Sözleşme Yönetimi Veri Şablonunuz

Aktivite Adı, sözleşme yönetimi sürecindeki bir adımı tanımlar. Bu aktiviteler 'Sözleşme Taslağı Hazırlandı', 'Hukuki İnceleme Tamamlandı' veya 'Sözleşme İcra Edildi' gibi ayrı görevleri temsil eder. Belirli bir Sözleşme Kimliği için bu aktivitelerin kronolojik sırası, süreç akışını oluşturur.

Bu öznitelik, process mining'de temel görselleştirme olan süreç haritasını oluşturmak için kritiktir. Farklı aktivitelerin sırasını ve sıklığını analiz ederek analistler, gerçek süreç akışını anlayabilir, standart prosedürden sapmaları belirleyebilir ve tekrarlayan revizyon döngüleri gibi yeniden işleme veya verimsizlik alanlarını tespit edebilir.

Süreç adımlarını tanımlar, sözleşme yaşam döngüsünün görselleştirilmesine ve süreç sapmalarının ve darboğazlarının belirlenmesine olanak tanır.

Genellikle ana sözleşme kaydıyla ilişkili event log'larında, denetim izlerinde veya durum geçmişi tablolarında bulunur.

Olay Başlangıç Zamanı, sözleşme yaşam döngüsünde bir aktivitenin başlangıcını işaret eder. Bu zaman damgası, olayları kronolojik olarak sıralamak ve aktivitelerin süresini ile genel süreç döngü süresini hesaplamak için esastır. Süreç akışını zaman içinde anlamak için gerekli zamansal bağlamı sağlar.

Analizde, bu zaman damgası süreç haritasını oluşturmak ve 'Ortalama Sözleşme Döngü Süresi' ve 'Ortalama Onay Süresi' gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için kullanılır. En çok zaman tüketen adımları ortaya çıkararak darboğaz analizini mümkün kılar. Aktiviteler arasındaki başlangıç zamanlarını karşılaştırmak, geçiş sürelerinin detaylı bir şekilde incelenmesini sağlayarak süreç adımları arasındaki gecikmeleri vurgular.

Bu zaman damgası, olayları sıralamak, süreç döngü sürelerini hesaplamak ve zamana dayalı darboğazları belirlemek için temeldir.

Sistem denetim loglarında, işlem kayıtlarında veya süreç adımlarının zaman damgalarını yakalayan olay geçmişi tablolarında mevcuttur.

Sözleşme Kimliği, tek bir sözleşme yaşam döngüsüne atanan benzersiz bir anahtardır. İlk talepten nihai sona erme veya feshe kadar her olayı birbirine bağlayan merkezi bir bağlantı görevi görür. Taslak hazırlama, incelemeler, onaylar ve yürütme gibi tüm aktiviteler bu belirli kimlikle ilişkilendirilir.

Process mining analizinde, Sözleşme Kimliği, her sözleşmenin uçtan uca yolculuğunu yeniden yapılandırmak için temeldir. İlgili olayları tek bir olayda gruplandırarak, tüm süreç akışının görselleştirilmesini ve analizini sağlar. Tutarlı bir Sözleşme Kimliği olmadan, döngü sürelerini doğru bir şekilde ölçmek, darboğazları belirlemek veya süreç varyantlarını analiz etmek imkansız olacaktır.

Bu tanımlayıcı, bir sözleşmeyi tüm yaşam döngüsü boyunca takip etmek için esastır; doğru süreç keşfi ve performans ölçümünü mümkün kılar.

Genellikle bir Contract Lifecycle Management (CLM) sistemindeki bir sözleşme nesnesinin başlık veya birincil kaydında bulunur.

Kaynak Sistem özniteliği, olay verilerinin kaynağını tanımlar. Birçok kuruluşta, sözleşme yaşam döngüsü, bir CLM platformu, başlangıç için bir CRM ve finansal veri için bir ERP sistemi gibi birden fazla sistemi kapsayabilir. Her olay için kaynak sistemi belirtmek, veri doğrulama ve sürecin teknolojik manzarasını anlamak için çok önemlidir.

Process Mining analizinde, bu öznitelik farklı sistemler arasındaki süreç parçalanmasını belirlemeye yardımcı olur. Gecikmelerin veya sorunların belirli uygulamalar arasındaki veri aktarımlarıyla ilişkili olup olmadığını ortaya çıkarabilir. Ayrıca veri yönetimi ve veri kalitesi sorunlarını kaynağına kadar takip etmek için de önemlidir.

