Olay yönetimi Veri Templateiniz

BMC Helix ITSM
Olay yönetimi Veri Templateiniz

Olay yönetimi Veri Templateiniz

Bu Template, olay yönetimi sürecinizi iyileştirmek için gereken temel verileri toplamanıza yardımcı olur. İzlemeniz gereken önemli öznitelikleri ve etkinlikleri, ayrıca bu verileri nasıl çıkaracağınıza ilişkin pratik bilgileri içerir. Veri hazırlığını kolaylaştırmak ve süreç analizinize daha hızlı başlamak için bu kaynaktan yararlanın.
  • Toplanması önerilen öznitelikler
  • Sürecinizde izlenecek temel etkinlikler
  • Veri sisteminizden veri çıkarma yönergeleri
Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Olay yönetimi öznitelikleri

Olay yönetimi sürecinizi ayrıntılı biçimde analiz etmek için olay günlüğünüze eklemeniz önerilen veri alanları şunlardır.
3 Zorunlu 8 Önerilen 10 İsteğe bağlı
Ad Açıklama
Incident ID
IncidentId
Her olay kaydının benzersiz tanımlayıcısı.
Açıklama

Incident ID, her olayı oluşturulmasından kapanışına kadar benzersiz biçimde tanımlayan birincil anahtardır. İlgili tüm etkinlikleri, günlükleri ve değişiklikleri birbirine bağlayarak olayın yaşam döngüsünü baştan sona görmenizi sağlar.

Process Mining’de bu öznitelik, vakayı tanımladığı için temel niteliktedir. Aynı Incident ID’yi taşıyan her olay, aynı süreç örneğinin parçası sayılır. Böylece tek tek olayların nasıl ele alındığını yeniden oluşturup analiz edebilirsiniz.

Neden önemli?

Bu temel vaka tanımlayıcısı, olayın yaşam döngüsündeki tüm olayları birbirine bağlayarak süreci baştan sona analiz etmeyi mümkün kılar.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki 'Incident Number' alanıdır (Field ID: 1000000161).

Örnekler
INC000001234567INC000002345678INC000003456789
Etkinlik adı
ActivityName
Olay yaşam döngüsünde gerçekleşen belirli olayın veya görevin adı.
Açıklama

Bu öznitelik, bir olay için belirli bir zamanda gerçekleştirilen etkinliği açıklar. Örneğin 'Olay bildirildi', 'Grup atandı' veya 'Olay çözümlendi'. Bu etkinlikler süreç haritasının yapı taşlarıdır.

Etkinliklerin sırasını ve sıklığını analiz ederek gerçek süreç akışını görebilir, yaygın yolları belirleyebilir ve standart prosedürlerden sapmaları ortaya çıkarabilirsiniz. Bir olayı çözmek için hangi işlemlerin yapıldığını anlamada önemli rol oynar.

Neden önemli?

Etkinlikler, süreç haritasındaki adımları tanımlar ve olay yönetimi iş akışını görselleştirip analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

Genellikle 'HPD:Help Desk' formundaki 'Status' (Field ID: 7) ve 'Status_Reason' alanlarındaki değişikliklerden veya 'HPD:Help Desk Audit Log' formundan elde edilir.

Örnekler
Olay bildirildiGrup atandıÇözüm uygulandıOlay kapatıldı
Olay zaman damgası
EventTimestamp
Etkinliğin gerçekleştiği kesin tarih ve saat.
Açıklama

Bu zaman damgası, olay yaşam döngüsündeki belirli bir olayın ne zaman gerçekleştiğini kaydeder. Ham verilerden süreç akışını yeniden oluşturmak için gereken kronolojik sırayı sağlar.

Olay zaman damgası, etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak, olayların uzun süre beklediği darboğazları belirlemek ve toplam çözüm sürelerini ölçmek dâhil olmak üzere zamana dayalı tüm analizler için gereklidir. Süreç analizinin zaman çizelgesini oluşturur.

Neden önemli?

Bu zaman damgası olayların kronolojik sırasını gösterir. Süreleri hesaplamak, darboğazları belirlemek ve süreç zaman çizelgesini anlamak için önemlidir.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki 'Last Modified Date' (Field ID: 6) veya belirli tarih alanları kullanılır. Geçmiş olaylarda zaman damgası, denetim günlüğünün zaman damgası alanından alınır.

Örnekler
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T10:15:32Z2023-10-27T14:22:05Z
Atanan Grup
AssignedGroup
Olay üzerinde çalışmaktan sorumlu destek grubu.
Açıklama

Bu öznitelik, olaya atanan ekibi veya departmanı belirtir. Örneğin 'Hizmet Masası', 'Ağ Ekibi' ya da 'Veritabanı Yöneticileri'. Atamaları izlemek, ekipler arasındaki iş akışını anlamanın temelidir.

