Satın Almadan Ödemeye - Talep Veri Templateiniz

Etkinlik adı, satın alma talebinin yaşam döngüsündeki tek bir adımı veya durum değişikliğini tanımlar. 'Talep gönderildi', 'Onay adımı başlatıldı' veya 'Talep reddedildi' gibi olaylara kullanıcıların anlayabileceği adlar verir ve süreç haritasının yapı taşlarını oluşturur.

Bu öznitelik, süreç keşfi ve analizi için temel niteliktedir. Process Mining araçları, etkinlikleri sıralayarak gerçek süreç akışını görselleştirebilir, standart prosedürden sapmaları belirleyebilir ve darboğazları ya da yeniden çalışma döngülerini ortaya çıkarabilir. Anlaşılır ve uygulanabilir bir süreç modeli oluşturmak için etkinlik adlarının tutarlı ve anlamlı olması gerekir.

Sürecin tek tek adımlarını tanımlar; süreç haritasını görselleştirmek ve süreç akışını analiz etmek için gereklidir.

Genellikle olay günlüklerinden, durum değişikliği tablolarından veya talep belgesiyle ilişkili işlem kodlarından elde edilir.

Olay zamanı, genellikle zaman damgası olarak adlandırılır ve bir etkinliğin gerçekleştiği kesin anı kaydeder. Olayları doğru sıralamak ve çevrim süresini hesaplama, darboğazları belirleme ve performansı izleme gibi zamana dayalı süreç analizlerini yapmak için bu veri gereklidir.

Process Mining çalışmalarında zaman damgaları, her vakadaki etkinlikleri sıralamak ve farklı adımlar arasındaki süreyi ölçmek için kullanılır. Bu süreleri analiz ederek gecikmeleri ortaya çıkarabilir, uzun çevrim sürelerinin nedenlerini anlayabilir ve hizmet seviyesi anlaşmalarına uyulup uyulmadığını değerlendirebilirsiniz. Anlamlı bir performans analizi için zaman damgası verilerinin doğru ve eksiksiz olması gerekir.

Olayları sıralamak, çevrim sürelerini hesaplamak, süreç performansını analiz etmek ve darboğazları belirlemek için bu zaman damgası gereklidir.

Genellikle sistem denetim izlerinde, olay günlüklerinde veya işlem kayıtlarının oluşturulma ya da değiştirilme tarihi olarak kaydedilir.

Satın alma talebi kimliği, her talep belgesi oluşturulduğunda atanan benzersiz bir anahtardır. Talebin başlatılmasından tamamlanmasına kadar tek bir taleple ilişkili tüm etkinlikler, değişiklikler ve onaylar için merkezi referans noktasıdır.

Process Mining çalışmalarında bu kimlik, vakaları ilişkilendirmek için gereklidir. Sistem, her talebin baştan sona izlediği yolu yeniden oluşturabilir ve 'Talep oluşturuldu', 'Onay adımı onaylandı' ve 'Satın alma siparişi oluşturuldu' gibi farklı olayları tutarlı bir süreç akışında bir araya getirebilir. Tutarlı ve benzersiz bir vaka tanımlayıcısı olmadan süreç varyantlarını, çevrim sürelerini ve sonuçları analiz etmek mümkün değildir.

Talebin tüm yaşam döngüsünü izlemek için gereken temel anahtardır. İlişkili tüm olayları tek bir süreç örneğinde bir araya getirmenizi sağlar.

Genellikle satın alma talebi işleminin başlık verilerinde veya belge tablosunda bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, süreç verilerinin nereden geldiğini belirtir. Merkezi bir ERP ve özel bir e-satın alma aracı gibi birden fazla sistem kullanan kuruluşlarda bu alan, farklı kaynaklardan gelen verileri ayırt etmeye yardımcı olur.

Bu bilgi, verileri doğrulamak, sorunları gidermek ve sisteme bağlı süreç farklılıklarını anlamak açısından faydalıdır. Örneğin, bir sistemde oluşturulan talepler farklı bir onay yolunu izleyebilir veya başka bir sistemdekilere göre daha kısa sürede tamamlanabilir. Verileri kaynak sisteme göre analiz ederek entegrasyon sorunlarını veya sistemleri birleştirme fırsatlarını ortaya çıkarabilirsiniz.

Verilerin kaynağı hakkında bilgi verir. Bu, verileri doğrulamak ve birden fazla sistemdeki süreç farklılıklarını analiz etmek için önemlidir.

Genellikle veri çıkarma sırasında eklenen sabit bir değerdir veya teknik meta veri alanlarında bulunabilir.

