Šablona dat pro zpracování faktur v procesu od nákupu k platbě

Čas události neboli časové razítko zaznamenává, kdy konkrétní aktivita proběhla. Tyto údaje jsou základem analýzy výkonnosti, protože umožňují vypočítat dobu mezi aktivitami i celkovou dobu zpracování případu.

Nástroje process mining řadí události podle těchto časových razítek a vytvářejí přesný obraz průběhu procesu. Časové údaje jsou nezbytné pro měření KPI, jako je doba schvalování faktury nebo doba vyřešení blokace platby. Pomáhají analyzovat zpoždění a efektivitu.

Umožňuje vypočítat všechny časové ukazatele, například dobu zpracování a trvání jednotlivých kroků, které pomáhají odhalit zpoždění v procesu.

SAP Ariba automaticky zaznamenává časové razítko při každé změně stavu, uživatelské akci nebo systémové události. Obvykle se nachází vedle názvu aktivity v záznamech událostí nebo tabulkách historie.

Číslo faktury je jedinečný referenční údaj, který dodavatel přiřadí faktuře. V process mining slouží tento atribut jako ID případu a propojuje všechny související aktivity od přijetí faktury až po její úhradu.

Díky tomuto identifikátoru mohou analytici rekonstruovat celý životní cyklus každé faktury. Mohou tak podrobně analyzovat průběh procesu, hledat úzká místa a měřit KPI, například dobu zpracování jednotlivých faktur.

Jde o základní identifikátor, který propojuje všechny kroky zpracování jedné faktury. Díky němu lze analyzovat celkovou dobu i průběh zpracování.

Jde o hlavní pole v dokumentu faktury a v řešení SAP Ariba Invoicing. Obvykle se nachází v tabulkách záhlaví faktury nebo v transakčních datech.

Název aktivity popisuje jeden krok ve workflow zpracování faktury, například „Faktura přijata“, „Faktura schválena“ nebo „Platba provedena“. Každá aktivita představuje obchodní událost, která posouvá fakturu ke zpracování.

V process mining tvoří posloupnost těchto aktivit mapu procesu. Jejich analýza pomáhá odhalit nejčastější průběhy procesu, odchylky od standardního postupu, smyčky přepracování, například při řešení nesouladů, i příležitosti k automatizaci.

Tento atribut je základem pro vizualizaci mapy procesu, odhalování variant procesu a hledání přepracování nebo úzkých míst.

Údaje se získávají ze systémových záznamů událostí, změn stavů nebo uživatelských akcí zaznamenaných v SAP Ariba. Často pocházejí z tabulek historie dokumentů nebo workflow.

Částka faktury představuje celkovou sumu, kterou dodavatel požaduje uhradit. Jde o základní finanční atribut pro analýzu objemu práce spojené se zpracováním faktur.

V process mining lze podle tohoto atributu filtrovat faktury s vysokou hodnotou, které mohou procházet jiným schvalováním nebo podléhat přísnějším kontrolám. Pomáhá také určit, na které faktury zaměřit zlepšování procesů s ohledem na jejich finanční dopad. Dashboardy často zobrazují celkovou hodnotu faktur v jednotlivých fázích procesu.

Umožňuje analyzovat finanční dopad, například filtrovat faktury s vysokou hodnotou nebo zjistit, jaká částka je vázána v úzkých místech procesu.

Jde o standardní pole v záhlaví faktury v SAP Ariba.

Číslo objednávky propojuje fakturu s příslušným nákupním dokladem, který schválil pořízení zboží nebo služeb. Ne všechny faktury se vztahují k objednávce, ale tam, kde ano, je toto propojení zásadní.

Analýza faktur podle čísla objednávky pomáhá vyhodnotit třístranné párování objednávky, příjemky a faktury. Usnadňuje odhalování nesouladů a porovnání zpracování faktur s objednávkou a bez ní. Tyto faktury často procházejí odlišnými postupy a jejich zpracování má různou efektivitu.

Propojuje fakturu s nákupním procesem. Umožňuje analyzovat nesoulady při párování a porovnávat průběh zpracování faktur s objednávkou a bez ní.

U faktur navázaných na objednávku jde o standardní pole v SAP Ariba. Najdete ho v položkách faktury nebo v jejím záhlaví.

Datum splatnosti je smluvně dohodnutý termín úhrady faktury. Obvykle se vypočítá podle data vystavení faktury a dohodnutých platebních podmínek, například splatnosti do 30 dnů.

