Kayıttan Raporlamaya - Dönem kapanışı ve mutabakat için Veri Templateiniz

Başlangıç zamanı veya olay zaman damgası, bir etkinliğin yürütüldüğü ya da durum değişikliğinin gerçekleştiği kesin tarih ve saati kaydeder. Olayları kronolojik sıraya koymak ve süreleri hesaplamak için temel bir veridir.

Process Mining analizinde bu zaman damgası, her finansal dönem için olay sırasını oluşturmak, etkinliklerin süresini hesaplamak ve sürecin toplam çevrim süresini ölçmek için kullanılır. Performans analizinin, darboğazları belirlemenin ve son teslim tarihlerine uyumu izlemenin temelini oluşturur.

Olayları sıralamak, çevrim süresi ve etkinlik süresi gibi zamana dayalı metrikleri hesaplamak ve süreç takvimini anlamak için gereklidir.

Bu bilgi genellikle Oracle Fusion Financials modüllerindeki yevmiye kayıtları, mutabakatlar ve dönem durumlarıyla ilişkili oluşturulma tarihi, son güncelleme tarihi veya işlem tarihi alanlarında bulunur.

Bu öznitelik, dönem sonu kapanış iş akışındaki Alt defter dönemi kapatıldı, Hesap mutabakatı başladı veya Finansal tablolar oluşturuldu gibi ayrı adımları kaydeder. Her etkinlik, süreç sırasında gerçekleşen bir aşamayı veya işlemi temsil eder.

Etkinlikleri incelemek, Process Mining analizinin temelini oluşturur. Süreç haritasını görselleştirmenizi, etkinlikler arasındaki süreyi ölçerek darboğazları belirlemenizi ve standart prosedürden sapmaları anlamak için süreç varyantlarını analiz etmenizi sağlar.

Sürecin adımlarını tanımlar. Süreç akışını görselleştirmek, darboğazları ortaya çıkarmak ve sapmaları incelemek için gereklidir.

Genellikle Genel Muhasebe, Yardımcı Defter Muhasebesi ve Finansal Konsolidasyon ve Kapanış gibi çeşitli Oracle Fusion Financials modüllerindeki işlem açıklamalarından, durum değişikliklerinden veya olay günlüklerinden alınır.

Finansal dönem, vaka için temel kimlik görevi görür ve ilgili raporlama döngüsünde hesapların kapatılması ve mutabakatıyla ilgili tüm etkinlikleri bir araya getirir. Örneğin Ocak 2023 veya 2024 1. çeyrek gibi her dönem, dönem sonu kapanış sürecinin tek bir örneğini temsil eder.

Process Mining analizinde bu öznitelik, dönem sonu kapanış sürecini baştan sona görmenizi sağlar. Toplam çevrim süresini hesaplamak, farklı dönemlerin performansını karşılaştırmak ve kapanış sürecindeki eğilimleri veya sistematik gecikmeleri belirlemek için kullanılır.

Bu temel kimlik, kapanışla ilgili tüm etkinlikleri tek bir süreç örneğinde bir araya getirerek her dönem kapanışının uçtan uca analiz edilmesini sağlar.

Genellikle Genel Muhasebe modülündeki dönem adı veya kimliğinden alınır. Oracle Fusion Financials içinde GL_PERIOD_STATUSES gibi tablolarda bulunabilir.

Bu öznitelik, olay verilerinin hangi bilgi sisteminden geldiğini gösterir. Bu süreçte kaynak her zaman Oracle Fusion Financials olacaktır; ancak verilerin birden fazla sistemden bir araya getirilebildiği ortamlarda bu bilgi yararlı olabilir.

Analizde verinin kaynağına ilişkin bağlam sağlar. Bu, veri yönetişimi ve doğrulama açısından, ayrıca sürecin kullandığı teknolojileri anlamak için önemlidir. İçgörülerin doğru uygulama ortamıyla ilişkilendirilmesine yardımcı olur.

Verinin kaynağına ilişkin önemli bağlamı sunar. Böylece birden fazla sistemin kullanıldığı ortamlarda netlik sağlar ve veri yönetişimini destekler.

Genellikle veri çıkarma sırasında eklenen ve Veri Seti kaynağını belirten sabit bir değerdir.

Bu öznitelik, Oracle Fusion Financials sisteminden en son veri çıkarma işleminin tarih ve saatini kaydeder. Process Mining aracında analiz edilen verinin ne kadar güncel olduğunu gösterir.

