Šablona dat pro proces od záznamu po výkaznictví: účetní doklady

SAP ECC
Šablona dat pro proces od záznamu po výkaznictví: účetní doklady

Šablona dat pro proces od záznamu po výkaznictví: účetní doklady

Tato šablona vám poskytne přehledný návod, jak shromáždit data potřebná k analýze a optimalizaci procesu od záznamu po výkaznictví: účetní doklady. Uvádí důležité atributy ke sběru, zásadní aktivity ke sledování a praktické pokyny k získání těchto údajů ze SAP ECC. Díky šabloně připravíte kvalitní datovou sadu, která vám pomůže odhalit neefektivitu a zlepšit finanční výkaznictví.
  • Doporučené atributy pro podrobnou analýzu
  • Důležité aktivity účetních dokladů ke sledování
  • Praktický návod k získání dat ze SAP ECC
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu od záznamu po výkaznictví: účetní doklady

Toto jsou doporučená datová pole, která zahrňte do záznamu událostí pro podrobnou analýzu procesu od záznamu po výkaznictví: účetní doklady v SAP ECC.
5 Povinné 6 Doporučené 7 Volitelné
Název Popis
Čas události
EventTime
Časové razítko určující, kdy u účetního zápisu došlo ke konkrétní aktivitě nebo události.
Popis

Čas události uvádí přesné datum a čas každé aktivity v procesu účetního zápisu. Tyto údaje jsou nezbytné pro výpočet časových ukazatelů, například doby zpracování, délky jednotlivých kroků a prodlev mezi nimi. Zdroj časového razítka závisí na aktivitě. Může jít o datum a čas vytvoření dokladu (CPUDT/CPUTM) nebo o časové údaje změn z protokolů (CDHDR-UDATE/UTIME).

Při analýze se podle času události řadí chronologicky a vytváří se základ mapy procesu. Tento údaj je nezbytný pro výpočet časových KPI, například průměrné doby zpracování účetního zápisu, průměrné doby schvalování a doby od schválení po zaúčtování.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je základem veškeré časové analýzy. Umožňuje vypočítat dobu zpracování, délku jednotlivých kroků a úzká místa.

Kde data získat

Zdroj závisí na aktivitě. Nejčastěji jde o časové razítko vytvoření (CPUDT, CPUTM) z BKPF nebo časové údaje změn (UDATE, UTIME) z CDHDR.

Příklady
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
ID účetního zápisu
JournalEntryId
Jedinečný identifikátor finančního účetního dokladu, který spojuje kód společnosti, číslo dokladu a fiskální rok.
Popis

ID účetního zápisu je hlavní identifikátor případu pro sledování životního cyklu účetního zápisu. Jde o složený klíč, který se obvykle vytváří spojením kódu společnosti (BUKRS), čísla dokladu (BELNR) a fiskálního roku (GJAHR). Zajišťuje tak jedinečnost v celém systému SAP.

Při analýze procesů toto ID propojuje všechny související aktivity, například vytvoření, odložení, odeslání, schválení, zamítnutí a zaúčtování. Sledováním identifikátoru lze sestavit průběh každého účetního zápisu od začátku do konce, měřit dobu zpracování a odhalit odchylky nebo úzká místa u konkrétních zápisů.

Proč je to důležité

Tento nezbytný klíč umožňuje sledovat účetní zápis od vytvoření až po konečné zaúčtování, analyzovat celý proces a porovnávat jeho varianty.

Kde data získat

Jde o odvozený atribut, který se obvykle vytváří spojením polí z tabulky BKPF: kódu společnosti (BUKRS), čísla dokladu (BELNR) a fiskálního roku (GJAHR).

Příklady
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Název aktivity
ActivityName
Název obchodní aktivity nebo události, ke které došlo v určitém okamžiku procesu účetního zápisu.
Popis

Název aktivity popisuje konkrétní krok v životním cyklu účetního zápisu, například „Účetní zápis vytvořen“, „Účetní zápis schválen“ nebo „Účetní zápis zaúčtován“. Tento atribut se obvykle odvozuje z několika zdrojů v SAP, včetně transakčních kódů (TCODE), protokolů změn dokladů (tabulky CDHDR a CDPOS) a polí se stavem dokladu.

