Šablona dat pro váš proces Order to Cash: fakturace a vystavování faktur

SAP ECC
Šablona dat pro váš proces Order to Cash: fakturace a vystavování faktur

Šablona dat pro váš proces Order to Cash: fakturace a vystavování faktur

Tato datová šablona nabízí přehlednou strukturu údajů potřebných k analýze a zlepšení procesu fakturace a vystavování faktur. Uvádí, které atributy shromažďovat a které důležité aktivity sledovat, a přidává praktické pokyny k extrakci dat. Připravte si pomocí ní data pro process mining a získejte přesný přehled o výkonnosti procesu Order to Cash.
  • Doporučené atributy pro podrobnou analýzu
  • Důležité kroky a milníky procesu, které je třeba sledovat
  • Praktické pokyny k extrakci dat ze SAP ECC
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu Order to Cash: fakturace a vystavování faktur

Toto jsou doporučená datová pole, která zahrňte do záznamu událostí pro podrobnou analýzu procesu Order to Cash, fakturace a vystavování faktur v SAP ECC.
3 Povinné 5 Doporučené 13 Volitelné
Název Popis
Aktivita
ActivityName
Název obchodní události nebo kroku, který proběhl v životním cyklu faktury.
Popis

Tento atribut popisuje konkrétní akci nebo změnu stavu v procesu fakturace, například „Vygenerována faktura“, „Faktura zaúčtována“ nebo „Přijata platba od zákazníka“. Aktivity jsou odvozeny z různých systémových událostí, změn stavu dokladů nebo transakčních kódů, které uživatelé spustili.

Pořadí aktivit tvoří tok procesu, který je základem analýzy process mining. Z aktivit lze zjistit, jaké kroky proces skutečně zahrnuje, v jakém pořadí probíhají a jak často se opakují. Díky tomu lze porovnat skutečný průběh procesu s navrženým.

Proč je to důležité

Určuje kroky v mapě procesu a umožňuje zobrazit a analyzovat tok procesu, odchylky i úzká místa.

Kde data získat

Jde o koncepční atribut odvozený z několika zdrojů, například z transakčních kódů (CDHDR-TCODE), změn stavu dokladů (VBUK-FKSTK) a zaúčtování účetních dokladů.

Příklady
Vystavení fakturyZaúčtování fakturyOdeslání upomínkyVyrovnání faktury
Čas zahájení
EventTime
Časové razítko udávající, kdy konkrétní aktivita nebo událost nastala.
Popis

Čas události zachycuje přesné datum a čas každé aktivity v životním cyklu faktury. Tento údaj je základem časových analýz v process mining, například výpočtu doby zpracování, hledání úzkých míst a sledování výkonnosti procesu vůči dohodnutým úrovním služeb.

Atribut se obvykle sestavuje spojením data, například data zaúčtování (BUDAT), s časovým údajem (UZEIT) z různých tabulek SAP, které zaznamenávají změny nebo vytvoření dokladů. Přesná časová razítka jsou nezbytná pro sestavení spolehlivého záznamu událostí a platnou analýzu výkonnosti.

Proč je to důležité

Tento atribut je základem analýzy výkonnosti. Umožňuje počítat dobu zpracování, trvání jednotlivých kroků i čekání mezi nimi.

Kde data získat

Sestavuje se z různých datových a časových polí v několika tabulkách, například BKPF (BUDAT, CPUTM), VBRK (ERDAT, ERZET) a tabulkách protokolu změn, jako je CDHDR (UDATE, UTIME).

Příklady
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-16T11:00:00Z2023-05-20T09:00:00Z
Číslo faktury
InvoiceNumber
Jedinečný identifikátor fakturačního dokladu, který slouží jako hlavní ID případu v procesu fakturace.
Popis

Číslo faktury, v SAP označované jako číslo fakturačního dokladu, jednoznačně identifikuje každou fakturu. V process mining slouží jako CaseId a sdružuje všechny související aktivity, například vytvoření, zaúčtování, odeslání, platbu a vyrovnání, do jedné instance procesu.

