Šablona dat pro zpracování faktur dodavatelů

SAP S/4HANA
Šablona dat pro zpracování faktur dodavatelů

Šablona dat pro zpracování faktur dodavatelů

Tato šablona vám pomůže shromáždit potřebná data pro analýzu zpracování faktur dodavatelů. Uvádí základní atributy a aktivity potřebné k vytvoření kvalitního záznamu událostí. Najdete v ní také praktický návod, jak data získat ze zdrojových systémů, abyste mohli snadno začít s process mining.
  • Doporučené atributy pro důkladnou analýzu
  • Důležité aktivity procesu, které je třeba sledovat
  • Postup získání dat krok za krokem
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy zpracování faktur dodavatelů

Tato základní datová pole zahrňte do záznamu událostí, abyste mohli důkladně analyzovat proces zpracování faktur dodavatelů.
5 Povinné 6 Doporučené 9 Volitelné
Název Popis
Aktivita
ActivityName
Název konkrétní obchodní události nebo kroku, ke kterému došlo během zpracování faktury.
Popis

Aktivita představuje samostatnou fázi nebo úkon v procesu závazků, například „Přijetí faktury“, „Faktura zaúčtována“ nebo „Platba provedena“. Tyto aktivity tvoří základ procesní mapy.

Analýza aktivit je základem process mining. Pomáhá znázornit průběh procesu, odhalit obvyklé postupy, zjistit odchylky od standardního procesu a měřit četnost a dobu trvání jednotlivých kroků. Pořadí aktivit u konkrétní faktury zachycuje její průchod procesem.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu, umožňuje znázornit a analyzovat jeho průběh, odhalit úzká místa a zjistit opakované cykly oprav.

Kde data získat

Odvozuje se z různých zdrojů, například ze změn stavu dokladu (např. BKPF-BSTAT), změnových dokladů (tabulky CDHDR/CDPOS) nebo protokolů workflow. Obvykle je potřeba připravit vlastní logiku extrakce.

Příklady
Přijetí fakturyFaktura schválenaPlatba provedenaFaktura zablokována k platbě
Čas události
EventTime
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo.
Popis

Čas události je časové razítko přiřazené ke každé aktivitě a určuje chronologické pořadí událostí u faktury. Tato data jsou nezbytná pro pochopení průběhu procesu a časovou analýzu.

Při analýze se čas události používá ke správnému seřazení aktivit, výpočtu doby mezi jednotlivými kroky, určení čekání a sledování výkonnosti procesu v různých obdobích, například po jednotlivých měsících. Je základem všech KPI založených na době trvání.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je nezbytné pro chronologické řazení událostí a výpočet časových ukazatelů, například doby zpracování a trvání jednotlivých kroků, které jsou základem process mining.

Kde data získat

Získává se z různých polí data a času v tabulkách SAP, například z data vytvoření (BKPF-CPUDT), data účtování (BKPF-BUDAT), data vyrovnání (BSAK-AUGDT) nebo časových razítek protokolu změn (CDHDR-UDATE/UTIME).

Příklady
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Faktura
Invoice
Jedinečný identifikátor dokladu faktury, který slouží jako hlavní ID případu v procesu závazků.
Popis

Faktura je ústředním objektem, který propojuje všechny související aktivity od přijetí po úhradu. V SAP S/4HANA jde obvykle o složený klíč tvořený kódem společnosti (BUKRS), jedinečným číslem dokladu (BELNR) a fiskálním rokem (GJAHR).

Analýza podle faktury poskytuje úplný přehled o jejím průběhu od začátku do konce. Je základem pro výpočet důležitých ukazatelů, například celkové doby zpracování, odhalení úzkých míst u jednotlivých faktur a pochopení různých cest, kterými může faktura procesem projít.

Proč je to důležité

Jednoznačně identifikuje průběh každé faktury, takže lze sledovat její celý životní cyklus a analyzovat výkonnost procesu pro každý případ zvlášť.

Kde data získat

Jde o složený klíč odvozený z tabulek BKPF (hlavička účetního dokladu) nebo RBKP (hlavička dokladu: příjem faktury) pomocí polí BUKRS, BELNR a GJAHR.

