Satın Almadan Ödemeye fatura işleme süreciniz için Veri Templatei

Etkinlik adı, fatura iş akışındaki tek bir adımı tanımlar. Örneğin 'Fatura alındı', 'Fatura onaylandı' veya 'Ödeme gerçekleştirildi'. Her etkinlik, faturayı tamamlanmaya yaklaştıran bir iş olayını temsil eder.

Process Mining çalışmalarında bu etkinliklerin sıralaması süreç haritasını oluşturur. Etkinlikleri inceleyerek en sık izlenen süreç yollarını, standart prosedürden sapmaları, farkların giderilmesi gibi yeniden çalışma döngülerini ve otomasyon fırsatlarını belirleyebilirsiniz.

Bu öznitelik, süreç haritasını görselleştirmenin, süreç varyantlarını keşfetmenin ve yeniden çalışma ya da darboğazları belirlemenin temelini oluşturur.

SAP Ariba’da kaydedilen sistem olay günlüklerinden, durum değişikliklerinden veya kullanıcı işlemlerinden oluşturulur. Bu veri genellikle iş akışı ya da belge geçmişi tablolarından alınır.

Fatura numarası, tedarikçinin fatura belgesine atadığı benzersiz referanstır. Process Mining çalışmalarında bu öznitelik, vaka kimliği işlevi görerek faturanın alınmasından son ödemenin yapılmasına kadar ilgili tüm etkinlikleri birbirine bağlar.

Analistler bu tanımlayıcıyı izleyerek her faturanın baştan sona tüm yaşam döngüsünü yeniden oluşturabilir. Böylece süreç akışları ayrıntılı biçimde incelenebilir, darboğazlar belirlenebilir ve her faturanın çevrim süresi gibi temel performans göstergeleri ölçülebilir.

Tek bir faturaya ait tüm süreç adımlarını birbirine bağlayan temel anahtardır. Böylece işlemin baştan sona ne kadar sürdüğü ve hangi yoldan ilerlediği incelenebilir.

Fatura belgesinde ve SAP Ariba Faturalama çözümünde bulunan temel bir alandır. Genellikle fatura başlığı tablolarında veya işlem verilerinde yer alır.

Olay zamanı, yani zaman damgası, belirli bir etkinliğin ne zaman gerçekleştiğini kaydeder. Etkinlikler arasındaki süreleri ve vakanın toplam çevrim süresini hesaplamayı sağladığından performans analizinin temel verilerindendir.

Process Mining araçları, olayları kronolojik sıraya koymak ve süreç akışını doğru biçimde oluşturmak için bu zaman damgalarını kullanır. Fatura Onay Çevrim Süresi ve Ödeme Blokesi Çözüm Süresi gibi KPI’ları ölçmek, gecikmeleri ve verimliliği incelemek için gereklidir.

Çevrim süreleri ve süre ölçümleri gibi zamana dayalı tüm metriklerin hesaplanmasını sağlar. Bu ölçümler, süreç gecikmelerini belirlemek için önemlidir.

SAP Ariba, her durum değişikliğini, kullanıcı işlemini veya sistem olayını otomatik olarak kaydeder. Genellikle olay günlüklerinde veya geçmiş tablolarında etkinlik adının yanında bulunur.

Fatura durumu, veriler çıkarıldığı sırada faturanın yaşam döngüsündeki yerini veya nihai sonucunu gösterir. Faturanın genel durumunu özetleyen vaka düzeyinde bir özniteliktir.

Process Mining çalışmalarında bu öznitelik, yalnızca tamamlanmış (ödenmiş) veya sorunlu (reddedilmiş) faturaları incelemek için vakaları filtrelemeyi sağlar. Farklı süreç varyantlarının nihai sonuçlarını anlamaya ve başarıyla tamamlanan faturaların oranını ölçmeye yardımcı olur.

Fatura sürecinin nihai sonucunu göstererek ödenen ve reddedilen faturaların ayrı ayrı incelenmesini sağlar.

SAP Ariba’daki fatura başlığında bulunan standart bir durum alanıdır.

Fatura tutarı, tedarikçinin talep ettiği toplam ödemeyi gösterir. Fatura işleme yükünü incelemek için temel bir finansal özniteliktir.

