Datová šablona pro proces od nákupu k platbě: zpracování faktur

SAP S/4HANA
Datová šablona pro proces od nákupu k platbě: zpracování faktur

Datová šablona pro proces od nákupu k platbě: zpracování faktur

Tato datová šablona vás provede přípravou analýzy procesu od nákupu k platbě, konkrétně zpracováním faktur. Uvádí základní atributy, které je třeba shromáždit, důležité aktivity ke sledování a doporučení k extrakci dat. Pomůže vám připravit data pro process mining.
  • Doporučené atributy ke shromáždění
  • Důležité aktivity ke sledování
  • Doporučení k extrakci dat ze SAP S/4HANA
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu od nákupu k platbě: zpracování faktur

Jde o doporučená datová pole pro záznam událostí, která umožní důkladnou analýzu procesu od nákupu k platbě při zpracování faktur.
3 Povinné 8 Doporučené 10 Volitelné
Název Popis
Číslo faktury
InvoiceNumber
Jedinečný identifikátor fakturačního dokladu dodavatele, který slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu.
Popis

Číslo faktury je jedinečný identifikátor přidělený každé faktuře dodavatele v SAP S/4HANA. Propojuje všechny související činnosti, například vytvoření, předběžné zaúčtování, schválení a platbu, do jednoho uceleného případu.

V process mining je tento atribut zásadní pro sledování průchodu každé faktury procesem od začátku do konce. Umožňuje rekonstruovat celý tok procesu od přijetí až po konečnou platbu a analyzovat dobu průchodu, úzká místa i odchylky u jednotlivých faktur.

Proč je to důležité

Jde o nezbytný identifikátor, který propojuje všechny související události a umožňuje sledovat celý životní cyklus faktury v systému.

Kde data získat

Jde o číslo účetního dokladu. Najdete ho v tabulce BKPF v poli BELNR.

Příklady
190000000119000000451900000132
Čas události
EventTime
Přesné datum a čas, kdy k činnosti došlo.
Popis

Čas události je časové razítko, které přesně zaznamenává, kdy k určité činnosti došlo. Tyto údaje jsou nezbytné pro výpočet délky trvání, doby průchodu procesem a čekání mezi jednotlivými kroky.

Při analýze process mining se přesná časová razítka používají k měření výkonnostních KPI, například „Průměrná doba zpracování faktury“ a „Doba schválení faktury“. Analýza času mezi činnostmi pomáhá organizacím odhalit úzká místa, kde se faktury zdržují, a najít příležitosti ke zrychlení procesu.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je základem všech časových analýz, včetně sledování výkonnosti, odhalování úzkých míst a monitorování SLA.

Kde data získat

Obvykle se získává z tabulek změnových dokladů CDHDR (hlavička) a CDPOS (položka), a to z polí UDATE a UTIME. U některých událostí může pocházet z dat vytvoření nebo zadání v tabulkách, jako je BKPF (CPUDT, CPUTM).

Příklady
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Název činnosti
ActivityName
Název obchodní činnosti nebo události, ke které u faktury došlo v určitém okamžiku.
Popis

Název činnosti popisuje konkrétní krok nebo změnu stavu v průběhu zpracování faktury. Příklady: „Vytvoření fakturačního dokladu“, „Odeslání faktury ke schválení“, „Nastavení blokace platby“ a „Provedení platby“.

Tento atribut je důležitý pro sestavení mapy procesu, která znázorňuje tok jednotlivých činností. Analýza jejich pořadí, četnosti a délky trvání pomáhá odhalit úzká místa, opakované zpracování a odchylky od stanoveného procesu. Tvoří základ analýzy process mining.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu. Díky tomu lze zobrazit mapy procesů a analyzovat jejich průběh a odchylky.

Kde data získat

Odvozuje se z kombinace kódů transakcí SAP (SY-TCODE), stavů objektů změnových dokladů (CDHDR/CDPOS) a konkrétních hodnot polí, které signalizují změnu stavu.

