Sözleşme yönetimi veri şablonunuz

Sözleşme kimliği, her sözleşmeyi benzersiz biçimde tanımlayan ve sözleşmeyle ilgili tüm olayları ve etkinlikleri birbirine bağlayan vaka kimliğidir. Olay günlüğündeki her kayıt, bir sözleşme üzerinde gerçekleştirilen bir işlemi gösterir; bu kimlik de ilgili işlemleri bir arada tutar.

Process Mining analizinde bu öznitelik, her sözleşmenin baştan sona izlediği yolu yeniden oluşturmak için temel niteliktedir. Süreç akışlarını görselleştirmenizi, talepten imzaya kadar geçen çevrim sürelerini hesaplamanızı ve analizi sözleşmelerin özelliklerine göre gruplandırmanızı sağlar.

Sözleşmenin tüm yolculuğunu izlemek için bu anahtar gereklidir. Bu olmadan sürecin baştan sona akışını analiz edemez veya vaka düzeyindeki KPI’ları hesaplayamazsınız.

Bu, genellikle Agiloft’taki ana Sözleşmeler tablosunun birincil anahtarıdır.

Bu öznitelik, sözleşme geçmişinde kaydedilen her etkinliğin tarih ve saatini gösterir. Olayların kronolojik sırasını belirler; bu da süreç keşfi ve analizi için önemlidir.

Başlangıç zamanı, etkinlikler arasındaki süreleri hesaplamak, darboğazları belirlemek ve çevrim sürelerini ölçmek için kullanılır. 'Ortalama sözleşme çevrim süresi' ve 'Ortalama onay aşaması süresi' gibi zamana dayalı KPI’ların temelini oluşturur.

Olayları sıralamak, süreleri hesaplamak ve süreç performansını zaman içinde incelemek için bu zaman damgası gereklidir. Bu olmadan Process Mining yapılamaz.

Agiloft’taki sözleşme geçmişi veya denetim izi tablolarında kaydedilen bir işlemin zaman damgasıdır.

Bu öznitelik, 'Sözleşme taslağı hazırlandı', 'Hukuk incelemesi yapıldı' veya 'Sözleşme imzalandı' gibi süreçte gerçekleştirilen adımı tanımlar. Bu etkinlikler süreç haritasının yapı taşlarıdır.

Etkinliklerin sırasını ve sıklığını incelemek, ana süreç akışını belirlemeye, sapmaları veya yeniden çalışma döngülerini ortaya çıkarmaya ve en sık tekrarlanan ya da en çok zaman alan adımları saptamaya yardımcı olur. 'Genel sözleşme yaşam döngüsüne genel bakış' ve 'Sözleşme taslağı hazırlama süreci varyantları' gibi Dashboardlar oluşturmak için gereklidir.

Etkinlikler, süreç haritanızdaki adımları tanımlar. Süreç akışını görselleştirmek ve hangi işlerin yapıldığını anlamak için bu öznitelik gereklidir.

Agiloft’taki sözleşme geçmişi veya denetim izi tablolarında kaydedilen işlem ya da durum değişikliğinden elde edilir.

Bu öznitelik, sözleşme yönetimi verilerinin kaynağını belirtir. Bu süreçte değer her zaman 'Agiloft' olur.

Birden fazla sistemden gelen verilerin birleştirildiği daha geniş kurumsal analizlerde bu alan, veri kökenini izlemek ve analiz kapsamını doğru belirlemek açısından önemlidir. Veriye bağlam ve izlenebilirlik kazandırır.

Verinin kaynağını belirtir. Veri yönetişimi, sorun giderme ve birden fazla kaynaktan gelen verileri birleştirme açısından önemlidir.

Veri çıkarma ve dönüştürme sırasında eklenmesi gereken sabit bir değerdir.

Bu öznitelik, en son veri çıkarma işleminin zaman damgasını gösterir. Analiz edilen verinin ne kadar güncel olduğunu anlamak ve veri yenileme takvimlerini yönetmek için önemlidir.

Kullanıcılar, güncel bilgileri görüntülediklerini doğrulamak ve analizin kapsadığı zaman aralığını anlamak için bu zaman damgasına bakar. Güvenilir, veri odaklı analizler için önemli bir üst veri unsurudur.

