Siparişten Tahsilata - Faturalandırma ve Fatura İşleme Veri Templateiniz

Faaliyet adı, faturalama sürecindeki belirli bir adımı veya görevi tanımlar. Örneğin “Fatura oluşturuldu”, “Fatura müşteriye gönderildi” veya “Ödeme faturaya uygulandı”. Süreç günlüğündeki her olay bir faaliyetle ilişkilendirilir ve bu faaliyetler süreç akışını oluşturan adımların sırasını meydana getirir.

Faaliyetlerin sırasını analiz etmek, Process Mining'in temelini oluşturur. Bu analiz, faturaların izlediği gerçek yolları ortaya çıkararak standart prosedürleri, sapmaları, yeniden çalışma döngülerini ve darboğazları gösterir. Hangi faaliyetlerin gerçekleştiğini, hangi sırayı izlediğini ve ne sıklıkta tekrarlandığını anlamak; süreç keşfi, uygunluk kontrolü ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için temeldir.

Süreçteki adımları tanımlar ve fatura yolculuğunun oluşturulmasından kapanışına kadar görselleştirilmesini ve analiz edilmesini sağlar.

Genellikle kaynak sistemdeki belge durumu değişikliklerinden, işlem kodlarından veya belirli olay günlüklerinden türetilir.

Fatura kimliği, oluşturulan her faturaya atanan benzersiz alfasayısal koddur. Oluşturma ve onaydan ödemeye ve kapanışa kadar ilgili tüm faaliyetleri tek bir süreç örneğinde veya vakada birleştiren merkezi anahtar görevi görür.

Process Mining analizinde Fatura kimliği, her faturanın uçtan uca yolculuğunu yeniden oluşturmak için gereklidir. Analistlerin süreç akışlarını görselleştirmesine, farklılıkları belirlemesine ve çevrim süresi gibi vaka düzeyindeki metrikleri hesaplamasına imkan verir. Belirli Fatura kimliklerine göre filtreleme, gecikmelerin veya hataların kök nedenlerini anlamak için sorunlu vakaları ayrıntılı incelemeye de yardımcı olur.

Bu, bir faturanın tüm yaşam döngüsünü izlemek için kullanılan benzersiz anahtardır ve her türlü faturalama süreci analizinin temelini oluşturur.

Genellikle kaynak ERP veya finans sistemindeki faturalama ya da fatura belgelerinin başlık tablosunda bulunur.

Olay zamanı veya zaman damgası, bir faaliyetin yürütüldüğü ya da durum değişikliğinin gerçekleştiği kesin tarih ve saati kaydeder. Bu zamansal veri, süreç adımlarının zamanlamasını ve süresini anlamak için kritik öneme sahiptir.

Analizde Olay zamanı, faaliyetleri kronolojik olarak sıralamak, adımlar arasındaki süreyi, faaliyetlerin uzunluğunu ve her vakanın uçtan uca toplam çevrim süresini hesaplamak için kullanılır. Darboğazları belirlemenin, hizmet seviyesi anlaşmalarına göre performansı ölçmenin ve zaman içindeki eğilimleri analiz etmenin temelini oluşturur. Doğru zaman damgaları olmadan performans ve süre analizi yapılamaz.

Bu zaman damgası, darboğazları belirlemek için gerekli olan çevrim süreleri ve süreler gibi zamana dayalı tüm metrikleri hesaplamak açısından kritik öneme sahiptir.

Genellikle işlem günlüklerinde, değişiklik belgelerinde veya belge başlığı ve kalem tablolarında faaliyet ya da durum alanlarının yanında bulunur.

Bu öznitelik, olay verilerinin oluşturulduğu ERP, CRM veya özel faturalama platformu gibi kaynak iş uygulamasını ya da sistemi tanımlar. Birden fazla entegre sistemin bulunduğu ortamlarda bu alan, veri kaynaklarını birbirinden ayırmaya yardımcı olur.

Kaynak sistemi anlamak, veri doğrulama, yönetişim ve sorun giderme açısından önemlidir. Birden fazla sistemden gelen veriler birleştirildiğinde bu öznitelik bağlam sağlar ve veri ayrıntı düzeyi ya da terminolojideki olası farklılıkları açıklamaya yardımcı olur. Ayrıca belirli bir işlemde kullanılan sistemden kaynaklanabilecek süreç farklılıklarının daha ayrıntılı analizini destekler.

