Süreçlerinizi net bir şekilde görün

Süreç hiyerarşisi, işletmeye genel bir bakıştan çalışanların yaptığı belirli işlere kadar uzanır. Yaygın bir çerçeve beş düzeyden oluşur; adları ve düzey sayısını kuruluşunuza göre uyarlayabilirsiniz:

Düzey 1: Değer zincirleri (değer sağlayan başlıca uçtan uca alanlar). Düzey 2: Süreç grupları (bir değer zincirindeki ilişkili süreçler). Düzey 3: Süreçler (bir grup içindeki tanımlı iş süreçleri). Düzey 4: Etkinlikler (bir süreci oluşturan temel adımlar). Düzey 5: Görevler (bir etkinliğin nasıl yapılacağını açıklayan ayrıntılı iş talimatları).

Hiyerarşiyi kuruluşunuza uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz. Amaç, mimarların, süreç sahiplerinin ve çalışanların bağlantısız diyagram klasörlerini yönetmek zorunda kalmadan doğru ayrıntı düzeyini bulmasına yardımcı olan ortak bir yapı oluşturmaktır.

Ekipler, sistemler ve politikalar değiştikçe süreç bilgileri de değişir. Kullanışlı bir süreç kataloğu, sorumlulukları netleştirir, güncellemeler için bir inceleme süreci oluşturur ve yayımlanmış süreçleri devam eden çalışmalardan ayırır.

Süreçleri yetkinliklerle, organizasyon birimleriyle, uygulamalarla ve risklerle ilişkilendirin. Mevcut matrisleriniz ve yönetişim uygulamalarınızla çalışmak için RACI rollerini ve atamalarını CSV veya JSON biçiminde içe ve dışa aktarabilirsiniz. Sorumluluk atama hakkında daha fazla bilgi için RACI matrisi rehberini okuyun.

Tanımlı bir inceleme akışı, süreç değişikliklerini izlenebilir kılar. ProcessMind; sürecin önemine göre yapılandırabileceğiniz onay zincirleriyle taslak, inceleme, onay ve yayımlama yaşam döngüsünü destekler. İnceleme kuyrukları ilgilenmeniz gerekenleri gösterir; yan yana fark görünümü ise değişiklikleri incelemenize yardımcı olur.

Yayımlanan sürümlerin anlık görüntüleri, kullanıma açılan süreçleri çalışma taslaklarından ayırır. Sürüm geçmişini inceleyebilir, gerektiğinde önceki sürüme dönebilir, süreçleri arşivleyip geri yükleyebilir ve istenmeyen düzenlemeleri önlemek için onaylanan süreçleri kilitleyebilirsiniz. Denetim izleri, inceleme amacıyla değişiklikleri kaydeder.

RACI, süreç sorumluluklarını açıkça tanımlar:

Sorumlu: İşi yürütür. Sorumluluk sahibi: Sonucun hesabını verir. Danışıldı: Görüş bildirir. Bilgilendirilen: Güncellemeleri alır.

Bu rolleri süreçlere atayın ve kuruluş yapınızla ilişkilendirin. Sürüm geçmişi ve denetim izleri, sorumlulukların zaman içinde nasıl değiştiğini incelemenize yardımcı olur.

Süreçleri görselleştirmek, ekipler ve düzeyler arasındaki iş bağlantılarını görmenizi sağlar. Süreç kataloğu; değer zincirlerini, süreç gruplarını, süreçleri, etkinlikleri ve görevleri birbirine bağlar. Değer akışı haritalama, işin departmanlar arasındaki geçişini gösterir.

Kurumsal mimari süreç modeli, süreçleri yetkinliklere, organizasyon birimlerine, uygulamalara ve risklere de bağlayabilir. Bu ilişkiler, yönetişim veya iyileştirme sorularını ele alırken işletmenin genel görünümünden ihtiyaç duyduğunuz süreç ayrıntılarına geçmenizi sağlar.

Mimari kullanım örneğine göz atın

BPMN modelleri, süreç adımlarının yapılandırılmış bir görünümünü sunar. ProcessMind bu modellerden yararlanarak AI ile standart operasyon prosedürleri, iş talimatları ve süreç anlatımları oluşturabilir. Dokümantasyonu PDF veya Word olarak dışa aktarabilir ya da süreç portalınızda yayımlayabilirsiniz.

Böylece süreç görselleştirmesini, çalışanların işi yürütmek için ihtiyaç duyduğu yazılı yönlendirmelerle bir araya getirirsiniz. Süreç değiştikçe dokümantasyon da güncel kalabilir. Süreç dokümantasyonunun nasıl işlediğini görün.

Model kalitesi göstergeleri, incelenmesi gerekebilecek süreçleri belirlemenize yardımcı olur. ProcessMind; eksiksizliği, karmaşıklığı, adlandırmayı ve dokümantasyon kapsamını kontrol eder, belgelenmemiş süreçleri ve mevcut dokümantasyondaki eksikleri vurgular. Değerlendirmeleri planlayabilir ve raporları modelle birlikte saklayabilirsiniz.

Bu göstergeleri katalog bakımına öncelik vermek için kullanın. Göstergeler, kuruluşunuzun uyumluluk incelemesinin yerini tutmaz ve bir sürecin belirli bir standardı karşıladığını kanıtlamaz. Uyumluluk ve verimlilik gibi olay verilerine dayalı Süreç Sağlığı puanları, Process Intelligence kullanıcı lisansıyla sunulur.

Mimariniz, işlerin nasıl bir araya gelmesinin amaçlandığını açıklar. Process Mining, işlerin uygulamada nasıl yürütüldüğünü göstermek için olay verilerinden yararlanır. İkisini karşılaştırarak farklılıkları araştırabilir ve hangi süreci gözden geçireceğinize karar verebilirsiniz.

Performansı izlemek için Dashboardlardan ve temel performans göstergelerinden, değişiklikleri yapmaya karar vermeden önce olası sonuçları incelemek için de süreç simülasyonundan yararlanabilirsiniz. Mimari kullanım örneğini daha yakından incelemek için ekiplerin süreç mimarisini süreç zekâsıyla nasıl ilişkilendirdiğini görün.