Šablona dat pro proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

SAP ECC
Šablona dat pro proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Šablona dat pro proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Šablona vám ukáže, jak shromáždit potřebná data pro analýzu procesu Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení. Uvádí důležité atributy a aktivity potřebné pro sestavení úplného záznamu událostí. Najdete v ní také praktický návod, jak tato data získat ze SAP ECC.
  • Doporučené atributy ke sběru
  • Aktivity, které je vhodné sledovat
  • Pokyny k extrakci dat
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Jde o doporučená datová pole, která je vhodné zahrnout do záznamu událostí pro úplnou analýzu procesu Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení.
5 Povinné 7 Doporučené 9 Volitelné
Název Popis
Finanční období
FinancialPeriod
Jedinečný identifikátor finančního výkazního cyklu, obvykle tvořený fiskálním rokem a účtovacím obdobím.
Popis

Finanční období slouží jako hlavní identifikátor případu. Sdružuje všechny aktivity související s uzávěrkou a odsouhlasením účtů za daný výkazní cyklus, například „2023-12“ pro prosinec 2023. Díky tomu lze podrobně analyzovat celý proces uzávěrky od začátku do konce pro každé jednotlivé období.

Při analýze umožňuje sledovat dobu celého cyklu každé uzávěrky, porovnávat výsledky za různá období a odhalovat trendy nebo neobvyklé odchylky. Pokud každé finanční období definujete jako samostatný případ, můžete v průběhu času znázornit a měřit efektivitu, úzká místa i odchylky v procesu uzávěrky.

Proč je to důležité

Jde o nezbytný identifikátor případu, který vymezuje analýzu a umožňuje porovnávat dobu cyklu uzávěrky, pracovní zátěž a dodržování procesů mezi jednotlivými obdobími.

Kde data získat

Tento atribut se obvykle odvozuje spojením fiskálního roku (GJAHR) a účtovacího období (MONAT) z hlaviček finančních dokladů, například z tabulky BKPF.

Příklady
2023-122024-032023-Q4
Aktivita
ActivityName
Název konkrétní obchodní události nebo úkolu provedeného během procesu uzávěrky období.
Popis

Tento atribut zaznamenává jednotlivé kroky v cyklu Record to Report, například „Zaúčtování opravného účetního dokladu“ nebo „Vygenerování finančních výkazů“. Tvoří základ procesní mapy a zobrazuje posloupnost událostí, ze kterých se skládá uzávěrka období.

Analýza aktivit je základem process mining. Pomáhá znázornit průběh procesu, určit pořadí úkolů, odhalit varianty procesu a měřit četnost i délku jednotlivých kroků. Díky tomu lze najít úzká místa, nestandardní cesty procesem a možnosti standardizace nebo automatizace.

Proč je to důležité

Tento atribut je nezbytný pro vytvoření procesní mapy. Umožňuje znázornit a analyzovat pořadí úkolů při uzávěrce období.

Kde data získat

Odvozuje se z kombinace kódů transakcí SAP (TCODE), typů dokladů (BLART) nebo spuštění konkrétních programů, například FAGL_FCV pro přepočet cizích měn.

Příklady
Zaúčtování opravného účetního dokladuZahájení odsouhlasení účtůUzavření období pro účtování
Čas události
EventTime
Časové razítko udávající, kdy k aktivitě nebo události došlo.
Popis

Čas události udává přesné datum a čas každé aktivity v procesu a tvoří chronologický základ analýzy. Obvykle se skládá z data a času vytvoření dokladu.

Toto časové razítko je nezbytné pro správné seřazení událostí a rekonstrukci průběhu procesu. Používá se k výpočtu všech metrik založených na době trvání, včetně doby cyklu mezi aktivitami, čekání a celkové délky uzávěrky období. Analýza časových razítek pomáhá odhalit zpoždění a porozumět časovému rozložení práce.

Proč je to důležité

Tento povinný atribut určuje chronologické pořadí událostí, které je nutné pro výpočet doby cyklu a odhalení úzkých míst v procesu.

Kde data získat

Obvykle se získává z data zadání dokladu (CPUDT) a času zadání (CPUTM) v tabulce BKPF pro finanční doklady.

Příklady
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko poslední aktualizace nebo extrakce dat ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut udává aktuálnost analyzovaných dat. Zobrazuje datum a čas posledního spuštění datového toku, a poskytuje tak kontext k tomu, jak aktuální jsou získané poznatky o procesu.