Tento atribut je nezbytný pro KPI podílu včasných plateb. Porovnáním času aktivity „Platba provedena“ s datem splatnosti lze odhalit opožděné platby, vyhodnotit platební kázeň dodavatelů a pomoci firmě vyhnout se poplatkům z prodlení a udržovat dobré vztahy s dodavateli.

Slouží jako základ pro výpočet podílu včasných plateb, důležitého KPI pro řízení vztahů s dodavateli a finanční shody.

Toto datum je buď uvedeno přímo na faktuře, nebo se vypočítá z polí „DocumentDate“ a „PaymentTerms“ v SAP Ariba.

Tento atribut uvádí důvod blokace platby faktury, například „Rozdíl v ceně“, „Nesoulad v množství“ nebo „Chybějící příjemka“. Důvody bývají v systému vedeny jako standardizované kódy nebo popisy.

Četnost jednotlivých důvodů blokace pomáhá určit příčiny zpoždění plateb. Vysoký počet blokací kvůli rozdílu v ceně může například ukazovat na nepřesná kmenová data. Tento atribut je důležitý pro dashboard doby vyřešení blokace platby, protože pomáhá určit, které časté a časově náročné problémy řešit přednostně.

Odhaluje příčiny zpoždění plateb a umožňuje cíleně předcházet běžným problémům, jako jsou nesoulady v ceně nebo množství.

Tato informace se nastaví při zablokování platby faktury v SAP Ariba nebo připojeném ERP systému.

Název dodavatele určuje, kdo žádá o úhradu faktury. Jde o základní dimenzi analýzy, která týmům umožňuje porovnávat zpracování faktur podle dodavatelů.

Tento atribut slouží k vytváření dashboardů, které sledují včasnost plateb dodavatelům, odhalují dodavatele s vysokým podílem nesouladů nebo porovnávají dobu zpracování u strategických dodavatelů. Znalost problémů konkrétních dodavatelů může pomoci zlepšit vzájemnou spolupráci.

Umožňuje porovnávat výkonnost podle dodavatelů a zjistit, kteří z nich mají časté problémy s fakturami nebo opožděné platby.

Jde o standardní pole v záhlaví faktury, propojené s kmenovými daty dodavatele v SAP Ariba nebo připojeném ERP systému.

Schvalovatel je osoba nebo skupina uživatelů pověřená kontrolou a schválením faktury. Podle její hodnoty nebo typu může faktura vyžadovat jednu či více úrovní schválení.

Tento atribut pomáhá analyzovat výkonnost schvalovacího workflow. Rozdělením KPI „Doba schvalování faktury“ podle schvalovatele nebo schvalovací skupiny lze zjistit, kteří jednotlivci či týmy představují úzké místo procesu. Tyto informace pomáhají vyrovnat pracovní zátěž a zrychlit schvalování.

Pomáhá odhalit úzká místa ve schvalování a ukazuje, u kterých uživatelů nebo týmů trvá schválení nejdéle.

Zaznamenává se v záznamech workflow nebo historie schvalování faktury v SAP Ariba. Může být uveden jako ID uživatele.

Stav faktury zachycuje její fázi životního cyklu v době extrakce dat nebo konečný výsledek zpracování. Jde o atribut na úrovni případu, který shrnuje celkový stav faktury.

V process mining lze podle tohoto atributu filtrovat dokončené faktury, které byly uhrazeny, nebo problémové faktury, které byly zamítnuty. Pomáhá porozumět výsledkům různých variant procesu a měřit podíl faktur, jejichž zpracování skončilo úspěšně.

Uvádí konečný výsledek zpracování faktury a umožňuje zaměřit analýzu na uhrazené a zamítnuté faktury.

Jde o standardní pole stavu v záhlaví faktury v SAP Ariba.

Datum vystavení je den, kdy dodavatel vytvořil fakturu. Liší se od data přijetí faktury, tedy dne, kdy faktura vstoupila do systému zpracování. Rozdíl mezi těmito daty může být značný.

Tento atribut pomáhá vyhodnotit výkonnost dodavatelů a odhalit zpoždění při zasílání faktur. Dlouhá prodleva mezi vystavením a přijetím faktury zkracuje čas, který zbývá na její zpracování a využití slevy za předčasnou platbu. Datum vystavení také často slouží jako výchozí údaj pro výpočet data splatnosti.

Pomáhá analyzovat zpoždění mezi vystavením a přijetím faktury, které může ovlivnit možnost zaplatit ji včas.

Jde o standardní pole v záhlaví faktury, převzaté z papírového nebo elektronického dokladu.

