> Průběžné zlepšování procesů > Proces od nákupu po platbu, zpracování faktur > NetSuite > Datová šablona

Šablona dat pro zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

NetSuite

Atributy zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě(19) Aktivity při zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě(14) Návody k extrakci dat(3)

Šablona dat pro zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Tato šablona vám pomůže shromáždit správná data pro analýzu zpracování faktur v NetSuite. Uvádí potřebná datová pole, hlavní kroky procesu a doporučení, jak údaje efektivně získat. Díky šabloně připravíte úplný záznam událostí pro analýzu pomocí process mining.

Doporučené atributy ke sběru
Hlavní aktivity ke sledování
Pokyny k extrakci dat z NetSuite

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Stáhnout šablonu

Atributy zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Doporučená datová pole pro záznam událostí, která zachytí potřebný kontext pro důkladnou analýzu zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě.

5 Povinné 7 Doporučené 7 Volitelné

	Název	Popis
	Číslo faktury InvoiceNumber	Jedinečný identifikátor faktury dodavatele v systému.
Popis Číslo faktury slouží jako hlavní identifikátor případu. Propojuje všechny činnosti a události související s jednou fakturou dodavatele od jejího vytvoření až po konečnou úhradu. Díky tomuto údaji lze sledovat celý průběh zpracování každé faktury. Při analýze procesu umožňuje systému sestavit celý životní cyklus faktury. Analytici mohou seskupit související činnosti pod společným identifikátorem, zobrazit tok procesu, měřit dobu zpracování a odhalit odchylky nebo úzká místa, která se týkají jednotlivých faktur. Proč je to důležité Jde o nezbytný identifikátor pro sledování každé faktury v průběhu platebního procesu a umožňuje úplnou analýzu jednotlivých případů. Kde data získat V NetSuite jde obvykle o pole „Transaction ID“ nebo „Invoice #“ v záznamu Vendor Bill. Příklady INV-0012345789-ABC-654202405-101
	Aktivita ActivityName	Název provedeného kroku podnikového procesu.
Popis Tento údaj popisuje konkrétní akci nebo událost v průběhu zpracování faktury, například „Vytvoření faktury dodavatele“, „Schválení faktury dodavatele“ nebo „Úplné uhrazení faktury“. Každá činnost představuje samostatný bod procesu. Činnosti tvoří základ mapy procesu. Analýza jejich pořadí a četnosti pomáhá porozumět skutečnému průběhu procesu, odhalit odchylky od standardního postupu a určit časté opakované přepracování nebo neefektivní kroky. Proč je to důležité Tvoří základ mapy procesu a umožňuje zobrazit a analyzovat pořadí událostí v životním cyklu faktury. Kde data získat Odvozuje se ze systémových záznamů, změn stavu v záznamu Vendor Bill nebo konkrétních akcí uživatelů zaznamenaných v historii systému. Příklady Vytvoření faktury dodavateleSchválení faktury dodavateleZařazení platby do dávky
	Čas zahájení EventTime	Časové razítko označující, kdy k činnosti došlo.
Popis Tento údaj zachycuje přesné datum a čas, kdy byla konkrétní činnost nebo událost zaznamenána v systému. Poskytuje časový kontext pro celý proces. Časová razítka jsou základem časové analýzy procesů. Používají se k výpočtu doby mezi činnostmi, měření celkové doby zpracování případů a vyhodnocení výkonu vůči dohodnutým úrovním služeb. Přesná časová razítka jsou nezbytná pro odhalení úzkých míst a pochopení zpoždění v procesu. Proč je to důležité Poskytuje časové údaje potřebné k výpočtu dob trvání, doby zpracování a ukazatelů výkonu. Tvoří tak základ časové analýzy procesu. Kde data získat Přebírá se z datových polí nebo systémových záznamů v záznamu Vendor Bill a souvisejících transakcích, například z polí „Date Created“, „Last Modified Date“ nebo polí s datem schválení. Příklady 2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
	Poslední aktualizace dat LastDataUpdate	Časové razítko poslední aktualizace nebo extrakce dat ze zdrojového systému.
Popis Tento údaj označuje datum a čas poslední extrakce dat ze zdrojového systému. Poskytuje kontext o aktuálnosti analyzovaných dat. Čas poslední aktualizace pomáhá uživatelům zjistit, zda pracují s nejnovějšími informacemi. Umožňuje počítat se zpožděním při aktualizaci dat a rozhodovat se na základě dat, jejichž stáří je známé. Proč je to důležité Analytici díky němu vědí, jak aktuální jsou data, a mohou při rozhodování zohlednit, kdy byla naposledy aktualizována. Kde data získat Toto časové razítko se vytvoří a přidá při procesu extrakce a načítání dat (ETL). Příklady 2024-05-21T02:00:00Z
	Zdrojový systém SourceSystem	Určuje systém, ze kterého data pocházejí.
Popis Tento údaj označuje zdrojovou aplikaci, ve které byla data o události vytvořena. V tomto procesu půjde obvykle o „NetSuite“. V prostředí s několika propojenými systémy je toto pole důležité pro pochopení původu dat a posouzení jejich kvality. Pomáhá rozlišit činnosti probíhající v různých systémech a sestavit ucelený pohled na proces od začátku do konce. Proč je to důležité Uvádí původ dat. V prostředí s více systémy je tato informace důležitá při řešení problémů a ověřování dat. Kde data získat Obvykle jde o statickou hodnotu („NetSuite“), která se přidává při extrakci dat. Příklady NetSuite
	Částka faktury InvoiceAmount	Celková peněžní hodnota faktury dodavatele.
Popis Tento údaj představuje celkovou částku k úhradě uvedenou na faktuře včetně daní a dalších poplatků. Jde o důležitý finanční ukazatel pro každý případ. Částka faktury se využívá k různým analýzám, například k rozdělení faktur do hodnotových pásem a porovnání doby zpracování nebo schvalovacích postupů. Je také důležitá pro finanční výkaznictví, výpočet hodnoty faktur v jednotlivých fázích a analýzu finančního dopadu zpožděných plateb. Proč je to důležité Umožňuje finanční analýzu a rozdělení faktur podle hodnoty. Pomáhá upřednostnit faktury s vysokou částkou a porozumět hlavním nákladům. Kde data získat Odpovídá poli „Total“ nebo „Amount“ v záhlaví záznamu Vendor Bill v NetSuite. Příklady 1500.75250.0012500.50
