Masraf yönetimi Veri Şablonunuz

Etkinlik adı, Masraf raporu gönderildi, Yönetici onayladı veya Geri ödeme yapıldı gibi süreç adımlarını belirtir. Bu olaylar, süreç akışını oluşturan işlem sırasını gösterir.

Bu etkinlikleri analiz ederek süreç haritasını görselleştirebilir, adımlar arasındaki darboğazları belirleyebilir ve onay ya da ret gibi farklı sonuçların sıklığını hesaplayabilirsiniz. Masraf yönetimi sürecinde neler yaşandığını anlamanın temelini oluşturur.

Bu öznitelik, süreç haritasını oluşturmak ve her masraf raporunun geçtiği olay sırasını anlamak için önemlidir.

Bu bilgi, Brex sistemindeki olay günlüklerinden veya işlem durumlarından elde edilir. Durum kodlarının ya da olay türlerinin kullanıcıların anlayacağı adlarla eşleştirilmesi gerekebilir.

Masraf raporu kimliği, masraf yönetimi sürecinin temelini oluşturur. Oluşturma ve gönderimden onay ve geri ödemeye kadar ilgili tüm etkinlikleri tek bir vakada bir araya getirir.

Process Mining sırasında bu kimlik, her masraf raporunun baştan sona analiz edilmesini sağlar. Raporun izlediği yolu yeniden oluşturmak, toplam çevrim sürelerini ölçmek, düzeltme için geri gönderilen raporlardaki yeniden çalışma döngülerini belirlemek ve yaygın ya da istisnai akışları anlamak için süreç varyantlarını analiz etmek amacıyla kullanılır.

Bu kimlik, masraf raporunun tüm yaşam döngüsünü izlemek ve çevrim sürelerini, darboğazları ve süreç sapmalarını analiz etmek için gereklidir.

Brex masraf yönetimi modülündeki temel tanımlayıcılardan biridir. Genellikle masraf raporlarıyla ilgili tüm veri dışa aktarımlarında ve API uç noktalarında bulunur.

Olay zamanı, süreçteki her etkinliğin kesin tarih ve saatini gösterir. Olayların kronolojik sırasını belirlediği için Process Mining açısından temel bir veridir.

Bu zaman damgası, etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak, bekleme sürelerini ve gecikmeleri belirlemek, süreç performansını farklı dönemlerde analiz etmek için kullanılır. Ortalama yönetici inceleme süresi ve Geri ödeme işleminin tamamlanma gecikmesi gibi temel metriklerin hesaplanmasını sağlar; darboğaz analizini ve performans takibini destekler.

Zaman damgası, gecikmeleri belirlemek için gereken çevrim süreleri ve bekleme süreleri gibi zamana dayalı tüm metrikleri hesaplamak açısından önemlidir.

Brex’teki her olay veya işlem kaydında ilişkili bir zaman damgası bulunmalıdır. Bu bilgi, masraf raporlarına ait API yanıtlarında veya veri dışa aktarımlarında yer alabilir.

Bu öznitelik, raporu gönderen çalışanın bağlı olduğu Satış, Mühendislik veya Pazarlama gibi iş birimini belirtir. Analiz için önemli bir kurumsal boyuttur.

Verileri departmana göre analiz etmek, kuruluşun belirli bölümlerine özgü süreç farklılıklarını, darboğazları veya uyumluluk sorunlarını belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, bir departmanda ret oranının diğerlerine göre çok daha yüksek ya da onay sürelerinin daha uzun olup olmadığını ortaya çıkarabilir. Bu da hedefli eğitim veya süreç düzenlemeleri gerektiğine işaret eder. Departman bütçelerini izlemek ve maliyetleri dağıtmak için de önemlidir.

Farklı iş birimlerindeki süreç performansını filtreleyip karşılaştırmaya ve departmana özgü sorunları ya da eğilimleri belirlemeye yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle Brex’teki çalışan profilinden alınır. Profil, çoğu zaman bir insan kaynakları bilgi sistemiyle eşitlenir.

Olayı gerçekleştiren kullanıcı özniteliği, bir etkinlikten sorumlu kişiyi belirtir. Bu kişi raporu gönderen çalışan, raporu inceleyen yönetici veya geri ödemeyi işleme alan finans ekibi üyesi olabilir.

