Šablona dat pro proces nákupu a platby, žádanky

SAP S/4HANA
Šablona dat pro proces nákupu a platby, žádanky

Šablona dat pro proces nákupu a platby, žádanky

Tato šablona vám ukáže, jak shromáždit potřebná data pro analýzu procesu nákupu a platby, konkrétně žádanek. Obsahuje přehled důležitých atributů a aktivit, které je vhodné sledovat, i praktický návod na extrakci dat ze SAP S/4HANA. Pomocí těchto podkladů připravíte záznam událostí pro process mining.
  • Doporučené atributy pro podrobnou analýzu
  • Důležité aktivity pro sledování a objevování procesů
  • Návod na extrakci dat ze SAP S/4HANA
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy procesu nákupu a platby, žádanky

Toto jsou doporučená datová pole pro záznam událostí, který použijete k analýze procesu nákupu a platby, konkrétně žádanek.
3 Povinné 6 Doporučené 11 Volitelné
Název Popis
Čas události
EventTime
Přesné datum a čas, kdy konkrétní aktivita proběhla.
Popis

Čas události je časové razítko, které zaznamenává, kdy aktivita proběhla. Je důležité pro chronologické seřazení událostí v rámci případu a slouží jako základ všech výpočtů doby trvání a výkonnosti v process mining. Například rozdíl mezi událostmi „Odeslání nákupního požadavku ke schválení“ a „Schválení nákupního požadavku“ určuje dobu schválení.

Přesná časová razítka jsou nezbytná pro analýzu výkonnosti procesu, odhalování zdržení a sledování dodržování dohodnutých úrovní služeb. Tento atribut umožňuje vytvářet dashboardy, které zobrazují dobu průchodu procesem, sledují nevyřízené požadavky a porovnávají výkonnost v různých obdobích.

Proč je to důležité

Toto časové razítko je nezbytné pro řazení událostí, výpočet doby průchodu procesem a analýzu výkonnosti procesu i úzkých míst.

Kde data získat

Časová razítka se obvykle získávají z hlaviček dokumentů změn (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) nebo z protokolů událostí workflow.

Příklady
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
ID nákupního požadavku
PurchaseRequisitionId
Jedinečný identifikátor nákupního požadavku.
Popis

ID nákupního požadavku je primární klíč, který jednoznačně identifikuje každý požadavek na zboží nebo služby v SAP S/4HANA. Slouží jako hlavní identifikátor případu a propojuje všechny aktivity a změny související s konkrétním požadavkem, od jeho vytvoření až po konečný stav, například schválení, zamítnutí nebo převod na objednávku.

V process mining je tento atribut základem pro rekonstrukci celého životního cyklu každého požadavku. Seskupením všech souvisejících událostí pod jedno ID nákupního požadavku mohou analytici přesně měřit dobu průchodu procesem, sledovat změny stavu a analyzovat různé cesty, kterými požadavek prochází při schvalování.

Proč je to důležité

Jde o základní identifikátor případu, který propojuje všechny související kroky procesu a poskytuje ucelený přehled o životním cyklu požadavku.

Kde data získat

Jde o číslo nákupního požadavku v tabulce EBAN, v poli BANFN.

Příklady
100178901001789110017892
Název aktivity
ActivityName
Název obchodní aktivity, která proběhla v konkrétním okamžiku procesu zpracování požadavku.
Popis

Název aktivity popisuje konkrétní událost nebo úkol, který proběhl během životního cyklu nákupního požadavku. Aktivity se odvozují ze systémových protokolů, například z dokumentů změn a historie workflow, a označují důležité milníky procesu, jako jsou „Vytvoření nákupního požadavku“, „Zahájení kroku schválení“ nebo „Vytvoření objednávky“.

Analýza těchto aktivit umožňuje zobrazit průběh procesu, odhalit úzká místa a měřit čas strávený v jednotlivých fázích. Znalost pořadí a četnosti aktivit, jako jsou „Úprava nákupního požadavku“ nebo „Zamítnutí nákupního požadavku“, pomáhá odhalit neefektivní postupy a možnosti zlepšení.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu, tvoří základ procesní mapy a umožňuje analyzovat průběh, odchylky i úzká místa.

