İşe Alımdan Emekliliğe - Pozisyon Yönetimi Veri Templateiniz

Etkinlik adı, pozisyonun yaşam döngüsünde gerçekleştirilen tek bir adımı veya eylemi tanımlar. Bu etkinlikler süreç haritasının yapı taşlarını oluşturur. Pozisyon talebi başlatıldı, Bütçe onayı alındı veya Pozisyon kapatıldı gibi önemli olayları gösterir.

Etkinlikleri izlemek, analiz sırasında tüm süreç akışını görselleştirmeyi sağlar. Olayların sırasını belirlemeye, süreç çeşitlerini keşfetmeye ve tekrarlanan Pozisyon talebi yeniden çalışma için gönderildi etkinlikleri gibi darboğazları veya yeniden çalışma döngülerini saptamaya yardımcı olur. Doğru ve anlaşılır bir süreç modeli oluşturmak için etkinlik adlarının açık ve tutarlı olması gerekir.

Bu öznitelik, süreç haritasını oluşturmak, darboğazları belirlemek ve pozisyonun yaşam döngüsündeki olay sırasını anlamak için temel niteliktedir.

İK veya pozisyon yönetimi sistemindeki olay günlüklerinden, durum değişikliği tablolarından ya da işlem kodlarından alınır.

Olay zamanı, bir etkinliğin tam olarak ne zaman gerçekleştiğini kaydeden zaman damgasıdır. Sürecin tamamına kronolojik bağlam kazandırır ve olayların doğru sıraya konarak süreç akışının gerçekleştiği biçimde yeniden oluşturulmasını sağlar.

Bu zaman damgası, zamana dayalı tüm analizlerin temelidir. Etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak, onay adımlarının ne kadar sürdüğünü belirlemek ve pozisyonun oluşturulmasından doldurulmasına kadar geçen toplam süreyi ölçmek için kullanılır. Pozisyon yönetimi çevrim süresi gibi Dashboardlar ve Ortalama pozisyon onay çevrim süresi gibi temel performans göstergeleri için zaman damgalarının doğru olması gerekir.

Olayları kronolojik sıraya koymak ve çevrim süresi ile toplam süre gibi zamana dayalı tüm metrikleri hesaplamak için gereklidir.

Genellikle sistem günlüklerinde, işlem kayıtlarında veya kaynak sistemdeki belge oluşturma ve değiştirme tarihi alanlarında bulunur.

Pozisyon kimliği, her pozisyona diğerlerinden ayırt edilmesi için atanan benzersiz bir anahtardır. İlk talep aşamasından pozisyonun kapatılmasına kadar yaşam döngüsü boyunca gerçekleşen tüm etkinlik ve olayları birbirine bağlar.

Process Mining çalışmalarında, ilişkili etkinlikleri tek bir süreç örneğinde gruplamak için her Event Log kaydında bir vaka kimliği bulunmalıdır. Analistler, pozisyon kimliğini vaka kimliği olarak kullanarak her pozisyonun baştan sona tüm yolculuğunu izleyebilir. Böylece süreç akışları görselleştirilebilir, her pozisyonun çevrim süresi hesaplanabilir ve yaygın yollarla sapmalar belirlenebilir.

İlişkili tüm etkinlikleri tek bir süreç örneğinde gruplamak ve her pozisyonun yaşam döngüsünü baştan sona analiz etmek için gereklidir.

Genellikle pozisyon yönetimi veya insan kaynakları bilgi sistemi (HRIS) modülündeki başlık ya da ana kayıtta bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, süreç verilerinin nereden geldiğini gösterir. Birçok kuruluşta İşe Alımdan Emekliliğe süreci birden fazla uygulamaya yayılır. Örneğin, pozisyon yönetimi için ana İK sistemi, işe alım içinse ayrı bir aday takip sistemi (ATS) kullanılır.

Birleşik bir süreç görünümü oluşturmak üzere farklı kaynaklardan gelen verileri bir araya getirirken kaynak sistemin belirtilmesi önemlidir. Veri doğrulamaya, entegrasyon sorunlarını gidermeye ve farklı sistemlerin genel sürece nasıl katkıda bulunduğunu anlamaya yardımcı olur. Ayrıca sistemler arasındaki devir teslimlerde yaşanan gecikmeleri veya veri tutarsızlıklarını ortaya çıkarabilir.

