Kayıttan Raporlamaya - Yevmiye kaydı Veri Templateiniz

SAP S/4HANA
Kayıttan Raporlamaya - Yevmiye kaydı Veri Templateiniz

Kayıttan Raporlamaya - Yevmiye kaydı Veri Templateiniz

Bu Template, Kayıttan Raporlamaya - Yevmiye kaydı sürecinizi analiz etmek için gereken verileri toplamanıza yönelik ayrıntılı bir rehber sunar. Toplanması gereken temel öznitelikleri, izlenecek önemli etkinlikleri ve bu bilgileri kaynak sisteminizden nasıl çıkaracağınıza ilişkin pratik yönergeleri içerir. Process Mining analiziniz için gereken tüm veri noktalarına sahip olduğunuzdan emin olmak için bu kaynaktan yararlanın.
  • Toplanması önerilen öznitelikler
  • İzlenecek temel etkinlikler
  • Veri çıkarma için pratik yönergeler
Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Kayıttan Raporlamaya - Yevmiye kaydı öznitelikleri

Kayıttan Raporlamaya - Yevmiye kaydı sürecini ayrıntılı biçimde analiz etmek için Event Logunuza eklemeniz önerilen veri alanları şunlardır.
3 Zorunlu 5 Önerilen 11 İsteğe bağlı
Ad Açıklama
Aktivite
ActivityName
Yevmiye kaydı sürecinin belirli bir noktasında gerçekleşen iş etkinliğinin adı.
Açıklama

Aktivite, yevmiye kaydının yaşam döngüsündeki belirli bir adımı veya olayı ifade eder. Örneğin 'Yevmiye kaydı oluşturuldu', 'Yevmiye kaydı incelemeye gönderildi' veya 'Yevmiye kaydı sisteme işlendi'. Bu etkinlikler genellikle sistemde kaydedilen değişiklik günlüklerinden, durum güncellemelerinden veya işlem kodlarından elde edilir.

Etkinlikleri analiz ederek süreç akışını görselleştirebilir, yaygın yolları belirleyebilir ve standart prosedürden sapmaları keşfedebilirsiniz. Etkinlik sıklığı, adımlar arasındaki bekleme süreleri ve uyum oranları gibi metrikleri hesaplamak için temel oluşturur.

Neden önemli?

Süreç adımlarını tanımlar; süreç haritalarını görselleştirmenizi ve iş akışı örüntülerini analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

Başlık ve kalem tablolarındaki durum alanları (ör. BKPF-BSTAT), değişiklik belgesi günlükleri (CDHDR/CDPOS) ve iş akışı günlükleri dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan elde edilir.

Örnekler
Yevmiye kaydı oluşturulduYevmiye kaydı beklemeye alındıYevmiye kaydı incelemeye gönderildiYevmiye kaydı onaylandıYevmiye kaydı sisteme işlendi
Olay zamanı
EventTime
Yevmiye kaydı için belirli bir etkinliğin ne zaman gerçekleştiğini gösteren zaman damgası.
Açıklama

Olay zamanı, bir iş etkinliğinin gerçekleştirildiği ve sisteme kaydedildiği kesin tarih ve saattir. Bir vakadaki her etkinliğin kendine ait bir zaman damgası vardır; böylece olaylar kronolojik sıraya dizilir.

Bu öznitelik, zamana dayalı tüm süreç analizlerinin temelini oluşturur. Çevrim sürelerini, etkinlikler arasındaki süreleri ve bekleme zamanlarını hesaplamak, işlerin zamana göre dağılımını anlamak için kullanılır. Güvenilir bir süreç modeli oluşturmak ve Onay Döngüsü Süresi gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için zaman damgalarının doğru olması gerekir.

Neden önemli?

Olayların kronolojik sırasını gösterir. Bu sıra, süreye dayalı tüm metrikleri hesaplamak ve süreç zaman çizelgesini anlamak için gereklidir.

Nereden alınır?

Değişiklik belgesi günlüklerinden (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), iş akışı günlüklerinden veya BKPF gibi tablolardaki oluşturma/giriş zaman damgalarından (CPUDT, CPUTM) alınır.

Örnekler
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
Yevmiye kaydı kimliği
JournalEntryId
Finansal bir yevmiye kaydının benzersiz tanımlayıcısıdır ve süreçteki temel vaka kimliği olarak kullanılır.
Açıklama

Yevmiye kaydı kimliği, SAP S/4HANA’da her muhasebe belgesi oluşturulduğunda belgeye atanan benzersiz numaradır. Bu kimlik, yevmiye kaydının oluşturulması veya beklemeye alınmasından onay iş akışlarına, son kayıt işlemine ve olası ters kayıt ya da kapatma adımlarına kadar tüm yaşam döngüsünü izlemek için gereklidir.