Příklady
Zaparkování fakturySchválení fakturyProvedení platby
Částka faktury
AmountInCompanyCodeCurrency
Celková hrubá částka faktury v místní měně účetního okruhu.
Popis

Tento atribut udává celkovou hodnotu faktury. Pomáhá pochopit finanční dopad a rozsah provozu spojeného se zpracováním faktur.

Analýza částek faktur pomáhá upřednostnit rychlejší zpracování faktur s vysokou hodnotou, odhalit vývoj výdajů a spojit problémy v procesu s jejich finančním dopadem. Můžete například zjistit, zda se faktury s vysokou hodnotou častěji blokují nebo schvalují déle.

Proč je to důležité

Dodává procesu finanční kontext a umožňuje analyzovat peněžní hodnoty, například zjistit, zda se faktury s vysokou hodnotou zpracovávají jinak.

Kde data získat

Tato hodnota se obvykle vypočítá jako součet příslušných položek v poli WRBTR tabulky BSEG (částka v místní měně).

Příklady
1500.75125000.00850.20
Číslo dodavatele
VendorNumber
Jedinečný identifikátor dodavatele, který fakturu vystavil.
Popis

Číslo dodavatele identifikuje dodavatele nebo věřitele spojeného s fakturou. Propojuje fakturu s kmenovými daty dodavatele.

Tento atribut je důležitý pro analýzu podle dodavatelů, například při hodnocení „Výkonnosti plateb dodavatelům“ nebo při hledání dodavatelů, jejichž faktury často obsahují problémy vedoucí k výjimkám či blokaci platby. Pomáhá řídit vztahy s dodavateli a hodnotit jejich spolehlivost.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost procesu podle dodavatele, odhalovat vzorce, řídit vztahy a posuzovat problémy související s dodavateli.

Kde data získat

Obvykle se nachází v poli LIFNR tabulky položek účetního dokladu BSEG.

Příklady
100345700012V9832
Datum splatnosti platby
PaymentDueDate
Datum, do kterého musí být faktura zaplacena, aby nebyla po splatnosti.
Popis

Datum splatnosti platby je vypočítané datum, do kterého je třeba zaplatit dodavateli podle data faktury a dohodnutých platebních podmínek. Jde o důležitý termín v procesu.

Tento atribut je nezbytný pro KPI „Míra včasných plateb“ a dashboard „Výkonnost plateb dodavatelům“. Porovnáním skutečného data platby s datem splatnosti může společnost měřit, jak plní své platební závazky. To ovlivňuje vztahy s dodavateli i finanční pověst společnosti.

Proč je to důležité

Jde o hlavní měřítko včasnosti plateb, která je důležitá pro udržení dobrých vztahů s dodavateli a předcházení poplatkům z prodlení.

Kde data získat

Toto datum bývá přímo dostupné v položce dodavatele v poli ZFBDT tabulky BSEG (základní datum pro výpočet splatnosti). Čisté datum splatnosti se vypočítá z tohoto základního data a platebních podmínek.

Příklady
2023-05-302023-06-152023-07-01
Důvod blokace platby
PaymentBlockReason
Kód označující důvod, proč je faktura blokována pro platbu.
Popis

Pokud je faktura blokována pro platbu, tento atribut uvádí konkrétní důvod blokace, například „Nesoulad v množství“ nebo „Nesprávná cena“. Důvody se nastavují v SAP, aby se výjimky řešily jednotně.

Tento atribut je důležitý pro dashboard „Výskyt a délka blokace platby“. Analýza četnosti jednotlivých důvodů blokace pomáhá odhalit příčiny zpoždění plateb, například problémy s konkrétními dodavateli, materiály nebo interními procesy. Na základě toho lze přijmout cílená nápravná opatření.

Proč je to důležité

Uvádí konkrétní příčinu blokace platby a umožňuje cílenou analýzu, která pomáhá omezit prodlevy a zvýšit podíl správného zpracování napoprvé.

Kde data získat

Nachází se v položce dodavatele v poli ZLSPR (klíč blokace platby) tabulky BSEG.