U dashboardů, zejména těch, které sledují průběh v reálném čase, je toto časové razítko důležité. Uživatelé díky němu vědí, zda pracují s aktuálními informacemi, nebo s daty z předchozího dne. Pomáhá nastavit očekávání a správně interpretovat analýzu.

Proč je to důležité

Informuje uživatele o aktuálnosti dat, která je důležitá pro zajištění včasnosti a relevance analýz a dashboardů.

Kde data získat

Toto časové razítko vytvoří a přidá nástroj pro extrakci dat nebo ETL po dokončení každého načtení dat.

Příklady
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Identifikátor zdrojového systému, ze kterého byla data extrahována.
Popis

Tento atribut určuje původ dat o událostech, například název nebo ID konkrétní instance SAP ECC. V organizacích s více systémy ERP nebo finančními systémy je důležitý pro rozlišení dat z různých zdrojů.

I v prostředí s jediným systémem jde o důležitá metadata pro správu dat, audit a řešení problémů. Potvrzuje původ dat, což pomáhá budovat důvěru v analýzu a zajišťuje přehled o jejich původu a pohybu.

Proč je to důležité

Poskytuje důležité informace o původu dat pro účely správy a v prostředí s více systémy umožňuje rozlišovat jednotlivé procesy.

Kde data získat

Obvykle jde o statickou hodnotu přidanou při extrakci dat, která identifikuje konkrétní klienta SAP a ID systému, například z tabulky T000.

Příklady
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Částka v místní měně
DMBTR
Finanční hodnota položky transakce vyjádřená v místní měně podnikového kódu.
Popis

Tento atribut představuje peněžní hodnotu finančního zaúčtování. Jde o hlavní kvantitativní ukazatel dopadu transakce na hlavní knihu.

Analýza částky je důležitá pro stanovení priorit a pochopení finančního rizika. Například dashboard „Analýza objemu opravných zápisů“ poskytne přesnější přehled, pokud rozliší vysoký počet oprav nízkých částek od malého počtu oprav vysokých částek. Pomáhá zaměřit pozornost na finančně významné transakce.

Proč je to důležité

Vyjadřuje finanční dopad transakcí a umožňuje analyzovat jejich významnost, například odhalit opravné zápisy s vysokými částkami.

Kde data získat

Údaj je dostupný v tabulce položek dokladů BSEG (DMBTR).

Příklady
1500.75-25000.00123456.00
Číslo dokladu
BELNR
Jedinečný identifikátor účetního dokladu v rámci fiskálního roku a podnikového kódu.
Popis

Číslo účetního dokladu je v SAP hlavním identifikátorem finančních zaúčtování. Každý účetní zápis, faktura nebo platební doklad má vlastní jedinečné číslo.

Pro analýzu na vysoké úrovni se číslo dokladu obvykle nepoužívá, je však neocenitelné při podrobnějším zkoumání. Analytici mohou z dashboardu process mining přejít přímo ke konkrétní transakci v SAP a podrobně prověřit neobvyklé případy, například vysoký opravný zápis nebo opožděnou položku k odsouhlasení. Číslo dokladu tak propojuje zjištění se zdrojovou transakcí.

Proč je to důležité

Poskytuje přímý odkaz na zdrojovou transakci v SAP a umožňuje přejít od pohledu na proces k podrobnému rozboru konkrétních účetních zápisů.

Kde data získat

Nachází se v tabulce BKPF (BELNR), kde slouží jako primární klíč.

Příklady
100000456719000001233000008901
Odpovědný uživatel
USNAM
ID uživatele SAP, který transakci vytvořil nebo provedl.
Popis

Toto pole zaznamenává uživatele, který zaúčtoval doklad, spustil výkaz nebo provedl program související s uzávěrkou. Určuje osobu odpovědnou za danou aktivitu.

Analýza podle uživatelů je důležitá pro pochopení rozložení pracovní zátěže, určení potřeb školení a prověřování odchylek od procesu. Dashboardy zobrazující aktivity jednotlivých uživatelů mohou upozornit na přetížené členy týmu nebo na osoby, které nedodržují standardní postupy. Pomáhají také při řízení výkonu a rozdělování zdrojů ve finančním týmu.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat rozložení pracovní zátěže a výkon týmu a odhalovat odchylky od procesu spojené s konkrétními osobami.

Kde data získat

Pro vytvoření dokladu je údaj dostupný v tabulce BKPF (USNAM). U dávkových úloh jej najdete v tabulce TBTCO (SDLUNAME).

Příklady
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Podnikový kód
BUKRS
Organizační jednotka představující právní subjekt, pro který se sestavují finanční výkazy.
Popis

Podnikový kód je základní organizační jednotkou v SAP Financials. Představuje samostatnou společnost s vlastními vyrovnanými účetními knihami. Všechny finanční transakce se účtují na úrovni podnikového kódu.

V process mining je filtrování podle podnikového kódu nezbytné pro porovnání procesu uzávěrky mezi různými právními subjekty v rámci skupiny. Můžete tak zjistit osvědčené postupy u výkonných subjektů a určit, které subjekty mají zpoždění, vysoký počet opravných zápisů nebo odchylky od procesu. Jde o důležitý rozměr pro členění analýzy.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat průběh uzávěrky a dodržování procesů mezi různými právními subjekty, což je důležité pro finanční analýzu celé skupiny.

Kde data získat

Toto pole je dostupné téměř ve všech tabulkách finančních dokladů v SAP, zejména v BKPF (hlavička) a BSEG (položka).

Příklady
10002000US01DE01
Typ dokladu
BLART
Kód, který rozlišuje různé typy účetních dokladů.
Popis

Typ dokladu se v SAP používá k rozlišení různých obchodních transakcí, například faktur dodavatelů (KR), plateb zákazníků (DZ) a zaúčtování do hlavní knihy (SA). Řídí také vlastnosti, jako je číselná řada dokladů.

Při analýze uzávěrky období slouží typ dokladu jako účinný filtr. Můžete jej použít k oddělení konkrétních aktivit, například časového rozlišení, rezerv nebo stornovacích zápisů. To pomáhá analyzovat objem a finanční dopad různých transakcí souvisejících s uzávěrkou a definovat konkrétní aktivity v procesním modelu.

Proč je to důležité

Pomáhá klasifikovat a filtrovat transakce, takže můžete odděleně analyzovat konkrétní aktivity, například časové rozlišení, storna nebo vnitropodniková zaúčtování.

Kde data získat

Nachází se v tabulce hlaviček dokladů BKPF (BLART).

Příklady
SAABKR
Typ účetního zápisu
JournalEntryType
Klasifikace účetních zápisů, například „Standardní“, „Opravný“, „Časové rozlišení“ nebo „Storno“.
Popis

Jde o odvozený atribut, který klasifikuje finanční doklady podle jejich účelu v procesu uzávěrky. Obvykle se určuje kombinací typu dokladu (BLART), důvodu storna (STGRD) nebo použitých účtů hlavní knihy.

Tato klasifikace je základem dashboardu „Analýza objemu opravných zápisů“ a souvisejících KPI. Pokud výslovně označíte opravné zápisy nebo časová rozlišení, můžete měřit jejich počet a hodnotu, sledovat vývoj v čase a zkoumat příčiny jejich vzniku. Pomáhá rozlišit běžná provozní zaúčtování od oprav na konci období.

Proč je to důležité

Klasifikuje zaúčtování pro cílenou analýzu a umožňuje sledovat a měřit důležité typy zápisů, například opravy a časová rozlišení, které vypovídají o stavu procesu.

Kde data získat

Jde o odvozené pole. Logiku je třeba definovat podle obchodních pravidel, obvykle s využitím polí, jako je typ dokladu (BLART) z tabulky BKPF.

Příklady
OpravnýČasové rozlišeníStornoStandardní
Účet hlavní knihy
HKONT
Číslo účtu hlavní knihy, na který se účtuje položka.
Popis

Účet hlavní knihy (GL) je základní kmenový údaj ve financích, který slouží ke klasifikaci transakcí. Každé finanční zaúčtování se přiřazuje k jednomu nebo více účtům hlavní knihy.

Při uzávěrce období je analýza aktivit podle účtu hlavní knihy důležitá pro dashboardy „Úzká místa při odsouhlasování účtů“ a „Analýza objemu opravných zápisů“. Pomáhá zjistit, které účty se odsouhlasují nejobtížněji, které vyžadují nejvíce oprav a kde je nejvyšší riziko významné nesprávnosti. Tým se tak může zaměřit na problematické účty.

Proč je to důležité

Umožňuje cíleně analyzovat odsouhlasení a opravné zápisy a odhalit problematické účty, které způsobují zpoždění nebo vyžadují časté opravy.

Kde data získat

Údaj je dostupný v tabulce položek finančních dokladů BSEG (HKONT).

Příklady
113100400500750000
Důvod storna
ReversalReason
Kód označující důvod, proč byl finanční doklad stornován.
Popis

Při stornu dokladu v SAP lze přiřadit kód důvodu, který vysvětluje účel storna, například „Storno v aktuálním období“ nebo „Chybné zaúčtování“.

Tento atribut poskytuje důležitý kontext k tomu, proč se práce opakuje. Analýza důvodů storna pomáhá odhalit opakující se chyby, například nesprávné zadání údajů nebo chybné datum. Na základě těchto poznatků můžete zavést preventivní opatření, zlepšit školení nebo posílit systémové kontroly, omezit chyby i následná storna a zefektivnit uzávěrku.

Proč je to důležité

Přímo ukazuje hlavní příčiny chyb a opakované práce a pomáhá odhalit možnosti, jak zlepšit procesy a předcházet chybám.

Kde data získat

Nachází se v tabulce hlaviček dokladů BKPF (STGRD).

Příklady
010205
Jde o přepracování
IsRework
Vypočítaný příznak, který označuje aktivity představující přepracování, například storno nebo zamítnuté odsouhlasení.
Popis

Tento logický atribut označuje události nebo jejich posloupnosti, které ukazují na neefektivní opakování či opravy v procesu. Například aktivitu „Kontrola odsouhlasení“ následovanou dalším zaúčtováním opravného účetního zápisu na stejném účtu lze označit jako přepracování.

Atribut pomáhá vyčíslit plýtvání v procesu a podporuje dashboard „Případy opakovaného odsouhlasení“ a KPI „Míra opakovaného odsouhlasení“. Pokud přepracování oddělíte, můžete zkoumat jeho příčiny, měřit dopad na dobu cyklu a sledovat účinnost opatření ke zlepšení procesů, jejichž cílem je udělat práci správně hned napoprvé.

Proč je to důležité

Vyčísluje neefektivitu procesu tím, že označuje opravy a opakované činnosti. Pomáhá měřit a omezovat zbytečně vynaloženou práci.

Kde data získat

Jde o vypočítaný atribut. Logika se definuje v nástroji process mining na základě konkrétních posloupností aktivit (například opakování) nebo atributů (například ReversalReason není null).

Příklady
truefalse
Je automatizováno
IsAutomated
Příznak určující, zda aktivitu provedl uživatel, nebo automatizovaný systém.
Popis

Tento logický atribut rozlišuje mezi ručními úkoly a úkoly, které automaticky provádí systém, například plánovanou dávkovou úlohou pro přecenění cizí měny nebo botem účtujícím opakující se položky. Určuje se často podle uživatelského jména spojeného s transakcí (například „BATCHUSER“).

Znalost míry automatizace pomáhá hledat možnosti, jak zvýšit efektivitu. Analýza tohoto atributu ukáže, které části procesu probíhají ručně a mohly by se automatizovat. Pomáhá také přesněji vyhodnotit pracovní vytížení lidí, protože lze vyloučit aktivity generované systémem.

Proč je to důležité

Rozlišuje ruční aktivity od aktivit prováděných systémem. To je důležité při hledání příležitostí k automatizaci i při přesném měření ruční práce.

Kde data získat

Jde o odvozený atribut. Logika obvykle vychází z uživatelského jména (USNAM). Pokud se shoduje se seznamem známých ID systémových nebo dávkových uživatelů, úkol se označí jako automatizovaný.

Příklady
truefalse
Je po termínu
IsOverdue
Vypočítaný příznak, který určuje, zda byla aktivita dokončena po plánovaném termínu.
Popis

Tento logický atribut porovnává skutečný čas dokončení aktivity (EventTime) s plánovaným termínem (TargetCompletionDate). Pokud je čas události pozdější než plánovaný termín, příznak se nastaví na true.

Atribut přímo podporuje dashboard „Shoda při uzávěrce a úkoly po termínu“ a KPI „Včasnost uzávěrky období“. Jasně a bezprostředně upozorňuje na odchylky od plánu. Vedoucí tak mohou rychle najít opožděné úkoly, zjistit jejich dopad na celkový harmonogram a vyžadovat od týmů dodržování termínů.

