Harcama Yönetimi Veri Şablonunuz

Etkinlik Adı, 'Harcama Raporu Gönderildi', 'Yönetici Onayladı' veya 'Geri Ödeme Gerçekleşti' gibi süreçteki bir adımı tanımlar. Bu olaylar, süreç akışını oluşturan eylemler dizisini meydana getirir.

Bu etkinlikleri analiz etmek, süreç haritasının görselleştirilmesine, adımlar arasındaki darboğazların belirlenmesine ve onaylar veya retler gibi farklı sonuçların sıklıklarının hesaplanmasına olanak tanır. Harcama yönetimi süreci boyunca ne olduğunu anlamanın temelini oluşturur.

Bu öznitelik, süreç haritasını oluşturmak ve her bir harcama raporunun geçtiği olay dizisini anlamak için kritik öneme sahiptir.

Bu bilgi, Brex sistemi içindeki olay günlüklerinden veya işlem durumlarından türetilmiştir. Durum kodlarından veya olay türlerinden kullanıcı dostu adlara eşleme gerektirebilir.

Harcama Raporu Kimliği, harcama yönetimi sürecinin temel taşıdır. Oluşturmadan gönderime, onaya ve geri ödemeye kadar tüm ilgili etkinlikleri tek bir vakada gruplandırır.

Süreç madenciliğinde, bu Kimlik her bir harcama raporunun yolculuğunun uçtan uca analizini sağlar. Bir raporun izlediği kesin yolu yeniden yapılandırmak, toplam döngü sürelerini ölçmek, raporlar revizyon için geri gönderildiğinde yeniden işleme döngülerini belirlemek ve yaygın ve istisnai akışları anlamak için süreç varyantlarını analiz etmek için kullanılır.

Bu Kimlik, bir harcama raporunun tüm yaşam döngüsünü takip etmek, döngü süreleri, darboğazlar ve süreç sapmalarını analiz etmek için hayati öneme sahiptir.

Bu, Brex'in harcama yönetimi modülünde birincil bir tanımlayıcıdır ve genellikle tüm harcama raporuyla ilgili veri dışa aktarımlarında ve API uç noktalarında bulunur.

Event Time, süreçteki her aktivite için kesin tarihi ve saati sağlar. Bu zamansal bilgi, olayların kronolojik sırasını belirlediği için Process Mining için temeldir.

Bu zaman damgası, aktiviteler arasındaki cycle time'ları hesaplamak, bekleme sürelerini ve gecikmeleri belirlemek ve farklı zaman dilimlerindeki süreç performansını analiz etmek için kullanılır. 'Ortalama Yönetici İnceleme Süresi' ve 'Geri Ödeme Yürütme Gecikmesi' gibi temel metrikleri güçlendirerek, darboğaz analizini ve performans izlemeyi doğrudan destekler.

Zaman damgası, döngü süreleri ve bekleme süreleri gibi tüm zaman tabanlı metrikleri hesaplamak için hayati öneme sahiptir ve gecikmeleri belirlemek için kritik öneme sahiptir.

Brex'teki her olay veya işlem kaydının ilişkili bir zaman damgası olmalıdır. Bu, masraf raporları için API yanıtlarında veya veri dışa aktarımlarında bulunabilir.

Bu öznitelik, gönderen çalışanın ait olduğu Satış, Mühendislik veya Pazarlama gibi iş departmanını tanımlar. Analiz için önemli bir organizasyonel boyuttur.

Verileri departman bazında analiz etmek, organizasyonun belirli bölümlerine özgü süreç varyasyonlarını, darboğazları veya uyumluluk sorunlarını belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, bir departmanın diğerlerinden önemli ölçüde daha yüksek bir ret oranına veya daha uzun onay sürelerine sahip olup olmadığını ortaya çıkarabilir, bu da hedefe yönelik eğitim veya süreç ayarlamalarına ihtiyaç duyulduğunu gösterir. Ayrıca departman bütçesi takibi ve maliyet tahsisi için de hayati öneme sahiptir.