Analýza aktivit je základem process mining. Umožňuje vizualizovat mapy procesů, vypočítat dobu mezi jednotlivými kroky a odhalit opakované opravy, například když po události „Účetní zápis zamítnut“ následuje „Účetní zápis opraven“. Tato data jsou základem dashboardů pro dobu zpracování, míru oprav a varianty procesu.

Proč je to důležité

Určuje kroky v mapě procesu a umožňuje vizualizovat, analyzovat a optimalizovat workflow účetních zápisů.

Kde data získat

Odvozuje se z různých zdrojů, například z transakčních kódů v BKPF (TCODE), stavu dokladu, protokolů workflow v tabulkách jako SWW_WI2OBJ nebo změnových dokladů v CDHDR a CDPOS.

Příklady
Účetní zápis vytvořenÚčetní zápis schválenÚčetní zápis zamítnutÚčetní zápis zaúčtován
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko určující, kdy byla data naposledy získána ze zdrojového systému nebo aktualizována.
Popis

Tento atribut zaznamenává datum a čas posledního načtení dat ze SAP ECC. Jde o metadata důležitá pro posouzení aktuálnosti analyzovaných dat.

V každém dashboardu nebo analýze process mining je čas poslední aktualizace důležitý pro důvěru uživatelů v data a jejich rozhodování. Pomáhá odpovědět na otázku: „Jak aktuální jsou tyto informace?“

Proč je to důležité

Informuje uživatele o aktuálnosti dat. Díky tomu vědí, jaké období analýza pokrývá, a mohou výsledkům důvěřovat.

Kde data získat

Jde o metadata, která při aktualizaci dat vytváří a ukládá nástroj pro extrakci dat nebo proces ETL.

Příklady
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Systém, ze kterého byla data o procesu získána.
Popis

Tento atribut určuje původ dat, v tomto případě konkrétní instanci SAP ECC. Obvykle jde o statickou hodnotu přidanou při extrakci dat.

V prostředí s více systémy ERP nebo zdroji dat je tento atribut důležitý. Umožňuje sledovat původ dat a filtrovat či rozdělit analýzu podle zdrojového systému.

Proč je to důležité

Zajišťuje přehled o původu dat a pomáhá sledovat jejich kvalitu, zejména v prostředí s více zdrojovými systémy.

Kde data získat

Obvykle jde o statickou hodnotu přidanou při transformaci dat, která označuje konkrétní instanci SAP ECC, například 'ECC_PROD_100'.

Příklady
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Datum zaúčtování
PostingDate
Datum, kdy se transakce zaúčtuje do hlavní knihy a ovlivní účetní období.
Popis

Datum zaúčtování určuje fiskální období, do kterého se účetní zápis zaúčtuje. Z finančního hlediska i z hlediska shody jde o důležitý údaj, který musí odpovídat harmonogramu uzávěrky účetního období a platným předpisům.

V process mining se toto datum používá ke sledování shody. Dashboard „Sledování dodržování pravidel“ a KPI „Míra souladu s pravidly“ ověřují, zda byly zápisy zaúčtovány ve správném období. Atribut lze využít také k analýze vývoje objemu účetních zápisů v čase.

Proč je to důležité

Důležité pro finanční výkaznictví a analýzu shody. Pomáhá ověřit, zda jsou zápisy zaúčtovány ve správném účetním období.

Kde data získat

Nachází se v tabulce hlaviček dokladů BKPF, pole BUDAT.

Příklady
2023-10-312023-11-302024-01-15
Kód společnosti
CompanyCode
Organizační jednotka představující samostatnou právnickou osobu, pro kterou se sestavují finanční výkazy.
Popis

Kód společnosti je základní organizační jednotkou v SAP Financials. Představuje právně samostatnou společnost a je důležitým polem v hlavičce účetního dokladu.

Tento atribut umožňuje rozdělit analýzu procesů podle právnických osob. Můžete porovnávat výkonnost procesů, míru shody a výsledky KPI v různých částech firmy. Snadno tak zjistíte například, zda se prodlevy při schvalování nebo vysoký počet storen týkají jen některých kódů společností.

Proč je to důležité

Umožňuje filtrovat a porovnávat výkonnost procesů napříč různými právnickými osobami nebo obchodními jednotkami.