Příklady
RIA
Objednávka
PurchasingDocument
Číslo objednávky, ke které se faktura vztahuje.
Popis

Číslo nákupního dokladu propojuje fakturu dodavatele s původní objednávkou (PO). Toto propojení je základem třístranného párování, při kterém se faktura ověřuje proti objednávce a příjemce zboží.

Analýza podle tohoto atributu pomáhá odhalit rozdíly mezi fakturami s objednávkou a bez ní. Je důležitá při hledání nesrovnalostí v párování a hodnocení efektivity nákupní části procesu.

Proč je to důležité

Propojuje fakturu s nákupním procesem, což je důležité pro analýzu nesrovnalostí při párování a dodržování objednávek.

Kde data získat

Tyto údaje se obvykle nacházejí v poli EBELN (číslo nákupního dokladu) tabulky položek dokladu BSEG.

Příklady
450000123445000056784500009012
Typ dokladu
DocumentType
Kód, který rozlišuje různé typy účetních dokladů, například faktury dodavatele nebo dobropisy.
Popis

Typ dokladu se v SAP používá k rozlišení různých obchodních transakcí. Například „KR“ obvykle označuje standardní fakturu dodavatele, zatímco „KG“ může označovat dobropis od dodavatele.

Analýza podle typu dokladu umožňuje rozdělit proces a zjistit, jak se zpracovávají různé typy transakcí. Proces u dobropisu se například může výrazně lišit od procesu u standardní faktury. Takové rozdělení přináší přesnější a relevantnější poznatky o procesu.

Proč je to důležité

Pomáhá rozlišit různé typy finančních transakcí, například standardní faktury a dobropisy, které často procházejí odlišnými procesy.

Kde data získat

Nachází se v poli BLART tabulky hlavičky dokladu BKPF.

Příklady
KRREKG
Účetní okruh
CompanyCode
Organizační jednotka představující právně samostatnou společnost, pro kterou se sestavuje účetní závěrka.
Popis

Účetní okruh je základní organizační jednotkou v SAP Finance. Každá faktura je přiřazena ke konkrétnímu účetnímu okruhu, který určuje právní subjekt odpovědný za transakci.

V process mining je filtrování nebo porovnávání podle účetního okruhu důležité pro analýzu výkonnosti procesů v různých organizačních jednotkách, právních subjektech nebo zemích. Pomáhá odhalit regionální rozdíly v efektivitě, shodě a míře automatizace a podpořit cílené zlepšování procesů.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit a porovnat výkonnost zpracování faktur v různých právních subjektech nebo zeměpisných oblastech organizace.

Kde data získat

Jde o standardní pole BUKRS v tabulce hlavičky dokladu BKPF.

Příklady
1000US01DE01
Uživatelské jméno
UserName
ID uživatele SAP, který činnost provedl. Může jít o osobu nebo systém.
Popis

Tento atribut určuje uživatele, který provedl konkrétní transakci nebo vytvořil doklad. Může jít o ID konkrétní osoby nebo o ID systému, který spustil automatizovanou dávkovou úlohu.

Analýza podle uživatelů pomáhá porozumět rozložení pracovní zátěže, určit potřeby školení a odhalit neobvyklé chování. Může například ukázat, kteří uživatelé často řeší výjimky nebo které faktury se zpracovávají automaticky, například uživatelem „BATCHUSER“. To je důležité pro výpočet KPI „Míra automatizace faktur“.

Proč je to důležité

Přiřazuje činnosti v procesu konkrétním uživatelům nebo systémovým účtům. Umožňuje analyzovat pracovní zátěž, porovnávat výkonnost a odhalovat automatizaci.

Kde data získat

Získává se například z polí BKPF-USNAM (zadáno uživatelem) nebo CDHDR-USERNAME (změnil uživatel).

Příklady
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Čas extrakce
ExtractionTimestamp
Datum a čas extrakce dat ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut zaznamenává časové razítko extrakce dat. Udává, jak aktuální jsou data analyzovaná v nástroji process mining.

