Ticari Borçlar Fatura İşleme Veri Template'inuz

SAP S/4HANA
Ticari Borçlar Fatura İşleme Veri Template'inuz

Ticari Borçlar Fatura İşleme Veri Template'inuz

Bu şablon, Tedarikçi Fatura İşleme Sürecinizi analiz etmek için gerekli verileri toplamanıza yönelik detaylı bir rehber sunar. Güvenilir bir event log oluşturmak için gereken temel öznitelikler.i ve aktiviteleri açıklar. Ayrıca, süreç madenciliği yolculuğunuza akıcı bir başlangıç yapabilmeniz için bu verileri kaynak sistemlerinizden nasıl çıkaracağınıza dair pratik bilgiler de bulacaksınız.
  • Detaylı analiz için önerilen özellikler
  • Takip edilecek temel süreç aktiviteleri
  • Adım adım veri veri çekme kılavuzu
Olay günlüklerine (Event Log) yeni mi başlıyorsunuz? Öğrenin Process Mining event log nasıl oluşturulur.

Ticari Borçlar Fatura İşleme Özellikleri

Bunlar, Borç Hesapları sürecinizin detaylı ve ayrıntılı analizi için event lognuza (event lognüze) dahil etmeniz gereken temel veri alanlarıdır.
5 Gerekli 6 Önerilen 9 Opsiyonel
Ad Açıklama
Aktivite
ActivityName
Fatura işleme süreç döngüsünde gerçekleşen belirli bir iş olayının veya adımının adı.
Açıklama

Aktivite, Borç Hesapları sürecinde 'Fatura Alındı', 'Fatura Kaydedildi' veya 'Ödeme Gerçekleştirildi' gibi belirli bir aşamayı veya eylemi temsil eder. Bunlar süreç haritasının temel temel bileşenleridir.

Aktiviteleri analiz etmek Process Mining'in merkezindedir. Bu analiz, süreç akışını görselleştirmeye, yaygın yolları belirlemeye, standart süreçten sapmaları tespit etmeye ve her adımın sıklığı ile süresini ölçmeye yardımcı olur. Belirli bir fatura için bu aktivitelerin sırası, o faturanın süreç yolculuğunu oluşturur.

Neden Önemli?dir?

Sürecin adımlarını tanımlayarak, süreç akışının görselleştirilmesini ve analiz edilmesini, darboğazların belirlenmesini ve yeniden işleme döngülerinin tespit edilmesini sunar.

Nereden Alınır??

Belge durumu değişiklikleri (örn. BKPF-BSTAT), değişiklik belgeleri (CDHDR/CDPOS tabloları) veya workflow log'ları dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan türetilir. Bu genellikle özel bir veri çıkarma mantığı gerektirir.

Örnekler:::::::
Fatura AlındıFatura OnaylandıÖdeme GerçekleştirildiÖdeme İçin Fatura Bloke Edildi
Fatura
Invoice
Borç Hesapları süreci için birincil case ID (Vaka Kimliği (Case ID)) olarak hizmet veren bir fatura belgesi için benzersiz tanımlayıcı.
Açıklama

Fatura, makbuzdan ödemeye kadar tüm ilgili aktiviteleri birbirine bağlayan merkezi nesnedir. SAP S/4HANA'da bu, genellikle Şirket Kodu (BUKRS), benzersiz bir Belge Numarası (BELNR) ve Mali Yıl (GJAHR) tarafından oluşturulan bileşik bir temel rol oynar.

Faturaya göre analiz yapmak, fatura süreç döngüsünün eksiksiz bir uçtan uca görünümünü sunar. Bu, toplam döngü süresi gibi temel metrikleri hesaplamak, bireysel faturalar için darboğazları belirlemek ve bir faturanın süreç içinde izleyebileceği farklı yolları anlamak için gereklidir.

Neden Önemli?dir?

Her faturanın yolculuğunu benzersiz bir şekilde tanımlayarak, tam süreç döngüsünü izlemeyi ve süreç performansını vaka bazında analiz etmeyi sunar.

Nereden Alınır??

Bu, BKPF (Muhasebe Belgesi Başlığı) veya RBKP (Belge Başlığı: Fatura Alımı) tablolarından BUKRS, BELNR ve GJAHR alanları kullanılarak türetilen bileşik bir temel rol oynar.

Örnekler:::::::
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Olay Zamanı
EventTime
Aktivitenin gerçekleştiği tam tarih ve saat.
Açıklama

Event Time, her aktiviteyle ilişkilendirilen bir zaman damgası (zaman damgası) olup, bir fatura için olayların kronolojik sıralamasını sunar. Bu data, süreç akışını anlamak ve zamana dayalı analizler yapmak için büyük önem taşır.

Analizlerde Event Time, aktiviteleri doğru sıralamak, farklı adımlar arasındaki döngü sürelerini hesaplamak, bekleme sürelerini belirlemek ve farklı zaman dilimlerinde (örneğin, aylık bazda) süreç performansını analiz etmek için kullanılır. Tüm süreye dayalı KPI'ların temelini oluşturur.

Neden Önemli?dir?

Bu zaman damgası (zaman damgası), olayları kronolojik olarak sıralamak ve döngü süreleri, işlem süreleri gibi süreç madenciliğinin temeli olan tüm zaman bazlı metrikleri hesaplamak için büyük önem taşır.

