Harcama Yönetimi Veri Şablonunuz

Etkinlik Adı, harcama yönetimi sürecindeki tek bir adımı veya durum değişikliğini açıklar. Örnekler arasında 'Harcama Raporu Oluşturuldu', 'Yönetici Onaylandı', 'Politika İhlali İşaretlendi' ve 'Geri Ödeme Gerçekleştirildi' yer alır. Bu etkinlik dizisi, her harcama raporu için süreç akışını oluşturur.

Süreç madenciliği analizi için bu nitelik, gerçek süreç modelini keşfetmek açısından kritik öneme sahiptir. Analistlerin süreç haritasını görselleştirmesine, etkinliklerin çok uzun sürdüğü darboğazları belirlemesine, 'Revizyon İçin Gönderilen Rapor' gibi yeniden işleme döngülerini keşfetmesine ve standart dışı süreç varyasyonlarını tespit etmesine olanak tanır. Etkinlik adlarının netliği ve detay düzeyi, süreç içgörülerinin kalitesini doğrudan etkiler.

Bu öznitelik, süreç adımlarını tanımlar, süreç haritasının görselleştirilmesini ve iş akışı kalıplarının ve sapmalarının analizini sağlar.

Olay günlüklerinden, durum değişikliği tablolarından veya harcama raporuyla ilişkili işlem kayıtlarından türetilir.

Harcama Raporu ID'si, bir çalışan tarafından sunulan her harcama raporuna atanan benzersiz bir anahtardır. Oluşturma ve sunumdan onaylara, potansiyel retlere ve nihai geri ödemeye kadar tüm süreç adımlarını birbirine bağlayan merkezi bir iplik görevi görür.

Process Mining'de bu öznitelik, olay yeniden yapılandırması için temeldir. Her benzersiz Harcama Raporu ID'si, masraf yönetimi sürecinin tek bir örneğini temsil eder. Her ID'nin yolculuğunu analiz etmek, süreç akışlarının görselleştirilmesini, bireysel raporlar için döngü sürelerinin hesaplanmasını ve farklı raporların nasıl ele alındığındaki varyasyonların belirlenmesini sağlar.

Bu, bir harcama raporunun yaşam döngüsündeki tüm olayları birbirine bağlayan ve uçtan uca süreci izlemeyi mümkün kılan temel olay tanımlayıcısıdır.

Genellikle bir harcama raporunun başlık düzeyindeki verilerinde veya masraf süreci için ana işlem tablosunda bulunur.

Olay Zamanı veya timestamp, bir aktivitenin gerçekleştiği anı kaydeder. Her bir harcama raporu için olayların kronolojik sırasını sağlar; bu da süreç zaman çizelgesini doğru bir şekilde yeniden yapılandırmak için esastır.

Process Mining'de timestamp'ler, tüm zaman tabanlı analizlerin temelidir. Faaliyetler arasındaki döngü süreleri, uçtan uca toplam işlem süresi ve bekleme süreleri gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için kullanılırlar. Timestamp'leri analiz ederek kuruluşlar, onay sürecindeki gecikmeleri belirleyebilir, geri ödeme yürütmesinin verimliliğini ölçebilir ve hizmet seviyesi anlaşmalarına karşı performansı izleyebilir.

Bu timestamp, olayları kronolojik olarak sıralamak ve döngü süreleri ve darboğazlar gibi tüm süre tabanlı metrikleri hesaplamak için çok önemlidir.

Olay günlüklerinde veya işlem verilerinde bulunur, genellikle 'Oluşturma Tarihi', 'Zaman Damgası' veya 'Olay Tarihi' olarak etiketlenir.

Kaynak Sistem özniteliği, süreç verilerinin kökenini tanımlar. Modern işletmelerde, masraf yönetimi birden çok entegre sistemi içerebilir; örneğin, çalışan verileri için bir İK sistemi, gönderimler için özel bir masraf aracı ve finansal kayıt için bir ERP. Bu alan, verileri bu farklı kaynaklardan ayırt etmeye yardımcı olur.