Process Mining çalışmalarında bu öznitelik, farklı onay yollarından geçebilen veya daha sıkı kontrollere tabi olan yüksek tutarlı faturaları filtrelemek için kullanılır. En yüksek finansal etkiye sahip faturalar üzerinden süreç iyileştirme çalışmalarına öncelik vermeyi de sağlar. Panolarda, sürecin farklı aşamalarındaki faturaların toplam değerini göstermek için kullanılabilir.

Yüksek tutarlı faturaları filtrelemek veya darboğazlarda bekleyen tutarları görmek gibi finansal etki analizlerini mümkün kılar.

SAP Ariba’daki fatura başlık verilerinde bulunan standart bir alandır.

Bir faturanın ödemesi bloke edildiğinde bu öznitelik, 'Fiyat farkı', 'Miktar uyuşmazlığı' veya 'Mal kabulü eksik' gibi nedeni gösterir. Bu nedenler genellikle sistemde standart kodlar veya açıklamalar olarak tutulur.

Farklı blokaj nedenlerinin ne sıklıkta görüldüğünü incelemek, ödeme gecikmelerinin temel nedenlerini bulmaya yardımcı olur. Örneğin, çok sayıda 'Fiyat farkı' blokajı ana veri doğruluğunda sorunlara işaret edebilir. En sık görülen ve çözümü en uzun süren sorunlara öncelik vermek için bu öznitelik, 'Ödeme Blokesi Çözüm Süresi' panosunda önem taşır.

Ödeme gecikmelerinin temel nedenini göstererek fiyat veya miktar uyuşmazlığı gibi sık karşılaşılan sorunlara yönelik iyileştirmeler yapılmasını sağlar.

SAP Ariba’da veya bağlı ERP sisteminde faturaya ödeme blokesi konduğunda bu bilgi kaydedilir.

Ödeme vadesi, faturanın ödenmesi için sözleşmeyle kararlaştırılan tarihtir. Bu tarih genellikle fatura belgesinin tarihine ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına (ör. 30 gün içinde ödeme) göre hesaplanır.

Bu öznitelik, 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI’ı için gereklidir. Analiz, 'Ödeme gerçekleştirildi' zaman damgasını ödeme vadesiyle karşılaştırarak gecikmiş ödemeleri belirleyebilir, tedarikçi ödeme performansını ölçebilir ve kuruluşların gecikme ücretlerinden kaçınmasına, tedarikçilerle iyi ilişkiler sürdürmesine yardımcı olabilir.

Zamanında ödeme oranını hesaplamak için temel oluşturur. Tedarikçi ilişkilerini yönetmek ve finansal uyumluluğu izlemek açısından önemli bir KPI’dır.

Bu tarih fatura belgesinde bulunabilir veya SAP Ariba’daki 'DocumentDate' ve 'PaymentTerms' alanlarına göre hesaplanabilir.

Onaylayan, faturayı inceleyip onaylamakla görevlendirilen kişi veya kullanıcı grubudur. Faturanın tutarına ya da türüne bağlı olarak bir veya daha fazla onay düzeyi gerekebilir.

Bu öznitelik, onay iş akışının performansını incelemeye yardımcı olur. 'Fatura Onay Çevrim Süresi' onaylayana veya onay grubuna göre gruplandırıldığında, süreçte gecikmeye yol açan kişi ya da ekipler belirlenebilir. Bu bilgi, iş yükünü dengelemek ve onay sürecini hızlandırmak için önemlidir.

En uzun onay çevrim sürelerine sahip kullanıcıları veya ekipleri göstererek onay sürecindeki darboğazları belirlemeye yardımcı olur.

SAP Ariba’daki bir faturanın iş akışı veya onay geçmişi günlüklerinde tutulur. Kullanıcı kimliği olarak kaydedilmiş olabilir.

Satın alma siparişi (PO) numarası, faturayı mal veya hizmet alımına onay veren ilgili satın alma belgesine bağlar. Her fatura bir satın alma siparişine dayanmaz; ancak dayanan faturalar için bu bağlantı önemlidir.

Faturaları PO numarasına göre incelemek, üçlü eşleştirme performansını (PO, mal kabulü, fatura) anlamaya yardımcı olur. Farkları belirlemek için temel bir özniteliktir. Ayrıca genellikle farklı süreç yolları izleyen ve verimlilik düzeyleri değişen PO’lu ve PO’suz fatura işlemlerini karşılaştırmayı sağlar.