Kde data získat

Jde o odvozený atribut, který se obvykle vytváří interpretací dat z tabulek dokumentů změn (CDHDR, CDPOS) a protokolů workflow (například SWWLOGHIST).

Příklady
Vytvoření nákupního požadavkuDokončení kroku schváleníSchválení nákupního požadavkuVytvoření objednávky
Částka nákupního požadavku
RequisitionAmount
Celková peněžní hodnota nákupního požadavku.
Popis

Částka nákupního požadavku představuje celkové odhadované náklady na požadované zboží nebo služby. Často ovlivňuje složitost a délku schvalovacího workflow. U požadavků s vyšší hodnotou bývá obvykle potřeba více úrovní schválení.

Analýza tohoto atributu umožňuje rozdělit proces podle hodnoty požadavku. Pomůže například odpovědět na otázky: „Trvá schválení požadavků s vysokou hodnotou déle?“ nebo „Jakou hodnotu mají požadavky, které se často zamítají?“ Jde o důležitý rozměr pro pochopení finančního dopadu neefektivních procesů.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit proces podle finančního dopadu, který často souvisí se složitostí schvalování a dobou průchodu. Je důležitý pro analýzu procesů podle hodnoty.

Kde data získat

Celková hodnota je v tabulce EBAN v poli GFWERT. Hodnota položky je v EBAN-PREIS.

Příklady
1500.0075000.50250.75
ID schvalovatele
ApproverId
Identifikátor uživatele, který provedl krok schválení nebo zamítnutí.
Popis

ID schvalovatele označuje konkrétního uživatele, který dokončil aktivitu schválení nebo zamítnutí. Na rozdíl od obecného ID uživatele se vztahuje výhradně na osoby, které rozhodují v rámci schvalovacího workflow. Zachycení této informace je důležité pro podrobnou analýzu schvalování.

Tento atribut umožňuje analyzovat způsob schvalování, například zjistit, kteří vedoucí schvalují pomalu nebo často zamítají požadavky. Je základem dashboardů zaměřených na dobu jednotlivých kroků schválení a analýzu úzkých míst ve workflow. Pomáhá určit konkrétní osoby nebo role, které mohou způsobovat zdržení.

Proč je to důležité

Určuje konkrétní osobu, která rozhodla v kroku schválení, a umožňuje podrobně analyzovat dobu schválení a úzká místa podle jednotlivců nebo rolí.

Kde data získat

Tyto informace se obvykle získávají z tabulek SAP Business Workflow, například SWW_WI2OBJ a SWWLOGHIST, které propojují pracovní položky s uživatelem, jenž je dokončil.

Příklady
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
ID uživatele
UserId
Identifikátor uživatele, který vytvořil požadavek nebo provedl konkrétní aktivitu.
Popis

ID uživatele označuje zaměstnance nebo systémového uživatele odpovědného za konkrétní událost v životním cyklu požadavku. Může jít o osobu, která požadavek vytvořila, vedoucího, který jej schválil, nebo pracovníka, který jej upravil. U automatizovaných kroků může jít o ID systémového nebo dávkového uživatele.

Analýza podle ID uživatele pomáhá porozumět chování jednotlivých uživatelů, rozložení pracovní zátěže a výkonnosti. Umožňuje určit potřebu školení, rozpoznat výkonné pracovníky a zajistit odpovědnost za jednotlivé kroky procesu. V kombinaci s kmenovými daty uživatelů podporuje také analýzu výkonnosti oddělení.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost uživatelů, rozložení pracovní zátěže a shodu procesu. Pomáhá určit potřebu školení a odhalit úzká místa v kapacitách.

Kde data získat

U tvůrce se nachází v poli EBAN-ERNAM. U pozdějších změn je v poli CDHDR-USERNAME. U schválení se získává z protokolů workflow.

Příklady
JSMITHRROEWF-BATCH
Oddělení
Department
Oddělení nebo nákladové středisko, kterému se účtují náklady na požadavek.
Popis

Atribut Oddělení, v SAP často vyjádřený nákladovým střediskem, označuje organizační jednotku odpovědnou za požadovaný nákup. Jde o důležitou finanční a organizační informaci přiřazenou na úrovni položky požadavku.