Při analýze pomáhá určit, jak čerstvé jsou získané poznatky. U dashboardů pro sledování provozu je důležitý, protože umožňuje ověřit, že rozhodnutí vycházejí z aktuálních informací, a účinně řídit obnovování dat.

Proč je to důležité

Udává aktuálnost dat a pomáhá zajistit, aby analýzy a reporty vycházely z nejnovějších dostupných informací.

Kde data získat

Nejde o pole SAP. Vytváří ho a přidává nástroj pro extrakci dat nebo proces ETL při načítání dat.

Příklady
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Číslo vyrovnávacího dokladu.
ClearingDocumentNumber
Číslo dokladu, kterým se faktura vyrovná. Obvykle jde o platební doklad.
Popis

Číslo vyrovnávacího dokladu propojuje otevřenou položku faktury s transakcí, která ji vyrovnala. Téměř vždy jde o platební doklad. Potvrzuje tak, že faktura byla zaplacena.

Tento atribut jednoznačně propojuje fakturu s její platbou. Používá se k určení činnosti „Provedení platby“ a odpovídajícího časového razítka. To je nezbytné pro výpočet celkové doby průchodu procesem a míry včasných plateb.

Proč je to důležité

Potvrzuje, že faktura byla zaplacena, a propojuje ji s konkrétní platební transakcí. To je důležité pro analýzu doby průchodu procesem a výkonnosti plateb.

Kde data získat

Nachází se v poli AUGBL (číslo vyrovnávacího dokladu) tabulky položek dokladu BSEG.

Příklady
150000000115000000231500000088
Datum faktury
InvoiceDate
Datum, kdy dodavatel vystavil fakturu.
Popis

Datum faktury, označované také jako datum dokladu, je datum uvedené dodavatelem na faktuře. Podle něj a dohodnutých platebních podmínek se vypočítává datum splatnosti.

Toto datum je důležité pro finanční výpočty, například pro určení stáří faktury a nároku na slevu při dřívější platbě. Je také jedním ze vstupů pro KPI „Míra využití slev za včasnou platbu“.

Proč je to důležité

Slouží jako základ pro výpočet platebních podmínek a data splatnosti. To je důležité pro řízení pracovního kapitálu a využití slev.

Kde data získat

Nachází se v poli BLDAT (datum dokladu) tabulky hlavičky dokladu BKPF.

Příklady
2023-04-122023-05-152023-06-20
Důvod storna
ReversalReason
Kód označující důvod stornování fakturačního dokladu.
Popis

Pokud je faktura zaúčtována chybně, často se stornuje. Kód důvodu storna vysvětluje, proč k tomu došlo, například „Nesprávné datum zaúčtování“ nebo „Chyba při zadávání údajů“.

Analýza důvodů storna pomáhá odhalit opakující se chyby při zaúčtování faktur. Tyto poznatky lze využít ke zlepšení školení, posílení kontrol v systému nebo řešení opakujících se problémů, které vedou k přepracování a zbytečné administrativě.

Proč je to důležité

Vysvětluje, proč byly faktury stornovány, a přímo tak ukazuje zdroje chyb a opakované práce při zaúčtování.

Kde data získat

Nachází se v poli STGRD (důvod storna) hlavičky původního dokladu v tabulce BKPF.

Příklady
010205
ID zdrojového systému
SourceSystemId
Identifikátor zdrojového systému SAP S/4HANA, ze kterého byla data extrahována.
Popis

Tento atribut určuje zdrojový systém, například „S4H_PROD“ nebo „ERP_EU“. Je důležitý zejména v prostředích s více instancemi ERP nebo s kombinací starších a moderních systémů.

Při analýze umožňuje porovnávat výkonnost procesů napříč systémy nebo regiony. Zajišťuje dohledatelnost původu dat a je důležitý pro správu dat i řešení problémů, pokud se data z více zdrojů spojují v jedné platformě process mining.

Proč je to důležité

Udává původ dat, což je důležité pro jejich správu i pro porovnávání procesů napříč systémy a pobočkami společnosti.

Kde data získat

Tato hodnota se obvykle získává z ID systému SAP (sy-sysid) při extrakci dat nebo se nastavuje jako statická hodnota v ETL workflow.

