Sözleşme Yönetimi Veri Template'iniz

Sözleşme ID'si, belirli bir sözleşmeyle ilgili tüm event'leri ve aktiviteleri benzersiz bir şekilde birbirine bağlayan kesin durum tanımlayıcısı olarak işlev görür. event log'undaki her kayıt, bir sözleşme üzerinde gerçekleştirilen bir eyleme karşılık gelir ve bu ID, bu eylemleri bir araya toplar.

Process Mining analizinde, bu öznitelik her sözleşmenin uçtan uca yolculuğunu yeniden yapılandırmak için temeldir. Süreç akışlarının görselleştirilmesine, talepten yürütmeye kadar döngü sürelerinin hesaplanmasına ve analizin bireysel sözleşme özelliklerine göre bölümlendirilmesine olanak tanır.

Bu, bir sözleşmenin tüm yolculuğunu takip etmek için temel anahtardır. Bu olmadan, uçtan uca süreç akışını analiz edemez veya durum düzeyinde KPI'ları hesaplayamazsınız.

Bu genellikle Agiloft'taki ana Sözleşmeler tablosunun birincil anahtarıdır.

Bu öznitelik, sözleşmenin geçmişinde kaydedilen her aktivite için tarih ve saati sağlar. Event'lerin kronolojik sırasını belirler, bu da süreç keşfi ve analizi için kritik öneme sahiptir.

Başlangıç Zamanı, aktiviteler arasındaki süreleri hesaplamak, darboğazları belirlemek ve döngü sürelerini ölçmek için kullanılır. 'Ortalama Sözleşme Döngü Süresi' ve 'Ortalama Onay Aşaması Süresi' gibi neredeyse tüm zaman bazlı KPI'lar için temeldir.

Bu timestamp, event'leri sıralamak, süreleri hesaplamak ve zaman içindeki süreç performansını analiz etmek için esastır. Process Mining onsuz imkansızdır.

Bu, Agiloft'taki sözleşmenin geçmiş veya denetim izi tablolarında kaydedilen bir eylemin timestamp'ine karşılık gelir.

Bu öznitelik, 'Sözleşme Taslağı Hazırlandı', 'Hukuki İnceleme Yapıldı' veya 'Sözleşme Yürürlüğe Konuldu/İmzalandı' gibi süreçte gerçekleştirilen adımı açıklar. Bu aktiviteler, süreç haritasının yapı taşlarıdır.

Aktivitelerin sırasını ve sıklığını analiz etmek, ana süreç akışını belirlemeye, sapmaları veya yeniden işleme döngülerini keşfetmeye ve hangi adımların en yaygın veya zaman alıcı olduğunu tespit etmeye yardımcı olur. 'Genel Sözleşme Yaşam Döngüsü Genel Bakışı' ve 'Sözleşme Taslağı Oluşturma Süreci Varyantları' gibi dashboard'ları oluşturmak için esastır.

Aktiviteler, süreç haritanızdaki adımları tanımlar. Bu öznitelik, süreç akışını görselleştirmek ve hangi işin yapıldığını anlamak için gereklidir.

Agiloft'taki sözleşmenin geçmişinde veya denetim izleme tablolarında kaydedilen eylem veya durum değişikliğinden türetilir.

Bu öznitelik, sözleşme yönetimi verilerinin kaynağını tanımlar. Bu süreç için değer sürekli olarak 'Agiloft' olacaktır.

Birden fazla sistemden veri birleştiren daha geniş kurumsal analizlerde, bu alan veri kökeni ve analizlerin doğru bir şekilde kapsamlandırılmasını sağlamak için çok önemlidir. Veriler için bağlam ve izlenebilirlik sağlar.

Verinin kökenini belirler, bu da veri yönetişimi, sorun giderme ve birden fazla kaynaktan veri entegrasyonu için kritik öneme sahiptir.

Bu, veri çekimi ve dönüştürme süreci sırasında eklenmesi gereken statik bir değerdir.

