BPMN 2.0: Notasyon için uygulamalı rehber

BPMN 2.0 rehberi: Standart, semboller ve kullanım biçimleri

BPMN, iş süreçlerini çizmek için kullanılan standart bir yöntemdir. Böylece insanlar neler olduğunu, kimlerin yer aldığını ve işlerin bir adımdan diğerine nasıl ilerlediğini görebilir. BPMN 2.0, gösterimi ve ortak bir XML biçimini tanımlar; bu sayede süreç modellerini tartışmak, belgelemek ve paylaşmak kolaylaşır.

İhtiyacınız olan sembol grubuna doğrudan gitmek için aşağıdaki gezinme bağlantılarını kullanın. BPMN’i diğer gösterimlerle karşılaştırmak için BPMN, UML ve akış şemaları rehberimize de göz atabilirsiniz.

Bu sayfayı önce okumanız gerekmiyor. BPMN 2.0 modelleyicisini açın, bildiğiniz bir süreci tek cümleyle anlatın ve ilk taslağın çizilmesini sağlayın. Ardından aşağıdaki başvuru kaynağını kullanarak taslağı sembol sembol düzeltin. Bu yöntem, gösterimi tek başına öğrenmekten daha hızlıdır. Ayrıca hiçbir şey yüklemeden hemen model oluşturmaya başlayabilirsiniz.

BPMN sembol başvuru kaynağına gidin

• Olaylar
• Etkinlikler
• Gatewayler
• Bağlantı nesneleri
• Poollar ve yüzme kulvarları
• Artefaktlar

BPMN 2.0 nedir?

BPMN, Business Process Model and Notation ifadesinin kısaltmasıdır. Standardı Object Management Group (OMG) yayımlar ve sürdürür. Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarından aradaki görev, karar ve devir teslimlere kadar her şeyi açıklamak için modelleyicilere ortak bir görsel dil sunar.

BPMN 2.0, 2011’de yayımlandı. Önemli yeniliklerden biri XML serileştirmeydi: Bir modelin farklı araçlar tarafından okunup paylaşılabilmesini sağlayan standart bir saklama yöntemi. Gösterim, belirli bir tedarikçiye bağlı değildir; semboller tek bir modelleme aracına ait olmaz. Böylece kuruluşlar ve tedarikçiler, her aracın kendine özgü gösterimini kullanmak yerine iş süreçleri yönetiminde ortak bir standartta buluştu.

BPMN diyagramı, bir süreci iş arkadaşlarınıza açıklamanıza, işlerin nasıl yapılmasının amaçlandığını belgelemenize veya Workflow motorunun çalıştırabileceği kadar kesin bir model oluşturmanıza yardımcı olabilir. Ayrıntı düzeyi amacınıza bağlıdır. İletişim amacıyla hazırlanan bir modelin her teknik uygulama ayrıntısını belirtmesi gerekmez.

BPMN 2.0 neden kullanılır?

BPMN, iş ve teknik ekiplerin süreç adımlarını ve sorumlulukları ortak bir dille ele almasını sağlar. Sembollerin tanımlı anlamları olduğundan, okuyucuların her diyagram için yeni bir açıklama anahtarı öğrenmesi gerekmez. Ayrıca BPMN sürecini çizildiği araçtan başka bir araca taşıyabilirsiniz.

BPMN modeli şu konularda yardımcı olabilir:

• İşlerin nasıl ilerlediğini açıklayın. Etkinliklerin sırasını, karar noktalarını ve sonuçları tek bir diyagramda gösterin.
• Sorumlulukları netleştirin. Hangi katılımcıların ve rollerin sürece dahil olduğunu göstermek için poolları ve laneleri kullanın.
• İstisnaları belgeleyin. Ana akışın yanında alternatif yolları, olayları ve farklı bitiş durumlarını modelleyin.
• Modelleri paylaşın. Bir modeli araçlar arasında taşımak için BPMN 2.0 XML’den yararlanın; araca özgü ayrıntıların da aktarılıp aktarılmadığını kontrol edin.
• Bir süreci gözden geçirip iyileştirin. Belgelenen modeli işlerin gerçekte nasıl yürüdüğüyle karşılaştırın. Process Mining, olay verilerinden kanıt sağlayabilir; ancak süreci kendi başına değiştirmez.

Bir araç seçiyorsanız BPMN araçlarına genel bakışımıza göz atın. ProcessMind, süreç modelleme ile Process Mining’i bir araya getirerek belgelenmiş bir süreci operasyon verilerine bağlamanızı sağlar.