Bu öznitelik, ekipler arası devir teslimleri analiz etmek, belirli gruplardan kaynaklanan darboğazları belirlemek ve Olay Yeniden Atama Oranını ölçmek için kullanılır. Olayın kuruluş içindeki izlediği yolu görselleştirir; verimsiz yönlendirme veya bilgi eksikliği olan alanları ortaya çıkarır.

Neden önemli?

Hangi grubun atandığını izlemek, devir teslimleri analiz etmeye, yeniden atama döngülerini belirlemeye ve belirli ekiplerdeki darboğazları saptamaya yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Assigned Group' alanıdır (Field ID: 1000000217).

Örnekler
Hizmet MasasıAğ OperasyonlarıUygulama Desteği 2. SeviyeAltyapı Hizmetleri
Atanan Kişi
Assignee
Olay üzerinde çalışmakla görevlendirilen kullanıcı.
Açıklama

Atanan Kişi, belirli bir zamanda olaydan sorumlu olan destek uzmanı veya teknisyendir. Atanan Grup özniteliğine kıyasla daha ayrıntılı bilgi sağlar.

Atanan kişiye göre performansı analiz etmek, en iyi performans gösterenleri, ek eğitime ihtiyaç duyabilecek çalışanları ve iş yükü dağılımındaki dengesizlikleri belirlemeye yardımcı olabilir. Ayrıca karmaşık bir olay üzerinde çalışan kişilerin gerçekleştirdiği işlemlerin sırasını izlemek için kullanılır.

Neden önemli?

İş yükü dağılımını ve bireysel performansı ayrıntılı biçimde göstererek en iyi performans gösterenleri veya desteğe ihtiyaç duyan çalışanları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Assignee' alanıdır (Field ID: 1000000218).

Örnekler
Bob SmithAlice JohnsonCharlie Brown
Hizmet
Service
Olaydan etkilenen iş veya teknik hizmet.
Açıklama

Bu öznitelik, olayı Yapılandırma Yönetimi Veritabanında (CMDB) tanımlanan belirli bir hizmetle ilişkilendirir. Örneğin 'E-posta Hizmeti', 'VPN Erişimi' veya 'SAP Finans'.

Bu ilişki, olayların iş üzerindeki etkisini anlamak açısından önemlidir. Olayları hizmete göre analiz etmek; çok sayıda olaya yol açan sorunlu hizmetleri belirlemeye, belirli teknolojilerle bağlantılı tekrarlayan sorunları ortaya çıkarmaya ve problem yönetimi için eğilim analizini desteklemeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Olayları iş hizmetleriyle ilişkilendirmek, etki analizi yapmak ve sorun yaşama olasılığı en yüksek hizmetleri belirlemek için önemlidir.

Nereden alınır?

Bu, 'HPD:Help Desk' formunda etkilenen Yapılandırma Öğesini (CI) gösteren 'ServiceCI' veya benzer bir alandır.

Örnekler
Kurumsal E-postaSAP ERPUzaktan Erişim VPN’iİnsan Kaynakları Portalı
Olay durumu
IncidentStatus
Olayın gerçekleştiği sıradaki mevcut veya geçmiş durumu.
Açıklama

Bu öznitelik, olayın 'New', 'In Progress', 'Pending', 'Resolved' veya 'Closed' gibi durumunu gösterir. Olayın yaşam döngüsünün hangi aşamasında olduğuna dair anlık bir görünüm sunar.

Durum değişikliklerini analiz etmek, olay yönetimi sürecini anlamanın temelidir. Etkinlikleri tanımlamak, farklı durumlarda (örneğin olayların 'Pending' durumunda ne kadar kaldığını) geçen süreyi ölçmek ve takılmış ya da etkin olmayan olayları belirlemek için kullanılır.

Neden önemli?

Durum değişikliklerini izlemek, olayın ilerleyişini anlamak ve 'Pending' ya da 'In Progress' gibi belirli durumlarda ne kadar kaldığını ölçmek için önemlidir.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki 'Status' alanıdır (Field ID: 7).

Örnekler
YeniAtandıDevam ediyorBeklemedeÇözümlendiKapandı
Olay Kategorisi
IncidentCategory
Genellikle kademeli bir yapıda düzenlenen olay sınıflandırması.
Açıklama

Olay kategorilendirme, olayları genellikle çok düzeyli bir hiyerarşiyle sınıflandırmanın düzenli bir yolunu sunar (ör. 1. Düzey: Donanım, 2. Düzey: Dizüstü Bilgisayar, 3. Düzey: Pil). Bu veri, yönlendirme, raporlama ve eğilim analizi için gereklidir.

Process Mining kapsamında kategorilendirme, farklı olay türlerini ayrı ayrı analiz etmek için kullanılır. İlk ve son kategorileri karşılaştırarak Olay Kategorilendirme Doğruluğu Dashboardunu destekler; ayrıca Temel Neden Eğilimleri Dashboardu için eğilimleri belirlemeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Kategorilendirme, olayların doğru yönlendirilmesini, eğilim analizini ve farklı olay türlerinin performans açısından karşılaştırılmasını sağlar.

