Šablona dat pro fakturaci v procesu od objednávky po inkaso

Tento atribut zaznamenává přesný okamžik, kdy aktivita proběhla. Je nezbytný pro chronologické řazení událostí a veškeré časové analýzy.

V process mining se časové razítko události používá k výpočtu doby mezi aktivitami, délky případů a čekání. Pomáhá určit úzká místa, měřit výkonnost procesu vůči SLA a porozumět časovému průběhu fakturace. Používá se například při výpočtu doby vystavení faktury a doby inkasa pohledávek (DSO).

Určuje chronologické pořadí událostí, které je nezbytné pro výpočet všech časových ukazatelů, hledání úzkých míst a analýzu výkonnosti procesu v čase.

Časová razítka se obvykle nacházejí v systémových poznámkách, auditních stopách nebo v polích „Date Created“ souvisejících záznamů jednotlivých transakcí faktur v NetSuite.

Číslo faktury je základem analýzy fakturačního procesu. Jednoznačně identifikuje každou fakturu od jejího vytvoření až po konečné uzavření. Seskupuje všechny související aktivity, například schválení, odeslání a přiřazení platby, do jednoho případu.

V process mining umožňuje analýza průběhu každé faktury získat ucelený přehled o celém fakturačním cyklu. Pomáhá odhalit varianty procesu, úzká místa a odchylky od standardního postupu. Tyto poznatky lze využít ke zlepšení cash flow a provozní efektivity.

Tento údaj je nezbytný pro sledování celého životního cyklu každé faktury. Umožňuje rekonstruovat fakturační proces a podrobně analyzovat jeho výkonnost.

Obvykle jde o pole „Transaction ID“ nebo jiné podobné pole s jedinečným identifikátorem v záznamu transakce faktury v NetSuite.

Název aktivity popisuje konkrétní krok nebo událost ve fakturačním procesu, například „Faktura vytvořena“, „Faktura schválena“ nebo „Přijata platba od zákazníka“. Tyto aktivity tvoří jednotlivé kroky procesní mapy.

Analýza pořadí a četnosti aktivit je základem process mining. Pomáhá znázornit skutečný průběh procesu, určit běžné i méně časté varianty a najít aktivity, které se často opakují. Opakování může ukazovat na nutnost předělávek nebo na neefektivitu.

Tento atribut je základem tvorby procesní mapy. Umožňuje znázornit a analyzovat jednotlivé kroky a cesty, kterými faktura prochází.

Údaj se odvozuje ze systémových protokolů, změn stavu nebo konkrétních záznamů událostí souvisejících s transakcí faktury v NetSuite. Často je třeba namapovat změny stavu transakce nebo vytvoření souvisejících záznamů na definované názvy aktivit.

Tento atribut zaznamenává, kdy byla datová sada naposledy aktualizována. Ukazuje, jak aktuální jsou data použitá pro analýzu process mining.

Analytici a další pracovníci díky tomuto údaji vědí, zda poznatky odpovídají současnému stavu provozu. Jde o důležitá metadata každého dashboardu nebo reportu. Umožňují posoudit stáří dat a předejít tomu, aby byla považována za aktuální v reálném čase, pokud tomu tak není.

Uživatelé díky tomuto údaji vědí, jak aktuální jsou data, za jaké období analýza platí a nakolik jsou její poznatky relevantní.

Časové razítko vytvoří a zaznamená nástroj nebo datový proces při aktualizaci dat.

Tento atribut označuje původ procesních dat. V tomto přehledu bude jeho hodnota vždy „NetSuite“.

V širším kontextu analytiky, zejména v organizacích s více ERP systémy nebo integrovanými systémy, je tento atribut důležitý pro sledování původu dat a jejich správu. Pomáhá rozlišit procesy, které probíhají na různých platformách, a zajistit, aby byla analýza správně přiřazena k příslušnému zdrojovému systému.

Poskytuje důležitý kontext o původu dat a jejich správě, zejména v prostředí s více propojenými systémy.

Jde o statickou hodnotu („NetSuite“), která se přidává při extrakci a transformaci dat.

Čas ukončení události označuje dokončení aktivity. Mnohé aktivity proběhnou okamžitě, takže čas zahájení a ukončení je stejný. Jiné, například schvalování, mohou trvat měřitelnou dobu.