Kullanıcıların verinin ne kadar güncel olduğunu bilmesini sağlar. Bu bilgi, zamanında ve doğru iş kararları almak için önemlidir.

Bu zaman damgası, veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) işlemi sırasında oluşturulup eklenir.

Başlangıç zamanı bir etkinliğin ne zaman başladığını, bitiş zamanı ise ne zaman tamamlandığını gösterir. İki zaman arasındaki fark, ilgili etkinliğin işlem süresidir.

Process Mining’de hem başlangıç hem de bitiş zamanlarının bulunması, kaynak kullanımını ve bekleme sürelerini etkin çalışma sürelerinden ayrı olarak incelemeyi sağlar. Örneğin, hukuk incelemesinin etkin biçimde yürütüldüğü süreyle kuyrukta beklediği süreyi birbirinden ayırabilirsiniz. Bu veriler, 'Hukuk incelemesi işlem süresi' KPI’ını destekler.

Etkinliğin gerçek işlem süresini hesaplamanızı ve etkin çalışma süresini bekleme süresinden ayırarak darboğazları daha doğru incelemenizi sağlar.

Bazı sistemlerde bu bilgi doğrudan bulunur. Çoğu zaman vakadaki bir sonraki etkinliğin başlangıç zamanı olarak çıkarılır. Agiloft’ta denetim izinden elde edilmesi gerekebilir.

Bu öznitelik, sözleşmeyi imzalayan diğer kuruluşu veya kişiyi belirtir. Karşı taraf, müzakere sürecini, zaman çizelgesini ve anlaşma koşullarını önemli ölçüde etkileyebilir.

Sözleşme performansını karşı tarafa göre incelemek, 'Sözleşme çevrim süresi değişkenlik etkenleri' ve 'Müzakere değişiklik sıklığı' Dashboardlarının temel amaçlarından biridir. Bu analiz, hangi iş ortaklarıyla müzakerelerin daha uzun sürdüğünü veya daha fazla revizyon gerektiğini belirlemeye yardımcı olur. Böylece müzakere stratejilerinizi ve ilişki yönetiminizi geliştirebilirsiniz.

Farklı dış iş ortaklarının sözleşme müzakerelerinin süresini ve karmaşıklığını nasıl etkilediğini belirlemeye yardımcı olur; daha doğru tahminler ve stratejiler geliştirmenizi sağlar.

Agiloft’taki ana Sözleşmeler tablosunda standart bir alandır veya Şirketler/Hesaplar tablosundan alınır.

Bu öznitelik, sözleşme taslağını hazırlayan kişi veya hukuk incelemesini yapan avukat gibi belirli bir süreç adımını tamamlamaktan sorumlu kişiyi belirtir. Genellikle sistemin denetim izinde bir işlemle ilişkilendirilmiş kullanıcı bilgilerinden alınır.

Kullanıcıya göre analiz, 'Sözleşme kaynak iş yükü analizi' Dashboardu için gereklidir. İş yükünün nasıl dağıldığını, kişiler arasındaki performans farklılıklarını ve eğitim fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur. Ayrıca belirli işlemlerin sorumluluğunu izlemeyi sağlar.

İş yükünü analiz etmeyi, performansı karşılaştırmayı ve belirli kaynaklarla ilişkili darboğazları ya da iyi uygulamaları belirlemeyi sağlar.

Genellikle sözleşme geçmişi veya denetim izi tablolarında bulunur ve değişikliği yapan kullanıcıyla ilişkilendirilir.

Bu öznitelik, 'Satış', 'Hukuk', 'Satın Alma' veya 'Finans' gibi sözleşmeyle ilgili departman bilgisini sağlar. Bu bilgi, sözleşme sahibiyle veya belirli bir etkinliği gerçekleştiren kullanıcıyla ilişkilendirilebilir.

Bu boyut, 'Sözleşme çevrim süresi değişkenlik etkenleri' Dashboardu için önemlidir. Farklı departmanlardaki süreç performansını filtreleyip karşılaştırmanızı sağlar. Böylece bazı departmanların çevrim sürelerinin daha uzun olup olmadığını, daha fazla yeniden çalışma gerektirip gerektirmediğini veya farklı süreç yolları izleyip izlemediğini görebilirsiniz. Örneğin, Satış departmanından gelen sözleşmelerin hukuk incelemesinden geçmesinin Satın Alma departmanından gelenlere göre daha uzun sürüp sürmediğini inceleyebilirsiniz.