Nereden alınır?

Bunlar, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Operational Categorization Tier 1/2/3' alanlarıdır.

Örnekler
Donanım > Dizüstü Bilgisayar > PilYazılım > Kurumsal Uygulama > Oturum Açma HatasıAğ > Bağlantı > Wi-Fi
Öncelik
Priority
Olayın ele alınma aciliyetini belirleyen öncelik düzeyi.
Açıklama

Öncelik genellikle etki ve aciliyetin birleşimine göre belirlenir; olayların hangi sırayla ve ne hızda çözüleceğini gösterir. Yaygın değerler 'Kritik' ile 'Düşük' arasında değişir.

Process Mining’de olayları önceliğe göre analiz etmek, performansı değerlendirmek için önemlidir. 'Yüksek öncelikli olaylarda SLA hedeflerine ulaşıyor muyuz?' ve 'Düşük öncelikli olaylarda gecikmeler daha mı uzun?' gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur. Önceliğe göre filtreleme, en önemli iş sorunlarına odaklanmanızı sağlar.

Neden önemli?

Bu öznitelik, yüksek öncelikli olayların daha hızlı ele alınmasını ve ilgili hizmet seviyesi hedeflerinin karşılanmasını sağlamak için analizleri bölümlere ayırmada önemlidir.

Nereden alınır?

Bu, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Priority' alanıdır (Field ID: 1000000164).

Örnekler
KritikYüksekOrtaDüşük
SLA Aşıldı mı
IsSlaBreached
Olayın SLA hedef tarihinden sonra çözülüp çözülmediğini belirten bir işaret.
Açıklama

Olayın çözüm süresi tanımlı SLA’yı aştıysa bu boole özniteliğinin değeri true olur. Her olayın SLA performansı için açık ve ikili bir sonuç sunar.

Bu işaret, Olay SLA Performansına Genel Bakış Dashboardunu oluşturmak ve 'Olay SLA Uyumluluk Oranı' KPI’ını hesaplamak için gereklidir. Hizmet seviyesi hedeflerini karşılayamayan tüm olayları doğrudan filtrelemeyi ve gruplamayı sağlayarak analizi kolaylaştırır; böylece SLA ihlallerinin nedenlerini incelemek kolaylaşır.

Neden önemli?

Bu işaret, SLA uyumluluğu analizini kolaylaştırır. SLA’sı aşılmış tüm olayları filtreleyip temel nedenlerini inceleyebilirsiniz.

Nereden alınır?

'Incident Resolved' olayının zaman damgası 'SlaTargetDate' ile karşılaştırılarak hesaplanır. Çözüm zaman damgası hedef tarihten sonraysa bu işaret true değerini alır.

Örnekler
truefalse
Yeniden Açıldı mı
IsReopened
Olayın 'Resolved' durumuna getirildikten sonra yeniden açılıp açılmadığını belirten bir işaret.
Açıklama

Olayın durumu, 'Resolved' olarak işaretlendikten sonra yeniden etkin bir duruma (ör. 'In Progress') döndüyse bu boole özniteliğinin değeri true olur. Bu, ilk düzeltmenin etkili veya eksiksiz olmadığını gösterir.

Bu öznitelik, yeniden çalışma miktarını doğrudan ölçer ve 'Olay Yeniden Çalışma Oranı' KPI’ını hesaplamak için kullanılır. Yeniden açılan olayları analiz etmek; düşük kaliteli düzeltmeleri, yetersiz testleri veya gerektiği gibi ele alınmamış tekrarlayan sorunları belirlemeye yardımcı olur ve Yeniden Çalışma ve Eskalasyon Yolları Dashboardunu destekler.

Neden önemli?

Yeniden çalışmayı ve çözümlerin kalitesini doğrudan ölçer. Yeniden açılma oranının yüksek olması, etkisiz düzeltmelere ve süreçteki aksaklıklara işaret eder.

Nereden alınır?

Bir olayın etkinlik sırası analiz edilerek hesaplanır. 'Resolution Implemented' etkinliğinden sonra 'Incident Reopened' veya benzer bir etkinlik görünürse bu işaret true değerini alır.

Örnekler
truefalse
Bildiren Kişi
Submitter
Olayı ilk bildiren kişi.
Açıklama

Bildiren Kişi, sorunu yaşayan ve bildiren son kullanıcı veya müşteridir. Olay üzerinde çalışan atanan kişiden farklıdır.

Bildiren kişiye veya departmanına göre veri analizi yapmak, daha fazla eğitim gerektirebilecek kullanıcı gruplarını ya da belirli bir sorun türünden etkilenen grupları belirlemeye yardımcı olabilir. Olay yönetimi sürecine müşteri odaklı bir bakış sunar.

Neden önemli?

Sorunu bildiren kullanıcıyı belirler. Böylece kullanıcıya özgü eğilimleri bulmak için departman, konum veya role göre analiz yapılabilir.