	Datum splatnosti PaymentDueDate	Datum, do kterého musí být faktura uhrazena podle dohodnutých platebních podmínek.
Popis Datum splatnosti se vypočítá podle data faktury a platebních podmínek sjednaných s dodavatelem, například Net 30 nebo Net 60. Jde o hlavní termín pro provedení platby. Toto datum je důležité pro měření včasnosti plateb, což je významný KPI pro vztahy s dodavateli i finanční zdraví organizace. Porovnáním skutečného data platby s datem splatnosti mohou organizace sledovat včasnost úhrad, odhalit dodavatele, kterým se pravidelně platí pozdě, a lépe řídit peněžní toky. Proč je to důležité Slouží jako základní údaj pro měření včasnosti plateb, která přímo ovlivňuje vztahy s dodavateli a pomáhá předcházet poplatkům z prodlení. Kde data získat Jde o pole „Due Date“ v záznamu Vendor Bill, které se často vypočítává automaticky podle pole „Terms“. Příklady 2023-05-152023-06-302023-07-01
	Název dodavatele VendorName	Název dodavatele, který fakturu vystavil.
Popis Tento údaj označuje oficiální název dodavatele spojeného s fakturou. Dodavatel je důležitým účastníkem procesu Purchase-to-Pay. Analýza procesu podle dodavatele pomáhá odhalit konkrétní problémy. Ukáže například, kteří dodavatelé mají nejdelší dobu schvalování, od koho přichází nejvíce faktur vyžadujících přepracování a komu se nejčastěji platí pozdě. Toto členění je důležité pro řízení vztahů s dodavateli a analýzu jejich výkonu. Proč je to důležité Umožňuje rozdělit data o procesu podle dodavatele a odhalit úzká místa, průběh plateb i problémy se shodou. Kde data získat Přebírá se z pole „Vendor“ nebo „Supplier“ v záznamu Vendor Bill, které je propojeno s kmenovými daty dodavatelů. Příklady Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
	Schvalovatel Approver	Uživatel odpovědný za schválení nebo zamítnutí faktury.
Popis Tento údaj označuje zaměstnance nebo vedoucího, který schválil fakturu. Pokud má workflow několik úrovní schvalování, může zachycovat posledního nebo konečného schvalovatele. Sledování schvalovatele je důležité pro analýzu schvalovacího cyklu. Pomáhá odhalit úzká místa tím, že ukáže, u kterých osob nebo oddělení trvá schválení v průměru nejdéle. Tyto informace lze využít k vyrovnání pracovního vytížení nebo zajištění dalšího školení. Proč je to důležité Pomáhá určit úzká místa ve schvalování a analyzovat výkon jednotlivců nebo oddělení, aby bylo možné cíleně zlepšit proces. Kde data získat Přebírá se ze záznamů workflow nebo historie schvalování souvisejících s transakcí Vendor Bill. Může být uveden v „System Notes“ nebo ve vlastním protokolu schvalování. Příklady John SmithJane DoeVedoucí finančního oddělení
	Spárováno automaticky IsAutoMatched	Příznak, který určuje, zda byla faktura spárována s objednávkou automaticky, bez ručního zásahu.
Popis Tento logický atribut určuje, zda systém dokázal podle předem nastavených pravidel a tolerancí automaticky spárovat fakturu s objednávkou a příjemkou, tedy provést třístranné párování. Hodnota „true“ znamená, že párování proběhlo bez ručního zásahu. Tento atribut slouží jako základ pro KPI „Míra automatického párování faktur“. Vysoký podíl automaticky spárovaných faktur ukazuje na efektivní a automatizované zpracování faktur. Analýza případů s hodnotou „false“ pomáhá zjistit příčiny neúspěšného párování a možnosti další automatizace. Proč je to důležité Přímo měří míru automatizace a efektivitu párování faktur a ukazuje, kde lze omezit ruční práci. Kde data získat Tento atribut se obvykle odvozuje z jiných údajů. Lze ho určit podle toho, že se nevyskytla aktivita „Matching Discrepancy Identified“, nebo ověřit, zda fakturu vytvořil a schválil systémový uživatel ve velmi krátkém čase. Příklady truefalse
	Stav faktury InvoiceStatus	Aktuální stav zpracování faktury.
Popis Tento údaj zachycuje aktuální stav faktury dodavatele v jejím životním cyklu, například „Pending Approval“, „Approved“, „Paid in Full“ nebo „Rejected“. Stav ukazuje, v jaké fázi procesu se faktura právě nachází. V provozních dashboardech se používá ke sledování aktuálního objemu práce a průchodnosti. Analýza změn stavů je důležitou součástí process miningu, protože tyto změny často slouží jako základ pro definování činností. Proč je to důležité Poskytuje aktuální přehled o průběhu zpracování faktur a umožňuje řídit pracovní vytížení i analyzovat průchodnost. Kde data získat Jde o pole „Status“ v záznamu Vendor Bill v NetSuite. Příklady OtevřenoČeká na schváleníSchválenoPlně uhrazeno
	Zaplaceno včas IsPaidOnTime	Příznak, který určuje, zda byla faktura zaplacena v den splatnosti nebo dříve.
Popis Tento vypočítaný logický atribut porovnává časové razítko aktivity „Bill Paid In Full“ s datem splatnosti platby. Hodnota je „true“, pokud byla platba provedena včas, a „false“ v opačném případě. Atribut přímo podporuje KPI „Míra včasných plateb“, které je důležitým ukazatelem finanční disciplíny a řízení vztahů s dodavateli. Umožňuje snadno filtrovat a analyzovat pozdní platby a hledat jejich příčiny, například prodlevy při schvalování nebo nevhodné plánování plateb. Proč je to důležité Přímo měří dodržování platebních podmínek, které je důležité pro vztahy s dodavateli, předcházení sankcím i finanční plánování. Kde data získat Vypočítané pole: TRUE, pokud je časové razítko poslední platební aktivity menší nebo rovno hodnotě „PaymentDueDate“. Příklady truefalse
	Číslo objednávky PurchaseOrderNumber	Identifikátor objednávky, ke které se faktura vztahuje.
