İade ve Para İadesi İşleme Veri Templateiniz

Etkinlik Adı, iade yaşam döngüsündeki belirli bir adımı veya kilometre taşını tanımlar. 'İade Talebi Oluşturuldu', 'Ürün Alındı' veya 'Para İadesi İşlendi' gibi tek bir eylemi ya da durum değişikliğini temsil eder. Bu etkinlikler süreç haritasının temel yapı taşlarını oluşturur.

Analizde bu öznitelik, farklı adımların sırasını ve sıklığını göstererek süreç akışını görselleştirmek için kullanılır. Etkinlikleri analiz etmek, yaygın yolları, standart süreçten sapmaları ve yeniden çalışmanın gerçekleştiği alanları belirlemeye yardımcı olur. Bir iade sırasında gerçekte ne olduğunu anlamak için temel öneme sahiptir ve neredeyse tüm Process Mining Dashboardlarında ve KPI’larda kullanılır.

Sürecin adımlarını tanımlar; süreç haritasının görselleştirilmesini, süreç varyantlarının analizini ve darboğazların veya yeniden işleme döngülerinin belirlenmesini sağlar.

Bu bilgi genellikle kaynak sistemdeki durum değişikliği günlüklerinden, olay tablolarından veya işlem kodlarından elde edilir.

İade vakası kimliği, tek bir iade süreci örneğini benzersiz şekilde tanımlayan birincil anahtardır. Müşteri tarafından başlatılan her iadeye benzersiz bir kimlik atanır. Bu kimlik, ilgili iadeye ait sonraki tüm olayları, belgeleri ve iletişimleri takip etmek için kullanılır.

Process Mining analizinde bu kimlik, ilgili tüm olayları tutarlı bir süreç akışında ilişkilendirmek için gereklidir. Araç, her iadenin ilk talepten geri ödeme veya değişim gibi nihai sonuca kadar uçtan uca yolculuğunu yeniden oluşturabilir. Tutarlı bir vaka kimliği olmadan süreç varyantlarını analiz etmek, çevrim sürelerini ölçmek veya darboğazları doğru şekilde belirlemek mümkün olmaz.

Bu, Process Mining için temel özniteliktir. İlgili tüm olayları tek bir vakada gruplandırarak uçtan uca iade sürecinin yeniden oluşturulmasını ve analiz edilmesini sağlar.

Genellikle iade siparişi belgelerinin, iade malzeme yetkilendirmesi (RMA) kayıtlarının veya vaka yönetimi sistemlerinin üst bilgi bölümünde bulunur.

Olay zamanı veya zaman damgası, bir faaliyetin gerçekleştiği kesin tarih ve saati kaydeder. Bu kronolojik veri, her vaka içindeki olayların doğru sıraya konması için gereklidir ve iade sürecinin zaman çizelgesini oluşturur.

Bu öznitelik, zamana dayalı tüm analizler için önemlidir. Faaliyetler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak, toplam iade vakası süresini ölçmek ve geri ödemenin işlenme süresi gibi hizmet seviyesi anlaşmalarına (SLA) uyumluluğu izlemek için kullanılır. Kuruluşlar zaman damgalarını analiz ederek gecikmeleri belirleyebilir, süreç performansını zaman içinde anlayabilir ve iade çevrimini hızlandırma fırsatlarını ortaya çıkarabilir.

Bu öznitelik, çevrim sürelerini hesaplamak, darboğazları belirlemek ve SLA uyumluluğunu ölçmek için gerekli olan olayların kronolojik sırasını sağlar.

Genellikle sistem günlüklerinde, işlem kayıtlarında veya her faaliyetle ilişkilendirilmiş belge oluşturma zaman damgalarında bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, faaliyetin kaydedildiği uygulamayı veya platformu tanımlar. Birçok kuruluşta iade süreci birden fazla sisteme yayılır. Örneğin ilk talep için bir CRM, ürünü teslim almak için bir WMS ve geri ödemeyi işlemek için bir ERP kullanılabilir.