Bu öznitelik, en son veri çekiminin timestamp'ini sağlar. Analiz edilen verinin güncelliğini anlamak ve veri yenileme programlarını yönetmek için çok önemlidir.

Kullanıcılar, güncel bilgileri görüntülediklerini doğrulamak ve analizin kapsadığı zaman dilimini anlamak için bu timestamp'e güvenirler. Herhangi bir güvenilir veri odaklı analiz için önemli bir metadata parçasıdır.

Kullanıcıların verilerin ne kadar güncel olduğunu bilmelerini sağlar, bu da zamanında ve doğru iş kararları almak için hayati öneme sahiptir.

Bu timestamp, veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve eklenir.

Başlangıç Zamanı bir aktivitenin ne zaman başladığını gösterirken, Bitiş Zamanı onun tamamlandığını işaret eder. İkisi arasındaki fark, o belirli aktivitenin işlem süresini temsil eder.

Process Mining'de, hem Başlangıç hem de Bitiş Zamanlarına sahip olmak, kaynak kullanımının ve bekleme sürelerinin aktif çalışma sürelerine göre daha ayrıntılı analizini sağlar. Örneğin, bir hukuk incelemesinin aktif olarak üzerinde çalışıldığı zamanı, bir kuyrukta beklediği zamandan ayırabilir. Bu, 'Hukuki İnceleme İşlem Süresi' KPI'ını destekler.

Bir aktivitenin gerçek işlem süresinin hesaplanmasına olanak tanır, aktif çalışma süresini bekleme süresinden ayırarak daha hassas darboğaz analizi yapılmasını sağlar.

Bazı sistemlerde bu doğrudan mevcuttur. Genellikle, olaydaki bir sonraki aktivitenin Başlangıç Saati olarak çıkarılır. Agiloft için, denetim izleme kaydından türetilmesi gerekebilir.

Bu öznitelik, sözleşmeyi imzalayan diğer organizasyonu veya bireyi tanımlar. Karşı taraf, müzakere sürecini, zaman çizelgesini ve anlaşma koşullarını önemli ölçüde etkileyebilir.

Süreç performansını karşı tarafa göre analiz etmek, 'Sözleşme Döngü Süresi Değişkenlik Faktörleri' ve 'Müzakere Revizyon Sıklığı' dashboard'larının ana hedeflerinden biridir. Hangi ortakların daha uzun müzakerelere veya daha fazla revizyona yol açtığını belirlemeye yardımcı olur, bu da özel müzakere stratejilerine ve daha iyi ilişki yönetimine olanak tanır.

Farklı harici ortakların sözleşme müzakere sürelerini ve karmaşıklığını nasıl etkilediğini belirlemeye yardımcı olarak daha iyi tahmin ve strateji oluşturmayı sağlar.

Bu, Agiloft'taki ana Sözleşmeler tablosunda veya Şirketler/Hesaplar tablosundan bağlanan standart bir alandır.

Bu öznitelik, sözleşmeyi taslağını hazırlayan veya hukuki incelemeyi yapan kişi gibi belirli bir süreç adımını tamamlamaktan sorumlu kişiyi tanımlar. Genellikle sistemin denetim izindeki bir eylemle ilişkilendirilen kullanıcı bilgilerinden alınır.

Kullanıcıya göre analiz, iş yükü dağılımını, bireyler arasındaki performans farklılıklarını ve eğitim fırsatlarını belirlemeye yardımcı olduğu için 'Sözleşme Kaynak İş Yükü Analizi' dashboard'u için esastır. Ayrıca belirli eylemler için sorumluluğun izini sürmeye de yardımcı olur.

İş yükü analizi, performans karşılaştırması ve kaynağa özel darboğazların veya en iyi uygulamaların belirlenmesini sağlar.

Genellikle sözleşme geçmişi veya denetim izi tablolarında bulunur, değişikliği yapan kullanıcıya bağlıdır.

