Siparişten Tahsilata - Faturalama ve fatura düzenleme için Veri Templateiniz

Etkinlik adı, faturalama sürecindeki belirli bir adımı veya görevi tanımlar. Örneğin Fatura oluşturuldu, Fatura müşteriye gönderildi ya da Ödeme faturaya uygulandı. Süreç günlüğündeki her olay bir etkinlikle ilişkilendirilir ve bu etkinlikler süreç akışını oluşturan adımların sırasını gösterir.

Etkinliklerin sırasını analiz etmek, Process Mining çalışmalarının temelini oluşturur. Bu analiz, faturaların izlediği gerçek yolları ortaya çıkararak standart prosedürleri, sapmaları, yeniden çalışma döngülerini ve darboğazları gösterir. Hangi etkinliklerin gerçekleştiğini, hangi sırayla ilerlediğini ve ne sıklıkta tekrarlandığını anlamak; süreç keşfi, uygunluk denetimi ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için gereklidir.

Süreçteki adımları tanımlar ve faturanın oluşturulmasından kapatılmasına kadar izlediği yolu görselleştirip analiz etmenizi sağlar.

Genellikle kaynak sistemdeki belge durumu değişikliklerinden, işlem kodlarından veya belirli olay günlüklerinden elde edilir.

Fatura kimliği, oluşturulan her faturaya atanan benzersiz bir alfasayısal koddur. Faturanın oluşturulması ve onaylanmasından ödenip kapatılmasına kadar ilgili tüm etkinlikleri tek bir süreç örneğinde veya vakada bir araya getiren anahtardır.

Process Mining analizinde Fatura kimliği, her faturanın baştan sona izlediği yolu yeniden oluşturmak için gereklidir. Analistlerin süreç akışlarını görselleştirmesine, farklılıkları belirlemesine ve vaka düzeyindeki çevrim süresi gibi metrikleri hesaplamasına olanak tanır. Belirli fatura kimliklerine göre filtreleme yapmak, gecikme veya hataların temel nedenlerini anlamak için sorunlu vakaları ayrıntılı incelemeye de yardımcı olur.

Bu benzersiz anahtar, faturanın tüm yaşam döngüsünü izler ve faturalama süreci analizinin temelini oluşturur.

Genellikle kaynak ERP veya finans sistemindeki faturalama ya da fatura belgelerinin başlık tablosunda bulunur.

Olay zamanı veya zaman damgası, bir etkinliğin gerçekleştirildiği ya da durumun değiştiği kesin tarih ve saati kaydeder. Bu zamansal veri, süreç adımlarının ne zaman gerçekleştiğini ve ne kadar sürdüğünü anlamak için gereklidir.

Analizde Olay zamanı, etkinlikleri kronolojik sıraya koymak, adımlar arasında geçen süreyi, etkinliklerin süresini ve her vakanın baştan sona toplam çevrim süresini hesaplamak için kullanılır. Darboğazları belirlemenin, hizmet seviyesi anlaşmalarına göre performansı ölçmenin ve zaman içindeki eğilimleri analiz etmenin temelini oluşturur. Zaman damgaları doğru değilse performans ve süre analizi yapılamaz.

Bu zaman damgası, darboğazları belirlemek için gerekli olan çevrim süreleri ve süreler gibi zamana dayalı tüm metrikleri hesaplamada kullanılır.

Genellikle işlem günlüklerinde, değişiklik belgelerinde veya belge başlığı ve kalem tablolarında etkinlik ya da durum alanlarının yanında bulunur.

Bu öznitelik, olay verilerinin oluşturulduğu ERP, CRM veya özel bir faturalama platformu gibi kaynak iş uygulamasını ya da sistemi tanımlar. Birden fazla sistemin entegre olduğu ortamlarda veri kaynaklarını ayırt etmeye yardımcı olur.

Kaynak sistemi bilmek, veri doğrulama, yönetişim ve sorun giderme açısından önemlidir. Birden fazla sistemden gelen veriler birleştirildiğinde bu öznitelik bağlam sağlar ve veri ayrıntı düzeyi ya da terminolojideki olası farklılıkları açıklar. Ayrıca belirli bir işlemde kullanılan sistemden kaynaklanabilecek süreç farklılıklarının daha ayrıntılı analiz edilmesini sağlar.