Příklady
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Je automatizovaná
IsAutomated
Příznak označující, zda činnost provedl automatizovaný systémový uživatel.
Popis

Tento booleovský atribut má hodnotu true, pokud je uživatel přiřazený k činnosti známý systémový nebo dávkový účet, například „WF-BATCH“ nebo „SAP_SYSTEM“. Pomáhá rozlišit ruční a automatizované kroky procesu.

Tento atribut je nezbytný pro výpočet KPI „Míra automatizace faktur“. Analýza automatizovaných částí procesu umožňuje měřit výsledky automatizačních iniciativ, určit další příležitosti k omezení ruční práce a zvýšit efektivitu.

Proč je to důležité

Rozlišuje ruční činnosti od činností prováděných systémem. To je základem pro měření míry automatizace a hledání dalších příležitostí k automatizaci.

Kde data získat

Odvozuje se z atributu UserName. Pomocí mapování nebo pravidla se konkrétní ID uživatelů označí jako „automatizovaná“.

Příklady
truefalse
Platební podmínky
PaymentTerms
Kód, který určuje dohodnuté podmínky platby dodavateli, například data splatnosti a období pro získání slevy.
Popis

Platební podmínky stanovují pravidla úhrady faktury včetně případných slev za včasnou platbu. Například „Z030“ může znamenat „Splatnost do 30 dnů bez srážky“.

Tento atribut je důležitý pro finanční plánování a optimalizaci pracovního kapitálu. V process mining se používá k výpočtu „Data splatnosti platby“ a k určení nároku na slevu za včasnou platbu. Přímo tak podporuje KPI „Míra využití slev za včasnou platbu“.

Proč je to důležité

Určuje pravidla pro data splatnosti a slevy, a přímo tak ovlivňuje KPI včasnosti plateb i řízení pracovního kapitálu.

Kde data získat

Nachází se v položce dodavatele v poli ZTERM (klíč platebních podmínek) tabulky BSEG.

Příklady
0001Z030NT60
Počet schvalovacích cyklů
ApprovalCycleCount
Počet případů, kdy byla faktura odeslána ke schválení.
Popis

Tato metrika počítá, kolikrát se u jedné faktury vyskytla činnost „Odeslání faktury ke schválení“. Počet vyšší než jedna znamená, že faktura byla alespoň jednou zamítnuta nebo vrácena a musela projít dalším schvalovacím cyklem.

Tento atribut přímo podporuje KPI „Míra schválení napoprvé“. Analýza faktur s vysokým počtem schvalovacích cyklů pomáhá zjistit příčiny neúspěšného schválení, například chybějící údaje nebo nesprávné účtování, a najít způsoby, jak proces zlepšit.

Proč je to důležité

Vyčísluje opakované zpracování ve schvalovací části procesu. Pomáhá měřit podíl správného zpracování napoprvé a odhalit příčiny zamítnutí schválení.

Kde data získat

Vypočítá se tak, že se pro každé jedinečné InvoiceNumber spočítají výskyty činnosti „Odeslání faktury ke schválení“.

Příklady
123
Vyžaduje opakované zpracování
IsRework
Příznak označující, zda se u faktury opakovaly činnosti, například zamítnutí schválení nebo zrušení blokace platby.
Popis

Tento atribut označí faktury, u kterých se vyskytl jeden nebo více cyklů opakovaného zpracování. Opakované zpracování lze určit podle konkrétní posloupnosti činností, například když po „Schválení faktury“ následuje „Zamítnutí faktury“ nebo po „Nastavení blokace platby“ následuje „Odstranění blokace platby“.

Atribut zjednodušuje výpočet KPI „Míra opakovaného zpracování faktur“. Analytici mohou snadno vybrat a prozkoumat případy s opakovaným zpracováním, zjistit příčiny neefektivity a omezit opakovanou ruční práci.

Proč je to důležité

Odhaluje neefektivní průběh procesu, při kterém se práce musí opakovat. Pomáhá vyčíslit plýtvání a určit příčiny výjimek v procesu.

