Satın Almadan Ödemeye - Fatura İşleme Veri Templateiniz

Etkinlik Adı, fatura işleme iş akışındaki tek bir adımı açıklar. Örneğin Invoice Received, Invoice Approved veya Payment Executed. Her etkinlik, faturayı tamamlanmaya yaklaştıran bir iş olayını temsil eder.

Process Mining kapsamında bu etkinliklerin sıralaması süreç haritasını oluşturur. Etkinlikleri analiz etmek, en yaygın süreç yollarını, standart prosedürden sapmaları, tutarsızlıkların ele alınması gibi yeniden çalışma döngülerini ve otomasyon fırsatlarını belirlemenize yardımcı olur.

Bu öznitelik, süreç haritasını görselleştirmenin, süreç varyantlarını keşfetmenin ve yeniden işleme veya darboğazları belirlemenin temelini oluşturur.

SAP Ariba içinde yakalanan sistem olay günlüklerinden, durum değişikliklerinden veya kullanıcı işlemlerinden oluşturulur. Bu veri çoğu zaman Workflow veya belge geçmişi tablolarından gelir.

Fatura Numarası, bir tedarikçinin fatura belgesine atadığı benzersiz referanstır. Process Mining kapsamında bu öznitelik, Vaka kimliği olarak işlev görür ve faturanın alınmasından son ödemenin yapılmasına kadar ilgili tüm etkinlikleri birbirine bağlar.

Analistler bu tanımlayıcıyı izleyerek her faturanın uçtan uca yaşam döngüsünü yeniden oluşturabilir. Bu sayede süreç akışları ayrıntılı biçimde analiz edilir, darboğazlar belirlenir ve tek tek faturalar için çevrim süresi gibi temel performans göstergeleri ölçülür.

Tek bir faturaya ait tüm süreç adımlarını birbirine bağlayan temel anahtardır. Bu sayede uçtan uca işleme süresi ve izlenen yol analiz edilebilir.

Fatura belgesindeki ve SAP Ariba Faturalama çözümündeki temel alandır. Genellikle fatura başlığı tablolarında veya işlem verilerinde bulunur.

Olay Zamanı veya zaman damgası, belirli bir etkinliğin ne zaman gerçekleştiğini kaydeder. Bu veri, etkinlikler arasındaki sürelerin ve genel vaka çevrim süresinin hesaplanmasını sağladığı için performans analizi açısından temel öneme sahiptir.

Process Mining araçları, olayları kronolojik sıraya koymak ve süreç akışının doğru bir temsilini oluşturmak için bu zaman damgalarını kullanır. Fatura Onay Çevrim Süresi ve Ödeme Bloku Çözüm Süresi gibi temel performans göstergelerini ölçmek, gecikmeleri ve verimliliği analiz etmek için gereklidir.

Çevrim süreleri ve süreler gibi zamana dayalı tüm metriklerin hesaplanmasını sağlar. Bu metrikler, süreç gecikmelerini belirlemek için önemlidir.

SAP Ariba tarafından her durum değişikliği, kullanıcı işlemi veya sistem olayı için otomatik olarak kaydedilir. Genellikle olay günlüklerinde veya geçmiş tablolarında faaliyet adının yanında bulunur.

Fatura durumu, veriler çıkarıldığı anda faturanın yaşam döngüsünde hangi aşamada olduğunu veya nihai sonucunu gösterir. Bu, faturanın genel durumunu özetleyen kayıt düzeyinde bir özniteliktir.

Process Mining kapsamında bu öznitelik, yalnızca tamamlanmış (Ödenmiş) veya sorunlu (Reddedildi) faturaları analiz etmek üzere kayıtları filtrelemek için kullanışlıdır. Farklı süreç varyantlarının nihai sonuçlarını anlamanıza ve başarıyla sonuçlanan faturaların oranını ölçmenize yardımcı olur.

Fatura sürecinin nihai sonucunu göstererek başarıyla ödenen ve reddedilen faturaları ayrı ayrı analiz etmenizi sağlar.

SAP Ariba'da fatura başlığında yer alan standart durum alanıdır.

Fatura Tutarı, tedarikçinin talep ettiği toplam ödemeyi ifade eder. Fatura işleme iş yükünü analiz etmek için temel bir finansal özniteliktir.

