> Průběžné zlepšování procesů > Správa výdajů > Expensify > Datová šablona

Datová šablona pro správu výdajů

Expensify

Atributy správy výdajů(20) Aktivity při správě výdajů(13) Návody k získání dat(3)

Datová šablona pro správu výdajů

Tato šablona vám ukáže, jaká data shromáždit pro analýzu procesu správy výdajů. Obsahuje přehled důležitých atributů, aktivit, které je vhodné sledovat, a praktický návod, jak data získat ze systému Expensify. Pomůže vám připravit data pro process mining a získat z nich užitečné poznatky.

Doporučené atributy pro důkladnou analýzu
Důležité aktivity pro přesné odhalení průběhu procesu
Praktický návod k získání dat

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Stáhnout šablonu

Atributy správy výdajů

Toto jsou doporučená datová pole pro záznam událostí, která umožní důkladně analyzovat a zlepšovat správu výdajů.

3 Povinné 5 Doporučené 12 Volitelné

	Název	Popis
	Čas události EventTime	Časové razítko určující, kdy u vyúčtování výdajů nastala konkrétní aktivita nebo událost.
Popis Čas události uvádí přesné datum a čas každé aktivity v procesu. Tyto časové údaje jsou nezbytné pro výpočet doby procesu, trvání jednotlivých kroků a čekání mezi nimi. Umožňují analyzovat úzká místa, vývoj výkonnosti v čase a dodržování dohod o úrovni služeb. Bez přesných časových razítek lze při analýze process mining zjišťovat pouze tok procesu. Proč je to důležité Časová razítka jsou nezbytná pro veškeré časové analýzy, včetně výpočtu doby procesu, odhalování úzkých míst a sledování výkonnosti procesu. Kde data získat Jde o čas vytvoření každého záznamu v historii nebo změny stavu ve zdrojových datech vyúčtování Expensify. Příklady 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ID vyúčtování výdajů ExpenseReportId	Jedinečný identifikátor vyúčtování výdajů, který sdružuje všechny související aktivity od odeslání po proplacení.
Popis ID vyúčtování výdajů je hlavním identifikátorem případu v procesu správy výdajů. Každé ID označuje jednu sadu výdajů, kterou zaměstnanec odeslal ke schválení a proplacení. Tento atribut je zásadní pro sledování celého průběhu vyúčtování a umožňuje rekonstruovat jeho životní cyklus včetně všech odeslání, schválení, zamítnutí a plateb. Proč je to důležité Umožňuje seskupit všechny související události do jedné instance procesu, což je základem každé analýzy process mining. Kde data získat Jde o primární klíč v datovém objektu vyúčtování výdajů. V endpointu reports rozhraní Expensify API bývá dostupný jako „reportID“. Příklady RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Název aktivity ActivityName	Název obchodní události, která v určitém okamžiku nastala v souvislosti s vyúčtováním výdajů.
Popis Název aktivity označuje konkrétní krok nebo milník v procesu správy výdajů, například „Vyúčtování výdajů odesláno“ nebo „Schváleno nadřízeným“. Tvoří základ procesní mapy a analytikům umožňuje zobrazit tok práce, určit obvyklé cesty a odhalit odchylky či úzká místa. Analýza posloupnosti aktivit je zásadní pro pochopení efektivity procesu a shody. Proč je to důležité Tento atribut určuje kroky v procesní mapě a umožňuje zobrazit a analyzovat tok procesu, jeho varianty i opakované cykly úprav. Kde data získat Tento atribut se obvykle odvozuje mapováním změn stavu vyúčtování, komentářů nebo záznamů v historii Expensify na standardizovaný seznam aktivit. Příklady Expense Report SubmittedSchváleno nadřízenýmZamítnuto finančním oddělenímProplacení provedeno
	Celková částka vyúčtování ReportTotalAmount	Celková peněžní hodnota vyúčtování výdajů.
Popis Tento atribut představuje součet všech výdajů v jednom vyúčtování. Jde o důležitý finanční ukazatel pro různé analýzy, například pro odhalení výdajů s vysokou hodnotou, které mohou vyžadovat důkladnější kontrolu nebo jiný postup schvalování. Využívá se také ve finančních výkazech a při analýze výdajových trendů v organizaci. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat vyúčtování s vysokými částkami, pomáhá odhalovat výdajové trendy a je důležitý pro finanční dashboardy a dashboardy shody. Kde data získat V objektu vyúčtování Expensify bývá dostupný jako „total“ nebo „amount“. Příklady 150.752500.0089.50
	Oddělení zaměstnance EmployeeDepartment	Obchodní oddělení nebo útvar, do kterého odesílatel patří.
Popis Tento atribut označuje organizační oddělení zaměstnance, který odeslal vyúčtování výdajů, například „Prodej“, „Vývoj“ nebo „Marketing“. Jde o důležitý rozměr analýzy, který umožňuje porovnávat dobu procesu, míru zamítnutí a dodržování pravidel v různých částech firmy. Pomáhá odhalit problémy nebo potřebu školení v konkrétních odděleních. Proč je to důležité Umožňuje podrobně porovnávat výkonnost procesu a shodu v různých obchodních útvarech. Kde data získat Tyto informace mohou být uložené jako štítek u vyúčtování nebo v uživatelském profilu odesílatele v Expensify. Může být nutné doplnit je z externího HR systému. Příklady ProdejMarketingVývojFinanční oddělení
	Odesílatel Submitter	Zaměstnanec, který vytvořil a odeslal vyúčtování výdajů.
Popis Atribut Odesílatel označuje zaměstnance, kterému výdaje vznikly a který žádá o jejich proplacení. Tyto informace slouží k analýze výdajových vzorců podle zaměstnance, oddělení nebo pracovní pozice. Pomáhají zjistit, kteří zaměstnanci nebo skupiny se nejčastěji potýkají se zpožděním či porušováním pravidel, a lépe vyhodnotit zkušenost zaměstnanců. Proč je to důležité Umožňuje hodnotit výkonnost procesu z pohledu zaměstnanců a odhalit skupiny, u kterých se často objevují problémy nebo zpoždění. Kde data získat Jde o hlavní pole objektu vyúčtování výdajů, obvykle označené jako „policyEmail“, „submitterEmail“ nebo „employeeEmail“. Příklady sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Příznak porušení pravidel PolicyViolationFlag	Logická hodnota, která je pravdivá, pokud bylo u vyúčtování označeno porušení pravidel.