Veri doğrulama, süreç parçalanmasını anlama ve veri kalitesi sorunlarını giderme için kritik olan verinin kaynağını belirler.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma süreci sırasında eklenir veya sistem log'larında standart bir alan olarak bulunabilir.

Son Veri Güncelleme zaman damgası, analiz edilen verinin ne kadar güncel olduğunu belirtir. Veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinin en son ne zaman çalıştığını gösterir, böylece analizin ne kadar güncel olduğu konusunda bağlam sağlar. Bu, iş etkinliğinin ne zaman gerçekleştiğini kaydeden olay zaman damgasından farklıdır.

Analiz amacıyla, bu öznitelik veri yönetimi ve içgörülerin güncelliğini paydaşlara iletmek için kritik öneme sahiptir. Kullanıcıların gerçek zamanlı bilgilere mi yoksa önceki bir gün veya haftadan alınmış bir anlık görüntüye mi baktıklarını anlamalarına yardımcı olur. Bu bağlam, Process Mining dashboard'larına dayanarak zamanında ve bilinçli kararlar almak için hayati önem taşır.

Verilerin güncelliği hakkında kritik bağlam sağlar, paydaşların süreç içgörülerinin ne kadar güncel olduğunu anlamalarını garanti eder.

Bu zaman damgası genellikle veri entegrasyonu veya ETL aracı tarafından veri yükleme süreci sırasında oluşturulur ve depolanır.

Departman özniteliği, sözleşmeden sorumlu veya sözleşmeyle ilişkili dahili ekibi veya iş birimini tanımlar. Bu genellikle sözleşme sahibinin departmanı veya sözleşme talebini başlatan ekiptir.

Bu, dahili kıyaslama ve iş yükü analizi için kilit bir boyuttur. Sözleşme yönetimi sürecinin kuruluşun farklı bölümlerinde nasıl farklılaştığını anlamaya yardımcı olur. 'Ekip İş Yükü ve Verimlilik' dashboard'u, performansı karşılaştırmak, kaynak ihtiyaçlarını belirlemek ve ek eğitim veya süreç desteği gerektirebilecek departmanları vurgulamak için departmana göre filtrelenebilir. 'Hangi departman en uzun onay döngülerine sahip?' veya 'Satış departmanındaki süreç Satın Alma ile nasıl karşılaştırılır?' gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur.

Farklı iş birimleri arasındaki süreç performansının karşılaştırılmasını sağlayarak, dahili darboğazları belirlemeye ve en iyi uygulamaları paylaşmaya yardımcı olur.

Genellikle sözleşme sahibinin kullanıcı profiliyle ilişkilendirilir veya sözleşme kaydının kendisinde bir alan olarak belirtilir.

Karşı Taraf Adı, kuruluşun anlaşma yaptığı harici varlığı tanımlar. Bu bir müşteri, tedarikçi veya ortak olabilir. Sözleşme ile düzenlenen iş ilişkisi hakkında kritik bağlam sağlar.

Analiz için bir boyut olarak, karşı taraf paha biçilmezdir. İşletmenin satıcıya veya müşteriye göre süreç performansını analiz etmesine olanak tanır. Örneğin, bir analiz belirli karşı taraflarla yapılan müzakerelerin sürekli olarak ortalamadan daha uzun sürdüğünü gösterebilir. Bu içgörü, gelecekteki müzakere stratejilerini bilgilendirebilir, ilişkileri yönetmeye yardımcı olabilir ve süreci hızlandırmak için stratejik ortaklar için özel sözleşme şablonları oluşturmak için kullanılabilir.

Harici tarafı tanımlayarak, müşteri veya tedarikçiye göre döngü süreleri ve müzakere modellerinin analizini sağlar.

Sözleşme kaydında yer alan, genellikle müşteriler veya tedarikçiler için ana veri kaydına bağlı standart bir alan.

Kullanıcı Adı, sözleşme yaşam döngüsünde belirli bir görevi tamamlamaktan sorumlu kişiyi tanımlar. Bu kişi sözleşme sahibi, hukuki inceleyici, onaylayıcı veya imza sahibi olabilir. Bu öznitelik, süreç etkinliklerini gerçekleştiren kişilere bağlar.

