Kayıttan Raporlamaya - Yevmiye Kaydı Veri Templateiniz

Etkinlik adı, yevmiye kaydının yaşam döngüsündeki bir adımı tanımlar. Örneğin 'Yevmiye kaydı oluşturuldu', 'Yevmiye kaydı onaya gönderildi' veya 'Yevmiye kaydı kaydedildi'. Her etkinlik, yevmiye kaydında gerçekleşen ayrı bir durum değişikliğini veya işlemi temsil eder.

Bu öznitelik, süreç haritasındaki düğümleri tanımladığı için Process Mining açısından temel niteliktedir. Etkinliklerin sırasını ve sıklığını inceleyerek gerçek süreç akışını ortaya çıkarabilir, adımlar arasındaki darboğazları belirleyebilir, standart prosedürden sapmaları tespit edebilir ve sürecin her aşamasında harcanan zamanı ölçebilirsiniz.

Süreç haritasındaki adımları tanımlar; süreç akışını görselleştirmek, darboğazları belirlemek ve sapmaları incelemek için önemlidir.

Genellikle durum değişikliği günlüklerinden, olay tablolarından, işlem kodlarından veya yevmiye belgesiyle ilişkili iş akışı geçmişinden alınır.

Olay zamanı veya zaman damgası, bir etkinliğin gerçekleştiği kesin tarih ve saati kaydeder. Her vakanın olaylarını kronolojik sıraya koyarak süreç akışını doğru biçimde yeniden oluşturmayı sağlar.

Analizde zaman damgaları, etkinlikler arasındaki süreleri ve sürecin toplam çevrim süresini hesaplamak, gecikmeleri ve darboğazları belirlemek için kullanılır. Örneğin 'Yevmiye kaydı onaya gönderildi' ile 'Yevmiye kaydı onaylandı' arasındaki süre, onay süresini gösterir. Doğru zaman damgaları, zamana dayalı süreç analizinin ve performans ölçümünün temelidir.

Bu zaman damgası, olayları sıralamak, çevrim sürelerini ve süreleri hesaplamak, süreçteki gecikmeleri belirlemek için gereklidir.

Olay günlüklerinde, işlem geçmişi tablolarında veya belge değişiklik kayıtlarında bulunur. Önemli alanlar genellikle 'Oluşturma tarihi', 'Değişiklik tarihi' veya 'Zaman damgası' olarak adlandırılır.

Yevmiye kaydı kimliği, her finansal işlem süreci örneğini benzersiz biçimde tanımlayan önemli bir özniteliktir. Oluşturma, onay ve kayıt gibi ilişkili etkinlikleri tek bir vakada bir araya getirir.

Process Mining analizinde bu kimlik, her yevmiye kaydının baştan sona izlediği yolu yeniden oluşturmayı sağlar. Çevrim süresi gibi vaka düzeyindeki metrikleri hesaplamanın, süreç varyantlarını belirlemenin ve sürecin istenen süreç modeline uygunluğunu incelemenin temelini oluşturur. Benzersiz bir vaka kimliği olmadan belirli bir işlemin olay sırasını izlemek mümkün değildir.

Bu kimlik, her yevmiye kaydının tüm yaşam döngüsünü izlemek ve süreç akışlarını, süreleri ve farklılıkları analiz etmek için gereklidir.

Genellikle finans veya muhasebe belgelerinin başlık tablosunda bulunur. Belge numarası, şirket kodu ve mali yıldan oluşan bileşik bir anahtar olabilir.

Kaynak sistem özniteliği, yevmiye kaydı verilerinin oluşturulduğu uygulamayı veya modülü belirtir. Günümüzün kurumsal ortamlarında finansal veriler çeşitli ERP sistemlerinden, yardımcı defterlerden veya üçüncü taraf uygulamalardan gelebilir.

Bu öznitelik, farklı analiz görünümleri sunar. Farklı kaynak sistemlerdeki süreç verimliliğini ve uyumluluğunu karşılaştırmanızı sağlar. Örneğin, otomatik bir yardımcı defterden gelen yevmiye kayıtlarının manuel oluşturulanlardan daha hızlı işlenip işlenmediğini inceleyebilirsiniz. Ayrıca veri yönetişimi ve sorun giderme açısından da önemlidir; verilerin kaynağına kadar izlenmesine yardımcı olur.