Faturayı satın alma sürecine bağlayarak eşleştirme farklarının incelenmesini ve PO’lu faturalarla PO’suz fatura akışlarının karşılaştırılmasını sağlar.

SAP Ariba’da PO’ya bağlı faturalar için standart bir alan olarak bulunur. Fatura kalemi veya başlık verilerinde yer alır.

Tedarikçi adı, ödeme talebinde bulunan tedarikçiyi belirtir. Ekiplerin fatura işleme performansını tedarikçiye göre gruplandırmasını sağlayan temel bir analiz boyutudur.

Bu öznitelik, tedarikçi ödeme performansını izleyen, sık fark görülen tedarikçileri belirleyen veya stratejik tedarikçilere ait işlem sürelerini inceleyen panolar oluşturmak için kullanılır. Tedarikçiye özgü sorunları anlamak, ilişkileri geliştirmeye ve iş birliğini kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.

Performansı tedarikçiye göre incelemeyi ve sık fatura sorunu yaşayan ya da ödemeleri geciken tedarikçileri belirlemeyi sağlar.

Fatura başlık verilerindeki standart bir alandır. SAP Ariba’daki veya bağlı ERP sistemindeki tedarikçi ana verilerinden alınır.

Belge tarihi, tedarikçinin faturayı oluşturduğu tarihtir. Faturanın işleme sistemine girdiği 'Fatura alındı' tarihinden farklıdır. Bu iki tarih arasındaki süre uzun olabilir.

Bu öznitelik, tedarikçi performansını incelemeye ve fatura gönderimindeki gecikmeleri belirlemeye yardımcı olur. Belge tarihi ile faturanın alındığı tarih arasındaki uzun süre, faturayı işlemek ve erken ödeme indiriminden yararlanmak için kalan zamanı kısaltabilir. Ödeme vadesi hesaplanırken de genellikle başlangıç tarihi olarak kullanılır.

Tedarikçinin faturayı düzenlediği tarih ile faturanın alındığı tarih arasındaki gecikmeyi incelemeye yardımcı olur. Bu gecikme, ödemenin zamanında yapılmasını etkileyebilir.

Fatura başlık verilerindeki standart bir alandır. Basılı veya dijital fatura belgesinden alınır.

Fatura türü, faturaları genellikle farklı süreçlerden geçen kategorilere ayırır. En yaygın ayrım, önceden onaylanmış bir siparişle eşleştirilebilen PO’lu faturalar ile daha ayrıntılı kodlama ve onay gerektiren PO’suz faturalar arasındadır.

PO’lu ve PO’suz faturaların süreçleri temelden farklı olduğundan bu öznitelik süreç analizi için önemlidir. Bu faturaları ayrı incelemek, her süreç yolunun performansını daha doğru görmeyi ve yanıltıcı toplu metriklerden kaçınmayı sağlar. Her akışın verimliliğini ve uyumluluğunu anlamaya yardımcı olur.

Faturaları farklı süreç akışlarına (ör. PO’lu ve PO’suz) ayırarak performansın doğru ölçülmesini ve analiz edilmesini sağlar.

SAP Ariba’daki fatura belgesinde genellikle standart bir alan olarak bulunur veya 'PurchaseOrderNumber' alanının dolu olup olmadığına göre belirlenebilir.

Bu öznitelik, önce faturanın 'PaymentTerms' değerine göre erken ödeme indirimine uygun olup olmadığını belirleyen bir hesaplamanın sonucudur. Ardından 'Ödeme gerçekleştirildi' olayının belirtilen indirim süresi içinde gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol eder.

Bu işaret, 'Erken Ödeme İndirimi Yakalama Oranı' KPI’ını ölçmek için önemlidir. İşletme sermayesini verimli kullanma konusunda hazine ve borçlar muhasebesi işlevlerinin finansal başarısını doğrudan ölçer. İşaretin yanlış olduğu vakaları incelemek, yavaş onaylar veya süreç darboğazları gibi kaçırılan tasarruf fırsatlarının nedenlerini ortaya çıkarır.

Maliyet tasarrufu fırsatlarından ne ölçüde yararlanıldığını doğrudan ölçer ve indirim fırsatlarının neden kaçırıldığını belirlemeye yardımcı olur.