Nereden alınır?

Bu bilgi, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Submitter' alanında veya müşteriye ait bilgilerle ilgili alanlarda kaydedilir.

Örnekler
John DoeJane SmithPeter Jones
Çözüm Açıklaması
Resolution
Olayı çözmek için uygulanan adımların serbest metinle açıklaması.
Açıklama

Bu alan, nihai çözümün ayrıntılı ve bir kişi tarafından yazılmış özetini içerir. Sorunu gidermek ve kullanıcıya hizmeti yeniden sunmak için neler yapıldığını açıklar.

Yapılandırılmamış olsa da bu metin, yaygın çözüm örüntülerini belirlemek, belirli sorunlarla ilgili anahtar kelimeleri çıkarmak veya temel neden analizini desteklemek için metin analizi teknikleriyle incelenebilir. Yapılandırılmış veri alanlarında çoğu zaman bulunmayan nitel bağlamı sağlar.

Neden önemli?

Çözüm hakkında nitel ayrıntılar sunar. Bu bilgiler, yapılandırılmış verilerde görünmeyen örüntüleri metin analiziyle bulmak için kullanılabilir.

Nereden alınır?

Bu, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Resolution' alanıdır (Field ID: 1000000156).

Örnekler
Kullanıcının parolası Active Directory üzerinden sıfırlandı.Oturum açma sorununu çözmek için tarayıcı önbelleği ve çerezleri temizlendi.3B numaralı IDF odasındaki ağ anahtarı yeniden başlatıldı.
Etki
Impact
Olayın iş süreçleri üzerindeki etkisinin ölçüsü.
Açıklama

Etki, bir olayın iş üzerindeki olumsuz sonuçlarının kapsamını değerlendirir. Genellikle 'Geniş Kapsamlı', 'Önemli/Büyük', 'Orta/Sınırlı' veya 'Düşük/Yerel' gibi bir ölçekle tanımlanır.

Etki, Aciliyet ile birlikte olayın Önceliğini belirler. Etkiye göre analiz yapmak, teknik karmaşıklığından bağımsız olarak hangi olayların işleyişi en çok aksattığını anlamaya yardımcı olur. Bu, süreç iyileştirme çalışmalarına öncelik vermek açısından önemlidir.

Neden önemli?

Bir olayın iş üzerindeki etkisinin düzeyini ölçmeye yardımcı olur. Önceliği belirlemede ve analizi etkisi yüksek sorunlara odaklamada önemli bir bileşendir.

Nereden alınır?

Bu, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Impact' alanıdır (Field ID: 1000000163).

Örnekler
1-Geniş Kapsamlı2-Önemli/Büyük3-Orta/Sınırlı4-Düşük/Yerel
Kanal
Channel
Olayı bildirmek için kullanılan yöntem.
Açıklama

Bu öznitelik, olayın nasıl bildirildiğini belirtir. Örneğin telefonla, e-postayla, self servis portalından veya yüz yüze başvuruyla. Olayın destek sürecine hangi kanaldan girdiğini gösterir.

Olayları kanala göre analiz etmek, hangi kanalların daha etkili olduğunu veya hangi kanallardan gelen olayların çözümünün daha kolay ya da zor olduğunu ortaya çıkarabilir. Ayrıca daha iyi başlangıç verileri toplayan bir self servis portalının kullanımını teşvik etmek gibi, otomasyona veya kullanıcı eğitimine nerede yatırım yapılacağına ilişkin kararlara yön verebilir.

Neden önemli?

Bildirim kanalını anlamak, farklı başvuru yöntemlerinin verimliliğini analiz etmeye yardımcı olur ve self servis ya da otomasyona yapılacak yatırımlara yön verebilir.

Nereden alınır?

Bu, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Reported Source' alanıdır (Field ID: 1000000215).

Örnekler
E-postaTelefonSelf servisDoğrudan Bildirim
Kapatma Kodu
CloseCode
Olay kapatılırken seçilen ve çözüm sonucunu belirten kod.
Açıklama

Kapatma Kodu, olayın nasıl çözüldüğünü yapılandırılmış biçimde özetler. Örnekler arasında 'Kullanıcı Tarafından Çözüldü', 'Hata Bulunamadı', 'Yinelenen Olay' ve 'Kalıcı Düzeltme Uygulandı' yer alır.

Bu öznitelik, çözümün etkililiğini ve sonuçlarını analiz etmek için yararlıdır. Gerçek bir düzeltme yapılmadan kapatılan olayları belirlemeye veya kullanıcıların sorunlarını sık sık kendilerinin çözdüğü kategorileri ortaya çıkarmaya yardımcı olabilir. Bu durum, bilgi bankası makalelerini veya self servis araçlarını geliştirme fırsatlarına işaret edebilir.

Neden önemli?