Kaynak sistemi belirlemek, veri yönetişimi ve sürecin teknolojik yapısını anlamak açısından önemlidir. Analizde bu bilgi, veri kalitesi sorunlarının kaynağına kadar izlenmesine veya görevlerin farklı sistemler arasında sık sık devredildiği süreç parçalanmasının ortaya çıkarılmasına yardımcı olabilir. Bu tür devirler gecikmelere ve verimsizliklere yol açabilir.

Veri kökenini anlamaya ve farklı BT sistemleri arasındaki etkileşimlerden kaynaklanan süreç devirlerini veya gecikmeleri analiz etmeye yardımcı olur.

Bu, genellikle veri çıkarma sırasında eklenen bir meta veri alanıdır veya sistem günlüğü üst bilgilerinde bulunur.

Bu öznitelik, Process Mining analizi için kullanılan veri setinin kaynak sistemlerden en son ne zaman çıkarıldığını veya güncellendiğini kaydeder. Oluşturulan içgörülerin güncelliği ve geçerliliği hakkında bağlam sağlar.

Çevrim süresi gibi süreç metriklerini hesaplamak için doğrudan kullanılmasa da bu bilgi, rapor kullanıcılarının verilerin ne kadar güncel olduğunu anlaması açısından önemlidir. Paydaşların verilerin yeniliğinin farkında olmasını ve analizi doğru yorumlamasını sağlar. Örneğin Dashboardların performansı düne veya geçen haftaya kadar yansıtıp yansıtmadığını anlamalarına yardımcı olur.

Verilerin güncelliği hakkında önemli bağlam sağlayarak paydaşların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu anlamasına yardımcı olur.

Bu, genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulan meta verilerdir.

Gerçek Geri Ödeme Tutarı, müşteriye geri ödenen nihai toplamdır. Bu değer; yeniden stoklama ücretleri, promosyonlar, kargo bedeli kesintileri veya iade edilen ürünün durumuna göre yapılan düzeltmeler nedeniyle talep edilen tutardan farklı olabilir.

Bu öznitelik, finansal mutabakat ve süreç sonuçlarının ölçülmesi için gereklidir. Talep edilen tutarla karşılaştırıldığında Geri Ödeme Tutarı Doğruluğu KPI'ının temel bileşenidir. Bu verinin analizi, iade politikalarının finansal etkisini ve geri ödeme düzeltmelerinin nedenlerini anlamaya yardımcı olur; değer kaybı veya geri kazanım alanlarını ortaya çıkarır.

Finansal analiz, geri ödeme doğruluğunun ölçülmesi ve iade sürecinin işletme üzerindeki gerçek finansal etkisinin anlaşılması için önemlidir.

ERP veya muhasebe sistemindeki alacak dekontunda, finansal kayıt belgelerinde ya da nihai vaka kapatma kayıtlarında bulunur.

İade Kanalı, iadenin nasıl başlatıldığını belirtir. Örneğin 'Çevrim İçi Portal', 'Mağaza İçi', 'Müşteri Hizmetleri Araması' veya 'Posta' olabilir. Farklı kanalların kendine özgü süreçleri, maliyetleri ve müşteri memnuniyeti düzeyleri olabilir.

İade sürecini farklı kanallar açısından analiz eden bir şirket, bu kanalların verimliliğini ve maliyet etkinliğini karşılaştırabilir. Analiz, bir kanalın diğerine göre çok daha uzun çevrim süresine veya daha yüksek manuel müdahale oranına sahip olduğunu gösterebilir. Bu içgörüler, tüm kanallarda daha tutarlı ve verimli bir müşteri deneyimi oluşturmak için süreç iyileştirmelerine veya otomasyona nerede yatırım yapılacağına karar vermenize yardımcı olur.

