Gider yönetimi veri şablonunuz

Etkinlik adı, masraf yönetimi sürecindeki tek bir adımı veya durum değişikliğini tanımlar. Örnekler arasında 'Masraf raporu oluşturuldu', 'Yönetici onayladı', 'Politika ihlali işaretlendi' ve 'Geri ödeme yapıldı' yer alır. Bu etkinliklerin sıralaması, her masraf raporunun süreç akışını oluşturur.

Process Mining analizinde bu öznitelik, gerçek süreç modelini keşfetmek için önemlidir. Analistlerin süreç haritasını görselleştirmesine, etkinliklerin uzun sürdüğü darboğazları belirlemesine, 'Rapor düzeltme için gönderildi' gibi yeniden çalışma döngülerini bulmasına ve standart dışı süreç farklılıklarını saptamasına yardımcı olur. Etkinlik adlarının açık ve ayrıntılı olması, süreç içgörülerinin kalitesini doğrudan etkiler.

Bu öznitelik, süreç adımlarını tanımlar; süreç haritasının görselleştirilmesini ve iş akışı örüntüleriyle sapmaların incelenmesini sağlar.

Masraf raporuyla ilişkili olay günlüklerinden, durum değişikliği tablolarından veya işlem kayıtlarından elde edilir.

Masraf raporu kimliği, çalışan tarafından gönderilen her masraf raporuna atanan benzersiz bir anahtardır. Oluşturma ve gönderimden onaylara, olası retlere ve son geri ödemeye kadar tüm süreç adımlarını birbirine bağlar.

Process Mining çalışmalarında bu öznitelik, vakaların yeniden oluşturulması için temel niteliktedir. Her benzersiz masraf raporu kimliği, masraf yönetimi sürecinin tek bir örneğini temsil eder. Her kimliğin izlediği yolu inceleyerek süreç akışlarını görselleştirebilir, raporların çevrim sürelerini hesaplayabilir ve farklı raporların ele alınış biçimlerindeki farklılıkları belirleyebilirsiniz.

Bu temel vaka tanımlayıcısı, masraf raporunun yaşam döngüsündeki tüm olayları birbirine bağlayarak sürecin baştan sona izlenmesini sağlar.

Genellikle masraf raporunun üst bilgi düzeyindeki verilerinde veya masraf sürecinin ana işlem tablosunda bulunur.

Olay zamanı veya zaman damgası, bir etkinliğin gerçekleştiği anı kaydeder. Her masraf raporundaki olayların kronolojik sırasını göstererek süreç zaman çizelgesinin doğru biçimde yeniden oluşturulmasını sağlar.

Process Mining çalışmalarında zaman damgaları, zamana dayalı tüm analizlerin temelini oluşturur. Etkinlikler arasındaki çevrim süreleri, baştan sona toplam işlem süresi ve bekleme süreleri gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için kullanılır. Kuruluşlar zaman damgalarını inceleyerek onay sürecindeki gecikmeleri belirleyebilir, geri ödeme işlemlerinin verimliliğini ölçebilir ve hizmet düzeyi anlaşmalarına göre performansı izleyebilir.

Bu zaman damgası, olayları kronolojik sıraya koymak ve çevrim süreleriyle darboğazlar gibi süreye dayalı tüm metrikleri hesaplamak için gereklidir.

Olay günlüklerinde veya işlem verilerinde bulunur; genellikle 'Oluşturulma tarihi', 'Zaman damgası' ya da 'Olay tarihi' olarak adlandırılır.

Kaynak sistem özniteliği, süreç verilerinin nereden geldiğini belirtir. Günümüz kuruluşlarında masraf yönetimi; çalışan verileri için bir İK sistemi, başvurular için özel bir masraf aracı ve finansal kayıtlar için bir ERP gibi birbiriyle entegre birden fazla sistemi kapsayabilir. Bu alan, farklı kaynaklardan gelen verileri ayırt etmeye yardımcı olur.