Verinin kaynağı hakkında bağlam sağlar. Bu bilgi, verileri doğrulamak ve birden fazla sistemi kapsayan süreçleri analiz etmek için önemlidir.

Bu bilgi, kaynak tablolarda bir alan olarak saklanabilir veya veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinde eklenebilir.

Bu öznitelik, verilerin en son çıkarıldığı veya yenilendiği tarih ve saati kaydeder. Analiz edilen verilerin güncelliğini gösterir.

Her Process Mining projesinde verilerin ne kadar güncel olduğunu bilmek, raporlama ve analiz açısından önemlidir. Bu öznitelik, kullanıcıların analizin kapsadığı dönemi anlamasına ve kararların güncel bilgilere dayanmasına yardımcı olur. Ayrıca veri hatlarını izlemek ve veri çıkarma süreçlerinin beklendiği gibi çalıştığını doğrulamak için de gereklidir.

Verilerin güncelliğini göstererek analizlerin ve kararların mevcut en güncel bilgilere dayanmasını sağlar.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinde oluşturulur ve veri setine eklenir.

Fatura durumu, genel süreç içinde faturanın mevcut durumunu gösterir. Faturanın onay beklediğini, ödeme beklediğini, tamamen ödendiğini veya iptal edildiğini belirterek o anki durumunu özetler.

Bu öznitelik, mevcut iş yükü ve finansal durum hakkında genel bir görünüm oluşturmak için kullanışlıdır. Dashboardlar, açık veya vadesi geçmiş faturaların toplam değeri gibi durumlara göre fatura dağılımını göstermek için bu alanı kullanır. Process Mining kapsamında durumlar arasındaki geçişleri analiz etmek, süreç akışının genel ve sade bir görünümünü sunabilir.

Faturanın süreçteki konumunu hızlıca gösterir. Operasyonel Dashboardlar ve genel durum takibi için kullanışlıdır.

Çoğu fatura veya faturalama belgesi tablosunun başlığında bulunan standart bir alandır.

Fatura tutarı, müşterinin ödemesi beklenen toplam finansal değeri gösterir. Her fatura vakasıyla ilişkili temel finansal metriktir.

Bu öznitelik, Process Mining kapsamında finansal analiz için temel oluşturur. Faturaları yüksek ve düşük tutarlı gibi değer gruplarına ayırarak farklı süreç yolları izleyip izlemediklerini veya çevrim sürelerinin değişip değişmediğini görmenizi sağlar. Satışların Tahsilat Süresi (DSO) gibi temel performans göstergelerini hesaplamak ve büyük faturaların tahsilatındaki gecikmeler gibi süreç verimsizliklerinin finansal etkisini analiz etmek için de kullanılır.

Finansal etkiyi analiz etmenizi, sorunları parasal değerlerine göre önceliklendirmenizi ve farklı fatura tutarlarının süreci nasıl etkilediğini anlamanızı sağlar.

Genellikle kaynak finans sistemindeki fatura veya faturalama belgesi tablosunun başlık bölümünde bulunur.

Bu öznitelik, süreçte belirli bir görevi yerine getiren kişiyi veya otomatik sistem aracısını tanımlar. Bu kişi faturayı oluşturan, onaylayan ya da ödemeyi uygulayan kişi olabilir.

Etkinlikleri kullanıcıya göre analiz etmek, iş yükü dağılımını, bireysel performansı ve eğitim ihtiyaçlarını anlamaya yardımcı olur. Hangi kullanıcıların veya ekiplerin verimli çalıştığını, hangilerinin ek desteğe ihtiyaç duyabileceğini gösterir. Ayrıca süreçteki önemli işlemleri kimin gerçekleştirdiğini izlemek, uyumluluk ve denetim açısından gereklidir.

Kaynak performansı ve iş yükünü görünür kılar; ekip verimliliğini analiz etmenize ve eğitim fırsatlarını belirlemenize yardımcı olur.

Genellikle değişiklik günlüklerinde veya belge geçmişi tablolarında, kaydedilen her olay ya da işlemle ilişkilendirilmiş olarak bulunur.

