Sözleşme yönetimi Veri Templateiniz

Etkinlik adı, sözleşme yönetimi sürecindeki bir adımı tanımlar. 'Sözleşme taslağı hazırlandı', 'Hukuk incelemesi tamamlandı' veya 'Sözleşme yürürlüğe girdi' gibi ayrı görevleri ifade eder. Belirli bir sözleşme kimliğiyle ilişkili etkinliklerin kronolojik sıralaması, süreç akışını oluşturur.

Bu öznitelik, Process Mining çalışmalarının temel görselleştirmesi olan süreç haritasını oluşturmak için önemlidir. Analistler farklı etkinliklerin sıralamasını ve sıklığını inceleyerek sürecin gerçekte nasıl ilerlediğini anlayabilir, standart prosedürden sapmaları belirleyebilir ve tekrarlanan düzeltme döngüleri gibi yeniden çalışma veya verimsizlik alanlarını saptayabilir.

Sürecin adımlarını tanımlar; sözleşmenin yaşam döngüsünü görselleştirmeyi, süreç sapmalarını ve darboğazları belirlemeyi sağlar.

Genellikle ana sözleşme kaydıyla ilişkili olay günlüklerinde, denetim izlerinde veya durum geçmişi tablolarında bulunur.

Olay başlangıç zamanı, sözleşmenin yaşam döngüsündeki bir etkinliğin başlangıcını gösterir. Olayları kronolojik sıraya koymak, etkinliklerin süresini ve sürecin genel çevrim süresini hesaplamak için bu zaman damgası gereklidir. Süreç akışını zaman içinde anlamak için gereken bağlamı sağlar.

Analizde bu zaman damgası, süreç haritasını oluşturmak ve 'Ortalama sözleşme çevrim süresi' ile 'Ortalama onay süresi' gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için kullanılır. En çok zaman alan adımları göstererek darboğaz analizine yardımcı olur. Etkinliklerin başlangıç zamanlarını karşılaştırmak, adımlar arasındaki geçiş sürelerini ayrıntılı biçimde incelemeyi ve gecikmeleri belirlemeyi sağlar.

Olayları sıralamak, süreç çevrim sürelerini hesaplamak ve zamana bağlı darboğazları belirlemek için temel bilgidir.

Süreç adımlarının zaman damgalarını kaydeden sistem denetim günlüklerinde, işlem kayıtlarında veya olay geçmişi tablolarında bulunur.

Sözleşme kimliği, tek bir sözleşmenin yaşam döngüsüne atanan benzersiz anahtardır. İlk talepten sözleşmenin sona ermesine veya feshedilmesine kadar tüm olayları birbirine bağlar. Taslak hazırlama, inceleme, onay ve yürürlüğe koyma gibi tüm etkinlikler bu kimlikle ilişkilendirilir.

Process Mining analizinde sözleşme kimliği, her sözleşmenin baştan sona izlediği yolu yeniden oluşturmak için temel bilgidir. İlgili olayları tek bir vakada gruplandırarak sürecin tamamını görselleştirmenizi ve analiz etmenizi sağlar. Tutarlı bir sözleşme kimliği olmadan çevrim sürelerini doğru ölçmek, darboğazları belirlemek veya süreç çeşitlerini incelemek mümkün olmaz.

Bu tanımlayıcı, sözleşmeyi tüm yaşam döngüsü boyunca takip etmek ve süreç keşfiyle performans ölçümünü doğru yapmak için gereklidir.

Genellikle Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi (CLM) sistemindeki sözleşme nesnesinin üstbilgisinde veya ana kaydında bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, olay verilerinin nereden geldiğini gösterir. Birçok kuruluşta sözleşmenin yaşam döngüsü; CLM platformu, sözleşme sürecini başlatmak için kullanılan CRM ve finansal veriler için kullanılan ERP sistemi gibi birden fazla sisteme yayılabilir. Veri doğrulama ve sürecin teknolojik ortamını anlama açısından her olayın kaynak sistemini belirtmek önemlidir.

Process Mining analizinde bu öznitelik, sürecin farklı sistemlere bölünmüş olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur. Gecikmelerin veya sorunların belirli uygulamalar arasındaki veri aktarımlarından kaynaklanıp kaynaklanmadığını gösterebilir. Ayrıca veri yönetişimi ve veri kalitesi sorunlarının kaynağına kadar izlenmesi için de önemlidir.