Bu bilgi, verileri doğrulamak ve sürecin teknolojik yapısını anlamak açısından faydalıdır. Süreç sorunları belirli bir sistemden gelen verilerde yoğunlaşıyorsa entegrasyon sorunlarına veya uygulamadaki aksaklıklara işaret edebilir. Ayrıca verilerin bağlamını sunarak analistlerin farklı süreç adımlarındaki doğru bilgi kaynağını anlamasına yardımcı olur.

Verilerin kaynağını belirtir. Veri yönetişimi, sorun giderme ve farklı platformlardaki süreç değişikliklerini anlamak açısından önemlidir.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma sürecinin veya meta verilerin bir parçasıdır ve veri hazırlığı sırasında eklenebilir.

Son veri güncellemesi zaman damgası, verilerin kaynak sistemden en son ne zaman çıkarıldığını veya eşitlendiğini belirtir. Böylece analize dahil edilen veriler için net bir kesim noktası belirlenir ve tüm paydaşlar verilerin ne kadar güncel olduğunu bilir.

Process Mining çalışmalarında bu öznitelik, veri bütünlüğü ve raporlama açısından önemlidir. Kullanıcıların gerçek zamanlı bilgileri mi yoksa geçmişe ait bir anlık görüntüyü mü incelediğini anlamasına yardımcı olur. Güncelliğin önemli olduğu sürekli izleme panolarında özellikle faydalıdır. Ayrıca veri yenilemelerinin planlandığı gibi yapıldığını doğrulayarak veri akışındaki sorunların giderilmesini kolaylaştırır.

Verilerin güncelliğini şeffaf biçimde gösterir. Bu, süreç analizlerinin veya izleme panolarının doğruluğu ve güncelliği açısından önemlidir.

Genellikle veri yükleme sırasında veri entegrasyonu veya ETL (Çıkarma, Dönüştürme, Yükleme) aracı tarafından oluşturulur ve saklanır.

Bu öznitelik, başvuruyu yapan çalışanın bağlı olduğu 'Satış', 'Mühendislik' veya 'Pazarlama' gibi kuruluş birimini belirtir. Genellikle masraflardan sorumlu maliyet merkeziyle ilişkilendirilir.

Çalışanın departmanı, karşılaştırmalı analiz için temel bir boyuttur. Süreci departmana göre filtreleyerek davranışlardaki önemli farklılıkları görmenizi sağlar. Örneğin bir departmanda politika ihlali oranı veya onay çevrim süresi diğerlerinden çok daha yüksek olabilir. Bu içgörüler, belirli ekipler için hedefli eğitim, süreç düzenlemesi veya politika açıklaması gerekip gerekmediğini belirlemeye yardımcı olur.

İş birimleri arasında karşılaştırmalı analiz yapılmasını sağlayarak departmana özgü davranışları, darboğazları veya uyumluluk sorunlarını belirlemeye yardımcı olur.

Genellikle masraf raporuyla ilişkilendirilmiş çalışanın ana veri kaydından alınır.

Gönderen, masrafları yapan ve masraf raporu oluşturarak geri ödeme sürecini başlatan çalışandır. Bu öznitelik, genellikle tek bir masraf raporuna ait tüm olaylarda aynı kalır.

Genel kullanıcı özniteliği her adımı gerçekleştiren kişiyi belirtirken gönderen özniteliği, rapor sahibini vaka düzeyinde tutarlı biçimde tanımlar. Böylece çalışan deneyimine odaklanan analizler yapılabilir; örneğin raporları sık sık reddedilen veya politikaları sürekli ihlal eden çalışanlar belirlenebilir. Bu bilgiler, sürecin genel verimliliğini ve en baştan uyumluluğunu artırmak için hedefli iletişim veya eğitim çalışmalarına yön verebilir.

Masraf raporunun sahibini belirterek sık politika ihlali yapan çalışanları veya yeniden çalışma kaynaklarını bulmak gibi çalışan davranışlarına dayalı analizler yapılmasını sağlar.

Masraf raporunun üst bilgi verilerinde bulunur ve kaydı oluşturan çalışanla ilişkilendirilir.

Kullanıcı özniteliği, belirli bir süreç adımından sorumlu kişiyi veya otomatik sistemi belirtir. Bu kişi raporu gönderen çalışan, raporu onaylayan yönetici ya da geri ödeme işlemini yürüten bir finans ekibi üyesi olabilir.

İş yükü dağılımını ve bireysel performansı anlamak, gecikmelere yol açabilecek kişileri belirlemek için süreci kullanıcı bazında incelemek önemlidir. Örneğin belirli bir yöneticinin onay zincirinde darboğaz oluşturup oluşturmadığını gösterebilir. Ayrıca kaynak tahsisi analizini destekler ve süreç boyunca hesap verebilirlik ile denetlenebilirliğin sağlanmasına yardımcı olur.

Her adımı kimin gerçekleştirdiğini göstererek iş yükü analizini, performans karşılaştırmasını ve belirli kişilerle veya ekiplerle ilişkili darboğazların saptanmasını sağlar.

Olay günlüğünde veya işlem geçmişinde bulunur; genellikle kullanıcı kimliği ya da çalışan kimliğiyle ilişkilendirilir.

Para birimi özniteliği, toplam tutarın hangi para biriminde olduğunu belirtir. Küresel kuruluşlarda çalışanlar farklı para birimlerinde masraf bildirir; bu alan tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlar.

Özellikle birden fazla ülkede faaliyet gösteren kuruluşlarda doğru finansal analiz için bu öznitelik önemlidir. Parasal değerlerin doğru yorumlanmasını ve toplu raporlama için ortak bir para birimine çevrilmesini sağlar. Bu bilgi olmadan JPY cinsinden bir raporun toplam tutarını USD cinsinden bir raporla karşılaştırmak anlamlı olmaz. Farklı bölgelerdeki toplam harcamaları, ortalama maliyetleri ve finansal KPI’ları gösteren panolar için temel niteliktedir.

Tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlayarak farklı bölgeler veya ülkeler arasında doğru finansal raporlama ve karşılaştırma yapılmasını sağlar.

Genellikle masraf raporunun üst bilgi verilerinde tutar alanlarının yanında saklanır.

Politika ihlali işareti, masraf raporunun şirketin harcama politikalarına uymadığının otomatik veya manuel olarak belirlenip belirlenmediğini gösteren doğru/yanlış değeridir. İhlaller arasında harcama sınırını aşmak, onaylanmamış tedarikçilerden alışveriş yapmak veya gerekli belgeleri sunmamak yer alabilir.

Bu işaret, uyumluluk analizinin temel girdilerindendir. Kuruluşların genel politika ihlali oranını hesaplamasına ve en fazla ihlalin görüldüğü departmanları, masraf kategorilerini veya çalışanları ayrıntılı incelemesine olanak tanır. İhlallerin sıklığını ve türünü anlamak; politikaları iyileştirmeye, otomatik kontrolleri geliştirmeye ve uyumsuz harcamaları ve süreç istisnalarını azaltmak için hedefli eğitimler düzenlemeye yardımcı olur.

Uyumsuz raporları işaretleyerek uyumluluk takibini doğrudan destekler; politika ihlallerinin ölçülmesine ve azaltılmasına yardımcı olur.

Masraf raporunun üst bilgi veya kalem verilerinde bulunan ve genellikle sistemin kural motoru tarafından ayarlanan bir işaret ya da alandır.

Rapor durumu, masraf raporunun süreçteki yerini veya nihai sonucunu gösterir. Rapor gönderim, onay, işleme alma ve ödeme gibi aşamalardan geçerken durumu değişir.

Bu öznitelik, belirli grupları incelemek için vakaları filtrelemeye yarar. Örneğin ret nedenlerini anlamak için yalnızca 'Reddedildi' durumundaki raporlara odaklanabilir veya mevcut darboğazları araştırmak için 'Onay bekliyor' durumundaki raporları inceleyebilirsiniz. Panolarda, mevcut iş yüküne ve işlemdeki tüm masraf raporlarının durumuna genel bir bakış sunar. Process Mining için oluşturulan etkinlik sırasını doğrulamak amacıyla da kullanılabilir.

