Sözleşme yönetimi veri şablonunuz

Bu öznitelik, bir etkinliğin gerçekleştiği kesin tarih ve saati kaydeder. Süreç performansını zaman içinde analiz etmenizi sağlayan temel zaman bilgisidir.

Olayları Başlangıç zamanına göre sıraladığınızda her vaka için kronolojik bir kayıt oluşturulur. Böylece etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini, her adımın ne kadar sürdüğünü ve sürecin baştan sona toplam süresini hesaplayabilirsiniz. Darboğazları belirlemek, bekleme sürelerini ölçmek ve süreç verimliliğini SLA’lara göre değerlendirmek için bu bilgi gereklidir.

Olayları kronolojik sıraya koymak ve çevrim süreleri ile süreler gibi zamana dayalı tüm metrikleri hesaplamak için bu zaman damgası gereklidir.

Bu bilgi, DocuSign CLM’deki her Event Log veya denetim izinde standart olarak bulunur ve kaydedilen her işlemle ilişkilendirilir.

Bu öznitelik, sözleşme yönetimi sürecindeki tek bir adımı veya kilometre taşını tanımlar. Örneğin Sözleşme taslağı hazırlandı, Hukuk incelemesi başladı veya Sözleşme imzalandı gibi etkinlikleri kapsar. Bu etkinlikler süreç haritasının temel yapı taşlarıdır.

Etkinliklerin sırasını ve ne sıklıkta gerçekleştiğini incelemek, Process Mining çalışmalarının temelini oluşturur. Bu analiz, sürecin gerçekte nasıl ilerlediğini görmenize, standart prosedürden sapmaları bulmanıza ve en uzun süren ya da en sık tekrarlanan etkinlikleri belirlemenize yardımcı olur.

Sözleşme iş akışındaki adımları tanımlar; böylece süreci görselleştirebilir, darboğazları ve farklılıkları analiz edebilirsiniz.

Bu bilgi genellikle DocuSign CLM içindeki Event Log veya denetim izi verilerinden alınır. Bu kayıtlar, sözleşme belgesi ya da iş akışı üzerinde gerçekleştirilen işlemleri içerir.

Sözleşme kimliği, belirli bir sözleşmeyle ilgili tüm olayları ve etkinlikleri başlangıçtan çözüme kadar benzersiz biçimde birbirine bağlayan kesin vaka tanımlayıcısıdır. DocuSign CLM’de bu değer, Zarf kimliğiyle veya özel bir sözleşme tanımlayıcısı alanıyla eşleşebilir.

Bu öznitelik, her sözleşmenin uçtan uca yolculuğunu yeniden oluşturmayı sağladığı için Process Mining açısından gereklidir. İlgili tüm etkinlikleri tek bir sözleşme kimliği altında gruplayan analistler, sürecin tamamını görselleştirebilir, çevrim sürelerini ölçebilir ve farklı sözleşmeler arasındaki değişkenlikleri inceleyebilir.

İlgili tüm süreç olaylarını birbirine bağlayan birincil anahtardır. Böylece tek bir sözleşmenin tüm yaşam döngüsü izlenip analiz edilebilir.

Bu, genellikle DocuSign CLM’deki sözleşme veya zarf nesnesinin ana tanımlayıcısıdır. Zarf kimliği olarak adlandırılabilir veya sözleşmeleri tanımlamak için yapılandırılmış özel bir alan olabilir.

Bu öznitelik, süreç verisinin kaynağını belirtir. Bu görünümde değer genellikle DocuSign CLM veya benzer bir tanımlayıcı olur.

Tek bir sistemin analizinde gereksiz gibi görünse de bu alanı eklemek iyi bir uygulamadır. Örneğin CRM’deki sözleşme verilerini DocuSign’daki iş akışı verileriyle birleştirirken kaynak sistem bilgisi, verinin nereden geldiğini ve nasıl izlenebileceğini açıkça gösterir.

Verinin izlenebilirliğini sağlar ve birden fazla kurumsal sistemden gelen verileri birleştiren analizler için gereklidir.

