bir süreçte bu bilgi, gerçek zamanlı izleme Dashboardları için gereklidir.

Verilerin ne kadar güncel olduğunu anlamak, karar almak için process mining analizine güvenen paydaşlar açısından önemlidir. Böylece paydaşlar eksiksiz ve geçmişe dönük bir görünümü mü, yoksa devam eden kapanış sürecinin gerçeğe yakın zamanlı bir anlık görüntüsünü mü incelediklerini bilir. Bu zaman damgası, veri bütünlüğünü ve kullanıcı güvenini korumak için önemli bir üst veri unsurudur.

Verilerin güncelliği hakkında bağlam sağlar ve kullanıcıların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu anlamasına yardımcı olur.

Genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinde oluşturulan meta verilerdir.

Bitiş Zamanı, belirli bir faaliyetin tamamlandığı kesin tarih ve saati gösterir. Başlangıç Zamanı bir faaliyetin ne zaman başladığını gösterirken Bitiş Zamanı, tamamlanmasının ne kadar sürdüğünü anlamak için gereklidir. Karmaşık bir rapor oluşturmak veya manuel mutabakat yapmak gibi ölçülebilir süreye sahip görevlerde özellikle önemlidir.

Process Mining kapsamında Başlangıç Zamanı ile Bitiş Zamanının birlikte kullanılması, faaliyet işleme sürelerinin hesaplanmasını sağlar. Bu, verimsiz ve kaynak tüketen adımları belirlemek için temel bir metriktir. İşleme sürelerini analiz etmek, bir görev üzerinde aktif çalışmaya ayrılan süre ile sonraki adımın başlamasını bekleyerek geçirilen süreyi ayırmanıza ve süreç performansını daha ayrıntılı görmenize yardımcı olur.

Faaliyet işleme süresinin hesaplanmasını sağlar. Bu süre, verimsiz görevleri ve kaynak darboğazlarını belirlemek için önemlidir.

Kaynak sistemin işlem veya günlük tablolarında 'Tamamlanma Tarihi', 'Son Değişiklik Tarihi' veya durum değişikliği zaman damgası olarak bulunabilir.

İşlem Tutarı, genellikle yevmiye kayıtları veya düzeltmelerle ilişkilendirilen bir olayın finansal değerini ifade eder. Bu değer, belgenin toplam tutarı, bir satır kaleminin değeri veya mutabakattaki bir düzeltmenin tutarı olabilir.

Bu öznitelik, süreç analizine önemli bir iş bağlamı katmanı ekler. Sorunları finansal etkilerine göre önceliklendirmenizi sağlar. Örneğin, manuel yevmiye kayıtlarının değerini analiz etmek, otomasyon çalışmalarını en önemli düzeltmelere yönlendirmenize yardımcı olabilir. Ayrıca daha sıkı kontroller veya onaylar gerektirebilecek yüksek tutarlı işlemleri belirleyerek risk değerlendirmesine katkı sağlar.

Süreç olaylarına finansal bağlam kazandırır, düzeltmelerin parasal etkisini analiz etmenizi ve iyileştirmeleri değere göre önceliklendirmenizi sağlar.

Finansal belge satır kalemi veya başlık tablolarında, çoğunlukla yerel para birimi ve grup para birimi alanlarında bulunur.

Mutabakat Durumu, bir hesap mutabakatının belirli bir andaki durumunu gösterir. Yaygın durumlar arasında 'Başlatılmadı', 'Devam Ediyor', 'İnceleme İçin Gönderildi', 'Reddedildi' ve 'Onaylandı' bulunur. Bu durumlar genellikle süreçteki faaliyetlerle eşleşir.

Durum değişikliklerini analiz etmek, mutabakat süreç akışını yeniden oluşturmanın temel yollarından biridir. Durum, herhangi bir ret olmadan onaylanan mutabakatların yüzdesini izleyen İlk Seferde Mutabakat Oranı gibi performans göstergelerini ölçmek için önemlidir. Ayrıca ret oranı yüksek hesapları veya departmanları belirlemenize ve olası kalite ya da eğitim sorunlarını ortaya çıkarmanıza yardımcı olur.