Kde data získat

Vypočítá se podle pořadí činností v záznamu událostí. Pokud se například v průběhu zpracování faktury objeví „Zamítnutí faktury“, příznak se nastaví na true.

Příklady
truefalse
Zaplaceno včas
IsPaidOnTime
Příznak má hodnotu true, pokud byla faktura zaplacena v den splatnosti nebo dříve.
Popis

Tento booleovský atribut vzniká porovnáním skutečného data platby, tedy časového razítka činnosti „Provedení platby“, s „Datem splatnosti platby“. Pro každou fakturu tak jednoznačně určuje, zda byla zaplacena včas.

Tento výpočet je základem KPI „Míra včasných plateb“. Umožňuje snadno filtrovat a analyzovat pozdní platby, například podle dodavatele, účetního okruhu nebo částky faktury.

Proč je to důležité

Přímo měří dodržování platebních podmínek. Jde o důležitý KPI pro řízení vztahů s dodavateli a finančního provozu.

Kde data získat

Vypočítá se porovnáním času události u činnosti „Provedení platby“ s atributem PaymentDueDate. (Datum platby <= PaymentDueDate).

Příklady
truefalse
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity procesu od nákupu k platbě: zpracování faktur

Jde o důležité kroky a milníky procesu, které je třeba zaznamenat do záznamu událostí pro přesné zjištění průběhu procesu.
5 Doporučené 8 Volitelné
Aktivita Popis
Provedení platby
Jde o poslední činnost standardního procesu. Platba se provede a faktura se vyrovná. To znamená, že peníze byly odeslány dodavateli.
Proč je to důležité

Tím končí životní cyklus faktury v procesu P2P. Tento údaj je nezbytný pro výpočet celkové doby průchodu procesem a měření včasnosti plateb vůči datu splatnosti.

Kde data získat

Událost se zaznamenává z údajů o vyrovnání položky dodavatele. Datum vyrovnání (BSEG-AUGDT) a číslo vyrovnávacího dokladu (BSEG-AUGBL) potvrzují, že platba proběhla.

Zachycení

Použijte datum vyrovnání (BSEG-AUGDT) z vyrovnané položky dodavatele.

Typ události explicit
Schválení faktury
Tato činnost označuje schválení faktury určeným schvalovatelem. Zaznamená se po úspěšném dokončení workflow schvalování nebo po nastavení příznaku uvolnění.
Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, po kterém lze fakturu zaplatit. Zpoždění při schvalování jsou častým úzkým místem. Sledováním této činnosti můžete určit pomalé schvalovatele nebo kroky procesu.

Kde data získat

Událost lze odvodit z posledního kroku uvolnění v SAP workflow nebo sledováním změn stavových polí uvolnění v tabulkách souvisejících s fakturou či nákupním dokladem.

Zachycení

Odvoďte událost z dokončení workflow nebo ze změny stavového pole uvolnění v dokladu.

Typ události inferred
Stornování faktury
Činnost představuje storno dříve zaúčtovaného fakturačního dokladu. U chybné faktury jde o koncovou událost, po které se faktura často znovu zadá správně.
Proč je to důležité

Storna upozorňují na závažné chyby, které nebyly zachyceny v dřívějších fázích procesu. Sledování jejich četnosti a příčin je důležité pro zlepšování procesů a omezení finančních nepřesností.

Kde data získat

Storno poznáte podle vytvoření stornovacího dokladu. V hlavičce původního dokladu (BKPF) je uvedeno číslo stornovacího dokladu (BKPF-STBLG) a naopak. Časem události je datum zaúčtování stornovacího dokladu.

Zachycení

Vyhledejte doklady, u kterých je vyplněno pole BKPF-STBLG, a použijte datum zaúčtování stornovacího dokladu.

Typ události explicit
Vytvoření faktury
Jde o první událost, která označuje vytvoření faktury v SAP. Zachytit ji lze při uložení nové faktury uživatelem, ať už je faktura zaparkovaná, nebo dosud nezaúčtovaná.
Proč je to důležité

Tato činnost označuje začátek životního cyklu zpracování faktury. Doba od této události k dalším krokům je důležitá pro měření celkové doby zpracování.

