Satın Almadan Ödemeye - Satın Alma Siparişi Veri Şablonunuz

Faaliyet adı, satın alma siparişi sürecindeki bir adımı veya durum değişikliğini açıklar. Örnekler arasında "Satın alma siparişi oluşturuldu", "Satın alma siparişi onaylandı", "Mal kabulü kaydedildi" ve "Fatura alındı" bulunur. Her faaliyet, süreç yolculuğundaki belirli bir noktayı temsil eder.

Bu öznitelik, faaliyet akışını görsel olarak gösteren süreç haritasını oluşturmak için gereklidir. Farklı faaliyetlerin sırasını ve sıklığını analiz etmek, tekrarlanan onay veya değişiklik olayları gibi yaygın süreç yollarını, sapmaları, darboğazları ve yeniden işlem döngülerini belirlemeye yardımcı olur.

Süreç haritasının temelini oluşturur ve süreç akışının, farklılıkların ve verimsizliklerin görselleştirilip analiz edilmesini sağlar.

Bu bilgi genellikle işlem kodlarından, durum değişikliği günlüklerinden, olay tablolarından veya satın alma siparişiyle ilişkili değişiklik belgesi tablolarından elde edilir.

Olay zamanı, belirli bir faaliyetin yürütüldüğü veya durum değişikliğinin kaydedildiği tarih ve saati gösterir. Bu zaman damgası, satın alma siparişinin yaşam döngüsündeki her olay için zamansal bağlam sağlar.

Process Mining'de zaman damgaları, faaliyetler arasındaki çevrim sürelerini, süreleri ve bekleme sürelerini hesaplamak için temel veridir. Olayları her vaka için kronolojik olarak sıralamak, süreç performansını analiz etmeyi, zaman kaybedilen darboğazları belirlemeyi ve hizmet seviyesi anlaşmalarına (SLA'lar) uyumu izlemeyi mümkün kılar.

Çevrim süresi hesaplama, darboğaz belirleme ve performansı kıyaslama ölçütlerine göre izleme dahil olmak üzere zamana dayalı tüm analizleri mümkün kılar.

Bu bilgi genellikle olay günlüklerinde, değişiklik geçmişi tablolarında veya işlem belgelerindeki oluşturulma ya da kayıt tarihi alanında bulunur.

Satın alma siparişi kimliği, her satın alma siparişine atanan ve onu diğerlerinden ayıran benzersiz alfasayısal koddur. Belirli bir satın alma işlemiyle ilgili tüm faaliyetler, belgeler ve iletişimler için merkezi referans noktası görevi görür.

Process Mining'de bu kimlik, oluşturma, onay, mal kabulü ve faturalama gibi ilgili tüm olayları tek bir uçtan uca süreç örneğinde veya "vaka"da gruplamak için gereklidir. Süreçleri bu tanımlayıcıya göre analiz etmek, her satın alma siparişinin başlangıcından nihai kapanışına kadar tüm yaşam döngüsünü yeniden oluşturmayı ve görselleştirmeyi sağlar.

İlgili tüm olayları tek bir süreç vakasına bağlayan temel özniteliktir ve satın alma siparişi yaşam döngüsünün uçtan uca analiz edilmesini mümkün kılar.

Bu, genellikle satın alma siparişi üst bilgi tablosunda veya belgesinde bulunan birincil anahtar alanıdır.

Kaynak sistem özniteliği, olay verilerinin geldiği ERP, satın alma platformu veya eski sistem gibi bilgi sistemini tanımlar. Bu bilgi, Satın Almadan Ödemeye sürecinin birden fazla entegre uygulamaya yayıldığı ortamlarda özellikle önemlidir.

Kaynak sistemi bilmek, veri doğrulama ve sorun giderme süreçlerine, ayrıca sisteme bağlı süreç farklılıklarını anlamaya yardımcı olur. Örneğin e-satın alma sisteminden gelen satın alma siparişleri, temel ERP'de manuel olarak oluşturulan siparişlere göre daha farklı ve otomatik bir yol izleyebilir.

Verilerin kaynağı hakkında bağlam sağlar. Bu, veri yönetişimi ve doğrulama için, ayrıca farklı sistemlerdeki süreç farklılıklarını analiz etmek için gereklidir.

