Šablona dat pro onboarding zákazníků KYC

Čas zahájení události je přesné datum a čas, kdy aktivita začala. Spolu s ID případu a názvem aktivity tvoří jeden ze tří základních údajů pro process mining. Časová razítka umožňují seřadit události v každém případu podle času a rekonstruovat skutečný průběh procesu.

Tento atribut je základem veškeré časové analýzy. Slouží k výpočtu délky aktivit, pokud je k dispozici také čas jejich ukončení, čekání mezi aktivitami a celkové doby zpracování registrace zákazníka. Analýza těchto dob pomáhá odhalit úzká místa, měřit dodržování SLA a sledovat celkovou výkonnost procesu.

Určuje časové pořadí událostí. To je nezbytné pro odhalení modelu procesu a výpočet všech časových ukazatelů výkonnosti.

Najdete ho v záznamech událostí, auditních stopách žádostí nebo transakčních tabulkách. Bývá označen jako „Časové razítko“, „Datum vytvoření“ nebo „Čas zahájení“.

ID žádosti zákazníka je jedinečný klíč přiřazený každé nové žádosti o registraci zákazníka. Používá se od jejího zahájení až do dokončení nebo ukončení. Tento identifikátor propojuje všechny aktivity, události a datové body související s jednou registrací zákazníka. Pro process mining jde o nejdůležitější atribut.

Díky tomuto ID lze při analýze rekonstruovat celý proces každého zákazníka. Umožňuje sledovat průběh žádosti, vypočítat celkovou dobu jejího zpracování a porovnat její průběh s ostatními žádostmi. Varianty procesu, úzká místa i ukazatele výkonnosti se analyzují pro každou žádost zvlášť. To je možné pouze tehdy, pokud je tento atribut správně určen a použit jako ID případu.

Je nezbytné seskupit všechny související události do jednoho procesu od začátku do konce. Na tomto základě stojí veškerá analýza process mining.

Obvykle se nachází v záhlaví nebo hlavní tabulce systému pro správu žádostí zákazníků či případů.

Název aktivity označuje konkrétní krok nebo milník v průběhu registrace zákazníka, například „Žádost odeslána“, „Zahájena kontrola shody“ nebo „Žádost schválena“. Každá aktivita představuje konkrétní úkon uživatele nebo systému, který posouvá žádost v procesu dál.

Tento atribut je základem pro vizualizaci mapy procesu, která je ústřední součástí process mining. Analýza pořadí a četnosti aktivit pomáhá pochopit skutečný průběh procesu, určit obvyklé cesty, odhalit odchylky a najít místa, kde se práce opakuje nebo vrací k přepracování. Jasné a jednotné názvy aktivit jsou důležité pro vytvoření srozumitelného modelu procesu.

Určuje jednotlivé kroky procesu a umožňuje zobrazit a analyzovat jeho průběh, úzká místa i odchylky.

Najdete ho v záznamech událostí, auditních stopách nebo transakčních tabulkách, které zaznamenávají kroky obchodního procesu.

Tento atribut zaznamenává datum a čas posledního načtení nebo obnovení dat. Není součástí samotného obchodního procesu, ale jde o důležitá metadata pro ověřování a správu dat. Informuje o tom, jak aktuální jsou analyzovaná data.

Při analýze procesu je čas poslední aktualizace dat důležitý pro posouzení aktuálnosti získaných poznatků. Pomáhá uživatelům důvěřovat datům, protože ukazuje, jak jsou čerstvá, a předchází chybným závěrům založeným na zastaralých informacích. Při průběžném monitorování lze tento atribut využít k nastavení upozornění na zpožděné nebo neúspěšné aktualizace, a zajistit tak spolehlivost dashboardů process mining.

Zajišťuje přehled o aktuálnosti datové sady, která je důležitá pro relevanci a přesnost analýzy.

Vzniká při procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL). Často se nachází v metadatech datové sady.

Atribut Zdrojový systém označuje aplikaci nebo platformu, která vytvořila data pro danou aktivitu. V prostředí s více systémy může proces KYC probíhat v několika z nich, například v CRM při podání žádosti, na specializované platformě KYC při hodnocení rizika a v hlavním bankovním systému při zakládání účtu.