Kde data získat

Nachází se v tabulce hlaviček dokladů BKPF, pole BUKRS.

Příklady
10002000US01DE01
Stornováno
IsReversed
Logická hodnota určující, zda byl účetní zápis stornován.
Popis

Tento příznak označuje účetní doklady, které byly následně stornovány jiným účetním dokladem. V SAPu je stornovaný doklad propojen se stornovacím dokladem, což zajišťuje přehlednou auditní stopu.

Tento atribut je zásadní pro dashboard „Analýza stornování účetních dokladů“ a KPI „Míra stornování účetních dokladů“. Umožňuje vyfiltrovat stornované doklady a hledat příčiny, například chyby při zadávání dat nebo nesprávné účetní postupy, s cílem snížit počet storen.

Proč je to důležité

Příznak přímo podporuje analýzu stornování. Označuje doklady, které byly později stornovány, a pomáhá tak odhalit příčiny chyb a zlepšit integritu dat.

Kde data získat

Odvozuje se z pole čísla stornovacího dokladu (STBLG) v tabulce BKPF. Pokud pole STBLG není prázdné, příznak má hodnotu true.

Příklady
truefalse
Transakční kód
TransactionCode
Kód transakce SAP použité k vytvoření nebo zpracování účetního zápisu.
Popis

Transakční kód (T-Code) je jedinečný identifikátor konkrétní funkce nebo programu v SAP. U účetních zápisů ukazuje, jak byly vytvořeny, například ručně (FB01, F-02), odložením (FV50) nebo prostřednictvím automatizovaného rozhraní.

Tento atribut je velmi užitečný pro dashboard „Optimalizace ručních aktivit“. Analýzou T-Code lze rozlišit ruční a automatizované aktivity, zjistit, které ruční procesy zabírají nejvíce času, a určit možnosti automatizace, která omezí ruční práci a zvýší efektivitu.

Proč je to důležité

Pomáhá rozlišit ruční a automatizované procesy a najít možnosti automatizace a standardizace procesů.

Kde data získat

Nachází se v tabulce hlaviček dokladů BKPF, pole TCODE.

Příklady
FB01F-02FV50FBD1
Typ dokladu
DocumentType
Klasifikace účetních dokladů, která určuje způsob jejich zpracování a ukládání.
Popis

Typ dokladu rozlišuje různé druhy obchodních transakcí, například zápis do hlavní knihy (SA), fakturu dodavatele (KR) nebo zaúčtování majetku (AA). Nastavuje se při konfiguraci systému a přiřazuje každému účetnímu zápisu.

Tento atribut je důležitý pro analýzu, protože umožňuje rozdělit proces podle povahy transakce. Dashboard „Objem účetních zápisů podle typu“ a KPI „Průměrná doba zpracování podle typu účetního zápisu“ přímo využívají toto pole. Pomáhá zjistit, zda se u některých typů zápisů častěji objevují prodlevy, opravy nebo storna.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit analýzu podle typu transakce a zjistit, zda se problémy v procesu týkají jen některých typů účetních zápisů.

Kde data získat

Nachází se v tabulce hlaviček dokladů BKPF, pole BLART.

Příklady
SAKRREAA
Uživatel
User
ID uživatele SAP, který účetní zápis vytvořil nebo změnil.
Popis

Tento atribut zaznamenává uživatelské jméno SAP odpovědné za konkrétní aktivitu, například vytvoření, odložení nebo zaúčtování dokladu. Získává se přímo z hlavičky dokladu nebo z tabulek protokolů změn.

Analýza atributu Uživatel pomáhá porozumět výkonu týmu i jednotlivců. Dashboard Produktivita uživatelů sleduje objem aktivit a dobu zpracování podle uživatele. Atribut také pomáhá zjistit, kdo se podílí na opakovaných opravách, stornech nebo odchylkách od pravidel, a cíleně plánovat školení či zlepšení procesů.

Proč je to důležité

Určuje uživatele odpovědného za každou aktivitu a umožňuje analyzovat jeho výkon, rozložení pracovní zátěže a opakované opravy.

Kde data získat

Obvykle pochází z tabulky BKPF (pole USNAM pro tvůrce) nebo z tabulky CDHDR (pole USERNAME pro uživatele, který provedl změnu).