Verinin kaynağını belirtir. Farklı sistemlerdeki süreçleri karşılaştırmak ve veri yönetişimini sağlamak için önemlidir.

Genellikle veri çıkarma kurulumu sırasında belirtilir veya birden fazla sistemden gelen bilgileri birleştiren veri ambarlarında standart alan olarak bulunur.

Bu öznitelik, verilerin en son çıkarıldığı veya yenilendiği tarih ve saati kaydeder. Analiz edilen verilerin ne kadar güncel olduğunu anlamanıza yardımcı olur.

Sonuçları doğru yorumlamak için verilerin güncelliğini bilmek önemlidir. Bu zaman damgası, gerçek zamanlı bilgileri mi yoksa belirli bir andaki anlık görüntüyü mü incelediğinizi gösterir. Bu da mevcut iş birikimi veya süreç performansıyla ilgili Dashboardların ve KPI’ların ne kadar güncel olduğunu anlamanızı sağlar.

Verilerin güncelliğini göstererek kullanıcıların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu anlamasını sağlar.

Genellikle veri yükleme sırasında veri çıkarma aracı veya entegrasyon platformu tarafından oluşturulur ve saklanır.

Kullanıcı adı özniteliği, belirli bir süreç adımını gerçekleştiren kişiyi tanımlar. Bu kişi yevmiye kaydını oluşturan veya gönderen kişi, kaydı onaylayan yönetici ya da kaydeden muhasebeci olabilir.

Süreç performansını kullanıcı bazında incelemek, iş yükünün dağılımı, ekip verimliliği ve kişilerin eğitim ihtiyaçları hakkında bilgi verir. Yüksek performans gösteren kullanıcıları, ek desteğe ihtiyaç duyabilecek kişileri veya belirli kişilerin sürekli yürüttüğü etkinlikleri belirlemeye yardımcı olabilir. Bu bilgiler, kaynak yönetimi ve performans iyileştirme çalışmaları açısından önemlidir.

İş yükü dağılımını ve ekip performansını incelemek, eğitim fırsatlarını belirlemek için önemlidir.

Genellikle belge değişikliği günlüklerinde veya iş akışı geçmişi tablolarında bulunur; 'Oluşturan', 'Değiştiren' veya 'Kullanıcı kimliği' gibi alanlarla ilişkilidir.

Para birimi özniteliği, yevmiye kaydı tutarının hangi para biriminde olduğunu belirtir. Özellikle çok uluslu kuruluşlarda finansal değerleri doğru yorumlamak ve karşılaştırmak için gereklidir.

Analizde bu öznitelik, yevmiye kaydı tutarına gerekli bağlamı sağlar. İşlemleri para birimine göre filtrelemenize imkân verir ve farklı bölgelerdeki tutarları toplamak veya karşılaştırmak için ön koşuldur. Küresel ölçekte anlamlı bir analiz için tutarların tek bir raporlama para birimine çevrilmesi gerekebilir.

Yevmiye kaydı tutarına gerekli bağlamı sağlar; farklı para birimlerindeki değerleri doğru analiz etmenize ve karşılaştırmanıza imkân verir.

Finansal belgelerin başlığında bulunan standart bir alandır; genellikle 'Para birimi kodu' veya 'Para birimi anahtarı' olarak adlandırılır.

Şirket kodu, kuruluş içindeki ayrı bir tüzel kişiliği veya iş birimini temsil eder. Finansal işlemler, ayrı finansal raporlama yapılabilmesi için şirket kodu düzeyinde kaydedilir.

Process Mining analizinde şirket kodu, kuruluş yapısını incelemek için önemli bir özniteliktir. Farklı tüzel kişilikler, bölgeler veya bağlı ortaklıklar arasındaki süreç performansını karşılaştırmanızı sağlar. Örneğin, bir analist en iyi uygulamaları veya iyileştirme alanlarını belirlemek için ABD ve Almanya’daki kuruluşların ret oranlarını ya da onay sürelerini karşılaştırabilir. Bu, süreçlerin standartlaştırılmasına ve kuruluş genelinde uyumluluğun sağlanmasına yardımcı olur.