Nereden Alınır??

Oluşturma Tarihi (BKPF-CPUDT), Kayıt Tarihi (BKPF-BUDAT), Mahsup Tarihi (BSAK-AUGDT) veya değişiklik günlüğü zaman damgaları (CDHDR-UDATE/UTIME) gibi çeşitli SAP tablolarındaki tarih/saat alanlarından alınmıştır.

Örnekler:::::::
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Kaynak Sistem
SourceSystem
Verilerin çekildiği sistem.
Açıklama

Bu öznitelik, süreç verisinin kaynağını belirtir. Bu görünüm için değer genellikle 'SAP S/4HANA' olacaktır.

Birden fazla ERP veya entegre sistemin olduğu ortamlarda, bu alan veri geçmişi (veri izlenebilirliği) ve ayrımı (segregation) için önemlidir. Analizin doğru veri seti üzerinde yapılmasını sunar ve veri kalitesi sorunlarını kaynağına kadar izleyerek teşhis etmeye yardımcı olur.

Neden Önemli?dir?

Verinin kaynağını belirler; bu da veri yönetimi, sorun giderme ve çoklu sistem ortamlarında büyük önem taşır.

Nereden Alınır??

Bu, genellikle veri çıkarma süreci sırasında veri setinin kaynağını etiketlemek için eklenen sabit (statik) bir değerdir.

Örnekler:::::::
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Son Veri Güncellemesi
LastDataUpdate
Bu kayda ait verilerin kaynak sistemden en son ne zaman güncellendiğini gösteren zaman damgası (zaman damgası)dır.
Açıklama

Bu öznitelik, SAP S/4HANA'dan yapılan en son veri çekiminin (veri çıkarma) veya güncellemesinin tarih ve saatini gösterir. Analiz edilen verinin güncelliğini anlamak için kritik olan bir meta veri (metadata) alanıdır.

Bu bilgi, kullanıcıların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu bilmeleri açısından önemlidir. Veri gecikmesi (data latency) ile ilgili beklentileri yönetmeye yardımcı olur ve veri yenilemelerini planlamak ve veri bütünlüğünü güçlüak için önemlidir.

Neden Önemli?dir?

Verinin güncelliğini gösterir, kullanıcıların süreç analizlerinin ne kadar güncel olduğunun farkında olmasını sunar.

Nereden Alınır??

Bu değer, kaynak sistemden veri çekimi sırasında oluşturularak her kaydın üzerine işlenir.

Örnekler:::::::
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Fatura Tutarı
InvoiceAmount
Faturanın orijinal belge para birimindeki toplam brüt tutarı.
Açıklama

Bu, tedarikçi tarafından sunulan faturanın toplam değeridir. Herhangi bir kesinti veya indirimden önce, mal veya hizmet maliyetlerini, vergileri ve diğer tüm ücretleri içerir.

Fatura Tutarı (Invoice Amount), geniş bir yelpazedeki analizler için kritik bir finansal özniteliktir. Yüksek değerli faturaları önceliklendirmeye, süreç gecikmelerinin finansal etkisini (örn. büyük faturalarda gecikme ücretleri) anlamaya ve süreci bölümlendirmeye (örn. 'Yüksek değerli faturalar farklı bir onay yolunu mu takip ediyor?') yardımcı olur. Ayrıca, olası yinelenen ödemeleri tespit etmek için de gereklidir.

Neden Önemli?dir?

Sürece finansal bir bağlam sağlayarak, değer tabanlı analizleri, yüksek değerli faturaların önceliklendirilmesini ve finansal etkilerin nicel olarak belirlenmesini sunar.

Nereden Alınır??

MM faturaları için RBKP-RMWWR (Brüt fatura tutarı) gibi tablolarda bulunur veya FI faturaları için BSEG'deki kalemlerden (WRBTR alanı) hesaplanır.

Örnekler:::::::
1500.00250.7512345.50
Fatura Vade Tarihi
InvoiceDueDate
Fatura ödemesinin tedarikçiye yapılması gereken son tarih.
Açıklama

Fatura Vade Tarihi, gecikme cezalarını önlemek ve iyi bir tedarikçi ilişkisi sürdürmek için tedarikçiye ödeme yapılması gereken son ödeme günüdür. Bu tarih, faturanın başlangıç tarihine ve tedarikçiyle üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre hesaplanır.

Bu tarih, 'Ödeme Uyumluluğu ve Yaşlandırma' kontrol paneli'u ve 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI'ı için büyük önem taşır. Vade tarihinin gerçek ödeme tarihi ile karşılaştırılmasıyla yapılan analiz, ödemelerin zamanında mı, erken mi yoksa geç mi yapıldığını ortaya koyarak doğrudan finansal ve ilişkisel sonuçları gösterir.

Neden Önemli?dir?

Bu, zamanında ödeme analizinin temel belirleyicisidir ve ödeme performansının ve bunun tedarikçi ilişkileri ve gecikme ücretleri üzerindeki etkisinin ölçülmesini sunar.

Nereden Alınır??

Bu tarih genellikle hesaplanır. Net vade tarihi BSEG-NETDT alanındadır. Aynı zamanda ödeme başlangıç tarihinden (BSEG-ZFBDT) ve ödeme koşullarından (BSEG-ZTERM) türetilebilir.