BPMN 2.0 öğelerine genel bakış

BPMN öğelerini dört grupta toplar. Tabloya hızlıca göz atabilir, ayrıntılar için ilgili bölüme geçebilirsiniz.

Tüm öğelerin listesi için BPMN yapı taşları başvuru kaynağına ve BPMN öğe simgeleri rehberine göz atın. BPMN 2.0 posterini dilinizde indirin.

Olaylar

Olaylar, süreç sırasında gerçekleşen durumları gösterir. Daire biçimindedir ve nerede gerçekleştiğini belirtmek için farklı kenarlıklar kullanılır:

• Bir Başlangıç olayı ince kenarlıkla gösterilir.
• Bir Ara olay çift kenarlıkla gösterilir.
• Bir Son Olay kalın kenarlıkla gösterilir.

Başlangıç olayı

Başlangıç olayı, sürecin veya bir yolun nerede başladığını gösterir. Farklı tetikleyiciler süreci başlatabiliyorsa birden fazla Başlangıç olayı kullanılabilir. Örneğin sipariş süreci, müşteri çevrimiçi, telefonla veya yüz yüze sipariş verdiğinde başlayabilir.

Ara olay

Ara olay, sürecin başlangıcı ile bitişi arasında gerçekleşir. Türüne ve konumuna bağlı olarak mesaj veya sinyal gibi bir olayı alabilir ya da gönderebilir. Diğer olay türleri arasında Timer, Error, Escalation, Compensation, Conditional, Cancel, Link, Terminate, Multiple ve Parallel Multiple bulunur.

Örneğin sipariş süreci, devam etmeden önce müşteriden gelecek bir onay mesajını bekleyebilir. Olay sembolü, sürecin neyi beklediğini veya gönderdiğini gösterir.

Son Olay

Son Olay, süreç yolunun bittiği noktayı gösterir. Bir süreçte siparişin tamamlanması veya reddedilmesi gibi farklı sonuçları belirtmek için birden fazla Son Olay kullanılabilir. Okuyucuların sonuçları ayırt edebilmesi için her birine açık bir ad verin.

Etkinlikler

Etkinlikler, süreçte yapılan işleri gösterir. Başlıca türleri Task ve Subprocesstir. Task tek bir iş birimidir; Subprocess ise kendi adımlarını içeren bir akıştır.

Task türleri

BPMN, işin nasıl yapıldığını göstermek için Task türlerini kullanır. Tür, modeldeki etkinliği tanımlar; ProcessMind’in bu işi yürüttüğü anlamına gelmez.

Task

Task, genel amaçlı bir etkinliktir. Daha özel bir türün uygun olup olmadığına karar vermeden önce bir adımı kaydetmeniz gerekiyorsa genel bir Task ile başlayın.

Manual Task

Manual Task’i bir kişi, etkinliği yöneten bir süreç motoru olmadan gerçekleştirir. Belge düzenlemek veya bir fatura sorununu telefonla çözmek buna örnektir.

User Task

Bir süreç motoru, User Task’i bir kişiye atar. Bu kişi görevi tamamlar ve sonucu kaydeder. Faturayı incelemek, izin talebini onaylamak veya destek talebini ele almak buna örnektir.

Receive Task

Receive Task, mesaj beklemeyi süreçte ayrı bir etkinlik olarak gösterir. İçi boş bir zarf sembolüyle belirtilir.

Receive Task (başlatıcı)

Başlatıcı Receive Task, mesaj aldığında süreci başlatır. Sembolünün sol üst köşesinde küçük bir olay işareti bulunur.

Send Task

Send Task, sürecin bir parçası olarak mesaj gönderilmesini gösterir.

Script Task

Script Task, süreç motorunun desteklediği bir dilde yazılmış ve motor tarafından çalıştırılabilen bir betiği gösterir.

Service Task

Service Task, web hizmeti çağırmak gibi bir yazılım hizmetinin gerçekleştirdiği işi gösterir. Model etkinlik türünü belirtir; uygulama ayrıntıları süreci çalıştıran sisteme bağlıdır.

Business Rule Task

Business Rule Task, iş kurallarını değerlendiren veya uygulayan etkinliği gösterir.

