İşe Alımdan Emekliliğe - Pozisyon Yönetimi Veri Şablonunuz

Faaliyet adı, pozisyon yönetimi yaşam döngüsünde gerçekleştirilen tek bir adımı veya eylemi tanımlar. Bu faaliyetler, “Pozisyon talebi başlatıldı”, “Bütçe onayı alındı” veya “Pozisyon kapatıldı” gibi önemli olayları temsil ederek süreç haritasının yapı taşlarını oluşturur.

Bu faaliyetleri izlemek, analiz sırasında tüm süreç akışını görselleştirmenizi sağlar. Olayların sırasını belirlemeye, süreç varyantlarını keşfetmeye ve tekrarlanan “Pozisyon talebi yeniden çalışma için gönderildi” faaliyetleri gibi darboğazları veya yeniden çalışma döngülerini ortaya çıkarmaya yardımcı olur. Faaliyet adlarının açık ve tutarlı olması, doğru ve anlaşılır bir süreç modeli oluşturmak için büyük önem taşır.

Bu öznitelik, süreç haritasını oluşturmak, darboğazları belirlemek ve pozisyon yaşam döngüsündeki olayların sırasını anlamak için temel niteliktedir.

İK veya pozisyon yönetimi sistemindeki Event Log kayıtlarından, durum değişikliği tablolarından ya da işlem kodlarından oluşturulur.

Event Time, bir etkinliğin gerçekleştiği tam anı kaydeden zaman damgasıdır. Olayların doğru sıraya konulmasını ve sürecin gerçekleştiği biçimde yeniden oluşturulmasını sağlayarak tüm sürece kronolojik bağlam kazandırır.

Bu zaman damgası, zamana dayalı tüm analizlerin temelidir. Etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak, onay adımlarının süresini belirlemek ve pozisyonun oluşturulmasından doldurulmasına kadar geçen toplam süreyi ölçmek için kullanılır. Doğru zaman damgaları, "Position Management Cycle Time" gibi Dashboardlar ve "Average Position Approval Cycle Time" gibi KPI’lar için büyük önem taşır.

Olayları kronolojik sıraya koymak ve çevrim süreleri ile toplam süreler gibi süreye dayalı tüm metrikleri hesaplamak için gereklidir.

Genellikle kaynak sistemdeki sistem günlüklerinde, işlem kayıtlarında veya belge oluşturma ve değişiklik tarihi alanlarında bulunur.

Pozisyon kimliği, her pozisyona diğerlerinden ayırt edilmesi için atanan benzersiz anahtardır. İlk talep oluşturulmasından nihai kapanışına kadar tek bir pozisyonun yaşam döngüsüyle ilgili tüm faaliyetleri ve olayları birbirine bağlayan merkezi unsurdur.

Process Mining kapsamında her Event Log, ilgili faaliyetleri tek bir süreç örneğinde gruplamak için bir vaka kimliğine sahip olmalıdır. Pozisyon kimliği Vaka Kimliği olarak kullanıldığında analistler her pozisyonun uçtan uca yolculuğunu izleyebilir. Böylece süreç akışları görselleştirilebilir, pozisyonlara ait çevrim süreleri hesaplanabilir ve yaygın yollarla sapmalar belirlenebilir.

İlgili tüm faaliyetleri tek bir süreç örneğinde gruplamak ve her pozisyonun yaşam döngüsünü uçtan uca analiz etmek için gereklidir.

Genellikle pozisyon yönetimi veya insan kaynakları bilgi sistemi (HRIS) modülündeki üst bilgi bölümünde ya da ana kayıtta bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, süreç verilerinin kaynağını tanımlar. Birçok kuruluşta işe alımdan emekliliğe süreci birden fazla uygulamaya yayılır. Örneğin pozisyon yönetimi için ana İK sistemi, işe alım içinse ayrı bir aday takip sistemi (ATS) kullanılabilir.

Birleşik bir süreç görünümü oluşturmak üzere farklı kaynaklardan veri birleştirirken kaynak sistemi belirtmek büyük önem taşır. Bu bilgi, veri doğrulama ve entegrasyon sorunlarını gidermenin yanı sıra farklı sistemlerin genel sürece katkısını anlamaya yardımcı olur. Sistemler arasındaki devirlerde oluşan gecikmeleri veya veri tutarsızlıklarını ortaya çıkarabilir.