Örnekler:::::::
2023-10-312023-11-152024-01-10
Kullanıcı Adı
UserName
Aktiviteyi gerçekleştiren kişinin kullanıcı kimliği.
Açıklama

Bu öznitelik, fatura kaydı, onayı veya ödeme kapatma gibi belirli bir etkinliği gerçekleştiren SAP kullanıcı kimliğini (Kullanıcı Kimliği) kaydeder. Süreç adımlarını bireysel kullanıcılara bağlar.

Kullanıcı adına göre analiz yapmak; iş yükü dağılımını anlamak, yüksek performans gösterenleri belirlemek ve ek eğitime ihtiyaç duyabilecek kullanıcıları tespit etmek için gereklidir. Ayrıca, kontrol paneli'larda onay darboğazlarını (approval bottlenecks) analiz etmek için de kilit rol oynar, zira sürecin gecikmesine hangi onaylayıcıların sebep olduğunu belirlemeye yardımcı olur.

Neden Önemli?dir?

Aktiviteleri belirli kişilere atayarak kullanıcı performansını, iş yükünü ve görevler ayrılığı politikalarına uyumu analiz etmeyi sunar.

Nereden Alınır??

Genellikle BKPF-USNAM (Giren kişi) gibi başlık tablolarında veya CDHDR-USERNAME (Değiştiren kişi) gibi değişiklik belgesi tablolarında bulunur.

Örnekler:::::::
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Purchase Order Number
PurchaseOrderNumber
Fatura ile ilişkili satın alma siparişinin benzersiz tanımlayıcısı (varsa).
Açıklama

Bu öznitelik, bir faturayı önceden onaylanmış bir satın alma siparişine (PO) bağlar. Bir PO numarasının varlığı, üçlü eşleştirme sürecinin (Satınalma Siparişi-Fatura-Mal Kabul) temelini oluşturur.

Bu, uyumluluk (uyumluluk) ve verimlilik analizi için hayati bir özniteliktir. Satın alma politikalarına uyumu ölçen 'PO-suz Fatura Yüzdesi' KPI'ını hesaplamak için kullanılır. Aynı zamanda 'Üçlü Eşleştirme Performansı' kontrol paneli'unun da temelidir ve Sipariş bağlantılı faturalar için eşleştirme sürecinin analizine sunar.

Neden Önemli?dir?

3 yönlü eşleştirme verimliliğini analiz etmek ve Satın Alma Siparişsiz (PO'suz) işlenen faturaları belirleyerek tedarik politikalarına uyumu ölçmek için büyük önem taşır.

Nereden Alınır??

Fatura satır kalemleri tablolarında bulunur; örneğin MM faturaları için RSEG-EBELN veya FI faturaları için BSEG-EBELN'de yer alır.

Örnekler:::::::
45000012344500005678
Şirket Kodu
CompanyCode
Faturanın işlendiği organizasyon birimi.
Açıklama

Şirket Kodu (Company Code), harici raporlama için eksiksiz ve bağımsız bir hesap setinin hazırlanabileceği en küçük organizasyonel birimdir. AP (Ticari Borçlar) bağlamında, satıcıya borçlu olan yasal tüzel kişiliği temsil eder.

Şirket Kodu bazında yapılan analizler, organizasyon içindeki farklı yasal tüzel kişilikler arasındaki süreç performansının karşılaştırılmasına sunar. Bu sayede, işin hangi kısımlarının standart süreçleri takip ettiği ve hangilerinin daha yüksek verimliliğe, daha uzun döngü sürelerine veya daha yüksek yeniden işleme oranlarına sahip olduğu belirlenebilir.

Neden Önemli?dir?

Farklı tüzel kişilikler arasında process performans karşılaştırması yapılmasını sağlayarak bölgesel veya iş birimine özel sorunları ve en iyi uygulamaları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden Alınır??

Belge başlık tablolarında bulunur; başlıca FI faturaları için BKPF-BUKRS ve MM faturaları için RBKP-BUKRS'de yer alır.

Örnekler:::::::
10001710US01DE01
Tedarikçi Adı
VendorName
Faturayı gönderen tedarikçinin adı.
Açıklama

Bu öznitelik, tedarikçinin veya satıcının resmi adını içerir. Fatura belgesinde saklanan Tedarikçi Numarası (Vendor Number) aracılığıyla bağlantılıdır.

Tedarikçi analizi, tedarikçi ilişkilerini yönetmek ve belirli tedarikçilere özgü süreç sorunlarını belirlemek için büyük önem taşır. 'Hangi tedarikçiler en çok hatalı fatura gönderiyor?' veya 'Belirli stratejik tedarikçilere ödemelerimizi düzenli ve zamanında yapıyor muyuz?' gibi sorulara yanıt bulmaya yardımcı olabilir. Aynı zamanda, olası yinelenen ödemeleri tespit etmek için fatura numarası ve tutarıyla birlikte temel bir alandır.

Neden Önemli?dir?

Tedarikçi bazında süreç performansının analiz edilmesine sunar, bu da sorunlu satıcıları belirlemeye ve stratejik tedarikçi ilişkilerini etkin bir şekilde yönetmeye yardımcı olur.

Nereden Alınır??