V process mining je tento atribut důležitý pro analýzu výkonnosti jednotlivých oddělení. Umožňuje vytvářet dashboardy, které porovnávají důležité ukazatele, jako je doba průchodu procesem, četnost úprav a zamítnutí, napříč odděleními. Pomáhá tak určit oddělení s osvědčenými postupy, které lze převzít jinde, i ta, která potřebují další školení nebo podporu při zpracování.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výkonnost organizačních jednotek a odhalit rozdíly v době průchodu procesem nebo četnosti zamítnutí. Pomáhá najít osvědčené postupy i oblasti ke zlepšení.

Kde data získat

Jde o nákladové středisko, které se obvykle nachází v tabulce přiřazení účtů EBKN, v poli KOSTL.

Příklady
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Stav nákupního požadavku
RequisitionStatus
Aktuální stav zpracování nebo schválení nákupního požadavku.
Popis

Stav nákupního požadavku označuje jeho aktuální fázi životního cyklu. V SAP jej často vyjadřuje ukazatel uvolnění, který ukazuje, zda je požadavek blokován, čeká na schválení, je částečně schválen nebo plně schválen. Stav se mění podle toho, jak požadavek postupuje workflow.

Sledování stavu v čase je základem pro pochopení průběhu procesu. Pomáhá zjistit, kde se požadavky zastavují a jak dlouho tam zůstávají. Analýza přechodů mezi stavy poskytuje podrobný přehled o schvalování a jeho variantách.

Proč je to důležité

Označuje aktuální stav požadavku. Je důležitý pro sledování průběhu, odhalování úzkých míst a analýzu procesu.

Kde data získat

Stav uvolnění se často určuje podle ukazatele uvolnění v tabulce EBAN, v poli FRGZU.

Příklady
B1S
Typ nákupního požadavku
RequisitionType
Kód, který klasifikuje nákupní požadavek, například na standardní položky, služby nebo kapitálové výdaje.
Popis

Typ nákupního požadavku, v SAP označovaný také jako typ dokladu, je konfigurační pole, které kategorizuje nákupní požadavky. Různé typy mohou spouštět odlišná schvalovací workflow, mít různá nastavení polí a sloužit různým obchodním účelům, například pro standardní skladové položky, externí služby nebo nákup majetku.

Analýza procesu podle typu nákupního požadavku ukazuje, jak se zpracovávají různé druhy požadavků. Umožňuje porovnat výkonnost, dobu průchodu procesem a schvalovací cesty napříč kategoriemi. Díky tomu lze zjistit, zda jsou některé typy požadavků méně efektivní, a přizpůsobit jim zlepšování procesů.

Proč je to důležité

Kategorizuje požadavky a umožňuje jejich porovnání. Pomáhá zjistit, zda se různé typy požadavků liší průběhem procesu, úzkými místy nebo dobou průchodu.

Kde data získat

Jde o pole Typ dokladu v tabulce EBAN, pole BSART.

Příklady
NBFORV
Automatizováno
IsAutomated
Příznak určující, zda aktivitu provedl systémový uživatel, nebo člověk.
Popis

Atribut Is Automated je booleovský příznak, který má hodnotu true, pokud aktivitu provedl systém nebo dávkový uživatel, například „WF-BATCH“ při akcích workflow. Díky tomu lze v procesu rozlišit ruční a automatické kroky.

Tento atribut je důležitý pro měření míry automatizace procesu žádanky a výpočet KPI „Automated Approval Rate“. Analytici mohou filtrovat automatické nebo ruční kroky, porovnat jejich efektivitu a najít další příležitosti k automatizaci, která zkrátí dobu zpracování a omezí ruční práci.

Proč je to důležité

Rozlišuje činnosti prováděné lidmi od činností řízených systémem. Pomáhá měřit míru automatizace a hledat úkoly, které lze automatizovat.

Kde data získat

Jde o odvozený atribut, který se obvykle určuje podle pravidla ověřujícího, zda User ID události patří mezi známé systémové nebo dávkové uživatele.

Příklady
truefalse
Čas ukončení
EndTime
Přesné datum a čas dokončení konkrétní aktivity.
Popis

EndTime je časové razítko, které zaznamenává dokončení aktivity. Mnoho událostí generovaných systémem proběhne okamžitě, takže StartTime a EndTime jsou stejné. U lidských úkolů, například schvalování, se však čas zahájení a ukončení může lišit. Časové razítko EndTime označuje dokončení práce.