Analýza podle čísla faktury poskytuje úplný přehled o životním cyklu každé fakturační transakce od jejího zahájení až po konečné vyrovnání. Je nezbytná pro výpočet ukazatelů, jako jsou Days Sales Outstanding (DSO) a celková doba zpracování faktury, a poskytuje jasný základ pro měření a zlepšování výkonnosti.

Proč je to důležité

Jde o základní identifikátor pro sledování celé cesty faktury. Umožňuje analyzovat dobu zpracování, úzká místa a odchylky u každé jednotlivé fakturační transakce.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: VBELN

Příklady
90001234900012359000123690001237
Celková částka faktury
TotalInvoiceAmount
Celková čistá hodnota fakturačního dokladu.
Popis

Tento atribut představuje celkovou čistou částku faktury bez daní. Jde o důležitý finanční údaj spojený s procesem fakturace.

Lze jej využít například k rozdělení faktur podle hodnoty a porovnání jejich průběhu. Pomáhá také stanovit priority při inkasu nebo zjistit, proč schválení či úhrada faktur s vysokou hodnotou trvá déle. Tento finanční kontext rozšiřuje možnosti analýzy procesu.

Proč je to důležité

Poskytuje důležitý finanční kontext a umožňuje analyzovat proces podle hodnoty faktury, například zjistit, zda faktury s vysokou hodnotou procházejí jiným procesem nebo se déle vyrovnávají.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: NETWR

Příklady
1500.7525000.00500.0012345.67
Číslo zákazníka
CustomerNumber
Jedinečné číslo zákazníka, kterému je faktura vystavena.
Popis

Číslo zákazníka propojuje fakturu s konkrétním klientem nebo obchodním partnerem. Tento atribut je důležitý pro členění a analýzu procesu fakturace podle charakteristik zákazníků.

Analytici mohou porovnat Days Sales Outstanding (DSO) u různých zákazníků, zjistit, kteří zákazníci často platí pozdě, nebo vyhodnotit dodržování dohodnutých platebních podmínek. Znalost těchto vzorců pomáhá řídit vztahy se zákazníky a přizpůsobit strategii inkasa jednotlivým skupinám zákazníků.

Proč je to důležité

Umožňuje analýzu podle zákazníků, pomáhá odhalit platební chování, vyhodnotit DSO podle zákazníka a přizpůsobit strategii inkasa.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: KUNRG (plátce) nebo KUNAG (odběratel).

Příklady
100023200541CUST-A487910345
Typ fakturačního dokladu
BillingDocumentType
Kód určující typ fakturačního dokladu, například fakturu, dobropis nebo vrubopis.
Popis

Typ fakturačního dokladu rozděluje transakce do kategorií podle jejich obchodního účelu. Například „F2“ označuje standardní fakturu zákazníkovi a „G2“ dobropis. Toto členění se nastavuje v SAP a určuje, jak se jednotlivé fakturační doklady zpracovávají.

V process mining je tento atribut důležitý pro filtrování a porovnávání různých scénářů fakturace. Analytici mohou zkoumat proces standardních faktur odděleně od procesu dobropisů a porovnat jejich průběh, dobu zpracování i problémy. Výsledky pomáhají lépe zacílit zlepšování procesů.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit a analyzovat různé procesy fakturace, například standardní faktury a dobropisy, které často mají odlišný průběh.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: FKART

Příklady
F2G2L2IV
Účetní okruh
CompanyCode
Identifikátor právnické osoby, která fakturu vystavila.
Popis

Účetní okruh v SAP představuje samostatnou právní a účetní jednotku. Všechny finanční transakce včetně faktur se účtují do konkrétního účetního okruhu. Jde o základní organizační údaj.

V process mining se účetní okruh používá k analýze a porovnání výkonnosti fakturačních procesů v různých právních entitách jedné společnosti. Pomáhá určit, které postupy z jedné entity lze uplatnit i jinde, a zajistit, aby analýza odpovídala organizační struktuře společnosti.

Proč je to důležité

Umožňuje filtrovat a porovnávat procesy napříč právními entitami. Je důležitý pro finanční analýzu a porovnávání výkonnosti organizačních jednotek.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: BUKRS

Příklady
10002000US01DE01
Uživatelské jméno
UserName
ID uživatele, který provedl aktivitu nebo vytvořil doklad.
Popis

Tento atribut zachycuje ID uživatele SAP odpovědného za danou událost, například vytvoření faktury nebo zaúčtování platby. Je důležitý pro analýzu lidské stránky procesu.

Na základě těchto údajů lze zkoumat rozdíly ve výkonnosti mezi uživateli nebo týmy, určit potřebu školení a odhalit možné problémy se shodou. Údaj také pomáhá odlišit ruční aktivity uživatelů od automatických kroků prováděných systémovými nebo dávkovými uživateli, což je důležité při výpočtu míry automatizace.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost uživatelů a rozložení pracovní zátěže. Pomáhá také rozlišit ruční a automatické aktivity, což podporuje iniciativy zaměřené na automatizaci a efektivitu.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: ERNAM (vytvořil) nebo BKPF, pole: USNAM (uživatelské jméno) nebo CDHDR, pole: USERNAME (uživatel).

Příklady
JSMITHBW_BATCHLROSSIMKUMAR
Číslo prodejního dokladu
SalesDocumentNumber
Identifikátor původní prodejní objednávky, na jejímž základě vznikla faktura.
Popis

Tento atribut přímo propojuje fakturu s prodejní objednávkou, která transakci zahájila. Tato návaznost je nezbytná pro úplnou analýzu cyklu Order to Cash.

Propojením fakturačního procesu s předcházejícím procesem prodejní objednávky lze analyzovat celkovou dobu od objednávky zákazníka po přijetí platby. Pomáhá zjistit, zda prodlevy při fakturaci způsobují problémy v prodeji, plnění objednávky, nebo přímo ve fakturačním oddělení, a poskytuje tak ucelenější pohled na proces.

Proč je to důležité

Propojuje fakturaci s prodejní objednávkou a umožňuje skutečnou analýzu celého cyklu Order to Cash. Pomáhá odhalit prodlevy mezi odděleními.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRP, pole: VGBEL

Příklady
100000451000004610000047
Datum dokladu
DocumentDate
Datum uvedené na původním dokladu, které zadal dodavatel nebo jeho vystavitel.
Popis

Datum dokladu je datum vystavení původního dokladu. U faktur jde obvykle o datum jejich vytvoření a často slouží jako základ pro výpočet data splatnosti.

Toto datum je důležité pro finanční výkaznictví a výpočet ukazatelů, jako je Days Sales Outstanding (DSO). Z pohledu zákazníka označuje začátek období pro inkaso. Rozdíly mezi datem dokladu a datem zaúčtování mohou odhalit interní prodlevy při zpracování příchozích faktur.

Proč je to důležité

Slouží jako základ pro výpočet stáří faktury a DSO a poskytuje důležitý údaj pro finanční analýzu i analýzu platebních podmínek.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: FKDAT (datum fakturace)

Příklady
2023-04-152023-04-162023-05-20
Datum splatnosti faktury
InvoiceDueDate
Datum, do kterého má zákazník zaplatit.
Popis

Datum splatnosti faktury je termín úhrady stanovený platebními podmínkami. Tento údaj je základem pro správu pohledávek a zahájení inkasa.

Používá se k výpočtu KPI míry včasných plateb, která porovnává datum splatnosti se skutečným datem úhrady. Analýza faktur podle data splatnosti pomáhá předvídat peněžní tok a stanovit priority při inkasu blížících se nebo opožděných plateb. Datum se obvykle odvozuje od základního data a platebních podmínek.

Proč je to důležité

Slouží jako základ pro měření včasnosti plateb a je důležité pro správu pohledávek i předpověď peněžního toku.

Kde data získat

Vypočítává se podle základního data (BSEG-ZFBDT) a platebních podmínek (BSEG-ZTERM). Nemusí být vždy uloženo v samostatném poli.

Příklady
2023-05-152023-05-302023-06-20
Datum vyrovnání
ClearingDate
Datum přijetí platby a vyrovnání faktury v pohledávkách.
Popis

Datum vyrovnání označuje den, kdy je otevřená položka, například faktura, ve finančním systému označena jako zaplacená neboli vyrovnaná. K tomuto datu se přijatá platba považuje za inkasovanou a spárovanou.

Jde o jedno z nejdůležitějších dat v cyklu Order to Cash. Slouží jako koncový bod pro výpočet Days Sales Outstanding (DSO) a celkové doby od fakturace po přijetí platby. Analýza data vyrovnání pomáhá měřit účinnost inkasa.

Proč je to důležité

Označuje závěrečný krok životního cyklu faktury. Slouží jako koncové datum pro výpočet DSO a celkové doby zpracování a vypovídá o účinnosti inkasa.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: BSAD, pole: AUGDT

Příklady
2023-05-142023-06-012023-06-25
Datum zaúčtování
PostingDate
Datum zaúčtování dokladu do finančního účetnictví.
Popis

Datum zaúčtování určuje účetní období, do kterého se transakce zaznamená v hlavní knize. Jde o důležitý údaj pro účetnictví a finanční výkaznictví. Prodleva mezi vytvořením dokladu a jeho zaúčtováním může ukazovat na neefektivní interní zpracování fakturačních dokladů.

V process mining označuje datum zaúčtování důležitý milník v životním cyklu faktury. Čas mezi vytvořením a zaúčtováním faktury může sloužit jako ukazatel výkonnosti fakturačního oddělení.

Proč je to důležité

Označuje důležitý finanční milník a je nezbytné pro účetnictví. Čas mezi vytvořením a zaúčtováním faktury měří efektivitu interního zpracování.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: BKPF, pole: BUDAT

Příklady
2023-04-152023-04-172023-05-21
Jde o přepracování
IsRework
Příznak určující, zda aktivita představuje přepracování nebo opravu.
Popis

Tento vypočítaný atribut označuje aktivity, které představují přepracování, například „Oprava faktury“ nebo storno dokladu. Obvykle jde o logický příznak odvozený z názvu aktivity nebo z transakčních kódů souvisejících s opravami a storny, například „VF11“ pro storno fakturačního dokladu.

V process mining tento příznak umožňuje vyčíslit rozsah přepracování v procesu fakturace. Přímo podporuje KPI, jako je míra oprav faktur, a pomáhá zobrazit opakující se smyčky v mapě procesu. Díky tomu lze odhalit neefektivitu a problémy s kvalitou, které zvyšují provozní náklady a prodlužují dobu do úhrady.

Proč je to důležité

Pomáhá vyčíslit neefektivitu procesu a problémy s kvalitou tím, že ukazuje, kolik práce se věnuje opravám chyb. Přímo podporuje KPI přepracování.

Kde data získat

Odvozuje se z názvu aktivity nebo transakčního kódu. Například: IF ActivityName = 'Invoice Corrected' OR TransactionCode = 'VF11' THEN true ELSE false.

Příklady
truefalse
Je automatizovaná
IsAutomated
Příznak určující, zda aktivitu provedl systémový uživatel nebo automatizovaný proces.
Popis

Tento vypočítaný atribut je logický příznak, který rozlišuje ruční a automatizované aktivity. Obvykle se odvozuje porovnáním atributu Uživatelské jméno se seznamem známých systémových nebo dávkových uživatelských ID, například „BATCHUSER“ nebo „SAPSYSTEM“.

Tento příznak je důležitý pro měření míry automatizace procesu fakturace, což je pro mnoho organizací jedním z cílů při zvyšování efektivity a snižování nákladů. KPI míry automatizované fakturace se počítá přímo z tohoto atributu a pomáhá sledovat pokrok automatizačních iniciativ.

Proč je to důležité

Přímo podporuje výpočet míry automatizované fakturace. Pomáhá měřit efektivitu procesu a sledovat dopad automatizačních projektů.

Kde data získat

Odvozuje se z atributu Uživatelské jméno. Logika může vypadat například takto: IF UserName IN ('BATCH', 'SYSTEM', 'RFCUSER') THEN true ELSE false.

Příklady
truefalse
Měna
Currency
Kód měny částek uvedených na faktuře.
Popis

Tento atribut určuje měnu transakce, například USD, EUR nebo JPY. Poskytuje nezbytný kontext pro všechny peněžní hodnoty, například celkovou částku faktury.

Při analýze dat z mezinárodní společnosti je údaj o měně nezbytný pro správný výklad a převod finančních částek. Umožňuje jednotné vykazování a zabraňuje sčítání částek bez správného převodu měn, které by vedlo k chybným finančním analýzám.

Proč je to důležité

Poskytuje potřebný kontext pro všechny peněžní hodnoty a zajišťuje správnost finanční analýzy, zejména při práci s více měnami.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: WAERK

Příklady
USDEURGBPJPY
Platební podmínky
PaymentTerms
Podmínky, za kterých prodávající uskuteční prodej, včetně harmonogramu plateb.
Popis

Platební podmínky určují, kdy je platba splatná, například „Net 30“ nebo „Net 60“. Dohodnou se se zákazníkem a významně ovlivňují peněžní tok.

Analýza procesu podle platebních podmínek může ukázat, zda jsou některé podmínky spojené s delší dobou úhrady nebo častějšími opožděnými platbami. Tyto poznatky mohou firmě pomoci vyjednat se zákazníky výhodnější podmínky nebo upravit finanční plánování. Platební podmínky jsou také důležitým vstupem pro výpočet data splatnosti faktury.

Proč je to důležité

Pomáhá analyzovat platební chování zákazníků a dopad sjednaných podmínek na peněžní tok. Poskytuje podklady pro úpravu obchodních dohod.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: ZTERM

Příklady
Z030Z060Z001
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko poslední aktualizace dat nebo extrakce ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut uvádí, kdy byla datová sada naposledy aktualizována ze zdrojového systému. Poskytuje důležitý kontext pro analýzu a pomáhá uživatelům posoudit aktuálnost zobrazovaných dat.

V dashboardech a reportech tento časový údaj informuje o tom, jak čerstvá data jsou, a pomáhá nastavit očekávání ohledně viditelnosti nejnovějších transakcí. Obvykle se generuje na konci extrakce dat.

Proč je to důležité

Informuje uživatele o aktuálnosti dat, což je důležité při rozhodování o provozu na základě analýzy.

Kde data získat

Vytváří a ukládá se při procesu extrakce, transformace a načtení dat (ETL).

Příklady
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Prodejní organizace
SalesOrganization
Organizační jednotka odpovědná za prodej výrobků nebo služeb.
Popis

Prodejní organizace je organizační jednotka v SAP odpovědná za distribuci zboží a služeb a sjednávání prodejních podmínek. Je důležitým údajem pro strukturování prodeje a distribuce.

V process mining umožňuje tento atribut analyzovat fakturační proces z pohledu prodejní struktury. Lze porovnat výkonnost různých prodejních organizací, zjistit, které regiony nebo obchodní oblasti fakturují efektivněji, a podpořit zavádění osvědčených postupů.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost a analyzovat různé prodejní divize nebo regiony. Pomáhá určit osvědčené postupy i oblasti, které je třeba zlepšit.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: VBRK, pole: VKORG

Příklady
1000NA01EU01AP01
Transakční kód
TransactionCode
Transakční kód SAP použitý k provedení aktivity.
Popis

Transakční kód neboli T-Code je jedinečný identifikátor konkrétní funkce nebo programu v SAP, například „VF01“ pro vytvoření fakturačního dokladu. Zaznamenání T-Code u každé události poskytuje technický pohled na provedení procesu v systému.

Tyto informace jsou užitečné při hledání příčin problémů. Pokud se například často objevují chyby, analytici mohou ověřit, zda se nepoužívá nestandardní transakční kód. Pomáhají také odvodit název aktivity a zjistit, které funkce systému se v procesu používají.

Proč je to důležité

Poskytuje technický kontext k provedení aktivity. Umožňuje hledat příčiny odchylek v procesu a odhalovat nestandardní kroky uživatelů.

Kde data získat

Tabulka SAP ECC: CDHDR, pole: TCODE

Příklady
VF01VF02FB01F-28
Zdrojový systém
SourceSystem
Určuje zdrojový systém, ze kterého byla data extrahována.
Popis

Tento atribut určuje systém, ve kterém data vznikla. V prostředí s několika instancemi ERP nebo integrovanými systémy pomáhá rozlišit data z různých zdrojů.

V process mining je důležitý pro ověřování dat a analýzy, které porovnávají procesy napříč systémy nebo organizačními jednotkami. Obvykle se nastavuje jako statická hodnota při extrakci dat, aby označil datovou sadu.

Proč je to důležité

Udává původ dat. V prostředí s více systémy je důležitý pro zachování integrity dat a analýzu konkrétního systému.

Kde data získat

Obvykle jde o statickou hodnotu přidanou při procesu extrakce, transformace a načtení dat (ETL), která označuje konkrétní instanci SAP ECC, například „ECC_PROD_NA“.

Příklady
SAP_ECC_PRODECC_EU_100SAP_US_FIN
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity procesu Order to Cash: fakturace a vystavování faktur

Toto jsou důležité kroky a milníky procesu, které zaznamenejte do záznamu událostí pro přesné zjištění průběhu procesu a sledování jeho výkonnosti.
5 Doporučené 8 Volitelné
Aktivita Popis
Odeslání faktury zákazníkovi
Označuje odeslání faktury zákazníkovi prostřednictvím určeného kanálu, například poštou, e-mailem nebo přes EDI. Událost se obvykle zaznamenává v protokolech systému pro správu výstupů.
Proč je to důležité

Tento milník spouští běh lhůty pro úhradu zákazníkem. Prodlevy přímo ovlivňují, kdy lze platbu očekávat, a snižují efektivitu inkasa.

Kde data získat

Událost lze odvodit z data a času zpracování v tabulce stavů zpráv (NAST) pro typ výstupu odpovídající faktuře.

Zachycení

Odvozuje se ze záznamu v tabulce NAST se stavem zpracování „1“ (úspěšně zpracováno).

Typ události inferred
Přijetí platby od zákazníka
Zákazník zaplatil a platba byla v systému zaúčtována jako příjem hotovosti nebo bankovní vklad. Vznikne samostatný platební doklad, který zatím není přiřazen ke konkrétní faktuře.
Proč je to důležité

Jde o důležitý milník v cyklu přeměny hotovosti. Doba od odeslání faktury do přijetí platby tvoří podstatnou část Days Sales Outstanding (DSO).

Kde data získat

Platba se zaznamená jako nový doklad v tabulkách BKPF a BSEG, obvykle s typem dokladu označujícím platbu zákazníka, například „DZ“. Událost označuje datum zaúčtování (BUDAT).

Zachycení

Podle data zaúčtování platebního dokladu zákazníka v tabulce BKPF.

Typ události explicit
Vyrovnání faktury
Konečný stav úspěšně uhrazené faktury. Otevřená položka byla uzavřena odpovídající platbou nebo dobropisem a faktura je považována za plně uhrazenou.
Proč je to důležité

Označuje úspěšné dokončení cyklu Order to Cash pro danou fakturu. Jde o hlavní koncovou událost pro měření průměrné doby zpracování faktury.

Kde data získat

Nastane, když jsou v tabulce BSEG pro položku faktury vyplněna pole dokladu vyrovnání (AUGBL) a data vyrovnání (AUGDT).

Zachycení

Událost nastane v den vyrovnání (AUGDT) zaznamenaný v tabulce BSEG u položky faktury.

Typ události explicit
Vystavení faktury
Označuje vytvoření fakturačního dokladu v systému. Událost se zaznamená při vytvoření nového záznamu v tabulce hlaviček účetních dokladů (BKPF) s konkrétním typem dokladu pro faktury.
Proč je to důležité

Tímto začíná celý proces fakturace. Doba od této události pomáhá měřit dobu vystavení faktury a slouží jako základ pro výpočet Days Sales Outstanding (DSO).

Kde data získat

Událost se zaznamenává v tabulce BKPF. Označuje ji datum vytvoření (CPUDT) a čas (CPUTM) konkrétního čísla dokladu (BELNR). Typ dokladu (BLART) určuje, že jde o fakturu.

Zachycení

Podle časového razítka vytvoření (CPUDT) fakturačního dokladu v tabulce BKPF.

Typ události explicit
Zaúčtování faktury
Faktura je oficiálně zaevidována v pomocné knize pohledávek i v hlavní knize. Tím se stává právně závaznou a zaznamenává dluh zákazníka.
Proč je to důležité

Jde o důležitý milník, kterým oficiálně začíná běžet lhůta pro inkaso. Doba mezi vystavením a zaúčtováním může odhalit interní prodlevy, které ovlivňují peněžní tok.

Kde data získat

Událost se zaznamenává v tabulce BKPF. Označuje ji datum zaúčtování (BUDAT) daného čísla dokladu (BELNR). U předběžně uložených dokladů jde o okamžik jejich převedení na zaúčtovaný doklad.

Zachycení

Podle data zaúčtování (BUDAT) fakturačního dokladu v tabulce BKPF.

Typ události explicit
Nastal termín splatnosti faktury
Vypočítaná událost označující den, kdy má být faktura podle platebních podmínek uhrazena. Nejde o činnost uživatele ani systému, ale o důležitý časový okamžik.
Proč je to důležité

Je nezbytná pro analýzu platebního chování a dodržování podmínek. Slouží jako základ pro rozlišení včasných a opožděných plateb i pro výpočet KPI včasných plateb.

Kde data získat

Odvozuje se porovnáním aktuálního data s konečným datem splatnosti. Datum splatnosti je v poli BSEG-ZFBDT nebo se vypočítá ze základního data a platebních podmínek.

Zachycení

Porovnejte systémové datum s polem konečného data splatnosti v položce faktury (BSEG).

Typ události calculated
Odeslání upomínky
Systém vytvořil a odeslal zákazníkovi upomínku nebo výzvu k úhradě faktury po splatnosti. Událost se zaznamenává v historii upomínek.
Proč je to důležité

Pomáhá vyhodnotit účinnost strategie inkasa. Doba od odeslání upomínky do přijetí platby je důležitá pro KPI účinnosti upomínek.

Kde data získat

Událost se zaznamenává v tabulkách s údaji o upomínkách, konkrétně MHNK (hlavička údajů o upomínkách) a MHND (položky údajů o upomínkách), které vznikají při běhu upomínek (transakce F150).

Zachycení

Zaznamená se při spuštění běhu upomínek (F150) pro položku po splatnosti.

Typ události explicit
Odpis faktury
Alternativní konečný stav, kdy je faktura považována za nedobytnou a neuhrazená částka se zaúčtuje na účet nedobytných pohledávek. Faktura se tak uzavře bez platby od zákazníka.
Proč je to důležité

Jde o nepříznivý výsledek procesu a ztrátu výnosů. Sledování těchto událostí pomáhá analyzovat příčiny nedobytných pohledávek a zlepšovat pravidla řízení úvěrového rizika.

Kde data získat

Odvozuje se analýzou transakce vyrovnání faktury. Pokud se vyrovnávací doklad zaúčtuje na konkrétní účet hlavní knihy pro náklady na nedobytné pohledávky, považuje se faktura za odepsanou.

Zachycení

Odvozuje se v případě, že transakce vyrovnání zahrnuje zaúčtování na určený účet hlavní knihy pro nedobytné pohledávky.

Typ události inferred
Oprava faktury
Označuje opakované zpracování, při kterém se zjistilo, že původní faktura obsahuje chybu, a následně byla stornována. Událost se zachytí vyhledáním stornovacích dokladů propojených s původní fakturou.
Proč je to důležité

Upozorňuje na neefektivitu procesu a problémy s kvalitou. Časté opravy signalizují potíže s předcházejícími prodejními nebo fakturačními údaji a pomáhají při analýze dashboardu oprav a chybovosti faktur.