Process Mining analizinde bu kimlik, ilgili tüm etkinlikleri tek bir vakayla ilişkilendirmek için kullanılır. Analistler, olayları ortak bir yevmiye kaydı kimliği altında gruplayarak uçtan uca süreç akışını yeniden oluşturabilir, çevrim sürelerini ölçebilir ve her finansal işlemdeki farklılıkları ya da darboğazları belirleyebilir. Sürecin bütününü görüntülemek için gereken temel özniteliktir.

Neden önemli?

Bu kimlik, ilgili tüm süreç adımlarını birbirine bağlayarak her yevmiye kaydının uçtan uca yolculuğunu analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

Bu bileşik anahtar genellikle Şirket Kodu (BKPF-BUKRS), Belge Numarası (BKPF-BELNR) ve Mali Yıl (BKPF-GJAHR) birleştirilerek oluşturulur.

Örnekler
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Kaydı oluşturan kullanıcı
CreatedByUser
Yevmiye kaydını oluşturan kişinin kullanıcı kimliği.
Açıklama

Bu öznitelik, ilk belgeyi oluşturarak yevmiye kaydı sürecini başlatan kullanıcının benzersiz kimliğini saklar. Bu kişi bir muhasebeci, iş kullanıcısı veya otomatik kayıtlar için bir sistem kimliği olabilir.

Süreci kaydı oluşturan kişiye göre analiz etmek, belirli kullanıcılar veya ekiplerle ilişkili örüntüleri ortaya çıkarır. Bazı kullanıcıların ret oranları yüksekse eğitim ihtiyacını gösterebilir veya yüksek performans gösteren kişileri belirlemeye yardımcı olabilir. Kullanıcı etkinliği ve işlem hacmi Dashboardu için temel bir veridir.

Neden önemli?

Süreç etkinliklerini belirli kullanıcılara bağlar; performans analizini, iş yükü dengesini ve eğitim fırsatlarının belirlenmesini sağlar.

Nereden alınır?

SAP S/4HANA tablosu BKPF, USNAM alanı (Kullanıcı adı).

Örnekler
ABROWNCJONESBATCH_USER
Kayıt tarihi
PostingDate
Yevmiye kaydının büyük deftere işlendiği ve mali dönemi etkileyen tarih.
Açıklama

Kayıt tarihi, işlemin mali tablolarda hangi mali dönemde yer alacağını belirler. Muhasebe açısından önemli olan bu tarih, belgenin oluşturulduğu veya sisteme girildiği tarihten farklı olabilir.

Process Mining analizinde kayıt tarihi, ay sonu kapanış süreçlerini karşılaştırmak veya farklı mali dönemlerdeki performans eğilimlerini incelemek gibi zamana dayalı kohort analizlerinde kullanılır. Ayrıca kaydın oluşturulmasıyla mali kaydın fiilen yapılması arasındaki gecikmeyi ölçmeye de yardımcı olur.

Neden önemli?

Ay sonu veya yıl sonu gibi belirli muhasebe dönemlerinde süreç performansını analiz etmeyi sağlar ve finansal bağlamı anlamak açısından önemlidir.

Nereden alınır?

SAP S/4HANA tablosu BKPF, BUDAT alanı (Belgedeki kayıt tarihi).

Örnekler
2023-10-312023-11-012024-02-29
Şirket kodu
CompanyCode
Yevmiye kaydının işlendiği şirketi veya tüzel kişiliği tanımlayan benzersiz kod.
Açıklama

Şirket kodu, SAP Financials içindeki temel organizasyon birimlerinden biridir. Mali tabloların hazırlandığı bağımsız bir tüzel kişiliği temsil eder. Her yevmiye kaydı belirli bir şirket koduna atanır.

Bu öznitelik, kuruluşun farklı bölümlerindeki süreç performansını ayırmak ve karşılaştırmak için önemlidir. Analistler belirli bir tüzel kişiliğe ait süreç görünümünü filtreleyebilir, şirket kodları arasındaki ret oranlarını karşılaştırabilir veya bölgelere özgü süreç farklılıklarını belirleyebilir.

Neden önemli?

Kuruluş içindeki farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri için yevmiye kaydı sürecini filtrelemeyi ve karşılaştırmayı sağlar.

Nereden alınır?

SAP S/4HANA tablosu BKPF, BUKRS alanı (Şirket kodu).

Örnekler
10001710US01
Yerel para birimindeki tutar
AmountInLocalCurrency
Şirket kodunun yerel para birimiyle ifade edilen toplam yevmiye kaydı tutarı.
Açıklama

Bu öznitelik, yevmiye kaydının finansal büyüklüğünü gösterir. Genellikle belgedeki tüm borç veya alacak kalemlerinin mutlak değerleri toplanıp şirket kodunun yerel para birimine çevrilerek hesaplanır.