Kullanıcıların analizlerin ne kadar güncel olduğunu bilmesi önemlidir. Bu zaman damgası, gerçek zamanlı Dashboardların ve raporların güvenilirliğini değerlendirmeye yardımcı olur ve kararların güncel bilgilere dayanmasını sağlar.

Süreç analizine dayalı kararlar için önemli olan verinin güncelliğini kullanıcılara gösterir.

Veri alım hattı sırasında oluşturulup saklanan ve veri çıkarma işleminin zaman damgasını kaydeden bir meta veri alanıdır.

Bitiş zamanı, bir etkinliğin tamamlandığı kesin tarih ve saati kaydeder. Başlangıç zamanı başlangıcı, bitiş zamanı ise tamamlanmayı gösterir; böylece her adımın süresi doğru biçimde hesaplanabilir.

Bu öznitelik, tek tek etkinliklerin işlem süresini hesaplamak için gereklidir. Analistler, bitiş zamanından başlangıç zamanını çıkararak dönem sonu kapanış sürecinde en çok zaman alan adımları belirleyebilir ve darboğazları ve verimsizlikleri doğrudan görebilir.

Etkinliklerin işlem sürelerini hesaplamayı sağlar. Bu, darboğazları belirlemek ve operasyonel verimliliği ölçmek için temel bir adımdır.

Başlangıç zamanına benzer şekilde, bu bilgi genellikle Oracle Fusion Financials işlem tablolarındaki son güncelleme tarihi veya belirli tamamlanma tarihi alanlarında bulunur.

Bu öznitelik, dönem sonu kapanış etkinliğinden sorumlu olan veya etkinliğe katılan Kurumsal Muhasebe, FP&A ya da İç Denetim gibi departmanı gösterir. Sürece kurumsal bir bağlam kazandırır.

Süreci departmana göre bölümlere ayırmak, etkili bir analiz yöntemidir. Farklı iş birimlerinin kapanış verimliliğini karşılaştırmanızı, departmanlar arasındaki devir teslimlerin takvimi nasıl etkilediğini anlamanızı ve departman düzeyinde iş yükü dağılımını incelemenizi sağlar.

Kuruluşun farklı bölümlerindeki süreçleri karşılaştırmanızı, iyi uygulamaları belirlemenizi ve prosedürleri standartlaştırmanızı sağlar.

Oracle Fusion Financials içinde kullanıcının profilinden, Genel Muhasebe hesabının maliyet merkezi bölümünden veya tüzel kişiliğin kurumsal yapısından elde edilebilir.

Bu öznitelik, dönem sonu kapanışındaki belirli bir görevin sonucunu veya mevcut durumunu gösterir. Örneğin, yevmiye kaydı içe aktarma işlemi Başarılı ya da Başarısız; mutabakat ise Onaylandı ya da Reddedildi durumunda olabilir.

Bu durum bilgisi, süreçteki istisnaları ve sonuçları anlamak için önemlidir. Analistler otomatik işlerdeki başarısızlık oranlarını belirleyebilir, onay iş akışlarındaki ret döngülerini izleyebilir ve hangi etkinliklerin beklemede, hangilerinin tamamlanmış olduğunu görerek kapanışın güncel ilerlemesini takip edebilir.

Durum takibi; istisnaları, başarısızlıkları ve yeniden çalışma döngülerini belirlemeye yardımcı olarak süreç kalitesi ve güvenilirliği hakkında bilgi verir.

Bu bilgi genellikle Oracle Fusion Financials modüllerindeki işlem başlıklarının veya satırlarının durum alanlarında bulunur.

Bu öznitelik, kapanış takviminde veya kurum içi SLA’larda tanımlanan önemli kapanış aşamalarının beklenen tamamlanma tarihini saklar. Gerçek performansı ölçmek için karşılaştırma noktası olarak kullanılır.

Bu tarih, 'Kapanış Son Tarihlerine Uyumluluk' Dashboardu ve 'Zamanında Kapanış Oranı' KPI’ı için temel oluşturur. Sistem, gerçek tamamlanma zamanını (EventTime) hedef tarihle karşılaştırarak gecikmeleri otomatik olarak işaretleyebilir ve takvime uyumu ölçebilir. Böylece kapanış sürecinde takvime bağlı kalınmasına yardımcı olur.

Zamanında tamamlanma performansını ve son tarihlere uyumu ölçmenizi sağlar. Bu, finansal raporlamanın zamanında yapılması açısından önemlidir.