Veri dönüştürme sırasında 'PaymentTerms' ayrıştırılır ve 'Ödeme gerçekleştirildi' zaman damgası hesaplanan indirim son tarihiyle karşılaştırılarak hesaplanır.

Bu öznitelik, her olayın kaynak sistemini belirtir. Örneğin 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' veya üçüncü taraf bir tarama çözümü. Günümüzde fatura işleme birden fazla uygulamayı kapsayabilir.

Kaynak sistemi bilmek, veri kalitesi sorunlarını araştırmaya ve farklı platformlar arasındaki süreç devir teslimlerini incelemeye yardımcı olur. Fatura tarama ile fatura onayı gibi belirli etkinliklerin hangi sistemlerde gerçekleştiğini netleştirir.

Farklı sistemlerde gerçekleşen etkinlikleri ayırt etmeye yardımcı olur. Entegrasyon noktalarını ve sisteme özgü darboğazları anlamak için önemlidir.

Genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sırasında eklenir. Veri kaynağına göre sabit bir değer atanır.

Ödeme koşulları, tedarikçiye yapılacak ödemenin kurallarını tanımlar. Örneğin '30 gün içinde ödeme' veya '2% 10, Net 30' (10 gün içinde ödenirse %2 indirim, aksi hâlde 30 gün içinde ödeme). Bu bilgi tedarikçi ana verilerinden veya satın alma siparişinden alınır.

Bu öznitelik, 'Erken Ödeme İndirimi Fırsatları' panosu ve ilgili KPI için gereklidir. Analiz, indirimden yararlanabilecek faturaları belirlemek ve ödemenin indirim süresi içinde yapılıp yapılmadığını görmek için bu koşulları kullanır. Böylece maliyet tasarrufu fırsatları ortaya çıkar.

Erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur; bu indirimler önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağlayabilir.

Tedarikçi ana verilerinde saklanır ve SAP Ariba ya da ERP sistemindeki fatura ayrıntılarına kopyalanır.

Bu hesaplanan metrik, onay alt sürecinin süresini ölçer. 'Fatura onay için gönderildi' etkinliği ile buna karşılık gelen 'Fatura onaylandı' veya 'Fatura reddedildi' etkinliği arasındaki zaman farkı olarak hesaplanır.

Bu öznitelik, 'Fatura Onay Çevrim Süresi' KPI’ını doğrudan ölçer ve ilgili pano için temel verilerden biridir. Sürecin genel işlem süresini çoğu zaman önemli ölçüde etkileyen onay aşamasındaki gecikmeleri ayrı olarak belirlemeye ve ölçmeye yardımcı olur. Belirli darboğazları bulmak için onaylayana, departmana veya fatura tutarına göre incelenebilir.

Onay iş akışının performansını ayrı olarak ölçer ve onaylayanlardan ya da karmaşık onay zincirlerinden kaynaklanan darboğazların kolayca belirlenmesini sağlar.

Veri dönüşümü sırasında, her fatura için ilgili onay başlangıç ve bitiş olayları bulunur ve aralarındaki süre hesaplanır.

Bu öznitelik, fatura tutarının hangi para biriminde olduğunu belirtir. Küresel kuruluşlar farklı para birimlerinde faturalar alır.

Tutarların doğru karşılaştırılabilmesi için finansal analizlerde para biriminin bilinmesi gerekir. Process Mining panolarında finansal değerlerin doğru biçimde toplanmasını sağlar; bunun için değerleri tek bir raporlama para birimine çevirmek gerekebilir. Ayrıca 'Fatura tutarı' özniteliğine gerekli bağlamı kazandırır.

'Fatura tutarı' özniteliğine gerekli bağlamı kazandırır ve özellikle birden fazla ülkede faaliyet gösteren kuruluşlarda finansal değerlerin doğru yorumlanmasını sağlar.

SAP Ariba’daki fatura başlık verilerinde bulunan standart bir alandır. Genellikle fatura tutarı alanının yanında yer alır.

Onaylayan bir faturayı reddettiğinde genellikle bir neden belirtir. Bu öznitelik, 'Fiyat yanlış', 'Mükerrer fatura' veya 'Politika ihlali' gibi bilgileri kaydeder.