BKPF veya RBKP'de bulunan Tedarikçi Numarası (LIFNR) aracılığıyla bağlantı kurularak, tedarikçi ana veri tablosu LFA1'den (NAME1 alanı) alınmıştır.

Örnekler:::::::
Office Supplies Inc.Global Danışmanlık GrubuMachine Parts GmbH
Alınan İskonto
DiscountTaken
Erken ödeme indirimi başarıyla uygulanıp uygulanmadığını gösteren bir boolean değeri.
Açıklama

Bu öznitelik, faturanın ödendiğinde bir nakit indirimi alınıp alınmadığını gösterir. Borçlar muhasebesi (AP) sürecindeki finansal verimliliği ölçmek için kritik bir bileşendir.

Bu işaret, 'Erken Ödeme İndirimi Yakalama Oranı' KPI'ının temelini oluşturur. İndirim olasılığı olan (Ödeme Koşullarına göre) faturaları filtreleyerek ve bu işareti analiz ederek, bir işletme ne kadar tasarruf edildiğini ve kaç tasarruf fırsatının kaçırıldığını kesin olarak hesaplayabilir. Bu, Ticari Borçlar (AP) performansının net, niceliksel bir ölçüsünü sunar.

Neden Önemli?dir?

Mevcut erken ödeme indirimlerini yakalama başarısını doğrudan ölçer, bu da şirketin karlılığı üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir.

Nereden Alınır??

Ödeme belgesindeki iskonto miktarı alanı (BSEG-SKNTO) sıfırdan büyükse kontrol edilerek türetilir.

Örnekler:::::::
truefalse
Denkleştirme Tarihi
ClearingDate
Ödemenin yapıldığı ve faturanın açık kalemlerden düşüldüğü tarih.
Açıklama

Mutabakat Tarihi, faturanın finansal olarak kesinleştiğini gösterir. Bu, 'Ödeme Yapıldı' aktivitesinin gerçekleştiği tarihtir ve çoğu başarılı fatura yolculuğunun son adımını işaret eder.

Bu tarih, Fatura Vade Tarihi ile karşılaştırmak üzere gerçek ödeme tarihini hesaplamak için kullanılır. Dolayısıyla, 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI'ını ve ödeme performansı ile ilgili tüm analizleri hesaplamak için büyük önem taşır. Ayrıca, uçtan uca fatura döngü süresini hesaplamak için bitiş noktasını da belirler.

Neden Önemli?dir?

Bir faturanın nihai ödemesini işaretler, döngü süresi hesaplamaları için bitiş noktası ve zamanında ödeme analizi için temel oluşturur.

Nereden Alınır??

Mutabakatı yapılmış kalemlerin yer aldığı tablolarda bulunur; örneğin tedarikçiler için BSAK-AUGDT'de.

Örnekler:::::::
2023-10-282023-11-142024-01-09
Engelleme Nedeni
BlockingReason
Bir faturanın ödeme için bloke edilme nedeni, bir tutarsızlığı işaret eder.
Açıklama

Bir fatura, 3 yollu eşleştirme veya diğer doğrulama adımlarında kontrolü geçemediğinde ödeme için engellenir. Engelleme Nedeni; miktar tutarsızlığı, fiyat farkı veya eksik mal girişi gibi sorunun niteliğini belirtir.

Bu özellik, 'Fatura Tutarsızlığı Yeniden İşleme Analizi' kontrol paneli'u için büyük önem taşır. Farklı engelleme nedenlerinin sıklığını analiz etmek, süreç verimsizliklerinin temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, 'Fiyat farkı' yaygın bir neden ise bu durum, satın alma sistemindeki ana veri sorunlarına işaret edebilir.

Neden Önemli?dir?

Fatura uyuşmazlıklarının ve yeniden işleme süreçlerinin temel nedenlerine doğrudan önemli bilgi sağlayarak, hedeflenmiş süreç iyileştirme çalışmalarını sunar.

Nereden Alınır??

RSEG gibi fatura kalem tablolarında, SPGR* ile başlayan alanlarda (örn. SPGRP, SPGRQ, SPGRT) saklanır. Ayrıca RBKP_BLOCKED tablosunda da bulunabilir.

Örnekler:::::::
Fiyat FarkıMiktar FarkıEksik Mal Kabul
Fatura Belge Türü
InvoiceDocumentType
Fatura belgesinin, SAP'de nasıl işleneceğini kontrol eden bir sınıflandırması.
Açıklama

Belge Tipi, SAP'de muhasebe belgelerini kategorize eden önemli bir konfigürasyon (yapılandırma) öğesidir. Örneğin, 'KR' genellikle tedarikçi faturaları için, 'RE' MM faturaları için ve 'KG' tedarikçi alacak dekontları için kullanılır. Bu tip, numara aralığı ve hangi alanların zorunlu olduğu gibi unsurları belirler.

Süreç analizinde, Belge Tipi'ne göre filtreleme yapmak, farklı fatura türleri için süreç akışlarını karşılaştırmaya sunar. Örneğin, bir alacak dekontu için onay süreci, standart bir faturadan farklı olabilir. Bu, 'Fatura Onay Yönlendirme Varyantları' kontrol paneli'u için faydalıdır.

Neden Önemli?dir?