İş birimleri arasındaki performansı karşılaştırarak departmana özgü süreç sorunlarını veya iyi uygulamaları belirlemeye yardımcı olur.

Bu bilgi kullanıcı profili tablolarından alınabilir veya doğrudan Agiloft’taki sözleşme kaydında tutulabilir.

Sona erme tarihi, sözleşmenin yürürlükte olduğu dönemin bitişini belirleyen önemli bir tarih alanıdır. Yenilemeleri ve fesihleri yönetmek, sözleşmenin istemeden sona ermesini veya otomatik olarak yenilenmesini önlemek için gereklidir.

Bu öznitelik, 'Yaklaşan sözleşme tarihleri ve durumları' Dashboardunun ve 'Zamanında sözleşme işlemi oranı' KPI’ının temelini oluşturur. İşletmenin sözleşme süresinin sonuna yaklaşan durumları önceden yönetmesini, yenileme veya fesih işlemlerini zamanında yapmasını ve son tarihlerin kaçırılmasını önlemesini sağlar.

Sözleşmeleri önceden yönetmek ve yenileme ya da fesih tarihlerini kaçırmamak için gereklidir.

Agiloft’taki ana Sözleşmeler tablosunda standart bir tarih alanıdır.

Bu öznitelik, sözleşmenin gelir, maliyet veya taahhüt olarak toplam mali değerini gösterir. Bu değer, incelemenin ne kadar ayrıntılı yapılacağını ve onay sürecinin karmaşıklığını etkileyebilir.

Sözleşme değeri, 'İmzalanan sözleşme değeri ve hacim eğilimleri' Dashboardu için önemlidir ve süreç performansının mali etkisini analiz etmenizi sağlar. Sözleşme değerini çevrim süresiyle karşılaştırarak yüksek değerli sözleşmelerin işlem süresinin belirgin biçimde daha uzun olup olmadığını da görebilirsiniz. Bu bilgi, yüksek değerli sözleşmelere öncelik vermeye ve iş akışlarını iyileştirmeye yardımcı olur.

Sürece mali bağlam kazandırır; değere dayalı analiz ve önceliklendirme yapmanızı, gecikmelerin iş üzerindeki etkisini anlamanızı sağlar.

Agiloft’taki ana Sözleşmeler tablosunda standart bir alandır.

Bu öznitelik, sözleşmenin 'Taslak hazırlanıyor', 'İncelemede', 'İmzalandı', 'Süresi doldu' veya 'Feshedildi' gibi mevcut aşamasını belirtir. Sözleşmenin belirli bir andaki durumunu gösterir.

Process Mining’de zaman içindeki durum değişiklikleri çoğu zaman etkinlikleri tanımlar. Vaka düzeyindeki bir öznitelik olarak yalnızca yürürlükteki, imzalanmış veya süresi dolmuş sözleşmelere odaklanmak için analizleri filtrelemenizi sağlar. 'Yaklaşan sözleşme tarihleri ve durumları' Dashboardunu doğrudan destekler.

Sözleşmenin mevcut aşamasını hızlıca gösterir. Devam eden ve tamamlanmış vakaları analiz etmek için filtreleme ve gruplandırma yapmanızı sağlar.

Agiloft’taki ana Sözleşmeler tablosunda standart bir alandır.

Sözleşme türü, anlaşmanın niteliğini ve şablonunu belirleyen önemli bir sınıflandırma alanıdır. Farklı sözleşme türleri genellikle farklı süreç varyantlarını izler, karmaşıklık düzeyleri değişir ve farklı paydaşları kapsar.

Bu öznitelik, karşılaştırmalı analiz için gereklidir ve 'Sözleşme çevrim süresi değişkenlik etkenleri' ile 'Müzakere değişiklik sıklığı' Dashboardlarını doğrudan etkiler. Analistler süreci sözleşme türüne göre gruplandırarak bazı türlerin neden daha uzun sürdüğünü, daha fazla revizyon gerektirdiğini veya standart süreçten daha sık saptığını belirleyebilir.

Süreç karmaşıklığı, süresi ve riskindeki önemli farklılıkları açıklar. Anlamlı süreç grupları oluşturmak için temel bir özniteliktir.