Kanal bazında analiz, farklı iade yöntemlerinin verimliliğini, maliyetini ve müşteri deneyimini karşılaştırmanıza yardımcı olarak stratejik yatırımlara yön verir.

Bu bilgi genellikle iade başlatılırken alınır ve iade talebinde veya vaka yönetimi kaydında saklanır.

İade nedeni, bir ürünün neden geri gönderildiğini kaydeder. Nedenler 'Yanlış ürün gönderildi' ve 'Ürün kusurlu' ifadelerinden 'Fikrim değişti' veya 'Uymadı' ifadelerine kadar çeşitlilik gösterebilir. Bu bilgi genellikle iade başlatma sürecinde müşteriden alınır.

Bu öznitelik, temel neden analizi için çok değerlidir. İşletme, en yaygın iade nedenlerini analiz ederek ürünler, sevkiyat doğruluğu veya ürün açıklamalarıyla ilgili temel sorunları belirleyebilir. Bu içgörü ürün kalitesi, lojistik veya pazarlama alanlarında stratejik iyileştirmeler yapılmasını sağlayabilir. Sonuç olarak toplam iade oranı düşer ve müşteri memnuniyeti artar.

Ürün kusurları, sevkiyat hataları veya müşteri tercihleriyle ilgili örüntüleri belirlemek için etkili bir temel neden analizi sağlar ve gelecekteki iadelerin azaltılmasına yardımcı olur.

Genellikle iade talebi formunda veya sipariş belgesinde, standartlaştırılmış bir neden kodu ya da serbest metin alanı olarak kaydedilir.

Müşteri kimliği, ürünü iade eden kişiyi veya şirketi benzersiz şekilde tanımlar. Bu öznitelik, iade işlemini müşterinin şirketle olan genel geçmişine bağlar.

Bu öznitelik, iade sürecinin müşteri odaklı biçimde incelenmesini sağlar. Analiz, belirli müşterilerin sık iade yapıp yapmadığını ortaya çıkarabilir; bu durum sahtekarlığa veya sürekli memnuniyetsizliğe işaret edebilir. Ayrıca iade sürecini segmentlere ayırmak için de kullanılabilir. Örneğin VIP müşterilerin standart müşterilere kıyasla daha hızlı veya farklı bir iade süreci yaşayıp yaşamadığı görülebilir.

Müşteri odaklı analiz yapılmasını sağlar. Sık iade yapan müşterileri belirlemeye, müşterileri segmentlere ayırmaya ve farklı müşteri gruplarının iade deneyimini değerlendirmeye yardımcı olur.

İade siparişinin üst bilgi bölümünde veya CRM ya da ERP sistemlerindeki bağlantılı müşteri hesabı bilgilerinde bulunur.

Olay zamanı bir faaliyetin başlangıcını gösterirken olay bitiş zamanı faaliyetin tamamlandığı anı kaydeder. Bu, 'Ürün incelemesi' veya 'Kalite kontrolü' gibi ölçülebilir süresi olan faaliyetler için özellikle yararlıdır.

Bu özniteliğin analizdeki temel kullanım amacı, tek tek faaliyetlerin işlem süresini veya süresini hesaplamaktır. Analistler, olay zamanını olay bitiş zamanından çıkararak her adımın ne kadar sürdüğünü ölçebilir. Bu bilgi, darboğaz analizi, kaynak kapasitesi planlaması ve genel süreçte en fazla zaman alan faaliyetlerin belirlenmesi için gereklidir.

Faaliyet sürelerinin hesaplanmasını sağlar. Bu da ayrıntılı darboğaz analizi yapmak ve kaynak kullanımını anlamak için gereklidir.

Bir işlemin hem başlangıç hem de bitiş zaman damgalarının kaydedildiği sistem günlüklerinde veya işlem verilerinde bulunur.