Příklady
ABROWNCJONESDSMITH
Celková částka dokladu
TotalDocumentAmount
Celková hodnota účetního zápisu v měně dokladu.
Popis

Tento atribut představuje celkovou finanční hodnotu účetního zápisu. Obvykle se vypočítá jako součet absolutních hodnot všech debetních nebo kreditních položek souvisejících s dokladem.

Analýza procesu podle finanční hodnoty může odhalit důležité souvislosti. Například zápisy s vysokou hodnotou mohou procházet jiným, přísnějším schvalováním. Pomocí tohoto atributu lze analýzu filtrovat nebo rozdělit a zjistit, zda částka zápisu souvisí s dobou zpracování, mírou zamítnutí nebo prodlevami při schvalování.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat finanční dopad, například vztah mezi hodnotou účetních zápisů a dobou zpracování nebo mírou zamítnutí.

Kde data získat

Jde o vypočítané pole odvozené součtem hodnoty částek (WRBTR nebo DMBTR) ze všech položek v tabulce BSEG pro daný účetní zápis.

Příklady
1500.0025000.75125.50
Doba schválení
ApprovalTime
Doba od odeslání účetního dokladu ke schválení do jeho schválení nebo zamítnutí.
Popis

Tato metrika měří dobu trvání dílčího procesu schvalování, který často významně prodlužuje celkovou dobu zpracování. Vypočítá se jako rozdíl mezi aktivitou „Účetní doklad odeslán ke schválení“ a odpovídající aktivitou „Účetní doklad schválen“ nebo „Účetní doklad zamítnut“.

Doba schválení je hlavní metrikou dashboardu „Výkonnost schvalování účetních dokladů“ a KPI „Průměrná doba schválení účetního dokladu“. Analýza této doby pomáhá odhalit úzká místa ve workflow schvalování, měřit výkonnost schvalovatelů a zdůvodnit změny procesu, například úpravu limitů pro schvalování.

Proč je to důležité

Měří dobu trvání schvalovací fáze a pomáhá odhalit a řešit zpoždění při kontrole a schvalování.

Kde data získat

Vypočítá se odečtením časového razítka aktivity „Účetní doklad odeslán ke schválení“ od časového razítka aktivity „Účetní doklad schválen“ nebo „Účetní doklad zamítnut“.

Příklady
P1DT2HPT4H15MP3D
Důvod storna
ReversalReason
Kód označující důvod stornování účetního dokladu.
Popis

Při stornování dokladu může uživatel v SAPu zadat kód důvodu. Ten strukturovaně popisuje, proč bylo storno nutné, například kvůli nesprávnému datu zaúčtování nebo chybě při zadávání dat.

Tento atribut je důležitým vstupem pro dashboard „Analýza stornování účetních dokladů“. Analýza nejčastějších důvodů storen pomáhá organizacím odhalit systémové problémy v procesech nebo nedostatky ve školení a přijmout cílená opatření, která předejdou dalším chybám a sníží míru stornování.

Proč je to důležité

Ukazuje, proč ke stornům dochází, a umožňuje cíleně hledat jejich příčiny, aby se omezily budoucí chyby.

Kde data získat

Nachází se v tabulce záhlaví dokladů BKPF, v poli STGRD.

Příklady
010205
Je předběžně uložen
IsParked
Logický příznak označující, zda byl účetní doklad před zaúčtováním uložen jako předběžně uložený doklad.
Popis

Předběžné uložení umožňuje uložit neúplný účetní doklad, aniž by ovlivnil finanční zůstatky. Jiný uživatel ho pak může doplnit nebo zkontrolovat před zaúčtováním. Tento příznak označuje doklady, které prošly krokem předběžného uložení.

Analýza tohoto atributu pomáhá pochopit, jak se funkce předběžného ukládání používá. Může ukázat, zda slouží jako neformální kontrolní krok, který způsobuje zpoždění. Pomáhá také analyzovat celkovou dobu zpracování a rozlišit doklady zaúčtované přímo od těch, které byly nejprve předběžně uloženy.

Proč je to důležité

Označuje doklady, u kterých se využilo předběžné uložení. To může způsobovat zpoždění nebo ukazovat na neformální kontrolní postup.