Popis Tento atribut propojuje fakturu dodavatele s příslušnou objednávkou (PO), na jejímž základě bylo zboží nebo služby objednány. Faktury mohou být vystaveny na základě objednávky, nebo bez ní. Analýza podle objednávek poskytuje důležitý kontext pro posouzení efektivity párování faktur. Pomáhá zjistit, jak často se faktury spárují automaticky a kdy je nutný ruční zásah, a odhalit nesrovnalosti mezi fakturou, objednávkou a příjemkou. Vysoký počet nespárovaných položek může ukazovat na problémy v procesu nákupu. Proč je to důležité Propojuje fakturu s procesem nákupu, což je nezbytné pro analýzu efektivity párování faktur a shody při třístranném párování. Kde data získat Najdete ho v záznamu Vendor Bill, obvykle u jednotlivých položek nebo v poli záhlaví, které fakturu propojuje s objednávkou. Příklady PO-005678PO-005891N/A
	Datum pro slevu DiscountDate	Termín, do kterého je třeba fakturu zaplatit, aby bylo možné využít slevu za včasnou platbu.
Popis Tento atribut určuje datum, do kterého musí být faktura zaplacena, aby bylo možné využít slevu za včasnou platbu nabízenou dodavatelem podle platebních podmínek, například „2 % při platbě do 10 dnů, jinak splatnost 30 dnů“. Toto datum je nezbytné pro výpočet KPI „Míra využití slev za včasnou platbu“. Sledování plateb vzhledem k tomuto datu pomáhá odhalit nevyužité možnosti úspor a upravit platební strategii tak, aby se slevy využívaly co nejvíce. To může výrazně zvýšit ziskovost. Proč je to důležité Toto datum určuje, kdy je možné využít slevu za včasnou platbu, a přímo tak ovlivňuje úspory nákladů a ziskovost. Kde data získat Datum se odvozuje od data faktury a pole „Terms“ v záznamu Vendor Bill. NetSuite ho vypočítá jako „Discount Date“. Příklady 2023-04-252023-05-10
	Dceřiná společnost Subsidiary	Společnost nebo právní subjekt v rámci organizace, který za fakturu odpovídá.
Popis V organizaci s více právními subjekty atribut Subsidiary určuje, ke kterému subjektu faktura dodavatele patří. V účtech NetSuite OneWorld jde o základní organizační údaj. Analýza procesu podle dceřiných společností umožňuje porovnat výkonnost různých obchodních jednotek nebo geografických oblastí. Pomáhá zjistit, které části organizace pracují nejefektivněji, kde lze sdílet osvědčené postupy a kde se vyskytují konkrétní problémy v procesu. Proč je to důležité Umožňuje porovnávat výkonnost a analyzovat procesy napříč právními subjekty nebo obchodními jednotkami organizace. Kde data získat Jde o standardní pole „Subsidiary“ v záznamech transakcí v účtu NetSuite OneWorld. Příklady Západ USACentrála EMEASlužby APAC
	Důvod blokace platby PaymentBlockReason	Důvod, proč byla zablokována platba za schválenou fakturu.
Popis Platba za fakturu schválenou k úhradě může být z různých důvodů zablokována, například kvůli sporu s dodavatelem, problémům s kvalitou přijatého zboží nebo rozhodnutí o řízení hotovosti. Tento atribut zaznamenává konkrétní důvod blokace. Analýza důvodů blokace plateb a doby jejich řešení pomáhá optimalizovat cash flow a udržovat dobré vztahy s dodavateli. Odhalí opakující se problémy, které vedou k prodlevám v platbách, přestože faktura již byla zpracována a schválena. Proč je to důležité Vysvětluje, proč se schválené faktury neplatí, a upozorňuje na provozní nebo finanční problémy, které platby zdržují. Kde data získat Obvykle se spravuje pomocí vlastního zaškrtávacího pole „Payment Hold“ nebo „Payment Block“ a souvisejícího seznamu důvodů či textového pole v záznamu Vendor Bill. Příklady Účet dodavatele je pozastavenČeká se na kontrolu kvalityČeká se na dobropis
	Důvod zamítnutí RejectionReason	Důvod uvedený při zamítnutí faktury během schvalování.
Popis Když schvalovatel fakturu zamítne, obvykle uvede důvod, například „Nesprávná částka“, „Duplicitní faktura“ nebo „Chybí objednávka“. Tento atribut zaznamenává uvedený důvod. Tyto informace jsou důležité pro analýzu příčin neefektivity procesu. Kategorizací a sledováním důvodů zamítnutí mohou organizace odhalit opakující se problémy, například potíže s konkrétními dodavateli nebo chyby při zadávání údajů, a přijmout opatření ke snížení oprav a prodlev. Proč je to důležité Ukazuje přímé příčiny opakované práce a selhání procesu a pomáhá zvýšit podíl správně vyřízených případů napoprvé. Kde data získat Tyto údaje se obvykle zaznamenávají do pole pro poznámku nebo komentář při zamítnutí ve schvalovacím workflow. Mohou být uloženy v části „System Notes“ nebo ve vlastním poli. Příklady Nesprávné množstvíDuplicitní fakturaNesoulad ceny s objednávkou
	Měna Currency	Měna částky na faktuře.
Popis Tento atribut určuje měnu, ve které je faktura vystavena, například USD, EUR nebo GBP. Je důležitý zejména pro společnosti působící ve více zemích. Měna poskytuje nezbytný kontext pro všechny peněžní částky. Při analýze pomáhá správně interpretovat finanční údaje a umožňuje převod měn při souhrnném vyhodnocování finančních ukazatelů napříč regiony. Proč je to důležité Poskytuje potřebný kontext pro všechny finanční částky a umožňuje přesnou analýzu v prostředí s více měnami. Kde data získat Jde o pole „Currency“ v záznamu Vendor Bill, které se obvykle předvyplní podle záznamu dodavatele. Příklady USDEURGBP
	Sleva využita DiscountTaken	Příznak, který určuje, zda byla využita dostupná sleva za včasnou platbu.
Popis Tento vypočítaný logický atribut ověřuje, zda byla faktura s dostupnou slevou zaplacena v den „Discount Date“ nebo dříve. Hodnota je „true“, pokud byla sleva využita, a „false“, pokud tato možnost nebyla využita. Atribut je nezbytný pro KPI „Míra využití slev za včasnou platbu“. Finančním týmům pomáhá vyčíslit nevyužité úspory a odhalit úzká místa procesu, například pomalé schvalování, která brání využití výhodných platebních podmínek. Proč je to důležité Měří, jak dobře proces využívá příležitosti ke snížení nákladů, což přímo ovlivňuje hospodářský výsledek společnosti. Kde data získat Vypočítané pole: TRUE, pokud faktura obsahuje hodnotu „DiscountDate“ a poslední platební aktivita proběhla v tento den nebo dříve. Příklady truefalse

Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity při zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Hlavní kroky a milníky procesu, které je třeba zaznamenat pro přesné zjištění průběhu procesu a odhalení úzkých míst ve workflow zpracování faktur.

5 Doporučené 9 Volitelné

	Aktivita	Popis
	Schválení faktury dodavatele	Označuje konečné schválení faktury dodavatele, po kterém ji lze uhradit. Jde o důležitý milník, který se v systému obvykle zachytí jako výslovná změna stavu na „Approved“ ve workflow schvalování.
Proč je to důležité Tento důležitý milník podmiňuje zahájení platby. Zpoždění v této fázi často představuje úzké místo. Sledování této činnosti je proto nezbytné pro řízení včasnosti plateb a peněžních toků. Kde data získat Zachytí se ze systémových poznámek nebo auditní stopy Vendor Bill, konkrétně z časového razítka, kdy se pole „Approval Status“ nastaví na „Approved“. Zachycení Časové razítko změny stavu na „Approved“ v auditní stopě Vendor Bill. Typ události explicit
	Úplné uhrazení faktury	Tato činnost označuje úplné uhrazení faktury dodavatele a odpovídající změnu jejího stavu. Jde o úspěšné dokončení procesu, které se odvozuje ze změny stavu samotné faktury.
Proč je to důležité Jde o hlavní koncovou událost úspěšného průběhu životního cyklu faktury. Doba do dosažení tohoto stavu představuje celkovou dobu zpracování od začátku do konce. Kde data získat Odvozuje se ze systémových poznámek nebo auditní stopy záznamu Vendor Bill, konkrétně z časového razítka změny stavu na „Paid in Full“. Zachycení Časové razítko změny stavu na „Paid in Full“ v záznamu Vendor Bill. Typ události inferred
	Vytvoření faktury dodavatele	Tato činnost označuje vytvoření záznamu faktury dodavatele v NetSuite a představuje začátek jejího zpracování. Zachytí se podle data vytvoření transakčního záznamu Vendor Bill.
Proč je to důležité Jde o hlavní počáteční událost životního cyklu faktury. Doba od této činnosti k dalším krokům ukazuje celkovou dobu zpracování a pomáhá odhalit počáteční zpoždění při zadávání údajů. Kde data získat Z pole „Date Created“ nebo data transakce v záznamu Vendor Bill. Každý záznam Vendor Bill má jedinečné interní ID a číslo transakce. Zachycení Časové razítko vytvoření transakce Vendor Bill. Typ události explicit
	Vytvoření platby dodavateli	Tato činnost označuje vytvoření platební transakce, kterou se hradí faktura dodavatele. Jde o výslovnou událost zachycenou při vytvoření záznamu Vendor Payment propojeného s fakturou.
Proč je to důležité Označuje provedení platby. Jde o důležitý krok při analýze včasnosti plateb a prognózování peněžních toků a také o významný milník před koncem procesu. Kde data získat Z data vytvoření transakčního záznamu Vendor Payment. V seznamu „Apply“ platebního záznamu je odkaz na fakturu Vendor Bill, kterou platba hradí. Zachycení Časové razítko vytvoření transakce Vendor Payment. Typ události explicit
	Zaúčtování faktury do hlavní knihy	Tato činnost označuje okamžik, kdy se schválená faktura dodavatele promítne do hlavní knihy. Ve standardním nastavení NetSuite k tomu dochází automaticky po konečném schválení faktury.
Proč je to důležité Jde o důležitý bod finanční kontroly, který zajišťuje správné zaúčtování závazků. Pro analýzu shody je důležité sledovat odchylky, například platby provedené před zaúčtováním. Kde data získat Příznak „Posting“ v záznamu Vendor Bill je nastaven na true. Časové razítko lze převzít z data schválení, protože zaúčtování obvykle probíhá současně se schválením. Zachycení Časové razítko konečného schválení, které spustí zaúčtování do hlavní knihy. Typ události explicit
	Nevyužitá sleva za včasnou platbu	Vypočítaná událost, která označuje, že faktura s možností slevy za včasnou platbu nebyla uhrazena v době, kdy bylo možné slevu využít. Událost se odvozuje porovnáním data platby s datem splatnosti pro získání slevy.
Proč je to důležité Přímo podporuje KPI „Early Payment Discount Capture Rate“ tím, že vyčísluje ztracené úspory. Organizacím pomáhá odhalit problémy v procesu nebo peněžních tocích, kvůli kterým nemohou slevy využít. Kde data získat Jde o vypočítanou událost. Je třeba porovnat pole „Date“ použité transakce Vendor Payment s polem „Discount Date“ ve zdrojovém záznamu Vendor Bill. Zachycení Porovnejte datum Vendor Payment s datem slevy Vendor Bill. Pokud je datum platby pozdější než datum slevy, událost nastane. Typ události calculated
	Odeslání faktury ke schválení	Označuje okamžik, kdy je vytvořená faktura dodavatele formálně zařazena do workflow schvalování. Obvykle se odvozuje ze změny stavu faktury z „Open“ nebo „Pending Submission“ na „Pending Approval“.
Proč je to důležité Tím začíná schvalovací cyklus. Doba od této události do „Bill Approved“ nebo „Bill Rejected“ je důležitá pro dashboard analýzy doby schvalování faktur. Kde data získat Odvozuje se ze systémových poznámek nebo auditní stopy záznamu Vendor Bill, konkrétně ze změn pole „Approval Status“. Zachycení Časové razítko změny stavu na „Pending Approval“ v auditní stopě Vendor Bill. Typ události inferred
	Uplatnění dobropisu	Označuje uplatnění dobropisu dodavatele na fakturu, čímž se sníží dlužná částka. Jde o výslovnou událost zachycenou v záznamu o uplatnění transakce Vendor Credit.
Proč je to důležité Ukazuje alternativní způsob vypořádání faktury bez přímé platby v hotovosti. Časté dobropisy mohou upozorňovat na problémy s přesností původních objednávek nebo s výkonem dodavatele. Kde data získat Záznamu o uplatnění, který propojuje Vendor Credit s Vendor Bill. Datum uplatnění slouží jako časové razítko události. Zachycení Časové razítko uplatnění transakce Vendor Credit na Vendor Bill. Typ události explicit
	Vrácení faktury k přepracování	K této činnosti dochází, když schvalovatel nebo kontrolor vrátí fakturu původnímu zpracovateli k opravě. Odvozuje se ze změny stavu, která posune fakturu zpět ve workflow, například z „Pending Approval“ na „Pending Submission“.
Proč je to důležité Odhaluje opakované přepracování, které výrazně prodlužuje zpracování a zvyšuje objem ruční práce. Sledování pomáhá určit časté příčiny chyb, například nesprávné účtování nebo chyby při zadávání údajů. Kde data získat Odvozuje se ze systémových poznámek nebo auditní stopy Vendor Bill, kde se hledá návrat k předchozímu stavu nebo konkrétní stav „Rework“. Zachycení Časové razítko změny stavu, která označuje návrat zpět ve workflow schvalování. Typ události inferred
	Zablokování platby	Na schválené faktuře se nastaví blokace platby, která zabrání její úhradě. Událost se často odvozuje od zaškrtnutí konkrétního políčka nebo nastavení vlastního stavu „Hold“.
Proč je to důležité Tato činnost je důležitá pro dashboard „Payment Block Resolution Analysis“. Ukazuje zpoždění mezi schválením a připraveností k platbě, která mohou poškodit vztahy s dodavateli. Kde data získat Odvozuje se z auditní stopy zaškrtávacího políčka „Payment Hold“ nebo vlastního stavového pole transakce Vendor Bill. Zachycení Časové razítko změny pole „Payment Hold“ nebo podobného pole. Typ události inferred
	Zamítnutí faktury dodavatele	Schvalovatel fakturu dodavatele zamítne a vyřadí ji z aktivního zpracování. Událost se zachytí jako výslovná změna stavu na „Rejected“ a obvykle jde o konečný stav, pokud faktura není znovu odeslána ke schválení.
Proč je to důležité Upozorňuje na problémy v procesu, například duplicitní faktury nebo nesprávné údaje o dodavateli. Sledování četnosti a důvodů zamítnutí pomáhá zvýšit přesnost hned napoprvé a omezit zbytečnou práci. Kde data získat Zachytí se ze systémových poznámek nebo auditní stopy Vendor Bill, kde se zaznamená časové razítko nastavení pole „Approval Status“ na „Rejected“. Zachycení Časové razítko změny stavu na „Rejected“ v auditní stopě Vendor Bill. Typ události explicit
	Zařazení platby do dávky	Schválená faktura se vybere a zařadí do dávky plateb k pozdějšímu provedení. Jde o výslovnou akci, při které se faktury přidají do dávky Vendor Payment Batch nebo zpracují na stránce „Pay Bills“.
Proč je to důležité Ukazuje přechod od schváleného závazku k plánovanému odlivu peněz. Analýza prodlev mezi schválením a naplánováním platby může odhalit způsob řízení hotovosti nebo neefektivitu při přípravě plateb. Kde data získat Tuto událost může být obtížné zachytit samostatně, protože často tvoří součást samotného vytvoření platby. Lze ji odvodit z data vytvoření záznamu dávky plateb, která obsahuje danou fakturu. Zachycení Časové razítko vytvoření záznamu dávky plateb, který odkazuje na fakturu. Typ události inferred
	Zjištění nesrovnalosti při párování	K této činnosti dochází, když faktura, která má být spárována s objednávkou, neprojde automatickými pravidly párování a vyžaduje ruční kontrolu. Často se odvozuje z přechodu faktury do stavu „Matching Hold“ nebo „Discrepancy“.
Proč je to důležité Upozorňuje na neefektivitu v nákupu a příjmu zboží, která vede k ručnímu přepracování. Podporuje dashboard „Invoice Matching Efficiency“ a KPI „Matching Discrepancy Rework Rate“. Kde data získat Odvozuje se ze změny stavu Vendor Bill, která signalizuje pozastavení nebo výjimku, případně z faktur propojených s objednávkou, u nichž bylo před schválením potřeba provést rozsáhlé ruční úpravy. Zachycení Časové razítko změny stavu na „hold“ nebo „mismatch“. Může být nutné analyzovat vlastní pole nebo workflow. Typ události inferred
	Zrušení blokace platby	Blokace platby na faktuře se zruší a fakturu lze znovu uhradit. Událost se odvozuje od zrušení zaškrtnutí políčka „Payment Hold“ nebo změny stavu z „Hold“ na jiný.
Proč je to důležité Doba mezi „Payment Block Set“ a touto činností ukazuje, jak efektivně se blokace řeší. Pomáhá určit jejich časté příčiny a zjednodušit jejich odstraňování. Kde data získat Odvozuje se z auditní stopy, která zaznamenává zrušení zaškrtnutí políčka „Payment Hold“ nebo aktualizaci vlastního stavového pole Vendor Bill. Zachycení Časové razítko zrušení hodnoty pole „Payment Hold“ nebo podobného pole. Typ události inferred

Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data z NetSuite

Kroky

Přihlaste se do NetSuite: Přihlaste se ke svému účtu NetSuite pod rolí, která má oprávnění vytvářet a spouštět uložená vyhledávání typu „Transaction“.
Přejděte do uložených vyhledávání: Otevřete Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New.
Vyberte typ vyhledávání: V seznamu nových typů vyhledávání zvolte „Transaction“.
Nastavte kritéria vyhledávání: Na kartě „Criteria“ nastavte následující filtry, abyste omezili rozsah dat:
- Nastavte „Type“ na „is any of“ a vyberte „Vendor Bill“, „Vendor Payment“ a „Vendor Credit“. Zachytíte tak všechny relevantní typy transakcí v životním cyklu faktury.
- Nastavte „Main Line“ na „is“ a vyberte „true“. Získáte údaje na úrovni záhlaví a předejdete duplicitním řádkům pro jednotlivé položky.
- Přidejte filtr „Date“, například „Date Created“, a vyberte konkrétní období, třeba posledních 6 měsíců, aby počáteční datová sada zůstala přehledná. Můžete například nastavit „is within“ a vybrat „last fiscal year“.
- (Volitelné) Pokud vaše organizace používá více dceřiných společností, přidejte filtr „Subsidiary“.
Vyberte sloupce výsledků: Přejděte na kartu „Results“. Jde o nejdůležitější krok. Přidejte všechny sloupce potřebné pro záznam událostí. Musíte zahrnout pole s časovými razítky různých obchodních událostí, stavy a dimenzionální atributy. Úplný seznam doporučených sloupců a jejich ID v NetSuite najdete v části „query“.
Nastavte další možnosti: Na kartě „Available Filters“ zvažte přidání filtru „Date“. Uživatelé pak mohou při spuštění vyhledávání změnit období, aniž by upravovali jeho definici.
Uložte a spusťte vyhledávání: Pojmenujte uložené vyhledávání výstižně, například „ProcessMind_P2P_Invoice_Extraction“, a klikněte na „Save & Run“.
Exportujte výsledky: Po zobrazení výsledků klikněte na ikonu „Export - CSV“ a stáhněte data jako soubor CSV.
Transformujte data: Exportovaný soubor je plochá tabulka s jedním řádkem na transakci. Je třeba ji převést do struktury záznamu událostí, kde každý řádek představuje jednu aktivitu. Pomocí skriptu, například v Pythonu s knihovnou pandas, nebo nástroje pro přípravu dat tabulku převeďte. Z každého řádku CSV vytvořte několik výstupních řádků, po jednom pro každé relevantní datum, například „Date Created“, „Date Approved“ a „Payment Date“. Každý nový řádek bude představovat aktivitu, například „Vendor Bill Created“, „Bill Approved“ nebo „Vendor Payment Created“, a příslušné datum použijte jako „EventTime“.
Vypočítejte odvozené události: Při transformaci vypočítejte odvozené události. Chcete-li například vytvořit aktivitu „Early Payment Discount Missed“, porovnejte pole „Payment Date“ s polem „Discount Due Date“. Pokud k platbě došlo po datu pro slevu, vytvořte pro ni řádek události.
Dokončete záznam událostí: Zkontrolujte, že výsledný transformovaný soubor CSV obsahuje povinné sloupce: InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, SourceSystem a LastDataUpdate, případně další doporučené atributy. Soubor je nyní připraven k nahrání do nástroje process mining.

Konfigurace

Typ vyhledávání: Transaction. Tento typ umožňuje přístup k fakturám dodavatelů, platbám a dobropisům.
Kritéria, Main Line: Nastavte hodnotu „True“, abyste získali pouze údaje na úrovni záhlaví každé transakce a předešli duplicitním událostem z řádků transakce.
Kritéria, typ transakce: Filtrujte podle „Vendor Bill“, „Vendor Payment“ a „Vendor Credit“. Zachytíte tak celý životní cyklus od přijetí faktury přes platbu až po případné uplatnění dobropisu.
Kritéria, období: Pomocí pole „Date Created“ vyberte přiměřené období, obvykle 3 až 12 měsíců, aby byl objem dat zvládnutelný a výsledky relevantní.
Výsledky, sloupce: Přidejte úplnou sadu sloupců, která zachytí všechna možná časová razítka událostí a atributy. Zahrňte data vytvoření, stavová pole, data schválení a platby, data splatnosti a související údaje o transakcích. Úplný seznam najdete v části query.
Oprávnění: Role uživatele, který vyhledávání spouští, musí mít oprávnění k zobrazení záznamů Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit a souvisejících záznamů, například Vendor a Employee.
Výkon: U velmi rozsáhlých datových sad s miliony transakcí zvažte spuštění vyhledávání mimo špičku nebo rozdělení exportu na kratší období, například po čtvrtletích, abyste předešli vypršení časového limitu.

Ukázkový dotaz config

Below is the configuration for the NetSuite Saved Search, detailing the criteria (filters) and the result columns needed to extract the data.

**Search Type**: Transaction

**Criteria (Filters)**:
| Field | Description | Value |
|---|---|---|
| Type | Transaction Type | is any of: Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit |
| Main Line | Main Line Filter | is true |
| Date Created | Date Filter | is within: [Specify Date Range, e.g., last 6 months] |
| Subsidiary | Subsidiary Filter | is: [Your Subsidiary Name] (if applicable) |

**Results (Columns)**:
| Column Label | Field ID | Description |
|---|---|---|
| InvoiceNumber | tranid | Case ID. The unique number for the bill, payment, or credit. |
| InternalID | internalid | Internal system ID for joining. |
| DateCreated | datecreated | Timestamp for 'Vendor Bill Created' activity. |
| VendorName | entity | Required attribute 'Vendor Name'. |
| InvoiceAmount | amount | Required attribute 'Invoice Amount'. |
| DueDate | duedate | Required attribute 'Payment Due Date'. |
| Approver | approver | Recommended attribute 'Approver'. May require drilling into related fields. |
| ApprovalStatus | approvalstatus | Field for inferring activities like 'Bill Submitted For Approval', 'Bill Approved', 'Bill Rejected'. |
| SystemNotes_ApprovalStatus_Date | formuladate | Formula: `NS_CONCAT('systemnotes.newvalue=''Approved''')` to get the approval date. Similar formulas needed for other statuses. |
| PaymentDueDate | duedate | Attribute for 'Payment Due Date'. |
| Terms | terms | Used with Discount Date to derive 'Early Payment Discount Missed'. |
| DiscountDate | discountdate | The date by which payment must be made to receive a discount. |
| Status | statusref | The current status of the transaction, e.g., 'Open', 'Paid in Full'. |
| DatePostedToGL | trandate | Timestamp for 'Bill Posted To GL', typically the transaction date. |
| AppliedToTransaction | appliedtotransaction | Links payments/credits to the original bill. |
| ApplyingTransaction | applyingtransaction | Links bills to their payments/credits. |
| PaymentDate | applyingtransaction.trandate | The date of the payment transaction. Used for 'Vendor Payment Created' and 'Bill Paid In Full' events. |
| CreditMemoDate | applyingtransaction.trandate | The date a credit memo was applied. |
| PaymentHold | custbody_payment_hold | Placeholder for a custom 'Payment Block Set' / 'Released' checkbox. Track changes via System Notes. |
| MatchingStatus | custbody_matching_status | Placeholder for a custom field to identify 'Matching Discrepancy Identified'. |
| IsAutoMatched | custbody_is_auto_matched | Placeholder for a custom field for the 'Is Auto Matched' attribute. |

