İşe alımdan emekliliğe - Çalışan yaşam döngüsü Veri Şablonunuz

Çalışan Kimliği, işe alım sürecinin başlangıcından çalışanın işten ayrılmasına kadar kişiyi takip eden benzersiz bir anahtardır. İşe alım, performans değerlendirmeleri, terfiler ve işten ayrılış gibi ilgili tüm yaşam döngüsü olaylarını tek ve tutarlı bir yolculukta birleştirir.

Process Mining kapsamında bu öznitelik, vakaların ilişkilendirilmesi için temel niteliktedir. Analiz motorunun her çalışan için uçtan uca süreç akışını yeniden oluşturmasını sağlar. Analistler, Çalışan Kimliğini Vaka Kimliği olarak kullanarak çevrim sürelerini takip edebilir, belirli çalışan yolculuklarındaki darboğazları belirleyebilir ve yaşam döngüsü sürecinin farklı kişiler veya gruplar arasında nasıl yürütüldüğünü analiz edebilir.

Bu, tüm çalışan yaşam döngüsü olaylarını birbirine bağlayan ve işe alımdan emekliliğe kadar eksiksiz yolculuğun analiz edilmesini sağlayan temel Vaka Kimliğidir.

Genellikle bir İnsan Kaynakları Bilgi Sistemindeki (HRIS) temel çalışan ana veri tablolarında veya kayıtlarında bulunur.

Etkinlik Adı, işe alımdan emekliliğe sürecindeki belirli bir adımı tanımlar. Bu etkinlikler, ilk iş talebinden son fesih onayına kadar süreç haritasının yapı taşlarını oluşturur.

Analizde bu öznitelik, süreç akışını görselleştirmek, olayların sırasını belirlemek ve her adımın sıklığı ile süresini ölçmek için kullanılır. Gerçekte hangi işlemlerin yapıldığını anlamak, standart süreçten sapmaları ortaya çıkarmak ve uzun süren geçmiş kontrolü veya geciken işe alım görevi gibi gecikmeye neden olan ya da iyileştirme gerektiren aşamaları belirlemek için önemlidir.

Bu öznitelik, tüm Process Mining analizlerinin ve görselleştirmelerinin temelini oluşturan süreç haritasındaki adımları tanımlar.

Olay günlüklerinden, durum değişikliği kayıtlarından veya İK sistemindeki belirli işlem verilerinden oluşturulur.

Olay Zaman Damgası, bir etkinliğin gerçekleştiği zamanı gösterir. Çalışanın yolculuğunu doğru şekilde yeniden oluşturmak için olayları kronolojik sıraya koymak açısından gereklidir. Performans analizinde temel zaman verisi olarak kullanılır.

Bu öznitelik, etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak, işe alım veya işten ayrılış gibi süreçlerin toplam süresini ölçmek ve zamana bağlı darboğazları belirlemek için kullanılır. Zaman içindeki eğilimlerin analiz edilmesini sağlar ve 'Ortalama İşe Alım Süresi' veya 'İşe Alım Çevrim Süresi' gibi zamana duyarlı KPI'ların oluşturulması için temel oluşturur.

Bu zaman damgası, olayları doğru sıraya koymak ve çevrim süreleri ile süreler gibi zamana dayalı tüm performans metriklerini hesaplamak için gereklidir.

Genellikle sistem günlüklerinde veya veri tablolarında etkinlik ya da işlem kaydıyla birlikte bulunur; çoğu zaman oluşturma tarihi veya sistem zaman damgası olarak adlandırılır.

Kaynak Sistem özniteliği, her olayın veri kaynağını tanımlar. Karmaşık bir İK ekosisteminde işe alımdan emekliliğe sürecinin farklı bölümleri, işe alım için Aday Takip Sistemi (ATS), çalışan yönetimi için temel HRIS ve ücret değişiklikleri için bordro sistemi gibi ayrı sistemlerde yönetilebilir.