Bu öznitelik, fatura kesilen müşterinin yasal veya ticari adını içerir. İşlemde yer alan iş ortağını kolayca tanımlamanızı sağlar.

Süreci müşteri adına göre analiz etmek, belirli müşterilerin süreç sapmaları, ödeme gecikmeleri veya itirazlarla ilişkili olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur. Bu bilgiler, müşteri ilişkileri yönetimi stratejilerine yön verebilir ve belirli hesaplara özel iletişim veya süreç düzenlemeleri yapılmasını sağlayabilir. Ayrıca farklı müşteri gruplarının performansını karşılaştırmaya olanak tanır.

Müşteri odaklı analiz yapmanızı ve belirli müşterilere ya da müşteri gruplarına özgü örüntüleri, gecikmeleri ve sorunları belirlemenizi sağlar.

Müşteri ana verilerinden alınır ve müşteri kimliği aracılığıyla fatura belgesiyle ilişkilendirilir.

Ödeme vade tarihi, fatura tarihine ve üzerinde anlaşılmış ödeme koşullarına göre hesaplanan önemli bir tarihtir. Faturanın vadesi geçmeden ödemenin alınması gereken son günü belirler.

Bu öznitelik, tahsilat performansını izlemek ve nakit akışını yönetmek için gereklidir. Satışların Tahsilat Süresi (DSO) ve zamanında ödeme oranı gibi temel metrikleri hesaplamakta kullanılır. İşletmeler, gerçek ödeme tarihini vade tarihiyle karşılaştırarak gecikmiş ödemeleri belirleyebilir, farklı müşterilerin ödeme davranışlarını analiz edebilir ve tahsilat stratejilerinin ne kadar etkili olduğunu değerlendirebilir.

Bu tarih, ödeme performansını ölçmek, DSO’yu hesaplamak ve nakit akışını doğrudan etkileyen vadesi geçmiş faturaları belirlemek için temel alınır.

Fatura başlık verilerinde bulunur. Doğrudan girilebilir veya fatura tarihiyle ödeme koşullarından hesaplanabilir.

Para birimi özniteliği, fatura tutarının hangi para biriminde olduğunu belirtir. Özellikle birden fazla para birimiyle işlem yapan küresel kuruluşlarda finansal değerleri yorumlamak için gerekli bağlamı sağlar.

Analizde, finansal verileri doğru biçimde toplamak ve karşılaştırmak için Para birimi alanı gereklidir. Toplam değerleri hesaplamadan veya farklı bölgelerdeki fatura tutarlarını karşılaştırmadan önce tüm değerler ortak bir para birimine çevrilmelidir. Bu öznitelik, doğru finansal raporlama ve süreç performansını para birimine ya da bölgeye göre gruplandırmak için önemlidir.

Tüm finansal değerler için gerekli bağlamı sağlar. Özellikle birden fazla ülkede faaliyet gösteren kuruluşlarda parasal analiz ve raporlamanın doğru yapılmasına yardımcı olur.

Fatura veya faturalama belgesi tablosunun başlığında, genellikle tutar alanlarının yanında bulunur.

Müşteri bölgesi, müşterinin coğrafi konumunu belirtir. Bu konum ülke, eyalet veya özel olarak tanımlanmış bir satış bölgesi gibi farklı düzeylerde ifade edilebilir.

Bu öznitelik, segmentasyon için kullanışlıdır. Faturalama sürecini bölgelere göre inceleyerek ödeme süreleri, itiraz oranları veya süreç uyumluluğu gibi alanlardaki coğrafi farklılıkları görebilirsiniz. Bu bulgular, tahsilat ve müşteri hizmetleri için bölgeye özel stratejiler geliştirmenize yardımcı olur. Ayrıca başarılı bölgelerdeki iyi uygulamaları belirleyip başka yerlerde de uygulayabilirsiniz.

Coğrafi analiz yaparak bölgeler arasındaki ödeme davranışı, süreç verimliliği ve uyumluluk farklılıklarını ortaya çıkarır.

Müşteri ana verilerinden, genellikle müşterinin adresine göre elde edilir.

Ödeme koşulları, satıcı ile alıcının fatura ödemesi için üzerinde anlaştığı kuralları tanımlar. Ödeme için tanınan süreyi ve erken ödeme indirimlerini kapsar.