Farklı iş birimleri arasındaki süreç performansını filtrelemeye ve karşılaştırmaya olanak tanır, departmana özgü sorunları veya eğilimleri belirlemeye yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle Brex'teki çalışanın profilinden alınır ve bu profil sıklıkla bir İK bilgi sisteminden senkronize edilir.

Olay Kullanıcısı özniteliği, bir etkinlikten sorumlu belirli kişiyi tanımlar. Bu, raporu gönderen çalışan, raporu inceleyen yönetici veya geri ödemeyi işleyen finans ekip üyesi olabilir.

Bu öznitelik, 'Onaylayıcı Performansı ve İş Yükü' dashboard'unda görüldüğü gibi, iş yükü analizi ve performans takibi için hayati öneme sahiptir. Hangi onaylayıcıların en çok raporu işlediğini, kimin en hızlı onay sürelerine sahip olduğunu ve süreçte darboğaz olabilecek bireyler olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur. Bu, daha dengeli bir iş dağılımı ve gerektiğinde hedefe yönelik destek sağlar.

Bir eylemden sorumlu belirli kişiyi belirler, bu da bireysel düzeyde iş yükü analizini, performans takibini ve darboğaz tespitini mümkün kılar.

Bu veri, genellikle Brex'teki bir harcama raporunun denetim izinde veya olay geçmişinde yakalanır.

Bu öznitelik, Brex'in otomatik politika motoru, kategori sınırını aşan bir harcama veya eksik bir makbuz gibi potansiyel bir ihlali tespit ettiğinde ayarlanan basit bir doğru veya yanlış göstergesidir.

Bu bayrak, uyumluluk analizi için temeldir ve 'Politika İhlali Oranı' KPI'ının temelini oluşturur. Uyumluluğa uymayan raporları hızla filtrelemeye olanak tanır ve bunların işlem süreleri ile ret oranları üzerindeki etkisini anlamaya yardımcı olur. Bu işaretlenmiş raporları analiz etmek, şirket politikalarını iyileştirmeye ve çalışanların daha fazla rehberliğe ihtiyaç duyduğu alanları belirlemeye yardımcı olur.

Uyumluluk izlemeyi doğrudan destekler ve politika ihlallerinin süreç verimliliği ve yeniden işleme üzerindeki etkisini ölçmeye yardımcı olur.

Bu, muhtemelen Brex'teki harcama raporu verilerinde, genellikle politika motoru tarafından yönetilen bir boolean alanı veya durum göstergesidir.

Rapor Durumu, harcama raporunun süreçteki mevcut konumunun anlık görüntüsünü sağlar; örneğin, 'Yönetici Onayı Bekleniyor', 'Onaylandı', 'Ödendi' veya 'Reddedildi'.

Bu öznitelik, özellikle 'Açık Harcama Raporları Durum Monitörü' dashboard'u için operasyonel izleme açısından kritik öneme sahiptir. Yöneticilerin ve finans ekiplerinin mevcut iş yükünü hızla görmelerine, belirli bir durumda takılı kalan raporları belirlemelerine ve eylemlerini önceliklendirmelerine olanak tanır. Her bir durumda harcanan süreyi analiz etmek, süreçteki gecikmeleri ve verimsizlikleri tespit etmeye yardımcı olur.

Bir harcama raporunun iş akışındaki mevcut konumunun anlık görüntüsünü sağlar; bu, operasyonel dashboard'lar ve durum izleme için hayati öneme sahiptir.

Bu, Brex içindeki harcama raporu nesnesindeki önemli bir durum alanıdır.

Bu öznitelik, harcama raporunda talep edilen toplam tutarı temsil eder. Harcama kalıplarını ve harcama sürecinin finansal etkisini anlamak için kritik bir finansal metriktir.

Analizde, toplam tutar, harcama raporlarını yüksek değerli ve düşük değerli raporlar gibi farklı değer aralıklarına ayırmak için kullanılabilir; bu raporlar farklı onay yollarına veya inceleme seviyelerine sahip olabilir. Ayrıca finansal raporlama, bütçeleme analizi ve departman veya kategoriye göre harcama eğilimlerini belirlemek için de önemlidir.

