Datová šablona pro správu smluv

Tento atribut popisuje jednotlivý krok nebo milník v procesu správy smluv, například „Smlouva připravena“, „Zahájena právní kontrola“ nebo „Smlouva podepsána“. Tyto činnosti tvoří základ procesní mapy.

Analýza jejich pořadí a četnosti je pro process mining zásadní. Pomáhá odhalit skutečný průběh procesu, odchylky od standardního postupu i činnosti, které trvají nejdéle nebo se často opakují.

Určuje jednotlivé kroky procesu a umožňuje znázornit a analyzovat workflow smluv, úzká místa i odchylky.

Obvykle se získává ze záznamu událostí nebo auditní stopy v DocuSign CLM, kde jsou zaznamenány akce provedené se smlouvou nebo v rámci workflow.

Tento atribut zaznamenává přesné datum a čas, kdy k činnosti došlo. Je časovým základem pro process mining a umožňuje sledovat výkonnost procesu v čase.

Seřazením událostí podle času zahájení vznikne chronologický záznam každého případu. Díky tomu lze vypočítat dobu mezi činnostmi, délku jednotlivých kroků i celkovou dobu průchodu procesem. Tyto údaje jsou důležité při hledání úzkých míst, měření čekání a hodnocení efektivity procesu vůči SLA.

Toto časové razítko je nezbytné pro chronologické řazení událostí a výpočet časových ukazatelů, například doby průchodu a trvání činností.

Tento údaj bývá součástí záznamu událostí nebo auditní stopy v DocuSign CLM a je přiřazen ke každé zaznamenané akci.

ID smlouvy je jednoznačný identifikátor případu, který propojuje všechny události a činnosti týkající se konkrétní smlouvy od jejího vzniku po uzavření. V DocuSign CLM může odpovídat ID obálky nebo vlastnímu poli s identifikátorem smlouvy.

Tento údaj je pro process mining nezbytný, protože umožňuje zrekonstruovat celý průběh každé jednotlivé smlouvy. Když analytici seskupí všechny související činnosti pod jedno ID smlouvy, mohou zobrazit celý tok procesu, měřit dobu vyřízení a porovnávat rozdíly mezi smlouvami.

Jde o primární klíč, který propojuje všechny související události procesu a umožňuje sledovat a analyzovat celý životní cyklus jedné smlouvy.

Obvykle jde o hlavní identifikátor smlouvy nebo objektu obálky v DocuSign CLM. Může být označen jako Envelope ID nebo jako vlastní pole nastavené pro identifikaci smluv.

Tento atribut uvádí, kdy byla datová sada naposledy aktualizována. Poskytuje kontext o aktuálnosti analýzy a ukazuje, jak čerstvá data jsou.

V dashboardech a reportech je tento údaj důležitý pro správu dat i důvěru uživatelů. Analytici díky němu vědí, zda pracují s aktuálními informacemi, nebo se snímkem dat z určitého okamžiku. To je důležité pro kvalifikované a včasné rozhodování.

Ukazuje, jak aktuální jsou data, a pomáhá uživatelům posoudit, nakolik současný je rozbor procesu.

Jde o metadata, která při načítání dat obvykle vytváří a ukládá nástroj ETL (Extract, Transform, Load) nebo datová pipeline.

Tento atribut označuje zdroj procesních dat. V tomto přehledu by jeho hodnota byla vždy „DocuSign CLM“ nebo podobný identifikátor.

Při analýze dat z jediného systému může tento údaj působit nadbytečně. Jeho uvedení je ale osvědčený postup. Zásadní význam má při spojování dat z více systémů, například smluvních údajů z CRM a dat o workflow z DocuSign. Umožňuje totiž sledovat původ a návaznost dat.

Zajišťuje dohledatelnost dat a je nezbytný při analýze, která spojuje data z více podnikových systémů.

Obvykle jde o neměnnou hodnotu, která se přidává při extrakci a transformaci dat a označuje zdroj datové sady.