Süreci ödeme koşullarına göre analiz etmek, belirli koşulların daha uzun ödeme döngüleriyle veya daha yüksek gecikme oranlarıyla ilişkili olup olmadığını ortaya çıkarabilir. Bu bilgi, işletmelerin nakit akışını iyileştirmek için ödeme koşulları stratejisini düzenlemesine yardımcı olur. Ayrıca bazı faturaların neden vadesi geçtiğini araştırırken önemli bir bağlam sağlar.

Bu öznitelik, ödeme vade tarihini ve müşterilerin ödeme davranışını etkiler. Bu nedenle zamanında ödeme oranlarını anlamak ve iyileştirmek için önemlidir.

Genellikle hem müşteri ana verilerinde hem de ilgili fatura belgesinin başlık bölümünde saklanır.

Bu öznitelik, faturayı düzenleyen veya işlemden sorumlu olan şirket içindeki belirli bir birimi tanımlar. Şirket kodu, iş birimi veya satış organizasyonu buna örnek verilebilir.

Süreci organizasyon birimine göre inceleyerek işletmenin farklı bölümlerinin performansını karşılaştırabilir ve kurum içi kıyaslama yapabilirsiniz. Hangi iş birimlerinin daha verimli olduğunu, hangilerinde yeniden çalışma oranının yüksek olduğunu veya hangilerinin gecikmiş ödemelerle daha çok karşılaştığını belirlemenize yardımcı olur. Bu bilgiler, birimlerin sorumluluklarını netleştirmek ve süreçleri kuruluş genelinde standartlaştırmak için önemlidir.

Farklı iş birimlerinin performansını kurum içinde karşılaştırmanızı, iyi uygulamaları ve iyileştirme alanlarını belirlemenizi sağlar.

Bu temel organizasyon verisi alanı, ERP sistemlerindeki finans belgelerinin neredeyse tamamının üstbilgisinde bulunur.

Satış siparişi numarası, faturanın oluşturulmasını başlatan Siparişten Tahsilata zincirindeki önceki belgeyi gösterir. Faturalama sürecini satış sürecine bağlar.

Siparişten Tahsilata sürecini baştan sona doğru biçimde incelemek için bu öznitelik gereklidir. Faturaları satış siparişlerine bağlayan kuruluşlar, müşteri siparişinden son ödemeye kadar tüm yaşam döngüsünü analiz edebilir. Böylece satış veya sipariş karşılama sürecindeki sorunların faturalama ve tahsilatı nasıl etkilediğini daha bütüncül biçimde inceleyebilirler.

Faturalama sürecini önceki satış sürecine bağlayarak Siparişten Tahsilata sürecini baştan sona analiz etmenizi sağlar.

Bu referans genellikle fatura belgesinin başlığında veya kalemlerinde saklanır ve satış belgesi tablosuna bağlanır.

IsRework, bir faturanın bir veya daha fazla yeniden çalışma döngüsünden geçmesi durumunda true değerini alan bir boole işaretidir. Yeniden çalışma; hataları düzeltmek veya ideal olarak yalnızca bir kez yapılması gereken bir adımı tekrarlamak anlamına gelir. Örneğin, reddedilen bir faturanın yeniden onaya gönderilmesi bu kapsamdadır.

Bu öznitelik, süreç verimsizliğini doğrudan ölçer. IsRework değeri true olan vakaları filtreleyerek sorunlu faturaları hemen ayırabilir ve yeniden çalışmanın temel nedenlerini inceleyebilirsiniz. Yeniden çalışma oranını, yani yeniden çalışma görülen vakaların yüzdesini hesaplamak; süreç kalitesini ölçmek, operasyonları kolaylaştırma ve boşa harcanan emeği azaltma fırsatlarını belirlemek için önemli bir KPI’dır.

Süreç verimsizliğini doğrudan işaretler; ek ve değer katmayan iş gerektiren vakaları kolayca belirleyip incelemenizi sağlar.

Bu öznitelik genellikle kaynak sistemlerde bulunmaz. Yeniden çalışmaya işaret eden etkinlik dizileri belirlenerek veri dönüşümü sırasında türetilmesi gerekir.