Kde data získat

Odvozuje se z pole stavu dokladu (BSTAT) v tabulce BKPF. Hodnota „V“ označuje předběžně uložený doklad.

Příklady
truefalse
Měnový klíč
CurrencyKey
Kód měny částek uvedených v účetním dokladu.
Popis

Tento atribut určuje měnu účetního dokladu, například USD, EUR nebo JPY. Poskytuje kontext pro finanční částky spojené s dokladem.

Nejde vždy o hlavní dimenzi analýzy, ale pro správnou interpretaci peněžních hodnot je zásadní. V mezinárodních organizacích lze podle tohoto atributu také rozdělit analýzu a zjistit, zda se procesy u dokladů v zahraničních a místních měnách liší.

Proč je to důležité

Poskytuje potřebný kontext pro všechny peněžní hodnoty a umožňuje jejich správnou finanční analýzu a interpretaci.

Kde data získat

Nachází se v tabulce záhlaví dokladů BKPF, v poli WAERS.

Příklady
USDEURGBPJPY
Nákladové středisko
CostCenter
Organizační jednotka v rámci controllingové oblasti, která představuje místo vzniku nákladů.
Popis

Nákladové středisko je důležitý kmenový údaj z modulu Controlling (CO), který se často přiřazuje k jednotlivým položkám účetního dokladu. Slouží ke sledování nákladů konkrétního oddělení, funkce nebo místa.

Zahrnutí nákladového střediska umožňuje podrobnější analýzu procesu zpracování účetních dokladů. Pomůže zjistit, zda některá oddělení častěji opravují doklady, mají delší dobu zpracování nebo vytvářejí více ručních zápisů. Díky tomu lze vyhodnotit efektivitu procesu podle oddělení.

Proč je to důležité

Umožňuje vyhodnotit výkonnost procesu podle oddělení nebo funkční oblasti a odhalit místní neefektivitu.

Kde data získat

Nachází se v tabulce položek dokladů BSEG, v poli KOSTL.

Příklady
4100CC_FINANCE_US10010101
Vyžaduje opravu
IsRework
Logický příznak označující, zda účetní doklad prošel opakovaným zpracováním, například když byl zamítnut a následně opraven.
Popis

Tento příznak označuje případy, které se odchýlily od běžného průběhu a vyžadovaly nápravný krok. Obvykle se nastaví na true, pokud se u daného účetního dokladu zaznamená posloupnost aktivit, například „Účetní doklad zamítnut“ a poté „Účetní doklad opraven“.

Tento atribut je nezbytný pro výpočet KPI „Míra oprav účetních dokladů“ a analýzu na dashboardu „Míra oprav a zamítnutí“. Pomáhá vyčíslit neefektivitu procesu a hledat příčiny opakovaného zpracování, například nejasné požadavky nebo nedostatečnou dokumentaci.

Proč je to důležité

Označuje doklady, které bylo nutné opravit. Umožňuje vyčíslit opakované zpracování a hledat jeho příčiny, aby se zvýšil podíl správně zpracovaných dokladů napoprvé.

Kde data získat

Jde o vypočítaný atribut odvozený z analýzy posloupnosti aktivit případu. Opakované zpracování se zaznamená, pokud dojde k zamítnutí nebo opravě.

Příklady
truefalse
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity procesu od záznamu po výkaznictví: účetní doklady

Toto jsou důležité kroky a milníky procesu, které zaznamenejte do záznamu událostí pro přesné zjišťování a optimalizaci procesu zpracování účetních dokladů.
5 Doporučené 9 Volitelné
Aktivita Popis
Storno účetního zápisu zpracováno
Tato aktivita označuje storno dříve zaúčtovaného účetního zápisu. Storno je nový účetní doklad, který ruší původní zápis.
Proč je to důležité

Jde o důležitou událost při měření kvality dat a přesnosti procesu. Vysoký podíl storen ukazuje na systémové problémy při původním zadání dat nebo schvalování. Každé storno navíc znamená další práci.

Kde data získat

Událost se identifikuje v hlavičce původního dokladu (tabulka BKPF). Při stornu SAP vyplní číslo stornovacího dokladu (BKPF-STBLG) a důvod storna (BKPF-STGRD). Časem události je datum zaúčtování nového stornovacího dokladu.

