Satın Almadan Ödemeye - Talep veri şablonunuz

Etkinlik adı, satın alma talebinin yaşam döngüsündeki tek bir adımı veya durum değişikliğini tanımlar. 'Talep gönderildi', 'Onay adımı başlatıldı' veya 'Talep reddedildi' gibi olaylar için kullanıcıların anlayabileceği bir etiket sunar ve süreç haritasının yapı taşlarını oluşturur.

Bu öznitelik, süreç keşfi ve analizi için temel niteliktedir. Process Mining araçları, bu etkinlikleri sıralayarak gerçek süreç akışını görselleştirebilir, standart prosedürden sapmaları belirleyebilir ve darboğazları veya yeniden işleme döngülerini ortaya çıkarabilir. Tutarlı ve anlamlı etkinlik adları, anlaşılır ve uygulanabilir bir süreç modeli oluşturmanın temelidir.

Sürecin tek tek adımlarını tanımlar. Bu adımlar, süreç haritasını görselleştirmek ve süreç akışını analiz etmek için gereklidir.

Genellikle olay günlüklerinden, durum değişikliği tablolarından veya talep belgesiyle ilişkili işlem kodlarından elde edilir.

Olay zamanı, genellikle zaman damgası olarak adlandırılır ve bir etkinliğin gerçekleştiği kesin anı kaydeder. Bu veri, olayların doğru sıralanması ve çevrim süresi hesaplama, darboğaz belirleme ve performans izleme dahil olmak üzere zamana dayalı tüm süreç analizleri için önemlidir.

Process Mining'de zaman damgaları, her vaka içindeki etkinlikleri sıralamak ve farklı adımlar arasındaki süreyi ölçmek için kullanılır. Bu süreleri analiz etmek, gecikmeleri ortaya çıkarmaya, uzun çevrim sürelerinin nedenlerini anlamaya ve hizmet seviyesi anlaşmalarına uyulup uyulmadığını değerlendirmeye yardımcı olur. Doğru ve eksiksiz zaman damgası verileri, anlamlı bir performans analizinin ön koşuludur.

Bu zaman damgası, olayları sıralamak, çevrim sürelerini hesaplamak ve süreç performansını ve darboğazları analiz etmek için gereklidir.

Genellikle sistem denetim izlerinde, olay günlüklerinde veya işlem kayıtlarındaki oluşturma ya da değişiklik tarihi olarak kaydedilir.

Satın alma talebi kimliği, her talep belgesi oluşturulduğunda atanan benzersiz anahtardır. Başlangıçtan tamamlanmaya kadar tek bir taleple ilişkili tüm etkinlikler, değişiklikler ve onaylar için merkezi referans noktası görevi görür.

Process Mining'de bu kimlik, vakaların eşleştirilmesi için çok önemlidir. Sistem, her talebin uçtan uca yolculuğunu yeniden oluşturabilir ve 'Talep oluşturuldu', 'Onay adımı onaylandı' ve 'Satın alma siparişi oluşturuldu' gibi farklı olayları tutarlı bir süreç akışında birleştirebilir. Tutarlı ve benzersiz bir vaka kimliği olmadan süreç varyantlarını, çevrim sürelerini ve sonuçları analiz etmek mümkün değildir.

Bu, talebin tüm yaşam döngüsünü izlemek için gerekli anahtardır ve ilgili tüm olayların tek bir süreç örneğinde birleştirilmesini sağlar.

Genellikle satın alma talebi işleminin başlık verilerinde veya belge tablosunda bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, süreç verilerinin kaynağını belirtir. Merkezi bir ERP ve uzmanlaşmış bir e-satın alma aracı gibi birden fazla sistem kullanan kuruluşlarda bu alan, farklı kaynaklardan gelen verilerin ayırt edilmesine yardımcı olur.

Bu bilgi, veri doğrulama, sorun giderme ve sisteme bağlı süreç farklılıklarını anlamak için değerlidir. Örneğin, bir sistemden gelen talepler farklı bir onay yolunu izleyebilir veya başka bir sistemden gelen taleplere göre daha kısa çevrim süresine sahip olabilir. Verileri kaynak sisteme göre analiz etmek, entegrasyon sorunlarını veya sistemleri birleştirme fırsatlarını ortaya çıkarabilir.

Verilerin kaynağı hakkında bağlam sağlar. Bu, veri doğrulama ve birden fazla sistem arasındaki süreç farklılıklarını analiz etmek için önemlidir.

Genellikle veri çıkarma sırasında eklenen statik bir değerdir veya teknik meta veri alanlarında bulunur.