Agiloft’taki ana Sözleşmeler tablosunda standart bir alandır.

Bu öznitelik, 'Hukuk incelemesi yapıldı' etkinliğinden sorumlu hukuk kaynağını belirtir. Farklı rollerdeki kişileri içerebilen genel bir 'Kullanıcı' alanına kıyasla iş yükünü daha ayrıntılı görmenizi sağlar.

'Hukuk ekibi iş yükü analizi' Dashboardu için yararlıdır; hukuk ekibinin kapasitesini ve performansını odaklı biçimde incelemenizi sağlar. Ekip içindeki iş yükü dengesini ve belirli incelemecilerin daha uzun inceleme süreleriyle ilişkili olup olmadığını anlamanıza yardımcı olarak 'Ortalama hukuk incelemesi işlem süresi' KPI’ını destekler.

Hukuk incelemesi işlevine özel iş yükü ve performans analizleri yapmanızı, hukuk ekibinin kaynaklarını etkili biçimde yönetmenizi sağlar.

Sözleşmede görevlendirilen hukuk danışmanını belirten özel bir alan olabilir veya hukuk incelemesi etkinliğiyle ilişkilendirilmiş kullanıcı adından elde edilebilir.

Bu öznitelik, belirli inceleme etkinlikleri için Hizmet Seviyesi Anlaşması (SLA) son tarihini tanımlar. Tamamlanma süresi için net bir hedef belirler ve performansı iç hedeflere göre ölçmekte kullanılır.

Bu tarih, 'Sözleşme incelemelerinde SLA uyumu' Dashboardunu ve ilgili 'İncelemelerde SLA uyum oranı' KPI’ını destekler. Sistem, inceleme etkinliklerinin gerçek tamamlanma zamanını bu son tarihle karşılaştırarak sürecin hizmet seviyesi hedeflerini karşılayıp karşılamadığını belirleyebilir ve SLA ihlallerinin sık yaşandığı alanları gösterebilir.

Performansı iç son tarihlere göre ölçmenizi sağlar. SLA’ların uygulanması ve incelemelerin daha kısa sürede tamamlanması için bu bilgi önemlidir.

Agiloft’ta sözleşmenin gönderim tarihi ve önceden tanımlanmış SLA kurallarına göre hesaplanan bir alan olabilir veya tarih manuel olarak girilebilir.

Bu öznitelik, inceleme etkinliğinin (ör. 'Dahili inceleme tamamlandı') gerçek tamamlanma zaman damgası ile 'ReviewSlaDueDate' karşılaştırılarak elde edilir. İnceleme zamanında tamamlandıysa 'true', geciktiyse 'false' değerini alır.

Bu gösterge, 'Sözleşme incelemelerinde SLA uyumu' Dashboardunu doğrudan besleyerek uyumluluk oranlarının kolayca görselleştirilmesini sağlar. Ayrıca 'İncelemelerde SLA uyum oranı' KPI’ının hesaplanmasını, true ve false değerlerinin sayılmasıyla kolaylaştırır.

SLA uyumunu net biçimde, iki sonuçtan biriyle gösterir. Böylece iç teslim tarihlerine uyumun ölçülmesi, görselleştirilmesi ve raporlanması kolaylaşır.

Her sözleşme için incelemenin tamamlandığı etkinliğin 'EventTime' değeri ile 'ReviewSlaDueDate' karşılaştırılarak hesaplanır.

Bu metrik, dış tarafla müzakerelerin başladığı andan (ör. 'Karşı tarafla müzakere başladı') nihai anlaşmaya varılıp karşı tarafın onayladığı ana kadar geçen süreyi ölçer.

' Müzakere aşaması çevrim süresi' Dashboardunun ve 'Ortalama müzakere aşaması süresi' KPI’ının temel metriğidir. Bu süreyi analiz ederek müzakere sürecinin verimliliğini anlayabilir, uzun müzakerelere yol açan sözleşme türlerini veya karşı tarafları belirleyebilir ve iletişimi kolaylaştırma fırsatlarını bulabilirsiniz.

Müzakere aşamasının verimliliğini ölçer ve dış taraflarla yürütülen görüşmelerin süresini kısaltmaya yardımcı olacak bilgiler sunar.

Olay günlüğünde 'Karşı tarafla müzakere başladı' etkinliği ile 'Karşı tarafın onayı alındı' gibi sonuç etkinlikleri arasındaki süre ölçülerek hesaplanır.