Onaylayan performansı ve iş yükü Dashboardunda olduğu gibi bu öznitelik, iş yükünü ve performansı analiz etmek için gereklidir. Hangi onaylayanların en çok raporu işlediğini, kimin en hızlı onay verdiğini ve süreçte darboğaz oluşturan kişiler olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur. Böylece iş yükü daha dengeli dağıtılabilir ve ihtiyaç duyulan kişilere hedefli destek sağlanabilir.

Bir işlemden sorumlu kişiyi belirler; böylece iş yükünü ve performansı analiz edebilir, kişilerin oluşturduğu darboğazları tespit edebilirsiniz.

Bu veri genellikle Brex’teki masraf raporunun denetim kaydında veya olay geçmişinde tutulur.

Brex’in otomatik politika motoru, kategori sınırını aşan bir masraf veya eksik makbuz gibi olası bir ihlal tespit ettiğinde bu öznitelik true ya da false olarak ayarlanır.

Bu işaret, uyumluluk analizinin temelini oluşturur ve Politika ihlali oranı KPI’ının hesaplanmasında kullanılır. Uyumluluk sorunları içeren raporları hızla filtreleyerek bunların işlem sürelerine ve ret oranlarına etkisini anlamaya yardımcı olur. İşaretlenen raporları analiz ederek şirket politikalarını iyileştirebilir ve çalışanların daha fazla yönlendirmeye ihtiyaç duyduğu alanları belirleyebilirsiniz.

Uyumluluk takibini doğrudan destekler; politika ihlallerinin süreç verimliliği ve yeniden çalışma üzerindeki etkisini ölçmeye yardımcı olur.

Bu, Brex’teki masraf raporu verilerinde bulunan ve genellikle politika motoru tarafından yönetilen bir boole alanı veya durum göstergesi olabilir.

Rapor durumu, masraf raporunun süreçteki mevcut konumunu gösterir. Örneğin, Yönetici onayı bekliyor, Onaylandı, Ödendi veya Reddedildi durumlarından biri olabilir.

Bu öznitelik, özellikle Açık masraf raporları durum izleme Dashboardu için operasyonları takip etmek açısından önemlidir. Yöneticilerin ve finans ekiplerinin mevcut iş yükünü görmesine, belirli bir durumda bekleyen raporları tespit etmesine ve yapılacak işleri önceliklendirmesine yardımcı olur. Her durumda geçen süreyi analiz ederek süreç gecikmelerini ve verimsizlikleri belirleyebilirsiniz.

Masraf raporunun iş akışındaki mevcut konumunu gösterir; operasyon Dashboardları ve durum takibi için önemlidir.

Brex’teki masraf raporu nesnesinin temel durum alanlarından biridir.

Bu öznitelik, masraf raporunda talep edilen toplam tutarı gösterir. Harcama örüntülerini ve masraf sürecinin mali etkisini anlamak için önemli bir mali metriktir.

Analiz sırasında masraf raporları, yüksek ve düşük tutarlı raporlar gibi farklı değer aralıklarına göre gruplandırılabilir. Bu raporların onay süreçleri veya inceleme düzeyleri farklı olabilir. Öznitelik ayrıca mali raporlama, bütçe analizi ve departman ya da kategori bazındaki harcama eğilimlerini belirlemek için gereklidir.

Bu öznitelik, daha ayrıntılı inceleme gerektirebilecek veya onay süresi daha uzun olabilecek yüksek tutarlı masraf raporlarını belirlemek gibi mali analizlere imkân verir.

Brex’teki her masraf raporuyla ilişkili standart bir alandır. API yanıtlarında veya dışa aktarımlarda ana masraf raporu nesnesinde bulunabilir.

StartTime (EventTime) bir etkinliğin başlangıcını, EndTime ise bitişini gösterir. “Yönetici incelemesi başladı” ve “Yönetici onayladı” gibi süre gerektiren etkinliklerde özellikle kullanışlıdır.

Bir etkinlik için hem başlangıç hem de bitiş zamanının bulunması, işlem süresini etkinlik öncesindeki bekleme süresinden ayrı olarak hesaplamanızı sağlar. Böylece işin kendisinin ne kadar sürdüğünü doğru ölçebilirsiniz. Bu, darboğaz analizinin önemli bir parçasıdır.

Etkinliklerin işlem sürelerini bekleme sürelerinden ayrı ve hassas biçimde hesaplamanızı sağlayarak darboğaz analizinin doğruluğunu artırır.

EndTime çoğu zaman sıradaki etkinliğin StartTime değeridir. Süresi belirli etkinlikler için kaynak verilerde ayrı bir alan olarak da bulunabilir.