Verinin kaynağı hakkında bağlam sağlar. Bu bilgi, verileri doğrulamak ve birden fazla entegre sisteme yayılan süreçleri analiz etmek için önemlidir.

Bu bilgi genellikle veri aktarımının meta verilerinde bulunur veya veri dönüştürme sırasında sabit bir değer olarak eklenebilir.

Bu öznitelik, Veri Setinin kaynak sistemden en son ne zaman güncellendiğini kaydeder. Analiz edilen verilerin güncelliği hakkında önemli bağlam sağlayan bir meta veri alanıdır.

Analistler bu bilgiyi, analizin kapsadığı zaman aralığını anlamak ve mevcut en güncel verilerle çalıştıklarını doğrulamak için kullanır. Süreçleri düzenli olarak izlerken son güncelleme zamanını bilmek önemlidir. Böylece Dashboardların ve temel performans göstergelerinin operasyonların mevcut durumunu yansıttığından ve çıkarımların güncel bilgilere dayandığından emin olabilirsiniz.

Verinin ne kadar güncel olduğunu gösterir. Böylece analizlerin geçerliliğini korumasına ve mevcut en güncel bilgilere dayanmasına yardımcı olur.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma ve dönüştürme (ETL) sürecinde oluşturulur ve saklanır.

Olay zamanı etkinliğin başlangıcını, bitiş zamanı ise tamamlandığı anı gösterir. İki zaman arasındaki fark, ilgili görevin işlem süresini belirtir. Anlık gerçekleşen olaylarda bitiş zamanı başlangıç zamanıyla aynı olabilir.

Analizde bu öznitelik, süreçte en çok zaman alan etkinlikleri belirlemeye yardımcı olur. Verimsiz adımları saptamayı ve ayrıntılı darboğaz analizi yapmayı sağlar. Örneğin, onay adımlarının bitiş zamanlarını inceleyerek hangi onayların en uzun sürdüğünü belirleyebilir ve iyileştirme çalışmalarını buna göre planlayabilirsiniz.

Tek tek etkinliklerin işlem süresini hesaplamayı ve en çok zaman alan görevleri belirlemeyi sağlar.

Genellikle sistem olay günlüklerinde veya işlem verilerinde başlangıç zamanının yanında bulunur. Sonraki olayın başlangıç zamanı kullanılarak da hesaplanabilir.

Departman özniteliği, her pozisyonu Finans, Mühendislik veya Satış gibi kuruluşun belirli bir bölümüne bağlayarak organizasyonel bağlam sağlar. Böylece pozisyon yönetimi sürecini şirketin farklı bölümlerine göre ayırıp karşılaştırabilirsiniz.

Analiz sırasında departmana göre filtreleme veya gruplama etkili bir yöntemdir. Bazı departmanlarda onay sürelerinin daha uzun veya yeniden çalışma oranlarının daha yüksek olması gibi süreç performansı farklılıklarını belirlemeye yardımcı olur. Bu bulgular, hedefli süreç iyileştirme çalışmalarına yön verebilir ve başarılı departmanlardaki iyi uygulamaların kuruluş genelinde paylaşılmasını sağlayabilir.

Farklı iş birimlerindeki süreçleri karşılaştırarak verimlilik, uyumluluk ve maliyet farklılıklarını belirlemeyi sağlar.

İK sisteminin pozisyon ana verilerinde veya organizasyon yönetimi modülünde bulunur.

İş unvanı, pozisyonun rolünü veya işlevini tanımlar. Aynı iş unvanına sahip birden fazla pozisyon bulunabilir; bu öznitelik, yönetilen rolün niteliği hakkında önemli bağlam sağlar.

Süreci iş unvanına veya daha geniş iş ailelerine göre analiz etmek, belirli rol türlerine özgü örüntüleri ortaya çıkarabilir. Örneğin, kıdemli veya uzmanlık gerektiren rollerin onay süreçleri daha uzun ya da işe alım süreçleri giriş düzeyindeki pozisyonlara kıyasla daha karmaşık olabilir. Bu bilgiler, işe alım stratejilerini uyarlamak ve gerçekçi zaman çizelgeleri belirlemek için faydalıdır.

Rol hakkında bağlam sağlar ve farklı iş türleri, düzeyleri veya işlevleri arasındaki süreç farklılıklarını analiz etmeyi mümkün kılar.

Pozisyon ana verilerinde saklanır ve genellikle İK sistemindeki merkezi iş kataloğuna veya iş profiline bağlanır.