Tato vypočítaná metrika měří dobu trvání dílčího procesu schvalování. Vypočítá se jako rozdíl mezi aktivitou „Faktura odeslána ke schválení“ a odpovídající aktivitou „Faktura schválena“ nebo „Faktura zamítnuta“.

Tento atribut přímo měří KPI doby schvalování faktury a je důležitý pro související dashboard. Pomáhá oddělit a vyčíslit zpoždění přímo ve fázi schvalování, která často významně prodlužuje celkové zpracování. Výsledky lze porovnávat podle schvalovatele, oddělení nebo částky faktury a hledat konkrétní úzká místa.

Odděluje výkonnost schvalovacího workflow a usnadňuje odhalení úzkých míst způsobených schvalovateli nebo složitým schvalovacím řetězcem.

Vypočítá se při transformaci dat tak, že se pro každou fakturu najdou odpovídající události zahájení a ukončení schvalování a vypočítá se časový rozdíl.

Schvalovatel při zamítnutí faktury obvykle uvede důvod. Tento atribut zachycuje například nesprávnou cenu, duplicitní fakturu nebo porušení pravidel.

Jde o důležitý atribut pro dashboard analýzy zamítnutých faktur. Analýza nejčastějších důvodů zamítnutí pomáhá odhalit problémy v předchozích krocích, například nízkou kvalitu faktur od dodavatelů nebo nesrovnalosti v interních datech. Zjištění pomáhají omezit přepracování a zvýšit podíl faktur zpracovaných správně hned napoprvé.

Vysvětluje, proč dochází k přepracování, a pomáhá určit příčiny neefektivity procesu a problémů s kvalitou faktur.

Získává se ze záznamu workflow nebo pole s poznámkami při aktivitě „Faktura zamítnuta“ v SAP Ariba.

Kód společnosti je standardní organizační jednotka v prostředí SAP. Představuje samostatnou právnickou osobu, za kterou se sestavuje účetní závěrka. Faktury se vždy účtují pod konkrétním kódem společnosti.

Tento atribut umožňuje porovnávat výkonnost procesu mezi různými obchodními jednotkami nebo právnickými osobami. Pomáhá zjistit, které z nich pracují efektivněji, a podporuje sjednocování procesů v mezinárodní organizaci.

Umožňuje porovnávat výkonnost různých právnických osob nebo obchodních jednotek a odhalovat neefektivitu v jednotlivých regionech či odděleních.

Jde o základní organizační pole v dokumentu faktury v SAP Ariba. Přebírá se z objednávky nebo se zadává při vytváření faktury bez objednávky.

Tento atribut určuje měnu, ve které je vyjádřena částka faktury. Mezinárodní organizace dostávají faktury v mnoha různých měnách.

Měna je nezbytná pro správné porovnávání finančních částek. V dashboardech process mining umožňuje správně sčítat finanční hodnoty, často po jejich převodu na jednu vykazovací měnu. Doplňuje tak kontext k atributu „Částka faktury“.

Doplňuje kontext k atributu „Částka faktury“ a pomáhá správně interpretovat finanční hodnoty, zejména v mezinárodním prostředí.

Jde o standardní pole v záhlaví faktury v SAP Ariba, obvykle vedle pole s částkou faktury.

Platební podmínky určují pravidla úhrady dodavateli, například „splatnost do 30 dnů“ nebo „sleva 2 % při úhradě do 10 dnů, jinak splatnost do 30 dnů“. Údaje pocházejí z kmenových dat dodavatele nebo z objednávky.

Tento atribut je nezbytný pro dashboard příležitostí ke slevám za předčasnou platbu a související KPI. Analýza podle platebních podmínek určí, na které faktury se sleva vztahuje a zda byla platba provedena v období, kdy ji lze uplatnit. Ukáže tak příležitosti k úsporám.

Pomáhá odhalit příležitosti k využití slev za předčasnou platbu, které mohou přinést významné úspory.

Platební podmínky jsou uloženy v kmenových datech dodavatele a kopírují se do podrobností faktury v SAP Ariba nebo ERP systému.

Tento atribut uvádí datum a čas posledního načtení dat ze zdrojového systému. Jde o metadata důležitá pro správu dat a posouzení aktuálnosti analýzy.

Analytici podle nich ověří, zda pracují s aktuálními daty, a zjistí případné zpoždění mezi událostí ve zdrojovém systému a jejím zobrazením v nástroji process mining. Údaj je důležitý pro správu obnovy dat a spolehlivost výsledků analýzy.