Process Mining kapsamında bu öznitelik, farklı onay yollarından geçebilen veya daha sıkı kontrollere tabi olan yüksek değerli faturaları analiz için filtrelemek amacıyla kullanılır. Ayrıca en yüksek finansal etkiyi yaratan faturalara yönelik süreç iyileştirme çalışmalarına öncelik vermek için de kullanılabilir. Panolar bu öznitelikle genellikle sürecin farklı aşamalarındaki faturaların toplam değerini gösterir.

Yüksek tutarlı faturaları filtrelemek veya süreç darboğazlarında bağlı kalan parasal değeri anlamak gibi finansal etki analizleri yapmanızı sağlar.

SAP Ariba içindeki fatura başlığı verilerinde bulunan standart bir alandır.

Bir fatura ödemeye kapatıldığında bu öznitelik, Price Discrepancy, Quantity Mismatch veya Missing Goods Receipt gibi nedeni belirtir. Bu nedenler genellikle sistemde standartlaştırılmış kodlar veya açıklamalar olarak tutulur.

Farklı blok nedenlerinin sıklığını analiz etmek, ödeme gecikmelerinin temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, çok sayıda Price Discrepancy bloğu ana veri doğruluğuyla ilgili sorunlara işaret edebilir. Bu öznitelik, en yaygın ve en uzun süren sorunların çözümüne öncelik vermek için Ödeme Bloku Çözüm Süresi panosunda büyük önem taşır.

Ödeme gecikmelerinin temel nedenini ortaya çıkararak fiyat veya miktar uyumsuzluğu gibi yaygın sorunları önlemeye yönelik hedefli iyileştirmeler yapmanızı sağlar.

Bu bilgi, SAP Ariba'da veya bağlı ERP sisteminde bir faturaya ödeme blokesi uygulandığında belirlenir.

Ödeme Vade Tarihi, faturanın kapatılması için sözleşmeyle kararlaştırılan tarihtir. Bu tarih genellikle fatura belgesi tarihine ve üzerinde anlaşmaya varılan ödeme koşullarına, örneğin Net 30, göre hesaplanır.

Bu öznitelik, 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI'ı için gereklidir. Analiz, 'Ödeme gerçekleştirildi' zaman damgasını Ödeme Vade Tarihi ile karşılaştırarak geç ödemeleri belirleyebilir, tedarikçi ödeme performansını ölçebilir ve kuruluşların geç ödeme ücretlerinden kaçınmasına ve iyi tedarikçi ilişkilerini sürdürmesine yardımcı olabilir.

Zamanında ödeme oranının hesaplanmasında temel alınır. Tedarikçi ilişkileri yönetimi ve finansal uyumluluk açısından önemli bir KPI'dır.

Bu tarih fatura belgesinde yer alır veya SAP Ariba'daki 'DocumentDate' ve 'PaymentTerms' alanlarına göre hesaplanır.

Onaylayan, bir faturayı incelemek ve onaylamak üzere atanan kişi veya kullanıcı grubudur. Faturalar, tutarına veya türüne bağlı olarak genellikle bir ya da daha fazla onay seviyesinden geçer.

Bu öznitelik, onay Workflow performansını analiz etmenize yardımcı olur. 'Invoice Approval Cycle Time' değerini onaylayan kişiye veya onay grubuna göre segmentlere ayırarak süreçte darboğaz oluşturan kişi ya da ekipleri belirleyebilirsiniz. Bu bilgi, iş yüklerini dengelemek ve onay verimliliğini artırmak için önemlidir.

En uzun onay çevrim sürelerine sahip kullanıcıları veya ekipleri göstererek onay sürecindeki darboğazları belirlemenize yardımcı olur.

SAP Ariba'daki bir faturaya ait Workflow veya onay geçmişi günlüklerinde tutulur. Kullanıcı kimliği olarak kaydedilebilir.

Satın Alma Siparişi (PO) Numarası, faturayı mal veya hizmet alımını onaylayan ilgili satın alma belgesine bağlar. Her fatura bir PO'ya dayanmaz, ancak dayanan faturalar için bu bağlantı önemlidir.

Faturaları PO Numarasına göre analiz etmek, üçlü eşleştirmenin (PO, Mal Kabulü, Fatura) performansını anlamaya yardımcı olur. Tutarsızlıkları belirlemek için temel bir alandır ve genellikle farklı yollar izleyen, verimlilik düzeyleri değişen PO'lu ve PO'suz fatura işleme süreçlerinin analizini destekler.