Popis Tento příznak označuje, zda vyúčtování výdajů porušuje jedno či více pravidel, například překročení limitu výdajů nebo chybějící účtenku. Automatický systém Expensify tyto problémy často označí. Atribut je důležitý pro dashboard přehledu porušení pravidel, který pomáhá vyčíslit problémy se shodou a zaměřit se na oblasti, které je třeba zlepšit. Proč je to důležité Přímo měří dodržování pravidel a pomáhá určit, která vyúčtování vyžadují důkladnější kontrolu. Je proto důležitým vstupem pro dashboardy shody. Kde data získat Vyúčtování v Expensify často obsahují zvláštní pole nebo stav označující porušení pravidel, například „hasViolations“ nebo podobný logický příznak. Příklady truefalse
	Schvalovatel Approver	Jméno nebo ID uživatele, který odpovídá za schválení či zamítnutí vyúčtování výdajů.
Popis Atribut Schvalovatel označuje nadřízeného nebo pracovníka finančního oddělení, který rozhoduje o odeslaném vyúčtování výdajů. Je nezbytný pro analýzu chování jednotlivých schvalovatelů, například doby schvalování, míry zamítnutí a rozložení pracovní zátěže. Přehled o výkonnosti schvalovatelů pomáhá určit potřebu školení, přerozdělit práci a zjednodušit schvalovací proces. Proč je to důležité Tento atribut je důležitý pro analýzu úzkých míst při schvalování, rozložení pracovní zátěže a míry zamítnutí u jednotlivých schvalovatelů. Kde data získat Tyto informace jsou uvedeny v historii vyúčtování nebo protokolu workflow, obvykle u událostí schválení či zamítnutí. Pole může mít název „managerEmail“ nebo podobný. Příklady jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Čas ukončení události EventEndTime	Časové razítko označující, kdy konkrétní aktivita skončila. Hodí se u aktivit s měřitelnou dobou trvání.
Popis Mnoho aktivit při správě výdajů proběhne okamžitě, některé, například „Kontrola nadřízeným“, však lze modelovat s časem zahájení a ukončení. Čas ukončení události označuje dokončení takové aktivity. Společně s časem zahájení se používá k výpočtu přesné doby zpracování jednotlivých kroků a poskytuje podrobnější přehled o tom, kde se čas spotřebovává. Proč je to důležité Umožňuje vypočítat dobu zpracování aktivit a rozlišit aktivní práci od čekání. Kde data získat Obvykle nejde o přímé pole. Odvozuje se z časového razítka následující události ve stejné posloupnosti a pro stejný případ. Příklady 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Celková doba procesu TotalCycleTime	Celková doba od vytvoření první události do dokončení poslední události u výkazu výdajů.
Popis Celková doba cyklu je výpočet na úrovni případu, který měří dobu zpracování jednoho výkazu výdajů od začátku do konce. Jde o KPI celkové efektivity procesu. Vypočítá se jako rozdíl mezi časovým razítkem první aktivity (například „Vytvoření výkazu výdajů“) a poslední aktivity (například „Provedení náhrady výdajů“). Proč je to důležité Toto KPI slouží k měření celkové rychlosti procesu a k odhalení dlouho trvajících případů, které mohou ukazovat na systémové problémy. Kde data získat Tento atribut se pro každé ExpenseReportId vypočítá jako (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)). Příklady 6048001209600259200
	Důvod zamítnutí RejectionReason	Důvod, který schvalovatel uvedl při zamítnutí vyúčtování výdajů nebo jeho vrácení k úpravě.
Popis Při zamítnutí vyúčtování výdajů může schvalovatel obvykle uvést důvod. Tento textový atribut zachycuje, proč vyúčtování neprošlo schválením, a poskytuje cenné kvalitativní informace. Analýza důvodů zamítnutí pomáhá odhalit časté chyby při odesílání, nejasná pravidla nebo oblasti, ve kterých zaměstnanci potřebují další školení. Přímo tak podporuje snahu zvýšit podíl vyúčtování schválených napoprvé. Proč je to důležité Poskytuje kvalitativní údaje, které vysvětlují, proč dochází k přepracování. Jsou důležité pro analýzu příčin zamítnutí vyúčtování. Kde data získat Tyto informace se obvykle nacházejí v komentářích nebo záznamu historie souvisejícím s událostí zamítnutí. Příklady Chybí účtenka k položce nad 75 USDVybrána nesprávná kategorie výdajeOdeslán duplicitní výdaj
	Kategorie výdaje ExpenseCategory	Kategorie přiřazená jednotlivé položce výdaje ve vyúčtování.
Popis Kategorie výdaje označuje typ výdaje, například „Cestování“, „Stravování a zábava“ nebo „Software“. Jedno vyúčtování může obsahovat více kategorií, ale tento atribut se často převádí na úroveň celého vyúčtování, například výběrem nejčastější kategorie nebo kategorie s nejvyšší částkou. Slouží k analýze výdajových trendů a kontroly dodržování pravidel pro konkrétní typy výdajů. Proč je to důležité Pomáhá analyzovat výdajové vzorce, porušování pravidel a dobu schvalování u různých typů výdajů. Kde data získat Údaj se nachází na úrovni jednotlivých položek („transactions“) ve vyúčtování. Pro přiřazení k případu je nutné použít agregaci nebo obchodní pravidlo. Příklady LetenkaUbytováníStravováníKancelářské potřeby
	Měna Currency	Kód měny částek ve vyúčtování výdajů.
Popis Atribut Měna určuje měnu celkové částky vyúčtování, například USD, EUR nebo GBP. Je důležitý pro organizace působící ve více zemích, aby bylo možné finanční údaje správně interpretovat. Všechny peněžní hodnoty je třeba analyzovat společně s tímto atributem, aby nedocházelo k nesprávnému sčítání. Proč je to důležité Poskytuje potřebný kontext pro všechny peněžní hodnoty a zajišťuje přesnost finančních analýz a výkazů. Kde data získat Jde o standardní pole v objektu vyúčtování Expensify, obvykle nazvané „currency“. Příklady USDEURGBPCAD
	Název pravidel PolicyName	Název pravidel pro výdaje použitých na vyúčtování.
Popis V Expensify mohou pro různé skupiny zaměstnanců platit různá pravidla pro výdaje. Tento atribut označuje konkrétní pravidla, která určují podmínky pro vyúčtování. Jde o důležitý rozměr analýzy, protože umožňuje porovnávat shodu a efektivitu podle různých pravidel, která mohou mít odlišné podmínky a schvalovací workflow. Proč je to důležité Umožňuje rozdělit analýzu procesu podle použitých pravidel, což je důležité pro pochopení rozdílů způsobených různými pravidly. Kde data získat Jde o standardní pole v objektu vyúčtování Expensify, obvykle nazvané „policyID“ nebo „policyName“. Příklady Pravidla pro zaměstnance v USAPravidla pro obchodní tým ve Spojeném královstvíPravidla pro služební cesty vedení
	Poslední aktualizace dat LastDataUpdate	Časové razítko označující, kdy byla data tohoto záznamu naposledy obnovena ze zdrojového systému.
Popis Tento atribut zaznamenává datum a čas posledního načtení a aktualizace dat v nástroji process mining. Ukazuje, jak aktuální data jsou, a pomáhá posoudit aktuálnost analýzy. Díky tomu mohou uživatelé výsledkům důvěřovat a rozhodovat se na základě aktuálních dat. Proč je to důležité Uživatelé díky němu vědí, jak aktuální data jsou, což je důležité pro relevanci a přesnost analýzy procesu. Kde data získat Obvykle jde o časové razítko úlohy načtení dat, které se přidává při jejich transformaci (ETL). Příklady 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	Schváleno napoprvé IsFirstPassApproval	Vypočítaný příznak, který má hodnotu true, pokud byl výkaz schválen bez zamítnutí nebo vrácení k úpravě.
Popis Tento logický příznak se vypočítá pro každý výkaz výdajů a určuje, zda prošel schvalováním bez negativního výsledku, například zamítnutí nebo vrácení k úpravě. Přímo měří kvalitu a efektivitu procesu a vstupuje do KPI míry schválení napoprvé. Vysoká hodnota ukazuje, že jsou výkazy kvalitně připravené a zaměstnanci dobře rozumějí pravidlům. Proč je to důležité Přímo měří kvalitu prvotně podaných výkazů a efektivitu schvalování. Ukazuje, jak často je nutné práci předělávat. Kde data získat Vypočítá se kontrolou posloupnosti aktivit pro dané ExpenseReportId. Pokud posloupnost neobsahuje „Manager Rejected“, „Finance Rejected“ ani „Report Sent Back For Revision“, příznak má hodnotu true. Příklady truefalse
	Stav vyúčtování ReportStatus	Aktuální stav vyúčtování výdajů v jeho životním cyklu.
Popis Stav vyúčtování označuje jeho aktuální pozici v procesu, například „OTEVŘENO“, „ODESLÁNO“, „SCHVÁLENO“, „PROPLACENO“ nebo „UZAVŘENO“. Poskytuje přehled o průběhu vyúčtování. V process mining se tento atribut často používá k odvození názvu aktivity, ale lze ho využít také jako rozměr pro analýzu doby, kterou vyúčtování stráví v jednotlivých stavech. Proč je to důležité Označuje aktuální stav případu a často slouží jako zdroj pro odvození protokolu aktivit pro process mining. Kde data získat Jde o standardní pole v objektu vyúčtování Expensify, obvykle nazvané „status“ nebo „state“. Příklady ODESLÁNOSCHVÁLENOPROPLACENOUZAVŘENO
	Výsledek auditu AuditOutcome	Výsledek ručního nebo automatického auditu vyúčtování výdajů.
Popis Tento atribut zachycuje výsledek auditu, například „Vyhověl“, „Nevyhověl“ nebo „Vyhověl s nálezy“. Je relevantní pro společnosti, které mají v procesu správy výdajů formální auditní krok, ať už u všech vyúčtování, nebo jen u vzorku. Analýza výsledků auditu pomáhá porozumět míře shody a účinnosti stávajících kontrol. Proč je to důležité Přímo měří výsledek kontrol shody a je nezbytný pro analýzu účinnosti auditního procesu. Kde data získat Pravděpodobně jde o koncepční atribut, který může být uložený jako štítek nebo v komentáři. Jeho dostupnost závisí na konkrétním nastavení procesu společnosti v Expensify. Příklady VyhovělNevyhověl, porušení pravidelVyhověl s připomínkami
	Zdrojový systém SourceSystem	Systém, ze kterého byla data získána.
Popis Tento atribut označuje zdroj procesních dat, v tomto případě Expensify. Je důležitý pro správu dat, zejména pokud se kombinují data z více systémů. Pomáhá sledovat původ dat a porozumět kontextu procesu. Proč je to důležité Poskytuje důležitý kontext pro sledování původu dat a pomáhá rozlišit procesy, když se do stejného prostředí načítají data z více zdrojových systémů. Kde data získat Jde o statickou hodnotu („Expensify“), kterou je třeba doplnit při transformaci dat. Příklady ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Způsob platby PaymentMethod	Způsob použitý k proplacení výdajů zaměstnanci.
Popis Tento atribut popisuje, jak byly výdaje zaměstnanci proplaceny, například „Přímý vklad (ACH)“, „PayPal“ nebo „Firemní kreditní karta“. Analýza způsobu platby pomáhá porozumět části procesu týkající se proplacení, zejména pokud jsou některé způsoby spojeny s delším zpožděním. Poskytuje další kontext pro závěrečné kroky procesu. Proč je to důležité Poskytuje kontext pro fázi proplacení a umožňuje analyzovat zpoždění nebo náklady spojené s různými způsoby výplaty. Kde data získat Tyto informace jsou obvykle dostupné v podrobnostech o proplacení u uzavřeného vyúčtování. Příklady ACHPayPalBill.com

Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity při správě výdajů

Toto jsou důležité kroky a milníky procesu, které je vhodné zaznamenávat pro přesné odhalení jeho průběhu a úzkých míst.

7 Doporučené 6 Volitelné

	Aktivita	Popis
	Expense Report Created	Označuje založení nového vyúčtování výdajů zaměstnancem. Obvykle se zaznamenává jako samostatná událost s časovým údajem vytvoření při prvním uložení vyúčtování v Expensify.
Proč je to důležité Tato činnost je výchozím bodem analýzy procesu a je důležitá pro měření celkové doby od založení vyúčtování po proplacení. Kde data získat Událost se získává z časového údaje o vytvoření v historii reportu nebo auditních záznamech Expensify. Každý objekt reportu má datum vytvoření. Zachycení Zaznamená se při prvním vytvoření a uložení vyúčtování výdajů. Typ události explicit
	Expense Report Submitted	Zaměstnanec odešle dokončené vyúčtování výdajů a zahájí tak schvalovací workflow. Jde o důležitý přechod od zadávání údajů ke kontrole. Obvykle se zaznamenává změnou stavu a časovým údajem podání.
Proč je to důležité Tato činnost je důležitým milníkem, který zahajuje schvalovací cyklus. Slouží jako výchozí bod pro měření doby kontroly manažerem a finančním oddělením. Kde data získat Událost se odvozuje ze změny stavu vyúčtování z „Open“ nebo „Draft“ na „Processing“ nebo „Submitted“ a z časového údaje této změny. Zachycení Odvozuje se ze změny stavu na „Processing“ a souvisejícího časového údaje podání. Typ události inferred
	Proplacení provedeno	Platba byla úspěšně odeslána zaměstnanci a část procesu týkající se proplacení je dokončena. Událost se zaznamenává v protokolech zpracování plateb nebo jako konečná změna stavu v Expensify.
Proč je to důležité Jde o důležitý koncový bod při měření doby procesu z pohledu zaměstnance. Je zásadní pro KPI průměrné doby vyřízení vyúčtování výdajů a průměrné doby proplacení. Kde data získat Událost lze odvodit ze změny stavu vyúčtování na „Proplaceno“. Integrace Expensify s platebními systémy poskytuje časové razítko této změny. Zachycení Odvozuje se ze změny stavu vyúčtování na „Proplaceno“ a příslušného časového razítka. Typ události inferred
	Schváleno finančním oddělením	Finanční oddělení nebo konečný schvalovatel zkontroloval vyúčtování výdajů a udělil konečné schválení. Akce se zaznamená do historie workflow a stav vyúčtování se obvykle změní na „Schváleno“.
Proč je to důležité Jde o poslední schvalovací krok před proplacením. Doba jeho trvání významně ovlivňuje celkovou dobu procesu a KPI průměrné doby proplacení. Kde data získat Záznam se získává z historie vyúčtování nebo auditní stopy, kde je uvedena akce konečného schválení, schvalovatel z finančního oddělení a časové razítko. Zachycení V historii workflow vyúčtování je zaznamenána jako samostatná akce konečného schválení. Typ události explicit
	Schváleno nadřízeným	Přímý nadřízený nebo schvalovatel na první úrovni zkontroloval a schválil vyúčtování výdajů. Událost se zaznamenává v protokolu schvalovacího workflow, který obsahuje akci schvalovatele a časové razítko.
Proč je to důležité Důležitý milník schvalovacího procesu. Analýza doby od odeslání vyúčtování do této události pomáhá odhalit úzká místa při schvalování nadřízeným a měřit KPI doby schválení nadřízeným. Kde data získat Záznam se získává z historie vyúčtování nebo auditní stopy, kde je uvedena akce schválení, jméno schvalovatele a časové razítko. Zachycení V historii workflow vyúčtování je zaznamenána jako samostatná akce schválení. Typ události explicit
	Vyúčtování uzavřeno	Vyúčtování výdajů se v systému formálně uzavře po dokončení všech kroků, včetně proplacení a synchronizace s účetnictvím. Událost lze obvykle odvodit z konečného stavu, například „Uzavřeno“.
Proč je to důležité Označuje jednoznačný konec procesu, který se liší od proplacení. To se hodí při analýze závěrečných účetních a archivních kroků. Kde data získat Událost lze odvodit ze změny stavu vyúčtování na konečný stav, například „Uzavřeno“. K tomu často dochází po proplacení a exportu do účetnictví. Zachycení Odvozuje se ze změny stavu vyúčtování na „Uzavřeno“ a příslušného časového razítka. Typ události inferred
	Vyúčtování vráceno k úpravě	Schvalovatel, ať už nadřízený, nebo pracovník finančního oddělení, vrátí vyúčtování zaměstnanci k opravě nebo doplnění informací. Tuto událost lze obvykle odvodit ze změny stavu z „Zpracovává se“ na „Otevřeno“.