Last Data Update zaman damgası, analiz edilen verilerin güncelliğini gösterir. Kaydın kaynak sistemden en son ne zaman çıkarıldığını ve Process Mining ortamına ne zaman yüklendiğini belirtir.

Bu öznitelik, operasyonel izleme ve analizlerin güncel bilgilere dayanmasını sağlamak için gereklidir. Kullanıcıların gerçek dünyadaki olaylarla bunların süreç modelindeki gösterimi arasındaki olası gecikmeyi anlamasına yardımcı olur. Devam eden operasyonları izleyen Dashboardlar ve temel performans göstergeleri (KPI), zamanında ve ilgili içgörüler sunmak için bu bilgilere dayanır.

Verilerin ne kadar güncel olduğunu gösterir. Bu, analizlerin ilgili ve güncel kalmasını sağlamak için önemlidir.

Genellikle veri yükleme sırasında veri entegrasyonu veya ETL (Extract, Transform, Load) aracı tarafından eklenir.

Departman özniteliği, 'Pazarlama', 'BT' veya 'Finans' gibi satın almadan sorumlu organizasyon birimini gösterir. Bütçeleme ve maliyet dağıtımı için kullanılan önemli bir finansal ve organizasyonel veridir.

Process Mining'de verileri departmana göre analiz etmek yaygın ve etkili bir yöntemdir. Farklı iş birimlerinin performansını karşılaştırmaya, hangi departmanların daha verimli olduğunu ve hangilerinin desteğe ihtiyaç duyabileceğini belirlemeye yardımcı olur. Bu analiz, çevrim süresi, onay oranı veya uyumluluk açısından departmanın satın alma alışkanlıklarına ya da iç süreçlerine özgü farklılıkları ortaya çıkarabilir.

Farklı iş birimleri arasında performans karşılaştırması ve maliyet analizi yapılmasını sağlar; departmana özgü süreç davranışlarını ortaya çıkarır.

Genellikle satın alma talebinin başlık veya kalem verilerinde bulunur ve şirketin organizasyon yapısıyla ilişkilidir.

Para birimi özniteliği, talep tutarının hangi para birimiyle ifade edildiğini belirtir. Çok uluslu kuruluşlarda talepler, talep sahibinin veya tedarikçinin konumuna bağlı olarak farklı para birimleriyle oluşturulabilir.

Bu alan, doğru finansal raporlama ve analiz için gereklidir. Parasal değerlerin doğru yorumlanmasını ve farklı bölgelerden gelen veriler birleştirilirken uygun dönüşümün yapılmasını sağlar. Talep değerini içeren her analizde, farklı para birimlerinin doğrudan karşılaştırılmasını önlemek için para birimi dikkate alınmalıdır.

Finansal veriler için gerekli bağlamı sağlar ve bölgeler arasındaki talep değerlerinin doğru yorumlanmasına ve birleştirilmesine yardımcı olur.

Genellikle satın alma talebi işleminin başlık verilerinde, tutar alanlarının yanında bulunur.

Satın alma siparişi kimliği, onaylanmış bir satın alma talebinden oluşturulan PO belgesinin benzersiz numarasıdır. Bu alan, talep sürecini sonraki satın alma ve ödeme süreçlerine bağlar.

Bu öznitelik, talepten PO'ya dönüşüm verimliliğini analiz etmek için önemlidir. Bir talebin başarıyla satın alma siparişine dönüştüğünü doğrular ve bu dönüşüm için geçen sürenin ölçülmesini sağlar. Hangi taleplerin karşılık gelen bir PO'ya sahip olduğunu analiz ederek, talep öncesi aşamanın etkinliği değerlendirilebilir ve onaylandığı halde hiç karşılanmayan talepler belirlenebilir.

Talebi sonraki satın alma sürecine bağlar ve talepten PO'ya dönüşüm oranlarının ve sürelerinin analiz edilmesini sağlar.

Genellikle PO oluşturulduktan sonra talep belgesi verilerinde, bazen de ilişkili belgeler veya belge akışı tablosunda bulunur.

Talep durumu, talebin belirli bir andaki durumunu veya nihai sonucunu gösterir. Yaygın durumlar arasında 'In Progress', 'Pending Approval', 'Approved', 'Rejected' ve 'Closed' bulunur.

Bu öznitelik, sonuç analizi ve operasyonel izleme için gereklidir. Analistlerin nihai durumlarına göre talepleri filtreleyerek ret oranı veya satın alma siparişine dönüşüm oranı gibi metrikleri hesaplamasını sağlar. Operasyonel açıdan ekiplerin mevcut iş yükünü anlamasına yardımcı olur. Örneğin onay bekleyen talep sayısı görülebilir, böylece işler önceliklendirilebilir ve kaynaklar etkili biçimde yönetilebilir.