Bu bilgi, veri doğrulaması ve sürecin teknolojik yapısını anlamak için değerlidir. Süreç sorunları belirli bir sistemden gelen verilerde yoğunlaşıyorsa, bu entegrasyon sorunlarına veya o uygulamanın içindeki sorunlara işaret edebilir. Ayrıca veriler için bağlam sağlayarak analistlerin farklı süreç adımları için doğruluk kaynağını anlamalarını sağlar.

Verinin kaynağını belirler; bu, veri yönetimi, sorun giderme ve farklı platformlardaki süreç varyasyonlarını anlamak için çok önemlidir.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma sürecinin veya metadata'nın bir parçasıdır ve veri hazırlığı sırasında eklenebilir.

Son Veri Güncelleme timestamp'i, verinin kaynak sistemden en son ne zaman ayıklandığını veya senkronize edildiğini belirtir. Bu, herhangi bir analize dahil edilen veriler için net bir kesim noktası sağlar ve tüm paydaşların verinin güncelliğinden haberdar olmasını garanti eder.

Process Mining bağlamında, bu öznitelik veri bütünlüğü ve raporlama için hayati öneme sahiptir. Kullanıcıların gerçek zamanlı bilgilere mi yoksa tarihsel bir anlık görüntüye mi baktıklarını anlamalarına yardımcı olur. Bu, özellikle zamanlamanın kritik olduğu sürekli izleme Dashboard'ları için önemlidir. Ayrıca, veri yenilemelerinin planlandığı gibi gerçekleştiğini teyit ederek veri hatlarının sorun gidermesine de yardımcı olur.

Veri tazeliği konusunda şeffaflık sağlar, bu da herhangi bir süreç analizi veya izleme Dashboard'unun doğruluğu ve alaka düzeyi için kritik öneme sahiptir.

Genellikle veri entegrasyonu veya ETL (Çıkar, Dönüştür, Yükle) aracı tarafından veri yükleme süreci sırasında oluşturulur ve depolanır.

Bu öznitelik, raporu sunan çalışanın ait olduğu 'Satış', 'Mühendislik' veya 'Pazarlama' gibi organizasyonel birimi tanımlar. Genellikle masraflardan sorumlu maliyet merkeziyle ilişkilendirilir.

Çalışan Departmanı, karşılaştırmalı analiz için birincil bir boyuttur. Sürecin departmana göre filtrelenmiş bir görünümünü sağlayarak davranışlardaki önemli farklılıkları vurgulayabilir. Örneğin, bir departmanın diğerine göre çok daha yüksek bir politika ihlal oranına veya daha uzun bir onay döngüsü süresine sahip olması mümkündür. Bu içgörüler, yönetimin belirli ekipler için hedeflenmiş eğitim, süreç ayarlamaları veya politika açıklığı ihtiyacını belirlemesine yardımcı olabilir.

İş birimleri arasında güçlü karşılaştırmalı analize olanak tanır, departmana özgü davranışları, darboğazları veya uyumluluk sorunlarını belirlemeye yardımcı olur.

Genellikle, harcama raporuna bağlı olan çalışanın ana veri kaydından alınır.

Gönderen, masrafları karşılayan ve harcama raporunu oluşturarak geri ödeme sürecini başlatan çalışandır. Bu öznitelik, tek bir harcama raporu olayıyla ilgili tüm olaylar için genellikle tutarlıdır.

Genel 'Kullanıcı' özniteliği her adımın aktörünü tanımlarken, 'Gönderen' rapor sahibinin davranışını analiz etmek için tutarlı bir olay düzeyi özniteliği sağlar. Raporları sık sık reddedilen veya politikaları sürekli ihlal eden çalışanları belirlemek gibi çalışan deneyimine odaklanmış analize olanak tanır. Bu, sürecin genel verimliliğini ve baştan itibaren uyumluluğu iyileştirmek için hedeflenmiş iletişim veya eğitim girişimlerine bilgi sağlayabilir.

Harcama raporunun sahibini belirler, bu da çalışan davranışlarına dayalı analiz yapılmasına olanak tanır; örneğin sıkça politika ihlali yapanları veya yeniden işleme kaynaklarını belirlemek gibi.