Verileri Kaynak Sisteme göre analiz etmek, veri entegrasyonu sorunlarını ve süreç parçalanmasını anlamaya yardımcı olur. Analistlerin gecikmelerin veya sorunların belirli bir sistemde yoğunlaşıp yoğunlaşmadığını belirlemesini sağlar. Bu bulgular, teknik iyileştirme veya süreç yeniden tasarımı çalışmalarına yön verebilir. Ayrıca verilerin doğrulanması ve uçtan uca sürecin eksiksiz görünümünün yakalanması için de önemlidir.

Süreç verilerinin kaynağını belirler. Bu, veri kalitesi sorunlarını gidermek ve farklı İK sistemleri arasındaki süreç devirlerini anlamak için önemlidir.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma ve dönüştürme (ETL) sürecinde eklenir veya sistem entegrasyonu günlüklerinde standart bir alan olarak bulunabilir.

Bu öznitelik, verilerin Process Mining veri setine en son ne zaman güncellendiğini veya çıkarıldığını gösteren zaman damgasını sağlar. İş olayının ne zaman gerçekleştiğini değil, verilerin güncelliğini ifade eder.

Temel kullanım alanı veri yönetişimi ve doğrulamadır. Analistler bu bilgiyi, güncel verilerle çalıştıklarını doğrulamak ve kaynak sistemde bir olayın gerçekleşmesiyle analizde görünmesi arasındaki olası gecikmeyi anlamak için kullanabilir. Veri yenileme döngülerini yönetmek ve oluşturulan içgörülerin güvenilirliğini sağlamak için gereklidir.

Analiz edilen bilgilerin ne kadar güncel olduğunu göstererek veri güncelliğini ve yönetişimini sağlar. Bu, analiz sonuçlarına duyulan güveni oluşturmak için önemlidir.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinde oluşturulur ve eklenir.

Bitiş Zamanı özniteliği, belirli bir süreye yayılan etkinliğin tamamlandığı noktayı gösterir. Birçok İK olayı anlık gerçekleşirken, 'Teklif Gönderildi', 'Geçmiş Kontrolü' veya 'İşe Alım' gibi etkinliklerin belirgin bir başlangıç ve bitiş zamanı vardır. Bu zaman damgası, Olay Zaman Damgası (StartTime) ile birlikte kullanıldığında sürenin kesin olarak hesaplanmasını sağlar.

Süreç analizinde Bitiş Zamanı, belirli görevlerin işlem süresini veya aktif çalışma süresini hesaplamak için gereklidir. Böylece bekleme süresi, yani iki farklı etkinlik arasındaki boşluk ile işlem süresi, yani tek bir etkinliğin devam ettiği süre birbirinden ayrılabilir. Bu sürelerin analizi, verimsiz görevleri ve otomasyon ya da kaynakların yeniden dağıtılması fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Etkinlik sürelerinin kesin olarak hesaplanmasını sağlar ve süreçteki aktif çalışma süresi ile boşta bekleme süresinin ayırt edilmesine yardımcı olur.

Bir görevin hem başlangıcını hem de tamamlanmasını kaydeden olay günlüklerinde veya işlem tablolarında bulunur. Açıkça sağlanmıyorsa ayrı bir 'tamamlandı' olayından türetilmesi gerekebilir.

Çalışma Türü, kişinin iş sözleşmesinin veya çalışma düzeninin niteliğini sınıflandırır. Bu, İK süreçlerinin nasıl yürütüldüğünü çoğu zaman önemli ölçüde etkileyen temel bir demografik özniteliktir.

Süreci Çalışma Türüne göre analiz etmek önemli farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin bir sözleşmeli çalışanın işe alım süreci, tam zamanlı bir çalışana kıyasla çok daha kısa ve daha az ayrıntılı olabilir. Benzer şekilde performans değerlendirme döngüleri veya işten ayrılış prosedürleri de değişebilir. Bu segmentasyon, uyumluluğu sağlamak ve süreçlerin farklı çalışan türlerine uygun şekilde tasarlanıp tasarlanmadığını belirlemek için önemlidir.

Çalışma düzenine göre süreç farklılıklarının analiz edilmesini sağlar. Bu, uyumluluk ve farklı çalışan kategorileri için süreçlerin iyileştirilmesi açısından önemlidir.