Kroky

Předpoklady: Ověřte, že je ve vašem účtu NetSuite povolen modul SuiteAnalytics Connect. Na domovském dashboardu NetSuite v části „Settings“ > „Set Up SuiteAnalytics Connect“ stáhněte a nainstalujte ovladač ODBC nebo JDBC pro svůj operační systém.
Nastavte ovladač: Vytvořte nový DSN (Data Source Name) pro ovladač ODBC nebo nastavte parametry připojení pro ovladač JDBC. Budete potřebovat Service Host, Port, Data Source, Account ID a Role ID, které chcete pro připojení použít.
Připojte se: Pomocí klientského nástroje SQL, například DBeaver, DBVisualizer nebo Microsoft Excel, se připojte ke zdroji dat NetSuite s nastaveným ovladačem a přihlašovacími údaji. Přihlašovací údaje uživatele musí být přiřazeny k roli s oprávněním přistupovat k záznamům transakcí a subjektů.
Připravte dotaz SQL: Zkopírujte celý dotaz SQL uvedený v části „query“ tohoto dokumentu. Dotaz je navržen tak, aby získal všechny potřebné aktivity a atributy pro analýzu zpracování faktur.
Upravte parametry dotazu: Před spuštěním nahraďte zástupné hodnoty v dotazu. [START_DATE] a [END_DATE] nahraďte požadovaným obdobím, například „2023-01-01“. Pokud pracujete s více dceřinými společnostmi, nahraďte [Your_Company_Subsidiary_ID] správným číselným ID společnosti, kterou chcete analyzovat.
Zohledněte vlastní úpravy: Projděte části dotazu s komentáři k vlastním polím, zejména u aktivit jako „Matching Discrepancy Identified“ a „Payment Block Set“. Upravte názvy polí, například custbody_approval_status a custbody_payment_hold, podle konkrétní konfigurace NetSuite ve vaší organizaci.
Spusťte dotaz: Spusťte upravený dotaz SQL v připojeném klientském nástroji. Doba zpracování závisí na zvoleném období a objemu dat ve vašem účtu NetSuite.
Zkontrolujte výsledky: Po dokončení dotazu krátce zkontrolujte vrácená data a ověřte, že sloupce i řádky odpovídají očekávání. Zkontrolujte, zda obsahují různé aktivity a úplné atributy.
Exportujte do CSV: Exportujte celou sadu výsledků z klientského nástroje SQL do souboru CSV. Použijte kódování UTF-8, abyste předešli problémům se speciálními znaky.
Připravte soubor k nahrání: Ověřte, že soubor CSV obsahuje povinné záhlaví (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, SourceSystem, LastDataUpdate) a že sloupec EventTime používá jednotný formát časového razítka, například YYYY-MM-DD HH:MI:SS. Soubor je nyní připraven k nahrání do nástroje process mining.

Konfigurace

Licence SuiteAnalytics Connect: Tento způsob extrakce vyžaduje platnou a aktivní licenci modulu NetSuite SuiteAnalytics Connect. Licence poskytuje potřebné ovladače a přístup k databázi na pozadí.
Oprávnění role uživatele: Role NetSuite použitá pro připojení musí mít dostatečná oprávnění. Minimálně potřebuje přístup „View“ k transakcím, konkrétně Vendor Bills, Vendor Payments a Vendor Credits, k části Lists > Entities a k části Setup > System Notes.
Období: Dotaz je nutné omezit na konkrétní období pomocí parametrů [START_DATE] a [END_DATE]. Pro úvodní analýzu doporučujeme 3 až 6 měsíců, aby objem dat i doba zpracování zůstaly zvládnutelné. Nedoporučujeme načítat několik let dat v jediném dotazu.
Filtr dceřiné společnosti: V účtech NetSuite OneWorld je nutné filtrovat podle dceřiné společnosti (subsidiary_id), aby data odpovídala jednomu právnímu subjektu a jednotnému procesu. Nahraďte zástupnou hodnotu [Your_Company_Subsidiary_ID].
Vlastní pole: Dotaz počítá s kombinací standardních a běžných vlastních polí pro sledování stavů. Zjistěte konkrétní ID vlastních polí vaší společnosti a nahraďte jimi pole pro stavy schválení, blokace plateb a informace o párování. Jsou označena v komentářích dotazu.

Ukázkový dotaz sql

WITH BaseInvoices AS (
    SELECT 
        T.transaction_id,
        T.tranid AS InvoiceNumber,
        E.companyname AS VendorName,
        T.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        T.dueDate AS PaymentDueDate,
        T.createdDate,
        T.status AS InvoiceStatus,
        T.approvalstatus,
        T.tranDate,
        -- Placeholder for IsAutoMatched logic. Adjust based on your configuration.
        -- This might be a custom field on the bill or inferred from other data.
        'No' AS IsAutoMatched 
    FROM 
        Transaction T
    JOIN 
        Entity E ON T.entity_id = E.entity_id
    WHERE 
        T.type = 'VendBill'
        AND T.createdDate BETWEEN TO_DATE('[START_DATE]', 'YYYY-MM-DD') AND TO_DATE('[END_DATE]', 'YYYY-MM-DD')
        AND T.subsidiary_id = [Your_Company_Subsidiary_ID]
),
Payments AS (
    SELECT 
        ATL.prev_tran_id AS bill_id,
        MAX(P.trandate) AS final_payment_date
    FROM
        Transaction P
    JOIN 
        TransactionLine APL ON P.transaction_id = APL.transaction_id
    JOIN
        AppliedToTransactionLink ATL ON APL.transactionline_id = ATL.appliedtolink_id
    WHERE P.type = 'VendPymt'
    GROUP BY ATL.prev_tran_id
)
-- 1. Vendor Bill Created
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Vendor Bill Created' AS ActivityName,
    B.createdDate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id

UNION ALL

-- 2. Bill Submitted For Approval / 5. Bill Approved / 6. Bill Rejected
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN SN.new_value_id = '2' THEN 'Bill Approved' -- '2' is typically the internal ID for 'Approved'
        WHEN SN.new_value_id = '3' THEN 'Bill Rejected' -- '3' is typically the internal ID for 'Rejected'
        WHEN SN.new_value_id = '1' AND SN.old_value_id = '2' THEN 'Bill Sent For Rework' -- Example: Approved back to Pending
        WHEN SN.new_value_id = '1' THEN 'Bill Submitted For Approval' -- '1' is 'Pending Approval'
    END AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    U.entityid AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
JOIN
    User U ON SN.author_id = U.id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' 
    AND SN.new_value_id IN ('1', '2', '3')

UNION ALL

-- 3. Matching Discrepancy Identified / 4. Bill Sent For Rework (via custom status)
-- This section is highly dependent on custom fields and workflow. Adjust field name as needed.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN SN.new_value = 'Matching Hold' THEN 'Matching Discrepancy Identified'
        WHEN SN.new_value = 'Pending Submission' AND SN.old_value = 'Pending Approval' THEN 'Bill Sent For Rework'
    END AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    U.entityid AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
JOIN
    User U ON SN.author_id = U.id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = '[Your_Custom_Status_Field_ID]' -- E.g., 'CUSTBODY_INVOICE_STATUS'
    AND (SN.new_value = 'Matching Hold' OR (SN.new_value = 'Pending Submission' AND SN.old_value = 'Pending Approval'))

UNION ALL

-- 7. Payment Block Set / 8. Payment Block Released
-- Assumes a custom checkbox field 'custbody_payment_hold'. 'T' for True, 'F' for False.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    CASE WHEN SN.new_value = 'T' THEN 'Payment Block Set' ELSE 'Payment Block Released' END AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    U.entityid AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
JOIN
    User U ON SN.author_id = U.id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = '[Your_Payment_Hold_Field_ID]' -- E.g., 'CUSTBODY_PAYMENT_HOLD'
    AND SN.new_value IN ('T', 'F')

UNION ALL

-- 9. Bill Posted To GL
-- This typically happens upon approval in standard configurations.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Bill Posted To GL' AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime, -- Using approval date as posting date
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' 
    AND SN.new_value_id = '2' -- 'Approved'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled In Batch / 12. Vendor Payment Created
-- Using Vendor Payment creation as the event for both.
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Vendor Payment Created' AS ActivityName, 
    P.createdDate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN PayDates.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    AppliedToTransactionLink ATL ON B.transaction_id = ATL.prev_tran_id
JOIN 
    TransactionLine APL ON ATL.appliedtolink_id = APL.transactionline_id
JOIN
    Transaction P ON APL.transaction_id = P.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments PayDates ON B.transaction_id = PayDates.bill_id
WHERE P.type = 'VendPymt'