Bu, veri çıkarma sırasında eklenen statik bir değer veya giriş sistemini gösteren kaynak tablolardaki bir alan olabilir.

Bu öznitelik, kaynak sistemden yapılan en son veri yüklemesinin veya yenilemesinin tarih ve saatini kaydeder. Tek bir olay yerine Veri Setinin tamamı için geçerli olan bir meta veri alanıdır.

Bu bilgi, kullanıcıların analiz ettikleri verilerin güncelliğini anlaması için büyük önem taşır. İçgörülerin ne kadar güncel olduğunu değerlendirmelerine yardımcı olur ve kararların analiz için gereken ölçüde güncel verilere dayanmasını sağlar.

Kullanıcılara verilerin güncelliği hakkında bilgi verir. Böylece analizde kapsanan dönemi ve bulguların geçerliliğini anlamalarını sağlar.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma ve dönüştürme (ETL) aracı veya süreci tarafından oluşturulur ve saklanır.

Departman özniteliği, satın alma işleminden sorumlu organizasyon birimini belirtir. Bu birim genellikle talebi başlatan veya gideri bütçesinden karşılayacak departmandır. Örneğin 'IT', 'Marketing' veya 'Operations' olabilir.

Bu öznitelik, işletmenin farklı bölümlerindeki süreç performansını gruplandırmak ve karşılaştırmak için önemlidir. Departman bazlı analiz, en uzun çevrim sürelerine, en yüksek değişiklik oranlarına veya en fazla kuralsız satın alma işlemine sahip alanları ortaya çıkarabilir. Bu içgörüler, iyileştirme çalışmalarını her departmanın ihtiyaçlarına ve davranışlarına göre şekillendirmenize yardımcı olur.

Süreç analizini iş birimine göre gruplandırmanızı, performansı karşılaştırmanızı ve departmana özgü sorunları veya iyi uygulamaları belirlemenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle satın alma siparişi başlığında veya kalem ayrıntılarında bulunur ve çoğunlukla 'Cost Center' ya da 'Department' alanıyla ilişkilendirilir.

Kalem Kategorisi, Malzeme Grubu veya Satın Alma Kategorisi olarak da adlandırılır ve tedarik edilen ürün ya da hizmetin türünü sınıflandırır. Bu yapılandırılmış sınıflandırma, tedarik harcamalarını ve süreç davranışını düzenlemeye ve anlamaya yardımcı olur.

Süreci kalem kategorisine göre analiz etmek önemli farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin karmaşık hizmetlerin tedarik sürecinde, standart ofis malzemelerine kıyasla onay çevrimleri daha uzun ve değişiklikler daha fazla olabilir. Bu gruplandırma, kategoriye özgü süreç optimizasyonu ve strateji geliştirme olanağı sağlar.

Süreç performansını ve harcamaları kategori bazında analiz etmenizi, farklı satın alma türlerinin süreç verimliliğini nasıl etkilediğini görmenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle satın alma siparişindeki kalem düzeyinde saklanır.

Kullanıcı Adı, süreç içindeki bir olayı gerçekleştirmekten sorumlu kişiyi belirtir. Bu kişi, talep oluşturan, satın alma siparişini onaylayan veya mal kabulünü kaydeden kişi olabilir. Bu bilgi, süreç akışına sorumluluk ve insan boyutu kazandırır.

Faaliyetleri kullanıcı bazında analiz etmek, iş yükü dağılımını anlamaya, eğitim ihtiyaçlarını belirlemeye ve olası uyumluluk sorunlarını tespit etmeye yardımcı olur. Örneğin belirli kullanıcıların yüksek oranda yeniden işlem veya gecikmeyle ilişkilendirilip ilişkilendirilmediğini görebilir ya da görevler ayrılığı ihlallerini kontrol edebilirsiniz.

Süreç faaliyetlerini belirli kişilerle ilişkilendirerek iş yükünü, performansı ve uyumluluğu kullanıcı düzeyinde analiz etmenizi sağlar.

Genellikle işlem günlüklerindeki ve belge başlıklarındaki 'Created By', 'Changed By' veya 'User ID' alanlarında bulunur.