Çözüm sonuçlarına ilişkin yapılandırılmış veri sunar; düzeltmelerin etkililiğini analiz etmeye ve olayların nasıl kapatıldığına dair eğilimleri belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu bilgi genellikle 'HPD:Help Desk' formundaki çözüm veya kapatma bilgilerinin bir parçasıdır.

Örnekler
Uzaktan ÇözüldüYinelenen SorunKullanıcı Hatasıİşlem Gerekmiyor
Kaynak sistem
SourceSystem
Olay verilerinin çıkarıldığı sistem.
Açıklama

Bu öznitelik, verinin kaynağını tanımlar. Birden fazla ITSM aracı veya entegre sistem bulunan ortamlarda özellikle yararlıdır. Verilerin belirli bir BMC Helix ITSM örneği gibi beklenen kaynaktan geldiğini doğrular.

Analiz sırasında üretim, geliştirme veya eski sistemler arasında değişiklik gösterebilecek süreçleri ya da veri özelliklerini ayırt etmeye yardımcı olur. Böylece verinin kaynağı açık ve güvenilir olur.

Neden önemli?

Verinin kaynağını belirtir. Veri doğrulaması ve birden fazla entegre sistemdeki analizlerin yönetimi için önemlidir.

Nereden alınır?

Bu genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) işlemi sırasında eklenen sabit bir değerdir.

Örnekler
BMCHelixITSM_ProdITSM-EU-InstanceServiceManagement-APAC
SLA Hedef Tarihi
SlaTargetDate
SLA’ya göre olayın çözülmesinin beklendiği tarih ve saat.
Açıklama

Bu öznitelik, geçerli Hizmet Seviyesi Anlaşmasında (SLA) tanımlandığı şekilde olayın çözüm son tarihini saklar. Tarih ve saat, olayın önceliğine ve tanımlı hizmet saatlerine göre hesaplanır.

Bu zaman damgası, gerçek çözüm süresinin karşılaştırıldığı ölçüttür. 'Olay SLA Uyumluluk Oranı' KPI’ını hesaplamak ve SLA performansını görselleştiren Dashboardlar oluşturmak için gereklidir. Son tarihi yaklaşan olayların proaktif biçimde izlenmesini sağlar.

Neden önemli?

SLA uyumluluğunu ölçmek için kullanılan ölçüttür. Olayın zamanında çözülüp çözülmediğini veya SLA’nın aşılıp aşılmadığını hesaplamayı sağlar.

Nereden alınır?

Bu veri genellikle 'SLM:Measurement' formunda saklanır ve olay kaydıyla ilişkilendirilir. 'HPD:Help Desk' formunda doğrudan bir alan değildir.

Örnekler
2023-10-26T14:00:00Z2023-10-27T09:00:00Z2023-11-01T17:00:00Z
Son veri güncellemesi
LastDataUpdate
Bu olaya ait verilerin kaynak sistemden en son ne zaman yenilendiğini gösteren zaman damgası.
Açıklama

Bu öznitelik, en son veri çıkarma işleminin tarih ve saatini kaydeder. Analiz edilen verilerin ne kadar güncel olduğunu göstererek süreç içgörülerinin güncelliğini anlamanıza yardımcı olur.

Son güncelleme zamanını bilmek, raporlama ve Dashboardlar için önemlidir. Kullanıcılara verilerin ne kadar güncel olduğunu gösterir ve en yeni olay etkinliklerinin henüz veriye dâhil edilmemiş olabileceği konusunda beklentileri yönetmeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Verilerin güncelliğini göstererek kullanıcıların süreç analizinin ve elde edilen içgörülerin ne kadar güncel olduğunu anlamasını sağlar.

Nereden alınır?

Bu değer genellikle veri çıkarma (ETL) işlemi sırasında oluşturulur ve veri setine eklenir.

Örnekler
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z2023-11-03T02:00:00Z
Temel Neden
RootCause
Olayın altında yatan neden veya asıl sebep.
Açıklama

Temel Neden, giderildiğinde olayın tekrarlanmasını önleyecek asıl sorundur. Genellikle ilgili bir problem incelemesi sırasında belirlenir.

Her olayın belgelenmiş bir temel nedeni olmayabilir; ancak bu özniteliği analiz etmek, proaktif problem yönetimi açısından önemlidir. 'Temel Neden Belirleme Oranı' KPI’ını destekler ve tekrarlayan sorunların eğilimlerini izleyen Dashboardlar oluşturmaya yardımcı olur. Böylece kalıcı çözümler geliştirme çalışmalarına yön verir.

Neden önemli?

Temel nedeni belirlemek, problem yönetimi ve tekrarlayan olayların sayısını azaltmayı amaçlayan analizler için önemlidir.

Nereden alınır?

Bu bilgi, olay kaydındaki özel bir 'Root Cause' alanında veya daha yaygın olarak bağlantılı bir 'PBI:Problem Investigation' formunda bulunabilir.