Verinin kaynağı hakkında bağlam sağlar. Bu, veri doğrulama ve birden fazla entegre sisteme yayılan süreçleri analiz etmek için büyük önem taşır.

Bu bilgi genellikle veri çıkarımının meta verilerinde bulunur veya veri dönüşümü sırasında statik bir değer olarak eklenebilir.

Bu öznitelik, veri setinin kaynak sistemden en son ne zaman güncellendiğini kaydeder. Analiz edilen verilerin güncelliği ve yeniliği hakkında önemli bağlam sağlayan bir meta veri alanıdır.

Analistler bu bilgiyi, analizin kapsadığı zaman aralığını anlamak ve ellerindeki verilerin mevcut en güncel veriler olduğunu doğrulamak için kullanır. Sürekli süreç izleme açısından son güncelleme zamanını bilmek, Dashboardların ve KPI’ların operasyonların mevcut durumunu yansıtmasını ve çıkarılan sonuçların güncel bilgilere dayanmasını sağlamak için gereklidir.

Verilerin güncelliği hakkında analistlere bilgi verir. Böylece analiz güncel ve mevcut en son bilgilere dayalı olur.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma ve dönüştürme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve saklanır.

Olay zamanı bir faaliyetin başlangıcını, bitiş zamanı ise tamamlanmasını gösterir. İkisi arasındaki fark, ilgili görevin işlem süresini veya süresini ifade eder. Anlık gerçekleşen olaylarda bitiş zamanı başlangıç zamanıyla aynı olabilir.

Analizde bu öznitelik, süreçte en fazla zaman alan faaliyetleri belirlemek için önemlidir. Verimsiz adımları ortaya çıkarmaya ve ayrıntılı darboğaz analizi yapmaya yardımcı olur. Örneğin kuruluşlar, onay adımlarının bitiş zamanını analiz ederek hangi onayların en uzun sürdüğünü belirleyebilir ve iyileştirme çalışmalarını buna göre planlayabilir.

Tek tek faaliyetlerin işlem süresini hesaplamanızı ve en fazla zaman alan görevleri belirlemenizi sağlar.

Genellikle sistem Event Log kayıtlarında veya işlem verilerinde başlangıç zamanının yanında bulunur. Sonraki olayın başlangıç zamanı olarak da türetilebilir.

Departman özniteliği, her pozisyonu “Finans”, “Mühendislik” veya “Satış” gibi işletmenin belirli bir bölümüne atayarak kurumsal bağlam sağlar. Böylece pozisyon yönetimi sürecini şirketin farklı alanlarına göre bölümlere ayırabilir ve karşılaştırabilirsiniz.

Analizde departmana göre filtreleme veya gruplama etkili bir yöntemdir. Belirli departmanlarda daha uzun onay süreleri veya daha yüksek yeniden çalışma oranları gibi süreç performansı farklılıklarını belirlemeye yardımcı olur. Bu içgörü, hedefli süreç iyileştirme çalışmalarına yön verebilir ve yüksek performans gösteren departmanlardaki iyi uygulamaların kuruluş genelinde paylaşılmasını sağlayabilir.

Farklı iş birimleri arasındaki süreçleri karşılaştırmanızı ve verimlilik, uyumluluk ve maliyet farklılıklarını belirlemenizi sağlar.

İK sisteminin pozisyon ana verilerinde veya organizasyon yönetimi modülünde bulunur.

İş unvanı, pozisyonun rolünü veya işlevini tanımlar. Aynı iş unvanı için birden fazla pozisyon bulunabilse de bu öznitelik, yönetilen rolün niteliği hakkında önemli bağlam sağlar.

Süreci iş unvanına veya daha geniş iş ailelerine göre analiz etmek, belirli rol türlerine özgü örüntüleri ortaya çıkarabilir. Örneğin kıdemli veya uzmanlık gerektiren rollerin onay döngüleri, giriş düzeyi pozisyonlara kıyasla daha uzun ya da işe alım süreçleri daha karmaşık olabilir. Bu bilgi, işe alım stratejilerini uyarlamak ve gerçekçi zaman planları oluşturmak için değerlidir.

Rol hakkında bağlam sağlar ve farklı iş türleri, seviyeleri veya işlevleri arasındaki süreç farklarını analiz etmenize imkan verir.

Pozisyon ana verilerinde saklanır ve genellikle İK sistemindeki merkezi bir iş kataloğuna veya iş profiline bağlanır.

