Süreçlerin yapısını, sahipliğini ve yönetişimini belirleyin

Süreç mimarisi, kuruluşun süreçlerini ve aralarındaki ilişkileri yapılandırılmış biçimde gösterir. Süreçleri gruplamak, sorumluları belirlemek ve değişiklikleri yönetmek için tutarlı bir yöntem sunar. Böylece çalışanlar, stratejiden uygulamaya işlerin nasıl bir bütün oluşturduğunu görebilir.

Süreç mimarisi diyagramı, hiyerarşiyi ve bağlantılarını bir bakışta görmenizi sağlar. Ekipler tanımlar ve sorumluluk kuralları üzerinde anlaştığında daha işlevsel olur. Bunlar belirlenmezse diyagram, herkesin farklı yorumladığı başka bir anlık görüntüye dönüşebilir.

Düzeyleri yapılandırabilirsiniz; yaygın bir çerçeve beş düzeyden oluşur (L1'den L5'e). Haritalamaya başlamadan önce her düzeyin neyi temsil ettiğini kararlaştırın. Tanımları kuruluş genelinde aynı şekilde kullanın ve aynı süreci farklı departmanlarda farklı düzeylere yerleştirmeyin.

Düzey 1: Kuruluşun en üst düzey süreç grupları. Düzey 2: Bu gruplardaki ana süreçler. Düzey 3: Bir süreci oluşturan etkinlikler veya alt süreçler. Düzey 4: Bu etkinliklerdeki görevler ve kararlar. Düzey 5: Bir görevi tamamlamak için izlenen ayrıntılı adımlar.

Bu tanımlar, ekiplere üst düzey genel görünümden ayrıntılı iş adımlarına geçmek için ortak bir yöntem sunar. Tanımları mimari ve ilgili yetkinlik materyallerinde tutarlı biçimde kullanın.

Uygulanabilir bir süreç mimarisi çerçevesi, süreç bilgilerini nasıl düzenleyeceğinizi, sahipliğini nasıl belirleyeceğinizi ve nasıl güncel tutacağınızı tanımlar. Şu konuları belirleyin:

Kapsam: Kuruluşun hangi bölümleri ve hangi süreç türleri dahil edilecek? Düzeyler: Hiyerarşinin her düzeyi neyi temsil ediyor ve süreçler düzeyler arasında nasıl ilerliyor? İlişkiler: Bağımlılıkları, devir teslimleri ve yetkinlik ya da hedef bağlantılarını nasıl göstereceksiniz? Sahiplik: Her süreci kim güncel tutacak ve değişiklikleri kim onaylayacak? Yönetişim: Süreçleri ne sıklıkta gözden geçireceksiniz ve hangi durumlar güncellemeyi gerektirecek? Değişiklik kontrolü: Ekipler değişiklikleri nasıl önerecek, inceleyecek, onaylayacak ve duyuracak?

Büyük bir katalog oluşturmadan önce bu kararları belgeleyin. Az sayıda ortak kural, mimari büyüdükçe anlaşılmasını kolaylaştırır.

RACI; işi kimin yaptığını (Responsible), sonuçtan kimin hesap verdiğini (Accountable), kimlere danışıldığını (Consulted) ve kimlerin bilgilendirildiğini (Informed) netleştirir. Her sürece hesap veren bir sorumlu atayın, ardından sürecin bakımında veya değişikliklerinde yer alan rolleri belirleyin.

Matrisi uygulanabilir tutun. Hesap verebilirlik çok fazla kişi arasında paylaşıldığında kararlar yavaşlayabilir. Sorumluluklar değiştiğinde rol atamalarını gözden geçirin ve süreç sahibinin güncelleme talebinde nasıl bulunacağını bildiğinden emin olun.

Değişiklik kontrolü, önerilen bir süreç güncellemesinin onaylanmış ve duyurulmuş bir sürüme nasıl dönüşeceğini tanımlar. İşleyen bir yaklaşımda değişikliği kimin talep edebileceği, kimin inceleyip onaylayacağı ve güncellenen sürecin ihtiyaç duyan kişilere nasıl ulaştırılacağı açıkça belirlenir.

İnceleme döngülerini sürece ve risk düzeyine göre belirleyin. Politika, sistem, sorumluluk veya operasyonel uygulamalardaki değişiklikler gibi incelemeyi tetiklemesi gereken durumları da tanımlayın. Amaç, sırf onay adımları eklemek değildir. Değişiklikleri görünür kılmak ve ekiplerin güncel süreç üzerinde uyumlu kalmasını sağlamaktır.

Tanımlı bir kapsam ve bilinen süreçlerin listesiyle başlayın. Süreçleri üzerinde anlaşılan düzeylere göre gruplandırın, sahiplerini belirleyin ve aralarındaki ilişkileri not edin. Ardından haritayı işi yürüten ve yöneten kişilerle doğrulayın.

İlk sürümünüzün tüm süreçleri kapsaması gerekmez. Bir alanla başlayın, varsayımları ve eksikleri kaydedin, ekipler gözden geçirdikçe hiyerarşiyi geliştirin. İnsanların genel görünümden ayrıntılara geçebilmesi için haritayı süreç modellerine ve destekleyici dokümantasyona bağlayın.

Kurumsal süreç mimarisindeki düzeyleri öğrenin

Süreç mimarisi; tanımladığınız hiyerarşi, sahiplik, yönetişim ve değişiklik kontrolü yöntemidir. Kurumsal süreç mimarisi özelliği ise modeller, katalog ve yönetişim iş akışları dahil bu yöntemi uygulamanıza ve sürdürmenize yardımcı olan yazılımdır.

Bu sayfada yöntem açıklanıyor. ProcessMind’in nasıl destek sağladığını görmek için kurumsal süreç mimarisi özelliği sayfasını ziyaret edin.

Süreç mimarisi, süreçleri nasıl düzenlediğinizi ve yönettiğinizi açıklar. Process Mining ise olay verilerini kullanarak işlerin uygulamada nasıl yürüdüğünü gösterir. İkisini karşılaştırmak, gerçek uygulamanın belgelenen süreçten nerelerde farklılaştığını ve hangi konuların daha ayrıntılı incelenmesi gerektiğini bulmanıza yardımcı olabilir.

Mimariyi ortak bir başvuru kaynağı olarak kullanın, ardından operasyonel performansı ve iyileştirme fırsatlarını incelemek için süreç analizinden yararlanın.