Samostatný údaj EndTime umožňuje přesněji měřit aktivní dobu zpracování a dobu nečinného čekání. Spolu s údajem StartTime se používá k výpočtu metriky ProcessingTime. Tento detail zpřesňuje analýzu využití zdrojů a efektivity ručních úkolů.

Proč je to důležité

Označuje dokončení aktivity, umožňuje vypočítat aktivní dobu zpracování a podrobněji analyzovat délku úkolu.

Kde data získat

Údaj se odvozuje z protokolů workflow, které mohou zaznamenávat vytvoření pracovní položky (StartTime) i její dokončení (EndTime).

Příklady
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Číslo objednávky
PurchaseOrderNumber
Číslo objednávky vytvořené z nákupního požadavku.
Popis

Číslo objednávky je identifikátor oficiálního nákupního dokladu vytvořeného ze schváleného požadavku. Vytvoření objednávky bývá konečným úspěšným výsledkem zpracování požadavku a znamená, že se požadavek změnil na formální objednávku u dodavatele.

Tento atribut je důležitý pro měření KPI doby od nákupního požadavku k objednávce a celkové míry převodu. Propojuje proces vytváření požadavků s navazujícím nákupním procesem a umožňuje sledovat celý cyklus Purchase-to-Pay.

Proč je to důležité

Propojuje požadavek s navazujícím nákupním dokladem a umožňuje měřit míru převodu požadavků na objednávky i dobu, kterou převod trvá.

Kde data získat

Nachází se v tabulce EBAN, v poli EBELN, jakmile je z položky požadavku vytvořena objednávka.

Příklady
450001789045000178914500017892
Důvod zamítnutí
RejectionReason
Důvod uvedený při zamítnutí nákupního požadavku.
Popis

Důvod zamítnutí vysvětluje, proč se schvalovatel rozhodl nákupní požadavek zamítnout. Může jít například o překročení rozpočtu, nesprávné údaje, nedodržení pravidel nebo duplicitní požadavek. Tato informace poskytuje důležitý kontext pro pochopení neúspěšného zpracování.

Analýza důvodů zamítnutí pomáhá odhalit příčiny neefektivních postupů a opakovaného zpracování. Pokud se například často objevuje důvod „Nesprávné nákladové středisko“, může být potřeba lépe proškolit uživatele nebo přidat systémovou kontrolu. Tento atribut je základem dashboardu pro analýzu zamítnutých nákupních požadavků a pomáhá cíleně zlepšovat procesy.

Proč je to důležité

Odhaluje příčiny neúspěšného zpracování a umožňuje cíleně omezit opakovanou práci a zvýšit podíl požadavků správně vyřízených napoprvé.

Kde data získat

Často nejde o standardní pole. Důvod může být uložen v prvcích kontejneru workflow, v dlouhém textu přiřazeném k požadavku nebo ve vlastních polích.

Příklady
Překročení rozpočtuNesprávný dodavatelDuplicitní požadavek
Jde o přepracování
IsRework
Příznak označuje, zda aktivita představuje přepracování, například změnu po odeslání.
Popis

Is Rework je vypočítaný booleovský příznak, který označuje činnosti bez přidané hodnoty nebo opakovanou práci. V tomto procesu jde například o aktivitu „Žádanka upravena“, která nastane až po odeslání žádanky ke schválení a způsobí opětovné spuštění schvalování.

Tento atribut umožňuje vyčíslit rozsah přepracování a jeho vliv na celkovou dobu průchodu. Dashboard Requisition Amendment and Rework Rate pomocí tohoto příznaku upozorňuje na neefektivní místa v procesu. Omezení přepracování bývá jedním z hlavních cílů zlepšování procesů, protože přímo šetří čas a úsilí.

Proč je to důležité

Označuje činnosti, které představují zbytečnou nebo opakovanou práci. Umožňuje přímo měřit rozsah přepracování a jeho vliv na efektivitu procesu.

Kde data získat

Jde o vypočítaný atribut. Pravidlo obvykle označí každou aktivitu „Žádanka upravena“, která nastane po první aktivitě „Žádanka odeslána ke schválení“, jako přepracování.