Harcama raporunun başlık verilerinde bulunur, kaydı oluşturan çalışana bağlıdır.

Kullanıcı özniteliği, belirli bir süreç adımını yürütmekten sorumlu kişiyi veya otomatik ajanı tanımlar. Bu, raporu sunan çalışan, onu onaylayan yönetici veya geri ödemeyi işleyen bir finans ekibi üyesi olabilir.

Süreci kullanıcıya göre analiz etmek, iş yükü dağılımını, bireysel performansı anlamak ve gecikmelere neden olabilecek belirli aktörleri belirlemek için esastır. Örneğin, belirli bir yöneticinin onay zincirinde bir darboğaz olup olmadığını ortaya çıkarabilir. Ayrıca kaynak tahsis analizini destekler ve süreç boyunca hesap verebilirliği ve denetlenebilirliği sağlamaya yardımcı olur.

Her adım için ilgili kişiyi belirler; bu da iş yükü analizine, performans karşılaştırmasına ve belirli kişi veya ekiplere bağlı darboğazların tespitine olanak tanır.

Olay günlüğünde veya işlem geçmişinde mevcuttur, genellikle bir kullanıcı kimliğine veya çalışan kimliğine bağlıdır.

Para Birimi özniteliği, Toplam Tutar için para birimini belirtir. Küresel kuruluşlarda çalışanlar masrafları çeşitli para birimlerinde sunar ve bu alan tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlar.

Doğru finansal analiz için, özellikle çok uluslu bir bağlamda, bu öznitelik kritiktir. Parasal değerlerin doğru bir şekilde yorumlanabilmesini ve toplu raporlama için ortak bir para birimine dönüştürülebilmesini sağlar. Olmadan, JPY cinsinden bir raporun 'Toplam Tutar'ını USD cinsinden bir raporla karşılaştırmak anlamsız olurdu. Farklı bölgelerdeki toplam harcamaları, ortalama maliyetleri ve finansal KPI'ları gösteren Dashboard'lar için temeldir.

Tüm parasal değerler için temel bağlamı sağlar, doğru finansal raporlama ve farklı bölgeler veya ülkeler arasında karşılaştırma yapılmasına olanak tanır.

Genellikle harcama raporu başlık verilerindeki tutar alanlarıyla birlikte depolanır.

Politika İhlali Bayrağı, bir harcama raporunun şirket harcama politikalarına uygun olmadığı otomatik veya manuel olarak belirlenip belirlenmediğini gösteren basit bir doğru veya yanlış değeridir. İhlaller, harcama limitlerinin aşılması, onaylanmamış satıcıların kullanılması veya uygun belgelerin eksikliği gibi durumları içerebilir.

Bu bayrak, uyumluluk analizi için kilit bir faktördür. Kuruluşların genel politika ihlali oranını hesaplamasına ve en çok ihlali olan departmanları, harcama kategorilerini veya çalışanları görmek için derinlemesine inceleme yapmasına olanak tanır. Politika ihlallerinin sıklığını ve doğasını anlamak, politikaları iyileştirmeye, otomatik kontrolleri geliştirmeye ve uyumsuz harcamaları ve süreç istisnalarını azaltmak için hedeflenmiş eğitimler sağlamaya yardımcı olur.

Uyumsuz raporları işaretleyerek uyumluluk izlemeyi doğrudan destekler, politika ihlallerini ölçmeye ve azaltmaya yardımcı olur.

Harcama raporu başlığında veya kalem verilerinde, genellikle sistemin kurallar motoru tarafından ayarlanan bir bayrak veya alan.

Rapor Durumu, bir harcama raporunun herhangi bir zamanda süreçte nerede olduğuna veya nihai sonucuna dair bir anlık görüntü sunar. Durumlar genellikle raporun gönderim, onay, işleme ve ödeme gibi farklı aşamalardan geçtikçe değişir.