Bu öznitelik, iade sürecindeki belirli bir görevi gerçekleştiren kişiyi veya ekibi tanımlar. İadeyi onaylayan müşteri hizmetleri temsilcisi, ürünü inceleyen depo çalışanı veya geri ödemeyi işleyen otomatik sistem olabilir.

Sorumlu kullanıcıyı analiz etmek, iş yükü dağılımını, ekip performansını ve eğitim ihtiyaçlarını anlamaya yardımcı olur. Belirli kullanıcıların veya ekiplerin darboğaz oluşturup oluşturmadığını ya da farklı süreç varyantlarını izleyip izlemediğini ortaya çıkarabilir. Bu veri, yeniden işlemeyi analiz etmek için de önemlidir; ilk görevi kimin yaptığını ve kimin düzeltmek zorunda kaldığını gösterebilir.

Bu öznitelik, kaynak performansı analizi için önemlidir. Ekip verimliliğini karşılaştırmanıza, iş yükü dağılımını analiz etmenize ve eğitim fırsatlarını belirlemenize yardımcı olur.

Genellikle işlem ayrıntılarında, belge değişikliği günlüklerinde veya 'Kullanıcı kimliği' ya da 'İşleyen' gibi alanların bulunduğu kullanıcı etkinliği günlüklerinde yer alır.

Bu öznitelik, müşterinin beklediği ilk iade tutarını ifade eder ve genellikle iade edilen ürünün veya ürünlerin fiyatına dayanır. İade ve geri ödeme sürecinin başlangıcındaki temel değeri oluşturur.

Analizde bu tutarın Gerçek Geri Ödeme Tutarı ile karşılaştırılması, Geri Ödeme Tutarı Doğruluğu KPI'ı için büyük önem taşır. Farklar; yeniden stoklama ücretleri, hasarlı ürünler için kısmi geri ödemeler veya ilk hesaplamalardaki hatalar gibi sorunlara işaret edebilir. Bu değerin analizi, iadeleri finansal etkilerine göre sınıflandırmaya da yardımcı olur.

Geri ödeme doğruluğunu ölçmek için temel oluşturur ve iadeleri finansal değerlerine göre sınıflandırarak yüksek değerli vakalara odaklanmanızı sağlar.

Genellikle iade talebinde veya ilk iade siparişi belgesinde bulunur ve ürünlerin net değeriyle ilişkilidir.

Ürün kimliği, iade edilen belirli ürünü tanımlayan SKU veya malzeme numarası gibi benzersiz bir koddur. İade vakasını şirketin ürün kataloğuna bağlar.

İadeleri ürün kimliğine göre analiz etmek, iade oranı yüksek ürünleri belirlemeye yardımcı olur. Bu analiz, ürün kalitesi, tasarım kusurları veya çevrim içi açıklamaların doğruluğuyla ilgili sorunları ortaya çıkarabilir. İşletmeler bu bilgiyi bir ürünü satıştan kaldırma, tasarımını iyileştirme veya pazarlama materyallerini güncelleme kararlarında kullanabilir. İadelerin ürün bazında finansal ve operasyonel etkisini anlamak için önemli bir boyuttur.

Ürün düzeyinde analiz yapılmasını sağlar. Böylece iade oranı yüksek ve kalite sorunlarına veya hatalı ürün açıklamalarına işaret edebilecek ürünler belirlenebilir.

İade siparişinin, satış siparişinin veya iade malzeme yetkilendirmesi (RMA) kaydının kalem ayrıntılarında bulunur.

İade Durumu, iadenin yaşam döngüsünde bulunduğu noktayı, örneğin 'Onay Bekliyor', 'Teslim Alınması Bekleniyor', 'İnceleme Tamamlandı' veya 'Kapatıldı' durumlarını gösteren bir anlık görüntüdür. Vakanın bütün olarak mevcut durumunu temsil eder.