UNION ALL

-- 11. Early Payment Discount Missed
-- This event is created if a payment exists and was made after the discount date.
SELECT
    B.InvoiceNumber,
    'Early Payment Discount Missed' AS ActivityName,
    T.discountDate + 1 AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    'No' AS IsPaidOnTime
FROM
    BaseInvoices B
JOIN 
    Transaction T ON B.transaction_id = T.transaction_id
JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    T.discountDate IS NOT NULL
    AND P.final_payment_date > T.discountDate

UNION ALL

-- 13. Bill Paid In Full
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Bill Paid In Full' AS ActivityName,
    SN.date AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    SystemNotes SN ON B.transaction_id = SN.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE 
    SN.field = 'TRAN_STATUS' AND SN.new_value_id = 'B' -- 'B' is 'Paid In Full' for Vendor Bills

UNION ALL

-- 14. Credit Memo Applied
SELECT 
    B.InvoiceNumber,
    'Credit Memo Applied' AS ActivityName, 
    C.createdDate AS EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate,
    B.VendorName,
    B.InvoiceAmount,
    B.PaymentDueDate,
    NULL AS Approver,
    B.InvoiceStatus,
    B.IsAutoMatched,
    CASE WHEN P.final_payment_date <= B.PaymentDueDate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
FROM 
    BaseInvoices B
JOIN 
    AppliedToTransactionLink ATL ON B.transaction_id = ATL.prev_tran_id
JOIN 
    TransactionLine APL ON ATL.appliedtolink_id = APL.transactionline_id
JOIN
    Transaction C ON APL.transaction_id = C.transaction_id
LEFT JOIN
    Payments P ON B.transaction_id = P.bill_id
WHERE C.type = 'VendCred'

Kroky

Povolte webové služby NetSuite: Přihlaste se do NetSuite jako správce. Přejděte na Setup > Company > Enable Features. Na podkartě SuiteCloud ověřte, že je povolená možnost REST WEB SERVICES. Pokud ještě není povolená, zapněte také SUITEQL.
Vytvořte záznam integrace: Přejděte na Setup > Integration > Manage Integrations > New. Vytvořte nový záznam integrace a povolte ověřování Token,Based Authentication a OAuth 2.0. Záznam uložte a bezpečně si uschovejte vygenerované údaje Consumer Key a Consumer Secret.
Vytvořte přístupový token: Přejděte na Setup > Users/Roles > Access Tokens > New. Vyberte právě vytvořený záznam integrace, příslušného uživatele a roli s oprávněním zobrazovat Vendor Bills, Vendor Payments a System Notes. Token uložte a bezpečně si uschovejte údaje Token ID a Token Secret.
Připravte prostředí Pythonu: Ověřte, že máte nainstalovaný Python 3. Potřebné knihovny nainstalujete spuštěním následujícího příkazu v terminálu: pip install requests requests-oauthlib pandas.
Nastavte skript Pythonu: Zkopírujte dodaný skript Pythonu do souboru, například extract_netsuite_p2p.py. Nahraďte zástupné hodnoty ns_account_id, consumer_key, consumer_secret, token_id a token_secret přihlašovacími údaji získanými v předchozích krocích.
Upravte dotaz SuiteQL: Projděte si rozsáhlý řetězec dotazu SuiteQL ve skriptu. Věnujte pozornost zástupným hodnotám pro vlastní pole a stavy, například custbody_payment_hold nebo [Matching Discrepancy Status]. Upravte je podle konfigurace svého prostředí NetSuite. Ve větě WHERE také nastavte filtr data, který omezí počáteční načtení dat.
Spusťte skript: Spusťte skript v terminálu příkazem python extract_netsuite_p2p.py. Skript se připojí k NetSuite API, provede dotaz, zpracuje stránkování a načte data.
Sledujte průběh extrakce: Skript bude v konzoli zobrazovat průběžné informace o počtu načtených záznamů. Zpracování rozsáhlých datových sad může nějakou dobu trvat.
Zkontrolujte výstupní soubor: Po dokončení skript vytvoří soubor netsuite_invoice_event_log.csv. Tento soubor CSV obsahuje extrahovaný záznam událostí.
Připravte soubor k nahrání: Otevřete soubor CSV a ověřte, že jsou data správně uspořádaná a obsahují požadované záhlaví: InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, SourceSystem a LastDataUpdate. Soubor je nyní připravený k nahrání do ProcessMind.

Konfigurace

Přihlašovací údaje: Potřebujete následující údaje ze záznamu integrace NetSuite a přístupového tokenu: Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID a Token Secret.
Oprávnění uživatelské role: Role NetSuite přiřazená k přístupovému tokenu musí mít alespoň oprávnění „View“ pro následující typy záznamů: Vendor Bill, Vendor Payment, Vendor Credit, Entity (údaje o dodavateli) a System Note.
Filtrování podle období: Pro zajištění výkonu a omezení objemu dat je nutné v dotazu SuiteQL použít filtr období. Dodaný dotaz obsahuje zástupný filtr WHERE transaction.trandate >= '[YYYY-MM-DD]'. Doporučujeme začít s daty za období 3 až 6 měsíců.
Filtrování podle organizační jednotky: Pokud používáte účet NetSuite OneWorld, přidejte filtr pro konkrétní organizační jednotku, kterou chcete analyzovat, například AND transaction.subsidiary = [Your Subsidiary ID]. Předejdete tak extrakci dat ze všech právnických osob.
Úpravy vlastních polí: Dotaz obsahuje zástupné hodnoty pro činnosti, které se často sledují pomocí vlastních polí nebo stavů, například custbody_payment_hold pro blokace plateb. Vyhledejte správná ID polí ve své instanci NetSuite a podle nich dotaz upravte.
Omezení rychlosti API: Počítejte s limity souběžných požadavků a rychlosti API NetSuite. Při velmi rozsáhlých extrakcích může být nutné do skriptu přidat prodlevy nebo logiku opakování s prodlevou, aby API požadavky neomezilo.

Ukázkový dotaz python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import os
import json
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration: Replace with your NetSuite Credentials ---
ns_account_id = os.environ.get(class="hl-string">'NS_ACCOUNT_ID', class="hl-string">'YOUR_ACCOUNT_ID')
consumer_key = os.environ.get(class="hl-string">'NS_CONSUMER_KEY', class="hl-string">'YOUR_CONSUMER_KEY')
consumer_secret = os.environ.get(class="hl-string">'NS_CONSUMER_SECRET', class="hl-string">'YOUR_CONSUMER_SECRET')
token_id = os.environ.get(class="hl-string">'NS_TOKEN_ID', class="hl-string">'YOUR_TOKEN_ID')
token_secret = os.environ.get(class="hl-string">'NS_TOKEN_SECRET', class="hl-string">'YOUR_TOKEN_SECRET')

class=class="hl-string">"hl-comment"># Construct the NetSuite REST API URL
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use .suitetalk.api for production, .connect.api for sandbox
url_base = fclass="hl-string">"https://{ns_account_id.lower().replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com"
query_url = fclass="hl-string">"{url_base}/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SuiteQL Query ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query unions multiple subqueries to create a complete event log.
class=class="hl-string">"hl-comment"># You MUST customize placeholders like class="hl-string">'[Matching Discrepancy Status]' and class="hl-string">'custbody_payment_hold'.
suiteql_query = class="hl-string">"""
SELECT
    InvoiceNumber,
    ActivityName,
    EventTime,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    BUILTIN.TO_CHAR(CURRENT_TIMESTAMP, 'YYYY-MM-DD"T"HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
    VendorName,
    InvoiceAmount,
    PaymentDueDate,
    Approver,
    InvoiceStatus,
    IsAutoMatched,
    IsPaidOnTime
FROM (
    -- 1. Vendor Bill Created
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Vendor Bill Created' AS ActivityName,
        transaction.trandate AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        transaction.nextapprover AS Approver,
        transaction.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD') -- Set your date range