Proč je to důležité

Jasně ukazuje nedodržení harmonogramu. Umožňuje rychle najít opožděné úkoly a měřit včasné plnění.

Kde data získat

Jde o vypočítaný atribut, který se v nástroji process mining určuje porovnáním hodnot EventTime a TargetCompletionDate.

Příklady
truefalse
Obchodní partner
VBUND
Identifikátor spřízněné společnosti ze skupiny, která se účastní vnitropodnikové transakce.
Popis

ID obchodního partnera označuje druhý podnikový kód zapojený do vnitropodnikové transakce. Tento údaj je nezbytný pro odsouhlasení účtů mezi spřízněnými právními subjekty.

Atribut přímo podporuje dashboard „Průběh vnitropodnikového odsouhlasení“ a KPI „Doba cyklu vnitropodnikového odsouhlasení“. Filtrováním transakcí s vyplněným obchodním partnerem se analýza zaměří na efektivitu a včasnost vnitropodnikového odsouhlasení, které bývá při uzávěrce období častým problémem.

Proč je to důležité

Jednoznačně označuje vnitropodnikové transakce a umožňuje cíleně analyzovat jejich odsouhlasení, které bývá složité a časově náročné.

Kde data získat

Nachází se v tabulce položek dokladů BSEG (VBUND).

Příklady
1000US013000
Oddělení
Department
Funkční oddělení nebo nákladové středisko odpovědné za aktivitu či transakci.
Popis

Tento atribut určuje obchodní oddělení, například „Finance“, „Prodej“ nebo „Logistika“, které souvisí s transakcí. Často se odvozuje z kmenových údajů nákladového střediska propojeného se zaúčtováním nebo z kmenových údajů uživatele.

Analýza podle oddělení podporuje dashboard „Rozložení pracovní zátěže uzávěrkového týmu“. Pomáhá pochopit, jak jednotlivé obchodní funkce přispívají k pracovní zátěži na konci období, zejména tím, že zahajují transakce, které mohou později vyžadovat opravy nebo odsouhlasení. Může odhalit, jak proces uzávěrky ovlivňují oddělení mimo hlavní finanční tým.

Proč je to důležité

Pomáhá analyzovat pracovní zátěž a dodržování procesů v různých obchodních funkcích a ukazuje, jak jednotlivá oddělení ovlivňují efektivitu finanční uzávěrky.

Kde data získat

Často se odvozuje z nákladového střediska (KOSTL) v tabulce BSEG nebo z personálních kmenových údajů odpovědného uživatele. Může být nutné propojit více tabulek.

Příklady
Podnikové financeZávazkyFP&A
Plánované datum dokončení
TargetCompletionDate
Plánovaný termín dokončení aktivity nebo uzávěrky celého období.
Popis

Plánované datum dokončení určuje termín, podle kterého se hodnotí proces uzávěrky období. Jde o datum, do kterého mají být dokončeny konkrétní milníky nebo celá uzávěrka.

Tento atribut je nezbytný pro analýzu výkonnosti a shody. Používá se k výpočtu KPI „Včasnost uzávěrky období“ a k naplnění dashboardu „Shoda při uzávěrce a úkoly po termínu“. Porovnáním skutečného času události s plánovaným datem systém určí, zda úkoly probíhají podle plánu, mají zpoždění nebo jim zpoždění hrozí. Díky tomu můžete proces uzávěrky řídit s předstihem.

Proč je to důležité

Umožňuje sledovat shodu a výkonnost. Poskytuje základ pro měření toho, zda jsou činnosti při uzávěrce dokončeny včas, a podporuje KPI včasného dokončení.

Kde data získat

Obvykle jde o kmenová data vedená v samostatném kalendáři, nástroji pro řízení uzávěrky (například SAP Financial Closing cockpit) nebo tabulce. Nejsou součástí transakčních dat.

Příklady
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Stav odsouhlasení
ReconciliationStatus
Aktuální stav odsouhlasení účtu, například „Otevřeno“, „Probíhá kontrola“ nebo „Schváleno“.
Popis

Tento atribut sleduje stav odsouhlasení účtu v průběhu workflow. Udává, zda bylo odsouhlasení zahájeno, předáno ke kontrole, schváleno, nebo zamítnuto.