Proč je to důležité Tato aktivita představuje přepracování, které je významným zdrojem neefektivity. Její sledování pomáhá vyčíslit opakované cykly úprav, měřit KPI míry přepracování a odhalit příčiny. Kde data získat Událost lze odvodit ze změny stavu vyúčtování z „Zpracovává se“ nebo „Odesláno“ zpět na „Otevřeno“. Časové razítko změny stavu označuje okamžik události. Zachycení Odvozuje se ze změny stavu vyúčtování z „Zpracovává se“ zpět na „Otevřeno“. Typ události inferred
	Expense Added To Report	Označuje přidání konkrétní položky zaměstnancem do vyúčtování, například naskenované účtenky nebo ručně zadaného výdaje. Zaznamenává se v podrobné historii vyúčtování.
Proč je to důležité Analýza doby mezi založením vyúčtování a přidáním výdajů může odhalit zpoždění při shromažďování dokladů nebo přípravě podání. Kde data získat Získává se z auditního záznamu nebo historie vyúčtování, kde se zaznamenávají například přidání jednotlivých položek výdajů. Zachycení Zaznamená se v historii vyúčtování pokaždé, když je přidána nová položka výdaje. Typ události explicit
	Policy Violation Flagged	Automatická kontrola zjistí výdaj, který porušuje firemní pravidla, například překračuje rozpočet nebo k němu chybí účtenka. Událost se zaznamená, když se příznak porušení pravidel nastaví u vyúčtování nebo jeho položky.
Proč je to důležité Upozorňuje na problémy s dodržováním pravidel a pomáhá zjistit, která pravidla se porušují nejčastěji. Můžete tak cíleně zajistit školení nebo pravidla lépe vysvětlit. Tento údaj je důležitý pro KPI Policy Violation Count. Kde data získat Událost se odvozuje z příznaku nebo atributu „Policy Violation“, který je v údajích o vyúčtování nastaven na hodnotu true. Časový údaj odpovídá okamžiku nastavení příznaku. Zachycení Odvozuje se z časového údaje, kdy byl aktualizován atribut porušení pravidel u vyúčtování. Typ události inferred
	Proplacení naplánováno	Po konečném schválení se vyúčtování zařadí do fronty ke zpracování platby. Tato událost označuje přechod od schvalování k platbě a často se zaznamená při změně stavu vyúčtování na „Proplácí se“.
Proč je to důležité Označuje začátek doby do proplacení. Analýza doby mezi touto událostí a skutečnou platbou pomáhá odhalit zpoždění při vyplácení. Kde data získat Událost lze odvodit ze změny stavu vyúčtování na „Proplácí se“ nebo „Zpracovává se platba“ a z příslušného časového razítka. Zachycení Odvozuje se ze změny stavu, která značí zařazení vyúčtování do fronty k platbě. Typ události inferred
	Zamítnuto finančním oddělením	Finanční oddělení zkontrolovalo a zamítlo vyúčtování výdajů, čímž zastavilo proces proplacení. Událost se zaznamená do historie workflow spolu s časovým razítkem a důvodem zamítnutí.
Proč je to důležité Pomáhá odhalit úzká místa a důvody zamítnutí v závěrečné fázi kontroly. Je důležitá pro analýzu celkové míry zamítnutí a problémů se shodou. Kde data získat Záznam se získává z historie vyúčtování, kde je uvedena akce zamítnutí finančním oddělením, časové razítko a uživatel. Zachycení V historii workflow vyúčtování je zaznamenána jako samostatná akce zamítnutí. Typ události explicit
	Zamítnuto nadřízeným	Schvalovatel na první úrovni zkontroloval vyúčtování výdajů a zamítl ho, čímž se proces obvykle zastaví. Událost zamítnutí se zaznamená do protokolu workflow, často i s uvedením důvodu.
Proč je to důležité Analýza zamítnutí pomáhá porozumět KPI míry zamítnutí vyúčtování výdajů. Umožňuje odhalit časté důvody zamítnutí a oblasti, ve kterých je třeba proces zlepšit. Kde data získat Záznam se získává z historie vyúčtování, kde je uvedena akce zamítnutí, totožnost osoby, která vyúčtování zamítla, a časové razítko. Stav vyúčtování se obvykle změní na „Zamítnuto“. Zachycení V historii workflow vyúčtování je zaznamenána jako samostatná akce zamítnutí. Typ události explicit
	Zaúčtováno	Finanční údaje z vyúčtování výdajů byly exportovány a zaúčtovány v účetním systému nebo ERP společnosti. Jde o poslední krok, který z pohledu finančních záznamů označuje dokončení procesu.
Proč je to důležité Představuje konečné uzavření vyúčtování výdajů ve finančním systému. Je důležité pro měření celého procesu od začátku do konce a zajištění synchronizace dat. Kde data získat Záznam se získává z protokolů integrace mezi Expensify a účetním softwarem. Může být nutné spojit data ze dvou systémů. Zachycení Zaznamená se v historii integrace po úspěšné synchronizaci dat s účetním systémem. Typ události explicit