Příklady
truefalse
Měna
Currency
Kód měny částky nákupního požadavku.
Popis

Tento atribut určuje měnu, ve které je částka nákupního požadavku uvedena, například USD, EUR nebo JPY. Poskytuje potřebný kontext k atributu Částka nákupního požadavku, zejména v nadnárodních organizacích, které pracují s více měnami.

Pro přesnou finanční analýzu a vykazování je nutné zohlednit měnu. Při sčítání nebo porovnávání hodnot požadavků je třeba převést všechny částky na společnou měnu, aby výsledky dávaly smysl. Tento atribut je pro takový převod nezbytný.

Proč je to důležité

Doplňuje kontext k částce nákupního požadavku a umožňuje přesnou finanční analýzu a porovnávání v prostředí s více měnami.

Kde data získat

Nachází se v tabulce EBAN, v poli WAERS.

Příklady
USDEURGBP
Název kroku schválení
ApprovalStepName
Konkrétní název nebo popis kroku schválení ve workflow.
Popis

Název kroku schválení srozumitelně popisuje konkrétní fázi schvalovacího workflow, například „Schválení manažerem“ nebo „Schválení finančním ředitelem“. Je výstižnější než obecná aktivita „Krok schválení dokončen“.

Tento atribut je důležitý pro dashboardy Approval Step Cycle Time a Workflow Bottleneck Analysis. Umožňuje podrobně analyzovat schvalovací proces, přesně určit, které fáze schvalování způsobují největší zpoždění a kde se hromadí práce. Takový detail pomáhá cíleně upravit schvalovací řetězec.

Proč je to důležité

Podrobně popisuje jednotlivé fáze schvalování a umožňuje přesně určit úzká místa ve víceúrovňovém schvalovacím workflow.

Kde data získat

Tyto informace se odvozují z popisu úlohy ve workflow. Najdete ho propojením protokolu workflow s tabulkami definic úloh, například T528T.

Příklady
Schválení manažeremSchválení ředitelemSchválení finančním ředitelem
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko označující, kdy byla data tohoto záznamu naposledy obnovena ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut zaznamenává datum a čas poslední extrakce nebo aktualizace dat ze zdrojového systému. Jde o důležitá metadata, která ukazují, jak aktuální jsou analyzovaná data. Analytici a uživatelé z řad vedení podle tohoto časového razítka poznají, zda procesní data odrážejí současný stav provozu.

Při analýze procesů je aktuálnost dat zásadní pro informované rozhodování. Tento atribut pomáhá nastavit očekávání uživatelů a zajistit, aby závěry vycházely z dat aktuálních v míře potřebné pro danou analýzu.

Proč je to důležité

Ukazuje aktuálnost dat, která je důležitá pro důvěryhodnou analýzu a včasná obchodní rozhodnutí.

Kde data získat

Toto časové razítko se vytvoří a přidá během procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL).

Příklady
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Požadované datum dodání
RequiredByDate
Datum, do kterého žadatel potřebuje požadované zboží nebo služby.
Popis

Požadované datum dodání, v SAP označované jako datum dodání, určuje, kdy jsou potřeba zboží nebo služby uvedené na položce požadavku. Datum zadává žadatel a slouží jako cílový termín pro celý nákupní proces.

Tento atribut je nezbytný pro výpočet KPI „Míra včasného dokončení nákupních požadavků“. Porovnáním požadovaného data dodání s datem konečného schválení nebo vytvoření objednávky může organizace měřit, zda plní interní úrovně služeb a obchodní potřeby. Analýza požadavků, u nichž tento termín nebyl dodržen, může odhalit systémová zdržení v nákupním procesu.

Proč je to důležité

Určuje cílové datum vyřízení požadavku a umožňuje měřit včasné dodání i dodržování interních úrovní služeb.

Kde data získat

Jde o datum dodání na úrovni položky v tabulce EBAN, v poli LFDAT.

Příklady
2023-11-152023-12-012024-01-20
Úroveň naléhavosti
UrgencyLevel
Označuje naléhavost žádanky a může ovlivnit prioritu jejího zpracování.
Popis

Úroveň naléhavosti vyjadřuje prioritu nákupního požadavku. Samostatné standardní pole pro ni neexistuje, některé organizace však k zaznamenání této informace používají například pole Requirement Tracking Number. Žadatelé tak mohou označit naléhavé potřeby, které vyžadují přednostní zpracování.