Raporun durumunu genel hatlarıyla özetler. Vakaları filtrelemek ve mevcut iş yükünü gösteren operasyonel panolar oluşturmak için kullanışlıdır.

Rapor iş akışında ilerledikçe güncellenen, ana masraf raporu üst bilgi tablosundaki bir alandır.

Ret nedeni, masraf raporunun bir onay aşamasını neden geçemediğini açıklayan metin alanı veya önceden tanımlanmış bir koddur. Yaygın nedenler arasında 'Makbuz eksik', 'Masraf kategorisi yanlış' ve 'Politika dışı harcama' bulunur.

Bu öznitelik, süreçteki yeniden çalışmaların temel nedenlerini incelemek için çok değerlidir. En sık görülen ret nedenlerini analiz ederek sistemik sorunları belirleyebilirsiniz. Örneğin en yaygın neden 'Makbuz eksik' ise belge gereklilikleri hakkında iletişimi iyileştirmek veya makbuz ekleme işlemini kolaylaştırmak gerekebilir. Bu içgörüler, ilk seferde onay oranını artıran, yeniden çalışmayı azaltan ve toplam çevrim süresini kısaltan hedefli süreç iyileştirmelerine yön verir.

Süreçte neden yeniden çalışma gerektiğini açıklar; ret oranlarını düşürmek ve ilk seferde doğru sonuç alma oranını artırmak için hedefli iyileştirmeler yapılmasını sağlar.

Onaylayan 'Reddet' veya 'Geri gönder' işlemini gerçekleştirdiğinde yorum alanına ya da seçim listesine kaydedilir.

Toplam tutar, tek bir masraf raporundaki tüm masraf kalemlerinin toplamını gösterir. Onaya ve geri ödemeye tabi olan toplam değer budur.

Bu öznitelik, Process Mining kapsamında finansal analiz için önemlidir. Masraf raporlarını yüksek ve düşük tutarlı gibi değer aralıklarına göre gruplandırmayı sağlar; bu gruplar genellikle farklı onay yollarından geçer. Analistler bu özniteliği kullanarak rapor başına ortalama maliyeti hesaplayabilir, yeniden çalışma ve retlerin finansal etkisini inceleyebilir ve harcama eğilimlerini belirleyebilir. Toplam tutarı çevrim süreleriyle karşılaştırmak, yüksek tutarlı raporların onaylanmasının daha uzun sürüp sürmediğini ortaya çıkarabilir.

Finansal etki analizini mümkün kılar, harcama örüntülerini belirlemeye yardımcı olur ve sürecin rapor tutarına göre gruplandırılmasını sağlar.

Masraf raporu verilerinin üst bilgi düzeyinde bulunur ve genellikle tüm kalem tutarlarının toplamı olarak hesaplanır.

Denetim sonucu, süreçteki denetim adımının bulgularını kaydeder. Bu adım, uyumluluk kurallarını denetleyen otomatik bir sistem kontrolü veya finans ya da denetim ekibinin manuel incelemesi olabilir. Sonuçlar genellikle “Başarılı”, “Başarısız” veya “İstisnalarla başarılı” şeklindedir.

Bu öznitelik, iç kontrollerin ne kadar etkili olduğunu doğrudan ölçmenizi sağlar. Denetim sonuçlarını analiz ederek şirketinizin risk düzeyini ve başvuruların kalitesini değerlendirebilirsiniz. Kontrollerin yetersiz kaldığı veya politikaların sürekli yanlış yorumlandığı alanları belirlemenize yardımcı olur. Process Mining ile denetim sonuçlarını diğer özniteliklerle ilişkilendirerek belirli gider kategorilerinde veya bölümlerde denetim başarısızlıklarının daha sık yaşanıp yaşanmadığını görebilirsiniz.