Bu değer genellikle veri çıkarma ve dönüştürme sırasında eklenir ve Veri Seti kaynağını belirtmek için sabit tutulur.

Bu öznitelik, Veri Setinin en son ne zaman güncellendiğini gösterir. Analizin ne kadar güncel olduğunu anlamanıza yardımcı olur.

Dashboardlarda ve raporlarda bu bilgi, veri yönetimi ve kullanıcı güveni açısından önemlidir. Analistlerin gerçek zamanlı verileri mi yoksa belirli bir tarihte alınmış bir anlık görüntüyü mü incelediğini anlamasını sağlar. Bu ayrım, zamanında ve bilgiye dayalı kararlar almak için gereklidir.

Verinin güncelliğini göstererek kullanıcıların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu anlamasını sağlar.

Bu meta veri özniteliği genellikle veri alımı sırasında ETL (Extract, Transform, Load) aracı veya veri hattı tarafından oluşturulur ve saklanır.

Bu öznitelik, bir etkinliğin tamamlandığı kesin tarih ve saati kaydeder. Başlangıç zamanı etkinliğin başlangıcını, Bitiş zamanı ise tamamlandığı anı gösterir. Böylece her etkinliğin süresini hassas biçimde hesaplayabilirsiniz.

Etkinliklerin işlem süresini, yani bir görev üzerinde fiilen çalışılan zamanı hesaplamak için Bitiş zamanını incelemek gerekir. Bu sayede aktif çalışma ile bekleme süresini ayırt edebilir, kaynak verimliliğini ve gecikmelerin gerçek maliyetini daha iyi anlayabilirsiniz. Örneğin Hukuk incelemesi etkinliğinin tam süresini hesaplayabilirsiniz.

Her etkinliğin süresini hassas biçimde hesaplamanızı ve aktif işlem süresini boşta geçen bekleme süresinden ayırmanızı sağlar.

DocuSign CLM gibi sistemlerde bu bilgi denetim izine açıkça kaydedilebilir veya sonraki olayın başlangıç zamanından çıkarılabilir.

Bu öznitelik, anlaşmaya katılan diğer kuruluşu belirtir. Farklı karşı tarafların müzakere biçimleri, hukuki gereklilikleri ve yanıt süreleri değişebilir; bu da sözleşmenin yaşam döngüsünü önemli ölçüde etkileyebilir.

Karşı tarafa göre süreç performansını incelemek, hangi iş ortaklarıyla çalışmanın kolay olduğunu ve hangilerinin sürekli gecikmeye yol açtığını belirlemenize yardımcı olur. Bu bilgi, ilişki yönetimini iyileştirmek ve gelecekteki müzakereler için gerçekçi beklentiler oluşturmak amacıyla kullanılabilir. Sözleşmede yeniden çalışma ve revizyon sıklığı analizinin temel boyutlarından biridir.

Farklı dış taraflarla etkileşimlerin müzakere sürelerini, revizyon sayılarını ve toplam çevrim sürelerini nasıl etkilediğini analiz etmenize yardımcı olur.

Bu bilgi, sözleşme kaydının temel bir parçasıdır ve genellikle Karşı taraf adı veya Şirket gibi özel bir alanda saklanır.

Bu öznitelik, sözleşmenin sona erme tarihini saklar. Özellikle yinelenen gelir sağlayan veya uzun vadeli hizmet sözleşmelerinde sözleşme portföyünü önceden yönetmek için önemli bir meta veri alanıdır.

Sözleşme yenileme ve sona erme görünümü Dashboardu, bu tarihi temel alır. Kuruluşlar, sona erme tarihi yaklaşan sözleşmeleri izleyerek yenileme iş akışlarını zamanında başlatabilir. Bu tarih, zamanında sözleşme yenileme oranı KPI’ının hesaplanmasında da kullanılır; böylece gelir kaybı ve hizmet kesintisi riski azaltılabilir.

Sözleşmeleri önceden yönetmenizi, yenilemeleri zamanında yapmanızı ve sözleşmelerin istemeden sona ermesini önlemenizi sağlar.

DocuSign CLM’de belirli bir süresi olan her sözleşme için kaydedilmesi gereken standart bir meta veri alanıdır.

Bu öznitelik, anlaşmanın tek seferlik veya yinelenen finansal değerini gösterir. Sözleşmenin değeri, gereken inceleme düzeyini ve onay sürecinin karmaşıklığını belirleyebilir.

Sözleşme değerine göre analiz yapmak, yüksek değerli anlaşmalara öncelik vermenizi ve gereksiz yere gecikip gecikmediklerini belirlemenizi sağlar. Ayrıca uyumluluğu denetlemek için de kullanılabilir. Örneğin, belirli bir tutarı aşan sözleşmelerin CFO onayı alıp almadığını kontrol edebilirsiniz. Bu öznitelik, iyileştirme çalışmalarını finansal açıdan en önemli sözleşmelere yöneltmenize yardımcı olur.

Değeri yüksek sözleşmeler daha sıkı inceleme gerektirebildiği ve iş üzerinde daha büyük etki yaratabildiği için önceliklendirme ve risk değerlendirmesi yapmanızı sağlar.

Bu, DocuSign CLM’deki sözleşme meta verilerinde genellikle sayısal veya para birimi türünde bir alandır.

Bu öznitelik, sözleşmenin belirli bir andaki genel durumunu gösterir. Örneğin Taslak, İncelemede, İmza bekliyor veya İmzalandı değerlerini alabilir. Sözleşmenin süreçte hangi aşamada olduğunu özetler.

Process Mining çalışmalarında durumu inceleyerek vakaları filtreleyebilir ve farklı aşamalardaki sözleşme sayılarını izleyen Dashboardlar oluşturabilirsiniz. Gerçek zamanlı sözleşme durumu izleyicisi Dashboardu, etkin sözleşme portföyünü görünür kılmak ve işlerin nerede biriktiğini belirlemek için bu özniteliği kullanır.

Sözleşmenin ilerleyişini gösterir; durum takibi, iş yükü yönetimi ve darboğazların belirlenmesi için gereklidir.

Bu bilgi genellikle DocuSign CLM içindeki sözleşme veya iş akışı nesnesinin temel öznitelikleri arasında bulunur.

Sözleşme sorumlusu, sözleşmenin ilerleyişinden hesap veren ve bu konuda başvurulacak temel kişidir. Genellikle sözleşme talebini başlatan veya iş ilişkisinden sorumlu olan kişidir.

Sözleşme sorumlusuna göre performansı incelemek; verimlilik, yeniden çalışma oranları ve çevrim süreleriyle ilgili örüntüleri ortaya çıkarabilir. Bu analiz, yüksek performans gösteren kişileri veya ekipleri belirlemenin yanı sıra ek eğitim ya da desteğe ihtiyaç duyanları da görmenizi sağlar. Sözleşme çevrim süresi analizi gibi Dashboardlarda verileri gruplandırmak için temel bir boyuttur.

Kişi veya ekip bazında performans analizi yapmanızı, kullanıcıların yürüttüğü etkinliklerde iyi uygulamaları ve iyileştirme alanlarını belirlemenizi sağlar.

Bu genellikle sözleşme nesnesiyle ilişkilendirilmiş bir kullanıcı alanıdır. İş akışını oluşturan veya yöneten kişinin adı burada yer alabilir.

Bu öznitelik, sözleşmeleri hukuki veya ticari amaçlarına göre sınıflandırır. Farklı sözleşme türlerinin iş akışları ve onay gereklilikleri değişebilir; karmaşıklık düzeyleri de farklı olabilir.

Süreç performansındaki farklılıkları anlamak için analizi sözleşme türüne göre gruplandırmak gerekir. Böylece farklı sözleşme türlerinin çevrim sürelerini, uyumluluk oranlarını ve müzakere örüntülerini karşılaştırabilirsiniz. Örneğin bir NDA’nın çevrim süresi, karmaşık bir ana hizmet sözleşmesinden çok daha kısa olmalıdır. Bu öznitelik, söz konusu karşılaştırmayı mümkün kılar.

İş akışları ve karmaşıklık düzeyleri farklı olabilen sözleşme kategorilerinin süreç performansını karşılaştırmanızı sağlar.

Bu önemli meta veri alanı, DocuSign CLM’de sözleşme oluşturulurken genellikle açılır listeden seçilir.

Bu öznitelik, sözleşme belgesinin revizyonlar ve değişiklikler boyunca aldığı sürümleri izler. Yeni bir sürüm yüklendiğinde veya kaydedildiğinde bu numara artmalıdır.

Belge sürümünü izlemek, yeniden çalışma miktarını ve müzakerenin karmaşıklığını ölçmenin doğrudan bir yoludur. Bir sözleşmenin çok sayıda sürümü olması, taraflar arasında yoğun bir yazışma ve değişiklik trafiğine işaret eder. Bu öznitelik, Ortalama belge revizyon sayısı KPI’ını hesaplamak ve sözleşmede yeniden çalışma ve revizyon sıklığı Dashboardunu incelemek için temel girdilerden biridir.

Belgenin kaç kez değiştirildiğini izleyerek yeniden çalışma miktarını ve müzakere çabasını doğrudan ölçer.

DocuSign CLM’de belgeler için yerleşik sürüm denetimi bulunur. Bu öznitelik, belgenin sürüm geçmişinden alınabilir.

Bu öznitelik, sözleşmeyi başlatan veya sözleşmeden sorumlu olan Satış, Pazarlama ya da BT gibi iç departmanı belirtir. Departmanların süreçleri ve ihtiyaçları farklılık gösterebilir; bu da sözleşme yönetimi uygulamalarını etkiler.

İşletmenin farklı bölümlerinin sözleşme yönetimi sürecini nasıl kullandığını anlamak için analizi departmana göre gruplandırmak gerekir. Sözleşme onayındaki darboğaz raporu gibi hedefli raporlar oluşturabilir, gecikmelerin belirli iş birimlerinde yoğunlaşıp yoğunlaşmadığını görebilir ve süreç iyileştirmelerini departmanların ihtiyaçlarına göre uyarlayabilirsiniz.

Farklı iş birimlerinin performansını karşılaştırarak verimlilik, uyumluluk ve iş yükündeki farklılıkları görmenizi sağlar.

Bu bilgi, sözleşmedeki bir meta veri alanından alınabilir veya sözleşme sorumlusu kullanıcının departmanından türetilebilir.

Bu öznitelik, sözleşmenin DocuSign eSignature gibi entegre bir elektronik imza aracıyla mı yoksa çevrimdışı bir yöntemle mi (örneğin ıslak imza ve tarama) imzalandığını izler.

Bu öznitelik, elektronik imza kullanım oranı KPI’ını doğrudan destekler. Elektronik imzalı sözleşmelerin oranını inceleyerek dijital dönüşüm çalışmalarınızın başarısını ölçebilirsiniz. Kullanım oranının yüksek olması genellikle imzalama süresinin kısalması, idari maliyetlerin düşmesi, uyumluluğun ve belge takibinin iyileşmesiyle ilişkilidir.

Dijital süreçlerin ne ölçüde benimsendiğini ölçer ve entegre elektronik imza özelliklerinin sağladığı verimlilik artışını hesaplamanıza yardımcı olur.

Sözleşme imzalandı olayının entegre DocuSign eSignature hizmetinden gelip gelmediği kontrol edilerek belirlenebilir.

Bu öznitelik, sözleşmeyi incelemek ve onaylamakla sorumlu hukuk departmanındaki kişiyi belirtir. Genellikle iş biriminden olan sözleşme sorumlusundan farklıdır.

İncelemeleri belirli bir hukuk danışmanına atamak, hukuk incelemesi adımının performansını ayrıntılı biçimde analiz etmenizi sağlar. Hukuk incelemesi performansı Dashboardunu oluşturarak farklı hukuk ekibi üyelerinin iş hacmini ve çevrim sürelerini ölçebilir, karşılaştırabilir, iş yükünü dengeleyebilir ve hukuk departmanındaki verimlilik fırsatlarını belirleyebilirsiniz.

Hukuk incelemesi aşamasını ayrıntılı biçimde analiz etmenizi, iş yükünü dengelemenizi ve hukuk ekibinin performansını ölçmenizi sağlar.

Bu bilgi, DocuSign CLM iş akışındaki görev atama verilerinden alınabilir ve Hukuk incelemesi görevinin kime atandığını gösterir.

Bu metrik, sözleşmenin ilk iç onaya gönderildiği andan gerekli son onayın alındığı ana kadar onay aşamasında geçen toplam süreyi hesaplar. Onayla ilgili tüm etkinliklerin süreleri toplanarak veya ilk onay etkinliğinin başlangıcı ile son etkinliğin bitişi arasındaki zaman ölçülerek hesaplanabilir.

Bu öznitelik, Ortalama onay aşaması süresi KPI’ının temel ölçümüdür. Taslak hazırlama veya müzakere aşamalarından kaynaklanan gecikmeleri değil, özellikle onay sürecindeki gecikmeleri görmenizi sağlar. Bu süreyi izleyerek onay matrisinizin etkisini daha iyi anlayabilir ve süreci sadeleştirme fırsatlarını belirleyebilirsiniz.

Onaylarda geçen süreyi ayrı olarak ölçerek özellikle onay zincirindeki darboğazları belirlemenizi ve gidermenizi kolaylaştırır.

Process Mining aracında onayla ilgili tüm olaylar (örneğin İç onay gönderildi ve İç onay alındı) belirlenir; ardından her vaka için bu olayların ilki ile sonuncusu arasındaki süre ölçülür.

Bu öznitelik, sözleşmenin yaşam döngüsündeki onay aşamasının ayrıntılı durumunu gösterir. Sözleşme durumu vakaya ilişkin genel durumu belirtirken Onay durumu, tek tek onay etkinliklerinin sonucunu izler.

Bu bilgi, sözleşme onayındaki darboğaz raporu ve gerçek zamanlı sözleşme durumu izleyicisi için gereklidir. Hangi sözleşmelerin onay beklediğini, hangilerinin reddedilip yeniden çalışma gerektirdiğini ve hangilerinin onay aşamasını başarıyla geçtiğini açıkça görmenizi sağlar. Durumlar arasındaki geçişleri inceleyerek onay zincirindeki belirli aksama veya gecikme noktalarını bulabilirsiniz.

Onay aşamasına ilişkin ayrıntılı bilgi sunarak hangi sözleşmelerin nerede ve neden takıldığını belirlemenizi sağlar.

Bu değer, DocuSign CLM içindeki bir onay görevinin veya iş akışı adımının sonucudur.

Bu hesaplanan öznitelik, iç onay alındıktan sonra değişiklik yapılması için geri gönderilen sözleşmeler gibi yeniden çalışma gerektiren durumları belirler. Genellikle istenmeyen belirli etkinlik dizileri aranarak hesaplanır.

Bu değer, süreç verimsizliklerini analiz etmeyi kolaylaştırır. Sözleşmede yeniden çalışma oranı KPI’ını doğrudan hesaplayabilir ve ek çaba gerektiren sözleşmeleri filtreleyip inceleyebilirsiniz. Böylece ilk gerekliliklerin belirsiz olması veya müzakerelerin zor ilerlemesi gibi yeniden çalışmanın temel nedenlerini bulabilirsiniz.

Süreç verimsizliğinin ve gizli maliyetlerin önemli bir göstergesi olan yeniden çalışma sıklığını ölçmenize ve analiz etmenize yardımcı olur.

Bu öznitelik, Process Mining aracında yeniden çalışma döngülerini belirleyen kurallar tanımlanarak hesaplanır. Örneğin İç onay alındı olayından sonra Sözleşmede değişiklik yapıldı olayının gerçekleşmesi bu kurallardan biri olabilir.