Farklı tüzel kişilikler, bağlı ortaklıklar veya bölgeler arasında performans kıyaslaması ve süreç karşılaştırması yapmayı sağlar.

ERP sistemindeki hemen hemen tüm finansal belgelerin başlığında bulunan standart bir alandır.

Yevmiye kaydı durumu, işlemin belirli bir andaki aşamasını veya nihai sonucunu gösterir. Durumlar genellikle 'Devam ediyor', 'Onaya gönderildi', 'Kaydedildi' veya 'Ters çevrildi' gibi süreçteki önemli aşamaları yansıtır.

Bu öznitelik, mevcut iş yükünü ve birikmiş işleri anlamak için çok faydalıdır. Yöneticiler, durumu 'Devam ediyor' veya 'Onay bekliyor' olan yevmiye kayıtlarını filtreleyerek tamamlanmamış işleri izleyebilir. Nihai durumu incelemek, örneğin kaydedilen kayıtların silinen veya ters çevrilen kayıtlara oranını hesaplayarak süreç sonuçlarını anlamaya yardımcı olur.

Her yevmiye kaydının 'Onay bekliyor' veya 'Kaydedildi' gibi durumunu izleyerek mevcut iş yükünü ve birikmiş işleri anlamaya yardımcı olur.

Yevmiye kaydı başlık verilerinde bulunur. Yaygın alan adları arasında 'Belge durumu' ve 'Kayıt durumu' yer alır.

Yevmiye kaydı türü, işlemleri iş amaçlarına veya niteliklerine göre sınıflandırır. Yaygın türler arasında standart manuel kayıtlar, otomatik yardımcı defter kayıtları, tahakkuklar, yeniden sınıflandırmalar ve ters kayıtlar bulunur.

Bu öznitelik, süreç analizinde filtreleme ve segmentasyon için kullanışlı bir boyut sunar. Kuruluşlar, farklı yevmiye kaydı türlerinin süreç akışlarını ve performans metriklerini karşılaştırarak değerli bulgular elde edebilir. Örneğin, tahakkuk kayıtlarının onay süresinin çok daha uzun olduğunu veya yinelenen kayıtların otomasyon oranının daha yüksek olduğunu görebilirler. Böylece süreç iyileştirme çalışmaları belirli işlem kategorilerine göre şekillendirilebilir.

Tahakkuk ve standart kayıtlar gibi farklı işlem türlerinin süreçlerini karşılaştırarak iyileştirme alanlarını belirlemenizi sağlar.

Genellikle yevmiye kaydı başlık verilerinde bulunur. Alan adları arasında 'Belge türü', 'Yevmiye kategorisi' veya 'Yevmiye türü' yer alabilir.

Bu öznitelik, yevmiye kaydının finansal değerini gösterir. Sisteme ve veri modeline bağlı olarak toplam borç tutarını, toplam alacak tutarını veya mutlak toplamı ifade edebilir.

Süreci parasal değer açısından incelemek önemli bulgular sağlayabilir. Yüksek tutarlı işlemlere odaklanarak iyileştirme çalışmalarına öncelik vermenize yardımcı olur. Örneğin, yüksek tutarlı yevmiye kayıtlarının onayının daha uzun sürüp sürmediğini veya daha sık reddedilip reddedilmediğini araştırabilirsiniz. Bu öznitelik, önemlilik analizi ve daha yüksek finansal risk taşıyan işlemlerin belirlenmesi için de gereklidir.

Önemlilik analizi için gereklidir; yüksek tutarlı işlemlerde süreç iyileştirmelerine öncelik vermenize ve finansal etkiyi değerlendirmenize yardımcı olur.

Genellikle yevmiye kaydı başlık tablosunda bulunur. Kalem tutarlarının toplanmasıyla hesaplanması gerekebilir.

Departman özniteliği, yevmiye kaydını belirli bir iş birimi, işlev veya maliyet merkeziyle ilişkilendirir. Bu kuruluş verisi, finansal faaliyetlerin şirket içindeki sorumlu birime atanmasını sağlar.