Analýza procesu podle zdrojového systému pomáhá pochopit používané technologie a jejich vliv na proces. Může odhalit problémy s integrací, zpoždění při předávání dat mezi systémy nebo rozdíly v tom, jak jednotlivé systémy zaznamenávají informace. Tento pohled ocení týmy IT a zlepšování procesů, které chtějí zjednodušit systémové prostředí podporující registraci zákazníků.

Ukazuje, kde probíhá každý krok procesu, a pomáhá odhalit neefektivitu mezi systémy i problémy s integrací dat.

Často bývá uveden v exportech dat nebo záznamech událostí, zejména v prostředí s více propojenými systémy.

Čas ukončení události označuje přesné datum a čas, kdy aktivita skončila. V kombinaci s časem zahájení události umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování každého úkolu. Ne všechny systémy poskytují čas zahájení i ukončení. Některé zaznamenávají pouze jedno časové razítko, které označuje dokončení.

Čas ukončení je velmi užitečný při analýze výkonnosti. Umožňuje vytvářet podrobné ukazatele, například „Průměrná doba kontroly shody“, a rozlišit, kolik času zaměstnanec na úkolu aktivně pracoval a jak dlouho úkol čekal ve frontě. Díky tomu lze přesněji určit úzká místa a zaměřit zlepšování procesů buď na kapacitu zdrojů, nebo na předávání práce.

Umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování aktivit a rozlišit aktivní práci od čekání.

Najdete ho v záznamech událostí nebo transakčních tabulkách vedle času zahájení. Může být označen jako „Čas ukončení“, „Datum dokončení“ nebo „Upraveno dne“.

ID uživatele označuje osobu nebo systémového robota odpovědného za konkrétní aktivitu v procesu. Může jít například o pracovníka odpovědného za shodu, referenta zadávajícího data nebo automatizovaný nástroj pro hodnocení rizika. Pro přesnou analýzu zdrojů je důležité uživatele identifikovat jednotně.

Tento atribut nabízí pohled na proces z hlediska lidí. Je nezbytný pro analýzu rozložení pracovní zátěže, výkonnosti jednotlivců a týmů i přidělování zdrojů. Filtrováním mapy procesu podle ID uživatele mohou vedoucí pracovníci zjistit, jak zaměstnanci zpracovávají úkoly, kde je potřeba školení a zda je práce rozložena rovnoměrně. Atribut pomáhá také analyzovat spolupráci a ukazuje, jak se práce předává mezi jednotlivými lidmi.

Umožňuje analyzovat pracovní zátěž, výkonnost zdrojů a spolupráci. Díky tomu lze lépe řídit zdroje a plánovat školení.

Bývá dostupné v auditních stopách systému nebo transakčních záznamech, často u uživatele, který záznam vytvořil nebo naposledy upravil.

Oddělení uživatele označuje funkční skupinu nebo tým, do kterého patří uživatel, jenž aktivitu provedl. Může jít například o oddělení „Shoda“, „Registrace klientů“ nebo „Provoz“. Oproti samotnému ID uživatele tak poskytuje širší organizační kontext.

Pohled na proces podle oddělení je důležitý pro pochopení spolupráce mezi různými funkcemi a odhalení systémových úzkých míst. Ukazuje předávání práce mezi týmy, které často způsobuje zpoždění a neefektivitu. Tyto informace pomáhají upravit strukturu týmů, vyjasnit odpovědnosti a zlepšit komunikaci, aby registrace zákazníků probíhala plynuleji.

Umožňuje analyzovat výkonnost procesu a předávání práce mezi týmy a odhalit možnosti, jak zlepšit jejich spolupráci.

Často je uvedeno v profilu uživatele propojeném s jeho ID, případně přímo v transakčním záznamu.

Stav žádosti označuje její konečný výsledek, například „Schváleno“, „Zamítnuto“ nebo „Staženo“. Vyjadřuje obchodní výsledek procesu a je důležitým ukazatelem výkonnosti.

Tento atribut je nezbytný pro analýzu výsledků. Umožňuje porovnat průběh procesů, které vedou ke schválení, s těmi, které končí zamítnutím. Analytici mohou hledat vzorce spojené s vysokou mírou zamítnutí, vypočítat KPI, například „Míra zamítnutí žádostí“, a vytvořit „Analýzu registračního trychtýře“, která ukáže, ve které fázi žadatelé odcházejí. Pochopení důvodů neúspěchu je prvním krokem ke zlepšení procesu a zvýšení úspěšnosti.

Určuje obchodní výsledek každého případu a umožňuje zjistit, proč jsou žádosti zamítány a jak zvýšit míru schválení.

Obvykle se nachází v hlavní tabulce případů nebo žádostí a označuje konečný stav záznamu.

Typ zákazníka rozděluje žadatele do kategorií, například „Fyzická osoba“, „Firma“, „Svěřenský fond“ nebo „Nezisková organizace“. Požadavky na registraci a náročnost procesu se mohou podle typu zákazníka výrazně lišit.

Tento atribut slouží k segmentaci analýzy. Filtrováním mapy procesu a KPI podle typu zákazníka mohou organizace odhalit významné rozdíly. Registrace firemního klienta například obvykle zahrnuje složitější kroky, jako je ověření skutečných majitelů, které u fyzické osoby nejsou potřeba. Analýza pomáhá zajistit, aby byla každá varianta procesu co nejefektivnější pro danou skupinu, a ukazuje, kde lze proces zlepšit.

Umožňuje rozdělit proces podle typu zákazníka a porovnat i zlepšit průběh jeho registrace pro jednotlivé skupiny.

Obvykle se zaznamenává na začátku procesu žádosti a ukládá do hlavní tabulky zákazníků nebo žádostí.

Úroveň rizika je důležitým výstupem procesu KYC. Zákazníky rozděluje do kategorií podle faktorů, jako jsou obor podnikání, zeměpisná poloha a vzorce transakcí. Tato klasifikace určuje, jak důkladnou kontrolu a hloubkovou prověrku žádost vyžaduje.

V process mining slouží tento atribut jako důležitý rozměr pro analýzu shody a variant procesu. Proces u zákazníka s vysokým rizikem by měl být záměrně důkladnější než u zákazníka s nízkým rizikem. Porovnáním skutečného průběhu pro jednotlivé úrovně rizika s očekávanými postupy mohou organizace ověřit dodržování interních pravidel a předpisů. Lze tak například zjistit, zda u zákazníků s vysokým rizikem vždy probíhá rozšířená hloubková kontrola nebo zda se zákazníkům s nízkým rizikem věnuje zbytečně mnoho času.

Je důležitý pro řízení rizik a dodržování pravidel. Umožňuje ověřit, zda se hloubková kontrola přizpůsobuje rizikovému profilu zákazníka.

Vypočítává ho nástroj pro hodnocení rizik nebo ho ručně přiřazuje pracovník odpovědný za shodu. Ukládá se do hlavního záznamu zákazníka nebo žádosti.

Tento logický atribut rozlišuje úkoly provedené softwarem nebo roboty od úkolů, které provedli uživatelé. Automatizované aktivity mohou zahrnovat úvodní ověření dat, kontrolu sankčních seznamů nebo odesílání standardizovaných zpráv.

Analýza tohoto atributu je důležitá pro vyhodnocení účinnosti automatizace. Porovnáním rychlosti a výsledků automatizovaných a ručních kroků mohou firmy určit, kde další automatizace sníží náklady a dobu zpracování. Atribut také pomáhá sledovat výkon automatizovaných systémů a ověřit, zda v celém procesu fungují podle očekávání.

Pomáhá měřit dopad a účinnost automatizace v procesu a hledat možnosti dalšího využití robotizace nebo systémových úprav.

Může jít o samostatné pole v záznamu událostí nebo lze hodnotu odvodit z ID uživatele, například pokud je ID „SYSTEM“ nebo „BOT“.

Pokud je stav žádosti „Zamítnuto“, důvod zamítnutí uvádí konkrétní příčinu, například „Neúplná dokumentace“, „Vysoké riziko“ nebo „Shoda se sankčním seznamem“. Tento atribut doplňuje důležitý kontext k neúspěšným případům.