Bu öznitelik, masraf raporunun kimin adına gönderildiğini belirtir. Olayı gerçekleştiren kullanıcı, işlemi kimin yaptığını gösterirken çalışanın adı, masraf raporunun hangi çalışana ait olduğunu belirtir.

Analiz sırasında masrafları çalışan bazında izlemeye imkân verir. Politika ihlali içeren raporları sık sık gönderen veya raporları sürekli reddedilen çalışanları belirleyerek ek eğitim ihtiyacını ortaya çıkarabilir. Ayrıca kuruluştaki farklı çalışanların veya rollerin harcama örüntülerini anlamaya yardımcı olur.

Masraf raporunun sahibini belirler ve çalışan bazında gönderim kalitesini ve uyumluluğu analiz etmenizi sağlar.

Her masraf raporunda bulunan temel bir bilgidir ve Brex’te raporu oluşturan kişinin kullanıcı profiline bağlıdır.

Bu hesaplanmış boole özniteliği, yaygın bir süreç uygulamasına uyumu ölçer: masraf raporunu incelemeye göndermeden önce gerekli tüm fişleri eklemek. Belirli bir vakada “Fişler eklendi” etkinliği “Masraf raporu gönderildi” etkinliğinden önce gerçekleşirse “true” değerini alır.

Bu işaret, “Fiş uyumu ve etkisi” Dashboardunu ve “Fiş ekleme uyumu” KPI’ını doğrudan destekler. Bu özniteliği analiz ederek fişlerin ne sıklıkla geç eklendiğini veya eksik olduğunu ölçebilir, bu davranışla gecikme, ret ve yeniden çalışma gibi süreç sonuçları arasındaki ilişkiyi inceleyebilirsiniz.

Fiş gönderme politikalarına uyumu ölçerek süreç gecikmelerinin ve retlerin yaygın nedenlerinden birini belirlemeye yardımcı olur.

Bu değer, her vakadaki “Fişler eklendi” ve “Masraf raporu gönderildi” etkinliklerinin zaman damgaları karşılaştırılarak Process Mining aracında hesaplanır.

Harcama kategorisi, çalışanın harcamanın türünü belirtmek için seçtiği sınıflandırmadır. Muhasebe, bütçeleme ve politika kurallarının uygulanması için kullanılır.

Process Mining kapsamında harcamaları kategorilere ayırmak, süreci daha ayrıntılı incelemenizi sağlar. Örneğin, uluslararası seyahat gibi belirli harcama kategorilerinin onay süresinin daha uzun veya ret oranının daha yüksek olup olmadığını belirlemeye yardımcı olabilir. Bu analiz, belirli harcama türlerine yönelik politika ve süreçleri iyileştirmeyi destekler.

Harcama türüne göre süreç analizi yapmanızı sağlar; farklı harcama türlerinde görülen davranışları ve darboğazları ortaya çıkarabilir.

Bu, harcama kalemlerinde standart olarak bulunan bir alandır. Bir raporda birden fazla kategori varsa rapor düzeyinde bir araya getirilmesi gerekir.

Bu hesaplanmış boole özniteliği, en verimli süreç örneklerini belirler. Bir masraf raporu gönderimden nihai onaya kadar tüm süreç boyunca hiç reddedilmeden veya düzeltme için geri gönderilmeden ilerlerse “true” değerini alır.

Bu öznitelik, süreç kalitesi ve verimliliğinin önemli bir ölçütü olan “İlk seferde onay oranı” KPI’ının temelini oluşturur. Oranın yüksek olması, çalışanların kurallara uygun ve eksiksiz raporlar gönderdiğini, onay sürecinin de anlaşılır olduğunu gösterir. İlk seferde onaylanmayan raporların özelliklerini analiz etmek, süreçteki aksaklık ve hata kaynaklarını belirlemeye yardımcı olur.

Herhangi bir aksaklık yaşamadan ilerleyen raporları belirleyerek ilk gönderimlerin kalitesini ve temel iş akışının verimliliğini ölçer.

Bu öznitelik, her vakanın etkinlik sıralaması Process Mining platformunda analiz edilerek ve ret ya da düzeltme etkinliklerinin bulunmadığı doğrulanarak hesaplanır.

Bu öznitelik, süreç verilerinin kaynağını belirtir. Bu örnekte kaynak Brex’tir. Özellikle birden fazla sistemden gelen verilerin süreçleri bütünsel olarak incelemek üzere birleştirildiği ortamlarda veri yönetişimi ve izlenebilirlik açısından önem taşır.