Kde data získat

Událost se zaznamenává podle data a času vytvoření (CPUDT, CPUTM) v tabulce hlavičky dokladu, obvykle BKPF nebo RBKP u logistických faktur. Způsob vytvoření dokládá kód transakce (BKPF-TCODE), například FB60, MIRO nebo MIR7.

Zachycení

U faktury použijte časové razítko vytvoření z polí BKPF-CPUDT a BKPF-CPUTM.

Typ události explicit
Zaúčtování faktury
Jde o důležitou finanční událost, při které se zaparkovaná nebo schválená faktura formálně zaúčtuje do hlavní knihy. Tím se zaúčtuje závazek vůči dodavateli.
Proč je to důležité

Zaúčtování je důležitým milníkem, který odděluje zadávání a schvalování údajů od finančního vypořádání. Doba od vytvoření faktury do jejího zaúčtování je důležitým ukazatelem efektivity interního zpracování.

Kde data získat

Tuto událost určíte podle data zaúčtování (BKPF-BUDAT) v hlavičce dokladu. U dokladů, které se nejprve předběžně zaúčtují, je časem události okamžik změny jejich stavu na zaúčtovaný.

Zachycení

Jako čas události použijte datum zaúčtování (BKPF-BUDAT).

Typ události explicit
Aktualizace údajů faktury
Tato činnost označuje změnu faktury po jejím prvním vytvoření. K úpravám často dochází při opravách po zamítnutí nebo při odstraňování chyb.
Proč je to důležité

Časté aktualizace ukazují na opakované opravy a možné problémy s kvalitou dat při zadávání. Sledováním změn můžete vyčíslit čas věnovaný opravám a odhalit nejčastější chyby.

Kde data získat

Změny důležitých polí se v SAP zaznamenávají do tabulek změnových dokladů CDHDR (hlavička) a CDPOS (položka). Události lze vytvořit filtrováním změn příslušného objektu faktury.

Zachycení

Z tabulek CDHDR a CDPOS extrahujte události změn objektu faktury.

Typ události explicit
Nastavení blokace platby
Blokace se nastaví na faktuře, aby ji nebylo možné zaplatit. Důvodem bývá například nesoulad v ceně nebo množství či čekající dobropis.
Proč je to důležité

Blokace plateb jsou častou příčinou pozdních úhrad a sporů s dodavateli. Pro zlepšení včasnosti plateb je důležité analyzovat četnost, dobu trvání a důvody blokací.

Kde data získat

Událost se zaznamenává sledováním změn pole klíče blokace platby (BSEG-ZLSPR) v položce faktury. Záznamy změn v tabulkách CDHDR a CDPOS uvádějí čas a uživatele, který blokaci nastavil.

Zachycení

Pomocí změnových dokladů (CDHDR/CDPOS) zjistěte, kdy bylo vyplněno pole BSEG-ZLSPR.

Typ události explicit
Odeslání faktury ke schválení
Tato činnost označuje zahájení formálního workflow schvalování faktury. Obvykle ji lze odvodit ze změny stavu faktury na „čeká na schválení“ nebo z vytvoření položky workflow.
Proč je to důležité

Tento okamžik slouží jako začátek měření doby schvalování. Znalost toho, kdy schvalování začíná, je nezbytná pro odhalení úzkých míst v samotném workflow.

Kde data získat

Obvykle ji lze odvodit ze zahájení SAP Business Workflow (tabulka SWW_WI2OBJ) propojeného s objektem faktury, například BUS2081, nebo ze změny vlastního stavového pole v hlavičce dokladu.

Zachycení

Odvoďte událost z vytvoření položky workflow související s fakturou.

Typ události inferred
Pozdní provedení platby
Jde o vypočítanou událost, ke které dojde, když se platba faktury provede po vypočteném datu splatnosti. Určuje se porovnáním dvou datových polí.
Proč je to důležité

Tato aktivita přímo slouží k výpočtu KPI včasnosti plateb a pomáhá odhalit dodavatele nebo organizační jednotky, u kterých se platby často zpožďují. Zpoždění mohou poškodit vztahy s dodavateli a vést k sankcím.