Tutar üzerinden yapılan analiz, sürecin finansal etkisine göre ayrıştırılmasını sağlar. Örneğin, yüksek tutarlı kayıtlar düşük tutarlı kayıtlara kıyasla daha sıkı bir onay sürecinden geçebilir. Finansal riski en yüksek işlemlere öncelik vererek süreç iyileştirme çalışmalarına yön vermeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Kaydın finansal değerini gösterir ve işlem tutarına göre süreç davranışının nasıl değiştiğini analiz etmeyi sağlar.

Nereden alınır?

Belirli bir yevmiye kaydı (BELNR) için kalem tablosu BSEG’deki tutarlar (DMBTR alanı) toplanıp pozitif değere çevrilerek hesaplanır.

Örnekler
1500.75125000.0050.20
Yevmiye kaydı türü
JournalEntryType
Yevmiye kaydını varlık kaydı, tedarikçi faturası veya büyük defter kaydı gibi iş amacına göre sınıflandırır.
Açıklama

SAP terminolojisinde Belge Türü olarak da adlandırılan yevmiye kaydı türü, muhasebe belgelerini kategorilere ayıran bir anahtardır. Belgeye atanacak numara aralığını ve hangi hesap türlerinin kaydedilebileceğini belirler.

Süreci yevmiye kaydı türüne göre analiz etmek, türe özgü davranışları anlamak açısından önemlidir. Örneğin, basit bir tahakkuk kaydının (SA türü) onay süreci, karmaşık bir varlık ediniminin (AA türü) onay sürecinden çok daha basit olabilir. Bu boyut, Kayıt türüne göre uyumluluk Dashboardu için temel bir veridir.

Neden önemli?

Kayıtları iş bağlamına göre sınıflandırır; farklı finansal işlem türlerindeki süreç farklılıklarını ve performansı analiz etmeyi sağlar.

Nereden alınır?

SAP S/4HANA tablosu BKPF, BLART alanı (Belge türü).

Örnekler
SAKRAA
Belge durumu
DocumentStatus
Yevmiye kaydının mevcut işlenme durumu; örneğin beklemede, kaydedildi veya kapatıldı.
Açıklama

Belge durumu, yevmiye kaydının yaşam döngüsündeki aşamasını gösterir. Örneğin, bekletilen bir belge kaydedilmiştir ancak henüz büyük deftere işlenmemiştir; kaydedilmiş bir belge ise son hâlini almıştır.

Durumu analiz etmek, iş akışını anlamaya ve darboğazları belirlemeye yardımcı olur. Uzun süre beklemede veya onay bekliyor durumunda kalan çok sayıda belge, süreçteki verimsizliklere işaret edebilir. Süreç etkinliklerini türetmek için de önemli bir kaynaktır.

Neden önemli?

Yevmiye kaydının yaşam döngüsündeki mevcut aşamasını göstererek kuyrukları ve darboğazları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

SAP S/4HANA tablosu BKPF, BSTAT alanı (Belge durumu).

Örnekler
VAB
Bitiş zamanı
EndTime
Etkinliğin tamamlandığı zamanı gösteren zaman damgası.
Açıklama

Bitiş zamanı, bir etkinliğin tamamlandığı anı belirtir. Birçok Event Logda etkinliğin başlangıç ve bitiş zamanları aynıdır; bu da etkinliğin anlık gerçekleştiğini gösterir. Ancak kullanıcının bir belgeyi incelemesi gibi süresi ölçülebilen etkinliklerde bu öznitelik, etkinliğin ne kadar sürdüğünü kaydedebilir.

Ayrı bir bitiş zamanı, etkinliklerin işlem süresini bekleme süresinden daha doğru biçimde ayırmayı sağlar. Bir görevin üzerinde fiilen çalışılan süreyle kuyrukta beklediği süreyi birbirinden ayırmaya yardımcı olur.

Neden önemli?

Etkinliklerin işlem süresini hassas biçimde hesaplamayı, aktif çalışma süresini bekleme süresinden ayırmayı sağlar.

Nereden alınır?

Atomik olaylarda genellikle StartTime ile aynıdır. Süreye yayılan etkinliklerde iş akışı günlüklerinden alınabilir veya sonraki olaylara göre hesaplanabilir.

Örnekler
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
İşlem kodu
TransactionCode
Yevmiye kaydını oluşturmak veya değiştirmek için kullanılan SAP işlem kodu.
Açıklama

İşlem kodu (T-Code), SAP’de belirli bir işlevi veya programı tanımlayan kısayoldur. Yevmiye kayıtlarında farklı T-Code değerleri, kaydın nasıl oluşturulduğunu gösterebilir. Örneğin FB01 manuel büyük defter kaydı, FV50 bekletme veya sistem tarafından oluşturulan kayıtlar için otomatik bir kod kullanılır.

Bu öznitelik, etkinliğin kullanıcı tarafından manuel mi yoksa sistem tarafından otomatik mi gerçekleştirildiğini gösterir. Manuel kayıt oranı KPI’ını hesaplamak ve otomasyon fırsatlarını belirlemek için temel bir veridir.

Neden önemli?

Kaydın nasıl işlendiğini (ör. manuel veya otomatik) gösterir; otomasyon analizine ve süreç farklılıklarını anlamaya yardımcı olur.

Nereden alınır?

SAP S/4HANA tablosu BKPF, TCODE alanı (İşlem kodu).

Örnekler
FB01FV50F-02
Kaynak sistem
SourceSystem
Yevmiye kaydı verilerinin hangi kaynak sistemden çıkarıldığını belirtir.
Açıklama

Bu öznitelik, yevmiye kaydı verilerinin geldiği kayıt sistemini belirtir. Birden fazla ERP örneği veya eski ve modern sistemlerin bir arada kullanıldığı şirketlerde veri kaynaklarını ayırt etmeye yardımcı olur.

Analiz sırasında farklı sistemlerdeki süreç performansını karşılaştırmak veya belirli bir kaynaktan gelen verileri filtrelemek için kullanılabilir. Veri yönetişimi ve verilerin bağlamının doğru anlaşılması açısından önemlidir.

Neden önemli?

Verilerin kaynağı hakkında bilgi verir. Doğru süreç analizi ve karşılaştırması için birden fazla sistemin kullanıldığı ortamlarda bu bilgi büyük önem taşır.

Nereden alınır?

Bu değer genellikle veri çıkarımı sırasında eklenir ve ilgili SAP S/4HANA örneğini (ör. SID veya mantıksal sistem adı) belirtir.

Örnekler
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Mali yıl
FiscalYear
Yevmiye kaydının ait olduğu mali yıl.
Açıklama

Mali yıl, şirket kodu ve belge numarasıyla birlikte yevmiye kaydının benzersiz anahtarını oluşturur. Belgenin geçerli olduğu mali yılı belirtir.

Analizde mali yıl, uzun vadeli eğilimleri incelemek ve vaka kimliğinin benzersiz olmasını sağlamak için kullanılır. Farklı mali yıllardaki süreç metriklerini karşılaştırmak, performansın zaman içinde iyileşip iyileşmediğini veya gerileyip gerilemediğini gösterebilir.

Neden önemli?

Belgeleri benzersiz biçimde tanımlamak için gereken temel bilgiyi sağlar ve süreç performansını yıllar arasında analiz etmeyi mümkün kılar.

Nereden alınır?

SAP S/4HANA tablosu BKPF, GJAHR alanı (Mali yıl).

Örnekler
202320242022
Manuel kayıt mı
IsManualPosting
Yevmiye kaydının kullanıcı tarafından manuel olarak yapılıp yapılmadığını belirten bir boole işareti.
Açıklama

Bu öznitelik, sistem işi veya arayüz tarafından otomatik olarak değil, kullanıcının müdahalesiyle yapılan yevmiye kayıtlarını belirler. Genellikle belgeyi kaydetmek için kullanılan işlem kodundan türetilir.

Bu işaret, manuel kayıt oranı KPI’ını hesaplamak ve kuruluşların Kayıttan Raporlamaya sürecini otomatikleştirme ilerlemesini izlemek için kullanılır. Analistler manuel kayıtları filtreleyerek hâlâ insan müdahalesi gerektiren senaryoları belirleyebilir ve otomasyon potansiyellerini değerlendirebilir.

Neden önemli?

İnsan müdahalesiyle yapılan kayıtları sistem tarafından yapılanlardan ayırır; otomasyon düzeyini ölçmeye ve otomasyon fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu, TransactionCode değerinden türetilen hesaplanmış bir özniteliktir. İşaretin true olarak ayarlanması için önceden tanımlanmış manuel işlem kodları listesi (ör. FB01, F-02) kullanılır.

Örnekler
truefalse
Onay çevrim süresi
ApprovalCycleTime
Yevmiye kaydının onaya gönderilmesiyle onaylanması veya reddedilmesi arasında geçen süre.
Açıklama

Bu hesaplanan metrik, özellikle onay aşamasının süresini ölçer. Yevmiye kaydı incelemeye gönderildi etkinliği ile ardından gelen Yevmiye kaydı onaylandı veya Yevmiye kaydı reddedildi etkinliği arasındaki süreyi hesaplar.

Bu KPI, onay iş akışındaki darboğazları belirlemek açısından önemlidir. Onay çevrim süresinin uzun olması, genel süreci önemli ölçüde geciktirebilir. Bu metriği onaylayan kişiye, şirket koduna veya yevmiye kaydı türüne göre analiz etmek, iyileştirme gereken alanları ortaya çıkarabilir.

Neden önemli?