Çalışanın temel İK profilinde veya çalışma kaydında bulunan standart bir alandır.

Departman özniteliği, çalışanın organizasyon içindeki konumunu gösterir. Şirket genelinde süreç performansını bölümlere ayırmak ve karşılaştırmak için önemli bir boyuttur.

Bu öznitelik, işe alımdan emekliliğe sürecinin karşılaştırmalı olarak analiz edilmesini sağlar. Örneğin analistler, farklı işe alım zorluklarını belirlemek için Mühendislik departmanındaki 'İşe Alım Süresi' ile Satış departmanındaki süreyi karşılaştırabilir. Departmana göre çalışan devir oranları da analiz edilerek yönetim veya kurum kültürüyle ilgili olası sorunlar ortaya çıkarılabilir. Süreç haritasının departmana göre filtrelenmesi, belirli işlevlere özgü süreç farklılıklarını veya darboğazları gösterebilir.

Güçlü segmentasyon ve karşılaştırmalı analiz sağlar; İK süreçlerinin kuruluşun farklı bölümlerinde nasıl yürütüldüğünü ortaya koyar.

İK sistemindeki çalışanın temel profilinde veya ana veri kaydında bulunur ve çoğu zaman iş ya da pozisyonla ilişkilendirilir.

Fesih Nedeni, çalışanın şirketle olan yaşam döngüsünün neden sona erdiğini açıklar. Nedenler genellikle gönüllü, örneğin istifa veya emeklilik, ya da zorunlu, örneğin performans veya yeniden yapılanma, olarak sınıflandırılır.

Bu öznitelik, çalışan devir analizinin temelini oluşturur. Fesih nedenleri diğer verilerle ilişkilendirildiğinde kuruluş değerli içgörüler elde edebilir. Örneğin belirli bir departmanda gönüllü istifa oranının yüksek olup olmadığı veya belirli bir işe alım kaynağından gelen yeni çalışanların performans gerekçesiyle feshedilme eğiliminde olup olmadığı analiz edilebilir. Bu içgörüler, etkili çalışanı elde tutma stratejileri geliştirmek ve işe alım kalitesini artırmak için önemlidir.

Çalışan devir analizine önemli bir bağlam sağlar; gönüllü ve zorunlu ayrılmaları ayırt etmeye ve temel nedenleri belirlemeye yardımcı olur.

İşten ayrılış veya fesih sürecinde kaydedilir ve genellikle çalışanın son çalışma kaydında saklanır.

İş Talebi Kimliği, belirli bir iş ilanını doldurmayla ilgili tüm etkinlikleri, oluşturma ve onaydan aday bulma ve teklif gönderme aşamalarına kadar birbirine bağlayan benzersiz bir anahtardır. İşe alım gerçekleştiğinde Çalışan Kimliği oluşturulana kadar çoğu zaman öncü vaka kimliği olarak kullanılır.

Bu öznitelik, çalışan yaşam döngüsünün işe alım öncesi aşamasını analiz etmek için özellikle yararlıdır. 'Pozisyonu Doldurma Süresi' gibi KPI'ların ölçülmesini ve belirli bir rol için işe alım sürecinin verimliliğinin anlaşılmasını sağlar. Kuruluşlar, süreçleri talep düzeyinde analiz ederek farklı iş ilanlarındaki onay, aday bulma veya mülakat aşamalarında oluşan darboğazları belirleyebilir.

İşe alım öncesindeki tüm etkinlikleri birbirine bağlar ve işe alım sürecinin yanı sıra 'Pozisyonu Doldurma Süresi' gibi metriklerin ayrıntılı analiz edilmesini sağlar.

Yeni bir iş ilanı oluşturulduğunda Aday Takip Sistemi (ATS) veya HRIS'in işe alım modülü tarafından oluşturulur.

İş Unvanı özniteliği, çalışanın kuruluş içindeki rolü hakkında ayrıntılı bilgi sağlar. 'Direktör' gibi üst düzey rollerden 'Kıdemli Yazılım Mühendisi' veya 'Müşteri Yöneticisi' gibi belirli pozisyonlara kadar farklı değerler içerebilir.