Satın Alma Siparişi Durumu, satın alma siparişinin belirli bir andaki yaşam döngüsü aşamasını veya nihai durumunu belirtir. Yaygın durumlar arasında 'In Approval', 'Approved', 'Sent to Vendor', 'Partially Received', 'Closed' ve 'Canceled' bulunur.

Bu öznitelik, satın alma siparişlerinin alt kümelerini filtrelemek ve analiz etmek için kullanışlıdır. Örneğin mevcut darboğazları belirlemek için yalnızca açık siparişlere veya iptal nedenlerini anlamak için iptal edilen siparişlere odaklanabilirsiniz. Durum değişikliklerinin sırasını izlemek, süreç modelindeki faaliyetleri tanımlamak için de temel oluşturabilir.

Vakaları yaşam döngüsü aşamalarına göre filtrelemenizi, açık, kapalı veya sorunlu siparişlere odaklanmanızı sağlar.

Bu, satın alma siparişi başlık verilerinde bulunan standart bir durum alanıdır.

Satın alma siparişi tutarı, siparişin toplam mali taahhüdünü ifade eder. Bu tutar, belgenin tamamı veya tek tek satır öğeleri düzeyinde analiz edilebilir.

Bu öznitelik, mali analiz ve önceliklendirme için temel bir göstergedir. Değere göre filtreleme yapmanıza, örneğin daha karmaşık onay iş akışlarına veya daha büyük iş etkisine sahip olabilecek yüksek tutarlı satın alma siparişlerine odaklanmanıza olanak tanır. Satın alma siparişi tutarını çevrim süreleri veya yeniden çalışma oranlarıyla karşılaştırmak, yüksek tutarlı siparişlerin düşük tutarlı siparişlere göre daha verimsiz işlenip işlenmediğini ortaya çıkarabilir.

Sürece finansal bir boyut kazandırarak iyileştirmelere öncelik vermek ve maliyet etkenlerini anlamak için değere dayalı analiz yapmanızı sağlar.

Bu değer, satın alma siparişi başlık verilerinde bulunur ve genellikle tüm kalem tutarlarının toplamı olarak hesaplanır.

Talep Edilen Teslimat Tarihi, kuruluşun mal veya hizmetleri tedarikçiden teslim almayı beklediği ve satın alma siparişinde belirtilen tarihtir. Bu tarih, tedarikçi teslimat performansını ölçmek için temel alınır.

Bu öznitelik, 'Zamanında Teslimat Oranı' KPI'ını hesaplamak için gereklidir. İşletmeler, talep edilen teslimat tarihini fiili mal kabul tarihiyle karşılaştırarak tedarikçi güvenilirliğini değerlendirebilir. Sapmaları analiz etmek, belirli tedarikçiler, ürünler veya sevkiyat konumlarıyla ilgili sürekli sorunları belirlemeye ve performans görüşmeleri için veri sağlamaya yardımcı olur.

Tedarikçi teslimat performansını ölçmek için referans noktasıdır ve Zamanında Teslimat Oranı KPI'ını hesaplamak için büyük önem taşır.

Bu tarih genellikle satın alma siparişi başlığında veya kalem ayrıntılarında standart bir alan olarak bulunur.

Tedarikçi Adı, satın alma siparişinde belirtilen mal veya hizmetleri sağlaması için sözleşme yapılan dış tarafı tanımlar. İşlemsel satın alma siparişi verileriyle ilişkilendirilen temel ana veri unsurlarından biridir.

Süreci tedarikçi bazında analiz etmek, tedarikçi performansını yönetmek için büyük önem taşır. Teslimatın zamanında yapılma oranı, mal iade oranı ve satın alma siparişindeki değişiklik sıklığı gibi metriklere göre tedarikçileri karşılaştırmanızı sağlar. Bu içgörüler, tedarik stratejilerine, tedarikçi görüşmelerine ve ilişki yönetimine yön verebilir.

Tedarikçi performansını analiz etmenizi, farklı tedarikçiler arasındaki teslimat sürelerini, kaliteyi ve süreçteki sürtünmeyi karşılaştırmanızı sağlar.

Bu bilgi tedarikçi ana verilerinden alınır ve genellikle belge başlığında satın alma siparişiyle ilişkilendirilir.