Onay adımının süresini ayrı olarak ölçerek inceleme ve onay iş akışındaki darboğazları belirlemeye ve gidermeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Yevmiye kaydı incelemeye gönderildi olayı ile Yevmiye kaydı onaylandı veya Yevmiye kaydı reddedildi olayı arasındaki zaman farkı hesaplanarak bulunur.

Örnekler
1 gün 2 saat4 saat 25 dakika5 gün 0 saat
Onaylayan kullanıcı
ApproverUser
Yevmiye kaydını onaylayan veya reddeden kişinin kullanıcı kimliği.
Açıklama

Bu öznitelik, gönderilen bir yevmiye kaydını incelemekten ve karar vermekten sorumlu kullanıcıyı tanımlar. Birden fazla düzeyden oluşan onay iş akışında tek bir yevmiye kaydını birden çok kişi onaylayabilir.

Bu bilgi, onay sürecini ayrıntılı biçimde analiz etmek için gereklidir. Farklı onaylayanların iş yükünü ölçmeye, bireysel onay sürelerini hesaplamaya ve onay zincirindeki darboğazları belirlemeye yardımcı olur. Kullanıcı etkinliği ve işlem hacmi Dashboardunu doğrudan destekler.

Neden önemli?

Onaydan sorumlu kişiyi belirleyerek onay iş yükünü, performansı ve darboğazları analiz etmeyi sağlar.

Nereden alınır?

Onay adımını kimin gerçekleştirdiği izlenerek iş akışı günlüklerinden (ör. SWW_WI2OBJ, SWWLOG) veya değişiklik belgesi tablolarından (CDHDR/CDPOS) alınır.

Örnekler
DMILLERFWHITEKCHEN
Son veri güncellemesi
LastDataUpdate
Bu kayıt için verilerin kaynak sistemden en son yenilendiği zamanı gösteren zaman damgası.
Açıklama

Bu öznitelik, kaynak sistemden yapılan en son veri çıkarımının veya güncellemesinin tarih ve saatini kaydeder. Analiz edilen verilerin ne kadar güncel olduğunu gösterir.

Son güncelleme zamanını bilmek, süreç analizinin güncelliğini anlamak açısından önemlidir. Kullanıcıların Dashboardları ve KPI’ları doğru yorumlamasına yardımcı olur; böylece verilerin neredeyse gerçek zamanlı mı yoksa önceki bir döneme ait anlık görüntü mü olduğunu görebilirler.

Neden önemli?

Verilerin güncelliğini göstererek kullanıcıların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu anlamasını sağlar.

Nereden alınır?

Bu bir meta veri özniteliğidir. Genellikle veri alım hattı sırasında oluşturulur ve her kayda eklenir.

Örnekler
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Ters kayıt nedeni
ReversalReason
Kaydedilmiş bir yevmiye kaydının neden ters kaydedildiğini belirten kod.
Açıklama

Kaydedilmiş bir yevmiye kaydı hatalıysa silinemez; yeni bir belgeyle ters kayıt yapılması gerekir. Ters kayıt nedeni kodu, yanlış kayıt tarihi veya tutar gibi bu işlemin nedenini açıklar.

Ters kayıt nedenlerini analiz etmek, Kayıttan Raporlamaya sürecindeki hataların temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur. Belirli bir nedenin sık görülmesi, ilk seferde doğru sonuç alma oranını artırmak için ele alınması gereken yetersiz eğitim veya kontrol eksiklikleri gibi sistemik sorunlara işaret edebilir.

Neden önemli?

Ters kayıtlara yol açan hataların temel nedenini bulmaya yardımcı olur; yeniden çalışmayı azaltmak ve süreç kalitesini artırmak için gereken içgörüleri sağlar.

Nereden alınır?

SAP S/4HANA tablosu BKPF, STGRD alanı (Ters kayıt nedeni).

Örnekler
010205
Yeniden çalışma yapıldı mı
IsRework
Yevmiye kaydının reddedildikten sonra düzeltilmesi gibi yeniden çalışma gerektirip gerektirmediğini belirten bir boole işareti.
Açıklama

Bu hesaplanan öznitelik, ideal süreç yolundan sapan yevmiye kayıtlarını işaretler. Vaka içinde Yevmiye kaydı reddedildi veya Yevmiye kaydı düzeltildi gibi bir etkinlik gerçekleştiğinde genellikle true olarak ayarlanır.

Bu işaret, süreç verimliliğini analiz etmeyi kolaylaştırır. Yeniden çalışma oranı KPI’ının hızlıca hesaplanmasını ve yeniden çalışma yapılan vakalarla yapılmayan vakaların çevrim süreleri ve maliyetlerinin doğrudan karşılaştırılmasını sağlar. Yeniden çalışmaya yol açan etkenleri belirlemek, birçok süreç iyileştirme çalışmasının temel hedefidir.