Bu bilgi genellikle bir kapanış yönetimi aracında veya Oracle Financials içindeki özel kapanış takvimi yapılandırmasında tutulur.

Bu öznitelik, mutabakat türünü Bilanço, Kâr ve Zarar veya Şirketler Arası gibi kategorilere ayırır. Mutabakat türlerine göre farklı iş akışları izlenebilir; karmaşıklık ve risk düzeyleri de değişebilir.

Bu öznitelik, 'Türe Göre Mutabakat Performansı' Dashboardunu desteklemek için kullanılır. Analistler bu özniteliğe göre filtreleme yaparak farklı mutabakat kategorilerinin çevrim sürelerini ve hacimlerini karşılaştırabilir. Böylece gecikme veya birikme yaşama olasılığı yüksek olan ve iyileştirilmesi gereken türleri belirleyebilirler.

Mutabakat sürecini belirli hesap türlerine göre incelemenizi sağlar. Böylece yüksek riskli hesaplara veya şirketler arası mutabakatlara özgü darboğazları belirleyebilirsiniz.

Bu bilgi, Hesap Planı’ndaki hesap türünden veya kullanılıyorsa Account Reconciliation Cloud Service (ARCS) modülündeki özniteliklerden elde edilebilir.

Oracle terminolojisinde Tüzel Kişilik Kimliği olarak da adlandırılan şirket kodu, dönem sonu kapanışı yapılan belirli iş birimini gösterir. Küresel bir kuruluşta, her birinin kendi kapanış süreci olan çok sayıda şirket kodu bulunur.

Bu öznitelik karşılaştırmalı analiz için gereklidir. Yönetimin farklı tüzel kişiliklerin dönem sonu kapanış performansını karşılaştırmasına, hangi birimlerin standart süreçleri izlediğini görmesine ve sapma ya da gecikmelerin nerede yaşandığını belirlemesine yardımcı olur. İşletmenin belirli bölümlerini ayrıntılı incelemek için önemli bir filtredir.

Farklı tüzel kişiliklerin kapanış süreçlerini filtreleyip karşılaştırmanızı sağlar. Bu, küresel süreçleri standartlaştırmak açısından önemlidir.

Hesap planındaki Tüzel Kişilik veya Dengeleme Bölümü Değeri alanına karşılık gelir. Oracle Fusion Financials içindeki hemen hemen tüm finansal işlemlerde bulunan önemli bir özniteliktir.

Bu öznitelik, mutabakatı onaylayan muhasebeci veya finansal tabloları oluşturan kontrolör gibi belirli bir görevi yerine getirmekten sorumlu kullanıcıyı gösterir. Genellikle kullanıcı kimliği veya çalışan adıyla ilişkilendirilir.

Sorumlu kullanıcıları incelemek, iş yükünün nasıl dağıldığını anlamaya, eğitim ihtiyaçlarını belirlemeye ve ekip ya da kişi performansını değerlendirmeye yardımcı olur. Yoğun dönem sonu kapanışında iş yükü dengesini izleyen ve görevlerin etkili biçimde dağıtılmasını sağlayan Dashboardlar oluşturmak için önemlidir.

İş yükü dağılımını ve kaynak tahsisini incelemek, otomasyon veya eğitim fırsatlarını belirlemek için önemlidir.

Bu bilgi genellikle Oracle Fusion Financials içindeki yevmiye kayıtları veya mutabakat nesneleri gibi işlem kayıtlarının Oluşturan ya da Son Güncelleyen alanlarında bulunur.

Bu öznitelik, yevmiye kayıtlarını amaçlarına göre sınıflandırır. Bu süreçte önemli bir tür olan Düzeltme, genellikle mutabakat etkinliklerinden kaynaklanan düzeltmeleri veya yeniden sınıflandırmaları gösterir.

Bu bilgi, 'Düzeltme Yevmiye Kaydı Hacmi' KPI’ı ve Dashboardu için önemlidir. Kuruluşlar düzeltme kayıtlarına göre filtreleme yaparak düzeltmelerin sıklığını izleyebilir. Bu kayıtlar, çoğu zaman işlem süreçlerindeki veya muhasebe politikalarındaki önceki aşamalara ait sorunlara işaret eder. Süreç iyileştirmede bu düzeltmeleri azaltmak önemli bir hedeftir.

Düzeltme kayıtlarını rutin kayıtlardan ayırarak kapanış sırasında yeniden çalışma ve düzeltme etkinliklerine odaklanmanızı sağlar.