Bu öznitelik, sözleşme için 'Satış', 'Hukuk', 'Satın Alma' veya 'Finans' gibi departmansal bağlamı sağlar. Bu bilgi, sözleşme sahibiyle veya belirli bir aktiviteyi gerçekleştiren kullanıcıyla ilişkilendirilebilir.

Bu boyut, 'Sözleşme Döngü Süresi Değişkenlik Faktörleri' dashboard'u için kritik öneme sahiptir. Farklı departmanlardaki süreç performansını filtrelemeye ve karşılaştırmaya olanak tanır, belirli departmanların daha uzun döngü süreleri, daha fazla yeniden işleme veya farklı süreç yolları olup olmadığını ortaya koyar. Örneğin, Satıştan kaynaklanan sözleşmelerin Hukuk incelemesinden geçmesinin Satın Almadan gelenlere göre daha uzun sürüp sürmediğini analiz edebilirsiniz.

İş birimleri arasında performans karşılaştırmasına olanak tanıyarak departmana özel süreç sorunlarını veya en iyi uygulamaları belirlemeye yardımcı olur.

Bu bilgi, kullanıcı profil tablolarından birleştirilebilir veya Agiloft'taki sözleşme kaydında doğrudan saklanabilir.

Son Geçerlilik Tarihi, bir sözleşmenin aktif süresinin sonunu belirleyen kritik bir tarih alanıdır. Yenilemelerin, fesihlerin yönetilmesi ve istenmeyen kesintilerin veya otomatik yenilemelerin önlenmesi için esastır.

Bu öznitelik, 'Yaklaşan Sözleşme Son Tarihleri ve Durumu' dashboard'unun ve 'Zamanında Sözleşme Eylem Oranı' KPI'ının temel taşıdır. İşletmenin sözleşme ömrü sonu event'lerini proaktif olarak yönetmesine olanak tanır, böylece yenileme veya fesihlerin zamanında yapılmasını sağlar ve kaçırılan son tarihleri engeller.

Proaktif sözleşme yönetimi için kritik öneme sahiptir; işletmenin yenileme veya fesih için kaçırılan son teslim tarihlerini önlemesini sağlar.

Bu, Agiloft'taki ana Sözleşmeler tablosunda standart bir tarih alanıdır.

Bu öznitelik, bir sözleşmenin gelir, maliyet veya taahhüt olarak toplam finansal değerini temsil eder. Bu değer genellikle inceleme seviyesini ve onay sürecinin karmaşıklığını etkileyen anahtar bir faktördür.

Sözleşme Değeri, 'İmzalanan Sözleşme Değeri ve Hacim Eğilimleri' dashboard'u için kritik öneme sahiptir ve süreç performansının finansal etki analizine olanak tanır. Ayrıca, sözleşme değerini döngü süresiyle ilişkilendirmek için kullanılabilir, yüksek değerli sözleşmelerin işlem görmesinin önemli ölçüde daha uzun sürüp sürmediğini ortaya koyar. Bu, yüksek değerli sözleşmelere öncelik verilmesine ve workflow'larının optimize edilmesine yardımcı olur.

Sürece finansal bağlam sağlar, değere dayalı analiz, önceliklendirme ve gecikmelerin iş etkisi hakkında bilgi edinmeye olanak tanır.

Bu, Agiloft'taki ana Sözleşmeler tablosunda standart bir alandır.

Bu öznitelik, sözleşmenin 'Taslak Hazırlama', 'İncelemede', 'Yürürlüğe Konuldu', 'Süresi Doldu' veya 'Feshedildi' gibi mevcut aşamasını belirtir. Sözleşmenin belirli bir anda nerede olduğuna dair bir anlık görüntü sunar.