Tento atribut spolu s časovým razítkem události, tedy časem zahájení, umožňuje přímo vypočítat dobu zpracování aktivity. Analýza této doby ukáže, které konkrétní kroky spotřebují nejvíce času a zdrojů, a pomůže ji odlišit od čekání mezi aktivitami. To je důležité při hledání neefektivity v jednotlivých úkolech.

Umožňuje přesně vypočítat dobu potřebnou k dokončení každé aktivity. To je nezbytné pro analýzu efektivity využití zdrojů a hledání časově náročných úkolů.

Stejně jako StartTime lze tento údaj získat z auditních stop v NetSuite. Může být nutné propojit událost „start“ s odpovídající událostí „end“.

Tento atribut představuje celkovou částku, kterou má zákazník zaplatit. Jde o základní finanční údaj každého fakturačního případu.

Analýza procesu podle částky faktury umožňuje porovnávat procesy podle hodnoty. Může například ukázat, zda faktury s vysokou hodnotou procházejí jiným a složitějším procesem než faktury s nízkou hodnotou. Údaj také pomáhá stanovit priority při vymáhání pohledávek a posoudit finanční dopad opožděných plateb nebo chyb ve fakturách.

Umožňuje analyzovat proces podle hodnoty, stanovit priority u faktur s vysokou částkou a porozumět finančnímu dopadu neefektivity procesu.

Odpovídá poli „Total“ (total) v záznamu transakce faktury v NetSuite.

Datum faktury, tedy datum transakce, je výchozím bodem pro řadu finančních výpočtů souvisejících s fakturací. Obvykle se od něj počítá splatnost a lhůta splatnosti.

Při analýze slouží jako hlavní základ pro výpočet důležitých finančních KPI, například doby inkasa pohledávek (DSO) a stáří faktur. Umožňuje také kohortovou analýzu a porovnání výsledků fakturace v různých obdobích, například mezi měsíci nebo roky.

Toto datum je základem důležitých finančních ukazatelů, například doby inkasa pohledávek (DSO) a stáří faktur. Přímo ovlivňuje analýzu pracovního kapitálu.

Odpovídá poli „Date“ (trandate) v záznamu transakce faktury v NetSuite.

Datum splatnosti se vypočítá podle data faktury a dohodnutých platebních podmínek. Určuje lhůtu, do které musí zákazník zaplatit, aby se platba nepovažovala za opožděnou.

Tento atribut je nezbytný pro sledování pohledávek a řízení cash flow. Slouží jako základ pro výpočet KPI podílu včas uhrazených plateb a analýzu platebního chování zákazníků. Odchylky od data splatnosti pomáhají určit zákazníky, kteří často platí pozdě, a vyhodnotit účinnost strategií vymáhání pohledávek.

Je nezbytné pro měření včasnosti plateb a analýzu platebního chování zákazníků. Pomáhá při vymáhání pohledávek i prognózování cash flow.

Odpovídá poli „Due Date“ (duedate) v záznamu transakce faktury v NetSuite.

Tento booleovský atribut rozlišuje mezi aktivitami, které provedl uživatel ručně, a těmi, které automaticky vykonal systémový workflow, skript nebo integrace.

Atribut je důležitý pro měření míry automatizace fakturačního procesu a přímo podporuje KPI „Podíl automatizované fakturace“. Analytici mohou filtrovat automatizované nebo ruční aktivity, odhalit úzká místa způsobená ručními zásahy a určit, kde lze automatizaci zvýšit, omezit lidské chyby a zlepšit efektivitu.

Pomáhá měřit míru automatizace procesu a odhalovat možnosti, jak omezit ruční práci a zvýšit efektivitu.

Obvykle se určuje podle hodnoty „User“ přiřazené k aktivitě. Události vyvolané uživateli s názvem „SYSTEM“, „Workflow“ nebo „Integration“ se označí jako automatizované.

Tento atribut označuje právnickou nebo fyzickou osobu, které je faktura vystavena. Propojuje fakturační proces se správou vztahů se zákazníky.

Analýza fakturace podle zákazníků pomáhá odhalit vzorce v platebním chování, spory nebo složitost faktur u konkrétních zákazníků. Tyto poznatky lze využít při segmentaci zákazníků, rozhodování o úvěrových limitech a nastavení způsobu vymáhání pohledávek. Analýza může například ukázat, zda je třeba faktury určitého zákazníka opakovaně opravovat.