Neden önemli?

Düzeltme veya ek işlem döngüsü gerektiren vakaları işaretleyerek süreç verimsizliklerini kolayca ölçmeyi ve temel nedenlerini analiz etmeyi sağlar.

Nereden alınır?

Bu, vakadaki etkinlik sırasından türetilen hesaplanmış bir özniteliktir. Yevmiye kaydı reddedildi gibi bir etkinlik varsa true olarak işaretlenir.

Örnekler
truefalse
Zorunlu Önerilen İsteğe bağlı

Kayıttan Raporlamaya - Yevmiye kaydı etkinlikleri

Süreci doğru biçimde keşfetmek ve iyileştirmek için Event Logunuzda kaydetmeniz gereken temel süreç adımları ve kilometre taşları şunlardır.
6 Önerilen 6 İsteğe bağlı
Aktivite Açıklama
Yevmiye kaydı incelemeye gönderildi
Yevmiye kaydını oluşturan kişi, belgeyi inceleme ve onay iş akışına resmen gönderir. Bu etkinlik, veri girişinden resmi kontrol sürecine devir teslimi gösterir ve onay döngüsünü başlatır.
Neden önemli?

Bu, onay döngüsü süresinin başlangıcıdır. Bu noktadan son onay veya ret kararına kadar geçen süreyi ölçmek, özellikle inceleme ve onay aşamalarındaki darboğazları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu bilgi genellikle iş nesnesine bağlı iş akışı günlüklerinden (SWW_WIHEAD, SWWLOG) alınır. Belge başlığındaki (BKPF) özel bir alanın durum değişikliğinden de çıkarılabilir.

Kaydedin

İş akışı öğesinin oluşturulma zaman damgasını veya durum alanının 'Gönderildi' ya da 'İnceleniyor' olarak değiştiği zamanı kullanın.

Olay türü inferred
Yevmiye kaydı kapatıldı
Yevmiye kaydındaki açık bir kalem, faturayı kapatan ödeme gibi başka bir kayıtla mahsuplaştırılır. Bu etkinlik, belirli kalemlerin mutabakatını ve kapatılmasını gösterir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, özellikle geçici hesapları veya açık kalem yönetimli hesapları içeren birçok yevmiye kaydı için son mutabakat adımını gösterir. Kayıt işleminden kapatmaya kadar geçen süreyi analiz etmek, mutabakat verimliliğini ölçmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu olay, kalem tablosundaki (BSEG veya ACDOCA görünümü) verilerden çıkarılır. Bir kalem kapatıldığında, o kaleme ait Kapatma Tarihi (AUGDT) ve Kapatma Belgesi (AUGBL) alanları doldurulur.

Kaydedin

Olayın zaman damgası olarak kalem için kapatma tarihini (BSEG-AUGDT) kullanın.

Olay türü inferred
Yevmiye kaydı oluşturuldu
Bu etkinlik, sistemde yevmiye kaydı belgesinin ilk kez oluşturulduğunu gösterir. Kayıt başlık tablosuna (BKPF) eklenmiştir ancak henüz ana deftere işlenmemiştir. Yevmiye kaydı yaşam döngüsü bu noktada başlar.
Neden önemli?

Bu, sürecin temel başlangıç olayıdır. Genel çevrim süresini ölçmek ve ilk veri girişi gecikmelerini belirlemek için bu olaydan kaydın sisteme işlenmesine kadar geçen süreyi analiz etmek önemlidir.

Nereden alınır?

Bu olay, belirli bir belge numarası (BELNR) için oluşturma tarihi (CPUDT) ve oluşturma saati (CPUTM) alanları kullanılarak SAP BKPF tablosundan doğrudan alınabilir.

Kaydedin

Olayın zaman damgası için BKPF-CPUDT ve BKPF-CPUTM alanlarını kullanın.

Olay türü explicit
Yevmiye kaydı onaylandı
Yetkili bir yönetici yevmiye kaydına son onayı vererek kaydın geçerliliğini ve doğruluğunu teyit eder. Bu etkinlik, belgenin ana deftere işlenmesinden önceki son kontrol adımıdır.
Neden önemli?

Bu önemli kilometre taşı, onay döngüsünü tamamlar. Bu adıma ulaşmak için geçen süre, genel süreç süresinin önemli bir bölümünü oluşturur ve onaylayanların verimliliğini gösterir.

Nereden alınır?

Bu olay, son onay adımını gösteren iş akışı günlüğünden veya belgedeki durum değişikliğinden çıkarılır. Onaylayanın kullanıcı kimliği ve zaman damgası, iş akışı verilerinden ya da değişiklik günlüklerinden alınabilir.

Kaydedin

İş akışı günlüklerindeki son onay adımının zaman damgasını veya değişiklik belgelerinde durumun 'Onaylandı' olarak değiştiği zamanı belirleyin.