Příklady
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko označující, kdy byla data tohoto záznamu naposledy aktualizována ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut uvádí datum a čas poslední extrakce nebo aktualizace dat ze SAP S/4HANA. Jde o metadata důležitá pro posouzení aktuálnosti analyzovaných dat.

Díky této informaci uživatelé vědí, jak aktuální je analýza procesu. Pomáhá nastavit očekávání ohledně zpoždění dat, plánovat jejich aktualizaci a udržovat jejich integritu.

Proč je to důležité

Ukazuje aktuálnost dat, takže uživatelé vědí, jak čerstvá jsou data použitá v analýze procesu.

Kde data získat

Tato hodnota se vygeneruje a zapíše do každého záznamu při extrakci dat ze zdrojového systému.

Příklady
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Systém, ze kterého byla data načtena.
Popis

Tento atribut označuje původ procesních dat. V tomto přehledu bude jeho hodnota obvykle „SAP S/4HANA“.

V prostředí s více ERP nebo propojenými systémy je toto pole důležité pro sledování původu dat a jejich oddělení. Zajišťuje analýzu správné datové sady a pomáhá při řešení problémů s kvalitou dat tím, že umožňuje dohledat jejich zdroj.

Proč je to důležité

Označuje původ dat, což je důležité pro správu dat, řešení problémů a prostředí s více systémy.

Kde data získat

Obvykle jde o statickou hodnotu přidanou při extrakci dat, která označuje původ datové sady.

Příklady
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Částka faktury
InvoiceAmount
Celková hrubá částka faktury v původní měně dokladu.
Popis

Jde o celkovou částku faktury vystavené dodavatelem. Zahrnuje cenu zboží nebo služeb, daně a další poplatky před odečtením srážek nebo slev.

Částka faktury je důležitý finanční atribut pro řadu analýz. Pomáhá určit prioritu faktur s vysokou hodnotou, pochopit finanční dopad prodlev v procesu, například poplatky z prodlení u vysokých částek, a rozdělit proces do skupin, například zjistit, zda faktury s vysokou hodnotou procházejí jiným schvalováním. Je také nezbytná pro odhalování možných duplicitních plateb.

Proč je to důležité

Doplňuje finanční kontext procesu a umožňuje analýzu podle hodnoty, stanovení priority faktur s vysokou částkou a vyčíslení finančních dopadů.

Kde data získat

U faktur MM se nachází například v tabulce RBKP-RMWWR (hrubá částka faktury). U faktur FI se vypočítává z položek v BSEG (pole WRBTR).

Příklady
1500.00250.7512345.50
Číslo objednávky
PurchaseOrderNumber
Jedinečný identifikátor objednávky spojené s fakturou, pokud se na ni vztahuje.
Popis

Tento atribut propojuje fakturu s předem schválenou objednávkou (PO). Číslo objednávky je základem třístranného párování (objednávka, faktura, příjemka).

Je důležitý pro analýzu shody a efektivity. Používá se k výpočtu KPI „Podíl faktur bez objednávky“, který měří dodržování pravidel nákupu. Je také základem dashboardu „Výkonnost třístranného párování“, který umožňuje analyzovat párování faktur s objednávkou.

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro analýzu efektivity třístranného párování a dodržování pravidel nákupu. Pomáhá odhalit faktury zpracované bez objednávky.

Kde data získat

Nachází se v tabulkách položek faktury, například RSEG-EBELN u faktur MM nebo BSEG-EBELN u faktur FI.

Příklady
45000012344500005678
Datum splatnosti faktury
InvoiceDueDate
Datum, do kterého je třeba fakturu uhradit dodavateli.
Popis

Datum splatnosti faktury je lhůta pro úhradu dodavateli. Jeho dodržení pomáhá vyhnout se poplatkům za pozdní platbu a udržovat dobré vztahy s dodavatelem. Datum se vypočítává ze základního data faktury a platebních podmínek dohodnutých s dodavatelem.