Doporučené Volitelné

Návody k získání dat

Jak získat data z Expensify

Kroky

Přihlaste se k účtu Expensify s oprávněním Domain Admin nebo Policy Admin.
Přejděte do části Nastavení, potom do Policies a vyberte skupinovou zásadu, ze které chcete exportovat data.
V nabídce vlevo vyberte v kategorii Reporty možnost Export Formats.
Kliknutím na Add a new export format začněte vytvářet vlastní šablonu. Zadejte výstižný název, například ProcessMind Event Log Export.
V editoru šablony exportu vyberte typ exportu Reports. Nyní určíte sloupce souboru CSV. Tlačítkem Add a new column přidejte všechna požadovaná pole.
Sloupce nastavte zadáním přesných vzorců uvedených v části query níže. Patří sem sloupce pro ID případu, časová razítka jednotlivých aktivit a všechny požadované i doporučené atributy.
Po přidání všech potřebných sloupců kliknutím na Uložit vytvořte šablonu exportu.
V hlavní nabídce Expensify přejděte na stránku Reporty. Pomocí filtrů vyberte reporty k analýze. Nastavte konkrétní období, například poslední 3 až 6 měsíců, aby výsledný soubor nebyl příliš velký.
Klikněte na Export To a v rozevíracím seznamu vyberte nově vytvořenou šablonu ProcessMind Event Log Export.
Expensify vytvoří soubor CSV a pošle vám odkaz ke stažení. Stáhněte soubor do počítače. Export bude mít široký formát: jeden řádek na výkaz výdajů a samostatný sloupec s časovým razítkem každé aktivity.
Převeďte stažená data ze širokého formátu do dlouhého formátu vhodného pro process mining. Můžete použít Microsoft Excel s funkcí Zrušit kontingenční sloupce v Power Query, Python s knihovnou pandas nebo jiný nástroj pro přípravu dat. Výsledkem má být jeden řádek na aktivitu se sloupci ExpenseReportId, ActivityName a EventTime.
Uložte převedená data jako soubor CSV a nahrajte je do aplikace ProcessMind.

Konfigurace

Oprávnění správce: K vytváření a správě formátů exportu musíte mít pro příslušná pravidla oprávnění Domain Admin nebo Policy Admin.
Šablona exportu: Je nutné nastavit vlastní šablonu exportu. Výchozí šablony pro tento postup nefungují.
Období: Doporučujeme export filtrovat podle konkrétního období, například 3 až 6 měsíců. Export tak proběhne rychleji a výsledný soubor bude mít přiměřenou velikost. Jako hlavní filtr použijte Submitted Date.
Filtr stavu výkazu: Pokud chcete zachytit celý průběh procesu, nefiltrujte podle stavu výkazu. Exportujte všechny výkazy z daného období, včetně stavů Open, Processing, Approved, Reimbursed a Closed.
Vlastní pole: Atributy jako EmployeeDepartment závisí na konkrétním nastavení Expensify ve vaší organizaci. Pokud pro tyto údaje používáte značky nebo pole výkazu, přidejte do šablony exportu odpovídající vzorec, například {report:tag:Department}.