Analýza vlivu naléhavosti ukazuje, zda proces skutečně upřednostňuje kritické požadavky. Dashboard Urgency Level Impact Analysis pomocí tohoto atributu porovnává dobu průchodu a míru schválení naléhavých a běžných žádanek. Pomáhá tak ověřit, zda přednostní zpracování funguje podle očekávání.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnat výkonnost procesu u požadavků s vysokou prioritou a ověřit, zda se naléhavé požadavky skutečně vyřizují rychleji.

Kde data získat

Standardní pole pro naléhavost neexistuje. Některé společnosti k tomuto účelu používají Requirement Tracking Number (EBAN-BEDAR). Může jít také o vlastní pole.

Příklady
VysokáStředníNízká
Zdrojový systém
SourceSystem
Určuje konkrétní instanci SAP S/4HANA, ze které byla data extrahována.
Popis

Atribut Zdrojový systém označuje systém, ve kterém procesní data vznikla. V organizacích s více instancemi SAP, například pro vývoj, zajištění kvality a produkci nebo pro různé regiony, je toto pole důležité pro správu dat a jejich kontext.

Umožňuje rozlišit data z různých zdrojů, předchází jejich nesprávnému agregování a podporuje analýzu jednotlivých systémů. Jde o povinný atribut pro zachování původu dat a jejich dohledatelnosti.

Proč je to důležité

Poskytuje důležitý kontext o původu a správě dat. V prostředí s více systémy zajišťuje jejich dohledatelnost.

Kde data získat

Obvykle jde o ID systému SAP (SID), které lze získat ze systémových proměnných nebo konfiguračních tabulek.

Příklady
S4PECCS4H_PROD_01
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity v procesu nákupu a platby, žádanky

Zaznamenejte tyto důležité kroky a milníky procesu do záznamu událostí, abyste mohli přesně zmapovat proces.
6 Doporučené 6 Volitelné
Aktivita Popis
Dokončení kroku schválení
Nastane, když schvalovatel kladně rozhodne o požadavku a dokončí jeden krok víceúrovňového schvalovacího workflow. Událost se odvozuje ze změny stavu uvolnění požadavku.
Proč je to důležité

Tato aktivita umožňuje podrobnou analýzu schvalovacího workflow a měření času potřebného pro jednotlivé kroky. Pomáhá rozlišit rychlé schvalovatele od úzkých míst procesu.

Kde data získat

Odvozuje se z dokumentů změn (CDHDR/CDPOS) pro tabulku EBAN. Změna stavu kódu uvolnění, například v poli FRGZU, z neuvolněného na uvolněný pro konkrétní kód označuje tuto událost.

Zachycení

Sledujte změny polí stavu uvolnění v tabulce EBAN pro každý kód uvolnění definovaný ve strategii.

Typ události inferred
Schválení nákupního požadavku
Označuje konečné a úplné schválení nákupního požadavku, po kterém jej lze převést na objednávku. Tento milník se odvozuje od dosažení konečného schváleného stavu celkovým stavem uvolnění.
Proč je to důležité

Jde o důležitý milník úspěšného dokončení a častý koncový bod analýzy doby průchodu procesem. Potvrzuje, že požadavek prošel všemi kontrolami a nákupní oddělení jej může zpracovat.

Kde data získat

Odvozuje se ze změny stavu v tabulce EBAN, konkrétně když se celkový ukazatel uvolnění (FRGZU) nebo stav zpracování (PROCSTAT) změní na konečnou hodnotu „Approved“.

Zachycení

Určete časové razítko, kdy se použije poslední kód uvolnění nebo kdy se celkový stav požadavku změní na „Approved“.

Typ události inferred
Uzavření nákupního požadavku
Označuje, že položka požadavku je plně zpracovaná a nelze z ní vytvořit další objednávky. Tento stav se obvykle nastaví automaticky, jakmile je objednáno celé požadované množství.
Proč je to důležité

Tato aktivita představuje konečné úspěšné dokončení životního cyklu položky požadavku. Potvrzuje, že se obchodní potřeba promítla do nákupní objednávky.