Tento atribut zaznamenává přesné datum a čas dokončení činnosti. Zatímco čas zahájení označuje její začátek, čas ukončení zachycuje její dokončení. Díky tomu lze přesně vypočítat dobu trvání jednotlivých činností.

Analýza času ukončení je důležitá pro výpočet doby zpracování, tedy času, který se aktivně věnuje danému úkolu. Pomáhá odlišit práci od čekání a lépe porozumět využití zdrojů i skutečným nákladům na prodlevy. Lze například přesně vypočítat dobu činnosti „Právní kontrola“.

Umožňuje přesně vypočítat dobu jednotlivých činností a odlišit aktivní zpracování od čekání.

V systémech, jako je DocuSign CLM, může být tento údaj zaznamenán přímo v auditní stopě. Případně jej lze odvodit z času zahájení následující události.

Tento atribut uchovává smluvní datum vypršení platnosti. Je důležitý pro aktivní správu portfolia smluv, zejména u smluv s opakovanými výnosy nebo dlouhodobými službami.

Toto datum je hlavním vstupem pro dashboard „Přehled prodlužování a konce platnosti smluv“. Sledováním smluv, jejichž platnost se blíží ke konci, mohou organizace včas zahájit workflow pro prodloužení. Údaj se používá také při výpočtu KPI „Míra včasného prodloužení smluv“ a pomáhá předcházet výpadkům výnosů a přerušení služeb.

Umožňuje aktivně spravovat smlouvy, včas je prodlužovat a předcházet nechtěnému ukončení jejich platnosti.

Jde o standardní metadata, která by měla být zaznamenána u každé smlouvy s určenou dobou platnosti v DocuSign CLM.

Tento atribut vyjadřuje finanční hodnotu smlouvy, ať už jde o jednorázovou částku, nebo opakované plnění. Hodnota smlouvy často určuje, jak důkladná kontrola a jak složitý schvalovací postup jsou potřeba.

Analýza procesu podle hodnoty smlouvy pomáhá upřednostnit smlouvy s vysokou hodnotou a zjistit, zda se zbytečně nezdržují. Lze také ověřit shodu, například zda smlouvy nad stanovenou hranicí schválil finanční ředitel. Díky tomuto atributu se můžete zaměřit na smlouvy s největším finančním dopadem.

Umožňuje určit priority a posoudit rizika. Smlouvy s vyšší hodnotou obvykle vyžadují důkladnější kontrolu a mají větší dopad na podnikání.

V metadatech smlouvy v DocuSign CLM jde obvykle o číselné pole nebo pole s měnou.

Tento atribut označuje druhou organizaci, která se smlouvy účastní. Jednotlivé smluvní strany se mohou lišit stylem vyjednávání, právními požadavky i rychlostí odpovědí, což může výrazně ovlivnit průběh smlouvy.

Analýza procesu podle smluvní strany pomáhá zjistit, se kterými partnery se spolupracuje snadno a kteří opakovaně způsobují prodlevy. Tyto informace lze využít při řízení vztahů a při stanovování realistických očekávání pro další jednání. Jde o důležitý údaj pro analýzu „Opakované úpravy smluv a četnost revizí“.

Pomáhá zjistit, jak spolupráce s různými externími stranami ovlivňuje dobu vyjednávání, počet revizí a celkovou dobu průchodu.

Tento údaj je běžnou součástí záznamu smlouvy. Často se ukládá do samostatného pole „Název smluvní strany“ nebo „Společnost“.

Tento atribut uvádí celkový stav smlouvy v určitém okamžiku, například „Koncept“, „Probíhá kontrola“, „Čeká na podpis“ nebo „Podepsána“. Stručně tak ukazuje, v jaké fázi procesu se smlouva nachází.

V process mining se stav používá k filtrování případů a tvorbě dashboardů, které sledují počet smluv v jednotlivých fázích. Dashboard „Sledování aktuálního stavu smluv“ tento atribut přímo využívá. Ukazuje aktivní smlouvy a pomáhá zjistit, kde se hromadí práce.