Verinin kaynağı hakkında önemli bağlam sağlar. Bu bilgi, veri doğrulama ve birden fazla sisteme yayılan süreçleri analiz etmek için gereklidir.

Bu bilgi, kaynak tablolarda bir alan olarak saklanabilir veya veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında eklenebilir.

Bu öznitelik, en son veri çıkarma veya yenileme işleminin tarih ve saatini kaydeder. Analiz edilen verilerin güncelliğini gösterir.

Her Process Mining projesinde verilerin ne kadar güncel olduğunu bilmek, raporlama ve analiz için kritik öneme sahiptir. Bu öznitelik, kullanıcıların analiz kapsamındaki zaman aralığını anlamasına ve kararların güncel bilgilere dayanmasına yardımcı olur. Ayrıca veri hatlarını izlemek ve veri çıkarma süreçlerinin beklendiği gibi çalıştığını doğrulamak için de önemlidir.

Verilerin güncelliğini gösterir ve analiz ile kararların mevcut en güncel bilgilere dayanmasını sağlar.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve veri setine eklenir.

Fatura durumu, bir faturanın genel süreç içindeki mevcut durumunu gösterir. Faturanın herhangi bir anda nerede olduğunu özetler. Örneğin fatura onay bekliyor, ödeme bekliyor, tamamen ödendi veya iptal edildi olabilir.

Bu öznitelik, mevcut iş yüküne ve finansal duruma ilişkin üst düzey bir görünüm oluşturmak için kullanışlıdır. Dashboardlar bu alanı genellikle faturaları durumlarına göre göstermek için kullanır. Örneğin açık veya vadesi geçmiş faturaların toplam değeri bu alanla izlenebilir. Process Mining kapsamında durumlar arasındaki geçişleri analiz etmek, süreç akışının basitleştirilmiş ve üst düzey bir görünümünü sunabilir.

Bir faturanın süreçteki konumunu hızlıca gösterir. Bu bilgi, operasyonel Dashboardlar ve üst düzey durum takibi için kullanışlıdır.

Çoğu fatura veya faturalama belgesi tablosunun başlığında bulunan standart bir alandır.

Fatura tutarı, müşterinin ödemesi beklenen toplam finansal değeri gösterir. Her fatura vakasıyla ilişkilendirilen önemli bir finansal metriktir.

Bu öznitelik, Process Mining kapsamında finansal analiz için temeldir. Faturaların yüksek ve düşük değerli gibi tutara dayalı kategorilere ayrılmasını sağlar. Böylece farklı süreç yolları izleyip izlemedikleri veya farklı çevrim sürelerine sahip olup olmadıkları görülebilir. Ayrıca Days Sales Outstanding (DSO) gibi temel performans göstergelerini hesaplamak ve yüksek tutarlı faturaların tahsilatındaki gecikmeler gibi süreç verimsizliklerinin finansal etkisini analiz etmek için kullanılır.

Finansal etki analizi yapmanızı sağlar. Sorunları parasal değerlerine göre önceliklendirmenize ve farklı fatura tutarlarının süreci nasıl etkilediğini anlamanıza yardımcı olur.

Genellikle kaynak finans sistemindeki fatura veya faturalama belgesi tablosunun başlığında bulunur.

Bu öznitelik, süreçte belirli bir görevi gerçekleştiren kişiyi veya otomatik sistem aracısını tanımlar. Faturayı oluşturan, onaylayan veya ödemeyi uygulayan kişi olabilir.

Faaliyetleri kullanıcıya göre analiz etmek, iş yükü dağılımını, bireysel performansı ve eğitim ihtiyaçlarını anlamaya yardımcı olur. Hangi kullanıcıların veya ekiplerin verimli çalıştığını, hangilerinin ek desteğe ihtiyaç duyabileceğini gösterebilir. Ayrıca uyumluluk ve denetim amacıyla süreçteki kritik işlemleri kimin gerçekleştirdiğinin izlenmesi için gereklidir.

Kaynak performansı ve iş yükü hakkında görünürlük sağlar; ekip verimliliğinin analiz edilmesine ve eğitim fırsatlarının belirlenmesine imkan verir.