Process Mining'de bu öznitelik, ekip ve bireysel performansa dair bir görünüm sunar. İşin nasıl dağıtıldığını analiz etmek, aşırı yüklenmiş çalışanları veya ekipleri belirlemek ve performansı değerlendirmek için 'Ekip İş Yükü ve Verimlilik' gibi dashboard'larda kullanılır. Ayrıca, farklı kullanıcı davranışlarının süreç varyasyonlarına veya gecikmelere nasıl yol açabileceğini anlamaya yardımcı olur, hedefe yönelik eğitim veya kaynak tahsisini mümkün kılar.

Süreç aktivitelerini bireylere bağlar; iş yükü dağılımı, ekip performansı ve kaynak tahsisinin analizini sağlar.

Genellikle kaynak sistemdeki işlem kayıtlarında, denetim log'larında veya görev atama alanlarında bulunur.

Olay Bitiş Zamanı, bir aktivitenin tamamlandığını işaret eder. Olay Başlangıç Zamanı ile eşleştirildiğinde, sözleşme yaşam döngüsündeki her bir adım için işlem süresinin hassas bir şekilde hesaplanmasına olanak tanır. Bu ayrıntı düzeyi, detaylı bir performans analizi için esastır.

Bu öznitelik, darboğaz analizi için temel olan aktivite sürelerini hesaplamak için kullanılır. 'Onay ve İnceleme Darboğaz Analizi' gibi dashboard'lar, sözleşmelerin geciktiği adımları vurgulamak için bu verilere güvenir. Her aktivitenin süresini anlayarak, kuruluşlar iyileştirme çabalarını hukuki incelemeler veya müzakereler gibi sürecin en çok zaman alan kısımlarına odaklayabilir.

Süreç darboğazlarının kesin konumunu belirlemek için kritik olan aktivite düzeyindeki sürelerin hesaplanmasını sağlar.

Sistem denetim loglarında veya olay geçmişi tablolarında bulunur. Açıkça kaydedilmemişse, sonraki olayın başlangıç zamanından türetilmesi gerekebilir.

Sözleşme Değeri, bir sözleşmenin finansal önemini nicelleştirir. Bu miktar, sözleşmeleri önceliklendirmeye ve kuruluşa olan etkilerini anlamaya yardımcı olan kritik bir iş bağlamıdır. Genellikle belirli bir para biriminde ifade edilir.

Process mining'de bu öznitelik, süreç performansının iş üzerindeki etkisini analiz etmek için kullanılır. 'İş Etkisi ve Verimlilik' dashboard'u, işlenen, takılı kalan veya yürütülen sözleşmelerin değerini göstermek için bu veriyi kullanır. Yüksek değerli sözleşmelerin önceliklendirilmesine olanak tanır ve 'En değerli sözleşmelerimiz onaylarda takılıyor mu?' veya 'Yenileme tarihlerini kaçıran sözleşmelerin değeri nedir?' gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur.

Sözleşmelerin finansal etkisini nicelleştirir, süreç verimsizliklerinin yüksek değerli anlaşmaları nasıl etkilediğinin önceliklendirilmesini ve analizini sağlar.

Bir CLM veya ERP sistemindeki ana sözleşme kaydının finansal detaylar bölümünde bulunur.

Sözleşme Durumu, bir sözleşmenin yaşam döngüsünde belirli bir anda nerede olduğuna dair bir anlık görüntü sunar. Bu öznitelik, sözleşme önemli kilometre taşlarından geçerken sıklıkla güncellenir. Sözleşmenin ilerlemesine dair üst düzey bir özet sunar.

Bu öznitelik, sözleşme portföyünün belirli kısımlarını analiz etmek için olayları filtrelemek açısından son derece faydalıdır. Örneğin, analistler yükümlülük yönetimi için 'Aktif' sözleşmelere veya gecikmelerin nedenlerini anlamak için 'Takılı Kalmış' sözleşmelere odaklanabilirler. Her aşamadaki sözleşme hacmini görselleştirmeye ve 'Takılı Kalmış Sözleşme Oranı' KPI'ını ölçmeye yardımcı olan 'Sözleşme Yaşam Döngüsü Performansı' dashboard'unun kilit bir bileşenidir.