Bu metrik, bir sözleşmenin gerekli tüm iç ve hukuk onaylarından geçmesinin ne kadar sürdüğünü ölçer. Genellikle ilk inceleme etkinliği başladığında (ör. 'Dahili inceleme gönderildi') başlar ve gerekli son onay alındığında sona erer.

Bu öznitelik, 'Ortalama onay aşaması süresi' KPI’ının temelini oluşturur ve 'İnceleme ve onay darboğazı analizi' Dashboardunun önemli bir bileşenidir. Sözleşme yaşam döngüsünün belirli bir aşamasını ayrı olarak incelemenizi sağlar; böylece inceleme ve onaylardaki gecikmelerin nedenlerini analiz edebilirsiniz.

Onay aşamasında geçen süreyi ayrı olarak ölçer ve bu önemli aşamadaki darboğazları belirleyip gidermenize yardımcı olur.

Olay günlüğünde her sözleşme için ilk onay etkinliğinin başlangıcı ile son onay etkinliğinin bitişi arasındaki süre hesaplanarak elde edilir.

Bu öznitelik, insan tarafından gerçekleştirilen etkinliklerle otomatik durum güncellemeleri, bildirimler veya sistemin başlattığı iş akışları gibi sistem kaynaklı etkinlikleri birbirinden ayırır.

Analiz sırasında sözleşme yönetimi sürecindeki otomasyon düzeyini anlamaya yardımcı olur. Otomasyon girişimlerinin etkisini ölçmek, daha fazla otomasyon fırsatı belirlemek ve otomatik adımların darboğaz yaratmadan beklendiği gibi çalıştığını doğrulamak için kullanılabilir.

Süreçteki otomasyon düzeyini ölçmeye ve hangi adımların sistemler, hangilerinin insanlar tarafından gerçekleştirildiğini belirlemeye yardımcı olur.

Etkinlik geçmişinde 'Sistem' veya 'Yönetici' gibi belirli sistem kullanıcı hesapları belirlenerek ya da otomatik etkinlik türleri işaretlenerek elde edilir.

Bu öznitelik, özellikle taslak hazırlama ve müzakere aşamalarında sözleşmenin kaç kez gözden geçirildiğini izler. Revizyon sayısının yüksek olması, şablonlarla ilgili sorunlara, karmaşık müzakerelere veya başlangıç gerekliliklerinin yeterince açık olmamasına işaret edebilir.

Bu metrik, 'Müzakere değişiklik sıklığı' Dashboardunu ve 'Sözleşme değişiklik sıklığı' KPI’ını doğrudan destekler. Revizyon sayısını inceleyerek hangi sözleşme türlerinin veya karşı tarafların daha fazla gidip gelmeye yol açtığını belirleyebilir, taslak hazırlama ve müzakere süreçlerini iyileştirebilirsiniz.

Yeniden çalışma miktarını ve müzakere karmaşıklığını ölçerek şablon kalitesini ve müzakere stratejilerini geliştirme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Genellikle olay günlüğünde her sözleşme kimliği için 'Sözleşmede değişiklik yapıldı/revize edildi' etkinliklerinin sayısı hesaplanarak elde edilir.

Bu öznitelik, varsa sözleşmenin hazırlanmasına başlangıç noktası olan standart şablonu belirtir. Şablonların tutarlı kullanılması, taslak hazırlama sürecinin verimli ilerlemesi için önemlidir.

Bu öznitelik, 'Sözleşme taslağında yeniden çalışma oranı' ve 'İlk incelemede dâhilî onay oranı' KPI’larını destekler. Kuruluşlar farklı şablonlarla veya hiç şablon kullanmadan hazırlanan sözleşmelerin performansını karşılaştırarak hangi şablonların daha etkili olduğunu ve standartlaştırma çalışmalarının nerede gerekli olduğunu belirleyebilir.

Standart şablonların ne kadar etkili olduğunu değerlendirmeye ve süreçleri standartlaştırmaya yardımcı olur. Böylece taslak hazırlama süresi ve yeniden çalışma önemli ölçüde azalabilir.

Bu, Agiloft’taki sözleşme kaydında bulunan ve sözleşme bir şablondan oluşturulduğunda doldurulan bir alan olabilir.