Process Mining'de, zaman içindeki durum değişikliği çoğu zaman aktivitelerin kendisini tanımlar. Durum düzeyinde bir öznitelik olarak, analizi yalnızca aktif, yürürlüğe konulmuş veya süresi dolmuş sözleşmelere odaklanmak için filtrelemek faydalıdır. Doğrudan 'Yaklaşan Sözleşme Son Tarihleri ve Durumu' dashboard'unu destekler.

Bir sözleşmenin mevcut aşamasına hızlı bir genel bakış sunar, devam eden ile tamamlanmış olayların analizi için filtreleme ve segmentasyona olanak tanır.

Bu, Agiloft'taki ana Sözleşmeler tablosunda standart bir alandır.

Sözleşme Tipi, anlaşmanın niteliğini ve template'ini tanımlayan anahtar bir kategorizasyon alanıdır. Farklı sözleşme türleri genellikle farklı süreç varyantlarını takip eder, farklı karmaşıklık seviyelerine sahiptir ve farklı paydaşları içerir.

Bu öznitelik karşılaştırmalı analiz için kritik öneme sahiptir ve 'Sözleşme Döngü Süresi Değişkenlik Faktörleri' ile 'Müzakere Revizyon Sıklığı' dashboard'ları için birincil bir tetikleyicidir. Süreci sözleşme tipine göre bölümlendirerek, analistler belirli tiplerin neden daha uzun sürdüğünü, daha fazla revizyon gerektirdiğini veya standart süreçten daha sık saptığını ortaya çıkarabilirler.

Süreç karmaşıklığı, süresi ve riskindeki önemli varyasyonları açıklar. Anlamlı süreç segmentasyonu için temel bir özniteliktir.

Bu, Agiloft içindeki ana Sözleşmeler tablosunda standart bir alandır.

Bu öznitelik, bir sözleşmenin temel yaşam döngüsü boyunca ilerlemesi için geçen toplam süreyi, tipik olarak 'Sözleşme Talebi Başlatıldı'dan 'Sözleşme Yürürlüğe Konuldu/İmzalandı'ya kadar olan süreyi temsil eden hesaplanmış bir metriktir.

Bu, süreç performansı için birincil bir KPI olup genel verimliliği doğrudan ölçer. 'Genel Sözleşme Yaşam Döngüsü Genel Bakışı' dashboard'u ve 'Ortalama Sözleşme Döngü Süresi' KPI'ı için ana metriktir. Döngü süresini analiz etmek, uzun süren durumları belirlemeye ve gecikmelerin temel nedenlerini araştırmaya yardımcı olur.

Bu, sözleşme yönetimi sürecinin uçtan uca verimliliğini ölçen anahtar bir performans göstergesidir.

Her Sözleşme Kimliği için 'Sözleşme Yürütüldü/İmzalandı' aktivitesinin zaman damgası ile 'Sözleşme Talebi Başlatıldı' aktivitesinin zaman damgası arasındaki fark alınarak hesaplanır.

Bu nitelik, 'Hukuki İnceleme Yapıldı' aktivitesinden sorumlu olan hukuk uzmanını tanımlar. Birçok farklı rolü kapsayabilen genel bir 'Kullanıcı' alanına kıyasla iş yükü hakkında daha detaylı bir görünüm sağlar.

Bu bilgi, hukuk ekibinin kapasite ve performansına odaklanan bir analiz imkanı tanıyan 'Sözleşme Kaynağı İş Yükü Analizi' dashboard'u için oldukça değerlidir. Hukuk ekibi içindeki iş yükü dengesini ve belirli incelemecilerin daha uzun işlem süreleriyle ilişkili olup olmadığını anlamaya yardımcı olarak 'Ortalama Hukuki İnceleme Süresi' KPI'ını destekler.

Özellikle hukuki inceleme işlevi için ayrıntılı iş yükü ve performans analizine olanak tanıyarak hukuki ekip kaynaklarını etkin bir şekilde yönetmeye yardımcı olur.