Tento údaj je nezbytný pro dashboard „Shoda plateb a doba po splatnosti“ a KPI „Podíl včasných plateb“. Porovnáním data splatnosti se skutečným datem platby lze zjistit, zda byly faktury uhrazeny včas, předčasně nebo pozdě. To má přímé finanční dopady a ovlivňuje vztahy s dodavateli.

Proč je to důležité

Jde o hlavní údaj pro analýzu včasnosti plateb. Umožňuje měřit jejich průběh a dopad na vztahy s dodavateli i poplatky za pozdní úhradu.

Kde data získat

Toto datum se často vypočítává. Čisté datum splatnosti je v poli BSEG-NETDT. Lze ho také odvodit ze základního data platby (BSEG-ZFBDT) a platebních podmínek (BSEG-ZTERM).

Příklady
2023-10-312023-11-152024-01-10
Kód společnosti
CompanyCode
Organizační jednotka, pro kterou se faktura zpracovává.
Popis

Kód společnosti označuje nejmenší organizační jednotku, pro kterou lze sestavit úplnou a samostatnou účetní závěrku pro externí výkaznictví. V procesu závazků představuje právnickou osobu, která dluží peníze dodavateli.

Analýza podle kódu společnosti umožňuje porovnat výkonnost procesu mezi různými právnickými osobami v organizaci. Pomáhá určit, které části firmy dodržují standardní postupy a kde je vyšší efektivita, delší doba zpracování nebo více opakované práce.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat výkonnost procesu mezi různými právnickými osobami a odhalit problémy i osvědčené postupy v jednotlivých regionech nebo organizačních jednotkách.

Kde data získat

Nachází se v hlavičkách dokladů, především v BKPF-BUKRS u faktur FI a RBKP-BUKRS u faktur MM.

Příklady
10001710US01DE01
Název dodavatele
VendorName
Název dodavatele, který fakturu vystavil.
Popis

Tento atribut obsahuje oficiální název dodavatele. Propojuje se prostřednictvím čísla dodavatele uloženého v dokladu faktury.

Analýza dodavatelů je důležitá pro řízení vztahů s dodavateli a odhalení problémů v procesu, které se týkají konkrétních dodavatelů. Pomáhá odpovědět například na otázky: „Kteří dodavatelé nejčastěji posílají faktury s nesrovnalostmi?“ nebo „Platíme vybraným strategickým dodavatelům pravidelně včas?“ Spolu s číslem a částkou faktury je důležitá také pro odhalování možných duplicitních plateb.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost procesu podle dodavatele, odhalit problematické dodavatele a účinně řídit vztahy se strategickými dodavateli.

Kde data získat

Získává se z tabulky kmenových dat dodavatelů LFA1 (pole NAME1) propojením přes číslo dodavatele (LIFNR) uvedené v BKPF nebo RBKP.

Příklady
Kancelářské potřeby, s. r. o.Skupina globálního poradenstvíStrojní součástky GmbH
Uživatelské jméno
UserName
ID uživatele, který aktivitu provedl.
Popis

Tento atribut zaznamenává ID uživatele SAP odpovědného za konkrétní aktivitu, například zaúčtování, schválení nebo vyrovnání faktury. Propojuje jednotlivé kroky procesu s konkrétními uživateli.

Analýza podle uživatelského jména pomáhá pochopit rozložení pracovní zátěže, určit nejvýkonnější uživatele a odhalit, kdo může potřebovat další školení. Je důležitá také pro analýzu úzkých míst při schvalování v dashboardech, protože ukazuje, kteří schvalovatelé způsobují prodlevy.

Proč je to důležité

Přiřazuje aktivity konkrétním osobám a umožňuje analyzovat jejich výkon, pracovní zátěž a dodržování pravidel oddělení pravomocí.

Kde data získat

Obvykle se nachází v tabulkách hlaviček, například BKPF-USNAM (zadáno uživatelem), nebo v tabulkách změnových dokladů CDHDR-USERNAME (změněno uživatelem).

Příklady
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Číslo faktury dodavatele
VendorInvoiceNumber
Číslo faktury, které dodavatel uvedl na svém dokladu.
Popis

Jde o referenční číslo z účetního systému dodavatele, uvedené na papírové nebo elektronické faktuře. Při přijetí faktury se zadává ručně nebo se načítá pomocí OCR.