Talep sonuçlarını net biçimde gösterir, ret oranı gibi temel metriklerin hesaplanmasını ve operasyonel iş yükünün yönetilmesini sağlar.

Genellikle satın alma talebi belgesinin başlık durum alanında bulunur.

Talep sahibinin adı, satın alma talebini başlatan kişiyi gösterir. Bu kişi genellikle mal veya hizmete ihtiyaç duyan iş kullanıcısıdır.

Süreci talep sahibine göre analiz etmek, belirli kişiler veya gruplarla ilişkili örüntüleri belirlemeye yardımcı olabilir. Örneğin, bazı talep sahiplerinin sık sık eksik veya uyumlu olmayan ve yeniden işleme gerektiren talepler gönderip göndermediğini ortaya çıkarabilir. Bu bilgi, hedefli eğitim sunmak veya yaygın kullanıcı grupları için talep sürecini basitleştirmek amacıyla kullanılabilir. Böylece verimlilik ve uyumluluk artırılabilir.

Kullanıcıya özgü davranışların belirlenmesine yardımcı olur ve kişiler veya ekipler için hedefli eğitim ve süreç iyileştirmeleri yapılmasını sağlar.

Satın alma talebinin başlık verilerinde bulunur ve genellikle çalışan ana verileriyle ilişkilidir.

Requisition Type, satın alma talebini niteliğine veya amacına göre sınıflandırır. Standart malzeme, hizmet, sermaye harcaması veya belirli bir katalog için yapılan talepler buna örnek verilebilir. Bu sınıflandırma çoğu zaman onay iş akışını ve muhasebe uygulamasını belirler.

Süreci talep türüne göre analiz etmek, farklı talep türlerinin farklı yollar izleyip izlemediğini veya farklı verimlilik düzeyleri yaşayıp yaşamadığını anlamaya yardımcı olur. Örneğin sermaye harcaması taleplerinde ek onay katmanları nedeniyle çevrim süreleri daha uzun olabilir. Standart katalog ürünleri için yapılan talepler ise büyük ölçüde otomatikleştirilmiş olabilir. Bu analiz, türe özel süreç varyantlarının tasarlanmasına ve optimize edilmesine yardımcı olur.

Talep türü çoğu zaman gerekli onay iş akışını ve karmaşıklığı belirlediği için farklı süreç yollarının analiz edilmesini sağlar.

Bu bilgi genellikle talep başlık verilerinde belge türü veya kategori kodu olarak saklanır.

Requisition Amount, satın alma talebinde istenen tüm ürün ve hizmetlerin toplam finansal değerini gösterir. Bu, satın alma süreci boyunca kullanılan önemli bir finansal metriktir.

Süreç analizinde bu öznitelik, değere dayalı filtreleme ve analiz için önemlidir. Taleplerin yüksek değerli ve düşük değerli gibi kategorilere ayrılmasını sağlar. Bu kategoriler genellikle farklı onay iş akışlarına ve risk profillerine sahiptir. Talep tutarına göre çevrim sürelerini veya ret oranlarını analiz etmek, yüksek değerli taleplerin onaylanmasının çok daha uzun sürdüğünü ya da daha sık reddedildiğini gösterebilir. Bu bulgu, süreç iyileştirme çalışmalarına başlangıç noktası sağlar.

Değere dayalı analiz yapılmasını sağlar; yüksek değerli taleplere öncelik vermeye ve finansal değerin süreç davranışını nasıl etkilediğini anlamaya yardımcı olur.

Genellikle satın alma talebi işleminin başlık verilerinde veya belge tablosunda bulunur.

Öncelik olarak da adlandırılan aciliyet düzeyi, talep sahiplerinin istenen mal veya hizmetlere ne kadar hızlı ihtiyaç duyduklarını belirtmek için kullandığı alandır. Bu sınıflandırma, talebin satın alma ekibi ve onaylayanlar tarafından nasıl yönlendirilip önceliklendirileceğini etkileyebilir.

Süreç performansını aciliyet düzeyine göre analiz etmek, sürecin iş ihtiyaçlarına ne kadar hızlı yanıt verdiğini değerlendirmeye yardımcı olur. Örneğin 'High' aciliyet düzeyindeki taleplerin 'Low' düzeyindekilerden gerçekten daha hızlı işlenip işlenmediği kontrol edilebilir. Böyle değilse bu durum, ele alınması gereken bir darboğaza veya önceliklendirme mekanizmasındaki aksaklığa işaret edebilir.

Sürecin acil taleplere etkili biçimde öncelik verip vermediğini ve belirtilen aciliyetin gerçek işlem hızıyla örtüşüp örtüşmediğini değerlendirmeye yardımcı olur.