Bir sözleşmenin mevcut aşamasına dair üst düzey bir görünüm sunarak, sözleşme portföyünün yaşam döngüsü aşamasına göre filtrelenmesini ve analiz edilmesini sağlar.

Bu, bir CLM sistemindeki ana sözleşme kaydında yer alan birincil durum alanıdır.

Sözleşme Türü, sözleşmeleri hukuki niteliği ve amacına göre sınıflandıran kategorik bir özniteliktir. Yaygın türler arasında NDA'lar, MSA'lar, SOW'lar ile satış veya tedarik sözleşmeleri bulunur. Bu sınıflandırma, sözleşme yaşam döngüsüne temel bir iş bağlamı sağlar.

Bu öznitelik, karşılaştırmalı analiz için güçlü bir boyuttur. Analistlerin, belirli sözleşme türlerinin farklı süreç akışlarına, daha uzun döngü sürelerine veya daha yüksek yeniden işleme oranlarına sahip olup olmadığını görmek için süreç haritasını ve KPI'ları filtrelemesine olanak tanır. Örneğin, bir analiz, MSA'ların yasal incelemede NDA'lardan önemli ölçüde daha uzun sürdüğünü ortaya çıkarabilir ve bu da daha karmaşık anlaşma türleri için bir süreç yeniden tasarımını tetikleyebilir.

Farklı sözleşme türlerinin döngü süresini, karmaşıklığını ve riski nasıl etkilediğini ortaya koyarak süreçlerin segmentasyonuna ve karşılaştırmasına olanak tanır.

Bu, herhangi bir CLM sistemindeki ana sözleşme kaydında yer alan standart bir alandır.

Revizyon Sayısı, bir sözleşmenin yürürlüğe girmeden önce geçirdiği yeniden çalışma miktarını takip eder. Belge her düzenlendiğinde ve yeni bir sürüm oluşturulduğunda, bu sayının artması gerekir. Bu, müzakere sürecinin karmaşıklığının ve tartışmalılığının bir göstergesi olarak hizmet eder.

Bu öznitelik, verimliliğin doğrudan bir ölçüsüdür ve 'Sözleşme Yeniden Çalışma Oranı' KPI'ını hesaplamak için kullanılır. 'Müzakere ve Yeniden Çalışma Verimliliği' dashboard'ı, aşırı sayıda revizyon gerektiren sözleşmeleri, karşı tarafları veya sözleşme türlerini belirlemek için bu veriyi kullanır. Yüksek revizyon sayıları genellikle daha uzun döngü süreleri ile ilişkilidir ve net olmayan gereksinimleri, agresif müzakere taktiklerini veya daha iyi standart şablonlara olan ihtiyacı gösterebilir.

Yeniden işleme ve müzakere karmaşıklığı seviyesini ölçer, verimsizlik ve uzun döngü sürelerinin nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Sözleşme belgesindeki bir sürüm numarası alanından alınabilir veya her bir durum için 'Sözleşme Revize Edildi' aktivitelerinin sayısı sayılarak türetilebilir.

Bitiş Tarihi, bir sözleşmenin vadesinin sona erdiğini gösteren kritik bir tarih alanıdır. Aktif sözleşmelerin yaşam döngüsünü yönetir ve yenileme veya fesih aktiviteleri için birincil tetikleyicidir. Bitiş tarihlerinin doğru yönetimi, istenmeyen hizmet kesintilerini veya gelir kayıplarını önlemek için anahtardır.

Process mining'de bu öznitelik, 'Yükümlülük ve Yenileme Yönetimi' dashboard'u için esastır. Yenileme aktivitelerinin tarihini bitiş tarihiyle karşılaştırarak 'Zamanında Yenileme Oranı' KPI'ını hesaplamak için kullanılır. Bitiş tarihine yaklaşan sözleşmeleri analiz etmek, kuruluşların yenileme süreçlerini proaktif olarak yönetmelerine ve gelir sızıntısı veya operasyonel kesintileri önlemelerine olanak tanır.

Yenileme yönetimi ve risk azaltma için kritik olan bu tarih, sözleşme kilometre taşlarını takip etmeye ve zamanında eylem yapılmasını sağlamaya yardımcı olur.

Bu, bir CLM sistemindeki ana sözleşme kaydında yer alan anahtar bir tarih alanıdır.