Subprocessler ve etkinlik işaretçileri

Subprocess kendi akışını içerir. Adımlarını göstermek için genişletebilir veya üst diyagramın odağını korumak için daraltabilirsiniz. İşaretçiler, bir etkinliğin tekrarlandığını, birden fazla öğe için yürütüldüğünü ya da telafi işlemi içerdiğini de gösterebilir.

Subprocess

Daraltılmış Subprocess, üst diyagramdaki adımları tek bir etkinlik altında toplar. Okuyucuların iç akışı görmesi gerektiğinde genişletin.

AdHoc Subprocess

AdHoc Subprocess, sabit bir sırası olmayan etkinlikleri gösterir. Model, etkinliklerin esnek bir sırayla gerçekleştirilebileceğini belirtir.

Döngü işaretçisi

Döngü işaretçisi, çıkış koşulu karşılanana kadar bir etkinliğin tekrarlandığını gösterir.

Çoklu örnek işaretçisi

Çoklu örnek etkinliği, tanımlı bir öğe kümesi için tekrarlanır. Dikey çizgiler paralel örnekleri, yatay çizgiler ise sıralı örnekleri gösterir.

Telafi işaretçisi

Compensation etkinliği, daha önceki bir etkinliğin etkilerini tersine çeviren veya dengeleyen işi gösterir. Diyagrama Sequence Flow ile değil, Association ile bağlayın.

Birleşik işaretçiler

Etkinliğin nasıl tekrarlandığını veya birden fazla öğeye nasıl uygulandığını göstermek için Compensation işaretçisini döngü ya da çoklu örnek işaretçileriyle birleştirebilirsiniz.

Gatewayler

Gatewayler, sürecin nasıl dallanacağını veya birleşeceğini belirler. Baklava biçimindedir. İçindeki işaretçi, Gateway türünü ve yolları nasıl yönettiğini gösterir.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Exclusive Gateway, çıkış yollarından birini seçer. Elmasın içinde X işareti bulunabilir veya hiç işaret olmayabilir.

Inclusive Gateway

Inclusive Gateway, koşullara bağlı olarak bir veya daha fazla çıkış yolunu etkinleştirebilir. Sürecin ilerleyen bir noktasındaki eşleşen Gateway, etkinleştirilen yolları eş zamanlayabilir.

Parallel Gateway

Parallel Gateway, akışı dallara ayırırken tüm çıkış yollarını etkinleştirir. Yolları birleştirirken gelen tüm dalların tamamlanmasını bekler.

Event Gateway

Event Gateway, örneğin bir mesajın alınması gibi, önce gerçekleşen olaya göre süreci yönlendirir.

Bağlantı nesneleri

Bağlantı nesneleri, BPMN öğelerinin birbiriyle ilişkisini gösterir. Temsil etmek istediğiniz ilişkiye uygun bağlantıyı kullanın.

Sequence Flow

Message Flow

Association

Sequence Flow

Sequence Flow, bir süreçteki etkinliklerin ve olayların sırasını gösterir. Ok ucuyla biten düz bir çizgi olarak görünür; koşullu veya varsayılan bir yolu temsil edebilir.

Message Flow

Message Flow, genellikle farklı Poollarla gösterilen ayrı katılımcılar arasındaki iletişimi gösterir. Başında bir daire, sonunda açık bir ok ucu bulunan kesikli çizgiyle gösterilir. Aynı Pool içindeki etkinlikleri birbirine bağlamak için kullanmayın.

Association

Association, bir etkinliği veya olayı Data Object ya da Text Annotation gibi bir artefakta bağlar. Süreç akışını değiştirmeden bağlam ekler.

Poollar ve swimlane’ler

Poollar, kuruluşlar, departmanlar veya sistemler gibi süreç katılımcılarını temsil eder. Laneler, katılımcı içindeki sorumlulukları göstermek için Poolu bölümlere ayırır.

Farklı katılımcıları ve aralarındaki alışverişi göstermek için ayrı Poollar kullanın. Her etkinlikten hangi rolün veya sistemin sorumlu olduğunu netleştirmek için Lanelerden yararlanın. Ayrıntılı bilgi için Poollar ve swimlane’ler hakkındaki dokümantasyona göz atın.

Daraltılmış Pool

Daraltılmış Pool, katılımcının içindeki etkinlikleri göstermeden onu temsil eder. Diyagramda harici bir kuruluşun veya sistemin yer aldığını göstermek, ancak iç sürecini modelin kapsamı dışında bırakmak istediğinizde kullanışlıdır.