Poskytuje přehled o průběhu smlouvy. Je důležitý pro sledování stavu, řízení pracovní zátěže a hledání úzkých míst.

Tento údaj bývá v DocuSign CLM dostupný jako základní atribut smlouvy nebo objektu workflow.

Tento atribut třídí smlouvy podle jejich právního nebo obchodního účelu. Různé typy smluv se často řídí odlišným workflow, mají jiné požadavky na schvalování a liší se náročností.

Rozdělení analýzy podle typu smlouvy je důležité pro pochopení rozdílů ve výkonnosti. Analytici mohou porovnávat dobu průchodu, míru shody i průběh vyjednávání u různých typů smluv. Například NDA by měla mít výrazně kratší dobu průchodu než složitá rámcová smlouva o poskytování služeb. Tento atribut takové srovnání umožňuje.

Umožňuje porovnat výkonnost procesu u různých typů smluv, které se často liší workflow i náročností.

Jde o důležité metadata, která se při vytváření smlouvy v DocuSign CLM obvykle vybírají z rozbalovací nabídky.

Vlastník smlouvy je hlavní kontaktní osobou a odpovídá za postup smlouvy procesem. Obvykle jde o osobu, která zadala požadavek na smlouvu nebo odpovídá za obchodní vztah.

Analýza výsledků podle vlastníka smlouvy může odhalit rozdíly v efektivitě, četnosti oprav a době průchodu. Pomůže vám určit, kdo nebo které týmy dosahují dobrých výsledků a kdo může potřebovat další školení nebo podporu. Tento údaj je důležitý pro segmentaci dat v dashboardech, například v přehledu „Analýza doby průchodu smlouvy“.

Umožňuje porovnávat výsledky jednotlivců a týmů, odhalovat osvědčené postupy i příležitosti ke zlepšení činností, do kterých se zapojují uživatelé.

Obvykle jde o uživatelské pole přiřazené k objektu smlouvy, které obsahuje jméno uživatele, jenž vytvořil smlouvu nebo vlastní workflow.

Tato metrika počítá celkovou dobu, kterou smlouva stráví ve schvalovací fázi. Začíná odesláním k prvnímu internímu schválení a končí získáním posledního požadovaného schválení. Lze ji vypočítat součtem dob všech schvalovacích činností nebo jako čas mezi zahájením první a dokončením poslední z nich.

Tento atribut je základem KPI „Průměrná doba schvalování“. Pomáhá oddělit prodlevy způsobené schvalováním od času věnovaného přípravě nebo vyjednávání. Sledováním této doby organizace lépe pochopí dopad schvalovací matice a zjistí, jak ji zjednodušit.

Odděluje čas věnovaný schvalování, takže lze snáze najít a řešit úzká místa přímo ve schvalovacím řetězci.

Vypočítá se v nástroji process mining tak, že se vyhledají všechny události související se schvalováním, například „Odesláno k internímu schválení“ a „Obdrženo interní schválení“, a u každého případu se změří doba mezi první a poslední takovou událostí.

Tento atribut označuje interní oddělení, například obchod, marketing nebo IT, které smlouvu zadalo nebo za ni odpovídá. Jednotlivá oddělení mohou mít odlišné procesy a potřeby, což se promítá do způsobu správy smluv.

Rozdělení analýzy podle oddělení pomáhá pochopit, jak různé části firmy využívají proces správy smluv. Umožňuje připravit cílené reporty, například „Přehled úzkých míst při schvalování smluv“, a zjistit, zda se prodlevy soustřeďují v určitých organizačních jednotkách. Zlepšení procesu pak můžete přizpůsobit potřebám jednotlivých oddělení.

Umožňuje porovnat výsledky různých organizačních jednotek a odhalit rozdíly v efektivitě, shodě i pracovní zátěži.

Může jít o metadata smlouvy nebo údaj odvozený z oddělení, do kterého patří vlastník smlouvy.

Tento atribut zaznamenává, zda byla smlouva podepsána pomocí integrovaného nástroje pro elektronický podpis, například DocuSign eSignature, nebo jiným způsobem mimo systém, například vlastnoručním podpisem a následným skenováním.