Bu, atanan hukuk danışmanı için sözleşmede belirli bir alan olabilir veya hukuki inceleme aktivitesiyle ilişkili kullanıcı adından türetilebilir.

Bu öznitelik, belirli inceleme aktiviteleri için Hizmet Seviyesi Anlaşması (SLA) son tarihini tanımlar. Geri dönüş süreleri için net bir beklenti belirler ve iç hedeflere karşı performansı ölçmek için kullanılır.

Bu tarih, 'Sözleşme İncelemeleri İçin SLA Uyumluluğu' dashboard'unu ve ilgili 'İncelemeler İçin SLA Uyumluluk Oranı' KPI'ını desteklemek için çok önemlidir. İnceleme aktivitelerinin gerçek tamamlanma süresini bu vade tarihiyle karşılaştırarak, sistem sürecin hizmet seviyesi hedeflerini karşılayıp karşılamadığını belirleyebilir ve SLA'ların sıkça ihlal edildiği alanları vurgulayabilir.

SLA'ları uygulamak ve inceleme geri dönüş sürelerini iyileştirmek için kritik olan iç son teslim tarihlerine karşı performans ölçümünü sağlar.

Bu, Agiloft'ta sözleşmenin gönderim tarihine ve önceden tanımlanmış SLA kurallarına dayalı hesaplanmış bir alan veya manuel olarak ayarlanmış bir tarih alanı olabilir.

Bu öznitelik, bir inceleme aktivitesinin (örn. 'İç İnceleme Yapıldı') gerçek tamamlanma timestamp'inin 'ReviewSlaDueDate' ile karşılaştırılmasıyla türetilir. İnceleme zamanında tamamlandıysa 'true', geciktiyse 'false' olacaktır.

Bu flag, 'Sözleşme İncelemeleri İçin SLA Uyumluluğu' dashboard'unu doğrudan destekler ve uyumluluk oranlarının kolayca görselleştirilmesini sağlar. Doğru ve yanlış değerlerin basit bir sayımına izin vererek 'İncelemeler İçin SLA Uyumluluk Oranı' KPI'ının hesaplanmasını basitleştirir.

SLA uyumluluğu için net, ikili bir sonuç sunarak, iç son teslim tarihlerine uyumu ölçmeyi, görselleştirmeyi ve raporlamayı basitleştirir.

Her sözleşme için bir inceleme tamamlama aktivitesinin 'EventTime' değeri ile 'ReviewSlaDueDate' değerinin karşılaştırılmasıyla hesaplanır.

Bu metrik, dış tarafla müzakerelerin başladığı (örn. 'Karşı Taraf Müzakeresi Başlatıldı') zamandan, son bir anlaşmaya varılıp karşı tarafça onaylanmasına kadar geçen süreyi ölçer.

Bu, 'Müzakere Aşaması Döngü Süresi' dashboard'u ve 'Ortalama Müzakere Aşaması Süresi' KPI'ı için temel metriktir. Bu süreyi analiz etmek, müzakere sürecinin verimliliğini anlamaya, hangi sözleşme türlerinin veya karşı tarafların uzun süreli müzakerelere yol açtığını belirlemeye ve etkileşimleri kolaylaştırmak için fırsatlar bulmaya yardımcı olur.

Müzakere aşamasının verimliliğini ölçer, dış taraflarla etkileşimde geçirilen süreyi kısaltmaya yardımcı olacak içgörüler sağlar.

Event Log'dan 'Karşı Taraf Müzakeresi Başladı' aktivitesi ile 'Karşı Taraf Onayı Alındı' gibi sonuçlandırıcı bir aktivite arasındaki zaman ölçülerek hesaplanır.

Bu metrik, bir sözleşmenin gerekli tüm iç ve hukuki onaylardan geçmesi için geçen süreyi ölçer. Genellikle ilk inceleme aktivitesi başladığında (örn. 'İç İnceleme Gönderildi') başlar ve nihai gerekli onay alındığında sona erer.