Ukázkový dotaz sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Kroky

Předpoklady a nastavení: Ověřte, že máte v systému nainstalovaný Python 3. Nainstalujte potřebnou knihovnu requests příkazem pip install requests v terminálu nebo příkazovém řádku. Budete také potřebovat přístupové údaje k API Expensify.
Získejte přístupové údaje k API Expensify: Přihlaste se k účtu Expensify s oprávněním správce. Přejděte do Settings > Account > Integrations > Public API. Zde si můžete vygenerovat partnerUserID a partnerUserSecret. Tyto údaje bezpečně uložte, protože umožňují přístup k firemním datům.
Nastavte šablonu exportu Expensify: Skript používá vlastní export dat. V Expensify přejděte do Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Vytvořte šablonu exportu se všemi potřebnými sloupci. Nezapomeňte zahrnout pole Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations a podrobný záznam Report History Log. Report History je nezbytný pro zachycení událostí, jako jsou zamítnutí a komentáře.
Upravte Python skript: Zkopírujte dodaný Python skript do souboru, například extract_expensify_log.py. Nahraďte zástupné hodnoty PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE a EXPORT_TEMPLATE_NAME svými přístupovými údaji, požadovaným obdobím a přesným názvem šablony exportu vytvořené v předchozím kroku.
Spusťte skript a stáhněte data: Spusťte skript v terminálu příkazem python extract_expensify_log.py. Skript se nejprve ověří vůči API Expensify a poté odešle požadavek na export dat výkazů. Každých několik sekund zkontroluje, zda je export připraven.
Počkejte na stažení souboru: Po dokončení exportu skript automaticky stáhne výsledný soubor CSV a uloží ho do stejné složky pod názvem expensify_raw_export.csv.
Převeďte surová data na záznam událostí: Skript načte stažený soubor expensify_raw_export.csv. Projde jednotlivé řádky, z nichž každý představuje jeden výkaz výdajů, a rozbalí data. Pro každé relevantní datum a záznam v historii vytvoří samostatný řádek v záznamu událostí, který odpovídá jedné aktivitě procesu.
Vytvořte výsledný soubor se záznamem událostí: Po zpracování všech výkazů ze surového exportu skript zapíše převedená data do nového souboru expensify_event_log.csv. Soubor bude obsahovat povinné sloupce ExpenseReportId, ActivityName, EventTime a další doporučené atributy.
Připravte data k nahrání do ProcessMind: Otevřete výsledný soubor expensify_event_log.csv. Zkontrolujte, zda názvy sloupců odpovídají požadavkům a formát dat je správný. Soubor je nyní připravený k nahrání do ProcessMind k analýze.

Konfigurace

Přístupové údaje k API: K ověření jsou potřeba platné hodnoty partnerUserID a partnerUserSecret od Expensify. Uživatel, ke kterému se tyto údaje vztahují, musí mít oprávnění přistupovat k datům výkazů a exportovat je.
Šablona exportu Expensify: Toto je nejdůležitější nastavení. Celý proces získávání dat závisí na vlastní šabloně exportu vytvořené v rozhraní Expensify. Musí obsahovat všechna pole potřebná k odvození aktivit a atributů, zejména podrobný záznam Report History s časovými razítky a komentáři ke schválením, zamítnutím a dalším krokům workflow.
Filtry období: Skript obsahuje proměnné START_DATE a END_DATE. Než začnete získávat větší objemy dat, doporučujeme zvolit kratší období, například 3 až 6 měsíců, a ověřit, že proces funguje správně.
Filtr stavu výkazu: Požadavek API ve skriptu lze upravit tak, aby obsahoval filtr reportState (například APPROVED, REIMBURSED, CLOSED) a omezil rozsah exportu. To se hodí při správě objemu dat nebo při zaměření na dokončené procesy.
Prostředí Python: Skript vyžaduje prostředí Python 3 s nainstalovanou knihovnou requests. Další speciální knihovny nejsou potřeba, takže nastavení je poměrně jednoduché.

Ukázkový dotaz python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Kroky

Ověřte, že vybraný konektor ETL nebo iPaaS podporuje Expensify a dokáže načítat záznamy výkazů, položky výkazů, historii výkazů nebo záznamy workflow, údaje o porušení pravidel, záznamy o náhradách výdajů či platbách, účetní exporty a změny stavu výkazů. Možnosti konektorů a názvy objektů se liší podle dodavatele. Každý zdrojový objekt proto nastavte podle dokumentace konektoru.
Vytvořte v konektoru připojení k Expensify pouze pro čtení a zadejte požadované přihlašovací údaje, rozsahy oprávnění, nastavení tenanta nebo pracovního prostoru a případné firemní filtry. Použijte metodu ověřování podporovanou konektorem a ověřte, že test připojení proběhne úspěšně.
Pokud je k dispozici časové razítko změny ve zdroji, nastavte přírůstkové načítání podle něj. Pokud konektor spolehlivé časové razítko změny neposkytuje, použijte průběžně posouvané období 3 až 6 měsíců a uchovávejte identifikátor zdrojového záznamu pro odstranění duplicit.
Načtěte do přípravných tabulek hlavičky výkazů, položky výkazů, podrobnou historii nebo data workflow, údaje o porušení pravidel, záznamy o náhradách výdajů či platbách, účetní exporty a historii stavů výkazů. Každý zástupný název zdrojového objektu v dotazu nahraďte názvem objektu nebo tabulky, který poskytuje vybraný konektor.
Namapujte zdrojová pole na logická pole používaná v dotazu. Povinná pole jsou ExpenseReportId, ActivityName a EventTime. Pokud jsou k dispozici, namapujte také volitelné údaje, například ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment a PolicyViolationFlag.
Při přípravě dat zachovejte zdrojová časová razítka a identifikátory. Převeďte časová razítka do jednotného časového pásma, nejlépe UTC, a pokud potřebujete zachovat možnost auditu, ponechte i původní časové razítko. Neslučujte různé zdrojové události se stejným ID výkazu a časovým razítkem.
Nastavte transformační dotaz tak, aby vytvořil jeden řádek pro každou zaznamenanou aktivitu. Dotaz obsahuje všech 13 povinných aktivit a používá UNION ALL, takže ProcessMind obdrží záznam událostí v původní podobě bez odvozování událostí.
Ověřte, že jsou ve všech výstupních řádcích vyplněna pole ExpenseReportId a EventTime, že ActivityName obsahuje pouze definované názvy aktivit a že volitelné atributy jsou vyplněné vždy, když je zdroj poskytuje. Prověřte duplicitní řádky způsobené stránkováním konektoru, překrývajícími se obdobími načítání nebo opakovanými zdrojovými záznamy.
Naplánujte spouštění datového toku v intervalu odpovídajícím procesu, například každou hodinu nebo každý den. Pomocí hraniční hodnoty nebo překrývajícího se období zachyťte pozdě doručenou historii a následně odstraňte duplicity podle identifikátoru zdrojové události, pokud je k dispozici.
Exportujte výsledek jako plochý soubor nebo databázový pohled obsahující alespoň ExpenseReportId, ActivityName a EventTime. Pokud jsou k dispozici, přidejte doporučené atributy, ověřte kódování UTF-8 a formát časových razítek a výsledek nahrajte do ProcessMind nebo se k němu připojte. V ProcessMind bude sloužit jako záznam událostí, přičemž identifikátorem případu bude Expense Report ID.

Konfigurace

Výběr konektoru: Použijte komerční konektor ETL nebo iPaaS, který výslovně podporuje požadované datové objekty Expensify. Před nasazením ověřte podporu historie výkazů, schvalovacích akcí, porušení pravidel, událostí náhrad výdajů, účetních exportů a změn stavů.
Nastavení zdrojových objektů: Nahraďte položky [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] a [Your report status history table] objekty, které poskytuje vybraný konektor. Nepředpokládejte, že se tyto logické objekty v konektoru jmenují stejně.
Období: Začněte historií za 3 až 6 měsíců. Období prodlužte až po ověření rychlosti konektoru, limitů API, doby uchovávání dat ve zdroji a objemu událostí v ProcessMind.
Přírůstkové načítání: Upřednostněte časové razítko změny nebo kurzor podporovaný konektorem. Pokud mohou události dorazit se zpožděním, použijte průběžně posouvané překrývající se období a pokud možno odstraňujte duplicity podle stabilního identifikátoru zdrojové události.
Filtry: Filtr [Your company filter] nebo odpovídající filtry tenanta, pracovního prostoru, entity, oddělení, pravidel výkazů a stavu výkazu použijte pouze tehdy, pokud odpovídají zamýšlenému rozsahu procesu. Pokud analýza vyžaduje celý průběh, nevyřazujte uzavřené výkazy.
Práce s časovými razítky: Převeďte EventTime na UTC nebo jiné zdokumentované časové pásmo. Pokud je k dispozici, zachovejte původní přesnost, protože k několika aktivitám může dojít krátce po sobě.
Mapování aktivit: Nastavte přesné hodnoty ActivityName: Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted a Report Closed.
Volitelné atributy: Hodnoty ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment a PolicyViolationFlag načítejte z nejspolehlivějšího zdrojového objektu. Pokud konektor hodnotu neposkytuje, použijte NULL, nevymýšlejte ji.
Výkon: Omezte načítání na požadované období a rozsah procesu, zapněte stránkování, používejte přírůstkové načítání, před transformací ukládejte zdrojová data do přípravných tabulek a pokud to konektor umožňuje, rozdělte rozsáhlé tabulky historie podle data události.
Předpoklady: Zajistěte autorizaci Expensify, licenci konektoru, oprávnění k API nebo integraci, přístup k požadovaným datům výkazů a workflow, oprávnění k zápisu do cílového datového skladu a oprávnění k nahrávání dat do ProcessMind nebo k připojení.
Kvalita dat: Ověřte, že jsou identifikátory výkazů stabilní napříč všemi zdrojovými objekty, že se měna a částky řídí zdokumentovanou konvencí a že konektor zdrojovou historii bez upozornění nezkracuje.

Ukázkový dotaz sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

Chcete začít?

Použijte tuto šablonu k přípravě dat a získejte užitečné poznatky o procesu správy výdajů. Začněte zkracovat dobu proplácení a zlepšovat provoz.

Zpět na průvodce zlepšováním

Stáhnout šablonu

Zlepšete správu výdajů: začněte zkušební verzi ještě dnes

Zjednodušte zpracování výdajů v Expensify, zkraťte dobu cyklu o 30 % a zvyšte spokojenost.

Začněte zkušební verzi

Bez nutnosti zadávat platební kartu. Začněte zlepšovat proces ještě dnes.

Datová šablona pro správu výdajů

Datová šablona pro správu výdajů

Atributy správy výdajů

Aktivity při správě výdajů

Návody k získání dat

Vlastní export výkazů do CSV přímo v Expensify

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz sql

Získání dat pomocí Python skriptu přes veřejné API Expensify

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz python

Získání dat pomocí externího ETL konektoru

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz sql

Chcete začít?

Zlepšete správu výdajů: začněte zkušební verzi ještě dnes