Atribut přímo slouží k výpočtu KPI „Míra využití elektronického podpisu“. Podíl elektronicky podepsaných smluv ukazuje, jak se daří zavádět digitální postupy. Vyšší míra využití obvykle souvisí s rychlejším podpisem, nižšími administrativními náklady a lepší shodou i evidencí dokumentů.

Sleduje využívání digitálních postupů a pomáhá vyčíslit přínosy integrovaného elektronického podpisu.

Lze to určit podle toho, zda událost „Smlouva podepsána“ pochází z integrované služby DocuSign eSignature.

Tento atribut označuje konkrétní osobu z právního oddělení, která odpovídá za kontrolu a schválení smlouvy. Liší se od vlastníka smlouvy, který obvykle zastupuje obchodní oddělení.

Přiřazení kontroly konkrétnímu právníkovi umožňuje podrobně analyzovat fázi právního posouzení. Dashboard „Výkonnost právní kontroly“ pomáhá měřit a porovnávat počet zpracovaných případů i dobu průchodu u jednotlivých členů právního týmu. Výsledky lze využít k vyrovnání pracovní zátěže a hledání možností, jak práci právního oddělení zefektivnit.

Umožňuje podrobně analyzovat fázi právní kontroly, vyrovnávat pracovní zátěž a sledovat výsledky právního týmu.

Údaj se získává z přiřazení úkolů ve workflow DocuSign CLM a uvádí, komu byl přidělen úkol „Právní kontrola“.

Tento atribut podrobněji zachycuje stav schvalovací fáze životního cyklu smlouvy. Zatímco stav smlouvy poskytuje celkový přehled o případu, stav schválení sleduje výsledek jednotlivých schvalovacích činností.

Je důležitý pro „Přehled úzkých míst při schvalování smluv“ i „Sledování aktuálního stavu smluv“. Ukazuje, které smlouvy čekají na schválení, které byly zamítnuty a vyžadují úpravy a které schvalovací fází úspěšně prošly. Analýza přechodů mezi stavy pomáhá určit, kde ve schvalovacím řetězci dochází k problémům nebo prodlevám.

Poskytuje podrobný přehled o schvalovací fázi a pomáhá zjistit, které smlouvy se zdržely a proč.

Jde o výsledek schvalovacího úkolu nebo kroku workflow v DocuSign CLM.

Tento atribut sleduje verze smluvního dokumentu během úprav a připomínkování. Při každém nahrání nebo uložení nové verze by se jeho hodnota měla zvýšit.

Počet verzí přímo ukazuje rozsah přepracování a náročnost vyjednávání. Vysoký počet verzí znamená, že si strany dokument opakovaně předávaly a upravovaly. Tento atribut slouží jako jeden z hlavních vstupů pro výpočet KPI „Průměrný počet revizí dokumentu“ a analýzu dashboardu „Opakované úpravy smluv a četnost revizí“.

Přímo měří rozsah přepracování a úsilí vynaložené na vyjednávání podle počtu revizí dokumentu.

DocuSign CLM obsahuje správu verzí dokumentů. Tento atribut lze získat z historie verzí dokumentu.

Tento vypočítaný atribut označuje smlouvy, které se musely přepracovat, například když byly po interním schválení vráceny k úpravám. Obvykle se odvozuje z konkrétních nežádoucích posloupností činností.

Tento příznak usnadňuje analýzu neefektivních postupů. Umožňuje přímo vypočítat KPI „Míra přepracování smluv“ a snadno filtrovat smlouvy, které si vyžádaly další práci. Pomáhá tak hledat příčiny přepracování, například nejasné zadání nebo sporné body při vyjednávání.

Pomáhá měřit a analyzovat četnost přepracování, která ukazuje na neefektivitu procesu a skryté náklady.

Tento atribut se vypočítá v nástroji process mining pomocí pravidel pro rozpoznání opakovaných cyklů, například když po události „Smlouva upravena“ následuje událost „Obdrženo interní schválení“.