Kullanıcı adı, süreçte belirli bir görevi gerçekleştiren yönetici, İK iş ortağı veya bütçe sorumlusu gibi çalışanı tanımlar. Bu kişi pozisyon talebinde bulunmuş, bir adımı onaylamış ya da pozisyon ayrıntılarını değiştirmiş olabilir.

Bu öznitelik; kaynak performansı, iş yükü dağılımı ve uyumluluk analizleri için önemlidir. En çok talebi hangi kullanıcıların ele aldığı veya belirli onaylayıcılarla ilişkili gecikmeler olup olmadığı gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur. Ayrıca kritik görevlerin aynı kişi tarafından gerçekleştirilmediğinden emin olmak için görevler ayrılığı analizinde kullanılır.

İş yükü dağılımını, kullanıcı performansını ve uyumluluğu analiz etmeyi; eğitim ihtiyaçlarını veya kaynak kısıtlarını belirlemeyi sağlar.

Genellikle işlem ayrıntılarında, değişiklik günlüklerinde veya denetim izlerinde bulunur ve çoğu zaman kullanıcı kimliğiyle ilişkilendirilir.

Maliyet merkezi, pozisyonu kuruluşun hesap planındaki belirli bir bütçe birimine bağlayan mali bir boyuttur. Çalışan sayısı ve personel giderleriyle ilgili mali planlama, bütçeleme ve raporlama çalışmalarında kullanılır.

Process Mining açısından maliyet merkezi, pozisyon yönetimi sürecini mali açıdan incelemeyi sağlar. Bazı maliyet merkezlerinde pozisyon değişikliklerinin daha sık yaşanıp yaşanmadığını, onay sürelerinin daha uzun olup olmadığını veya işe alım maliyetlerinin daha yüksek olup olmadığını belirlemeye yardımcı olabilir. Bütçeye uyumu analiz etmek ve pozisyon yönetimi kararlarının mali etkisini anlamak için özellikle faydalıdır.

Pozisyonu bir mali birime bağlayarak süreç performansını ve maliyetleri bütçe alanına göre analiz etmeyi sağlar.

İK veya ERP sistemindeki pozisyon kaydının mali ya da organizasyonel atama ayrıntılarında bulunur.

Pozisyon durumu, pozisyonun yaşam döngüsündeki mevcut aşamasını gösterir. Bu öznitelik, pozisyon süreçte ilerledikçe değişir. Örneğin, pozisyon önce Onay bekliyor, ardından Açık - işe alım yapılıyor, sonra Dolduruldu ve son olarak Kapalı durumuna geçebilir.

Bu öznitelik, duruma göre analiz yapmak ve Eski ve etkin olmayan pozisyon analizi gibi Dashboardlar oluşturmak için gereklidir. Her durumda geçirilen süreyi inceleyerek uzun süre Açık kalan pozisyonlar gibi darboğazları belirleyebilirsiniz. Ayrıca kapasite planlamasına ve iş gücü havuzunun genel durumunu anlamaya yardımcı olur.

Pozisyonların her durumda ne kadar kaldığını analiz etmeyi sağlar. Bu bilgi, uzun süredir açık kalan pozisyonları belirlemek ve iş gücü planlamasını yönetmek için önemlidir.

Genellikle ana pozisyon kaydında saklanır ve durum değişikliği etkinlikleri gerçekleştiğinde güncellenir.

Yönetici adı, yeni pozisyondaki çalışanın yöneticisini tanımlar. Bu kişi genellikle talebi başlatır ve onay ile işe alım süreçlerinde önemli bir paydaştır.

Bu öznitelik, Onay darboğazı analizi Dashboardunun temelini oluşturur. Etkinlikleri yöneticiye göre gruplandırarak iş yükü veya ek eğitim ihtiyacı nedeniyle süreçte gecikmelere yol açabilecek kişileri belirleyebilirsiniz. Ayrıca yöneticilerin sürece katılımını ve karar alma örüntülerini anlamaya yardımcı olur.

Pozisyonun önemli paydaşını belirleyerek onay gecikmelerini ve yöneticilere özgü süreç örüntülerini analiz etmeyi sağlar.

Pozisyon ayrıntılarında, genellikle raporlama yapısının veya organizasyonel atamanın bir parçası olarak bulunur.