Farklı fatura türlerinin nasıl işlendiğine bağlı olarak sürecin segmentlere ayrılmasına sunar, bu da işleme yollarındaki ve döngü sürelerindeki farklılıkları ortaya koyar.

Nereden Alınır??

Doğrudan belge header tablosundan, BKPF-BLART alanı.

Örnekler:::::::
KRREKG
Fatura Para Birimi
InvoiceCurrency
Fatura tutarının para birimi kodu (örn. USD, EUR).
Açıklama

Bu öznitelik, Fatura Tutarı'nın hangi para biriminden olduğunu belirtir. Herhangi bir finansal değer için temel bir bağlam sunar.

Çok uluslu bir organizasyonda, faturaları para birimlerini dikkate almadan analiz etmek yanıltıcı olabilir. Bu alan, tüm tutarları tek bir raporlama para birimine dönüştürerek veya bölgesel finansal faaliyetleri anlamak için analizi para birimine göre bölümlendirerek finansal verilerin doğru şekilde işlenmesine sunar.

Neden Önemli?dir?

Fatura Tutarı için gerekli bağlamı sunarak, özellikle çok uluslu yapılarda doğru finansal analiz ve raporlamayı sunar.

Nereden Alınır??

Belge başlık tablolarında bulunur; başlıca BKPF-WAERS veya RBKP-WAERS'te yer alır.

Örnekler:::::::
USDEURGBPJPY
Gecikmiş Ödeme mi?
IsLatePayment
Faturanın vadesi geçtikten sonra ödenip ödenmediğini gösteren bir boolean değeri.
Açıklama

Bu hesaplanmış öznitelik, faturanın ödemesinin resmi vade tarihinden sonra yapılıp yapılmadığını gösteren basit bir doğru/yanlış (true/false) işaretidir. 'Ödeme Kapatma Tarihi' (Clearing Date) ile 'Fatura Vade Tarihi' (Invoice Due Date) karşılaştırılarak elde edilir.

Bu işaret, 'Ödeme Uyumluluğu ve Yaşlandırma' kontrol paneli'u ile 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI'ı için analizi basitleştirir. Gecikmiş ödeme sayısını saymak, zamanında ödeme yüzdesini hesaplamak ve yüksek oranlarda gecikmiş ödemesi olan tedarikçileri veya şirket kodlarını (company codes) belirlemek için kolay filtreleme ve toplama imkanı sunar.

Neden Önemli?dir?

Ödeme koşullarına uyumu doğrudan ölçer, zamanında ödeme KPI hesaplamasını basitleştirir ve düşük ödeme performansına sahip alanları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden Alınır??

Hesaplanan nitelik. Mantık şudur: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Örnekler:::::::
truefalse
Ödeme Koşulları
PaymentTerms
Tedarikçi ile fatura ödemesi için üzerinde anlaşılan ve genellikle indirim fırsatlarını da içeren koşullar.
Açıklama

Ödeme Şartları, ödeme vadelerini ve olası erken ödeme indirimlerini belirleyen kuralları tanımlar. Örneğin, 'Z001' gibi bir şart, '30 gün içinde ödenecek, 10 gün içinde ödenirse %2 indirim' anlamına gelebilir.

Bu özellik, 'Erken Ödeme İndirimi Yakalama Oranı' kontrol paneli'unun temelini oluşturur. Ödeme şartlarını analiz ederek, indirim almaya uygun tüm faturaları tespit etmek mümkündür. Bu tespit, alınan gerçek indirimlerle karşılaştırıldığında, kaçırılan tasarruf fırsatlarını ortaya koyar ve ödeme sürecinin verimliliğini ölçer.

Neden Önemli?dir?

Erken ödeme iskontosu fırsatlarını analiz etmek, ödeme sürecinin finansal performansını ölçmek ve kaçırılan tasarrufları tespit etmek için büyük önem taşır.

Nereden Alınır??

Tedarikçi kalemlerinde, BSEG-ZTERM tablosunda veya RBKP-ZTERM'deki fatura başlığında bulunur.

Örnekler:::::::
Z0010001NT30
Otomatikleştirildi mi?
IsAutomated
Aktivitenin bir insan kullanıcı tarafından değil, sistem tarafından otomatik olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini gösteren bir bayrak.
Açıklama

Bu boolean öznitelik, insan tarafından başlatılan etkinlikleri sistem görevleri (system jobs), iş akışları (workflows) veya botlar tarafından yürütülenlerden ayırır. Örneğin, otomatik bir ödeme çalıştırması veya sistem tarafından oluşturulan bir fatura kaydı otomatik olarak işaretlenecektir.

Bu özniteliği analiz etmek, Ticari Borçlar (Accounts Payable) sürecindeki otomasyon seviyesini anlamaya yardımcı olur. Otomasyon girişimlerinin başarısını ölçmek, otomatik ve manuel adımların verimliliğini karşılaştırmak ve otomasyon için daha fazla fırsat belirlemek için kullanılabilir.

Neden Önemli?dir?

Süreçteki otomasyon derecesini ölçmeye yardımcı olarak, otomasyon etkinliğinin analiz edilmesini ve daha fazla iyileştirme fırsatlarının belirlenmesini sunar.

Nereden Alınır??