Kde data získat

Odvozuje se z tabulky EBAN. Nastane, když se nastaví ukazatel „Closed“ (EBAKZ), obvykle poté, co se množství objednané v objednávkách vyrovná požadovanému množství.

Zachycení

V dokumentech změn najděte událost, při které se v tabulce EBAN nastaví ukazatel „Closed“ (EBAKZ).

Typ události inferred
Vytvoření nákupního požadavku
Označuje první vytvoření nákupního požadavku v systému. Událost se zaznamená ve chvíli, kdy uživatel nový požadavek poprvé uloží, včetně času vytvoření.
Proč je to důležité

Tato aktivita je hlavním počátečním bodem analýzy životního cyklu požadavku. Je nezbytná pro měření celkové doby průchodu procesem, od zjištění potřeby až po konečné schválení nebo převod na objednávku.

Kde data získat

Jde o explicitní událost z tabulky EBAN. Použijí se pole data vytvoření (ERDAT) a času vytvoření (ERZEIT) pro konkrétní číslo nákupního požadavku (BANFN).

Zachycení

Pro každý požadavek (BANFN) použijte pole data a času vytvoření (ERDAT, ERZEIT) z tabulky EBAN.

Typ události explicit
Vytvoření objednávky
Označuje vytvoření objednávky s odkazem na položku požadavku. Jde o explicitní systémovou událost, která propojuje požadavek s navazujícím nákupním dokladem.
Proč je to důležité

Jde o významný milník a úspěšný výsledek procesu zpracování požadavku. Doba mezi schválením požadavku a vytvořením objednávky je důležitým KPI pro měření efektivity nákupu.

Kde data získat

Událost se výslovně zaznamená při vytvoření položky objednávky. Vazba je uložena v tabulce EKPO (položka objednávky), která obsahuje číslo zdrojového nákupního požadavku (BANFN) a číslo položky (BNFPO).

Zachycení

Propojte tabulku EKPO s tabulkou EBAN podle čísla požadavku a položky. Událost označuje datum vytvoření položky objednávky.

Typ události explicit
Zamítnutí nákupního požadavku
Označuje konečné zamítnutí nákupního požadavku schvalovatelem, které proces zastaví. Zaznamená se konkrétní změnou stavu označující zamítnutí.
Proč je to důležité

Tato aktivita představuje konečný bod neúspěšného zpracování. Analýza četnosti zamítnutí, jejich důvodů a míst v procesu pomáhá odhalit problémy s dodržováním pravidel, rozpočtem nebo kvalitou požadavků.

Kde data získat

Odvozuje se ze změny stavu v tabulce EBAN. Stav zpracování (PROCSTAT) nebo ukazatel uvolnění se nastaví na hodnotu, která výslovně znamená „Rejected“.

Zachycení

V dokumentech změn najděte časové razítko, kdy se celkový stav v tabulce EBAN změní na „Rejected“.

Typ události inferred
Odeslání nákupního požadavku ke schválení
Označuje okamžik, kdy žadatel formálně odešle požadavek a spustí schvalovací workflow. Obvykle se odvozuje od určení strategie uvolnění požadavku a změny jeho stavu na „In Approval“.
Proč je to důležité

Tento důležitý milník spouští měření KPI doby schválení. Analýza času mezi vytvořením a odesláním může odhalit zdržení při přípravě požadavku.

Kde data získat

Odvozuje se z dokumentů změn (CDHDR/CDPOS) pro tabulku EBAN, konkrétně při vyplnění polí strategie uvolnění (například FRGST) nebo při změně celkového stavu (PROCSTAT) na stav čekající na schválení.

Zachycení

Najděte první záznam v dokumentech změn, který označuje začátek schvalovacího workflow nebo změnu stavu na „In Approval“.

Typ události inferred
Přiřazení zdroje dodávek
Označuje přiřazení konkrétního dodavatele, smlouvy nebo informačního záznamu schválené položce požadavku nákupčím. Jde o důležitý krok při přípravě požadavku k vytvoření objednávky.
Proč je to důležité

Tato aktivita propojuje schválení s objednáním. Měření času potřebného k přiřazení zdroje pomáhá odhalit zdržení v práci nákupčího a neefektivní výběr zdrojů.