Bu öznitelik, 'Ortalama Onay Aşaması Süresi' KPI'ının temelini ve 'İnceleme ve Onay Darboğazı Analizi' dashboard'unun önemli bir bileşenini oluşturur. Sözleşme yaşam döngüsünün kritik bir aşamasını izole eder, incelemelerdeki ve onaylardaki gecikmelere neyin neden olduğunu odaklanmış bir şekilde analiz etmeye olanak tanır.

Onay aşamasında harcanan süreyi izole eder ve nicelleştirir, bu kritik aşamadaki darboğazları belirlemeye ve ele almaya yardımcı olur.

Her sözleşme için ilk onay aktivitesinin başlangıcı ile son aktivitenin bitişi arasındaki zaman farkı Event Log'dan bulunarak hesaplanır.

Bu öznitelik, insan kaynaklı aktiviteler ile otomatik durum güncellemeleri, bildirimler veya sistem tetikli workflow'lar gibi sistem kaynaklı aktiviteler arasında ayrım yapar.

Analizde, bu, sözleşme yönetimi sürecindeki otomasyon seviyesini anlamaya yardımcı olur. Otomasyon girişimlerinin etkisini ölçmek, daha fazla otomasyon fırsatlarını belirlemek ve otomatik adımların darboğazlara yol açmadan beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için kullanılabilir.

Süreçteki otomasyon derecesini ölçmeye ve hangi adımların sistemler tarafından, hangilerinin insanlar tarafından gerçekleştirildiğini belirlemeye yardımcı olur.

Aktivite geçmişindeki belirli sistem kullanıcı hesaplarını (örn. 'Sistem', 'Yönetici') belirleyerek veya belirli otomatikleştirilmiş aktivite türlerini işaretleyerek türetilir.

Bu öznitelik, özellikle taslak hazırlama ve müzakere aşamalarında bir sözleşmenin geçirdiği yineleme sayısını izler. Yüksek bir revizyon sayısı genellikle template'lerle ilgili sorunları, karmaşık müzakereleri veya belirsiz başlangıç gereksinimlerini gösterir.

Bu metrik, 'Müzakere Revizyon Sıklığı' dashboard'unu ve 'Sözleşme Revizyon Sıklığı' KPI'ını doğrudan destekler. Revizyon sayısını analiz etmek, hangi sözleşme türlerinin veya karşı tarafların en çok ileri geri gitmeye yol açtığını belirlemeye yardımcı olur, böylece taslak hazırlama ve müzakereyi kolaylaştırmak için içgörüler sağlar.

Yeniden çalışma ve müzakere karmaşıklığını nicelleştirir, şablon kalitesini ve müzakere stratejilerini iyileştirme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Bu, genellikle event log'unda her sözleşme ID'si için 'Sözleşme Revize Edildi/Değiştirildi' aktivitelerinin sayılmasıyla türetilir.

Bu öznitelik, sözleşme için başlangıç noktası olarak hangi standart template'in kullanıldığını belirtir (varsa). Template kullanımında tutarlılık, verimli bir taslak hazırlama süreci için anahtardır.

Bu özniteliği analiz etmek, 'Sözleşme Taslağı Yeniden İşleme Oranı' ve 'İlk Geçişte İç Onay Oranı' KPI'larını desteklemeye yardımcı olur. Farklı template'lerden veya hiç template kullanılmadan oluşturulan sözleşmelerin performansını karşılaştırarak, kuruluşlar hangi template'lerin en etkili olduğunu ve standardizasyon çabalarının en çok nerede gerektiğini belirleyebilir.

Standart şablonların etkinliğini değerlendirmeye ve taslak hazırlama süresini ve yeniden çalışmayı önemli ölçüde azaltabilen standardizasyonu teşvik etmeye yardımcı olur.

Bu, Agiloft'taki sözleşme kaydında, bir sözleşme bir template'den oluşturulduğunda doldurulan bir alan olabilir.