Bu öznitelik, 'Fatura Ret Analizi' panosu için temel verilerden biridir. En sık görülen ret nedenlerini inceleyen kuruluşlar, tedarikçi faturalarının kalitesi veya kurum içi veri tutarsızlıkları gibi önceki aşamalardaki sorunları belirleyebilir. Bu içgörüler yeniden çalışmayı azaltmaya ve fatura işlemlerinde ilk seferde doğru sonuç alma oranını artırmaya yardımcı olur.

Yeniden çalışmanın nedenini açıklayarak süreç verimsizliklerinin ve fatura kalitesi sorunlarının temel nedenlerini ortaya koyar.

SAP Ariba’da 'Fatura reddedildi' etkinliği gerçekleştiğinde iş akışı günlüğünden veya notlar alanından alınır.

Şirket kodu, SAP ortamlarında finansal tabloların hazırlandığı bağımsız tüzel kişiliği temsil eden standart bir organizasyon birimidir. Faturalar her zaman belirli bir şirket koduna kaydedilir.

Bu öznitelik, farklı iş birimleri veya tüzel kişilikler arasındaki süreç performansını karşılaştırmayı sağlar. Bazı birimlerin diğerlerinden daha verimli olup olmadığını belirlemeye ve küresel bir kuruluş genelinde süreçleri standartlaştırmaya yardımcı olur.

Farklı tüzel kişiliklerin veya iş birimlerinin performansını karşılaştırmayı, bölgesel ya da departman bazındaki verimsizlikleri belirlemeyi sağlar.

SAP Ariba’daki fatura belgesinin temel organizasyon alanlarından biridir. Satın alma siparişinden devralınır veya PO’suz fatura oluşturulurken girilir.

Bu öznitelik, kaynak sistemden en son veri alımının tarih ve saatini gösterir. Veri yönetişimi ve analizin güncelliğini anlamak için gerekli bir üst veri alanıdır.

Analistler bu bilgiyle güncel veriler üzerinde çalıştıklarını doğrulayabilir ve kaynak sistemdeki olayın Process Mining aracında görünmesine kadar geçen olası süreyi anlayabilir. Veri yenileme döngülerini yönetmek ve analiz sonuçlarının güvenilirliğini korumak için önemlidir.

Verinin ne kadar güncel olduğunu gösterir ve analizlerin güncel, ilgili bilgilere dayanmasını sağlar.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma (ETL) sırasında oluşturulur ve veri setine eklenir.

Ülke özniteliği, analize coğrafi bir boyut kazandırır. Genellikle faturanın kaydedildiği şirket kodundan veya tedarikçinin adresinden alınır.

Süreci ülkeye göre incelemek, performans, uyumluluk ve süreç yürütme konularındaki bölgesel farklılıkları ortaya çıkarır. Belirli ülkelerdeki ofislerin kendine özgü zorluklarla karşılaşıp karşılaşmadığını veya dünya genelinde paylaşılabilecek iyi uygulamalar geliştirip geliştirmediğini gösterir. Küresel bir ortak hizmetler ortamında süreçleri standartlaştırmaya yardımcı olur.

Farklı ülke veya bölgelerdeki süreç performansını ve uyumluluğu karşılaştırmak için coğrafi analiz yapılmasını sağlar.

SAP Ariba’daki veya bağlı ERP sistemindeki şirket kodu ana verilerinden ya da tedarikçi ana verilerinden alınır.

Bu hesaplanan öznitelik, 'Ödeme gerçekleştirildi' etkinliğinin zaman damgasını 'PaymentDueDate' ile karşılaştırır. Ödeme tarihi vade tarihinde veya öncesindeyse değer doğru, değilse yanlış olur.

Bu işaret, ödeme performansının analizini kolaylaştırır. 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI’ını hesaplamak için kolayca filtreleme ve gruplama yapılmasını sağlar. Panolar bu özniteliği kullanarak performansı tedarikçiye, ülkeye veya şirket koduna göre hızla gösterebilir ve sürekli gecikme yaşanan alanları belirlemeye yardımcı olabilir.

Zamanında ödeme oranı KPI’ının hesaplanmasını kolaylaştırır ve geciken faturaların temel nedenlerini incelemek üzere kolayca filtrelenmesini sağlar.

Veri dönüştürme sırasında, ödeme etkinliğinin 'EventTime' değeri 'PaymentDueDate' özniteliğiyle karşılaştırılarak hesaplanır.