Jde o důležitý atribut pro sledování průběhu odsouhlasování v reálném čase. Pomáhá zjistit, která odsouhlasení se zdržela a jak dlouho, a podporuje KPI, jako je „Doba cyklu odsouhlasení účtu“. Zpřehledňuje proces schvalování a je důležitý pro dashboardy sledující úzká místa při odsouhlasování a pracovní zátěž týmu.

Proč je to důležité

Zpřehledňuje workflow odsouhlasování, umožňuje sledovat průběh, odhalovat úzká místa a měřit dobu kontroly a schvalování.

Kde data získat

Tyto informace se často nacházejí v samostatném nástroji pro odsouhlasení (například SAP Account Substantiation and Automation od BlackLine) nebo ve vlastním stavovém poli. V tabulkách BKPF/BSEG obvykle nejde o standardní pole.

Příklady
NezahájenoProbíháSchválenoZamítnuto
Účetní rok
GJAHR
Účetní rok, ve kterém byla transakce zaúčtována.
Popis

Účetní rok je základním údajem pro uspořádání finančních dat. Je součástí ID případu finančního období a poskytuje důležitý kontext pro všechny transakce.

Účetní rok bývá často součástí ID případu, ale jeho samostatné vedení se hodí pro analýzu dlouhodobých trendů. Umožňuje porovnávat meziroční dobu uzávěrky, objem oprav a další KPI. Díky tomu můžete v průběhu let sledovat zlepšení i zhoršení výkonnosti.

Proč je to důležité

Poskytuje důležitý časový kontext a umožňuje meziročně porovnávat výkonnost procesu uzávěrky.

Kde data získat

Je k dispozici v tabulce hlaviček dokladů BKPF (GJAHR).

Příklady
202320242022
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity procesu Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Jde o důležité kroky procesu a milníky, které je třeba zaznamenat pro přesné zjištění a zlepšování činností při uzávěrce období.
6 Doporučené 6 Volitelné
Aktivita Popis
Období otevřeno pro účtování
Tímto se oficiálně zahajuje finanční období a umožňuje se účtování transakcí do hlavní knihy. Jde o výslovnou změnu konfigurace, kterou provádí oprávněný uživatel a otevírá konkrétní období pro účtování v jednom nebo více podnikových kódech.
Proč je to důležité

Tato aktivita představuje jednoznačný počáteční bod případu uzávěrky období. Analýza času od tohoto okamžiku pomáhá porozumět celému průběhu finančního období.

Kde data získat

Změny účtovacích období provedené prostřednictvím transakce OB52 se zaznamenávají. Lze je zjistit analýzou změnových dokumentů pro konfigurační tabulku T001B, obvykle pomocí tabulek CDHDR a CDPOS.

Zachycení

Změnové dokumenty (CDHDR/CDPOS) pro tabulku T001B.

Typ události explicit
Přepočet cizích měn
Jde o spuštění programu, který přepočítá otevřené položky a zůstatky v cizích měnách podle směnných kurzů ke konci období. Obvykle se spouští jako dávková úloha v rámci uzávěrkových kroků.
Proč je to důležité

Tento krok je důležitý pro správné finanční výkaznictví v mezinárodních organizacích. Analýza času spuštění a délky běhu pomáhá odhalit možnosti automatizace a zvýšení výkonu.

Kde data získat

Údaje se získávají z protokolů spuštění programu pro přepočet cizích měn, například FAGL_FCV nebo F.05. Časová razítka spuštění jsou dostupná v podrobnostech dávkových úloh v tabulkách, jako jsou TBTCO a TBTCP.

Zachycení

Z protokolů dávkových úloh (tabulka TBTCO) pro program FAGL_FC_VALUATION nebo SAPF100.

Typ události explicit
Uzavření období pro účtování
Označuje formální uzavření účtovacího období, které znemožní další provozní účetní zápisy. Tím se zachová správnost finančních údajů za uzavřené období. Jde o výslovnou změnu konfigurace.
Proč je to důležité

Jde o jednoznačný konec procesu uzávěrky období. Tato událost je nezbytná pro přesný výpočet celkové doby cyklu uzávěrky a měření včasnosti.

Kde data získat

Uzavření období pomocí transakce OB52 se zaznamenává. Změny lze zjistit analýzou změnových dokumentů (tabulky CDHDR a CDPOS) pro konfigurační tabulku T001B.

Zachycení

Změnové dokumenty (CDHDR/CDPOS) pro tabulku T001B.