Bu nitelik, belirli kohortları analiz etmek için vakaları filtrelemede kullanışlıdır; örneğin, reddetme nedenlerini anlamak için yalnızca 'Reddedilen' raporlara veya mevcut darboğazları araştırmak için 'Onay Bekliyor' raporlarına odaklanmak gibi. Dashboard'larda, mevcut iş yüküne ve tüm devam eden harcama raporlarının durumuna genel bir bakış sağlar. Ayrıca süreç madenciliği için oluşturulan etkinlik dizisini doğrulamak için de kullanılabilir.

Bir raporun durumu hakkında üst düzey bir özet sunar; bu, vakaları filtrelemek ve mevcut iş yükü hakkında operasyonel Dashboard'lar oluşturmak için kullanışlıdır.

Ana harcama raporu başlık tablosunda, rapor iş akışında ilerledikçe güncellenen bir alan.

Ret Nedeni, bir harcama raporunun neden bir onay adımını geçemediğini açıklayan bir metin alanı veya önceden tanımlanmış bir koddur. Yaygın nedenler arasında 'Fiş Eksik', 'Yanlış Kategori' veya 'Politika Dışı Harcama' bulunur.

Bu öznitelik, süreçteki yeniden işleme faaliyetlerinin kök neden analizi için paha biçilmezdir. En yaygın ret nedenlerini analiz ederek, bir şirket sistemik sorunları belirleyebilir. Örneğin, 'Fiş Eksik' en önemli neden ise, şirket belge gereksinimleri hakkındaki iletişimi iyileştirmeli veya fiş ekleme sürecini kolaylaştırmalıdır. Bu içgörüler, ilk geçiş onay oranını artıran, yeniden işlemeyi azaltan ve genel döngü süresini kısaltan hedeflenmiş süreç iyileştirmelerine yol açar.

Süreçteki yeniden işleme faaliyetlerinin 'nedenini' açıklayarak, red oranlarını azaltmak ve ilk geçiş onay oranlarını iyileştirmek için hedeflenmiş iyileştirmelere olanak tanır.

Bir onaycı 'Reddet' veya 'Geri Gönder' eylemi gerçekleştirdiğinde bir yorum alanında veya seçim listesinde yakalanır.

Toplam Tutar, tek bir harcama raporunda yer alan tüm bireysel harcama kalemlerinin toplamını temsil eder. Bu, onay ve geri ödemeye tabi olan toplam değerdir.

Bu öznitelik, Process Mining içindeki finansal analiz için çok önemlidir. Harcama raporlarının, genellikle farklı onay yollarını takip eden yüksek değerli ve düşük değerli gibi değer bantlarına ayrılmasını sağlar. Analistler bu özniteliği kullanarak rapor başına ortalama maliyeti hesaplayabilir, yeniden işleme ve retlerin finansal etkisini araştırabilir ve harcama eğilimlerini belirleyebilir. Toplam tutarı döngü süreleriyle ilişkilendirmek, daha yüksek değerli raporların onaylanmasının daha uzun sürüp sürmediğini ortaya çıkarabilir.

Finansal etki analizine olanak tanır, harcama modellerini belirlemeye yardımcı olur ve süreci rapor değerine göre segmentlere ayırmaya izin verir.

Harcama raporu verilerinin başlık seviyesinde mevcuttur, genellikle tüm kalem tutarlarının toplamı olarak hesaplanır.

Denetim Sonucu, süreç içindeki bir denetim adımının bulgularını kaydeder. Bu, uyumluluk kurallarını kontrol eden otomatik bir sistem denetimi veya bir finans veya denetim ekibi tarafından yapılan manuel bir inceleme olabilir. Sonuçlar tipik olarak 'Geçti', 'Kaldı' veya 'İstisnalarla Geçti' şeklinde olur.

Bu öznitelik, iç kontrol etkinliğinin doğrudan bir ölçüsünü sağlar. Denetim sonuçlarını analiz ederek, bir şirket risk maruziyetini ve gönderimlerin kalitesini değerlendirebilir. Kontrollerin başarısız olduğu veya politikaların sürekli olarak yanlış yorumlandığı alanları belirlemeye yardımcı olur. Process Mining, örneğin belirli harcama kategorilerinin veya departmanların daha yüksek bir denetim başarısızlık oranına sahip olup olmadığını keşfetmek için denetim sonuçlarını diğer özniteliklerle ilişkilendirebilir.