Genellikle değişiklik günlüklerinde veya belge geçmişi tablolarında, kaydedilen her olay ya da işlemle ilişkilendirilmiş olarak bulunur.

Bu öznitelik, fatura kesilen müşterinin yasal veya ticari adını içerir. İşleme dahil olan iş ortağını insanlar tarafından okunabilir şekilde tanımlar.

Süreci Müşteri adına göre analiz etmek, belirli müşterilerin süreç sapmaları, ödeme gecikmeleri veya itirazlarla ilişkili olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur. Bu bilgiler, müşteri ilişkileri yönetimi stratejilerini ve belirli hesaplara yönelik iletişim ya da süreç düzenlemelerini şekillendirebilir. Ayrıca farklı müşteri segmentleri arasında performans karşılaştırması yapılmasını sağlar.

Müşteri odaklı analiz yapılmasını sağlar ve belirli müşterilere veya müşteri gruplarına özgü örüntüleri, gecikmeleri ya da sorunları belirlemeye yardımcı olur.

Müşteri ana verilerinden alınır ve müşteri kimliği aracılığıyla fatura belgesine bağlanır.

Ödeme vade tarihi, fatura tarihi ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre hesaplanan önemli bir tarihtir. Faturanın gecikmeye düşmeden ödemenin alınması gereken son tarihi belirler.

Bu öznitelik, tahsilat performansını izlemek ve nakit akışını yönetmek için gereklidir. Days Sales Outstanding (DSO) ve zamanında ödeme oranı gibi temel metrikleri hesaplamak için kullanılır. Gerçek ödeme tarihi vade tarihiyle karşılaştırılarak geç ödemeler belirlenebilir, farklı müşterilerin ödeme davranışları analiz edilebilir ve tahsilat stratejilerinin etkinliği değerlendirilebilir.

Bu tarih, ödeme performansını ölçmenin, DSO'yu hesaplamanın ve nakit akışını doğrudan etkileyen gecikmiş faturaları belirlemenin temelini oluşturur.

Fatura başlığı verilerinde bulunur. Doğrudan girilebilir veya fatura tarihi ve ödeme koşullarına göre hesaplanabilir.

Para birimi özniteliği, Fatura tutarının hangi para birimiyle ifade edildiğini belirtir. Özellikle birden fazla para birimiyle işlem yapan küresel kuruluşlarda finansal değerleri yorumlamak için gerekli bağlamı sağlar.

Analizde Para birimi alanı, finansal verileri doğru şekilde toplamak ve karşılaştırmak için gereklidir. Farklı bölgelerdeki toplam değerler hesaplanmadan veya fatura tutarları karşılaştırılmadan önce tüm değerler ortak bir para birimine dönüştürülmelidir. Bu öznitelik, doğru finansal raporlama ve süreç performansını para birimine ya da bölgeye göre segmentlere ayırmak için büyük önem taşır.

Tüm finansal değerler için gerekli bağlamı sağlar ve özellikle çok uluslu operasyonlarda doğru parasal analiz ve raporlamaya imkan verir.

Fatura veya faturalama belgesi tablosunun başlığında, genellikle tutar alanlarının yanında bulunur.

Müşteri bölgesi, müşterinin coğrafi konumunu belirtir. Ülke, eyalet veya özel olarak tanımlanmış satış bölgesi gibi farklı düzeylerde belirlenebilir.

Bu öznitelik, segmentasyon için güçlü bir araçtır. Faturalama sürecini bölgeye göre analiz etmek, ödeme süreleri, itiraz oranları veya süreç uyumluluğu gibi performans göstergelerinde coğrafi farklılıkları ortaya çıkarabilir. Bu içgörüler, bölgeye özel tahsilat ve müşteri hizmetleri stratejilerine yön verebilir. Ayrıca yüksek performans gösteren bölgelerdeki iyi uygulamaların başka yerlerde tekrarlanmasına yardımcı olabilir.

Coğrafi analiz yapılmasını sağlar ve ödeme davranışı, süreç verimliliği ile uyumluluk açısından bölgesel farklılıkları ortaya çıkarır.

Müşteri ana verilerinden, çoğu zaman müşterinin adresine göre türetilir.