Son veri güncellemesi zaman damgası, analiz edilen verilerin ne kadar güncel olduğunu gösterir. Kaydın kaynak sistemden en son ne zaman çıkarılıp Process Mining ortamına yüklendiğini belirtir.

Bu öznitelik, operasyonları izlemek ve analizlerin güncel bilgilere dayanmasını sağlamak için gereklidir. Kullanıcıların gerçek dünyadaki olaylarla bu olayların süreç modelindeki gösterimi arasında ne kadar gecikme olabileceğini anlamasına yardımcı olur. Devam eden operasyonları izleyen Dashboardlar ve KPI’lar, zamanında ve ilgili içgörüler sunmak için bu bilgiden yararlanır.

Verilerin ne kadar güncel olduğunu göstererek analizlerin geçerliliğini ve güncelliğini değerlendirmeye yardımcı olur.

Genellikle veri yükleme sırasında veri entegrasyonu veya ETL (Extract, Transform, Load) aracı tarafından eklenir.

Departman özniteliği, satın almadan sorumlu kuruluş birimini, örneğin 'Pazarlama', 'Bilgi teknolojileri' veya 'Finans' birimini belirtir. Bütçeleme ve maliyet dağıtımında kullanılan temel finansal ve kurumsal verilerden biridir.

Process Mining çalışmalarında verileri departmana göre analiz etmek yaygın ve etkili bir yöntemdir. Farklı iş birimlerinin performansını karşılaştırarak hangi departmanların daha verimli olduğunu ve hangilerinin desteğe ihtiyaç duyabileceğini belirleyebilirsiniz. Bu analiz, bir departmanın satın alma alışkanlıklarına veya iç süreçlerine özgü çevrim süresi, onay oranı ya da uyumluluk farklılıklarını ortaya çıkarabilir.

Farklı iş birimlerinin performansını karşılaştırmanıza ve maliyetleri analiz etmenize olanak tanıyarak departmana özgü süreç davranışlarını ortaya çıkarır.

Genellikle satın alma talebinin başlık veya kalem verilerinde bulunur ve kuruluşun yapısıyla ilişkilendirilir.

Para birimi özniteliği, talep tutarının hangi para biriminde olduğunu belirtir. Çok uluslu kuruluşlarda talepler, talep sahibinin veya tedarikçinin bulunduğu yere bağlı olarak farklı para birimlerinde oluşturulabilir.

Bu alan, finansal raporlama ve analizlerin doğru yapılması için gereklidir. Parasal değerlerin doğru yorumlanmasını ve farklı bölgelerdeki veriler bir araya getirilirken uygun dönüşümün yapılmasını sağlar. Talep değerini içeren analizlerde farklı para birimlerini doğrudan karşılaştırmamak için para birimini dikkate alın.

Finansal verileri doğru yorumlamak ve farklı bölgelerdeki talep değerlerini bir araya getirmek için gereken bağlamı sağlar.

Genellikle satın alma talebi işleminin başlık verilerinde, tutar alanlarının yanında bulunur.

Satın alma siparişi kimliği, onaylanmış bir satın alma talebinden oluşturulan sipariş belgesinin benzersiz numarasıdır. Bu alan, talep sürecini sonraki satın alma ve ödeme süreçlerine bağlar.

Bu öznitelik, talepten satın alma siparişine dönüşüm verimliliğini analiz etmek için önemlidir. Talebin başarıyla siparişe dönüştüğünü doğrular ve bu dönüşümün ne kadar sürdüğünü ölçmenizi sağlar. Hangi taleplerin karşılık gelen bir satın alma siparişi olduğunu analiz ederek satın alma öncesi aşamanın verimliliğini değerlendirebilir ve onaylandığı hâlde karşılanmayan talepleri belirleyebilirsiniz.

Talebi sonraki satın alma sürecine bağlayarak talepten satın alma siparişine dönüşüm oranlarını ve sürelerini analiz etmenizi sağlar.

Genellikle satın alma siparişi oluşturulduktan sonra talep belgesi verilerinde, bazen de ilişkili belgeler veya belge akışı tablosunda bulunur.

Talep durumu, talebin belirli bir andaki aşamasını veya nihai sonucunu gösterir. Yaygın durumlar arasında 'Devam ediyor', 'Onay bekliyor', 'Onaylandı', 'Reddedildi' ve 'Kapalı' yer alır.

Bu öznitelik, sonuç analizi ve operasyonların izlenmesi için gereklidir. Analistler, ret oranı veya satın alma siparişine dönüşüm oranı gibi metrikleri hesaplamak için talepleri nihai durumlarına göre filtreleyebilir. Operasyonel açıdan ekiplerin mevcut iş yükünü, örneğin onay bekleyen talep sayısını görmesine yardımcı olur. Böylece ekipler işlere öncelik verebilir ve kaynakları etkili biçimde yönetebilir.