Bu öznitelik, daha fazla inceleme gerektirebilecek veya daha uzun onay sürelerine sahip yüksek değerli harcama raporlarını belirlemek gibi finansal analizlere olanak tanır.

Bu, Brex'teki her harcama raporuyla ilişkili standart bir alandır. API yanıtlarında veya dışa aktarımlarda ana harcama raporu nesnesinde bulunabilir.

Başlangıç Zamanı (Olay Zamanı) bir etkinliğin başlangıcını işaret ederken, Bitiş Zamanı onun sonucunu işaret eder. Bu, 'Yönetici İncelemesi Başlatıldı' ve 'Yönetici Onayladı' gibi bir süreye sahip etkinlikler için en alakalıdır.

Bir etkinlik için hem başlangıç hem de bitiş zamanının varlığı, işlem süresinin kesin olarak hesaplanmasına olanak tanır ve onu önündeki bekleme süresinden ayırır. Bu, işin kendisini gerçekleştirmenin ne kadar sürdüğünü doğru bir şekilde ölçmeye yardımcı olur, bu da darboğaz analizinin temel bir bileşenidir.

Aktiviteler için bekleme sürelerinden farklı olarak kesin işlem sürelerinin hesaplanmasına olanak tanır, bu da daha doğru darboğaz analizine yol açar.

EndTime genellikle sıradaki bir sonraki aktivitenin StartTime'ıdır. Ayrıca, belirli bir süreye sahip aktiviteler için kaynak verisinde özel bir alan olabilir.

Bu öznitelik, harcama raporunun adına düzenlendiği çalışanın adını belirtir. Olay Kullanıcısı bir eylemi kimin gerçekleştirdiğini tanımlarken, Çalışan Adı harcama raporu davasının konusunu tanımlar.

Analizde bu, harcamaların çalışan başına takip edilmesini sağlar. Sık sık politika ihlalleri içeren raporlar gönderen veya raporları sürekli reddedilen kişileri belirlemeye yardımcı olabilir, bu da ek eğitime ihtiyaç duyulduğunu gösterir. Ayrıca kuruluş içindeki farklı çalışanlar veya roller için harcama kalıplarını anlamaya da yardımcı olur.

Masraf raporunun sahibini belirler, bu da bireysel çalışan düzeyinde gönderim kalitesinin ve uyumluluğun analiz edilmesine olanak tanır.

Bu, Brex'teki yaratıcının kullanıcı profilinden bağlanan her harcama raporundaki temel bir bilgi parçasıdır.

Cycle Time, her masraf raporu durumu için uçtan uca süreyi ölçen hesaplanmış bir metriktir. Genellikle ilk olayın (örn. 'Masraf Raporu Oluşturuldu') zaman damgası ile son olayın (örn. 'Geri Ödeme Gerçekleştirildi' veya 'Muhasebe Kaydedildi') zaman damgası arasındaki fark olarak hesaplanır.

Bu, genel süreç verimliliğini ölçmek için en temel KPI'lardan biridir ve 'Masraf Raporu Uçtan Uca Cycle Time' dashboard'unu doğrudan destekler. Cycle Time'ı analiz etmek, uzun süren durumları belirlemeye, süreç performansındaki eğilimleri anlamaya ve süreç iyileştirme girişimlerinin etkisini ölçmeye yardımcı olur.

Bu, harcama yönetimi sürecinin baştan sona genel hızını ve verimliliğini ölçen temel bir performans göstergesidir.

Bu, süreç madenciliği aracı içinde her vaka için en erken olay zaman damgasını en son olay zaman damgasından çıkararak hesaplanır.

Bu hesaplanmış boolean öznitelik, en verimli süreç örneklerini tanımlar. Bir harcama raporu, gönderimden nihai onaya kadar tüm süreci hiçbir zaman reddedilmeden veya revizyon için geri gönderilmeden tamamlarsa 'doğru' olarak ayarlanır.