Örnekler
Sunucuda yetersiz disk alanıAğ yapılandırma hatası2.1 sürümünde yazılım hatasıSüresi dolmuş güvenlik sertifikası
Yeniden Atama Sayısı
ReassignmentCount
Bir olayın farklı bir gruba toplam kaç kez yeniden atandığı.
Açıklama

Bu metrik, olayın yaşam döngüsü boyunca 'AssignedGroup' alanının kaç kez değiştiğini sayar. Sayının yüksek olması, ilk yönlendirmedeki sorunlara, ilk temasta çözüm oranının düşüklüğüne veya birden fazla ekibin katkısını gerektiren karmaşık sorunlara işaret edebilir.

Bu öznitelik, 'Olay Yeniden Atama Oranı' KPI’ını ve 'Olay Yeniden Atama Döngüsü Analizi' Dashboardunu doğrudan destekler. Kayıtların ekipler arasında gidip gelmesiyle oluşan ve önemli gecikmelere ve süreç verimsizliğine yol açan durumu ölçmeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Verimsiz yönlendirme ve devir teslimleri ölçerek ekipler arasındaki yeniden atama döngülerinde takılı kalan olayları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Olay günlüğünde belirli bir Incident ID için 'AssignedGroup' değerinin kaç kez değiştiği sayılarak hesaplanır.

Örnekler
0135
Zorunlu Önerilen İsteğe bağlı

Olay yönetimi etkinlikleri

Süreci doğru biçimde keşfetmek ve akışını görselleştirmek için olay günlüğünüze kaydetmeniz gereken temel süreç adımları ve kilometre taşları şunlardır.
5 Önerilen 9 İsteğe bağlı
Aktivite Açıklama
Grup atandı
Bu etkinlik, olayın incelenmek üzere belirli bir destek grubuna ilk kez atanmasını gösterir. Olay oluşturulduktan sonra 'Assigned Group' alanının ilk kez doldurulduğu zamana göre belirlenir.
Neden önemli?

Bu önemli aşama, etkin çalışmanın başladığını gösterir. İlk atamaya kadar geçen süreyi izlemek, yanıt sürelerini ve ilk yönlendirmenin verimliliğini değerlendirmek için önemlidir.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki 'Assigned Group' alanının ilk kez doldurulduğu bilgiyi içeren denetim günlüğünden ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') belirlenir.

Kaydedin

'Assigned Group' alanının ilk kez doldurulduğu zaman damgasından alınır.

Olay türü inferred
İnceleme başladı
Bir destek temsilcisinin olay üzerinde çalışmaya başladığını gösterir. Bu aşama genellikle durumun 'Assigned' değerinden 'In Progress' değerine değişmesine göre belirlenir.
Neden önemli?

Bu aşama, kuyrukta beklemeden etkin tanılamaya geçişi gösterir. İncelemenin başlamasını beklerken geçen süreyi analiz etmek, kaynak darboğazlarını belirlemeye yardımcı olur ve 'Diagnosis & Investigation Bottlenecks' Dashboardunu destekler.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki durum değişikliğine göre belirlenir. 'Status' alanı 'In Progress' olarak değiştiğinde olay tetiklenir; zaman damgası denetim günlüğünden alınır.

Kaydedin

HPD:HelpDesk_AuditLogSystem içindeki durumun 'In Progress' olarak değişmesine göre belirlenir.

Olay türü inferred
Olay bildirildi
Bu etkinlik, olay kaydının sistemde ilk kez oluşturulduğu anı gösterir. Olay yönetimi ana formundaki oluşturulma zaman damgasından doğrudan alınır.
Neden önemli?

Bu, olay yaşam döngüsünün temel başlangıç olayıdır. Toplam çözüm süresini hesaplamak ve olayların sisteme geliş hızını anlamak için gereklidir.

Nereden alınır?

Bu olay, 'HPD:Help Desk' formunda kaydın oluşturulmasına karşılık gelir. Zaman damgası genellikle 'Submit Date' veya 'Reported Date' alanından alınır.

Kaydedin

HPD:Help Desk formundaki 'Submit Date' zaman damgasından alınır.

Olay türü explicit
Olay çözümlendi
Bu etkinlik, olayın hizmet masası açısından resmen çözümlendiğini ancak henüz kapatılmadığını gösterir. Olayın durumu 'Resolved' olarak ayarlandığında kaydedilir.
Neden önemli?

SLA uyumluluğunu ve çözüm süresini ölçmek için en önemli aşamadır. Hizmetin kullanıcı için yeniden sağlandığını gösterir.

Nereden alınır?

Bu olay, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Status' alanının 'Resolved' olarak ayarlanmasına karşılık gelir. Zaman damgası 'Last Resolved Date' alanına ve denetim günlüğüne kaydedilir.

Kaydedin

Denetim günlüğünde durumun 'Resolved' olarak değiştiği zaman damgasından alınır.