Bu bilgi genellikle GL_JE_HEADERS tablosundaki JE_CATEGORY ve JE_SOURCE alanlarında bulunur. Basitleştirilmiş bir tür oluşturmak için haritalama gerekebilir.

Oracle Fusion Financials içindeki bir defter; hesap planı, takvim ve para birimiyle tanımlanan finansal işlem kayıtlarını tutar. Bir tüzel kişilik için birincil defter veya farklı muhasebe standartları için ikincil ya da raporlama defteri olabilir.

Deftere göre analiz yapmak, muhasebe gerekliliklerine göre değişebilen süreçleri anlamak açısından önemlidir (ör. IFRS ve ABD GAAP). Her raporlama standardı için süreçlerin uyumlu ve verimli olmasını sağlamaya yardımcı olur.

Muhasebe açısından önemli bir bağlam sağlar ve analizi farklı muhasebe standartlarına veya raporlama gerekliliklerine göre bölümlere ayırmanıza olanak tanır.

Finansal verilerle birlikte temel Genel Muhasebe tablolarında saklanır. GL_JE_HEADERS ve GL_BALANCES gibi tablolarda LEDGER_ID alanıyla gösterilir.

Bu, bir finansal dönem sonu kapanışının toplam süresini gösteren, vaka düzeyinde hesaplanan bir metriktir. İlgili finansal dönemdeki son etkinliğin zaman damgasından ilk etkinliğin zaman damgası çıkarılarak hesaplanır.

Kayıttan Raporlamaya sürecinin temel performans göstergelerinden (KPI) biridir. Uçtan uca sürecin genel verimliliğini üst düzeyde ölçer ve kapanışı hızlandırmayı amaçlayan iyileştirme çalışmalarını izlemek için kullanılır.

Bu KPI, kapanış sürecinin uçtan uca verimliliğini ölçer. Finans yönetiminin üst düzey yöneticileri için öncelikli konulardan biridir.

Bu değer, Process Mining aracında vaka düzeyinde, vakadaki en erken StartTime değerinden en geç StartTime değerinin çıkarılmasıyla hesaplanır.

Bu öznitelik, hesap mutabakatı veya düzeltme yevmiye kaydı gibi bir etkinlikte yer alan GL hesap numarasını belirtir. Finansal analiz için ayrıntılı bilgi sağlar.

Düzeltme yevmiye kayıtlarının hacmini ve hesap bazında mutabakat performansını incelemek için kullanılır. Sık sık düzeltme gerektiren veya mutabakatı uzun süren sorunlu hesapları belirlemeye yardımcı olur. Bu durum, alt süreçlerdeki temel sorunlara işaret edebilir.

Sürekli düzeltme gerektiren veya mutabakatı geciken sorunlu hesapları ayrıntılı biçimde belirlemenizi sağlar.

Bu, GL_JE_LINES gibi GL tablolarındaki temel alanlardan biridir ve her mutabakat sürecinin merkezinde yer alır.

Bu boole özniteliği (true/false), şirketler arası tarafları içeren işlemleri veya mutabakatları belirler. Bu etkinlikler genellikle daha karmaşıktır ve uyumsuzluklara ya da gecikmelere daha açıktır.

Bu işaret, 'Şirketler Arası Mutabakat Akışı' Dashboardu ve 'Şirketler Arası Mutabakat Oranı' KPI’ı için gereklidir. Bu alt süreci ayrı olarak inceleyerek farklı tüzel kişilikler arasındaki işlemlerden kaynaklanan darboğazları belirlemenize ve konsolide finansal tabloların doğruluğunu artırmanıza yardımcı olur.

Genellikle karmaşık ve sorunlu olan şirketler arası mutabakat sürecini ayrı inceleyip iyileştirmenizi sağlar.

Bu bilgi, Oracle’daki belirli şirketler arası modüllerden (AGIS) veya satırlar ya da dengeleme segmentleri arasında şirket kodu segmentinin farklı olduğu yevmiye kayıtlarının incelenmesiyle belirlenebilir.

Bu öznitelik, tüzel kişiliğin faaliyet gösterdiği ülkeyi belirtir. Dönem sonu kapanış sürecine coğrafi bağlam kazandırır.

Süreci ülkeye göre incelemek; yerel yasal gerekliliklerden, farklı iş uygulamalarından veya bölgesel paylaşımlı hizmet merkezlerinin performansından kaynaklanan farklılıkları ortaya çıkarabilir. Coğrafi karşılaştırma yapmayı ve bölgesel farklılıkların süreç verimliliğine etkisini anlamayı sağlar.