Poskytuje důležitý kontext o aktuálnosti dat a pomáhá zajistit, aby analýza vycházela z platných a relevantních informací.

Toto časové razítko se obvykle vytvoří a přidá do datové sady při extrakci dat (ETL).

Typ faktury rozděluje faktury do kategorií, které často procházejí odlišnými procesy. Nejčastěji se rozlišují faktury s objednávkou, které lze spárovat s předem schválenou objednávkou, a faktury bez objednávky, u nichž je nutné podrobnější účtování a schvalování.

Tento atribut je pro analýzu procesu zásadní, protože zpracování faktur s objednávkou a bez ní se výrazně liší. Jejich oddělená analýza poskytuje přesnější přehled o výkonnosti jednotlivých postupů a předchází zavádějícím souhrnným ukazatelům. Pomáhá vyhodnotit efektivitu a shodu v každém z těchto postupů.

Rozděluje faktury podle průběhu procesu, například na faktury s objednávkou a bez ní. To je důležité pro přesné měření a analýzu výkonnosti.

Jde o standardní pole v dokumentu faktury v SAP Ariba. Typ lze také odvodit podle toho, zda je vyplněno pole „PurchaseOrderNumber“.

Tento vypočítaný atribut porovnává časové razítko aktivity „Platba provedena“ s datem splatnosti. Pokud k úhradě došlo v den splatnosti nebo dříve, hodnota je true. V opačném případě je false.

Příznak zjednodušuje analýzu platební výkonnosti. Umožňuje snadno filtrovat a agregovat data pro výpočet KPI podílu včasných plateb. Dashboardy podle něj mohou rychle zobrazit výkonnost dodavatelů, zemí nebo kódů společností a pomoci odhalit oblasti s opakovanými problémy s pozdními platbami.

Zjednodušuje výpočet KPI podílu včasných plateb a umožňuje snadno filtrovat opožděné faktury pro analýzu příčin.

Vypočítá se při transformaci dat porovnáním hodnoty „EventTime“ u platební aktivity s atributem „PaymentDueDate“.

Tento atribut se vypočítá tak, že se nejprve podle „PaymentTerms“ určí, zda faktura splňuje podmínky pro slevu za předčasnou platbu. Poté se ověří, zda k události „Platba provedena“ došlo v období, kdy lze slevu uplatnit.

Tento příznak je důležitý pro měření KPI míry využití slev za předčasnou platbu. Přímo vyjadřuje, jak se finanční a účetní týmy podílejí na optimalizaci pracovního kapitálu. Analýza případů s hodnotou false pomáhá odhalit příčiny nevyužitých úspor, například pomalé schvalování nebo jiná úzká místa procesu.

Přímo měří úspěšnost při využívání úspor a pomáhá odhalit příčiny nevyužitých slev.

Vypočítá se při transformaci dat zpracováním hodnoty „PaymentTerms“ a porovnáním časového razítka události „Platba provedena“ s vypočítaným termínem pro uplatnění slevy.

Tento atribut určuje zdrojový systém každé události, například SAP Ariba, SAP S/4HANA nebo řešení třetí strany pro skenování. Ve velkých firmách může zpracování faktur probíhat v několika aplikacích.

Znalost zdrojového systému pomáhá odhalovat problémy s kvalitou dat a analyzovat předávání práce mezi platformami. Ukazuje také, kde se konkrétní aktivity provádějí, například skenování nebo schvalování faktur.

Pomáhá rozlišit aktivity v různých systémech. Díky tomu lze lépe porozumět místům integrace a úzkým místům v jednotlivých systémech.

Tento atribut se obvykle doplňuje při extrakci, transformaci a načítání dat (ETL), kdy se podle zdroje dat přiřadí pevná hodnota.

Atribut země přidává do analýzy geografické hledisko. Obvykle se odvozuje od kódu společnosti, pod který je faktura zaúčtována, nebo z adresy dodavatele.

Analýza procesu podle země pomáhá odhalit regionální rozdíly ve výkonnosti, shodě a průběhu procesu. Ukáže, zda některé pobočky čelí specifickým problémům nebo používají osvědčené postupy, které lze sdílet napříč organizací. To je užitečné při sjednocování procesů v mezinárodním prostředí sdílených služeb.

Umožňuje geograficky porovnávat výkonnost procesů a shodu v různých zemích nebo regionech.

Odvozuje se z kmenových dat kódu společnosti nebo dodavatele v SAP Ariba či připojeném ERP systému.