Olay türü inferred
Olay kapatıldı
Bu son etkinlik, çözüm onaylandıktan veya onay süresi geçtikten sonra olay kaydının resmen kapatıldığını gösterir. Durum 'Closed' olarak ayarlandığında kaydedilir.
Neden önemli?

Bu, olay yaşam döngüsünün kesin bitiş olayıdır. 'Resolved' ile 'Closed' arasında geçen süre, kullanıcının onay vermesi ve idari kapanış işlemlerini kapsar.

Nereden alınır?

Bu olay, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Status' alanının 'Closed' olarak ayarlanmasına karşılık gelir. Zaman damgası 'Closed Date' alanına ve denetim günlüğüne kaydedilir.

Kaydedin

'Closed Date' zaman damgasından veya durumun 'Closed' olarak değiştiği andan alınır.

Olay türü inferred
Başka bir gruba aktarıldı
Bu etkinlik, bir olayın bir destek grubundan diğerine yeniden atanmasıyla gerçekleşir. İlk atamadan sonra 'Assigned Group' alanındaki değişiklik saptanarak belirlenir.
Neden önemli?

Sık aktarımlar, ilk yönlendirmenin hatalı olduğunu veya bilgi eksikliği bulunduğunu gösterebilir. Bu etkinliği izlemek, 'Incident Reassignment Cycle Analysis' Dashboardu ve 'Incident Reassignment Rate' KPI’ı için önemlidir.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki 'Assigned Group' alanının ilk kez doldurulmasından sonraki değişiklikleri belirleyerek denetim günlüğünden ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') çıkarılır.

Kaydedin

İlk atamadan sonra 'Assigned Group' alanında yapılan değişiklikleri belirleyin.

Olay türü inferred
Çözüm uygulandı
Bu etkinlik, destek ekibinin bir düzeltme veya geçici çözüm uyguladığını gösterir. Olayın durumu 'Resolved' olduğunda belirlenir.
Neden önemli?

Bu önemli aşama, çözümün sunulduğunu gösterir. İnceleme tamamlandıktan sonra düzeltmenin uygulanmasına kadar geçen süreyi ölçmek için temel bir veri noktasıdır.

Nereden alınır?

Genellikle 'HPD:Help Desk' formundaki 'Status' alanı 'Resolved' olarak değiştiğinde belirlenir. Zaman damgası 'Last Resolved Date' alanına ve denetim günlüğüne kaydedilir.

Kaydedin

'Last Resolved Date' zaman damgasından veya durumun 'Resolved' olarak değiştiği andan alınır.

Olay türü inferred
Kullanıcı onayı alındı
Kullanıcının sunulan çözümün sorunu giderdiğini açıkça onayladığını gösterir. Bu, doğrudan kaydedilen bir olay olabilir veya kapanıştan önceki notlardan ya da ilgili bir sistem işleminden çıkarılabilir.
Neden önemli?

Bu bilgiyi izlemek, yalnızca otomatik kapanışı beklemekten daha doğru bir kullanıcı onayı süreci görünümü sunar. 'Average User Confirmation Time' KPI’ını ölçmeye ve iletişim eksiklerini belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu bilgiyi güvenilir biçimde yakalamak zor olabilir. Olay 'Closed' durumuna alınmadan hemen önceki bir iş günlüğü kaydından veya belirli bir durum nedeni güncellemesinden çıkarılabilir. 'HPD:WorkLog' formunun analiz edilmesi gerekebilir.

Kaydedin

Kapanış öncesindeki belirli iş günlüğü kayıtlarından veya durum nedeni güncellemelerinden belirlenir.

Olay türü inferred
Kullanıcının onayı bekleniyor
Çözüm uygulandıktan sonra destek ekibinin kullanıcının düzeltmeyi onaylamasını beklediği aşamadır. Bu süre genellikle 'Resolved' durumuyla gösterilir ve otomatik kapatma sayacı bu aşamada başlar.
Neden önemli?

Bu etkinlik, 'User Confirmation & Verification Delays' Dashboardu için önemlidir. Düzeltmenin sunulmasıyla kullanıcının onay vermesi arasında geçen süreyi ölçmeye yardımcı olur. Bu gecikme, olay yaşam döngüsünü olduğundan uzun gösterebilir.

Nereden alınır?

Bu durum, 'HPD:Help Desk' formundaki 'Status' alanı 'Resolved' olduğunda başlar. Süre, 'Last Resolved Date' zamanından olay 'Closed' veya 'Reopened' olana kadar ölçülür.

Kaydedin

Durum 'Resolved' olduğunda başlar, 'Closed' veya 'In Progress' olduğunda sona erer.