Kde data získat

Událost se určí vyhledáním stornovacího dokladu, v němž BKPF-STBLG odkazuje na původní doklad. Událostí je vytvoření tohoto stornovacího dokladu.

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření stornovacího dokladu, například pomocí FB08.

Typ události explicit
Předběžné uložení faktury
Fakturační doklad byl uložen v předběžném stavu, ale ještě nebyl zaúčtován do hlavní knihy. Tento postup se často používá, když jsou údaje neúplné nebo je před konečným zaúčtováním potřeba kontrola.
Proč je to důležité

Sleduje kroky před zaúčtováním a případné prodlevy. Dlouhá doba v předběžném stavu může ukazovat na problémy s kvalitou dat nebo úzká místa při předběžném schvalování.

Kde data získat

Předběžně uložené doklady jsou v tabulce VBKPF. Tuto činnost označuje vytvoření dokladu v této tabulce, který je později zaúčtován.

Zachycení

Zaznamená se při uložení předběžného dokladu pomocí transakce, jako je FV70.

Typ události explicit
Přiřazení platby k faktuře
Přijatá platba zákazníka byla spárována s konkrétní otevřenou fakturou a přiřazena k ní, čímž se položka označí k vyrovnání. Tento krok propojí platbu s dluhem.
Proč je to důležité

Tato činnost je důležitá pro měření doby zpracování přijatých plateb. Prodlevy při přiřazování plateb mohou zkreslit skutečný stav pohledávek a zakrýt dostupnou hotovost.

Kde data získat

Událost se odvozuje z transakce vyrovnání, například F-32, která vyplní pole vyrovnání v položce faktury. Časovým razítkem události je datum vyrovnání.

Zachycení

Událost se odvozuje od vyplněného data vyrovnání (AUGDT) v tabulce položek faktur (BSEG).

Typ události inferred
Schválení faktury
Označuje formální schválení faktury, po kterém ji lze zaúčtovat nebo odeslat zákazníkovi. Obvykle se odvozuje od převedení předběžně uloženého dokladu na zaúčtovaný.
Proč je to důležité

Sleduje interní workflow schvalování, které často bývá zdrojem úzkých míst. Analýza této činnosti pomáhá v dashboardu analýzy schvalování faktur odhalit pomalé schvalovatele.

Kde data získat

Událost lze odvodit z přechodu dokladu z předběžného stavu (ve VBKPF) do zaúčtovaného stavu (v BKPF). Pokud se používá systém workflow, může jít o výslovně zaznamenanou událost v jeho záznamech.

Zachycení

Porovnejte datum vytvoření předběžného dokladu (VBKPF) s datem zaúčtování konečného dokladu (BKPF).

Typ události inferred
Založení případu sporu
K faktuře byl zaznamenán formální spor, obvykle na základě stížnosti zákazníka. Událost se eviduje v systému SAP Dispute Management.
Proč je to důležité

Označuje faktury, u nichž hrozí opožděná platba, a upozorňuje na příčiny nespokojenosti zákazníků. Jde o začátek důležitého procesu řešení výjimek.

Kde data získat

Událost se zachytí při vytvoření případu v tabulce sporů (UDM_CASE) propojeného s účetním dokladem faktury.

Zachycení

Zaznamená se, když uživatel založí případ sporu pomocí transakce UDM_DISPUTE.

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci

Jak získat data ze SAP ECC

Chcete začít?

Pomocí této šablony si zjednodušíte přípravu dat a získáte užitečný přehled o procesu fakturace a vystavování faktur. Začněte zlepšovat cash flow ještě dnes.

Zrychlete cash flow: zlepšete fakturaci ještě dnes!

Odstraňte neefektivitu, zkraťte dobu průchodu o 30 % a zlepšete cash flow.

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Se zlepšováním můžete začít během několika minut.