Verinin kaynağını gösterir. Veri doğrulama, süreçteki parçalanmayı anlama ve veri kalitesi sorunlarını gidermeye yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma sırasında eklenir veya sistem günlüklerinde standart bir alan olarak bulunabilir.

Son veri güncellemesi zaman damgası, analiz edilen verilerin ne kadar güncel olduğunu gösterir. Veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) işleminin en son ne zaman çalıştığını belirtir ve analizin güncelliği hakkında bağlam sağlar. Bu bilgi, iş etkinliğinin ne zaman gerçekleştiğini kaydeden olay zaman damgasından farklıdır.

Analizde bu öznitelik, veri yönetişimi ve içgörülerin güncelliğini paydaşlara aktarmak açısından önemlidir. Kullanıcıların gerçek zamanlı bilgilere mi yoksa önceki bir gün ya da haftadan alınmış bir anlık görüntüye mi baktığını anlamasına yardımcı olur. Bu bağlam, Process Mining Dashboardlarındaki bilgilere dayanarak zamanında ve bilinçli kararlar almak için gereklidir.

Verinin güncelliği hakkında önemli bağlam sağlar ve paydaşların süreç içgörülerinin ne kadar güncel olduğunu anlamasına yardımcı olur.

Bu zaman damgası genellikle veri yükleme sırasında veri entegrasyonu veya ETL aracı tarafından oluşturulur ve saklanır.

Departman özniteliği, sözleşmeden sorumlu olan veya sözleşmeyle ilişkili dahili ekibi ya da iş birimini gösterir. Bu genellikle sözleşme sahibinin departmanı veya sözleşme talebini başlatan ekiptir.

Dahili kıyaslama ve iş yükü analizi için önemli bir boyuttur. Sözleşme yönetimi sürecinin kuruluşun farklı bölümlerinde nasıl değiştiğini anlamaya yardımcı olur. 'Ekip iş yükü ve verimlilik' Dashboardu departmana göre filtrelenerek performans karşılaştırılabilir, kaynak ihtiyaçları belirlenebilir ve ek eğitim ya da süreç desteği gerekebilecek departmanlar saptanabilir. 'Onay süresi en uzun olan departman hangisi?' veya 'Satış departmanındaki süreç, Satın Alma departmanındaki süreçle nasıl karşılaştırılır?' gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur.

Farklı iş birimlerinin süreç performansını karşılaştırmayı, dahili darboğazları belirlemeyi ve iyi uygulamaları paylaşmayı sağlar.

Genellikle sözleşme sahibinin kullanıcı profiliyle ilişkilendirilir veya sözleşme kaydında bir alan olarak belirtilir.

Karşı tarafın adı, kuruluşun sözleşme yaptığı harici tarafı gösterir. Bu taraf müşteri, tedarikçi veya iş ortağı olabilir. Sözleşmenin düzenlediği iş ilişkisi hakkında önemli bağlam sağlar.

Karşı taraf, analizlerde değerli bir boyuttur. İşletmelerin süreç performansını tedarikçi veya müşteri bazında incelemesini sağlar. Örneğin analiz, belirli karşı taraflarla yapılan müzakerelerin sürekli olarak ortalamadan uzun sürdüğünü gösterebilir. Bu bulgu, gelecekteki müzakere stratejilerine yön verebilir, ilişkilerin yönetimine yardımcı olabilir ve süreci hızlandırmak için stratejik iş ortaklarına özel sözleşme şablonları oluşturulmasını sağlayabilir.

Harici tarafı belirler; müşteri veya tedarikçi bazında çevrim sürelerinin ve müzakere örüntülerinin analiz edilmesini sağlar.

Sözleşme kaydında bulunan standart bir alandır ve genellikle müşteri veya tedarikçi ana veri kaydıyla ilişkilendirilir.

Kullanıcı adı, sözleşmenin yaşam döngüsündeki belirli bir görevi tamamlamaktan sorumlu kişiyi gösterir. Bu kişi sözleşme sahibi, hukuk incelemesini yapan kişi, onaylayan veya imza yetkilisi olabilir. Bu öznitelik, süreç etkinliklerini bunları gerçekleştiren kişilerle ilişkilendirir.