Olay türü inferred
Müşteriden bilgi bekleniyor
Kullanıcıdan bilgi veya işlem beklenirken olayın ilerleyişinin durakladığı noktayı gösterir. Bu durum, statünün 'Pending' olarak değişmesine göre belirlenir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, temsilcinin çalışma süresiyle müşterinin yanıtını bekleme süresini birbirinden ayırmaya yardımcı olur. Kullanıcı yanıtındaki gecikmelerin toplam çözüm süresini nasıl etkilediğini anlamak için bu durumda geçen süreyi analiz etmek önemlidir.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki 'Status' alanı 'Pending' olarak güncellendiğinde belirlenir. Bekleme nedeni genellikle 'Status_Reason' alanında yer alır.

Kaydedin

HPD:HelpDesk_AuditLogSystem içindeki durumun 'Pending' olarak değişmesine göre belirlenir.

Olay türü inferred
Olay iptal edildi
Bu etkinlik, yanlışlıkla oluşturulan veya artık geçerli olmayan bir olayın sonlandırılmasını gösterir. Olayın durumu 'Cancelled' olarak ayarlandığında kaydedilir.
Neden önemli?

Bu, olayın başarıyla çözümlenmesinden farklı, son durumdur. İptal edilen olayların analizi, olay oluşturma kanallarındaki sorunları veya yinelenen bildirimleri ortaya çıkarabilir.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki 'Status' alanı 'Cancelled' olarak güncellendiğinde belirlenir. Zaman damgası denetim günlüğüne kaydedilir.

Kaydedin

Denetim günlüğünde durumun 'Cancelled' olarak değişmesine göre belirlenir.

Olay türü inferred
Olay kategorilendirildi
Olayın operasyonel ve ürün kategorilerine göre sınıflandırıldığı ve önceliğinin belirlendiği noktayı gösterir. Bu aşama genellikle kategori alanlarının doldurulması veya son değiştirilme zamanına göre belirlenir.
Neden önemli?

Doğru kategorilendirme işlemlerin zamanında yapılması, verimli yönlendirme ve raporlama için önemlidir. Bu etkinliği analiz ederek ilk değerlendirme sürecindeki gecikmeleri veya hataları belirleyebilir ve 'Incident Categorization Accuracy' Dashboardunu destekleyebilirsiniz.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki 'Operational Categorization Tier 1-3', 'Product Categorization Tier 1-3' ve 'Priority' gibi alanlardaki değişiklikleri izleyen denetim günlüğünden ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') belirlenir.

Kaydedin

Kayıt oluşturulduktan sonra kategori veya öncelik alanlarının son güncellendiği zaman damgasından alınır.

Olay türü inferred
Olay yeniden açıldı
Daha önce çözümlendi olarak işaretlenen ancak sorun devam ettiği için yeniden etkinleştirilen olayı gösterir. Durumun 'Resolved' değerinden 'In Progress' veya 'Assigned' gibi etkin bir duruma dönmesiyle belirlenir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, yeniden çalışma miktarını ve ilk çözümlerin ne kadar etkili olduğunu doğrudan ölçer. Yeniden açılan olayların sayısının yüksek olması, düzeltme kalitesinin düşük olduğuna işaret eder ve 'Incident Rework Rate' KPI’ını destekler.

Nereden alınır?

Belirli bir Incident ID için 'Status' alanının 'Resolved' değerinden 'In Progress' veya 'Assigned' değerine değiştiği saptanarak denetim günlüğünden ('HPD:HelpDesk_AuditLogSystem') belirlenir.

Kaydedin

Durumun 'Resolved' değerinden etkin bir duruma geçmesine göre belirlenir.

Olay türü inferred
SLA ihlali
Bu, bir olayın çözüm süresi tanımlanan Hizmet Düzeyi Anlaşması hedefini aştığında gerçekleşen hesaplanmış bir olaydır. Çözüm zaman damgası SLA son tarihiyle karşılaştırılarak belirlenir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, 'Incident SLA Performance Overview' Dashboardu ve 'Incident SLA Compliance Rate' KPI’ı için temel oluşturur. Hizmet taahhütlerinin karşılanmadığı olayları doğrudan gösterir.

Nereden alınır?

'HPD:Help Desk' formundaki 'Last Resolved Date' ile 'Target Date' (SLA Due Date) karşılaştırılarak hesaplanır. Olay henüz çözümlenmediyse hesaplamada geçerli saat kullanılabilir.

Kaydedin

Hesaplanan olay: 'Last Resolved Date' > 'Target Date' olduğunda gerçekleşir.

Olay türü calculated
Önerilen İsteğe bağlı

Veri çıkarma rehberleri

BMC Helix ITSM’den verilerinizi nasıl alırsınız?

Başlamaya hazır mısınız?

Process Mining çalışmalarınıza başlamak ve olay yönetimi verilerinizden değerli içgörüler elde etmek için bu Templateten yararlanın. Operasyonlarınızı iyileştirmeye bugün başlayın.

BMC Helix ITSM’de tekrarlayan olayları bugün çözün!

Ortalama çözüm süresini (MTTR) %35 azaltın, SLA ihlallerini ortadan kaldırın ve kullanıcı memnuniyetini artırın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez. 14 günlük ücretsiz deneme.