User Name (örn. 'SAP_SYSTEM' veya 'BATCHUSER' gibi sistem kullanıcı ID'leri) veya otomatikleştirilmiş işlerle ilişkili belirli transaction kodlarına göre türetilir.

Örnekler:::::::
truefalse
Tedarikçi Fatura Numarası
VendorInvoiceNumber
Tedarikçinin kendi belgesinde belirttiği fatura numarası.
Açıklama

Bu, tedarikçinin kendi muhasebe sistemindeki referans numarasıdır ve fiziksel veya elektronik fatura belgesinde basılı olarak yer alır. Fatura alımı sırasında manuel olarak girilir veya OCR aracılığıyla yakalanır.

Bu alan, özellikle 'Potansiyel Yinelenen Fatura Ödemeleri' kontrol paneli'u için operasyonel amaçlar ve analizler açısından son derece önemlidir. Yinelenenleri tespit etmenin yaygın bir yöntemi, aynı Tedarikçi Adı, Tedarikçi Fatura Numarası ve Fatura Tutarı'nı paylaşan birden fazla dahili fatura belgesini aramaktır. Bir fatura için birincil harici referanstır.

Neden Önemli?dir?

Potansiyel çift ödemeleri tespit etmek için anahtar bir alan olup, tedarikçilerle iletişim kurmak için birincil harici referans görevi görür.

Nereden Alınır??

Belge başlığındaki 'Referans' alanında saklanır, genellikle BKPF-XBLNR.

Örnekler:::::::
INV-2023-9876733401120231015-001
Gerekli Önerilen Opsiyonel

Ticari Borçlar Fatura İşleme Aktiviteleri

Bunlar, doğru süreç keşfi ve optimizasyonu için event lognuza (event lognüze) kaydetmeniz gereken kritik süreç adımları ve kilometre taşlarıdır.
7 Önerilen 8 Opsiyonel
Aktivite Açıklama
Fatura Alındı
Bu aktivite, SAP'de bir fatura belgesinin manuel olarak veya OCR/VIM gibi otomatik bir arayüz aracılığıyla oluşturulmasını işaret eder. Bu event (olay), genellikle muhasebe belgesi başlığının oluşturulma tarih ve saatinden alınır.
Neden Önemli?dir?

Sürecin başlangıç noktası olarak, bu aktivite uçtan uca fatura Cycle Time'ını hesaplamak ve tüm Borç Hesapları sürecinin verimini ölçmek için gereklidir.

Nereden Alınır??

Bu olay, muhasebe belgesi başlık tablosundan (BKPF), belge oluşturma tarihi (CPUDT) ve saati (CPUTM) kullanılarak alınır.

Yakala

Fatura belgesi için oluşturma zaman damgası (zaman damgası)nı (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) kullanın.

Event tipi explicit
Fatura İptal Edildi
Fatura belgesi ters kayda alınmış (iptal edilmiş), böylece finansal etkisi geçersiz kılınmıştır. Bu, sürecin alternatif bir nihai durumudur ve genellikle hatalı girişler veya tedarikçi anlaşmazlıkları nedeniyle oluşur.
Neden Önemli?dir?

İptalleri izlemek; mükerrer gönderimler veya hatalı fatura verileri gibi süreç başarısızlıklarının nedenlerini anlamaya yardımcı olur ve yukarı akış sorunlarına işaret edebilir.

Nereden Alınır??

Bu, bir iptal belgesi oluşturulduğunda açıkça kaydedilir. Orijinal belge başlığında (BKPF) iptal belgesi numarası (STBLG) ve iptal nedeni belirtilecektir.

Yakala

Orijinal belgenin başlığında (BKPF-STBLG) bağlantılı olan iptal belgesinin kayıt tarihini belirleyin.

Event tipi explicit
Fatura Muhasebeleştirildi
Fatura, Genel Muhasebeye resmi olarak kaydedilmiş, böylece finansal bir yükümlülük oluşturulmuştur. Park edilmiş bir belge kaydedilmiş bir belgeye dönüşür veya doğrudan bir kayıt yapılır.
Neden Önemli?dir?

Bu kritik bir finansal dönüm noktasıdır. Şirketin ödeme yükümlülüğünü teyit eder ve genellikle ödeme planlaması için bir ön koşuldur.

Nereden Alınır??

Bu olay, belge başlığındaki (BKPF) Kayıt Tarihi (Posting Date - BUDAT) ile tanımlanır. Kaydedilmiş bir belgenin belge durumu (BKPF-BSTAT) boştur.

Yakala

Park edilmemiş belgeler için (BKPF-BSTAT boşsa) kayıt zaman damgası (zaman damgası)nı (BKPF-BUDAT) kullanın.

Event tipi explicit
Fatura Onaylandı
Fatura, workflow (iş akışı) sistemi içinde gerekli tüm onayları almıştır. Bu genellikle bir faturanın kaydedilmeden veya ödeme için blokajı kaldırılmadan önceki son adımdır.
Neden Önemli?dir?

Bu kilit dönüm noktası, onay döngüsünün sonunu işaret eder. Yönlendirme ve onay arasındaki süre, verimlilik için kritik bir ölçüttür.

Nereden Alınır??

SAP Business Workflow log'larından bir tamamlama veya son onay adımı olarak alınır. Alternatif olarak, yönlendirme sonrası bir ödeme engelinin kaldırılmasından çıkarılabilir.