Toto pole je důležité pro provoz i analýzu, zejména pro dashboard „Možné duplicitní úhrady faktur“. Duplicitní faktury lze často odhalit vyhledáním více interních dokladů se stejným názvem dodavatele, číslem faktury dodavatele a částkou faktury. Jde o hlavní externí referenci faktury.

Proč je to důležité

Toto pole pomáhá odhalit možné duplicitní úhrady a slouží jako hlavní externí reference při komunikaci s dodavateli.

Kde data získat

Ukládá se do pole „Reference“ v záhlaví dokladu, obvykle BKPF-XBLNR.

Příklady
INV-2023-9876733401120231015-001
Datum vyrovnání
ClearingDate
Datum úhrady, kdy byla faktura vyrovnána a odstraněna z otevřených položek.
Popis

Datum vyrovnání označuje finanční vypořádání faktury. Jde o datum aktivity „Úhrada provedena“, která u většiny úspěšně zpracovaných faktur představuje poslední krok.

Toto datum slouží k výpočtu skutečného data úhrady a jeho porovnání s datem splatnosti faktury. Je proto nezbytné pro výpočet KPI „Míra včasných úhrad“ i pro analýzu výkonnosti plateb. Zároveň označuje konec období, za které se počítá celková doba zpracování faktury.

Proč je to důležité

Označuje konečné vypořádání faktury. Slouží jako konečný bod pro výpočet doby zpracování a jako základ pro analýzu včasných úhrad.

Kde data získat

Najdete jej v tabulkách vyrovnaných položek, například u dodavatelů v BSAK-AUGDT.

Příklady
2023-10-282023-11-142024-01-09
Důvod blokace
BlockingReason
Důvod, proč je faktura zablokována k úhradě. Obvykle upozorňuje na nesrovnalost.
Popis

Pokud faktura neprojde kontrolou při třístranném párování nebo jiném ověřovacím kroku, zablokuje se její úhrada. Důvod blokace popisuje problém, například nesoulad v množství, rozdíl v ceně nebo chybějící příjem zboží.

Tento atribut je zásadní pro dashboard „Analýza oprav nesrovnalostí ve fakturách“. Četnost jednotlivých důvodů blokace pomáhá odhalit příčiny neefektivity procesu. Pokud je například častým důvodem „Rozdíl v ceně“, může to ukazovat na problémy s kmenovými daty v nákupním systému.

Proč je to důležité

Přímo ukazuje příčiny nesrovnalostí ve fakturách a opakovaného zpracování, takže můžete cíleně zlepšovat proces.

Kde data získat

Ukládá se do tabulek položek faktury, například RSEG, do polí začínajících na SPGR* (například SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Najdete jej také v RBKP_BLOCKED.

Příklady
Nesoulad v ceněNesoulad v množstvíChybějící příjem zboží
Měna faktury
InvoiceCurrency
Kód měny, ve které je uvedena částka faktury (například USD nebo EUR).
Popis

Tento atribut určuje měnu, ve které je vyjádřena částka faktury. Poskytuje nezbytný kontext pro všechny finanční údaje.

V mezinárodní organizaci může být analýza faktur bez zohlednění měny zavádějící. Toto pole umožňuje správně pracovat s finančními údaji: částky můžete převést na jednu vykazovací měnu nebo analýzu rozdělit podle měny a porovnat finanční aktivity v jednotlivých regionech.

Proč je to důležité

Poskytuje potřebný kontext k částce faktury a umožňuje přesnou finanční analýzu a vykazování, zejména v mezinárodním prostředí.

Kde data získat

Najdete ji v tabulkách záhlaví dokladu, především v BKPF-WAERS nebo RBKP-WAERS.

Příklady
USDEURGBPJPY
Platební podmínky
PaymentTerms
Podmínky dohodnuté s dodavatelem pro úhradu faktury, často včetně možnosti získat slevu.
Popis

Platební podmínky určují termín splatnosti a případné slevy za včasnou platbu. Například podmínka „Z001“ může znamenat „Splatnost do 30 dnů, při úhradě do 10 dnů sleva 2 %“.