Olay türü inferred
Yevmiye kaydı sisteme işlendi
Yevmiye kaydı ana deftere resmen kaydedilir ve şirketin finansal tablolarını etkiler. Bu noktada belge kalıcı bir finansal kayıt haline gelir.
Neden önemli?

Bu, temel başarı kilometre taşıdır ve ana işlem döngüsünün sona erdiğini gösterir. Sisteme işlenen kayıtların işlem hacmini ve bu aşamaya ulaşma süresini analiz etmek, Process Mining metriklerinin temelini oluşturur.

Nereden alınır?

Bu, BKPF tablosundaki Kayıt Tarihi (BUDAT) ile işaretlenen açık bir olaydır. Sisteme işlenmiş bir belgenin belge durumu (BSTAT) boştur; bu sayede belge, beklemeye alınmış ('V') veya bekletilen ('D') belgelerden ayırt edilir.

Kaydedin

Olayın zaman damgası için Kayıt Tarihi (BKPF-BUDAT) ve Giriş Tarihi (BKPF-CPUDT) alanlarını kullanın. BKPF-BSTAT alanının boş olması, belgenin sisteme işlendiğini gösterir.

Olay türü explicit
Yevmiye kaydının ters kaydı işlendi
Daha önce sisteme işlenmiş bir yevmiye kaydı, ters kayıtlar içeren yeni bir belge oluşturularak iptal edilir. Bu işlem, sisteme işlenmiş belgelerdeki hataları düzeltmek için yapılır ve açıkça izlenebilir.
Neden önemli?

Ters kayıtlar, sisteme işlenmiş bir belgede hata yapıldığını gösterir. Ters kayıt oranının yüksek olması, onay sürecinde veya veri giriş kalitesinde altta yatan sorunlara işaret eder. Bu oranı izlemek, kayıtların ilk seferde doğru olmasını sağlamaya yardımcı olur.

Nereden alınır?

Ters kayıt açık bir olaydır. Ters kayıt belgesinin başlığında (BKPF), Ters Kaydı Alınan Belge No. (STBLG) alanında özgün belgeye referans bulunur. Olay zamanı, yeni belgenin kayıt tarihidir.

Kaydedin

BKPF-STBLG alanı dolu olan belgeleri belirleyin. Olayın zaman damgası, ters kayıt belgesinin kayıt tarihidir.

Olay türü explicit
Destekleyici belgeler eklendi
Kullanıcı, yevmiye kaydına fatura veya elektronik tablo gibi bir ya da daha fazla destekleyici belge ekler. Bu belgeler genellikle inceleme ve denetim sırasında finansal işleme ilişkin kanıt ve bağlam sunmak için eklenir.
Neden önemli?

İnceleme başlamadan önce belgelerin eklenmesini sağlamak, uyumluluk ve onay sürecinin verimliliği açısından önemlidir. Bu etkinlik, belge politikalarına uyumu ve belgelerin onay döngüsü sürelerine etkisini ölçmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu etkinlik genellikle Generic Object Services (GOS) üzerinden bağlanan eklerin oluşturulma zaman damgası kontrol edilerek belirlenir. SRGBTBREL tablosu, iş nesnesini (ör. BKPF belgesi) eke bağlar.

Kaydedin

BKPF nesnesine bağlantıları bulmak için GOS ek tablolarını (ör. SRGBTBREL) sorgulayın ve ekin oluşturulma zaman damgasını kullanın.

Olay türü inferred
Manuel kayıt işlemi belirlendi
Yevmiye kaydı, otomatik bir arayüz veya toplu iş yerine manuel işlem kodu kullanılarak sisteme işlenmiştir. Bu, zamana bağlı bir olay değil, kayıt işleminin sınıflandırmasıdır.
Neden önemli?

Manuel kayıt işlemlerini belirlemek, otomasyon çalışmaları açısından önemlidir. Manuel kayıt oranının yüksek olması, alt sistemleri entegre ederek veya otomatik kayıt programları kullanarak süreçleri kolaylaştırma fırsatlarına işaret eder.

Nereden alınır?

Bu sınıflandırma, belge başlık tablosundaki (BKPF) işlem kodu (TCODE) alanı analiz edilerek yapılır. Kaydı sınıflandırmak için bilinen manuel işlem kodlarının (ör. FB01, F-02, FB50) listesi kullanılır.

Kaydedin

Olayı, kayıt işlemi sırasında BKPF-TCODE değerini önceden tanımlanmış manuel işlem kodları listesiyle karşılaştırarak sınıflandırın.

Olay türü calculated
Yevmiye kaydı beklemeye alındı
Kullanıcı, eksik bir yevmiye kaydını sisteme işlemeden kaydeder; böylece kayıt daha sonra tamamlanabilir veya incelenebilir. Bu açık bir işlemdir: belge başlık kaydı oluşturulur ve belge sisteme işlenmemiş durumda tutulur.
Neden önemli?