Umožňuje analyzovat proces z pohledu zákazníka a odhalit platební vzorce, časté problémy nebo odchylky v procesu u konkrétních zákazníků.

Odpovídá poli „Customer“ nebo „Entity“ v záznamu transakce faktury v NetSuite.

Atribut Region rozděluje faktury podle zeměpisné oblasti. Lze jej odvodit z adresy zákazníka nebo z obchodní jednotky, která fakturu vystavila.

Tento atribut umožňuje porovnávat výsledky. Dashboard „Porovnání fakturačních procesů podle regionů“ jej využívá k porovnání KPI, například doby cyklu, chybovosti a variant procesu v různých regionech. Pomáhá odhalit rozdíly ve výkonnosti, najít osvědčené postupy v úspěšných regionech a sjednotit procesy v celé organizaci.

Umožňuje porovnávat různé zeměpisné oblasti, odhalit rozdíly ve výkonnosti regionů a sjednotit osvědčené postupy.

Tato data se v NetSuite často ukládají do vlastního segmentu nebo klasifikačního pole v hlavním záznamu zákazníka či v záznamu transakce.

Tento atribut označuje zaměstnance nebo systémového uživatele odpovědného za konkrétní krok procesu. Může jít o osobu, která vytvořila fakturu, schválila ji nebo přiřadila platbu.

Analýza procesu podle uživatelů pomáhá porozumět rozložení pracovní zátěže, individuální výkonnosti a potřebám školení. Může také ukázat příležitosti k automatizaci tím, že odhalí, kteří uživatelé provádějí nejvíce ručních aktivit. Atribut je důležitý také pro kontrolu shody a analýzu auditních stop.

Umožňuje analyzovat rozložení pracovní zátěže, výkonnost jednotlivých uživatelů a dodržování procesu. To je důležité pro správu zdrojů a cílené školení.

Údaj najdete na podzáložce System Notes nebo v konkrétních polích „Modified By“ u faktury a souvisejících transakčních záznamů v NetSuite.

Tento atribut přímo propojuje fakturu s původní prodejní objednávkou a navazuje fakturační proces na předchozí procesy prodeje a vyřízení objednávky.

Číslo prodejní objednávky umožňuje získat ucelenější přehled o celém cyklu od objednávky k inkasu. Pomáhá dohledat příčiny problémů ve fakturaci až k jejich zdroji v prodejním procesu. Časté opravy faktur mohou například souviset s chybami při zadávání údajů u určitých typů prodejních objednávek.

Propojuje fakturační proces s prodejním procesem a umožňuje analyzovat celý cyklus od objednávky k inkasu, aby bylo možné zjistit příčiny problémů ve fakturaci.

Najdete ho v poli „Created From“ nebo na podzáložce „Related Records“ transakce Invoice v NetSuite.

Doba inkasa pohledávek (DSO) je finanční ukazatel, který měří průměrný počet dní potřebných k přijetí platby po vystavení faktury. Tento atribut se počítá pro každou fakturu zvlášť a umožňuje podrobnou analýzu.

DSO se často vykazuje jako souhrnné KPI, ale jeho hodnota u jednotlivých faktur umožňuje podrobnější analýzu. Lze zjistit, kteří zákazníci, regiony nebo typy faktur mají nejvyšší DSO. Dashboard „Vývoj DSO“ tento ukazatel využívá k zobrazení efektivity inkasa v čase a poskytuje důležité informace pro řízení pracovního kapitálu.

Vyjadřuje efektivitu inkasa u každé faktury a umožňuje podrobně hledat příčiny vysokého DSO i jeho dopadu na peněžní tok.

Vypočítá se odečtením hodnoty „InvoiceDate“ od časového razítka aktivity „Customer Payment Received“.

Tento booleovský příznak má hodnotu true u aktivit představujících práci bez přidané hodnoty, například „Invoice Corrected“ nebo druhé události „Invoice Approved“ v rámci stejného případu. Obvykle se odvozuje z názvu aktivity nebo jejího opakování.

Atribut je nezbytný pro dashboard „Analýza přepracování a zamítnutí faktur“ a KPI „Míra chybovosti faktur“. Umožňuje snadno vyčíslit přepracování a upozornit na problémy s kvalitou procesu. Filtrováním těchto aktivit mohou týmy rychle určit hlavní příčiny chyb a změřit dopad iniciativ na zlepšování procesů.