Mutabakatların ilerlemesini izler ve yeniden çalışma oranlarını, onay sürelerini ve genel mutabakat alt sürecinin verimliliğini ölçmenizi sağlar.

Bir mutabakat yönetimi sistemindeki mutabakat görevi veya nesnesi üzerinde bulunan durum alanıdır.

Şirket Kodu, dönem kapanışının yürütüldüğü kurumsal grup içindeki belirli tüzel kişiliği veya bağlı ortaklığı gösterir. Finansal konsolidasyon, grup düzeyinde raporlar oluşturulmadan önce birden fazla tüzel kişiliğin defterlerinin kapatılmasını gerektirebilir.

Bu öznitelik, kurumsal filtreleme ve kıyaslama için önemlidir. Kuruluş içindeki farklı şirketlerin kapanış sürecindeki verimliliğini ve zamanlamasını karşılaştırmanızı sağlar. Böylece yüksek performans gösteren tüzel kişiliklerdeki iyi uygulamaları belirleyip başka yerlerde uygulayabilir, ek desteğe veya süreç iyileştirmelerine ihtiyaç duyan tüzel kişilikleri ortaya çıkarabilirsiniz.

Kapanış sürecini farklı tüzel kişilikler arasında karşılaştırmanızı ve kıyaslamanızı sağlar. Böylece iyi uygulamaları ve iyileştirme alanlarını belirleyebilirsiniz.

Bir ERP sistemindeki neredeyse tüm finansal işlem tablolarının başlığında bulunan standart bir kurumsal alandır.

Bu öznitelik, dönem kapanışı sürecindeki belirli bir görevi yürütmekten sorumlu çalışanı veya sistem kullanıcısını tanımlar. Bu kişi, yevmiye kaydını yapan muhasebeci, mutabakatı onaylayan yönetici veya finansal tabloları oluşturan analist olabilir.

Süreci Sorumlu Kullanıcıya göre analiz etmek, iş yükü dağılımını ve ekip performansını anlamak, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için gereklidir. Bazı kişilerin darboğaz oluşturup oluşturmadığını veya işin ekip içinde dengeli dağılıp dağılmadığını ortaya çıkarabilir. Bu insan odaklı analiz, yoğun kapanış döneminde kaynak yönetimine ve ekip verimliliğinin iyileştirilmesine yardımcı olur.

İş yükü dağılımını ve ekip verimliliğini analiz etmenizi, kişiye özel eğitim fırsatlarını veya kaynak kısıtlarını belirlemenizi sağlar.

Finansal belge başlıklarında ve Workflow görev günlüklerinde 'Kullanıcı Adı', 'Oluşturan', 'Çalışan Kimliği' veya 'Sahip' gibi alanlarda bulunur.

Yevmiye Kaydı Kimliği, tek bir muhasebe belgesini tanımlayan benzersiz bir numara veya koddur. Bu belgeler, dönem kapanışı sırasında yapılan standart kayıtlar, tahakkuklar ve düzeltmeler dahil finansal işlemleri kaydetmenin temel yoludur.

Bu öznitelik, yevmiye kaydı işleme sürecinin ayrıntılı analizini sağlar. Etkinlikleri belirli bir Yevmiye Kaydı Kimliğiyle ilişkilendirerek bir yevmiye kaydının oluşturulmasından kaydedilmesine, inceleme ve onay adımları dahil yaşam döngüsünü izleyebilirsiniz. Manuel düzeltmelere odaklanan Dashboardlar için gereklidir. Manuel düzeltmelerin hacmini, değerini ve kapanış süreci üzerindeki etkisini ölçmenize yardımcı olur.

Muhasebe belgelerini benzersiz biçimde tanımlar ve yevmiye kaydı hacmini, yeniden çalışmayı ve onay döngüsü sürelerini ayrıntılı biçimde analiz etmenizi sağlar.

Muhasebe belgesi başlık tablolarındaki birincil anahtar alanıdır ve genellikle 'Belge Numarası' veya 'Yevmiye Kimliği' olarak adlandırılır.