Faturayı satın alma sürecine bağlar. Böylece eşleştirme tutarsızlıklarını analiz edebilir, PO'lu ve PO'suz fatura akışlarını karşılaştırabilirsiniz.

SAP Ariba içindeki PO'ya dayalı faturalarda standart bir alan olarak bulunur. Fatura kalemlerinde veya başlık verilerinde yer alır.

Tedarikçi Adı, ödeme talep eden tedarikçiyi tanımlar. Bu, ekiplerin fatura işleme performansını tedarikçiye göre segmentlere ayırmasını sağlayan temel bir analiz boyutudur.

Bu öznitelik, tedarikçi ödeme performansını izleyen, yüksek tutarsızlık oranına sahip tedarikçileri belirleyen veya stratejik tedarikçilerin işlem sürelerini analiz eden panolar oluşturmak için kullanılır. Tedarikçiye özgü sorunları anlamak, tedarikçi ilişkilerini iyileştirmeye ve iş birliğini kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.

Performansı tedarikçi bazında analiz etmenizi sağlar. Böylece hangi tedarikçilerin sık fatura sorunu yaşadığını veya ödemelerinin geciktiğini belirleyebilirsiniz.

Fatura başlığı verilerinde bulunan standart bir alandır. SAP Ariba veya bağlı ERP sistemindeki tedarikçi ana verilerinden alınır.

Document Date, tedarikçinin faturayı oluşturduğu tarihtir. Faturanın işleme sistemine girdiği zamanı gösteren 'Invoice Received' tarihinden farklıdır. Bu iki tarih arasındaki fark önemli olabilir.

Bu öznitelik, tedarikçi performansını analiz etmenize ve fatura gönderimindeki gecikmeleri belirlemenize yardımcı olur. Belge tarihi ile alınma tarihi arasındaki uzun gecikme, faturayı işlemek ve erken ödeme indirimlerinden yararlanmak için kullanılabilecek süreyi kısaltabilir. Ayrıca Payment Due Date hesaplamasının başlangıç noktası olarak da kullanılır.

Tedarikçinin faturayı düzenlediği zaman ile faturanın alındığı zaman arasındaki gecikmeleri analiz etmenize yardımcı olur. Bu gecikmeler, zamanında ödeme yapma imkanını etkileyebilir.

Fatura üst bilgisi verilerinde bulunan ve fiziksel veya dijital fatura belgesinden alınan standart alandır.

Invoice Type, faturaları çoğu zaman farklı süreçlerden geçen kategorilere ayırır. En yaygın ayrım, önceden onaylanmış bir siparişle eşleştirilebilen PO destekli faturalar ile daha kapsamlı kodlama ve onay gerektiren Non-PO faturalardır.

Bu öznitelik süreç analizi için önemlidir çünkü PO ve Non-PO fatura süreçleri temelde birbirinden farklıdır. Bunları ayırmak, her akışın performansını daha doğru değerlendirmenizi ve yanıltıcı toplu metriklerden kaçınmanızı sağlar. Her akışın verimliliğini ve uyumluluğunu anlamanıza yardımcı olur.

Faturaları farklı süreç akışlarına, örneğin PO ve Non-PO akışlarına ayırır. Bu ayrım, performansı doğru ölçmek ve analiz etmek için gereklidir.

SAP Ariba'daki fatura belgesinde genellikle standart bir alandır veya 'PurchaseOrderNumber' alanının bulunup bulunmadığına göre türetilebilir.

Bu öznitelik, önce faturanın 'PaymentTerms' değerine göre erken ödeme indirimine uygun olup olmadığını belirleyen bir hesaplamanın sonucudur. Ardından 'Payment Executed' olayının belirtilen indirim süresi içinde gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol eder.

Bu işaret, 'Early Payment Discount Capture Rate' KPI'ını ölçmek için önemlidir. Hazine ve borçlar muhasebesi işlevlerinin işletme sermayesini optimize etmedeki finansal başarısını doğrudan ölçer. Bu işaretin false olduğu durumları analiz ederek yavaş onaylar veya diğer süreç darboğazları gibi tasarruf fırsatlarının neden kaçırıldığını ortaya çıkarabilirsiniz.

Maliyet tasarruflarını elde etmedeki başarıyı doğrudan ölçer ve kaçırılan indirim fırsatlarının nedenlerini belirlemenize yardımcı olur.