Talep sonuçlarını net biçimde görmenizi, ret oranı gibi temel metrikleri hesaplamanızı ve operasyonel iş yükünü yönetmenizi sağlar.

Genellikle satın alma talebi belgesinin başlık durum alanında bulunur.

Talep sahibinin adı, satın alma talebini başlatan kişiyi belirtir. Bu kişi genellikle ürün veya hizmet ihtiyacı olan iş birimi kullanıcısıdır.

Süreci talep sahibine göre analiz ederek belirli kişilerle veya gruplarla ilişkili örüntüleri bulabilirsiniz. Örneğin, bazı talep sahiplerinin sık sık eksik veya kurallara uymayan talepler gönderdiğini ve bunların yeniden çalışma gerektirdiğini görebilirsiniz. Bu bilgiyi hedefli eğitimler sunmak veya yaygın kullanıcı grupları için talep sürecini basitleştirmek amacıyla kullanabilir, böylece verimliliği ve uyumluluğu artırabilirsiniz.

Kullanıcı davranışlarını belirlemeye yardımcı olarak kişilere veya ekiplere yönelik eğitim ve süreç iyileştirmeleri yapmanızı sağlar.

Satın alma talebinin başlık verilerinde bulunur ve genellikle çalışan ana verileriyle ilişkilendirilir.

Talep türü, satın alma talebini niteliğine veya amacına göre sınıflandırır. Standart malzeme, hizmet, sermaye harcaması veya belirli bir katalogdan ürün talebi buna örnek verilebilir. Bu sınıflandırma, onay iş akışını ve muhasebe işlemlerini belirleyebilir.

Süreci talep türüne göre analiz ederek farklı taleplerin farklı yollar izleyip izlemediğini veya verimlilik düzeylerinin değişip değişmediğini anlayabilirsiniz. Örneğin, sermaye harcaması taleplerinin ek onay aşamaları nedeniyle çevrim süreleri daha uzun olabilir. Standart katalog ürünleri için verilen talepler ise büyük ölçüde otomatik işlenebilir. Bu analiz, talep türüne özel süreç varyantlarını tasarlamanıza ve iyileştirmenize yardımcı olur.

Talep türü, gereken onay iş akışını ve sürecin karmaşıklığını belirleyebildiğinden farklı süreç yollarını analiz etmenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle talep başlık verilerinde belge türü veya kategori kodu olarak saklanır.

Talep tutarı, satın alma talebinde istenen tüm ürün ve hizmetlerin toplam mali değerini gösterir. Satın alma sürecinin her aşamasında kullanılan temel bir finansal metriktir.

Süreç analizinde bu öznitelik, değere göre filtreleme ve analiz yapmayı sağlar. Talepleri yüksek ve düşük tutarlı olarak gruplandırabilirsiniz. Bu grupların onay iş akışları ve risk profilleri çoğu zaman farklıdır. Talep tutarına göre çevrim sürelerini veya ret oranlarını analiz ederek yüksek tutarlı taleplerin onaylanmasının çok daha uzun sürdüğünü ya da daha sık reddedildiğini görebilir ve süreç iyileştirmelerine buradan başlayabilirsiniz.

Değere göre analiz yapmanızı sağlar; yüksek tutarlı taleplere öncelik vermenize ve mali değerin süreç üzerindeki etkisini anlamanıza yardımcı olur.

Genellikle satın alma talebi işleminin başlık verilerinde veya belge tablosunda bulunur.

Öncelik olarak da adlandırılan aciliyet düzeyi, talep sahibinin istenen ürün veya hizmete ne kadar çabuk ihtiyaç duyduğunu belirtmek için kullandığı bir alandır. Bu sınıflandırma, satın alma ekibinin ve onaylayanların talebi nasıl yönlendireceğini ve önceliklendireceğini etkileyebilir.

Süreç performansını aciliyet düzeyine göre analiz ederek sürecin iş ihtiyaçlarına ne kadar hızlı yanıt verdiğini değerlendirebilirsiniz. Örneğin, 'Yüksek' aciliyetli taleplerin gerçekten 'Düşük' aciliyetli taleplerden daha hızlı işlenip işlenmediğini kontrol edebilirsiniz. Aksi durumda, ele alınması gereken bir darboğaz veya önceliklendirme mekanizmasındaki bir aksaklık söz konusu olabilir.

Sürecin acil taleplere etkili biçimde öncelik verip vermediğini ve belirtilen aciliyetin gerçek işlem hızıyla örtüşüp örtüşmediğini değerlendirmenize yardımcı olur.

Genellikle talep oluşturma formunda isteğe bağlı veya zorunlu bir alandır ve talep başlığında saklanır.