Etkinlik Adı ayrı olayları yakalarken İade Durumu, vakaları mevcut durumlarına göre filtrelemek ve analiz etmek için kullanışlıdır. Herhangi bir anda sürecin her aşamasında kaç vakanın bulunduğunu göstererek operasyonel işlem hacmini yönetmeye yardımcı olur. Devam eden işleri izleyen ve belirli süreç aşamalarında biriken iş yüklerini belirleyen Dashboardlar oluşturmak için kullanılabilir.

İadelerin ilerlemesini ve devam eden işleri izlemenizi sağlar. Bu, iş hacmini yönetmek ve biriken işleri belirlemek için gereklidir.

İade siparişinin, RMA'nın veya vaka kaydının üst bilgi düzeyindeki durum alanıdır.

İade kabul edilmediğinde Ret Nedeni, bunun nedenini açıklar. Yaygın nedenler arasında 'Politika Süresi Dışında', 'Ürün Müşteri Tarafından Hasar Görmüş' veya 'İade Edilemez Ürün' bulunur.

Bu öznitelik, süreç uyumluluğunu ve politikaların uygulanmasını anlamak için önemlidir. Ret nedenlerinin analizi, müşterilerin iade politikasıyla ilgili en sık yaşadığı yanlış anlamaları belirlemeye yardımcı olur. Ayrıca politikaların farklı temsilciler veya ekipler tarafından uygulanışındaki tutarsızlıkları da ortaya çıkarabilir. Bu içgörü, iade politikalarını müşteriler için daha anlaşılır hale getirmek veya çalışanlara daha iyi eğitim vermek için kullanılabilir.

İadelerin neden reddedildiğini açıklar; müşteri davranışı, politikaların açıklığı ve politika uygulamasındaki tutarlılık hakkında içgörü sağlar.

Vaka notlarında veya iade yetkilendirme ya da vaka yönetimi sistemindeki özel bir durum alanında bulunur.

Büyük ve çok uluslu kuruluşlarda Şirket Kodu, farklı tüzel kişileri veya bağlı kuruluşları birbirinden ayırmak için kullanılır. Bu tanımlayıcı, finansal işlemlerin ve stok hareketlerinin işletmenin doğru bölümüne atanmasını sağlar.

Birden fazla tüzel kişiyle faaliyet gösteren şirketlerde bu öznitelik, süreç analizini bölümlere ayırmak için büyük önem taşır. İade sürecinin performansını farklı ülkeler, iş birimleri veya markalar arasında karşılaştırmanıza olanak verir. Böylece bölgesel verimlilik, politika uyumluluğu veya yaygın iade nedenlerindeki farklılıklar ortaya çıkarılabilir.

Birden fazla tüzel kişiye sahip kuruluşlarda süreç performansını ve uyumluluğu farklı iş birimleri, bölgeler veya şirketler arasında karşılaştırmanızı sağlar.

ERP sistemindeki finansal ve lojistik belgelerin üst bilgi bölümünde bulunan temel bir kurumsal veri alanıdır.

Tasfiye Kodu, iade edilen ürün fiziksel olarak incelendikten sonra atanır. 'Stoka İade', 'Onarım', 'Hurdaya Ayırma' veya 'Tedarikçiye İade' gibi süreç adımlarını belirler.

Tasfiye kodlarının analizi, iadelerin sonuçları hakkında içgörü sağlar. Örneğin hurdaya ayrılan ürünlerin yeniden satılabilen ürünlere oranını göstererek iade edilen ürünlerin finansal etkisini ölçebilir. Bu veri, stok yönetimi ve iadelerin yalnızca geri ödeme tutarının ötesindeki gerçek maliyetini anlamak için büyük önem taşır.

İnceleme sürecinin sonucunu ortaya koyar. Bu bilgi, stok yönetimi ve iade edilen ürünlerden kaynaklanan finansal kayıp veya geri kazanımın hesaplanması için önemlidir.

Genellikle iade edilen ürünün fiziksel incelemesi tamamlandıktan sonra depo yönetimi veya stok sistemlerine kaydedilir.