Veri dönüşümü sırasında 'PaymentTerms' ayrıştırılır ve 'Payment Executed' zaman damgası hesaplanan indirim son tarihiyle karşılaştırılarak hesaplanır.

Bu öznitelik, her olayın kaynak sistemini tanımlar. Örneğin 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' veya üçüncü taraf bir tarama çözümü olabilir. Modern işletmelerde fatura işleme birden fazla uygulamaya yayılabilir.

Kaynak sistemi bilmek, veri kalitesi sorunlarını teşhis etmek ve farklı platformlar arasındaki süreç devirlerini analiz etmek açısından değerlidir. Fatura tarama ile fatura onayı gibi belirli faaliyetlerin nerede gerçekleştirildiğini netleştirir.

Farklı sistemlerde gerçekleşen faaliyetleri ayırt etmeye yardımcı olur. Bu, entegrasyon noktalarını ve sisteme özgü darboğazları anlamak için önemlidir.

Genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinde eklenir. Veri kaynağına göre sabit bir değer atanır.

Ödeme Koşulları, Net 30 veya 2% 10, Net 30 gibi tedarikçiye ödeme kurallarını tanımlar. Net 30, ödemenin 30 gün içinde yapılması gerektiğini; 2% 10, Net 30 ise 10 gün içinde ödeme yapılırsa %2 indirim uygulanacağını, aksi halde ödemenin 30 gün içinde yapılacağını ifade eder. Bu bilgi tedarikçi ana verilerinden veya satın alma siparişinden gelir.

Bu öznitelik, Erken Ödeme İndirimi Fırsatları panosu ve ilgili temel performans göstergesi için gereklidir. Analiz, indirimden yararlanabilecek faturaları belirlemek ve ödemenin indirim süresi içinde yapılıp yapılmadığını tespit etmek için bu koşulları kullanır. Böylece maliyet tasarrufu fırsatları görünür hale gelir.

Önemli maliyet tasarrufları sağlayabilecek erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemek için gereklidir.

Tedarikçi ana verilerinde saklanır ve SAP Ariba veya ERP sistemindeki fatura ayrıntılarına kopyalanır.

Bu hesaplanan metrik, onay Subprocess süresini ölçer. Invoice Sent for Approval etkinliği ile buna karşılık gelen Invoice Approved veya Invoice Rejected etkinliği arasındaki zaman farkı olarak hesaplanır.

Bu öznitelik, Fatura Onay Çevrim Süresi temel performans göstergesinin doğrudan ölçümüdür ve ilgili pano için büyük önem taşır. Genellikle toplam işlem süresine önemli katkıda bulunan onay aşamasındaki gecikmeleri ayırmanıza ve ölçmenize yardımcı olur. Belirli darboğazları bulmak için onaylayana, departmana veya fatura tutarına göre analiz edilebilir.

Onay iş akışının performansını ayrı olarak gösterir ve onaylayanlardan veya karmaşık onay zincirlerinden kaynaklanan darboğazların kolayca belirlenmesini sağlar.

Veri dönüşümü sırasında her fatura için ilgili onay başlangıç ve bitiş olayları bulunur ve aralarındaki zaman farkı hesaplanır.

Bu öznitelik, Fatura Tutarının hangi para birimiyle ifade edildiğini belirtir. Küresel kuruluşlar çok sayıda farklı para biriminde fatura alır.

Tutarların doğru karşılaştırılmasını sağlamak için para birimi bilgisi her türlü finansal analiz açısından gereklidir. Process Mining panolarında finansal değerlerin doğru biçimde toplanmasını sağlar ve çoğu zaman değerlerin tek bir raporlama para birimine dönüştürülmesini gerektirir. Fatura Tutarı özniteliği için gerekli bağlamı sunar.

Invoice Amount özniteliği için gerekli bağlamı sunar ve özellikle çok uluslu yapılarda finansal değerlerin doğru yorumlanmasını sağlar.

Fatura üst bilgisi verilerinde bulunan ve SAP Ariba'da genellikle fatura tutarı alanının yanında yer alan standart alandır.

Bir onaylayan faturayı reddettiğinde genellikle bir neden belirtir. Bu öznitelik, Incorrect Price, Duplicate Invoice veya Policy Violation gibi değerler içerebilen bu bilgiyi kaydeder.