Typ události explicit
Vygenerování finančních výkazů
Označuje okamžik vytvoření oficiálních finančních výkazů, například výkazu zisku a ztráty a rozvahy. Tato aktivita se obvykle zachycuje sledováním spuštění konkrétního výkazového programu.
Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, který označuje konec zpracování dat a začátek závěrečné kontroly a schvalování. Doba od této události do schválení je důležitým KPI.

Kde data získat

Událost se odvozuje ze systémových protokolů auditu, například STAD, které zaznamenávají spuštění programu pro tvorbu finančních výkazů, nejčastěji transakce F.01.

Zachycení

Ze systémových protokolů (STAD), které zaznamenávají spuštění transakce F.01 pro tvorbu finančních výkazů.

Typ události inferred
Zahájení odsouhlasení účtů
Označuje začátek procesu odsouhlasení skupiny účtů hlavní knihy za dané období. Ve standardním SAP ECC nejde o samostatnou událost. Obvykle se odvozuje ze souvisejících aktivit, například z prvního spuštění důležitého výkazu.
Proč je to důležité

Tato aktivita stanovuje důležitý milník pro měření délky celé fáze odsouhlasení. Informace o tom, kdy odsouhlasení začíná, je nezbytná pro KPI doby cyklu odsouhlasení účtů.

Kde data získat

Tato událost se nezaznamenává přímo. Je třeba ji odvodit z jiných zdrojů, například ze systémového protokolu auditu (transakce STAD), který zachycuje první spuštění výkazu zůstatků, jako je FAGLB03 nebo FS10N.

Zachycení

Odvoďte začátek z prvního spuštění příslušných výkazů (například FAGLB03) v systémových protokolech.

Typ události inferred
Zaúčtování opravného účetního dokladu
Opravný účetní doklad upravuje zůstatky účtů po dokončení počátečního zpracování transakcí za dané období. V SAP se tato událost zaznamenává jako standardní zaúčtování finančního dokladu.
Proč je to důležité

Tato událost je nezbytná pro analýzu objemu opravných zápisů. Vysoký počet oprav naznačuje problémy s přesností předchozích procesů a představuje oblast, na kterou se mohou zaměřit iniciativy na zlepšování procesů.

Kde data získat

Údaje jsou v tabulkách BKPF a BSEG. Tyto doklady se obvykle určují podle konkrétního typu dokladu (BKPF-BLART) vyhrazeného pro opravy nebo podle zaúčtování ve zvláštních uzávěrkových obdobích, například 13 až 16.

Zachycení

V tabulce BKPF vyfiltrujte doklady zaúčtované ve zvláštních obdobích nebo doklady s typem určeným pro opravy.

Typ události explicit
Kontrola odsouhlasení
Označuje, že odsouhlasení konkrétního účtu nebo skupiny účtů bylo zkontrolováno a potvrzeno. Ve standardním SAP ECC se tato událost nezaznamenává přímo a často se spravuje pomocí nezávislých kontrol nebo vlastních řešení.
Proč je to důležité

Sledování času kontrol pomáhá odhalit úzká místa v kontrolních a dohledových fázích uzávěrky. Může ukázat zpoždění způsobená nedostupností vedení nebo nutností opakovat práci.

Kde data získat

Tyto údaje nejsou ve standardních tabulkách ECC dostupné. Je třeba vlastní řešení, například stavové pole ve vlastní tabulce Z, jednoduchý workflow nebo propojení se specializovaným nástrojem třetí strany pro odsouhlasování.

Zachycení

Pokud používáte vlastní workflow nebo tabulku Z, zaznamenejte změnu stavu.

Typ události inferred
Spuštění vyrovnání GR/IR
Jde o spuštění automatického programu pro vyrovnání účtu příjemek a faktur (Goods Receipt/Invoice Receipt). Program páruje odpovídající příjemky a faktury a vzájemně vyrovnává jejich položky.
Proč je to důležité

Účet GR/IR bývá častým zdrojem problémů při odsouhlasování. Sledování této aktivity ověřuje, zda automatický krok proběhl správně, a pomáhá určit počet výjimek vyžadujících ruční dořešení.

Kde data získat

Spuštění se zaznamenává v protokolech dávkových úloh (transakce SM37). Obvykle se používá program SAPF124, spouštěný přes transakci F.13. Potřebná časová razítka jsou v protokolech úloh, například v tabulce TBTCO.