Tento atribut je základem dashboardu „Míra využití slev za včasnou platbu“. Analýza platebních podmínek umožňuje určit všechny faktury, u kterých bylo možné slevu uplatnit. Porovnáním slev s těmi, které byly skutečně využity, odhalíte nevyužité možnosti úspor a změříte efektivitu procesu plateb.

Proč je to důležité

Je nezbytný pro analýzu možností získat slevu za včasnou platbu, měření finanční výkonnosti procesu plateb a odhalování nevyužitých úspor.

Kde data získat

Najdete jej v položkách dodavatele v tabulce BSEG-ZTERM nebo v záhlaví faktury v RBKP-ZTERM.

Příklady
Z0010001NT30
Pozdní úhrada
IsLatePayment
Logická hodnota určující, zda byla faktura uhrazena po datu splatnosti.
Popis

Tento vypočítaný atribut má hodnotu true nebo false a určuje, zda byla faktura uhrazena po oficiálním datu splatnosti. Vypočítá se porovnáním „Data vyrovnání“ a „Data splatnosti faktury“.

Tento příznak zjednodušuje analýzu v dashboardu „Shoda plateb a stáří pohledávek“ i výpočet KPI „Míra včasných úhrad“. Umožňuje snadno filtrovat a sčítat pozdní úhrady, vypočítat podíl včasných úhrad a určit dodavatele nebo kódy společností s vysokým podílem pozdních úhrad.

Proč je to důležité

Přímo měří dodržování platebních podmínek, zjednodušuje výpočet KPI včasných úhrad a pomáhá odhalit oblasti se slabou platební výkonností.

Kde data získat

Vypočítaný atribut. Logika: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Příklady
truefalse
Provedeno automaticky
IsAutomated
Příznak označující, zda aktivitu provedl automaticky systém, nebo uživatel.
Popis

Tento logický atribut rozlišuje mezi aktivitami zahájenými člověkem a aktivitami provedenými systémovými úlohami, workflow nebo boty. Jako automatické se označí například automatizovaný platební běh nebo zaúčtování faktury vytvořené systémem.

Analýza tohoto atributu pomáhá zjistit míru automatizace procesu závazků. Lze s ní měřit výsledky automatizačních iniciativ, porovnávat efektivitu automatických a ručních kroků a hledat další možnosti automatizace.

Proč je to důležité

Pomáhá měřit míru automatizace procesu, vyhodnocovat její účinnost a hledat další možnosti zlepšení.

Kde data získat

Odvozuje se podle uživatelského jména, například systémových ID jako 'SAP_SYSTEM' nebo 'BATCHUSER', případně podle konkrétních transakčních kódů spojených s automatizovanými úlohami.

Příklady
truefalse
Typ dokladu faktury
InvoiceDocumentType
Klasifikace dokladu faktury, která určuje způsob jeho zpracování v SAP.
Popis

Typ dokladu je konfigurační prvek SAP, který kategorizuje účetní doklady. Například „KR“ se obvykle používá pro dodavatelské faktury, „RE“ pro faktury MM a „KG“ pro dobropisy dodavatelů. Typ určuje například číselnou řadu a povinná pole.

Filtrování podle typu dokladu umožňuje porovnat průběh zpracování různých druhů faktur. Schvalování dobropisu může například probíhat jinak než schvalování běžné faktury. To se hodí pro dashboard „Varianty schvalování faktur“.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit proces podle způsobu zpracování různých typů faktur a odhalit rozdíly v postupech i době zpracování.

Kde data získat

Přímo z pole BKPF-BLART v tabulce hlavičky dokladu.

Příklady
KRREKG
Uplatněná sleva
DiscountTaken
Logická hodnota určující, zda byla úspěšně uplatněna sleva za včasnou platbu.
Popis

Tento atribut určuje, zda byla při úhradě faktury skutečně uplatněna skonta. Je důležitý pro měření finanční efektivity procesu závazků.