Analiz sırasında birden fazla kaynak sistem kullanılıyorsa verileri filtrelemeye ve gruplara ayırmaya yardımcı olur. Böylece metrikler ve süreç haritaları kaynağa göre doğru yorumlanır. Tek sistemli bir görünümde ise verinin kaynağını doğrulamak için kullanılır.

Verinin kaynağı hakkında gerekli bağlamı sağlar, izlenebilirliği güvence altına alır ve birden fazla sistemin kullanıldığı ortamlarda verilerin doğru filtrelenmesine yardımcı olur.

Bu, veri çıkarma ve dönüştürme aşamasında genellikle eklenen sabit bir Brex değeridir.

Bu öznitelik, Brex tarafından verilen şirket kartından yapılan harcamalarla çalışanın cebinden ödediği ve geri ödeme gerektiren harcamaları birbirinden ayırır.

Ödeme yöntemine göre süreç önemli ölçüde değişebileceğinden bu ayrım önemlidir. Şirket kartı işlemleri doğrulama ve mutabakat sürecinden geçebilirken geri ödemeler talep ve ödeme sürecini izler. Ödeme yöntemine göre analiz yapmak, her akışa özgü sorunları belirleyip ayrı ayrı iyileştirmenize yardımcı olur.

Şirket kartıyla yapılan harcamalar ile çalışanın cebinden ödediği ve geri ödeme gerektiren harcamalarda süreç akışı ve gerekli adımlar çoğu zaman farklıdır. Bu nedenle bu öznitelik, varyant analizi için önemlidir.

Bu bilgi Brex’teki işlem verilerinde yer alır.

Bu öznitelik, etkinliğin otomatik politika kontrolü gibi sistem tarafından mı, yoksa manuel onay gibi bir kullanıcı tarafından mı gerçekleştirildiğini gösterir.

Otomatik ve manuel etkinlikleri ayırt etmek, süreçteki otomasyon düzeyini anlamak açısından önemlidir. Kurallara dayalı sistemlerin ne kadar etkili olduğunu değerlendirmenize ve otomasyon fırsatlarını belirlemenize yardımcı olur. Örneğin, kaç raporun otomatik olarak onaylandığını ve kaçının manuel müdahale gerektirdiğini göstererek işlemlerin müdahalesiz tamamlanma oranını artırma çalışmalarına yön verebilir.

Süreçteki otomasyon düzeyini ölçmeye ve hangi adımların insanlar, hangilerinin sistem tarafından gerçekleştirildiğini belirlemeye yardımcı olur.

Bu değer genellikle olayla ilişkili kullanıcı kontrol edilerek belirlenir. Sistem tarafından oluşturulan olaylar çoğu zaman genel bir “system” veya “bot” kullanıcısıyla ilişkilendirilir.

Para birimi özniteliği, toplam tutarın USD, EUR veya GBP gibi hangi para biriminde olduğunu belirtir. Birden fazla para birimiyle işlem yapan çok uluslu kuruluşlarda doğru mali analiz için önemlidir.

Bu öznitelik, mali verilerin doğru yorumlanmasını sağlar. Masraf tutarlarının doğru biçimde toplanmasına ve karşılaştırılmasına imkân verir; bunun için çoğu zaman tutarların ortak bir raporlama para birimine çevrilmesi gerekir. Farklı para birimlerindeki tutarların yanlışlıkla toplanmasını önler.

Birden fazla para biriminin kullanıldığı ortamlarda mali doğruluğu sağlar ve masraf tutarlarının doğru biçimde toplanıp raporlanmasına imkân verir.

Bu alan genellikle Brex masraf raporu verilerinde tutar alanının yanında bulunur.

Politika ihlali işareti bir ihlal yaşandığını gösterirken bu öznitelik ihlalin nedenini açıklar. İhlal edilen kurala ilişkin ayrıntıları içerir. Örneğin, “Yemek harcaması 50 $ sınırını aştı” veya “25 $ üzerindeki harcamalar için fiş gerekli”.

Bu ayrıntı düzeyi, “Politika ihlali ve yeniden çalışma analizi” Dashboardu için çok değerlidir. En sık karşılaşılan ihlal türlerini belirleyerek temel nedenleri analiz etmenizi sağlar. Bu içgörü, belirli bir politikayı daha açık hâle getirmek, çalışanlara hatırlatma göndermek veya otomatik sistem kurallarını düzenlemek gibi hedefli adımlar atmanıza yardımcı olabilir.