Process Mining analizinde bu öznitelik, ekiplerin ve kişilerin performansını incelemeye yardımcı olur. İş yükünün nasıl dağıldığını analiz etmek, aşırı iş yükü altındaki çalışanları veya ekipleri belirlemek ve performansı değerlendirmek için 'Ekip iş yükü ve verimlilik' gibi Dashboardlarda kullanılır. Farklı kullanıcı davranışlarının süreçteki değişikliklere veya gecikmelere nasıl yol açabileceğini anlamaya da yardımcı olur. Böylece eğitim veya kaynak dağılımı belirli ihtiyaçlara göre planlanabilir.

Süreç etkinliklerini kişilerle ilişkilendirerek iş yükü dağılımının, ekip performansının ve kaynak tahsisinin analiz edilmesini sağlar.

Genellikle kaynak sistemdeki işlem kayıtlarında, denetim günlüklerinde veya görev atama alanlarında bulunur.

Olay bitiş zamanı, bir etkinliğin tamamlandığını gösterir. Olay başlangıç zamanıyla birlikte kullanıldığında, sözleşmenin yaşam döngüsündeki her adımın işlem süresini doğru biçimde hesaplamayı sağlar. Bu ayrıntı düzeyi, performansı incelemek için gereklidir.

Bu öznitelik, darboğaz analizinin temelini oluşturan etkinlik sürelerini hesaplamak için kullanılır. 'Onay ve inceleme darboğazı analizi' gibi Dashboardlar, sözleşmelerin geciktiği adımları göstermek için bu verilerden yararlanır. Her etkinliğin süresini anlayan kuruluşlar, iyileştirme çalışmalarını hukuk incelemeleri veya müzakereler gibi en çok zaman alan süreç adımlarına yöneltebilir.

Etkinlik düzeyindeki süreleri hesaplamayı ve süreç darboğazlarının tam olarak nerede oluştuğunu belirlemeyi sağlar.

Sistem denetim günlüklerinde veya olay geçmişi tablolarında bulunur. Açıkça kaydedilmemişse, sonraki olayın başlangıç zamanından türetilmesi gerekebilir.

Sözleşme değeri, sözleşmenin mali açıdan taşıdığı önemi gösterir. Kuruluşun önceliklerini belirlemeye ve sözleşmenin etkisini anlamaya yardımcı olan önemli bir iş bağlamı sağlar. Genellikle belirli bir para birimiyle ifade edilir.

Process Mining analizinde bu öznitelik, süreç performansının iş üzerindeki etkisini incelemek için kullanılır. 'İş etkisi ve işlem hacmi' Dashboardu, işleme alınan, beklemede kalan veya yürürlüğe giren sözleşmelerin değerini göstermek için bu verilerden yararlanır. Yüksek değerli sözleşmelere öncelik vermeyi sağlar ve 'En değerli sözleşmelerimiz onay aşamasında bekliyor mu?' veya 'Yenileme tarihini kaçıran sözleşmelerin toplam değeri nedir?' gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur.

Sözleşmelerin mali etkisini göstererek önceliklendirmeyi ve süreç verimsizliklerinin yüksek değerli sözleşmeleri nasıl etkilediğini incelemeyi sağlar.

CLM veya ERP sistemindeki ana sözleşme kaydının mali ayrıntılar bölümünde bulunur.

Sözleşme durumu, sözleşmenin belirli bir andaki yaşam döngüsünde hangi aşamada olduğunu gösterir. Sözleşme önemli dönüm noktalarından geçtikçe bu öznitelik güncellenir. Sözleşmenin ilerleyişini üst düzeyde özetler.

Bu öznitelik, sözleşme portföyünün belirli bölümlerini incelemek üzere vakaları filtrelemek için kullanışlıdır. Örneğin analistler, yükümlülük yönetimi için 'Etkin' sözleşmelere veya gecikme nedenlerini anlamak için 'Beklemede' sözleşmelere odaklanabilir. 'Sözleşme yaşam döngüsü performansı' Dashboardunun temel bileşenlerinden biridir. Her aşamadaki sözleşme sayısını görselleştirmeye ve 'Bekleyen sözleşme oranı' temel performans göstergesini ölçmeye yardımcı olur.