Yakala

SAP workflow loglarından workflow tamamlama olaylarını çıkarın veya son 'onaylama' olayını belirleyin.

Event tipi explicit
Ödeme Gerçekleşti
Bu aktivite, ödeme ve faturanın alt defterde (sub-ledger) birbiriyle mutabakatının sağlandığı, faturanın nihai kapanışını işaret eder. Bu, sürecin tamamlandığı anlamına gelir.
Neden Önemli?dir?

Sürecin kesin sonu olarak, bu aktivite doğru uçtan uca Cycle Time hesaplaması için büyük önem taşır. Yükümlülüğün yerine getirildiğini doğrular.

Nereden Alınır??

Bu, fatura belgesinin (BSEG tablosu) tedarikçi satır kaleminde Ödeme Kapatma Tarihi (Clearing Date - AUGDT) alanının doldurulmasıyla işaretlenen açık bir olaydır.

Yakala

Fatura kalemindeki mahsup tarihini (BSEG-AUGDT) kullanın.

Event tipi explicit
Ödeme Gerçekleştirildi
Faturaya karşı bir ödeme yapılmıştır. Bu durum, ödeme akışı tamamlandığında ve bir ödeme belgesi oluşturulup kaydedildiğinde (posted) yakalanır.
Neden Önemli?dir?

Bu aktivite, nakit akışı analizi ve bu tarihin fatura vade tarihi ile karşılaştırılmasıyla 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI'ını ölçmek için büyük önem taşır.

Nereden Alınır??

Bu, faturayı kapatan ödeme belgesinin kayıt tarihinden (posting date) alınır. Ödeme belgesi numarası, fatura satır kaleminin (BSEG) kapatma belgesi alanında (AUGBL) bağlantılıdır.

Yakala

Fatura kaleminin mutabakatını sağlayan ödeme belgesinin kayıt tarihini (BUDAT) belirleyin.

Event tipi explicit
Ödeme İçin Fatura Bloke Edildi
Sistem, faturaya otomatik veya manuel olarak bir blokaj koyarak ödenmesini engellemiştir. Bu durum genellikle fiyat, miktar tutarsızlıkları veya eksik onaylardan kaynaklanır.
Neden Önemli?dir?

Bu, sorunların ve tekrar işleme ihtiyacının önemli bir göstergesidir. Blokaj nedenleri ve sürelerinin analizi, ödeme gecikmelerinin ve süreç verimsizliklerinin temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Nereden Alınır??

Bu, muhasebe belgesinin (BSEG tablosu) tedarikçi satır kalemindeki Ödeme Engelleme Anahtarı (Payment Block Key - ZLSPR) alanına kaydedilen açık bir durumdur.

Yakala

BSEG-ZLSPR alanı bir blokaj nedeni doldurulduğunda, değişiklik belgeleri aracılığıyla kayda alınır.

Event tipi explicit
Fatura Onaya Yönlendirildi
Fatura, iş kurallarına göre gerekli onaylar için bir workflow'a (iş akışına) gönderilmiştir. Bu, onay alt sürecinin başlangıcını işaret eder.
Neden Önemli?dir?

Bu aktivite, 'Ortalama Fatura Onay Süresi' KPI'ını ölçmek ve onay darboğazlarını analiz etmek için başlangıç noktasıdır.

Nereden Alınır??

Fatura objesine (örn. BUS2081) bağlı bir workflow örneğinın başlangıcını kaydeden SAP Business Workflow log'larından (SWW* tabloları) alınabilir.

Yakala

SAP workflow loglarından (ör. SWW_WIHEAD tablosu) fatura belgesiyle ilişkili workflow başlangıç olaylarını çıkarın.

Event tipi explicit
Fatura Park Edildi
Sisteme girilmiş ancak henüz genel muhasebeye kaydedilmemiş bir faturayı temsil eder. Bu, genellikle eksik bir belgeyi daha sonra işlenmek veya onaylanmak üzere kaydetmek amacıyla atılan kasıtlı bir adımdır.
Neden Önemli?dir?

Park edilmiş faturaları izlemek, resmi kayıt süreci başlamadan önceki gecikmeleri tespit etmeye ve veri bütünlüğü veya ilk doğrulama sorunlarını belirlemeye yardımcı olur.

Nereden Alınır??

Bu durum, muhasebe belgesi başlığındaki belge durumu alanından (park edilmiş belgeler için BKPF-BSTAT = 'V') alınır. İlgili olay, bu durumun ayarlanmasıyla tetiklenir.

Yakala

BKPF tablosu için BSTAT alanının 'V' (Vor-erfasst/Ön-kayıtlı) olarak ayarlandığı değişiklik belgelerini belirleyin.

Event tipi inferred
Fatura Reddedildi
Bir onaylayıcı, onay iş akışını (workflow) (iş akışı) sırasında faturayı reddetmiştir. Bu aksiyon, genellikle faturayı düzeltme veya açıklama için tekrar işlemciye gönderir.
Neden Önemli?dir?

Reddedilen işlemleri izlemek, onay sürecindeki yeniden işleme döngülerini ortaya çıkarır ve politika uyumluluğu veya hatalı fatura kodlaması ile ilgili sorunları gösterebilir.

Nereden Alınır??