Bu, süreç kalitesi ve verimliliğinin temel bir ölçüsü olan 'İlk Geçiş Onay Oranı' KPI'ının temelini oluşturur. Yüksek bir oran, çalışanların yüksek kaliteli, uyumlu raporlar gönderdiğini ve onay sürecinin sorunsuz olduğunu gösterir. İlk geçiş onayında başarısız olan raporların özelliklerini analiz etmek, süreçteki sürtünme ve hata kaynaklarını belirlemeye yardımcı olur.

Başlangıçtaki gönderimlerin kalitesini ve temel workflow'un verimliliğini, herhangi bir sürtünme olmadan akan raporları belirleyerek ölçer.

Bu öznitelik, her vaka için etkinlik sırasını analiz ederek ret veya revizyon etkinliklerinin yokluğunu kontrol etmek suretiyle süreç madenciliği platformu içinde hesaplanır.

Bu öznitelik, bu bağlamda 'Brex' olan süreç verilerinin kaynağını tanımlar. Veri yönetimi ve izlenebilirlik için önemlidir, özellikle birden fazla sistemden gelen verilerin bütünsel bir süreç görünümü için birleştirilebileceği ortamlarda.

Analizde, birden fazla kaynak sistemin söz konusu olduğu durumlarda verileri filtrelemeye ve segmentlere ayırmaya yardımcı olur, metriklerin ve süreç haritalarının kaynaklarına göre doğru yorumlanmasını sağlar. Tek sistem görünümü için, verinin kaynağının sürekli bir doğrulaması olarak hizmet eder.

Veri kaynağı hakkında temel bağlam sağlar, izlenebilirliği garantiler ve çoklu sistem ortamlarında doğru veri filtrelemesini mümkün kılar.

Bu, veri çıkarma ve dönüştürme aşamasında tipik olarak eklenen statik bir değer olan 'Brex'tir.

Bu hesaplanmış boolean öznitelik, yaygın bir süreç en iyi uygulamasını ölçmek için tasarlanmıştır: bir harcama raporunu incelemeye göndermeden önce tüm gerekli makbuzları eklemek. Belirli bir vaka için 'Makbuzlar Eklendi' etkinliği, 'Harcama Raporu Gönderildi' etkinliğinden önce gerçekleşirse 'doğru' olarak ayarlanır.

Bu bayrak, 'Makbuz Uyumluluğu ve Etkisi' dashboard'unu ve 'Makbuz Ekleme Uyumluluğu' KPI'ını doğrudan destekler. Bu özniteliği analiz etmek, geç veya eksik makbuzların ne sıklıkta meydana geldiğini ve bu davranışın gecikmeler, retler ve yeniden işleme gibi süreç sonuçlarıyla nasıl ilişkili olduğunu nicel olarak belirlemeye yardımcı olur.

Fiş gönderim politikalarına uyumu ölçer, süreç gecikmelerinin ve retlerinin yaygın bir temel nedenini belirlemeye yardımcı olur.

Bu, süreç madenciliği aracı içinde her vaka için 'Makbuzlar Eklendi' ve 'Harcama Raporu Gönderildi' etkinliklerinin zaman damgalarını karşılaştırarak hesaplanır.

Harcama Kategorisi, çalışanın harcamanın niteliğini tanımlamak için seçtiği bir sınıflandırmadır. Bu, muhasebe, bütçeleme ve politika uygulamasında kullanılır.

Süreç madenciliğinde, harcamaların kategorize edilmesi, sürecin daha ayrıntılı bir görünümünü sağlar. Uluslararası seyahat gibi belirli harcama kategorilerinin daha uzun onay döngülerine veya daha yüksek ret oranlarına sahip olup olmadığını belirlemeye yardımcı olabilir. Bu analiz, belirli harcama türleri için politika ve süreçlerin iyileştirilmesini destekler.

Sürecin harcama türüne göre analizine olanak tanır, bu da farklı masraf türleri için farklı davranışlar veya darboğazlar ortaya çıkarabilir.

Bu, harcama kalemleri üzerindeki standart bir alandır ve bir rapor birden fazla kategori içeriyorsa harcama raporu seviyesine toplanması gerekecektir.

Bu öznitelik, şirket tarafından verilen Brex kartına yüklenen harcamalar ile bir çalışan tarafından cepten ödenen ve geri ödeme gerektiren harcamalar arasında ayrım yapar.