Zachycení

Z protokolů dávkových úloh (tabulka TBTCO) pro program vyrovnání SAPF124.

Typ události explicit
Vygenerování výkazu předvahy
Označuje spuštění výkazu předvahy. Jde o důležitý krok, který ověřuje, že se celkové částky na straně Má dáti rovnají částkám na straně Dal, ještě než se vytvoří oficiální finanční výkazy.
Proč je to důležité

Jde o důležitou kontrolu kvality před závěrečným výkaznictvím. Opakované spouštění výkazu může znamenat, že se průběžně odhalují a opravují problémy ve zdrojových datech, což může způsobovat zpoždění.

Kde data získat

Událost se odvozuje ze systémových protokolů auditu, například z transakce STAD, která může zaznamenat spuštění transakcí pro výkaz předvahy, jako jsou S_ALR_87012277 nebo F.01.

Zachycení

Ze systémových protokolů (STAD), které zaznamenávají spuštění transakčních kódů pro výkaznictví.

Typ události inferred
Vyrovnání vnitropodnikového dokladu
Tato aktivita zaznamenává vyrovnání otevřené položky mezi dvěma různými podnikovými kódy. Znamená to, že vnitropodniková transakce byla vypořádána nebo odsouhlasena. V SAP se zaznamenává jako výslovné finanční zaúčtování, obvykle jako vyrovnávací doklad.
Proč je to důležité

Zpoždění při vyrovnávání vnitropodnikových položek jsou při uzávěrce častým úzkým místem. Sledování této aktivity je důležité pro měření a zkracování doby vnitropodnikového odsouhlasení.

Kde data získat

Událost se určuje z finančních dokladů v tabulkách BKPF a BSEG. Vyrovnávací doklad propojuje a uzavírá otevřené položky. Čas události určuje datum vyrovnání (BSEG-AUGDT). Vnitropodnikové transakce se identifikují podle polí obchodního partnera.

Zachycení

V tabulkách BKPF/BSEG vyhledejte vyrovnávací doklady, které se týkají položek s obchodními partnery.

Typ události explicit
Zaúčtování časového rozlišení nebo rezervy
Jde o zaúčtování účetního dokladu pro časové rozlišení, odloženou položku nebo rezervu, které se obvykle účtují na konci období. V SAP nejde o samostatný typ události. Určuje se podle charakteristik konkrétních účetních dokladů.
Proč je to důležité

Oddělená analýza těchto dokladů pomáhá sledovat dílčí proces správy odhadů. Vysoký počet časových rozlišení nebo jejich časté úpravy mohou ukazovat na příležitosti ke zlepšení procesů.

Kde data získat

Událost se odvozuje z finančních tabulek BKPF a BSEG. Doklady lze vyhledat podle konkrétního typu dokladu (BKPF-BLART), jedinečného účtu hlavní knihy (BSEG-HKONT) nebo klíčových slov v textu hlavičky (BKPF-BKTXT).

Zachycení

V tabulkách BKPF/BSEG použijte filtr podle typu dokladu, konkrétních účtů hlavní knihy nebo textových polí.

Typ události inferred
Zaúčtování storna
Tato aktivita zaznamenává zaúčtování dokladu, který stornuje dříve zaúčtovaný účetní doklad, často kvůli opravě chyby. SAP vytváří přímou vazbu mezi stornovacím a původním dokladem.
Proč je to důležité

Vysoký počet storen může ukazovat na problémy s přesností zadávání údajů nebo s procesními kontrolami. Sledování těchto událostí pomáhá měřit úspěšnost na první pokus a odhalit oblasti, které je třeba zlepšit.

Kde data získat

Stornovací doklady jsou v tabulce BKPF. Často se vytvářejí transakcí FB08 a v poli BKPF-STBLG obsahují odkaz na číslo stornovaného dokladu.

Zachycení

Vyhledejte doklady s vyplněným polem BKPF-STBLG nebo doklady vytvořené pomocí transakcí pro storno.

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data ze SAP ECC

Chcete začít?

Pomocí této datové šablony můžete začít s process mining a získat užitečné poznatky o finanční uzávěrce. Začněte zlepšovat proces Record to Report ještě dnes.

Zlepšete uzávěrku Record to Report a zkraťte dobu cyklu

Odstraňte úzká místa a zkraťte dobu uzávěrky Record to Report o 30 %.

Začněte zkušební verzi zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Spusťte si 14denní zkušební verzi.