Ödeme koşulları, satıcı ile alıcı arasında fatura ödemesi için kararlaştırılan kuralları tanımlar. Bu kurallar, ödeme için tanınan süreyi ve erken ödeme indirimlerini içerir.

Süreci ödeme koşullarına göre analiz etmek, belirli koşulların daha uzun ödeme çevrimleriyle veya daha yüksek geç ödeme oranlarıyla ilişkili olup olmadığını ortaya çıkarabilir. Bu bilgi, nakit akışını iyileştirmek için ödeme koşulları stratejisinin geliştirilmesine yardımcı olur. Ayrıca belirli faturaların neden geciktiğini araştırırken önemli bağlam sağlar.

Bu öznitelik, ödeme vade tarihini ve müşterinin ödeme davranışını etkiler. Bu nedenle zamanında ödeme oranlarını anlamak ve iyileştirmek için önemlidir.

Genellikle hem müşteri ana verilerinde hem de ilgili fatura belgesinin başlığında saklanır.

Bu öznitelik, faturayı düzenleyen veya işlemden sorumlu olan şirket içindeki belirli kuruluşu tanımlar. Şirket kodu, iş birimi veya satış organizasyonu buna örnek verilebilir.

Süreci Organizasyon birimine göre analiz etmek, işletmenin farklı bölümleri arasında iç kıyaslama ve performans karşılaştırması yapılmasını sağlar. Hangi iş birimlerinin daha verimli olduğunu, hangilerinde yeniden çalışma oranlarının yüksek olduğunu veya hangilerinin geç ödemelerle daha fazla karşılaştığını belirlemeye yardımcı olur. Birimlerin sorumluluğunu netleştirmek ve kuruluş genelinde süreçleri standartlaştırmak için gereklidir.

Farklı iş birimleri arasında iç performans karşılaştırması yapılmasını sağlar ve iyi uygulamalarla iyileştirme alanlarının belirlenmesine yardımcı olur.

ERP sistemindeki neredeyse tüm finansal belgelerin başlığında bulunan temel bir organizasyon verisi alanıdır.

Satış siparişi numarası, faturanın oluşturulmasını tetikleyen Siparişten Tahsilata zincirindeki önceki belgeye yapılan referanstır. Faturalama sürecini satış sürecine bağlar.

Bu öznitelik, Siparişten Tahsilata sürecinin gerçek uçtan uca görünümünü elde etmek için kritik öneme sahiptir. Kuruluşlar, faturaları satış siparişlerine bağlayarak müşteri siparişinden son ödemeye kadar tüm yaşam döngüsünü analiz edebilir. Böylece satış veya sipariş karşılama sürecindeki sorunların faturalama ve tahsilatı nasıl etkilediği daha bütünsel biçimde incelenebilir.

Faturalama sürecini önceki satış sürecine bağlayarak uçtan uca Siparişten Tahsilata analizi yapılmasını sağlar.

Bu referans genellikle fatura belgesinin başlığında veya kalemlerinde saklanır ve faturayı satış belgesi tablosuna bağlar.

IsRework, bir faturanın bir veya daha fazla yeniden çalışma döngüsünden geçmesi durumunda true değerini alan bir boolean işaretidir. Yeniden çalışma, hataları düzeltmek veya normalde yalnızca bir kez yapılması gereken bir adımı tekrarlamak için gerçekleştirilen faaliyetleri içerir. Örneğin reddedilen bir faturanın onay için yeniden gönderilmesi.

Bu öznitelik, süreç verimsizliğini doğrudan ölçer. Analistler IsRework değerinin true olduğu vakaları filtreleyerek sorunlu faturaları hemen ayırabilir ve yeniden çalışmanın kök nedenlerini inceleyebilir. Yeniden çalışma oranını, yani yeniden çalışma içeren vakaların yüzdesini hesaplamak; süreç kalitesini ölçmek, operasyonları sadeleştirmek ve boşa harcanan çabayı azaltmak için önemli bir KPI'dır.

Süreç verimsizliğini doğrudan işaretler ve ek, değer yaratmayan çalışma gerektiren vakaların kolayca belirlenip analiz edilmesini sağlar.

Bu öznitelik genellikle kaynak sistemlerde bulunmaz. Yeniden çalışmaya işaret eden faaliyet dizileri belirlenerek veri dönüştürme sırasında türetilmesi gerekir.