    UNION ALL

    -- 2. Bill Status Changes (Submitted, Approved, Rejected, Rework) from System Notes
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        CASE
            WHEN systemnote.newvalue = 'Pending Approval' THEN 'Bill Submitted For Approval'
            WHEN systemnote.newvalue = 'Approved' THEN 'Bill Approved'
            WHEN systemnote.newvalue = 'Rejected' THEN 'Bill Rejected'
            -- Configure the 'old value' based on your rework process
            WHEN systemnote.newvalue = 'Open' AND systemnote.oldvalue = 'Pending Approval' THEN 'Bill Sent For Rework'
            ELSE NULL
        END AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        systemnote.name AS Approver,
        systemnote.newvalue AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' -- This is a common field, but may vary
        AND ActivityName IS NOT NULL
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 3. Matching Discrepancy Identified
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Matching Discrepancy Identified' AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        NULL AS Approver,
        systemnote.newvalue AS InvoiceStatus,
        'No' AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_STATUS' -- May also be approvalstatus
        AND systemnote.newvalue = '[Matching Discrepancy Status]' -- *** CONFIGURE THIS VALUE ***
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 7 & 8. Payment Block Set/Released (using a custom field)
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        CASE
            WHEN systemnote.newvalue = 'T' THEN 'Payment Block Set'
            WHEN systemnote.newvalue = 'F' THEN 'Payment Block Released'
        END AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        systemnote.name AS Approver,
        transaction.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'CUSTBODY_PAYMENT_HOLD' -- *** CONFIGURE YOUR CUSTOM FIELD ID ***
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 9. Bill Posted to GL (assumed to occur at approval time)
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Bill Posted To GL' AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        systemnote.name AS Approver,
        'Posted' AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_APPROVALSTATUS' AND systemnote.newvalue = 'Approved'
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 12. Vendor Payment Created & 10. Payment Scheduled In Batch (Approximated)
    SELECT
        bill.tranid AS InvoiceNumber,
        'Vendor Payment Created' AS ActivityName,
        payment.trandate AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        bill.duedate AS PaymentDueDate,
        payment.createdby AS Approver,
        payment.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        CASE WHEN payment.trandate <= bill.duedate THEN 'Yes' ELSE 'No' END AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction AS payment
    JOIN
        TransactionLine AS paymentLine ON payment.id = paymentLine.transaction
    JOIN
        Transaction AS bill ON paymentLine.appliedToTransaction = bill.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON bill.entity = vendor.id
    WHERE
        payment.type = 'VendPymt' AND payment.mainline = 'F' AND bill.type = 'VendBill'
        AND payment.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 13. Bill Paid In Full
    SELECT
        transaction.tranid AS InvoiceNumber,
        'Bill Paid In Full' AS ActivityName,
        systemnote.date AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        transaction.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        transaction.duedate AS PaymentDueDate,
        NULL AS Approver,
        systemnote.newvalue AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction
    JOIN
        SystemNote ON systemnote.transactionid = transaction.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON transaction.entity = vendor.id
    WHERE
        transaction.type = 'VendBill' AND transaction.mainline = 'T'
        AND systemnote.field = 'TRAN_STATUS' AND systemnote.newvalue = 'Paid In Full'
        AND transaction.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    UNION ALL

    -- 14. Credit Memo Applied
    SELECT
        bill.tranid AS InvoiceNumber,
        'Credit Memo Applied' AS ActivityName,
        credit.trandate AS EventTime,
        vendor.companyname AS VendorName,
        bill.foreignTotal AS InvoiceAmount,
        bill.duedate AS PaymentDueDate,
        credit.createdby AS Approver,
        credit.status AS InvoiceStatus,
        NULL AS IsAutoMatched,
        NULL AS IsPaidOnTime
    FROM
        Transaction AS credit
    JOIN
        TransactionLine AS creditLine ON credit.id = creditLine.transaction
    JOIN
        Transaction AS bill ON creditLine.appliedToTransaction = bill.id
    JOIN
        Entity AS vendor ON bill.entity = vendor.id
    WHERE
        credit.type = 'VendCred' AND credit.mainline = 'F' AND bill.type = 'VendBill'
        AND credit.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

    -- Note: 'Early Payment Discount Missed' is best derived in post-processing. A query for it is complex and unreliable.
)
ORDER BY
    InvoiceNumber, EventTime
"""

def execute_suiteql(query, oauth_session):
    headers = {
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }
    payload = json.dumps({class="hl-string">'q': query})
    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000  class=class="hl-string">"hl-comment"># NetSuite's max page size

    while True:
        paginated_url = fclass="hl-string">"{query_url}?limit={limit}&offset={offset}"
        try:
            response = oauth_session.post(paginated_url, headers=headers, data=payload)
            response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
            data = response.json()

            if not data or class="hl-string">'items' not in data or not data[class="hl-string">'items']:
                print(class="hl-string">"No more items found.")
                break
            
            results = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_results.extend(results)
            print(fclass="hl-string">"Fetched {len(results)} records, total so far: {len(all_results)}")

            has_more = data.get(class="hl-string">'hasMore', False)
            if not has_more:
                break

            offset += limit

        except requests.exceptions.HTTPError as e:
            print(fclass="hl-string">"HTTP Error: {e.response.status_code} {e.response.text}")
            break
        except Exception as e:
            print(fclass="hl-string">"An error occurred: {e}")
            break

    return all_results

def main():
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite data extraction...")
    oauth = OAuth1(
        client_key=consumer_key,
        client_secret=consumer_secret,
        resource_owner_key=token_id,
        resource_owner_secret=token_secret,
        realm=ns_account_id
    )

    results = execute_suiteql(suiteql_query, requests.Session()) class=class="hl-string">"hl-comment"># Use a basic session, OAuth1 handles auth
    class=class="hl-string">"hl-comment"># The above line needs correction, the oauth object should be passed to the session
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Correct implementation:
    session = requests.Session()
    session.auth = oauth
    
    results = execute_suiteql(suiteql_query, session)

    if results:
        df = pd.DataFrame(results)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Re-map columns from the response which are often dictionaries
        for col in df.columns:
            df[col] = df[col].apply(lambda x: x[class="hl-string">'value'] if isinstance(x, dict) and class="hl-string">'value' in x else x)
        
        output_filename = class="hl-string">'netsuite_invoice_event_log.csv'
        df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
        print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to {output_filename}")
    else:
        print(class="hl-string">"No data was extracted.")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Chcete začít?

Pomocí této šablony efektivně připravíte data z NetSuite a zjistíte, jak si zpracování faktur vede. Začněte zlepšovat proces od nákupu k platbě ještě dnes.

Zpět na průvodce zlepšováním

Stáhnout šablonu

Zlepšete zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Zkraťte dobu zpracování faktur v NetSuite o 30 %. Zlepšete cash flow a shodu.

Začněte používat zkušební verzi zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.

Šablona dat pro zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Šablona dat pro zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Atributy zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Aktivity při zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Návody k extrakci dat

Export faktur z NetSuite pomocí uloženého vyhledávání

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz config

Přímé dotazy SQL přes NetSuite SuiteAnalytics Connect

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz sql

Extrakce dat v Pythonu pomocí NetSuite REST API (SuiteQL)

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz python

Chcete začít?

Zlepšete zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě