Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi Veri Templateiniz

Etkinlik adı, satın alma siparişi sürecindeki bir adımı veya durum değişikliğini belirtir. “Satın alma siparişi oluşturuldu”, “Satın alma siparişi onaylandı”, “Ürün teslim alma kaydı işlendi” ve “Fatura alındı” buna örnektir. Her etkinlik, süreç yolculuğunda ayrı bir noktayı temsil eder.

Bu öznitelik, etkinlik akışını görsel olarak gösteren süreç haritasını oluşturmak için gereklidir. Farklı etkinliklerin sırasını ve sıklığını analiz ederek yaygın süreç yollarını, sapmaları, darboğazları ve tekrarlanan onay ya da değişiklik işlemleri gibi yeniden çalışma döngülerini belirleyebilirsiniz.

Süreç haritasının temelini oluşturur; süreç akışını, farklılıkları ve verimsizlikleri görselleştirip analiz etmenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle satın alma siparişiyle ilişkili işlem kodlarından, durum değişikliği günlüklerinden, olay tablolarından veya değişiklik belgesi tablolarından elde edilir.

Olay zamanı, belirli bir etkinliğin gerçekleştirildiği veya durum değişikliğinin kaydedildiği tarih ve saati gösterir. Bu zaman damgası, satın alma siparişinin yaşam döngüsündeki her olayın zaman bağlamını sağlar.

Process Mining sırasında zaman damgaları; çevrim sürelerini, etkinlikler arasındaki süreleri ve bekleme sürelerini hesaplamak için temel veridir. Her vaka içindeki olayları kronolojik sıraya koyarak süreç performansını analiz edebilir, zaman kaybına yol açan darboğazları belirleyebilir ve hizmet seviyesi anlaşmalarına (SLA) uyumu izleyebilirsiniz.

Çevrim süresinin hesaplanması, darboğazların belirlenmesi ve performansın hedeflerle karşılaştırılarak izlenmesi dâhil tüm zamana dayalı analizleri mümkün kılar.

Bu bilgi genellikle olay günlüklerinde, değişiklik geçmişi tablolarında veya işlem belgelerindeki oluşturulma ya da kayıt tarihi alanında bulunur.

Satın alma siparişi kimliği, her siparişe atanan ve onu diğerlerinden ayıran benzersiz bir alfasayısal koddur. Belirli bir satın alma işlemiyle ilgili tüm etkinlikler, belgeler ve iletişimler için ana referans noktasıdır.

Process Mining sırasında bu kimlik, oluşturma, onay, ürün teslim alma ve faturalama gibi ilişkili tüm olayları tek bir uçtan uca süreç örneğinde veya “vakada” bir araya getirmek için kullanılır. Süreçleri bu kimliğe göre analiz ederek her satın alma siparişinin başlangıcından kapanışına kadar tüm yaşam döngüsünü yeniden oluşturabilir ve görselleştirebilirsiniz.

İlişkili tüm olayları tek bir süreç vakasında bir araya getiren temel özniteliktir; satın alma siparişi yaşam döngüsünün uçtan uca analizini mümkün kılar.

Bu alan genellikle satın alma siparişi başlık tablosunda veya belgesinde birincil anahtar olarak bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, olay verilerinin geldiği ERP, satın alma platformu veya eski sistem gibi bilgi sistemini belirtir. Bu bilgi, satın almadan ödemeye sürecinin birden fazla entegre uygulamaya yayıldığı ortamlarda özellikle önemlidir.

Kaynak sistemi bilmek, verileri doğrulamaya, sorunları gidermeye ve sisteme bağlı süreç farklılıklarını anlamaya yardımcı olur. Örneğin, e-satın alma sisteminden gelen siparişler, temel ERP sisteminde elle oluşturulan siparişlerden farklı ve daha otomatik bir yol izleyebilir.

Verinin kaynağını gösterir. Bu bilgi, veri yönetişimi ve doğrulama için, ayrıca farklı sistemlerdeki süreç farklılıklarını analiz etmek açısından önemlidir.

Bu bilgi, veri çıkarma sırasında eklenen sabit bir değer veya kaynak tablolarda giriş sistemini belirten bir alan olabilir.

Bu öznitelik, kaynak sistemden en son veri yüklemesinin veya yenilemesinin tarih ve saatini kaydeder. Tek bir olaya değil, tüm veri setine ait bir meta veri alanıdır.

Bu bilgi, kullanıcıların analiz ettikleri verilerin ne kadar güncel olduğunu anlamalarına yardımcı olur. İçgörülerin güncelliğini değerlendirmelerini sağlar ve kararların analiz için gereken güncellikteki verilere dayanmasına katkıda bulunur.

Verilerin ne kadar güncel olduğunu gösterir; kullanıcıların analizin kapsadığı dönemi ve bulguların geçerliliğini anlamasını sağlar.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma ve dönüştürme (ETL) aracı veya süreci tarafından oluşturulup saklanır.

Departman özniteliği, satın alma işleminden sorumlu kuruluş birimini belirtir. Bu genellikle talebi başlatan veya gideri bütçesinden karşılayacak departmandır. Örneğin 'BT', 'Pazarlama' veya 'Operasyonlar'.

Bu öznitelik, işletmenin farklı bölümlerindeki süreç performansını ayrı ayrı incelemek ve karşılaştırmak için gereklidir. Departman bazında yapılan analizler, çevrim süresinin en uzun, değişiklik oranının en yüksek veya kurallara aykırı satın alma sıklığının en fazla olduğu alanları ortaya çıkarabilir. Bu bulgular, iyileştirme çalışmalarını her departmanın ihtiyaçlarına ve çalışma biçimine göre şekillendirmenize yardımcı olur.

Süreç analizini iş birimine göre ayırarak performansı karşılaştırmanızı ve departmana özgü sorunları ya da iyi uygulamaları belirlemenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle satın alma siparişinin başlık veya kalem ayrıntılarında, çoğunlukla 'Maliyet Merkezi' ya da 'Departman' alanında bulunur.

Malzeme Grubu veya Satın Alma Kategorisi olarak da bilinen Kalem Kategorisi, satın alınan ürün ya da hizmetin türünü sınıflandırır. Bu yapılandırılmış sınıflandırma, satın alma harcamalarını ve süreç davranışını düzenlemeyi ve anlamayı kolaylaştırır.

Süreci kalem kategorisine göre incelemek, önemli farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin, karmaşık hizmetlerin satın alma sürecinde onay çevrimleri daha uzun ve değişiklikler daha sık olabilir; standart ofis malzemelerinde ise süreç daha kısa ve az değişken olabilir. Bu ayrım, kategoriye özel süreç iyileştirmeleri ve stratejiler geliştirmenizi sağlar.

Süreç performansını ve harcamaları kategoriye göre incelemenizi, farklı satın alma türlerinin süreç verimliliğini nasıl etkilediğini görmenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle satın alma siparişinin kalem düzeyinde saklanır.

Kullanıcı Adı, süreçteki bir olayı gerçekleştiren kişiyi belirtir. Bu kişi talebi oluşturan, satın alma siparişini onaylayan veya mal kabulünü kaydeden çalışan olabilir. Böylece süreç akışındaki sorumluluklar netleşir ve sürece insan boyutu eklenir.

Etkinlikleri kullanıcıya göre incelemek, iş yükünün nasıl dağıldığını anlamanıza, eğitim ihtiyaçlarını belirlemenize ve olası uyumluluk sorunlarını saptamanıza yardımcı olur. Örneğin, belirli kullanıcıların sık sık yeniden çalışma veya gecikmelerle ilişkili olup olmadığını görebilir ya da görevler ayrılığı kurallarının ihlal edilip edilmediğini kontrol edebilirsiniz.

Süreç etkinliklerini belirli kişilerle ilişkilendirerek kullanıcı düzeyinde iş yükü, performans ve uyumluluk analizi yapmanızı sağlar.

İşlem günlüklerinde ve belge başlıklarında genellikle 'Oluşturan', 'Değiştiren' veya 'Kullanıcı Kimliği' alanlarında bulunur.

Satın Alma Siparişi Durumu, siparişin belirli bir andaki aşamasını veya süreç sonunda aldığı durumu gösterir. Yaygın durumlar arasında 'Onay Bekliyor', 'Onaylandı', 'Tedarikçiye Gönderildi', 'Kısmen Teslim Alındı', 'Kapalı' ve 'İptal Edildi' bulunur.

Bu öznitelik, satın alma siparişlerini filtrelemek ve belirli grupları incelemek için kullanışlıdır. Örneğin, mevcut darboğazları belirlemek için yalnızca açık siparişleri, iptal nedenlerini anlamak içinse iptal edilen siparişleri inceleyebilirsiniz. Durum değişikliklerinin sırasını izlemek, süreç modelindeki etkinlikleri tanımlamak için de temel oluşturabilir.

Vakaları yaşam döngüsündeki aşamalarına göre filtrelemenizi, açık, kapalı veya sorunlu siparişlere odaklanmanızı sağlar.

Bu, satın alma siparişinin başlık verilerinde bulunan standart bir durum alanıdır.

Satın Alma Siparişi Tutarı, siparişin toplam mali yükümlülüğünü gösterir. Tutar, belgenin tamamı veya tek tek sipariş kalemleri düzeyinde incelenebilir.

Bu öznitelik, finansal analiz ve önceliklendirme için temel niteliktedir. Örneğin, daha karmaşık onay iş akışlarına veya işletme üzerinde daha büyük etkiye sahip olabilecek yüksek tutarlı siparişlere odaklanmak için süreçleri tutara göre filtreleyebilirsiniz. Sipariş tutarını çevrim süreleri veya yeniden çalışma oranlarıyla karşılaştırmak, yüksek tutarlı siparişlerin düşük tutarlı siparişlere kıyasla daha verimsiz işlenip işlenmediğini gösterebilir.

Sürece finansal bir boyut kazandırır; iyileştirmelere öncelik vermenizi ve maliyetleri etkileyen unsurları anlamanızı sağlar.

Bu değer, satın alma siparişinin başlık verilerinde bulunur ve genellikle tüm sipariş kalemlerinin tutarları toplanarak hesaplanır.

Talep Edilen Teslimat Tarihi, kuruluşun tedarikçiden mal veya hizmetleri teslim almayı beklediği ve satın alma siparişinde belirtilen tarihtir. Tedarikçi teslimat performansını ölçmek için temel alınır.

Bu öznitelik, 'Zamanında Teslimat Oranı' KPI’ını hesaplamak için gereklidir. İşletmeler, talep edilen teslimat tarihini gerçek mal kabul tarihiyle karşılaştırarak tedarikçilerin güvenilirliğini değerlendirebilir. Tarihler arasındaki farkları incelemek, belirli tedarikçiler, ürünler veya sevkiyat noktalarıyla ilgili sürekli sorunları ortaya çıkarabilir ve performans görüşmelerine veri sağlayabilir.

Tedarikçi teslimat performansını ölçmek için temel alınır ve Zamanında Teslimat Oranı KPI’ının hesaplanmasında önemli rol oynar.

Bu tarih genellikle satın alma siparişinin başlık veya kalem ayrıntılarında standart bir alan olarak bulunur.

Tedarikçi Adı, satın alma siparişinde belirtilen mal veya hizmetleri sağlaması için sözleşme yapılan dış tarafı belirtir. İşlem verilerindeki satın alma siparişiyle ilişkilendirilen temel ana veri öğelerinden biridir.

Süreci tedarikçiye göre incelemek, tedarikçi performansını yönetmek açısından önemlidir. Zamanında teslimat oranı, mal iade oranı ve satın alma siparişlerinde yapılan değişikliklerin sıklığı gibi metriklere göre tedarikçileri karşılaştırabilirsiniz. Bu bulgular, tedarik stratejilerine, tedarikçi görüşmelerine ve ilişki yönetimine yön verebilir.

Tedarikçi performansını incelemenizi, farklı tedarikçilerin teslimat sürelerini, kalite düzeyini ve süreçte yarattığı aksaklıkları karşılaştırmanızı sağlar.

Tedarikçi ana verilerinden alınır ve genellikle belge başlığında satın alma siparişiyle ilişkilendirilir.

Bitiş Zamanı özniteliği, bir etkinliğin tamamlanma zamanını kaydeder. Süreçteki birçok olay tek bir andan oluşur ve başlangıç ile bitiş zamanları aynıdır. Ancak bazı etkinliklerin, özellikle elle yapılanların veya süresi ölçülebilenlerin, başlangıç ve bitiş zaman damgaları farklı olabilir.

Bitiş zamanının bulunması, tek tek etkinliklerin işlem sürelerinin hassas biçimde hesaplanmasını sağlar. Böylece hangi adımların uzun sürdüğünü belirleyebilir, işin aktif olarak yapıldığı işlem süresini etkinlikler arasındaki bekleme süresinden ayırabilirsiniz.

Etkinliklerin işlem sürelerini hassas biçimde hesaplamanızı ve süreçteki aktif çalışma süresini bekleme süresinden ayırmanızı sağlar.

Olay günlüklerinde veya işlem verilerinde, bazen ayrı bir 'Bitiş Zamanı' ya da 'Tamamlanma Tarihi' alanında bulunur. Mevcut değilse Olay Zamanı ile aynı değer atanabilir.

Para Birimi özniteliği, Satın Alma Siparişi Tutarı ve diğer finansal alanlarda kullanılan para birimini belirtir. Özellikle birden fazla para birimiyle çalışan çok uluslu kuruluşlarda finansal verileri doğru yorumlamak ve toplamak için gereklidir.

Analizlerde bu öznitelik, finansal metriklerin aynı ölçüt üzerinden karşılaştırılmasını sağlar. Parasal değerler içeren her Dashboard veya KPI için gereklidir. Böylece satın alma sürecinin finansal görünümünü doğru sunmak üzere para birimi dönüşümü ve raporlama yapılabilir.

Tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlar; özellikle küresel operasyonlarda finansal raporlamanın ve karşılaştırmaların doğru yapılmasına yardımcı olur.

Bu kod genellikle satın alma siparişinin başlık bölümünde, toplam tutarın yanında saklanır.

Satın Alma Talebi Kimliği, satın alma sürecini başlatan iç belgenin kimliğidir. Talep, bir departmanın mal veya hizmet satın alınması için satın alma departmanına ilettiği resmî istektir.

Bu kimlik, satın alma siparişi sürecini önceki talep süreciyle ilişkilendirmenizi sağlar. Böylece talebin oluşturulmasından satın alma siparişinin açılmasına kadar geçen süreyi ölçen daha geniş bir 'Talep-Sipariş' analizi yapabilirsiniz. Ayrıca talep sahipleriyle satın alma ekibi arasındaki devir teslimde yaşanan gecikmeleri belirlemenize yardımcı olur.

Satın alma siparişini başlatan taleple ilişkilendirerek talep-sipariş aşamasındaki çevrim süresini incelemenizi sağlar.

Genellikle satın alma siparişinin başlık veya kalem verilerinde referans alanı olarak saklanır.

Talep Sahibi, satın alma ihtiyacını başlatan ve çoğunlukla önceki satın alma talebini oluşturan kuruluştaki kişidir. Bu kişi, sistemde satın alma siparişi belgesini oluşturan kullanıcıdan farklıdır. Siparişi oluşturan kullanıcı genellikle satın alma departmanında çalışır.

Talep sahibine göre yapılan analizler, satın alma davranışlarındaki örüntüleri belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, bazı talep sahiplerinin sürekli acil sipariş verdiğini veya siparişlerinde sık sık değişiklik yaptığını görebilirsiniz. Bu bilgi, satın alma politikaları hakkında hedefli eğitimler vermek veya ihtiyaçların en başta daha açık tanımlanmasını sağlamak için kullanılabilir.

Satın alma talebini başlatan iş kullanıcısını belirterek satın alma davranışlarını incelemenize ve ihtiyaçların tanımlanma sürecini iyileştirmenize yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle ilişkili satın alma talebinden alınır veya satın alma siparişinde 'Talep Sahibi' alanında saklanır.