Riskleri ve denetim kurallarının etkinliğini değerlendirmeye yardımcı olarak, uyumluluk ve iç kontrol denetimlerinin doğrudan bir ölçüsünü sağlar.

Otomatik bir kurallar motoru tarafından veya denetim veya finans ekibinden bir kullanıcı tarafından incelemeleri tamamlandıktan sonra güncellenen bir alan.

Harcama Kategorisi, bir harcama raporundaki harcama türünü sınıflandırmak için kullanılan bir boyuttur. Bir harcama raporu, birden fazla satır öğesi içeriyorsa genellikle birden çok kategori içerebilir.

Harcama Kategorisi'ne göre süreci analiz etmek, kuruluşların harcama kalıplarını anlamalarına ve kategoriye özgü süreç davranışlarını belirlemelerine yardımcı olur. Örneğin, 'Uluslararası Seyahat' masrafları, 'Ofis Malzemeleri'ne göre daha karmaşık ve uzun bir onay sürecine sahip olabilir. Bu öznitelik, belirli kategorilerin politika ihlallerine daha yatkın olup olmadığını göstererek daha ayrıntılı bir uyumluluk analizi sağlar. Finansal planlama ve bütçeleme için önemli bir alandır.

Harcama modellerinin analizine olanak tanır ve farklı harcama türlerinin farklı süreç yollarını izleyip izlemediğini veya farklı uyumluluk oranlarına sahip olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur.

Genellikle bir harcama raporunun satır öğesi düzeyinde bulunur. Olay düzeyinde analiz için, toplu hale getirilebilir veya baskın kategori kullanılabilir.

Ödeme Yöntemi, orijinal harcamanın çalışan tarafından nasıl ödendiğini belirtir. Bu genellikle şirket tarafından verilen bir şirket kartı ile veya doğrudan geri ödeme gerektiren 'Cepten Ödeme' olarak bilinen kişisel fonlarla yapılır.

Bu öznitelik, iki ana süreç varyantını ayırt etmeye yardımcı olur. Şirket kartı işlemleri, veriler doğrudan kart sağlayıcısından geldiği için genellikle daha düzenli bir doğrulama sürecine sahiptir. Cepten yapılan harcamalar ise daha fazla inceleme ve çalışana doğrudan ödeme gerektirir. Süreci ödeme yöntemine göre analiz etmek, bu iki yol arasındaki döngü süreleri, uyumluluk oranları ve işlem maliyetlerindeki farklılıkları ortaya çıkarabilir ve verimliliği artırmak için şirket kartı kullanımını teşvik etme fırsatlarını vurgulayabilir.

Genellikle farklı risk, verimlilik ve kontrol seviyelerine sahip olan ana süreç varyantları (şirket kartı ve kişisel fonlar) arasında ayrım yapar.

Genellikle masraf satır öğesi düzeyinde belirtilir ve işlem için fon kaynağını gösterir.

Onaylayan özniteliği, iş akışındaki bir onay veya reddetme adımını gerçekleştiren kişiyi tanımlar. Birçok süreçte, doğrudan yöneticinin ardından departman başkanı veya finans ekibi üyesi gibi birden fazla onay seviyesi olabilir.

"Kullanıcı" özniteliğine benzer şekilde, "Onaylayan" genellikle gecikmelerin ana kaynağı olan sürecin onay aşamasını analiz etmek için özellikle faydalıdır. Bireysel onaylayan başına onay sürelerinin ölçülmesini sağlayarak darboğazları belirlemeye yardımcı olur. Farklı onaylayanların iş yüklerini ve performanslarını gösteren Dashboard'lar oluşturulabilir; bu da kaynak yönetimi hakkında bilgi verebilir ve harcama politikaları konusunda ek eğitim ihtiyaçlarını vurgulayabilir.

Onaylardan sorumlu belirli kişiyi belirler; bu da onay gecikmelerinin, iş yüklerinin ve karar tutarlılığının analizine olanak tanır.

Onay ilgili etkinlikler için olay günlüğünde veya işlem geçmişinde yakalanır.