Tento příznak je základem KPI „Míra využití slev za včasnou platbu“. Vyfiltrujte faktury, u kterých bylo možné slevu získat podle platebních podmínek, a analyzujte tento příznak. Zjistíte tak přesnou výši dosažených úspor i počet nevyužitých příležitostí. Získáte jasné a měřitelné vyhodnocení výkonnosti procesu závazků.

Proč je to důležité

Přímo měří, jak úspěšně využíváte dostupné slevy za včasnou platbu, které mají přímý dopad na hospodářský výsledek společnosti.

Kde data získat

Odvozuje se z toho, zda je částka slevy v poli BSEG-SKNTO na platebním dokladu vyšší než nula.

Příklady
truefalse
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity při zpracování faktur dodavatelů

Zachyťte tyto důležité kroky a milníky procesu v záznamu událostí, abyste mohli přesně zjistit průběh procesu a hledat možnosti jeho zlepšení.
7 Doporučené 8 Volitelné
Aktivita Popis
Faktura schválena
Faktura získala všechna potřebná schválení v systému workflow. Často jde o poslední krok před zaúčtováním faktury nebo zrušením blokace platby.
Proč je to důležité

Tento důležitý milník označuje konec schvalovacího cyklu. Doba mezi předáním ke schválení a schválením je důležitým ukazatelem efektivity.

Kde data získat

Zaznamenává se v protokolech SAP Business Workflow jako dokončení nebo závěrečné uvolnění. Lze ji také odvodit z odstranění blokace platby po předání faktury ke schválení.

Zachycení

Z protokolů SAP workflow načtěte události dokončení workflow nebo vyhledejte závěrečnou událost „release“.

Typ události explicit
Faktura stornována
Doklad faktury byl stornován, čímž se zrušil jeho finanční dopad. Jde o alternativní konec procesu, často způsobený chybným zadáním nebo sporem s dodavatelem.
Proč je to důležité

Sledování storen pomáhá odhalit příčiny selhání procesu, například duplicitní podání nebo nesprávné údaje na faktuře, a může upozornit na problémy v předchozích krocích.

Kde data získat

Událost se výslovně zaznamená při vytvoření stornovacího dokladu. V hlavičce původního dokladu (BKPF) se vyplní číslo stornovacího dokladu (STBLG) a důvod storna.

Zachycení

Zjistěte datum účtování stornovacího dokladu, na který odkazuje hlavička původního dokladu (BKPF-STBLG).

Typ události explicit
Faktura zablokována k platbě
Systém fakturu zablokoval automaticky nebo ručně, a tím zabránil její úhradě. Důvodem bývají nesrovnalosti v ceně či množství nebo chybějící schválení.
Proč je to důležité

Jde o důležitý ukazatel problémů a opakované práce. Analýza důvodů a délky blokace pomáhá odhalit příčiny prodlev při platbách a neefektivní postupy.

Kde data získat

Tento stav je výslovně zaznamenán v poli klíče blokace platby (ZLSPR) na položce dodavatele v účetním dokladu (tabulka BSEG).

Zachycení

Zaznamenává se prostřednictvím změnových dokladů, když je v poli BSEG-ZLSPR uveden důvod blokace.

Typ události explicit
Faktura zaúčtována
Faktura je formálně zaúčtována do hlavní knihy a vzniká finanční závazek. Odložený doklad se změní na zaúčtovaný nebo se doklad zaúčtuje přímo.
Proč je to důležité

Jde o důležitý finanční milník. Potvrzuje závazek společnosti zaplatit a často je podmínkou pro naplánování platby.

Kde data získat

Událost se určuje podle data účtování (BUDAT) v hlavičce dokladu (BKPF). Zaúčtovaný doklad má pole stavu dokladu (BKPF-BSTAT) prázdné.

Zachycení

U dokladů, které nejsou odložené (BKPF-BSTAT je prázdné), použijte datum účtování (BKPF-BUDAT).

Typ události explicit
Platba provedena
Faktura byla uhrazena. Událost se zaznamená po dokončení platebního běhu a vytvoření a zaúčtování platebního dokladu.
Proč je to důležité

Tato aktivita je důležitá pro analýzu peněžních toků a měření KPI „Podíl včasných plateb“ porovnáním data platby s datem splatnosti faktury.