Analizde İş Unvanı, belirli roller veya kıdem seviyeleri için süreçleri filtrelemek ve incelemek amacıyla kullanılır. 'Kıdemli rollerde işe alım daha mı uzun sürüyor?' veya 'Teknik ve teknik olmayan pozisyonların işe alım süreci farklı mı?' gibi soruların yanıtlanmasına yardımcı olur. Bu ayrıntı düzeyi, hedefli süreç iyileştirmeleri yapmak ve çalışan yaşam döngüsünün iş gücünün farklı bölümlerinde nasıl değiştiğini anlamak için gereklidir.

Yaşam döngüsü süreçlerinin çalışan rolüne, kıdemine ve işlevine göre nasıl değiştiğini ayrıntılı biçimde analiz etmeyi ve daha hedefli iyileştirmeler yapmayı sağlar.

İK ana kaydındaki çalışanın iş bilgileri veya pozisyon verilerinde bulunur.

Konum özniteliği, çalışanın fiziksel veya tanımlanmış çalışma yerini belirtir. Ülke kadar geniş, ofis binası veya kampüs kadar ayrıntılı olabilir.

Coğrafi analiz, özellikle küresel kuruluşlarda İK Process Mining çalışmaları için önemlidir. Yerel iş yasaları veya piyasa koşulları nedeniyle işe alım çevrim sürelerindeki farklılıklar gibi bölgesel süreç performansı değişikliklerini ortaya çıkarmaya yardımcı olur. Farklı lokasyonlardaki çalışan devir oranlarını karşılaştırmak için de kullanılabilir; bu karşılaştırma yerel yönetim veya çalışma ortamıyla ilgili sorunlara işaret edebilir. Bu veri, mümkün olan yerlerde süreçleri standartlaştırmak, gerekli olduğunda ise yerel ihtiyaçlara uyarlamak için gereklidir.

Bölgesel süreç farklılıklarını belirlemek, yerel düzenlemelere uyumluluğu değerlendirmek ve farklı çalışma alanlarındaki performansı karşılaştırmak için coğrafi analiz sağlar.

Genellikle İK sistemindeki çalışanın kişisel veya iş adresi bilgilerinde saklanır.

Kullanıcı özniteliği, süreçteki belirli bir adımı yürütmekten sorumlu kişiyi veya sistemi tanımlar. Bu kişi, teklifi onaylayan işe alım yöneticisi veya işe alımı başlatan İK yöneticisi olabilir; işlem, hatırlatıcıyı tetikleyen otomatik bir sistem tarafından da gerçekleştirilebilir.

Bu öznitelik, analize insan veya sistem aracısı boyutu ekler. İş yükünün dağılımını anlamak, eğitim fırsatlarını belirlemek, örneğin belirli kullanıcıların sürekli gecikmelere veya hatalara neden olup olmadığını görmek, ve süreç uyumluluğunu sağlamak için kullanılır. Ayrıca ücret değişiklikleri gibi hassas işlemlerin yalnızca yetkili kişiler tarafından gerçekleştirildiğini doğrulamaya yardımcı olur. Bu, denetim ve güvenlik açısından önemlidir.

Bir işlemi kimin gerçekleştirdiğini belirler. İş yükünü, uyumluluğu ve otomasyon düzeyini analiz etmek, ayrıca eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için gereklidir.

Sistem denetim günlüklerinde veya işlem kayıtlarında bulunur; çoğu zaman 'Değiştiren', 'Oluşturan' veya 'Kullanıcı Kimliği' olarak kaydedilir.

Çalışma Durumu, çalışanın belirli bir andaki şirketle ilişkisini gösterir. Çalışan yaşam döngüsünde ilerledikçe değişen dinamik bir özniteliktir.

Process Mining kapsamında bu durumdaki değişiklikleri takip etmek, başlı başına önemli bir etkinlik olabilir. Örneğin 'Durum İzinliye Değiştirildi'. Bu öznitelik, filtreleme ve analiz için de değerlidir. Böylece yalnızca aktif çalışanların yolculuklarına odaklanabilir veya eski çalışanların fesih öncesindeki süreçlerini özel olarak inceleyebilirsiniz. Farklı yaşam döngüsü analizlerine doğru çalışan grubunun dahil edilmesini sağlar.