Kde data získat

Odvozuje se od vyplnění polí souvisejících se zdrojem dodávek v tabulce EBAN, například pevného dodavatele (LIFNR), informačního záznamu (INFNR) nebo smlouvy (KONNR).

Zachycení

Pomocí dokumentů změn sledujte vyplnění polí, jako jsou LIFNR, INFNR nebo KONNR, v tabulce EBAN.

Typ události inferred
Resetování schválení
Označuje resetování celého schvalovacího workflow, často kvůli významné úpravě požadavku. Schvalování se pak musí znovu spustit od první úrovně.
Proč je to důležité

Tato aktivita upozorňuje na rozsáhlé opakované zpracování, které výrazně prodlužuje dobu průchodu procesem. Odhalení příčin resetování schválení pomáhá zjednodušit proces a omezit zdržení.

Kde data získat

Odvozuje se z dokumentů změn (CDHDR/CDPOS) v tabulce EBAN. Událost se rozpozná, když se pole stavu uvolnění, například FRGKZ nebo FRGZU, vymažou poté, co byla částečně nebo úplně vyplněna.

Zachycení

V protokolech změn hledejte změnu stavu uvolnění z uvolněného zpět na neuvolněný.

Typ události inferred
Stažení nákupního požadavku
Nastane, když původní žadatel zruší nebo smaže požadavek před jeho úplným zpracováním. Obvykle jde o výslovnou akci, která nastaví příznak smazání položky požadavku.
Proč je to důležité

Sledování stažených požadavků pomáhá porozumět kolísání poptávky a důvodům rušení. Jde o konečný stav požadavku, po kterém už nelze pokračovat ve zpracování.

Kde data získat

Událost se výslovně zaznamená, když se v tabulce EBAN nastaví pole příznaku smazání (LOEKZ) pro položku požadavku. Změna se zapíše do CDHDR/CDPOS.

Zachycení

Najděte událost, při které se příznak smazání (LOEKZ) v tabulce EBAN nastaví na „L“.

Typ události explicit
Úprava nákupního požadavku
Nastane, když uživatel po vytvoření požadavku změní některé důležité pole, například množství, cenu nebo materiál. Tato akce se výslovně zaznamenává v systému dokumentů změn SAP.
Proč je to důležité

Sledování úprav je důležité pro odhalení opakovaného zpracování a jeho vlivu na dobu průchodu procesem. Časté úpravy mohou ukazovat na problémy s kvalitou dat nebo měnící se požadavky, tedy na oblasti vhodné ke zlepšení procesů.

Kde data získat

Změny v tabulce EBAN se výslovně zaznamenávají do tabulek dokumentů změn SAP (CDHDR a CDPOS). Každá změna sledovaného pole vytvoří záznam.

Zachycení

Z tabulek CDHDR/CDPOS extrahujte události změn, u nichž je třída objektu BANF pro nákupní požadavky.

Typ události explicit
Zahájení kroku schválení
Označuje, že požadavek čeká na akci konkrétního schvalovatele nebo schvalovací skupiny. Odvozuje se ze stavu požadavku, který čeká na konkrétní kód uvolnění.
Proč je to důležité

Tato aktivita pomáhá přesně určit úzká místa ve schvalovacím řetězci. Analýza doby trvání tohoto stavu odhalí požadavky, které se zastavily, i přetížené schvalovatele.

Kde data získat

Odvozuje se z polí stavu uvolnění v tabulce EBAN (například FRGZU) a z příslušného nastavení strategie uvolnění. Událost začíná, když se konkrétní kód uvolnění stane dalším krokem ke zpracování.

Zachycení

Podle protokolů workflow nebo polí stavu určete, kdy požadavek přejde do stavu, v němž konkrétní kód uvolnění čeká na schválení.

Typ události inferred
Doporučené Volitelné

Návody na extrakci dat

Jak získat data ze SAP S/4HANA

Chcete začít?

Pomocí této šablony připravíte data a využijete process mining při analýze procesu nákupu a platby, konkrétně žádanek. Začněte zlepšovat efektivitu svého procesu.

Omezte zpoždění žádanek v procesu P2P. Optimalizujte workflow.

Zjednodušte procesy, zkraťte dobu vyřízení a dobu průchodu až o 30 %.

Spusťte bezplatnou zkušební verzi

Bez platební karty, nastavení za 5 minut.