Şirket kodunda olduğu gibi departman bilgisi de süreç verilerini daha ayrıntılı analiz etmek üzere bölümlere ayırmanızı sağlar. Farklı departmanların süreç verimliliğini, yeniden çalışma oranlarını veya onay sürelerini karşılaştırmak için kullanılabilir. Böylece departmanlara özgü en iyi uygulamaları veya belirli ekiplerin daha fazla desteğe ya da süreç rehberliğine ihtiyaç duyduğu alanları belirleyebilirsiniz.

Farklı iş birimleri arasında süreç analizi ve performans karşılaştırması yapmanızı, departmana özgü sorunları veya en iyi uygulamaları belirlemenizi sağlar.

Yevmiye kaydı başlık veya kalem verilerinde bulunabilir. Kaydı oluşturan kullanıcıdan ya da işleme atanan maliyet merkezinden türetilebilir.

Kayıt tarihi, bir işlemin resmi muhasebe tarihidir. Yevmiye kaydının finansal tablolarda hangi mali dönemde yer alacağını belirler. Bu tarih, kaydın oluşturulduğu veya işlemin gerçekleştiği tarihten farklı olabilir.

Kayıt tarihini incelemek, finansal kontroller ve zamanında kayıt analizi açısından önemlidir. Oluşturma veya onay tarihiyle kayıt tarihi arasındaki süre, sürecin son adımındaki gecikmeleri gösteren önemli bir performans göstergesi olabilir. Ayrıca zamanında kayıt oranlarını incelemek ve geriye dönük tarihlenen ya da yanlış döneme kaydedilen kayıtları belirlemek için kullanılır. Bu tür kayıtlar uyumluluk açısından sorun yaratabilir.

Bu tarih, kayıt gecikmelerini hesaplamak ve doğru raporlama için kayıtların doğru finansal döneme işlendiğinden emin olmak açısından önemlidir.

ERP sistemindeki tüm finansal belgelerin başlığında bulunan standart ve zorunlu bir alandır.

Otomatik mi özniteliği, botlar veya entegre yardımcı defterler gibi otomatik sistemlerin gerçekleştirdiği etkinliklerle kullanıcıların manuel olarak gerçekleştirdiği etkinlikleri ayırt eden bir boole işaretidir.

Bu öznitelik, yevmiye kaydı sürecindeki otomasyon düzeyini ölçmek için gereklidir. Otomasyon oranı KPI’ını hesaplamanızı ve daha fazla otomasyon fırsatını belirlemenizi sağlar. Otomatik ve manuel etkinliklerin çevrim sürelerini ve hata oranlarını karşılaştırarak verimliliği artırmak ve insan hatalarını azaltmak için otomasyon teknolojilerine yatırım yapmanın iş gerekçesini oluşturabilirsiniz.

Sürecin otomasyon oranını ölçmeye ve manuel görevleri otomatikleştirme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur; böylece verimlilik artar ve hatalar azalır.

Genellikle 'Kullanıcı adı' alanının bir sistem veya hizmet hesabına karşılık gelip gelmediği ya da işlemin otomatik bir kaynak sistemden gelip gelmediği kontrol edilerek belirlenir.

Ret nedeni, yevmiye kaydının neden onaylanmadığını açıklayan bir kod veya metindir. Yaygın nedenler arasında yanlış hesap ataması, eksik belge veya politika ihlalleri bulunur.

Bu öznitelik, yeniden çalışmanın ve süreç verimsizliklerinin temel nedenlerini analiz etmek için başlıca girdidir. Farklı ret nedenlerinin sıklığını inceleyerek en yaygın hata kaynaklarını belirleyebilirsiniz. Bu bilgiler; eğitim materyallerini iyileştirmek, politikaları netleştirmek veya hataları baştan önlemek için sistem kontrolleri uygulamak gibi hedefli önlemler geliştirmeye yardımcı olur. Ret oranı ve yeniden çalışma oranı gibi KPI’ları doğrudan destekler.

Yeniden çalışmanın temel nedenlerini analiz etmek, yaygın hataları belirlemek ve hedefli eğitimler ya da sistem iyileştirmeleri geliştirmek için önemlidir.

Genellikle yevmiye kaydının iş akışı günlüğünde veya onay geçmişinde bulunur. Serbest metin alanı olabilir ya da önceden tanımlanmış bir listeden seçilebilir.