Genellikle talep oluşturma formunda bulunan isteğe bağlı veya zorunlu bir alandır ve talep başlığında saklanır.

Gerekli teslim tarihi, yerine getirmenin son tarihini belirtmek üzere talep sahibi tarafından belirlenir. Bu tarih, talebin onaylanmasından nihai teslimata kadar tüm tedarik süreci için hedef oluşturur.

Bu öznitelik, sürecin zamanında tamamlanmasını ve iş ihtiyaçlarıyla uyumunu analiz etmek açısından önemlidir. Kuruluşlar, gerekli teslim tarihini gerçek Satın Alma Siparişi oluşturma veya teslimat tarihiyle karşılaştırarak iç hizmet seviyesi anlaşmalarını karşılama becerilerini ölçebilir. Bu karşılaştırma, tedarik sürecinin iş teslim tarihlerini karşılayacak kadar hızlı olup olmadığı gibi önemli sorulara yanıt verir.

Süreç performansını iş teslim tarihleriyle karşılaştırarak ölçmek ve zamanında yerine getirme kapasitesini değerlendirmek için bir referans noktası sağlar.

Genellikle talep oluşturulurken kullanıcı tarafından girilir ve talep başlığında veya kalem ayrıntılarında saklanır.

Kullanıcı adı, süreç günlüğündeki belirli bir etkinlikten sorumlu kişiyi gösterir. Bu genel öznitelik, talep sahibini, düzenleyeni, onaylayanı veya taleple etkileşime giren başka bir kişiyi belirtebilir.

Bu öznitelik, kaynak ve otomasyon analizi için temeldir. Farklı kullanıcılar arasındaki devirleri, yani 'dört göz ilkesi'ni anlamaya yardımcı olur. Ayrıca sistem veya toplu işlem kullanıcılarının gerçekleştirdiği etkinlikleri belirleyerek otomasyon oranlarının hesaplanmasını sağlar. Etkinlikleri kullanıcıya göre analiz etmek, farklı rollerin süreçle nasıl etkileşime girdiğini anlamaya yardımcı olur.

Bu öznitelik, kullanıcı devirlerini anlamak, otomasyonu analiz etmek ve belirli süreç adımlarını doğru aktörle ilişkilendirmek için gereklidir.

Her işlem için denetim izinde veya Event Log verilerinde bulunur ve çoğunlukla User ID olarak saklanır.

Approver Name, iş akışında bir onay veya ret adımını gerçekleştiren kişiyi, rolü veya grubu tanımlar. Bu kişi, talep sahibinden veya başka etkinlikleri gerçekleştirebilecek genel kullanıcıdan farklıdır.

Bu öznitelik, onay sürecinin kendisini analiz etmek için önemlidir. Bir onaylayanın karar vermesinin ortalama ne kadar sürdüğü gibi performans ölçümlerini destekler. Ayrıca iş yükünün dağılımını göstererek belirli onaylayanların süreçte darboğaz oluşturup oluşturmadığını ortaya çıkarabilir. Bu analiz, onay zincirinde daha iyi kaynak dağılımını ve performans yönetimini destekler.

Onaylayanların iş yükü ve performansı dahil olmak üzere onay iş akışının ayrıntılı biçimde analiz edilmesini ve darboğazların belirlenmesini sağlar.

Onayla ilgili etkinliklerin olay veya denetim günlüğünde kaydedilir. Çalışan ana verileriyle birleştirme yapılması gerekebilir.

Ret nedeni, bir talebin neden reddedildiğini açıklayan metin alanı veya koddur. Onaylayanlar, değişiklik yapıp talebi yeniden göndermesi gerekebilecek talep sahibine geri bildirim vermek için bu bilgiyi sağlar.

Bu öznitelik, süreç başarısızlıklarının kök neden analizinde çok değerlidir. Ret nedenlerini kategorilere ayırıp analiz ederek kuruluşlar 'Yanlış GL Kodu', 'Bütçe Aşıldı' veya 'Uyumlu Olmayan Tedarikçi' gibi yaygın sorunları belirleyebilir. Bu içgörüler, talep sahiplerine daha iyi eğitim verilmesi, politikaların daha açık iletilmesi veya yaygın hataları önleyecek sistem iyileştirmeleri gibi hedefli geliştirmelere yön verebilir.

Taleplerin neden başarısız olduğuna dair doğrudan içgörü sağlar; yeniden işlemeyi azaltmak ve ilk seferde onay oranlarını artırmak için kök neden analizini mümkün kılar.

Genellikle 'Rejected' etkinliği veya durum değişikliğiyle ilişkili yorum ya da not alanında kaydedilir.