Kde data získat

Vypočítá se porovnáním data vyrovnání (BSEG-AUGDT) s čistým datem splatnosti. Datum splatnosti se vypočítá ze základního data (BSEG-ZFBDT) a platebních podmínek (BSEG-ZTERM).

Zachycení

Určete porovnáním BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + počet dní podle platebních podmínek).

Typ události calculated
Vytvoření návrhu platby
Faktura se vybere a zařadí do návrhu platby v rámci platebního běhu. Jde o první krok automatizovaného procesu platby.
Proč je to důležité

Tato činnost vyjadřuje záměr provést platbu. Prodleva mezi tímto krokem a samotným provedením platby může upozornit na problémy s platebním během, schvalováním nebo komunikací s bankou.

Kde data získat

Údaj najdete v tabulkách platebního běhu, konkrétně v REGUP, která obsahuje položky zařazené do návrhu platby. Časové razítko poskytuje datum běhu v odpovídající tabulce REGUH.

Zachycení

Určete, kdy se faktura objeví v tabulce REGUP v rámci běhu návrhu platby.

Typ události explicit
Zamítnutí faktury
Označuje zamítnutí faktury během schvalování. Po zamítnutí je nutné fakturu opravit a znovu odeslat ke schválení.
Proč je to důležité

Zamítnutí faktur ukazuje na neefektivitu procesu a problémy s kvalitou dat. Analýza četnosti a důvodů zamítnutí pomáhá určit možnosti zlepšení a potřebu školení.

Kde data získat

Událost lze odvodit z konkrétních změn stavu v SAP workflow, například na „zamítnuto“, nebo z událostí, které zruší aktuální workflow schvalování a vrátí fakturu ke zpracování.

Zachycení

Odvoďte událost ze změn stavu workflow, které označují zamítnutí.

Typ události inferred
Zaparkování faktury
Faktura byla zadána do systému, ale ještě nebyla zaúčtována do hlavní knihy. Zaparkování umožňuje uložit neúplnou fakturu nebo ji před zaúčtováním předložit ke kontrole.
Proč je to důležité

Zaparkování označuje záměrné přerušení procesu. Sledováním doby a četnosti zaparkovaných faktur můžete zjistit příčiny zpoždění před zahájením zaúčtování a schvalování.

Kde data získat

Událost lze určit podle dokladů vytvořených parkovacími transakcemi, například MIR7 nebo FV60, případně kontrolou konkrétních stavových polí v tabulce BKPF nebo ve specializovaných tabulkách zaparkovaných dokladů, například VBKPF.

Zachycení

Vyhledejte doklady vytvořené parkovacími transakcemi nebo zkontrolujte, zda mají stav zaparkovaného dokladu.

Typ události explicit
Zrušení blokace platby
Označuje vyřešení problému a zrušení dříve nastavené blokace platby. Fakturu lze znovu zaplatit.
Proč je to důležité

Doba mezi nastavením a zrušením blokace odpovídá době řešení výjimky v procesu. Její zkrácení pomáhá zvýšit efektivitu a zlepšit vztahy s dodavateli.

Kde data získat

Událost se zaznamenává při vymazání pole klíče blokace platby (BSEG-ZLSPR). Změna se ukládá do tabulek CDHDR a CDPOS, které uvádějí čas zrušení blokace.

Zachycení

Pomocí změnových dokladů (CDHDR/CDPOS) zjistěte, kdy bylo pole BSEG-ZLSPR vymazáno.

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data ze SAP S/4HANA

Chcete začít?

Začněte optimalizovat zpracování faktur ještě dnes. Tato šablona je prvním krokem ke zlepšení provozu a vyšší efektivitě.

Optimalizujte zpracování faktur P2P v SAP S/4HANA

Najděte úzká místa a zkraťte dobu zpracování faktur o 30 % nebo více.

Začněte používat zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.