Bu, fatura ile ilişkili SAP Business Workflow logları içinde belirli bir sonuç olayı olarak yakalanır.

Yakala

SAP workflow loglarından 'reddedildi' durumundaki olayları çıkarın.

Event tipi explicit
Fatura Vadesi Geçti
Faturanın net vade tarihinin, herhangi bir ödeme yapılmadan geçtiğini gösteren hesaplanmış bir event (olay). Bu, gecikmiş veya vadesi geçmiş bir ödeme durumunu işaret eder.
Neden Önemli?dir?

'Ödeme Uyumluluğu ve Vade' kontrol paneli'u için temel olan bu aktivite, vadesi geçmiş faturaları proaktif olarak belirlemeye ve yönetmeye, ayrıca gecikmeli ödemelerin temel nedenlerini analiz etmeye yardımcı olur.

Nereden Alınır??

Bu, SAP'de açık bir olay değildir. Sistemin mevcut tarihi ile Net Vade Tarihi (BSEG-ZFBDT veya başlangıç tarihi ve ödeme koşullarından hesaplanan) karşılaştırılarak hesaplanır.

Yakala

Olay zaman damgası (zaman damgası)'i fatura net vade tarihinden büyük olduğunda tetiklenen hesaplanmış event.

Event tipi calculated
Mal Kabulü Eşleştirildi
Bu aktivite, fatura miktarlarının ve değerlerinin ilgili bir mal kabul belgesiyle başarıyla eşleştirildiğini gösterir. Bu, 3 yönlü eşleştirme senaryosundaki son doğrulamadır.
Neden Önemli?dir?

Bunu izlemek, 3 yollu eşleştirme sürecindeki verimsizlikleri ve alınan mallar ile tedarikçi tarafından faturalandırılanlar arasındaki tutarsızlıkları tespit etmeye yardımcı olur.

Nereden Alınır??

Bu, fatura satır kaleminde bir malzeme belgesi referansının (mal kabul) varlığından çıkarılır ve genellikle satın alma siparişi kalem geçmişi aracılığıyla bağlanır.

Yakala

Fatura kaleminde bir Mal Kabul belgesi referansının varlığından anlaşılır (örneğin, MIRO faturaları için RSEG'de).

Event tipi inferred
Ödeme Teklifi Oluşturuldu
Fatura, bir ödeme çalıştırmasının (örn. F110) bir parçası olarak ödeme teklifine dahil edilmiştir. Artık ödenmek üzere planlanmıştır ve çalıştırmanın nihai olarak tamamlanması beklenmektedir.
Neden Önemli?dir?

Bu aktivite, açık bir yükümlülükten ödeme için aktif olarak hazırlanan bir kaleme geçişi gösterir ve ödeme operasyonlarının verimliliğini analiz etmeye yardımcı olur.

Nereden Alınır??

Bu olay, ödeme çalıştırma veri tablolarında, özellikle REGUP (Ödeme Programından İşlenen Kalemler) ve REGUH (Başlık) tablolarında açıkça kaydedilir.

Yakala

REGUH'da belirlenen bir ödeme koşusu için bir faturanın REGUP tablosunda ne zaman göründüğünü belirleyin.

Event tipi explicit
Satınalma Siparişi Eşleştirildi
Bu aktivite, faturanın ilgili bir satın alma siparişiyle başarıyla eşleştirildiğini gösterir. Bu, tedarik bazlı faturalar için 3 yönlü eşleştirme sürecinde temel bir adımdır.
Neden Önemli?dir?

Bu aktivitenin analizi, eşleştirme sürecinin verimliliğini ölçmeye yardımcı olur ve '3 Yönlü Eşleştirme Performansı' ile 'PO'suz Fatura Yüzdesi' KPI'ları için temel teşkil eder.

Nereden Alınır??

Bu, BSEG veya ACDOCA tablosundaki bir fatura satır kaleminde geçerli bir Satın Alma Siparişi numarası (EBELN) ve kalemi (EBELP) bulunduğunda çıkarılır.

Yakala

Oluşturulduğunda fatura belgesinde bir Satınalma Siparişi referansının (BSEG-EBELN) varlığından anlaşılır.

Event tipi inferred
Uyuşmazlık Giderildi
Bu aktivite, daha önce tespit edilmiş ve muhtemelen bir ödeme blokajına neden olmuş bir sorunun araştırıldığını ve çözüldüğünü gösterir. Bu durum, bir faturadan ödeme blokajı kaldırıldığında kaydedilir.
Neden Önemli?dir?

Bu yeniden işleme döngüsünü takip etmek, 'Fatura Tutarsızlığı Yeniden İşleme Analizi' kontrol paneli'u için büyük önem taşır. Hataları düzeltmek için harcanan zamanı ve eforu ölçmeye yardımcı olur.

Nereden Alınır??

Bu, ödeme blokajının kaldırıldığını gösteren değişiklik belgelerinden çıkarılır. BSEG-ZLSPR alanı için değişiklik günlüğü (change log) birincil kaynaktır.

Yakala

BSEG tablosu için ZLSPR alanının bir değerden boşluğa değiştirildiği değişiklik belgelerini belirleyin.

Event tipi inferred
Önerilen Opsiyonel

Veri Çıkarma Kılavuzları

SAP S/4HANA'dan data'nızı nasıl alırsınız?