Zachycení

Zjistěte, kdy se u původního dokladu vyplní BKPF-STBLG. Časem události je datum zaúčtování stornovacího dokladu.

Typ události explicit
Účetní zápis odeslán
Tato aktivita označuje dokončení odloženého účetního zápisu jeho tvůrcem. Zápis je nyní připraven ke kontrole a schválení. Událost se obvykle zachytí při spuštění úlohy SAP Business Workflow propojené s odloženým dokladem.
Proč je to důležité

V tomto okamžiku se zápis předává od tvůrce schvalovateli a začíná se měřit doba schvalování pro KPI. Jde o důležitý milník při hodnocení efektivity schvalovacího workflow.

Kde data získat

Událost se odvozuje z času zahájení instance schvalovacího workflow propojené s objektem finančního dokladu. Je třeba analyzovat tabulky protokolu workflow, například SWW_WI2OBJ, a najít workflow spuštěné pro konkrétní kód společnosti, číslo dokladu a fiskální rok.

Zachycení

Najděte událost zahájení workflow pro objekt odloženého dokladu.

Typ události inferred
Účetní zápis odložen
Tato aktivita označuje prvotní vytvoření účetního zápisu v předběžném stavu, ještě před jeho oficiálním zaúčtováním do hlavní knihy. V SAP se zaznamená, když uživatel uloží doklad pomocí transakce pro odložení a nastaví jeho stav na „odložený“.
Proč je to důležité

Jde o důležitou počáteční událost procesů, které zahrnují kontrolu a schválení. Analýza doby mezi odložením a zaúčtováním pomáhá odhalit prodlevy před zaúčtováním a ve schvalovací fázi.

Kde data získat

Událost se identifikuje v tabulce hlaviček dokladů BKPF. Doklad se považuje za odložený, pokud je vytvořen se stavem BKPF-BSTAT = 'V'. Čas události určují datum a čas vytvoření, BKPF-CPUDT a BKPF-CPUTM.

Zachycení

Najděte vytvoření dokladu v BKPF, kde BKPF-BSTAT má hodnotu 'V'.

Typ události explicit
Účetní zápis schválen
Tato aktivita označuje konečné schválení účetního zápisu ve workflow, po kterém jej lze zaúčtovat. Událost se zachytí z protokolu workflow po dokončení posledního kroku „uvolnit“ nebo „schválit“.
Proč je to důležité

Tento důležitý milník uzavírá schvalovací proces. Doba do této aktivity je zásadním KPI pro hodnocení efektivity schvalování. Doba od této události do zaúčtování měří prodlevu po schválení.

Kde data získat

Událost se odvozuje z časového razítka dokončení posledního schvalovacího kroku v protokolu SAP Business Workflow. Jde o poslední schválení před zaúčtováním dokladu nebo jeho přípravou k zaúčtování.

Zachycení

Najděte v protokolech workflow dokončení posledního kroku „uvolnit“ nebo „schválit“.

Typ události inferred
Účetní zápis zaúčtován
Jde o hlavní aktivitu, při které se účetní zápis oficiálně zaúčtuje do hlavní knihy a ovlivní finanční výkazy. Událost se zaznamená přímo, když se stav dokladu změní na „zaúčtováno“ a přiřadí se datum zaúčtování.
Proč je to důležité

Jde o nejdůležitější milník, který potvrzuje úspěšné zpracování účetního zápisu. Doba celého procesu se často měří až do tohoto okamžiku. Událost je důležitá také při analýze finanční uzávěrky.

Kde data získat

Událost se identifikuje, když má doklad v tabulce BKPF datum zaúčtování (BKPF-BUDAT). U odložených dokladů odpovídá okamžiku, kdy se stav BKPF-BSTAT změní z 'V' na prázdnou hodnotu. Časové razítko zaúčtování je datum zadání BKPF-CPUDT.

Zachycení

Zjistěte, kdy se BKPF-BSTAT změní z 'V' na prázdnou hodnotu, případně u přímých zaúčtování použijte událost vytvoření.