Büyük Defter Hesabı, belirli bir varlık, yükümlülük, öz kaynak, gelir veya gider türünü temsil eden temel bir finansal muhasebe unsurudur. Dönem kapanışı bağlamında yevmiye kayıtları ve mutabakatlar gibi faaliyetler her zaman bir veya daha fazla büyük defter hesabıyla ilişkilidir.

Süreci Büyük Defter Hesabına göre analiz etmek, kapanış çalışmasını daha ayrıntılı görmenizi sağlar. Hangi hesapların mutabakatının daha zor veya zaman alıcı olduğunu ya da hangilerinin daha fazla düzeltme kaydı gerektirdiğini belirlemenize yardımcı olabilir. Bu içgörü, hesap planını sadeleştirme veya yüksek riskli ya da yüksek hacimli belirli hesaplara ilişkin muhasebe uygulamalarını iyileştirme çalışmalarına yön verebilir.

Hangi hesapların mutabakatının daha karmaşık veya zaman alıcı olduğunu ayrıntılı biçimde analiz etmenizi sağlar ve hedefli süreç iyileştirmelerine yön verir.

Yevmiye kaydı tablolarının kalem ayrıntılarında ve hesap mutabakatı sistemlerindeki temel bir öznitelik olarak bulunur.

Departman özniteliği, belirli bir etkinlikten sorumlu Finans, Kontrol veya Borçlar Muhasebesi gibi iş birimini belirtir. Şirket Kodu tarafından sunulan tüzel kişilik görünümünü tamamlayan işlevsel bir süreç görünümü sağlar.

Süreci departmana göre analiz etmek, farklı ekipler arasındaki devir teslimleri ve iş birliğini anlamaya yardımcı olur. Başka bir departmanın ön koşul görevi tamamlamasını beklemekten kaynaklanan gecikmeleri gösterebilir. Bu bilgi, birden fazla ekibe yayılan iş akışlarında departmanlar arası iletişimi iyileştirmek ve süreçleri sadeleştirmek için değerlidir.

Farklı işlevsel ekipler arasındaki süreç devirlerini ve performansı analiz etmeye yardımcı olur. Departmanlar arası iş birliğini geliştirme fırsatlarını ortaya çıkarır.

Kullanıcı ana verilerinden, işlemlerle ilişkilendirilmiş maliyet merkezi bilgilerinden veya doğrudan Workflow yönetimi sistemlerinden elde edilebilir.

Mutabakat Kimliği, belirli bir dönem için belirli bir banka hesabının mutabakatı gibi tek bir mutabakat çalışmasını benzersiz biçimde tanımlar. Genel dönem kapanışı sürecinde alt vaka görevi görür ve bu mutabakata ait hazırlık, inceleme ve onay faaliyetlerini gruplar.

Bu kimliği izlemek, mutabakat alt sürecinin ayrıntılı analizi için gereklidir. Başlangıçtan nihai onaya kadar uçtan uca mutabakat döngüsü süresini ölçmenizi sağlar. Ayrıca reddedilip düzeltme için geri gönderilen mutabakatları belirleyerek yeniden çalışma oranlarını hesaplamanıza yardımcı olur.

Mutabakat alt sürecini ayrıntılı biçimde analiz etmenizi sağlar. Bireysel mutabakat düzeyinde döngü sürelerini, yeniden çalışma oranlarını ve darboğazları inceleyebilirsiniz.

Özel hesap mutabakatı sistemlerinde veya modüllerinde bulunan birincil tanımlayıcıdır.

Bu öznitelik, mutabakatları niteliklerine göre mantıksal gruplara ayırır. Yaygın türler arasında Bilanço, Banka, Şirketler Arası, Duran Varlıklar ve Kâr ve Zarar mutabakatları bulunur. Her türün karmaşıklık, risk ve standart prosedür düzeyi farklı olabilir.

Analizi Mutabakat Türüne göre bölümlere ayırmak, performansı daha anlamlı biçimde karşılaştırmanızı sağlar. Örneğin, Şirketler Arası mutabakatların basit banka mutabakatlarına göre daha karmaşık ve zaman alıcı olması beklenir. Bu öznitelik, gerçekçi performans hedefleri belirlemenize ve her mutabakat kategorisindeki belirli zorlukları tespit etmenize yardımcı olur.