Bu, Fatura Reddi Analizi panosu için temel bir özniteliktir. En yaygın ret nedenlerini analiz ederek kuruluşlar, tedarikçi faturalarının kalitesiyle veya kurum içi veri tutarsızlıklarıyla ilgili sorunlar gibi üst süreçlerdeki problemleri belirleyebilir. Bu içgörü, yeniden çalışmayı azaltmaya ve fatura işlemede ilk seferde doğru sonuç oranını artırmaya yardımcı olur.

Yeniden çalışmanın neden gerçekleştiğini açıklar ve süreç verimsizlikleriyle fatura kalitesi sorunlarının temel nedenlerini doğrudan görmenizi sağlar.

SAP Ariba'da 'Invoice Rejected' etkinliği gerçekleştiğinde Workflow günlüğünden veya notlar alanından alınır.

Company Code, SAP ortamlarında finansal tabloların hazırlandığı bağımsız tüzel kişiliği temsil eden standart bir organizasyon birimidir. Faturalar her zaman belirli bir Company Code'a kaydedilir.

Bu öznitelik, süreç performansını farklı iş birimleri veya tüzel kişilikler arasında karşılaştırmanızı sağlar. Bazı tüzel kişiliklerin diğerlerinden daha verimli olup olmadığını belirlemenize ve küresel bir organizasyonda süreçleri standartlaştırmanıza yardımcı olur.

Farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri arasında performans karşılaştırması yapmanızı sağlayarak bölgesel ya da departman bazlı verimsizlikleri belirlemenize yardımcı olur.

SAP Ariba'daki fatura belgesinde bulunan temel organizasyon alanıdır. Satın alma siparişinden devralınabilir veya satın alma siparişi olmayan fatura oluşturulurken girilebilir.

Bu öznitelik, kaynak sistemden en son veri çekiminin tarih ve saatini belirtir. Veri yönetişimi ve analizin güncelliğini anlamak için gerekli bir meta veri alanıdır.

Analistler bu bilgiyi güncel verilerle çalıştıklarını doğrulamak ve kaynak sistemde gerçekleşen bir olayla bunun Process Mining aracında görünmesi arasındaki olası gecikmeyi anlamak için kullanır. Veri yenileme döngülerini yönetmek ve içgörülerin güvenilirliğini sağlamak açısından önemlidir.

Verilerin güncelliği hakkında önemli bir bağlam sağlar ve analizlerin güncel ve ilgili bilgilere dayanmasını güvence altına alır.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma (ETL) sürecinde oluşturulur ve veri setine eklenir.

Country özniteliği analize coğrafi bir boyut kazandırır. Genellikle faturanın kaydedildiği Company Code'dan veya tedarikçinin adresinden türetilir.

Süreci ülke bazında analiz etmek, performans, uyumluluk ve süreç yürütme açısından bölgesel farklılıkları ortaya çıkarmanıza yardımcı olur. Bazı ülke ofislerinin kendine özgü zorluklarla karşılaşıp karşılaşmadığını veya küresel ölçekte paylaşılabilecek en iyi uygulamaları benimseyip benimsemediğini gösterebilir. Bu, küresel bir ortak hizmetler ortamında süreçleri standartlaştırmak için değerlidir.

Farklı ülkeler veya bölgeler arasında süreç performansını ve uyumluluğu karşılaştırmak için coğrafi analiz yapmanızı sağlar.

SAP Ariba'daki veya bağlı ERP sistemindeki Company Code ana verilerinden ya da Vendor ana verilerinden türetilir.

Bu hesaplanan öznitelik, Payment Executed etkinliğinin zaman damgasını PaymentDueDate ile karşılaştırır. Ödeme tarihi vade tarihinde veya daha önceyse değer true, aksi halde false olur.

Bu işaret, ödeme performansının analizini kolaylaştırır. On-Time Payment Rate temel performans göstergesini hesaplamak için kolay filtreleme ve toplama olanağı sağlar. Panolar bu özniteliği kullanarak performansı tedarikçiye, ülkeye veya şirket koduna göre hızlıca görselleştirebilir ve sürekli geç ödeme sorunlarının yaşandığı alanların belirlenmesine yardımcı olabilir.

Zamanında ödeme oranı KPI'ının hesaplanmasını kolaylaştırır ve geç ödenen faturaları temel neden analizi için kolayca filtrelemenizi sağlar.

Veri dönüşümü sırasında, ödeme etkinliğinin 'EventTime' değeri 'PaymentDueDate' özniteliğiyle karşılaştırılarak hesaplanır.