Kullanıcı adı, süreçte belirli bir görevi gerçekleştiren yönetici, İK İş Ortağı veya bütçe sahibi gibi çalışanı tanımlar. Bu kişi pozisyon talebinde bulunmuş, bir adımı onaylamış veya pozisyon ayrıntılarını değiştirmiş olabilir.

Bu öznitelik, kaynak performansı, iş yükü dağılımı ve uyumlulukla ilgili analizler için önemlidir. “En fazla talebi hangi kullanıcılar yönetiyor?” veya “Belirli onay mercileriyle ilişkili gecikmeler var mı?” gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur. Ayrıca kritik görevlerin aynı kişi tarafından gerçekleştirilmediğini doğrulamak için görevlerin ayrılığı analizinde kullanılır.

İş yükü dağılımını, kullanıcı performansını ve uyumluluğu analiz etmenizi sağlar; eğitim ihtiyaçlarını veya kaynak kısıtlarını belirlemenize yardımcı olur.

Genellikle işlem ayrıntılarında, değişiklik günlüklerinde veya denetim izlerinde bulunur ve çoğu zaman Kullanıcı Kimliği üzerinden ilişkilendirilir.

Maliyet merkezi, pozisyonu kuruluşun hesap planındaki belirli bir bütçe birimine bağlayan finansal boyuttur. Kadro sayısı ve personel giderleriyle ilgili finansal planlama, bütçeleme ve raporlama için kullanılır.

Process Mining açısından maliyet merkezi, pozisyon yönetimi sürecini finansal açıdan analiz etmenizi sağlar. Belirli maliyet merkezlerinde daha sık pozisyon değişikliği yaşanıp yaşanmadığını, onay sürelerinin daha uzun olup olmadığını veya işe alım maliyetlerinin daha yüksek olup olmadığını belirlemeye yardımcı olabilir. Bu özellik, bütçeye uyum analizleri ve pozisyon yönetimi kararlarının finansal etkisini anlamak için özellikle faydalıdır.

Pozisyonu bir finansal birime bağlar ve süreç performansını ve maliyetleri bütçe alanına göre analiz etmenizi sağlar.

İK veya ERP sistemindeki pozisyon kaydının finansal ya da organizasyonel atama ayrıntılarında bulunur.

Position Status, pozisyonun yaşam döngüsündeki durumunu gösterir. Bu öznitelik dinamiktir ve pozisyon süreçte ilerledikçe değişir. Örneğin bir pozisyon "Pending Approval" olarak başlayabilir, ardından "Open - Recruiting", sonra "Filled" ve son olarak "Closed" durumuna geçebilir.

Bu öznitelik, durum temelli analizler ve "Stale and Inactive Position Analysis" gibi Dashboardlar için gereklidir. Her durumda geçirilen süre analiz edilerek, uzun süre "Open" durumunda kalan pozisyonlar gibi darboğazlar belirlenebilir. Ayrıca kapasite planlamasına ve iş gücü havuzunun genel durumunu anlamaya yardımcı olur.

Pozisyonların her durumda ne kadar kaldığını analiz etmenizi sağlar. Bu, gecikmiş pozisyonları belirlemek ve iş gücü planlamasını yönetmek için önemlidir.

Genellikle ana pozisyon kaydında saklanır ve durum değişikliğine neden olan faaliyetler gerçekleştiğinde güncellenir.

Manager Name, yeni pozisyondaki çalışanın yöneticisini belirler. Bu kişi çoğu zaman talebi başlatan kişidir ve onay ve işe alım sürecinde önemli bir paydaştır.

Bu öznitelik, "Approval Bottleneck Analysis" Dashboardının temel unsurlarındandır. Etkinlikler yöneticiye göre gruplandırılarak iş yükü veya ek eğitim ihtiyacı nedeniyle süreçte darboğaz oluşturan kişiler belirlenebilir. Ayrıca yönetim düzeylerinin sürece katılımını ve süreç içindeki karar alma örüntülerini anlamaya yardımcı olur.

Pozisyonun temel paydaşını tanımlar ve onay gecikmelerini ve yöneticiye özgü süreç örüntülerini analiz etmenizi sağlar.

Pozisyon ayrıntılarında, genellikle raporlama yapısının veya organizasyonel atamanın bir parçası olarak bulunur.

Değişiklik nedeni, süreçteki belirli ve çoğu zaman standart dışı olayların açıklamasını kaydeder. Buna bir talebin reddedilme nedenleri, yeniden sınıflandırma gerekçesi veya talep değişiklik yapılması için başlatana geri gönderildiğinde eklenen yorumlar dahildir.