Sözleşmenin mevcut aşamasını üst düzeyde gösterir ve sözleşme portföyünü yaşam döngüsü aşamasına göre filtreleyip analiz etmeyi sağlar.

CLM sistemindeki ana sözleşme kaydında bulunan temel bir durum alanıdır.

Sözleşme türü, sözleşmeleri hukuki niteliğine ve amacına göre sınıflandıran kategorik bir özniteliktir. Yaygın türler arasında NDA, MSA, SOW, satış sözleşmeleri ve satın alma sözleşmeleri bulunur. Bu sınıflandırma, sözleşmenin yaşam döngüsünü anlamak için gerekli iş bağlamını sağlar.

Bu öznitelik, karşılaştırmalı analizlerde önemli bir boyuttur. Analistler süreç haritasını ve temel performans göstergelerini filtreleyerek belirli sözleşme türlerinin farklı süreç akışlarına, daha uzun çevrim sürelerine veya daha yüksek yeniden çalışma oranlarına sahip olup olmadığını görebilir. Örneğin analiz, MSA sözleşmelerinin hukuk incelemesinin NDA sözleşmelerine kıyasla çok daha uzun sürdüğünü ortaya çıkarabilir. Bu bulgu, daha karmaşık sözleşme türleri için sürecin yeniden tasarlanmasına yardımcı olabilir.

Süreçleri gruplandırıp karşılaştırmayı ve farklı sözleşme türlerinin çevrim süresini, karmaşıklığı ve riski nasıl etkilediğini görmeyi sağlar.

Her CLM sisteminde ana sözleşme kaydında bulunan standart bir alandır.

Düzeltme sayısı, sözleşmenin yürürlüğe girmeden önce ne kadar yeniden çalışma gerektirdiğini gösterir. Belge her düzenlenip yeni bir sürüm oluşturulduğunda bu sayı artırılmalıdır. Müzakere sürecinin karmaşıklığı ve anlaşmazlık düzeyi hakkında fikir verir.

Bu öznitelik, verimliliği doğrudan ölçer ve 'Sözleşmede yeniden çalışma oranı' temel performans göstergesini hesaplamak için kullanılır. 'Müzakere ve yeniden çalışma verimliliği' Dashboardu, aşırı sayıda düzeltme gerektiren sözleşmeleri, karşı tarafları veya sözleşme türlerini belirlemek için bu verilerden yararlanır. Düzeltme sayısının yüksek olması genellikle daha uzun çevrim süreleriyle ilişkilidir; belirsiz gereksinimlere, sert müzakere yöntemlerine veya daha iyi standart şablonlara duyulan ihtiyaca işaret edebilir.

Yeniden çalışma düzeyini ve müzakere karmaşıklığını ölçerek verimsizliğin ve uzun çevrim sürelerinin nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Sözleşme belgesindeki sürüm numarası alanından alınabilir veya her vaka için 'Sözleşme düzeltildi' etkinliklerinin sayısı hesaplanarak türetilebilir.

Sona erme tarihi, sözleşme süresinin bitişini gösteren önemli bir tarih alanıdır. Yürürlükteki sözleşmelerin yaşam döngüsünü belirler ve yenileme ya da fesih işlemlerini başlatan temel tarihtir. Hizmetlerin veya gelirin istemeden kesintiye uğramasını önlemek için sona erme tarihlerini doğru yönetmek önemlidir.

Process Mining çalışmalarında bu öznitelik, 'Yükümlülük ve yenileme yönetimi' Dashboardu için gereklidir. Yenileme etkinliklerinin tarihini sona erme tarihiyle karşılaştırarak 'Zamanında yenileme oranı' temel performans göstergesini hesaplamak için kullanılır. Sona erme tarihi yaklaşan sözleşmeleri incelemek, kuruluşların yenileme sürecini önceden yönetmesine ve gelir kaybını ya da operasyonel aksaklıkları önlemesine yardımcı olur.

Yenileme yönetimi ve riskleri azaltmak için önemlidir. Bu tarih, sözleşme dönüm noktalarını takip etmeye ve zamanında harekete geçmeye yardımcı olur.

CLM sistemindeki ana sözleşme kaydında bulunan önemli bir tarih alanıdır.