Přímo měří kvalitu procesu tím, že označuje neefektivní opravné smyčky. Umožňuje analyzovat příčiny chyb i jejich finanční dopad na fakturaci.

Jde o odvozený atribut vypočítaný při transformaci dat. Logika vyhledává přepracování, například označením konkrétních názvů aktivit („Invoice Corrected“) nebo opakovaných aktivit.

Tento atribut určuje měnu, ve které je částka faktury uvedena, například USD, EUR nebo GBP. Poskytuje nezbytný kontext pro všechny peněžní hodnoty.

U mezinárodních organizací je analýza podle měny důležitá pro porovnání finančních výsledků na různých trzích. Pomáhá správně interpretovat peněžní hodnoty a v případě potřeby je po převodu měny správně sčítat a porovnávat.

Poskytuje nezbytný kontext pro všechny peněžní hodnoty. Je důležitý pro přesné finanční výkaznictví a analýzu, zejména v mezinárodním provozu.

Odpovídá poli „Currency“ v záznamu transakce faktury v NetSuite.

Tento atribut označuje interní oddělení, například Sales, Services nebo konkrétní obchodní oblast, které za transakci odpovídá. V NetSuite jde o standardní klasifikační segment.

Analýza procesu podle oddělení umožňuje interní srovnání a pomáhá zjistit, zda některá oddělení fakturují efektivněji než jiná. Může odhalit rozdíly v dodržování procesu nebo rozdělení zdrojů a poskytnout podklady pro cílené zlepšování procesů v konkrétních částech organizace.

Umožňuje porovnat výkonnost procesu mezi interními odděleními a odhalit rozdíly i možnosti, jak procesy sjednotit.

Odpovídá klasifikačnímu poli „Department“, které lze v NetSuite nastavit v hlavičce transakce Invoice nebo na úrovni položky.

Tento vypočítaný booleovský příznak porovnává časové razítko aktivity „Customer Payment Received“ s datem splatnosti faktury „DueDate“. Má hodnotu true, pokud byla platba uhrazena včas nebo předčasně, a false, pokud byla opožděná.

Atribut je základem KPI „Podíl včas uhrazených plateb“ a dashboardu „Dodržování platebních podmínek“. Poskytuje přehledné binární měřítko platebního chování zákazníků a zjednodušuje analýzu i reporting. Pomáhá rychle odhalit trendy v dodržování termínů a posoudit účinnost strategií vymáhání pohledávek.

Poskytuje jasné měřítko úspěšnosti vymáhání pohledávek. Přímo podporuje výpočet KPI podílu včas uhrazených plateb i analýzu chování zákazníků.

Jde o vypočítaný atribut. Je třeba porovnat časové razítko události platby s atributem „DueDate“ na úrovni případu.

Platební podmínky určují, kdy a jak má zákazník fakturu zaplatit, například „do 30 dnů“ nebo „splatnost při doručení“. Tyto údaje se používají k automatickému výpočtu data splatnosti faktury.

Tento atribut je důležitý pro dashboard „Dodržování platebních podmínek“. Analýza včasnosti plateb podle různých podmínek pomáhá vyhodnotit jejich účinnost. Může například ukázat, zda zákazníci s podmínkou „do 15 dnů“ platí rychleji než zákazníci s podmínkou „do 30 dnů“. Tyto poznatky lze využít při vyjednávání smluv a nastavování úvěrových pravidel.

Je nezbytný pro vyhodnocení účinnosti různých platebních podmínek a jejich vlivu na včasnost plateb zákazníků.

Odpovídá poli „Terms“ v záznamu transakce faktury v NetSuite.

Tento atribut zachycuje aktuální stav faktury, například „Open“, „Paid in Full“ nebo „Voided“. Ukazuje, v jaké fázi procesu se faktura právě nachází.

Dashboard „Přehled stavu otevřených faktur“ vychází přímo z tohoto atributu. Umožňuje průběžně sledovat pohledávky, neuhrazené zůstatky, vymáhání plateb a očekávané příjmy. Analýza konečného stavu pomáhá také porozumět výsledkům procesu.

Poskytuje přehled o aktuálním stavu pohledávek a umožňuje vytvářet dashboardy pro sledování otevřených faktur a celkového průběhu fakturace.

Odpovídá poli „Status“ v záznamu transakce faktury v NetSuite.