Değişiklik nedeni, süreçteki belirli ve çoğu zaman standart dışı olayların açıklamasını kaydeder. Talebin neden reddedildiğini, yeniden sınıflandırma gerekçesini veya talep değişiklik yapılması için başlatana geri gönderildiğinde iletilen yorumları kapsar.

Bu nitel veriler, temel neden analizinde çok değerlidir. Süreç sapmalarının ardındaki nedenleri gösterir. Örneğin, ret nedenlerini incelemek; eksik bütçe bilgisi veya açık olmayan iş tanımları gibi pozisyon taleplerindeki yaygın sorunları ortaya çıkarabilir. Bu bulgular, ilk seferde doğru tamamlama oranını artırmak ve pozisyonlarda yeniden çalışma oranını düşürmek için önemlidir.

Yeniden çalışma, ret ve diğer sapmaları anlamak için gerekli bağlamı sağlar; hedefli temel neden analizi ve süreç iyileştirmesini mümkün kılar.

Genellikle yorum alanlarında, notlarda veya ret, yeniden çalışma ya da değişiklik işlemleriyle ilişkili özel neden kodu alanlarında bulunur.

İş ailesi, ilişkili iş unvanlarını bir araya getiren bir sınıflandırmadır. Örneğin, Yazılım mühendisi, Kalite güvence uzmanı ve DevOps mühendisi, Mühendislik iş ailesinde yer alabilir. Bu sınıflandırma, pozisyonları belirli iş unvanlarından daha geniş bir düzeyde kategorilere ayırıp analiz etmeyi sağlar.

Analizlerde iş ailesini kullanmak, iş gücü eğilimlerini ve süreç verimliliğini stratejik açıdan değerlendirmeyi sağlar. Kuruluşlar, pozisyon yönetimi yaşam döngüsünü Finans ve BT gibi farklı işlevler arasında karşılaştırabilir. Böylece belirli işlevlere özgü darboğazlar veya iyi uygulamalar ortaya çıkarılabilir ve stratejik iş gücü planlamasına yön verilebilir.

Benzer işleri gruplandırarak üst düzeyde analiz etmeyi ve farklı kurumsal işlevlerdeki süreç eğilimlerini anlamayı sağlar.

Kuruluşun iş kataloğunda veya iş mimarisinde tanımlanır ve iş profili ya da pozisyon kaydında bir öznitelik olarak saklanır.

İş talebi kimliği, pozisyon yönetimi süreciyle işe alım süreci arasında bağlantı kurar. Bir pozisyon onaylanıp doldurulmaya hazır olduğunda, işe alım faaliyetlerini resmen başlatmak için genellikle bir iş talebi oluşturulur.

Bu kimliği eklemek, İşe Alımdan Emekliliğe döngüsünü baştan sona görebilmek için önemlidir. Pozisyon oluşturma ve onay verilerini aday bulma, mülakatlar ve teklifler gibi sonraki işe alım verileriyle ilişkilendirmeyi sağlar. Böylece ilk talepten adayın işe başlama tarihine kadar pozisyonu doldurmak için geçen toplam süre analiz edilebilir.

Pozisyonu işe alım sürecine bağlayarak yetenek kazanımı yaşam döngüsünün tamamını daha geniş bir çerçevede analiz etmeyi sağlar.

Genellikle Aday Takip Sistemi (ATS) veya işe alım modülü tarafından oluşturulur ve ana HRIS içindeki pozisyon kaydına bağlanır.

Konum özniteliği, pozisyonun bağlı olduğu ofisi, şehri, eyaleti veya ülkeyi belirtir. Bu coğrafi bilgi, işe alım süreçlerindeki bölgesel farklılıkları ve iş gücünün dağılımını anlamak için önemlidir.

Süreci konuma göre analiz etmek önemli bulgular ortaya çıkarabilir. Örneğin, yerel iş gücü piyasası koşulları nedeniyle çevrim sürelerinin değiştiğini, ülkeler arasında onay hiyerarşilerinin farklılaştığını veya bazı bölgelerde sürece ek adımlar getiren uyumluluk gerekliliklerini gösterebilir. Bu analiz, gerekli yerel farklılıklara izin verirken süreçleri küresel ölçekte standartlaştırma çalışmalarını destekler.

Coğrafi analiz yaparak süreç verimliliği, işe alım talebi ve uyumluluk gerekliliklerindeki bölgesel farklılıkları ortaya çıkarmayı sağlar.

Organizasyonel ayrıntıların bir parçası olarak pozisyon ana verilerinde saklanır.