Kde data získat

Zaznamenává se podle data účtování platebního dokladu, kterým se faktura vyrovná. Číslo platebního dokladu je propojeno s fakturou v poli vyrovnávacího dokladu (AUGBL) na její položce (BSEG).

Zachycení

Zjistěte datum účtování (BUDAT) platebního dokladu, kterým se vyrovná položka faktury.

Typ události explicit
Platba vyrovnána
Tato aktivita označuje konečné uzavření faktury. Platba a faktura se vzájemně vyrovnají v pomocné knize. Proces je tím dokončen.
Proč je to důležité

Jako jednoznačný konec procesu je tato aktivita nezbytná pro přesný výpočet celkové doby zpracování. Potvrzuje, že závazek byl uhrazen.

Kde data získat

Jde o výslovně zaznamenanou událost. Nastane, když je na položce dodavatele v dokladu faktury (tabulka BSEG) vyplněno pole data vyrovnání (AUGDT).

Zachycení

Na položce faktury použijte datum vyrovnání (BSEG-AUGDT).

Typ události explicit
Přijetí faktury
Tato aktivita označuje vytvoření dokladu faktury v SAP, ručně nebo prostřednictvím automatizovaného rozhraní, například OCR/VIM. Událost se obvykle zaznamenává podle data a času vytvoření hlavičky účetního dokladu.
Proč je to důležité

Jako počáteční bod procesu je tato aktivita nezbytná pro výpočet celkové doby zpracování faktury a měření průchodnosti celého procesu závazků.

Kde data získat

Událost se zaznamenává z tabulky hlaviček účetních dokladů (BKPF) pomocí data vytvoření dokladu (CPUDT) a času vytvoření (CPUTM).

Zachycení

U dokladu faktury použijte časové razítko vytvoření (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Typ události explicit
Faktura předána ke schválení
Faktura byla podle obchodních pravidel předána do workflow ke schválení. Tím začíná dílčí proces schvalování.
Proč je to důležité

Tato aktivita je výchozím bodem pro měření KPI „Průměrná doba schválení faktury“ a analýzu úzkých míst při schvalování.

Kde data získat

Lze ji zaznamenat z protokolů SAP Business Workflow (tabulky SWW*), které evidují zahájení instance workflow propojené s objektem faktury, například BUS2081.

Zachycení

Z protokolů SAP workflow, například z tabulky SWW_WIHEAD, načtěte události zahájení workflow propojené s dokladem faktury.

Typ události explicit
Faktura spárována s objednávkou
Tato aktivita označuje úspěšné spárování faktury s příslušnou objednávkou. Jde o důležitý krok třístranného párování faktur souvisejících s nákupem.
Proč je to důležité

Analýza této aktivity pomáhá měřit efektivitu párování a je základem KPI „Výkonnost třístranného párování“ a „Podíl faktur bez objednávky“.

Kde data získat

Událost se odvozuje z platného čísla objednávky (EBELN) a položky (EBELP) na položce faktury v tabulce BSEG nebo ACDOCA.

Zachycení

Odvozuje se z přítomnosti odkazu na objednávku (BSEG-EBELN) v dokladu faktury při jeho vytvoření.

Typ události inferred
Faktura spárována s příjemkou
Tato aktivita označuje úspěšné spárování množství a hodnot na faktuře s příslušným dokladem o příjmu zboží. Jde o závěrečnou kontrolu při třístranném párování.
Proč je to důležité

Sledování této aktivity pomáhá odhalit neefektivní místa v třístranném párování a nesrovnalosti mezi přijatým zbožím a fakturou dodavatele.

Kde data získat

Událost se odvozuje z odkazu na materiálový doklad (příjem zboží) na položce faktury, často propojeného prostřednictvím historie položky objednávky.

Zachycení

Odvozuje se z odkazu na doklad o příjmu zboží na položce faktury, například v RSEG u faktur MIRO.