Bu ayrım önemlidir çünkü süreç, ödeme yöntemine göre önemli ölçüde farklılık gösterebilir. Kurumsal kart işlemleri bir doğrulama ve mutabakat sürecini takip ederken, geri ödemeler bir talep ve ödeme sürecini takip eder. Ödeme yöntemine göre analiz yapmak, her akışa özgü sorunları izole etmeye ve bunları bağımsız olarak optimize etmeye yardımcı olabilir.

Süreç akışı ve gerekli adımlar, kurumsal kart harcamaları ile cepten geri ödemeler arasında genellikle farklılık gösterir, bu da bunu varyant analizi için önemli bir öznitelik haline getirir.

Bu bilgi, Brex içindeki işlem verilerine özgüdür.

Bu öznitelik, bir etkinliğin otomatik bir politika kontrolü gibi sistem tarafından mı yoksa manuel bir onay gibi bir insan kullanıcı tarafından mı yürütüldüğünü belirler.

Otomatik ve manuel etkinlikleri ayırt etmek, süreçteki otomasyon seviyesini anlamak için kritik öneme sahiptir. Kural tabanlı sistemlerin etkinliğini değerlendirmeye ve daha fazla otomasyon fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, kaç raporun otomatik olarak onaylandığını ve kaçının manuel müdahale gerektirdiğini gösterebilir, böylece dokunmasız işlemeyi artırma çabalarına rehberlik eder.

Süreçteki otomasyon seviyesini ölçmeye ve hangi adımların insanlar tarafından, hangilerinin sistem tarafından gerçekleştirildiğini belirlemeye yardımcı olur.

Bu, tipik olarak bir olayla ilişkili kullanıcı kontrol edilerek türetilir. Sistem tarafından oluşturulan olaylar genellikle genel bir 'sistem' veya 'bot' kullanıcısıyla ilişkilendirilir.

Para Birimi özniteliği, Toplam Tutarın birimini belirtir; örneğin USD, EUR veya GBP. Bu, özellikle birden fazla para birimiyle çalışan çok uluslu kuruluşlar için doğru finansal analiz açısından kritik öneme sahiptir.

Bu öznitelik, finansal verilerin doğru yorumlanmasını sağlar. Harcama tutarlarının uygun şekilde birleştirilmesine ve karşılaştırılmasına olanak tanır, bu da genellikle ortak bir raporlama para birimine dönüştürme gerektirir. Farklı para birimlerinden parasal değerlerin toplanması gibi analitik hataları önler.

Çoklu para birimli bir ortamda finansal doğruluğu sağlar ve masraf değerlerinin doğru bir şekilde toplanmasına ve raporlanmasına olanak tanır.

Bu alan, genellikle Brex'in harcama raporu verilerindeki miktar alanının yanında bulunur.

Politika İhlali Bayrağı bir ihlalin meydana geldiğini gösterirken, bu öznitelik 'nedenini' sağlar. '50 dolar yemek limitini aştı' veya '25 dolar üzerindeki harcamalar için makbuz gerekli' gibi ihlal edilen belirli kural hakkında ayrıntılar içerir.

Bu ayrıntı seviyesi, 'Politika İhlali ve Yeniden İşleme Analizi' dashboard'u için paha biçilmezdir. En yaygın ihlal türlerini belirleyerek temel neden analizine olanak tanır. Bu içgörü, belirli bir politikayı netleştirmek, çalışanlara hatırlatıcılar göndermek veya otomatik sistem kurallarını ayarlamak gibi hedefe yönelik eylemleri yönlendirebilir.

Politika ihlallerinin temel nedenini sağlar, politikaların, kullanıcı eğitimlerinin ve sistem konfigürasyonlarının hedefe yönelik iyileştirilmesini mümkün kılar.

Bu bilgi, Brex'te işaretlenmiş bir harcama ile ilişkili uyumluluk veya inceleme notları bölümünde bulunabilir.

Bu öznitelik, bir harcama raporu reddedildiğinde verilen serbest metin veya önceden tanımlanmış nedeni yakalar. Bu, otomatik bir politika bayrağından farklıdır ve bir onaylayıcı tarafından manuel bir kararı temsil eder.