Typ události explicit
Dokumentace přiložena
Tato aktivita označuje přiložení podpůrných dokumentů, například faktur nebo tabulek, k účetnímu zápisu. Nejde o standardní účetní událost, která by se zaznamenávala přímo. Obvykle se odvozuje z vytvoření příloh propojených s objektem účetního dokladu.
Proč je to důležité

Sledování této aktivity pomáhá ověřit dodržování zásad, které vyžadují dokumentaci. Pozdní přiložení dokumentů může být jednou z příčin dlouhého schvalování.

Kde data získat

Tuto událost je obtížné spolehlivě zachytit jako událost s časovým razítkem. Lze ji případně odvodit analýzou tabulek příloh Generic Object Services (GOS), například SOOD, a propojením času vytvoření přílohy s klíčem objektu účetního zápisu.

Zachycení

Odvoďte událost z času vytvoření propojených objektů v tabulkách GOS, například SOOD.

Typ události inferred
Odložený účetní zápis smazán
Označuje smazání odloženého účetního zápisu, který nebyl nikdy zaúčtován. Může k tomu dojít po zamítnutí nebo při chybném vytvoření zápisu.
Proč je to důležité

Tato aktivita označuje neúspěšné ukončení procesu. Analýza důvodů mazání odložených dokladů může odhalit například duplicitní zápisy nebo nejasnosti v procesu.

Kde data získat

Událost se zachytí při změně stavu odloženého dokladu v tabulce BKPF. Pole stavu BKPF-BSTAT se aktualizuje na 'Z' (odložený doklad smazán). Čas změny lze zjistit v protokolech změn dokladů (CDHDR).

Zachycení

Zjistěte, kdy se BKPF-BSTAT aktualizuje na 'Z'.

Typ události explicit
Položka účetního zápisu vyrovnána
Tato aktivita označuje vyrovnání položky účtu hlavní knihy spravovaného podle otevřených položek, například účtu bankovního zúčtování. Nastává, když se položka spáruje s jinou a uzavře.
Proč je to důležité

U procesů, jako je bankovní odsouhlasení, je doba vyrovnání položek důležitým KPI. Tato aktivita pomáhá analyzovat efektivitu odsouhlasení a postupů při měsíční uzávěrce.

Kde data získat

Událost se zachytí z tabulky položek BSEG. Při vyrovnání položky se vyplní pole data vyrovnání (BSEG-AUGDT) a dokladu vyrovnání (BSEG-AUGBL). Časem události je datum vyrovnání.

Zachycení

Zjistěte, kdy se u položky vyplní datum vyrovnání (BSEG-AUGDT).

Typ události explicit
Účetní zápis opraven
Tato aktivita označuje úpravu odloženého účetního zápisu jeho původním tvůrcem poté, co byl vrácen k opravě. Změna se odvodí z úprav dokladu po události „Vyžádána změna“.
Proč je to důležité

Sledování oprav pomáhá vyčíslit práci spojenou s opakovaným zpracováním. Doba mezi žádostí o změnu a opravou ukazuje, jak dlouho trvá vyřešení problémů v odeslaných zápisech.

Kde data získat

Událost se odvozuje analýzou protokolů změn dokladů (tabulky CDHDR a CDPOS) pro odložený doklad. Změna zaznamenaná po zamítnutí ve workflow znamená, že byla provedena oprava. Časové razítko pochází z tabulky CDHDR.

Zachycení

Najděte záznam změny v CDHDR/CDPOS po události zamítnutí.

Typ události inferred
Účetní zápis vytvořen
Označuje vytvoření účetního zápisu, který je zaúčtován přímo, bez předchozího odložení. Událost se zaznamená při vytvoření dokladu v SAP pomocí transakce pro přímé zaúčtování.
Proč je to důležité

Tato aktivita představuje alternativní počáteční bod jednodušších procesů účetních zápisů, které nevyžadují schvalovací workflow. Pomáhá odlišit jednoduchá přímá zaúčtování od složitějších odložených zápisů.

Kde data získat

Událost odpovídá vytvoření dokladu v tabulce BKPF, kde je stav dokladu BKPF-BSTAT prázdný (zaúčtováno). Čas události určuje datum vytvoření BKPF-CPUDT. U těchto dokladů probíhají události „Vytvořen“ a „Zaúčtován“ současně.

Zachycení

Najděte vytvoření dokladu v BKPF, kde je BKPF-BSTAT prázdné.