Typ události inferred
Faktura zamítnuta
Schvalovatel zamítl fakturu během schvalovacího workflow. Faktura se obvykle vrátí zpracovateli k opravě nebo doplnění informací.
Proč je to důležité

Sledování zamítnutí odhaluje opakovanou práci ve schvalovacím procesu a může upozornit na nedodržování pravidel nebo nesprávné zaúčtování faktury.

Kde data získat

Zaznamenává se jako konkrétní výsledek v protokolech SAP Business Workflow propojených s fakturou.

Zachycení

Z protokolů SAP workflow načtěte události se stavem „rejected“.

Typ události explicit
Nesrovnalost vyřešena
Tato aktivita označuje, že dříve zjištěný problém, který pravděpodobně vedl k blokaci platby, byl prošetřen a vyřešen. Zaznamená se při odstranění blokace platby z faktury.
Proč je to důležité

Sledování tohoto cyklu oprav je důležité pro dashboard „Analýza oprav nesrovnalostí na fakturách“. Pomáhá vyčíslit čas a úsilí vynaložené na opravy chyb.

Kde data získat

Událost se odvozuje ze změnových dokladů, které ukazují odstranění blokace platby. Hlavním zdrojem je protokol změn pole BSEG-ZLSPR.

Zachycení

Vyhledejte změnové doklady pro tabulku BSEG, ve kterých se hodnota pole ZLSPR změnila na prázdnou.

Typ události inferred
Odložení faktury
Faktura byla zadána do systému, ale dosud nebyla zaúčtována do hlavní knihy. Tento krok se často používá k uložení neúplného dokladu, který se později doplní nebo schválí.
Proč je to důležité

Sledování odložených faktur pomáhá odhalit prodlevy před zahájením formálního účtování a upozornit na neúplná data nebo problémy při počáteční kontrole.

Kde data získat

Tento stav se odvozuje z pole stavu dokladu v hlavičce účetního dokladu (BKPF-BSTAT = 'V' pro odložený doklad). Událost nastane při nastavení tohoto stavu.

Zachycení

Vyhledejte změnové doklady pro tabulku BKPF, ve kterých je pole BSTAT nastaveno na 'V' (Vor-erfasst/Pre-entered).

Typ události inferred
Uplynulo datum splatnosti faktury
Vypočítaná událost označuje, že uplynulo čisté datum splatnosti faktury a platba dosud nebyla vyrovnána. Znamená to, že platba je opožděná nebo po splatnosti.
Proč je to důležité

Tato aktivita je důležitá pro dashboard „Shoda plateb a doba po splatnosti“. Pomáhá včas odhalit a řešit faktury po splatnosti a analyzovat příčiny opožděných plateb.

Kde data získat

V SAP nejde o výslovně zaznamenanou událost. Vypočítá se porovnáním aktuálního systémového data s čistým datem splatnosti, které se určuje z BSEG-ZFBDT nebo základního data a platebních podmínek.

Zachycení

Vypočítaná událost nastane, když je časové razítko události pozdější než čisté datum splatnosti faktury.

Typ události calculated
Vytvořen návrh platby
Faktura byla zařazena do návrhu platby v rámci platebního běhu, například F110. Je připravena k úhradě po závěrečném spuštění běhu.
Proč je to důležité

Tato aktivita zachycuje přechod od otevřeného závazku k položce připravované k úhradě a pomáhá analyzovat efektivitu platebního provozu.

Kde data získat

Událost se výslovně zaznamenává v tabulkách dat platebního běhu, zejména REGUP (zpracované položky platebního programu) a REGUH (hlavička).

Zachycení

Zjistěte, kdy se faktura objeví v tabulce REGUP v rámci platebního běhu uvedeného v REGUH.

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data ze SAP S/4HANA

Chcete začít?

Využijte tuto šablonu jako výchozí bod pro process mining a hledejte možnosti, jak zefektivnit provoz závazků vůči dodavatelům. Začněte analyzovat a zlepšovat proces ještě dnes.

Omezte poplatky z prodlení: zlepšete zpracování faktur dodavatelů

Snižte náklady na zpracování až o 60 % a snadno odhalte duplicitní platby.

Začněte se zkušební verzí zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Začít můžete během několika minut.