Analýza důvodů zamítnutí je základem dashboardu „Analýza zamítnutých žádostí“. Pomáhá zjistit nejčastější příčiny neúspěchu při registraci zákazníků. Když organizace tyto důvody roztřídí a vyčíslí, může určit, která zlepšení mají přednost. Pokud je například častým důvodem „Neúplná dokumentace“, může se zaměřit na srozumitelnější pokyny pro zákazníky nebo na vylepšení portálu pro odesílání dokumentů.

Odhaluje příčiny neúspěšných žádostí a umožňuje cíleně snížit míru zamítnutí a zlepšit zákaznickou zkušenost.

Obvykle se ukládá do hlavní tabulky žádostí nebo případů a vyplní se při nastavení stavu „Zamítnuto“.

ID zákazníka je jedinečný identifikátor, který zůstává stejný napříč různými interakcemi a žádostmi. Zatímco ID žádosti zákazníka sleduje jednu registraci, ID zákazníka může propojit více pokusů o registraci nebo jiné procesy téhož zákazníka.

Tento atribut umožňuje analyzovat proces z pohledu zákazníka, nejen jednoho případu. Hodí se pro sledování opakovaných žádostí, analýzu dlouhodobého vztahu se zákazníkem nebo propojení registrace s dalšími procesy, například „Žádost o úvěr“ nebo „Správa účtu“. Pro analýzu jednoho procesu není nezbytný, ale obohacuje data pro složitější object-centric process mining.

Umožňuje analyzovat proces z pohledu zákazníka a propojit více pokusů o registraci nebo různé procesy, které se ho týkají.

Obvykle se nachází v centrálním systému kmenových dat zákazníků a je propojeno se záznamem žádosti.

Tento atribut označuje způsob, jakým zákazník podal žádost, například přes webový portál, mobilní aplikaci nebo na pobočce. Jednotlivé kanály mohou mít odlišný způsob sběru dat i zákaznickou zkušenost.

Analýza procesu podle kanálu pomáhá vyhodnotit výkonnost a efektivitu jednotlivých kontaktních míst. Může například odpovědět na otázky: „Zpracovávají se žádosti z mobilní aplikace rychleji než žádosti z webu?“ nebo „Je u žádostí podaných na pobočce častější přepracování?“ Tyto poznatky pomáhají zlepšit zákaznickou cestu napříč kanály a účelněji přidělovat zdroje.

Umožňuje porovnat efektivitu procesu a zákaznickou zkušenost při podání žádosti přes web, mobilní aplikaci nebo osobně.

Obvykle se zaznamenává hned na začátku procesu při vytvoření žádosti.

Termín SLA je lhůta pro dokončení registrace zákazníka. Obvykle vychází z interních pravidel nebo smluvních závazků a slouží jako měřítko včasnosti.

Tento atribut je základem dashboardu „Sledování plnění SLA“. Porovnáním skutečného data dokončení žádosti s termínem SLA lze vypočítat míru plnění SLA. Analýza případů, u kterých nebyla lhůta dodržena, pomáhá určit konkrétní aktivity nebo oddělení způsobující zpoždění. Díky tomu lze lépe řídit pracovní fronty a přidělování zdrojů, omezit nedodržení SLA a zvýšit spokojenost zákazníků.

Poskytuje měřítko výkonnosti, podle kterého lze sledovat plnění SLA a určit případy ohrožené zpožděním.

Často se vypočítá a uloží do hlavního záznamu žádosti při vytvoření případu, a to podle typu žádosti nebo jiných kritérií.

Země zákazníka označuje zeměpisnou polohu žadatele. V procesech KYC jde o důležitý údaj, protože předpisy a rizikové faktory se mohou v jednotlivých zemích výrazně lišit.

Zeměpisná analýza přináší další důležitý pohled. Požadavky na registraci se mohou lišit podle místních právních předpisů. Filtrováním podle země zákazníka mohou firmy ověřit, zda se správně uplatňují postupy pro jednotlivé jurisdikce. Analýza může také odhalit rozdíly ve výkonnosti, například delší dobu zpracování žádostí ze zemí s vysokým rizikem, která může být důsledkem požadavků na rozšířenou hloubkovou kontrolu.

Umožňuje analyzovat odchylky a výkonnost procesu podle země, což je důležité pro dodržování místních předpisů.

Zaznamenává se při podání žádosti a ukládá do záznamu zákazníka nebo žádosti.