Bu nitel veri, kök neden analizi için çok değerlidir. Süreç sapmalarının ardındaki “neden”i gösterir. Örneğin ret nedenlerini analiz etmek, eksik bütçe bilgisi veya belirsiz iş tanımları gibi pozisyon taleplerindeki yaygın sorunları ortaya çıkarabilir. Bu içgörü, “İlk Seferde Doğru Oranı”nı iyileştirmek ve “Pozisyon Yeniden Çalışma Oranı”nı azaltmak için önemlidir.

Yeniden çalışmayı, retleri ve diğer sapmaları anlamak için gerekli bağlamı sağlar; hedefli kök neden analizi ve süreç iyileştirmesi yapmanıza imkan verir.

Genellikle ret, yeniden çalışma veya değişiklik işlemleriyle ilişkili yorum alanlarında, notlarda ya da özel neden kodu alanlarında bulunur.

İş ailesi, ilişkili iş unvanlarını gruplandıran bir sınıflandırmadır. Örneğin “Yazılım Mühendisi”, “Kalite Güvence Test Uzmanı” ve “DevOps Mühendisi” aynı “Mühendislik” iş ailesine dahil olabilir. Böylece pozisyonları belirli iş unvanından daha üst bir düzeyde kategorilere ayırabilir ve analiz edebilirsiniz.

Analizde iş ailesini kullanmak, iş gücü eğilimlerini ve süreç verimliliğini stratejik açıdan görmenizi sağlar. Kuruluşlar pozisyon yönetimi yaşam döngüsünü “Finans” ve “BT” gibi farklı işlevler arasında karşılaştırabilir. Bu yaklaşım, belirli işlevlere özgü darboğazları veya iyi uygulamaları ortaya çıkarabilir ve stratejik iş gücü planlamasına katkı sağlayabilir.

Benzer işleri gruplandırarak üst düzey analiz yapmanızı ve farklı kurumsal işlevlerdeki süreç eğilimlerini anlamanızı sağlar.

Kuruluşun iş kataloğunda veya iş mimarisinde tanımlanır ve iş profili ya da pozisyon kaydında bir öznitelik olarak saklanır.

İş talebi kimliği, pozisyon yönetimi süreci ile işe alım süreci arasında köprü görevi görür. Pozisyon onaylanıp doldurulmaya hazır olduğunda, işe alım faaliyetlerini resmen başlatmak için genellikle bir iş talebi oluşturulur.

Bu tanımlayıcının eklenmesi, işe alımdan emekliliğe döngüsünün gerçek anlamda uçtan uca görünümünü elde etmek için büyük önem taşır. Pozisyon oluşturma ve onay verilerini aday bulma, mülakatlar ve teklifler gibi sonraki işe alım verileriyle ilişkilendirmenizi sağlar. Bu bağlantı, ilk talepten adayın işe başlama tarihine kadar geçen toplam doldurma süresini ayrıntılı biçimde analiz etmenize imkan verir.

Pozisyonu işe alım sürecine bağlar ve yetenek kazanım yaşam döngüsünün tamamını daha geniş bir uçtan uca görünümle analiz etmenizi sağlar.

Genellikle Aday Takip Sistemi (ATS) veya işe alım modülü tarafından oluşturulur ve ana HRIS'teki pozisyon kaydına bağlanır.

Konum özniteliği, pozisyonla ilişkili ofisi, şehri, eyaleti veya ülkeyi belirtir. Bu coğrafi bilgi, işe alım süreçlerindeki bölgesel farklılıkları ve iş gücü dağılımını anlamak için önemlidir.

Süreci konuma göre analiz etmek önemli içgörüler ortaya çıkarabilir. Örneğin yerel iş gücü piyasası koşulları nedeniyle çevrim sürelerindeki farklılıkları, farklı ülkelerdeki onay hiyerarşilerini veya belirli bölgelerde sürece eklenen uyumluluk gerekliliklerini gösterebilir. Bu analiz, gerekli yerel farklılıkları korurken küresel süreç standardizasyonu çalışmalarını destekler.

Coğrafi analiz yapmanızı ve süreç verimliliği, işe alım talebi ve uyumluluk gerekliliklerindeki bölgesel farklılıkları ortaya çıkarmanızı sağlar.

Organizasyonel ayrıntıların bir parçası olarak pozisyon ana verilerinde saklanır.