Uyumluluk ve iç kontrol denetimlerini doğrudan ölçerek risk düzeyini ve denetim kurallarının etkililiğini değerlendirmenize yardımcı olur.

Otomatik bir kural motoru veya incelemesini tamamlayan denetim ya da finans ekibinden bir kullanıcı tarafından güncellenen alan.

Gider kategorisi, gider raporundaki harcama türünü sınıflandırmak için kullanılan bir boyuttur. Birden fazla kalem içeren gider raporlarında genellikle birden çok kategori bulunur.

Süreci gider kategorisine göre analiz etmek, kuruluşların harcama alışkanlıklarını anlamasına ve kategorilere özgü süreç davranışlarını belirlemesine yardımcı olur. Örneğin, “Yurt dışı seyahat” giderlerinin onay süreci, “Ofis malzemeleri” giderlerine kıyasla daha karmaşık ve uzun olabilir. Bu öznitelik, uyumluluğu daha ayrıntılı incelemeyi ve belirli kategorilerde politika ihlallerinin daha sık yaşanıp yaşanmadığını görmeyi sağlar. Finansal planlama ve bütçeleme için önemli bir alandır.

Harcama alışkanlıklarını analiz etmenizi sağlar; farklı gider türlerinin farklı süreç adımlarından geçip geçmediğini veya uyumluluk oranlarının değişip değişmediğini belirlemenize yardımcı olur.

Genellikle gider raporunun kalem düzeyinde bulunur. Vaka düzeyinde analiz için bu değerler bir araya getirilebilir veya en sık görülen kategori kullanılabilir.

Ödeme yöntemi, çalışanın gideri nasıl ödediğini gösterir. Ödeme genellikle şirket tarafından verilen kurumsal kartla ya da “Kişisel ödeme” olarak adlandırılan kişisel kaynaklarla yapılır. Kişisel ödemelerde çalışana doğrudan geri ödeme gerekir.

Bu öznitelik, süreçteki iki temel farklılığı ayırt etmenize yardımcı olur. Kurumsal kart işlemlerinde veriler doğrudan kart sağlayıcısından geldiği için doğrulama süreci genellikle daha hızlı ilerler. Kişisel ödemeler ise daha ayrıntılı inceleme ve çalışana doğrudan ödeme yapılmasını gerektirir. Süreci ödeme yöntemine göre analiz ederek bu iki yol arasındaki çevrim süresi, uyumluluk oranı ve işlem maliyeti farklarını görebilirsiniz. Böylece verimliliği artırmak için kurumsal kart kullanımını teşvik etme fırsatlarını belirleyebilirsiniz.

Kurumsal kart ve kişisel ödeme gibi temel süreç farklılıklarını ayırt eder. Bu yolların risk, verimlilik ve kontrol düzeyleri genellikle birbirinden farklıdır.

Genellikle gider kalemi düzeyinde belirtilir ve işlemde kullanılan kaynağı gösterir.

Onaylayan özniteliği, iş akışındaki onay veya ret adımını gerçekleştiren kişiyi belirtir. Birçok süreçte doğrudan yöneticinin ardından bölüm yöneticisinin veya finans ekibinden birinin onayı gibi birden fazla onay düzeyi bulunabilir.

“User” özniteliğinde olduğu gibi “Onaylayan” bilgisi de özellikle süreçte gecikmelerin sık yaşandığı onay aşamasını analiz etmek için kullanışlıdır. Her onaylayanın işlem süresini ölçerek darboğazları belirlemenizi sağlar. Farklı onaylayanların iş yükünü ve performansını gösteren Dashboardlar oluşturabilir, bu verileri kaynak planlamasında kullanabilir ve gider politikaları konusunda ek eğitim ihtiyacını görebilirsiniz.

Onaylardan sorumlu kişiyi belirleyerek onay gecikmelerini, iş yükünü ve karar tutarlılığını analiz etmenizi sağlar.

Onayla ilgili etkinlikler için olay günlüğüne veya işlem geçmişine kaydedilir.