Beklemeye alma, gönderim öncesinde sık kullanılan bir adımdır. Bekleme süresini izlemek, resmi inceleme ve onay süreci başlamadan önce verilerin tamamlanması ve hazırlanmasındaki gecikmeleri belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

BKPF tablosunda beklemeye alınmış bir belge, belge durumu alanındaki (BSTAT) 'V' değeriyle belirlenir. Olayın zaman damgası oluşturma tarihidir (CPUDT).

Kaydedin

Oluşturulma anında BKPF-BSTAT = 'V' olan belgeleri filtreleyin.

Olay türü explicit
Yevmiye kaydı düzeltildi
Kullanıcı, yevmiye kaydı reddedildikten veya değişiklik için geri gönderildikten sonra kaydı düzenler. Bu etkinlik, yeniden gönderimden önce inceleme sırasında belirlenen sorunları gidermek için gereken yeniden çalışma çabasını gösterir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, yeniden çalışma döngülerini ölçer. Düzeltmelerin sıklığını ve süresini analiz etmek, verimsizlik kaynaklarını belirlemeye ve eğitim ya da süreç açıklığı için fırsatları ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu bilgi, daha önce 'Reddedildi' durumunda olan bir belgenin BKPF tablosundaki 'Son Değişiklik Tarihi' (AEDAT) izlenerek çıkarılabilir. Değişiklik belgeleri, nelerin değiştirildiğine ilişkin daha ayrıntılı bilgi sunar.

Kaydedin

Ret olayından sonra yapılan değişiklikler için değişiklik belgesi başlıklarındaki (CDHDR-UDATE) zaman damgasını kullanın.

Olay türü inferred
Yevmiye kaydı reddedildi
İncelemeyi yapan veya onaylayan kişi yevmiye kaydını reddeder ve kaydın sisteme işlenmesini engeller. Belge genellikle düzeltme için kaydı oluşturan kişiye geri gönderilir ve yeniden çalışma döngüsü başlar.
Neden önemli?

Retleri izlemek, süreç kalitesini anlamak ve yaygın hataları belirlemek açısından önemlidir. Yüksek ret oranları; veri doğruluğu, politikaların anlaşılması veya destekleyici belgelerin yeterliliğiyle ilgili sorunlara işaret eder.

Nereden alınır?

Bu olay, iş akışı günlüğündeki veya yevmiye kaydı belgesinin özel durum alanındaki değişiklikten çıkarılır. İlgili durum alanına ait değişiklik belgeleri (CDHDR/CDPOS) zaman damgasını sağlayabilir.

Kaydedin

Değişiklik belgeleri (CDHDR/CDPOS) veya iş akışı günlükleri üzerinden durum alanının 'Reddedildi' olarak değiştiği zamanı belirleyin.

Olay türü inferred
Yevmiye kaydı sisteme işlendikten sonra değiştirildi
Kullanıcı, yevmiye kaydı ana deftere işlendikten sonra sınırlı sayıdaki alanı değiştirir. Finansal verilerin çoğu kayıt işleminden sonra değiştirilemese de metin veya atama gibi bazı alanlar düzenlenebilir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, uyumluluk açısından önemli bir uyarıdır. Kayıt işleminden sonra yapılan değişiklikler, kayıtları değiştirme girişimlerine işaret edebilir. Dolandırıcılığı önlemek ve veri bütünlüğünü korumak için yakından izlenmelidir.

Nereden alınır?

Bu durum, değişiklik belgesi tablolarından (CDHDR ve CDPOS) güvenilir biçimde çıkarılabilir. Belge numarasına ait CDHDR kaydındaki değişiklik tarihi, kayıt tarihinden sonraysa belge sisteme işlendikten sonra değiştirilmiştir.

Kaydedin

Değişiklik zaman damgasının (UDATE/UTIME) belgenin kayıt tarihinden (BKPF-BUDAT) sonra olduğu CDHDR kayıtlarını bulun.

Olay türü inferred
Önerilen İsteğe bağlı

Veri çıkarma rehberleri

SAP S/4HANA verilerinizi nasıl alırsınız?

Başlamaya hazır mısınız?

Verilerinizi güvenle hazırlamak ve Kayıttan Raporlamaya - Yevmiye kaydı süreciniz hakkında önemli içgörüler edinmek için bu Templateten yararlanın. Süreçlerinizi bugün iyileştirmeye başlayın.

En yüksek verimlilik için Kayıttan Raporlamaya yevmiye kaydı sürecini kolaylaştırın

Sürecinizi iyileştirin ve Kayıttan Raporlamaya yevmiye kaydı çevrim süresini %30 azaltın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez. Kurulum birkaç dakika sürer.