Typ události explicit
Účetní zápis zamítnut
Tato aktivita označuje konečné zamítnutí účetního zápisu, po kterém nebude zaúčtován. Ve schvalovacím workflow jde obvykle o konečný stav, po němž se odložený doklad nakonec smaže.
Proč je to důležité

Sledování zamítnutí je důležité pro řízení kvality. Analýza důvodů a četnosti zamítnutí pomáhá zvýšit podíl účetních zápisů správných hned napoprvé.

Kde data získat

Tento výsledek se zachytí z protokolu SAP Business Workflow. Představuje konečné rozhodnutí uživatele „zamítnout“, které proces ukončí. Odložený doklad může být následně smazán.

Zachycení

Najděte v protokolu workflow konečný stav „zamítnuto“ pro daný doklad.

Typ události inferred
Vyžádána změna účetního zápisu
Označuje okamžik ve workflow, kdy schvalovatel zkontroloval účetní zápis a vrátil jej tvůrci k opravě. Událost se zachytí z protokolů workflow, které zaznamenávají rozhodnutí uživatele „zamítnout“ nebo „vrátit“.
Proč je to důležité

Tato aktivita je důležitá pro odhalení opakovaných oprav, které jsou častou příčinou neefektivity a odchylek od procesu. Častý výskyt může ukazovat na problémy s kvalitou zápisů nebo nejasné požadavky.

Kde data získat

Událost se odvozuje z časového razítka konkrétního rozhodnutí uživatele v protokolu SAP Business Workflow, které odpovídá akci „zamítnout“ nebo „vrátit k opravě“.

Zachycení

Najděte v protokolech workflow čas rozhodnutí „zamítnout“ nebo „vrátit k opravě“.

Typ události inferred
Zjištěno ruční zadání
Tato aktivita určuje, zda byl účetní zápis vytvořen ručně v online transakci, nebo prostřednictvím automatizovaného rozhraní či dávkového procesu. Nejde o akci uživatele, ale o vypočítaný atribut odvozený ze systémových dat.
Proč je to důležité

Rozlišení ručně a automatizovaně vytvořených zápisů je důležité pro cílené zlepšování procesů. Ruční procesy bývají často předmětem standardizace a automatizace.

Kde data získat

Hodnota se vypočítá analýzou polí v tabulce hlaviček dokladů BKPF. Transakční kódy (BKPF-TCODE), například 'FB01', 'FB50' nebo 'FV50', označují ruční zadání. Jiné T-kódy nebo konkrétní názvy dávkových vstupů (BKPF-AWKEY) mohou ukazovat na automatizaci.

Zachycení

Odvoďte hodnotu z BKPF-TCODE nebo jiných ukazatelů zdrojového systému v hlavičce dokladu.

Typ události calculated
Zjištěno zaúčtování mezi společnostmi
Vypočítaná aktivita, která označuje účetní zápis ovlivňující více než jeden kód společnosti. Zjišťuje se analýzou položek jednoho finančního dokladu.
Proč je to důležité

Transakce mezi společnostmi mohou mít složitější požadavky na zpracování a schvalování. Jejich samostatná analýza umožňuje porovnat dobu zpracování a průběh procesu a odhalit specifická úzká místa.

Kde data získat

Hodnota se vypočítá kontrolou tabulky položek BSEG pro dané číslo dokladu (BELNR). Pokud položky obsahují více než jeden jedinečný kód společnosti (BSEG-BUKRS), jde o zaúčtování mezi společnostmi.

Zachycení

Ověřte, zda se pro jednu hodnotu BKPF-BELNR vyskytuje více různých hodnot BSEG-BUKRS.

Typ události calculated
Doporučené Volitelné

Návody k získání dat

Jak získat data ze SAP ECC

Chcete začít?

Využijte tuto šablonu dat jako výchozí bod pro process mining procesu od záznamu po výkaznictví: účetní doklady. Získejte podrobnější přehled a zvyšte efektivitu finančního provozu.

Optimalizujte proces od záznamu po výkaznictví: účetní doklady

Zkraťte dobu zpracování účetních dokladů o 30 % a zajistěte bezchybné výkaznictví.

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete, se zlepšováním můžete začít hned.