Kapanış sürecini coğrafi açıdan incelemenizi, yerel düzenlemelerden veya bölgesel ekiplerin performansından kaynaklanan farklılıkları görmenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle Oracle Fusion Financials içindeki Tüzel Kişilik veya İş birimi yapılandırmasından elde edilir.

Bu boole özniteliği, süreç akışından elde edilir ve yeniden çalışmaya işaret eden etkinlikleri belirtir. Dönem sonu kapanışında sık görülen bir örnek, aynı hesap için Mutabakat Onaylandı etkinliğinden sonra gerçekleşen Düzeltme Yevmiye Kaydı Kaydedildi etkinliğidir. Bu durum, mutabakatın yetersiz kaldığını gösterebilir.

Bu öznitelik, verimsizliğin önemli kaynaklarından biri olan yeniden çalışmanın sıklığını ve etkisini ölçmek için kullanılır. Kuruluşlar yeniden çalışma döngülerini belirleyip inceleyerek yetersiz eğitim veya hatalı prosedürler gibi hata nedenlerini saptayabilir ve düzeltici adımlar atabilir.

Önceki işi düzelten etkinlikleri işaretleyerek süreç verimsizliğini doğrudan ölçer ve hataların temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Bu değer, Process Mining aracında yeniden çalışma örüntüleri tanımlanarak hesaplanır. Örneğin, Onay etkinliğinin ardından Düzeltme etkinliğinin gelmesi bir örüntü olarak belirlenebilir.

Bu öznitelik, genel muhasebe yevmiye kaydı için sistem tarafından oluşturulan benzersiz kimliktir. Özellikle manuel veya düzeltme kayıtlarının işlendiği etkinliklerde önem taşır.

Tek tek yevmiye kayıtlarını, özellikle düzeltme kayıtlarını, yaşam döngüleri boyunca izlemek için kullanılır. Bu kimlik, düzeltme hacmini hesaplamaya ve yeniden çalışmayı belirli finansal kayıtlara kadar izlemeye yardımcı olur.

Belirli finansal kayıtları izlemenizi sağlar. Bu, düzeltme kayıtlarının hacmini ve niteliğini denetlemek ve incelemek için gereklidir.

Bu, GL_JE_HEADERS tablosunun birincil anahtarıdır ve genellikle JE_HEADER_ID olarak adlandırılır.

Bu öznitelik, bir yevmiye kaydının parasal değerini gösterir. Düzeltme, tahakkuk veya başka bir finansal kaydın tutarını ifade edebilir.

Düzeltme kayıtlarının tutarını incelemek, süreç hatalarının veya istisnaların finansal etkisini anlamaya yardımcı olur. Büyük tutarlı ya da sık yapılan düzeltmeler, önemli kontrol zayıflıklarına veya hemen ele alınması gereken sorunlara işaret edebilir. Bu bilgi, yevmiye kaydı hacmi analizine önemlilik boyutunu da ekler.

Düzeltmelerin finansal etkisini ve önemlilik düzeyini değerlendirmenize, küçük düzeltmelerle önemli finansal yeniden düzenlemeleri birbirinden ayırmanıza yardımcı olur.

Bu değer, ilgili yevmiye kaydı için GL_JE_LINES tablosundaki borç tutarları toplanarak hesaplanmalıdır.

Bu boole özniteliği, bir etkinliğin gerçek tamamlanma zaman damgasını (EventTime veya EndTime) planlanan son tarihiyle (TargetCompletionDate) karşılaştırır. Etkinlik zamanında veya erken tamamlandıysa true, geç tamamlandıysa false değerini alır.

Takvime uyumu açık ve basit biçimde ölçer ve 'Zamanında Kapanış Oranı' KPI’ının temelini oluşturur. Son tarihlerin aşılmasına yol açan darboğazları hızla belirlemenize ve yöneticilerin kapanış takvimine uyumu izlemesi için net bir metrik sunmanıza yardımcı olur.

Takvime uyumu net biçimde, iki sonuç üzerinden ölçer. Böylece önemli kapanış tarihlerine uyumu kolayca takip edebilirsiniz.

Bu değer, veri dönüştürme sırasında EventTime ile TargetCompletionDate karşılaştırılarak hesaplanır (EventTime <= TargetCompletionDate).