Farklı mutabakat kategorileri arasında performans karşılaştırması yapmanızı sağlar ve süreçteki zorluklar ile verimlilik hakkında daha ayrıntılı bir görünüm sunar.

GL Account özelliklerinden türetilir veya bir mutabakat yönetimi aracında belirli bir kategori alanı olarak saklanır.

Otomatik mi özniteliği, bir kişi tarafından yürütülen görevlerle zamanlanmış toplu iş veya robotik süreç otomasyonu (RPA) botu gibi bir sistem süreci tarafından gerçekleştirilen görevleri ayıran doğru/yanlış türünde bir işarettir. Bu ayrım, kapanış sürecindeki otomasyon düzeyini anlamak için önemlidir.

Süreci bu boyutla analiz etmek, otomasyon çalışmalarının etkisini ölçmenize yardımcı olur. İşletmeler otomatik ve manuel faaliyetlerin oranını izleyebilir, gelecekte otomasyona en uygun adayları belirleyebilir ve mevcut otomasyonların beklendiği gibi çalıştığını doğrulayabilir. Bu görünüm, dijital dönüşüme ve finans işlevinin verimliliğini artırmaya odaklanan kuruluşlar için gereklidir.

İnsanlar tarafından yürütülen görevlerle sistem görevlerini ayırır, otomasyon düzeyini ölçmenizi ve yeni otomasyon fırsatlarını belirlemenizi sağlar.

Kullanıcı kimliğinden, örneğin sistem veya bot kullanıcılarından, toplu işlerle ilişkilendirilen işlem kodlarından ya da Workflow araçlarındaki belirli işaretlerden türetilebilir.

Planlanan Tamamlanma Tarihi veya hedef tarih, tüm dönem kapanışının ya da dönem içindeki belirli önemli kilometre taşlarının tamamlanması için belirlenen son tarihtir. Finans ekipleri faaliyetlerini yönetmek için kapanış takviminin bu temel bileşenini kullanır.

Sürecin gerçek tamamlanma tarihini bu planlanan tarihle karşılaştırarak kuruluşlar, finans işlevi için önemli bir KPI olan Zamanında Kapanış Oranını ölçebilir. Plandan sapmaları analiz etmek, ekiplerin gecikmelerin temel nedenlerini anlamasına ve sonraki dönemlerde planlama ile uygulamayı iyileştirmesine yardımcı olur. Böylece süreç analizi yalnızca açıklayıcı olmaktan çıkar ve son tarihlere uyulması için yönlendirici bir nitelik kazanır.

Kapanış takvimine göre zamanında performansı ölçmenizi, kronik gecikmeleri belirlemenizi ve gelecekteki planlamayı iyileştirmenizi sağlar.

Kapanış yönetimi veya görev yönetimi uygulamalarında tutulur ya da merkezi bir takvimde veya elektronik tabloda saklanabilir.

Yevmiye Kaydı Türü, muhasebe belgelerini amaçlarına veya niteliklerine göre sınıflandırır. Yaygın türler arasında alt defterlerden gelen standart kayıtlar, manuel düzeltmeler, tahakkuklar, yeniden sınıflandırmalar ve ters kayıtlar bulunur. Bu sınıflandırma, bir yevmiye kaydının neden oluşturulduğuna ilişkin önemli bağlam sağlar.

Süreci Yevmiye Kaydı Türüne göre analiz etmek, rutin ve otomatik kayıtları standart dışı, manuel müdahalelerden ayırmanıza yardımcı olur. 'Düzeltme' veya 'Manuel' kayıtların yüksek hacimde olması, önceki süreçlerde sorunlara veya otomasyon eksikliğine işaret edebilir. Bu analiz, süreçleri standartlaştırma ve kapanış sırasında manuel çalışmayı azaltma fırsatlarını belirlemek için önemlidir.

Yevmiye kayıtlarını rutin ve istisnai kayıtlar olarak ayırır, manuel düzeltmelerin etkisini ölçmenize ve analiz etmenize yardımcı olur.

Genellikle muhasebe belgesi başlığında 'Belge Türü' veya benzer bir sınıflandırma alanı olarak saklanır.