Politika ihlallerinin temel nedenini ortaya koyarak politikalarda, kullanıcı eğitiminde ve sistem yapılandırmalarında hedefli iyileştirmeler yapmanızı sağlar.

Bu bilgi, Brex’te işaretlenen bir harcamayla ilişkili uyumluluk veya inceleme notları bölümünde bulunabilir.

Bu öznitelik, masraf raporu reddedildiğinde belirtilen serbest metinli veya önceden tanımlanmış nedeni kaydeder. Otomatik politika işaretinden farklıdır ve onaylayanın verdiği manuel kararı yansıtır.

Ret nedenlerini analiz etmek, süreçteki aksaklıkların ve yeniden çalışmanın nedenlerini anlamak açısından önemlidir. Sık yapılan gönderim hatalarını, net olmayan politikaları veya çalışanların ya da yöneticilerin yanlış anlamalarını belirlemeye yardımcı olur. Bu bilgiler, eğitim materyallerini ve sık sorulan soruları iyileştirmek, böylece ret ve yeniden çalışma oranlarını düşürmek için kullanılabilir.

Manuel retlerin nedenlerini açıklar ve kullanıcı eğitimini iyileştirip gelecekteki hataları azaltmak için doğrudan geri bildirim sağlar.

Bu genellikle onaylayanların Brex arayüzünde “Reddet” işlemini seçtiklerinde doldurabildiği bir yorum alanıdır.

Bu öznitelik, analiz edilen verilerin güncelliğini gösterir. Brex’ten en son başarılı veri çıkarma işleminin tarih ve saatini kaydeder.

Son veri güncellemesinin ne zaman yapıldığını bilmek, içgörülerin ne kadar güncel olduğunu anlamak açısından önemlidir. Dashboardların operasyonların en güncel durumunu mu yoksa daha eski verileri mi yansıttığını görmenize ve analizin gerçek zamanlı doğruluğuna ilişkin beklentilerinizi belirlemenize yardımcı olur.

Kullanıcılara verilerin güncelliği hakkında bilgi verir. Bu bilgi, operasyonlarla ilgili doğru ve güncel kararlar almak için önemlidir.

Bu zaman damgası, Brex’ten başarılı bir veri aktarımının sonunda veri çıkarma aracı veya süreci tarafından oluşturulur.

Bu öznitelik, çalışanın ana ofisinin veya maliyet merkezinin bulunduğu ülkeyi gösterir. Küresel şirketlerde karşılaştırmalı analiz için önemli bir boyuttur.

Süreci ülkeye göre analiz etmek; süreç performansındaki, uyumluluk oranlarındaki veya harcama davranışlarındaki bölgesel farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin, yerel düzenlemeler veya farklı yönetim yapıları nedeniyle bir ülkedeki onay süreleri daha uzun olabilir. Bu içgörü, yerel ihtiyaçları gözetirken süreçleri küresel ölçekte standartlaştırmaya yardımcı olur.

Farklı coğrafi bölgelerde süreç performansını ve uyumluluğu analiz etmenizi sağlar. Bu, çok uluslu kuruluşlar için özellikle önemlidir.

Brex’teki çalışan profili bilgilerinden alınır ve çoğu zaman merkezi bir İK sistemiyle eşitlenir.

Bu boole özniteliği süreç akışından hesaplanır. Geçmişinde “Rapor düzeltme için gönderildi” etkinliği bulunan her masraf raporu için “true” değerini alır. Böylece yeniden çalışma gerektiren vakaları kolayca etiketleyip analiz edebilirsiniz.

Bu işaret, “Masraf raporlarında yeniden çalışma oranı” KPI’ını hesaplamak ve “Politika ihlali ve yeniden çalışma analizi” Dashboardunu oluşturmak için kullanılır. Süreçte sorunsuz ilerleyen vakaları geri gönderilenlerle kolayca karşılaştırmanızı ve yeniden çalışmanın zaman ve maliyetini ölçmenizi sağlar.

Ek çalışma ve düzeltme gerektiren masraf raporlarını belirleyerek yeniden çalışmanın nedenlerini ve maliyetini analiz etmenizi sağlar.

Bu öznitelik kaynak sistemde bulunmaz. Bir vakanın etkinlik sıralamasında “Rapor düzeltme için gönderildi” veya benzer yeniden çalışma etkinliklerinin olup olmadığı kontrol edilerek hesaplanır.