Gerekli teslim tarihi, talebin karşılanması için son tarihi belirtmek üzere istek sahibi tarafından belirlenir. Bu tarih, satın alma talebinin onaylanmasından nihai teslimata kadar tüm tedarik süreci için hedef oluşturur.

Bu öznitelik, sürecin zamanında tamamlanıp tamamlanmadığını ve iş ihtiyaçlarıyla ne ölçüde örtüştüğünü analiz etmek açısından önemlidir. Kuruluşlar, gerekli teslim tarihini gerçek satın alma siparişi oluşturma veya teslimat tarihiyle karşılaştırarak kurum içi hizmet seviyesi taahhütlerini yerine getirme becerilerini ölçebilir. Tedarik sürecinin iş teslim tarihlerini karşılayacak kadar hızlı olup olmadığı gibi önemli sorulara yanıt bulmanıza yardımcı olur.

Süreç performansını iş teslim tarihleriyle karşılaştırmak ve taleplerin zamanında karşılanma kapasitesini değerlendirmek için bir ölçüt sunar.

Genellikle talep oluşturulurken kullanıcı tarafından girilir ve talep başlığında ya da kalem ayrıntılarında saklanır.

Kullanıcı adı, süreç günlüğündeki her etkinlikten sorumlu kişiyi belirtir. İstek sahibini, düzenleyeni, onaylayanı veya satın alma talebiyle etkileşime giren başka bir kişiyi gösterebilen genel bir özniteliktir.

Bu öznitelik, kaynak ve otomasyon analizinin temelini oluşturur. Farklı kullanıcılar arasındaki devir teslimleri inceleyerek “dört göz ilkesi”ni anlamanıza yardımcı olur. Ayrıca sistem veya toplu işlem kullanıcılarının gerçekleştirdiği etkinlikleri belirleyerek otomasyon oranlarını hesaplamak için kullanılabilir. Etkinlikleri kullanıcıya göre analiz etmek, farklı rollerin süreçle nasıl etkileşime girdiğini anlamanızı sağlar.

Bu öznitelik, kullanıcılar arasındaki devir teslimleri anlamak, otomasyonu analiz etmek ve belirli süreç adımlarını doğru kişiye atamak için gereklidir.

Her işlem için denetim izinde veya olay günlüğü verilerinde bulunur ve genellikle User ID olarak saklanır.

Onaylayanın adı, iş akışındaki bir onay veya ret adımını gerçekleştiren kişiyi, rolü ya da grubu belirtir. Bu kişi, talep sahibinden veya başka etkinlikleri gerçekleştirebilecek genel kullanıcıdan farklıdır.

Bu öznitelik, onay sürecinin kendisini analiz etmek için önemlidir. Bir onaylayanın karar vermesinin ortalama ne kadar sürdüğü gibi performans ölçümlerini yapmanıza yardımcı olur. Ayrıca iş yükünün nasıl dağıldığını göstererek süreçte darboğaz oluşturan onaylayanları belirleyebilir. Bu analiz, onay zincirindeki kaynakların daha iyi dağıtılmasını ve performansın yönetilmesini destekler.

Onaylayanların iş yükü ve performansı dâhil olmak üzere onay iş akışını ayrıntılı biçimde analiz etmenizi ve darboğazları belirlemenizi sağlar.

Onayla ilgili etkinliklerin olay veya denetim günlüğüne kaydedilir. Çalışan ana verileriyle birleştirilmesi gerekebilir.

Ret nedeni, bir talebin neden reddedildiğini açıklayan metin alanı veya koddur. Onaylayanlar bu bilgiyi, talebi değiştirmesi ve yeniden göndermesi gerekebilecek talep sahibine geri bildirim vermek için sağlar.

Bu öznitelik, süreçteki başarısızlıkların temel nedenlerini analiz etmek için çok değerlidir. Ret nedenlerini sınıflandırıp analiz ederek kuruluşlar 'Yanlış muhasebe kodu', 'Bütçe aşıldı' veya 'Kurallara uymayan tedarikçi' gibi yaygın sorunları belirleyebilir. Bu içgörüler, talep sahiplerine yönelik daha iyi eğitimler, politikaların daha açık anlatılması veya sık yapılan hataları önleyecek sistem iyileştirmeleri gibi hedefli adımlara yön verebilir.

Taleplerin neden başarısız olduğuna doğrudan ışık tutar; temel nedenleri analiz ederek yeniden çalışmayı azaltmanıza ve ilk seferde onay oranını artırmanıza yardımcı olur.

Genellikle 'Reddedildi' etkinliği veya durum değişikliğiyle ilişkili yorum ya da not alanında kaydedilir.