Artefaktlar

Artefaktlar, Sequence Flow’u değiştirmeden BPMN diyagramına bilgi ve bağlam ekler. Başlıca türleri Data Object’ler, Data Store’lar, Group’lar ve Text Annotation’lardır.

Data Object’ler ve Data Store’lar

Data Object, bir etkinlikte kullanılan veya etkinliğin ürettiği bilgiyi temsil eder. Data Input ve Data Output, sürece giren veya süreçten çıkan bilgiyi gösterir. Data Store ise süreç örneği sona erdikten sonra da saklanan bilgiyi temsil eder.

Group

Group, ilişkili öğeleri görsel olarak bir araya getirir. Süreç akışını değiştirmez.

Text Annotation

Text Annotation, diyagrama açıklama veya not ekler. İlgili öğeye bağlamak için Association kullanın.

BPMN diyagramı nasıl oluşturulur?

Önce diyagramın yanıtlamasını istediğiniz süreç sorusunu belirleyin. Ardından modeli ana akıştan başlayarak genişletin:

1. Kapsamı belirleyin. Süreci, başlangıç ve bitiş noktalarını, okuyucuların ihtiyaç duyduğu ayrıntı düzeyini seçin.
2. Etkinlikleri listeleyin. Simgeleri eklemeden önce temel adımları sade bir dille kaydedin.
3. Olayları ve sonuçları ekleyin. Süreci neyin başlattığını, süreç boyunca neler olabileceğini ve her yolun nasıl sona erdiğini gösterin.
4. Karar noktalarını modelleyin. Akışın dallandığı veya birleştiği yerlere Gateway ekleyin.
5. Katılımcıları ve sorumlulukları gösterin. Sorumlulukları netleştirmek için Pool ve Lanelerden yararlanın.
6. Mesajları ve bağlamı ekleyin. Katılımcılar arasında Message Flow, ilgili veriler veya notlar içinse artefaktlar kullanın.
7. Modeli gözden geçirin. Süreci bilen kişilerle her yolu adım adım inceleyin. Diyagramın okunabilir olduğunu ve simgelerin amaçlanan anlamı taşıdığını kontrol edin.

Adım adım anlatım için BPMN diyagramı oluşturma dokümantasyonunu izleyin. Tamamlanmış modelleri görmek ve sürecinize uygun örüntüleri kopyalamak için dokümantasyondaki BPMN 2.0 örneklerini de açabilirsiniz.

Notasyonu çizerek kullanmak, daha çabuk öğrenmenizi sağlar. Bildiğiniz bir süreci seçip bir cümleyle anlatın, ardından modelleyicinin oluşturduğu taslağı düzeltin. Siz yukarıdaki simgelere bakarken otomatik yerleşim diyagramı düzenler.

Diyagramları kullanışlı tutan BPMN modelleme uygulamaları

Aşağıdaki noktalara dikkat ederseniz modeli gözden geçirmek ve güncel tutmak kolaylaşır:

• Önce amacı netleştirin. Görüş alışverişi için hazırlanan bir model, uygulamaya yönelik bir modele göre daha az ayrıntı gerektirebilir.
• Standart simgeleri tutarlı kullanın. Diğer okuyucuların tanımayacağı şekiller veya anlamlar uydurmayın.
• Öğeleri açıkça adlandırın. Süreç ekibinizin anlayacağı terimleri kullanın ve farklı sonuçları kolayca ayırt edin.
• Diyagramın odağını koruyun. Ayrıntıları ana akıştan ayırmak için Subprocess kullanın.
• Sorumluluğun değiştiği noktaları gösterin. Poollar ve Laneler, gereksiz bir yapı eklemek yerine katılımcıları ve sorumlulukları netleştirmelidir.
• Modeli sürece katılanlarla doğrulayın. Süreci yürüten veya yöneten kişilerle yolları adım adım inceleyin.
• Değişikliklerden sonra yeniden gözden geçirin. Diyagram, süreci belirli bir andaki haliyle anlatır. Süreç değiştiğinde diyagramı da güncelleyin.

ProcessMind’in BPMN 2.0 modelleyicisi tarayıcıda çalışır; açıklamadan yapay zekâ ile model oluşturma, otomatik yerleşim ve model kalitesi kontrolleri sunar. Araç işin bir kısmını üstlendiğinde bu uygulamaları sürdürmek kolaylaşır: en iyi bildiğiniz süreçle başlayın; notasyon, inceleme ve ilk iyileştirme görüşmesi aynı yerde olsun. Modelleme ile operasyonel verilerin nasıl birlikte kullanılabileceğini daha geniş açıdan görmek için süreç modelleme ve Process Mining’in ortak faydaları hakkında bilgi edinin.