Ret nedenlerini analiz etmek, süreç başarısızlıklarının ve yeniden işleme nedenlerinin anlaşılması için kritik öneme sahiptir. Ortak gönderim hatalarını, belirsiz politikaları veya çalışanların veya yöneticilerin yanlış anlamalarını belirlemeye yardımcı olur. Bu bilgiler, eğitim materyallerini ve Sıkça Sorulan Soruları iyileştirmek için kullanılabilir ve nihayetinde ret ve yeniden işleme oranlarını azaltır.

Manuel retlerin neden meydana geldiğini açıklar, kullanıcı eğitimini iyileştirmek ve gelecekteki hataları azaltmak için kullanılabilecek doğrudan geri bildirim sağlar.

Bu, tipik olarak onaylayıcıların Brex kullanıcı arayüzünde 'Reddet' eylemini gerçekleştirdiklerinde doldurabilecekleri bir yorum alanıdır.

Bu öznitelik, analiz edilen verinin güncelliğini gösterir. Brex'ten son başarılı veri çıkarma tarihini ve saatini kaydeder.

Son veri güncelleme zamanını bilmek, kullanıcıların içgörülerin güncelliğini anlaması için kritik öneme sahiptir. Kontrol panellerinin operasyonların en güncel durumunu mu yansıttığını yoksa daha eski verilere mi dayandığını belirlemelerine yardımcı olur ve analizin gerçek zamanlı doğruluğu hakkındaki beklentileri yönetir.

Kullanıcılara verinin güncelliği hakkında bilgi verir, bu da doğru, güncel operasyonel kararlar almak için kritik öneme sahiptir.

Bu zaman damgası, Brex'ten başarılı bir veri çekme işleminin sonunda veri çıkarma aracı veya süreci tarafından oluşturulur.

Bu öznitelik, çalışanın birincil ofisinin veya maliyet merkezinin ülkesini gösterir. Küresel şirketler için bu, karşılaştırmalı analiz için önemli bir boyuttur.

Süreci ülke bazında analiz etmek, süreç performansında, uyumluluk oranlarında veya harcama davranışlarında bölgesel farklılıkları vurgulayabilir. Örneğin, onay süreleri bir ülkede yerel düzenlemeler veya farklı yönetim yapıları nedeniyle daha uzun olabilir. Bu içgörü, yerel ihtiyaçları karşılarken süreçleri küresel olarak standartlaştırmak için değerlidir.

Çok uluslu kuruluşlar için kritik olan farklı coğrafi bölgelerdeki süreç performansının ve uyumluluğun analizine olanak tanır.

Brex içindeki çalışanın profil bilgilerinden alınır; bu bilgiler genellikle merkezi bir İK sisteminden senkronize edilir.

Bu boolean öznitelik, süreç akışından türetilmiştir. Geçmişinde 'Rapor Revizyon İçin Gönderildi' etkinliğini içeren her harcama raporu için 'doğru' olarak ayarlanır. Bu, yeniden işlenmiş vakaları etiketlemenin ve analiz etmenin basit bir yolunu sağlar.

Bu bayrak, 'Harcama Raporu Yeniden İşleme Oranı' KPI'ını hesaplamak ve 'Politika İhlali ve Yeniden İşleme Analizi' dashboard'unu desteklemek için kullanılır. Süreçten sorunsuz geçen vakalar ile geri gönderilen vakalar arasında kolay karşılaştırma yapılmasına olanak tanır, böylece yeniden işleme ile ilişkili zaman ve maliyetin belirlenmesine yardımcı olur.

Ekstra çalışma ve düzeltme gerektiren masraf raporlarını belirler, bu da yeniden işin nedenleri ve maliyetlerinin analiz edilmesine olanak tanır.

Bu öznitelik kaynak sistemde bulunmamaktadır. Bir vaka için etkinlik dizisinin 'Rapor Revizyon İçin Gönderildi' veya benzeri yeniden işleme etkinlikleri içerip içermediği kontrol edilerek hesaplanır.