Çalışanın mevcut durumunu tanımlar ve analizleri aktif veya feshedilmiş çalışanlar gibi belirli gruplara göre filtrelemek için önemlidir.

HRIS'teki ana çalışan kaydında veya iş bilgileri tablosunda bulunan temel bir alandır.

İş Birimi, şirket içindeki 'Tüketici Ürünleri', 'Kurumsal Yazılım' veya 'Küresel Hizmetler' gibi büyük bir operasyonel bölümü temsil eder. Departmana kıyasla daha üst düzey bir organizasyon bağlamı sağlar.

İşe alımdan emekliliğe sürecini İş Birimi düzeyinde analiz etmek, stratejik ve üst düzey karşılaştırmalar için yararlıdır. Üst yönetimin, yetenek yönetimi uygulamalarının ve sonuçlarının şirketin büyük segmentleri arasında nasıl farklılaştığını anlamasına yardımcı olur. Örneğin bir iş biriminde kurum içi hareketlilik oranı çok daha yüksek olabilir. Bu durum, kuruluş genelinde paylaşılabilecek iyi uygulamalara işaret edebilir. Bu görünüm, İK süreçlerini daha geniş iş stratejileriyle uyumlu hale getirmek için gereklidir.

Stratejik analiz için üst düzey bir organizasyon boyutu sağlar ve İK süreç performansının büyük iş bölümleri arasında karşılaştırılmasına imkan verir.

Temel İK sistemindeki çalışanın organizasyon ataması verilerinde bulunur.

İşe Alım Kaynağı, başarılı işe alımın kaynağını gösterir. Bu kaynak, çalışan yönlendirmesi gibi dahili veya profesyonel ağ sitesi, üniversite kariyer fuarı ya da üçüncü taraf işe alım kuruluşu gibi harici bir kanal olabilir.

Bu öznitelik, farklı yetenek kazanımı stratejilerinin etkinliğini değerlendirmek için gereklidir. Kuruluşlar, çalışan yaşam döngüsünün tamamını işe alım kaynağına göre analiz ederek hangi kanalların performans değerlendirme puanları, terfi oranları ve çalışanı elde tutma gibi ölçütlerle değerlendirildiğinde en nitelikli adayları sağladığını belirleyebilir. Bu veri odaklı yaklaşım, işe alım ekibinin bütçesini ve çabasını en etkili kaynaklara yönlendirmesine yardımcı olur.

İşe alım kanallarının etkinliğini analiz etmeyi sağlar; aday kalitesi ve çalışanı elde tutma sonuçlarına göre işe alım stratejisinin ve harcamalarının iyileştirilmesine yardımcı olur.

Genellikle başvuru veya aday bulma aşamasında Aday Takip Sisteminde (ATS) kaydedilir.

Yönetici özniteliği, çalışanın doğrudan amirini tanımlar. Yönetici, onaylardan, performans değerlendirmelerinden ve rol değişikliklerinin başlatılmasından sorumlu olarak işe alımdan emekliliğe süreçlerinde çoğu zaman önemli bir aktördür.

Süreçleri yöneticiye göre analiz etmek, yönetim etkinliği ve sürece uyum konusundaki farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin performans değerlendirmelerini hızlı tamamlayan yöneticiler ile sürekli geciken yöneticiler belirlenebilir. Ekip bazında çalışan devir oranları da analiz edilerek liderlik sorunlarına işaret eden durumlar görülebilir. Bu bulgular, hedefli yönetici eğitimi ve desteği için fırsat sunar.

Ekip veya yönetici düzeyinde süreç performansını ve sonuçlarını analiz etmeye yardımcı olur; yönetim uygulamalarındaki ve sürece uyumdaki farklılıkları ortaya çıkarır.

İK sistemindeki çalışanın iş veya pozisyon verilerinde saklanır ve çoğu zaman başka bir çalışan kaydına bağlantı olarak tutulur.