BPMN 1.x ile BPMN 2.0 arasında neler değişti?

Eski bir BPMN modelini inceliyorsanız simgeler tanıdık gelecektir. Başlıca farklar, standardın daha kesin tanımlar sunması ve modellerin farklı araçlar arasında taşınabilmesidir.

• Ortak XML biçimi. BPMN 2.0, modelleri saklamak ve paylaşmak için bir biçim tanımlar. BPMN 1.x ortak bir dosya biçimi tanımlamadığından modelleri araçlar arasında taşımak daha zordu.
• Daha kesin tanımlar. BPMN 2.0, öğeleri ve aralarındaki ilişkileri daha ayrıntılı biçimde belirtir.
• Çalıştırılabilir modelleri destekleme. BPMN 2.0, bir Workflow motorunun modeli çalıştırmasına yetecek kadar kesin tanımlar sunar. Ancak her süreç modelinin çalıştırılabilir olması gerekmez.

Yeni modellerin çoğunda BPMN 2.0 kullanmak pratik bir seçimdir; çünkü güncel modelleme araçlarının desteklediği sürüm budur.

BPMN 2.0 XML dosyasında neler bulunur?

BPMN 2.0 XML dosyası modelin öğelerini, bağlantılarını, adlarını ve diyagram yerleşimini saklar. Pool ve Lane yapısını, Sequence Flow ve Message Flow bağlantılarını, olay ve Gateway türlerini, ayrıca öğelerin tuval üzerindeki konumlarını içerebilir.

XML desteği modellerin paylaşılmasını sağlar, ancak araca özgü her özelliğin aktarılacağını garanti etmez. Başka bir araç yerleşimi farklı gösterebilir; özel alanlar veya inceleme geçmişi standart dosyada yer almayabilir.

ProcessMind, BPMN dosyalarını içe ve dışa aktarma adımlarını açıklar. Araçları karşılaştırmak istiyorsanız BPMN için Visio alternatifleri rehberimize göz atın.

BPMN 2.0 posteri ve simge başvuru kaynağı

Model oluştururken posteri hızlı bir başvuru kaynağı olarak kullanın. Dokümantasyonda dile göre poster indirme seçenekleri listelenir.

Postere, çizime başladıktan sonra ihtiyaç duyarsınız. Bu nedenle üzerinde çalıştığınız modelin yanında bulundurun: modelleyiciyi açın ve diyagram önünüzdeyken simgeleri kontrol etmek için postere bakın.

BPMN 2.0 posterini dilinizde indirin

PDF’yi açmak için aşağıdan bir poster seçin. Dokümantasyon sayfasında mevcut sürümler listelenir; indirme seçenekleri için başvuracağınız kaynak bu sayfadır.

İngilizceFelemenkçeAlmancaFransızcaİspanyolcaRusçaİsveççeİtalyancaPortekizceLehçeİbraniceUkraynacaÇinceMacarcaFarsçaİngilizce

Teşekkürler

Poster 2010’da hazırlandı ve araştırmacılarla uygulayıcılar tarafından farklı dillere çevrildi. Erişime sunulmasına katkıda bulunan kişi ve kurumlara teşekkür ederiz.

Özgün yazarlar: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich.

Çeviriler şu kişi ve kurumlar tarafından hazırlandı: Trisotech (Fransızca); Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos ve Marlon Dumas (İspanyolca); Hasso-Plattner-Institute İş Süreci Teknolojisi Grubu (Rusça); Birger Andersson ve Petia Wohed (İsveççe); Thauris.nl (Felemenkçe); Lucinéia Heloisa Thom ve Cirano Iochpe (Portekizce); MGX Infoservice (Lehçe); Ofir Nimitz ve Iftah Peretz (İbranice); Beijing Jiaotong University Yazılım Mühendisliği Fakültesinden Doç. Dr. Zhang ve Öğretim Görevlisi Bai (Çince); Istvan Gerecs (Macarca); Hamidreza Sarabadani (Farsça).

Kaynak: BPMN 2.0 posteri

Buradan sonra ne yapabilirsiniz?

Simgeler için başvuru kaynağınız hazır. Şimdi bir model oluşturun ve süreci bilen kişilerle her yolu gözden geçirin.