Bitiş zamanı özniteliği, bir faaliyetin tamamlandığı zamanı kaydeder. Birçok süreç olayı atomik olduğundan başlangıç ve bitiş zamanları aynı olsa da özellikle manuel veya ölçülebilir süreye sahip bazı faaliyetlerin başlangıç ve bitiş zaman damgaları farklı olabilir.

Bitiş zamanının bulunması, tek tek faaliyetlerin işlem süresinin hassas biçimde hesaplanmasını sağlar. Bu, hangi adımların zaman aldığını belirlemek ve işlem süresiyle, işin aktif olarak yapıldığı süreyle, bekleme süresini, faaliyetler arasındaki boşta geçen süreyi, birbirinden ayırmak için çok değerlidir.

Faaliyetlerin işlem sürelerini hassas biçimde hesaplamayı sağlar ve süreçteki aktif çalışma süresi ile boşta geçen bekleme süresini ayırt etmeye yardımcı olur.

Olay günlüklerinde veya işlem verilerinde bulunur; bazen ayrı bir "Bitiş zamanı" ya da "Tamamlanma tarihi" alanı olarak yer alır. Mevcut değilse Olay zamanı ile aynı değere ayarlanabilir.

Para Birimi özniteliği, Satın Alma Siparişi Tutarı ve diğer finansal alanlarda kullanılan para birimini belirtir. Özellikle birden fazla para birimiyle faaliyet gösteren çok uluslu kuruluşlarda finansal verileri doğru yorumlamak ve toplamak için gereklidir.

Analiz sırasında bu öznitelik, finansal metriklerin aynı ölçekte karşılaştırılmasını sağlar. Parasal değer içeren her Dashboard veya KPI için ön koşuldur. Böylece doğru para birimi dönüşümü ve raporlama yapılarak tedarik sürecinin finansal görünümü doğru şekilde sunulabilir.

Tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlayarak özellikle küresel operasyonlarda doğru finansal raporlama ve karşılaştırma yapılmasını sağlar.

Bu kod genellikle toplam tutarın yanında, satın alma siparişi başlığında saklanır.

Satın Alma Talebi Kimliği, tedarik sürecini başlatan dahili belgenin tanımlayıcısıdır. Talep, bir departmanın mal veya hizmet satın alınması için satın alma departmanına yaptığı resmi başvurudur.

Bu kimlik, satın alma siparişi sürecini önceki talep süreciyle ilişkilendirmenizi sağlar. Böylece daha geniş kapsamlı bir 'Talep-Sipariş' analizi yapabilir ve talebin oluşturulmasından satın alma siparişinin yaratılmasına kadar geçen süreyi ölçebilirsiniz. Ayrıca talep sahipleriyle satın alma ekibi arasındaki devirlerde yaşanan gecikmeleri belirlemenize yardımcı olur.

Satın alma siparişini başlangıçtaki taleple ilişkilendirerek talep-sipariş arasındaki çevrim süresini analiz etmenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle satın alma siparişi başlığında veya kalem verilerinde referans alanı olarak saklanır.

Talep sahibi, satın alma ihtiyacını başlatan ve çoğu zaman önceki satın alma talebini oluşturan kuruluş çalışanıdır. Bu kişi, sistemde satın alma siparişi belgesini oluşturan ve genellikle satın alma departmanında görev yapan kullanıcıdan farklıdır.

Talep sahibi bazında analiz, satın alma davranışındaki kalıpları belirlemenize yardımcı olabilir. Örneğin bazı talep sahiplerinin sürekli acil siparişler verdiğini veya sık sık değişiklik gerektiren siparişler oluşturduğunu görebilirsiniz. Bu bilgi, tedarik politikaları konusunda hedefli eğitim vermek veya gereksinimlerin başlangıçta daha iyi tanımlanmasını sağlamak için kullanılabilir.

Satın alma işlemini başlatan iş kullanıcısını belirleyerek satın alma davranışlarını analiz etmenize ve gereksinim tanımlama sürecini iyileştirmenize yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle ilişkili satın alma talebinden alınır veya satın alma siparişinin kendisinde 'Requester' alanı olarak saklanır.