> Průběžné zlepšování procesů > Nástup zaměstnanců > Nástup zaměstnanců ve Workday > Datová šablona

Šablona dat pro proces nástupu zaměstnanců

Nástup zaměstnanců ve Workday

Atributy procesu nástupu zaměstnanců(21) Aktivity v procesu nástupu zaměstnanců(15) Návody k extrakci dat(2)

Šablona dat pro proces nástupu zaměstnanců

Tato šablona vám pomůže shromáždit potřebná data pro analýzu a optimalizaci procesu nástupu zaměstnanců. Obsahuje doporučené atributy, aktivity ke sledování a praktické pokyny k získání těchto údajů z Workday Onboarding. Využijte ji jako základ pro přesná a úplná data, která potřebujete pro process mining.

Doporučené atributy ke sběru
Aktivity, které je vhodné sledovat
Pokyny k získání dat z Workday Onboarding

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Stáhnout šablonu

Atributy procesu nástupu zaměstnanců

Toto jsou doporučená datová pole pro záznam událostí, která umožní důkladně analyzovat proces nástupu zaměstnanců a získat podrobné poznatky.

5 Povinné 7 Doporučené 9 Volitelné

	Název	Popis
	Čas události EventTime	Přesné datum a čas dokončení aktivity nástupu nebo změny jejího stavu.
Popis Tento údaj obsahuje časové razítko každé aktivity a určuje chronologické pořadí událostí. Je nezbytný pro pochopení načasování a délky jednotlivých kroků procesu. Při analýze se čas události používá ke správnému seřazení aktivit, výpočtu doby mezi kroky, například délky procesu a čekání, a měření celkové délky případu. Je důležitý pro analýzu výkonnosti, například při odhalování úzkých míst a sledování plnění SLA. Proč je to důležité Udává časový kontext všech aktivit. Ten je nezbytný pro výpočet ukazatelů výkonnosti, například délky procesu, a odhalování zpoždění. Kde data získat Jde o čas dokončení každé události v historii business procesu Workday Onboarding. Příklady 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:00:00Z
	Název aktivity ActivityName	Název konkrétního úkolu nebo milníku, který nastal v průběhu procesu nástupu.
Popis Tento údaj popisuje jeden krok nebo událost v průběhu nástupu, například „Nabídka přijata“, „Zahájeno prověření minulosti“ nebo „Vybavení doručeno“. Vyjadřuje, co se v procesu stalo. Analýza pořadí a četnosti aktivit je základem process mining. Tento údaj se používá k vytvoření procesní mapy, odhalení úzkých míst a pochopení průběhu práce. Pomáhá zjistit, které kroky se opakují nejčastěji, kde dochází ke zpožděním a které aktivity se musí přepracovat. Proč je to důležité Určuje jednotlivé kroky procesu, umožňuje zobrazit jeho průběh a analyzovat strukturu i varianty. Kde data získat Odpovídá názvům událostí nebo úkolů v historii business procesu Workday Onboarding. Příklady Nabídka přijataPrověření minulosti dokončenoZahájeno zřízení IT účtůZaměstnanec nastoupil
	Případ nástupu OnboardingCase	Jedinečný identifikátor procesu nástupu každého nového zaměstnance, od přijetí nabídky až po jeho počáteční zapracování.
Popis Případ nástupu slouží jako hlavní identifikátor, který sdružuje všechny události a aktivity související s nástupem jednoho zaměstnance. Tento údaj je nezbytný pro sledování celého procesu u každého nového zaměstnance. Při analýze process mining tento identifikátor umožňuje rekonstruovat průběh nástupu jednotlivých zaměstnanců. Používá se k výpočtu ukazatelů na úrovni případu, například délky procesu, k analýze variant procesu a k pochopení úplného sledu aktivit u každého nového zaměstnance. Tvoří tak základ procesní mapy. Proč je to důležité Jde o základní údaj, který propojuje všechny související aktivity do jedné instance procesu od začátku do konce a umožňuje proces objevit a analyzovat. Kde data získat Obvykle jde o jedinečný identifikátor, který Workday vygeneruje pro každou instanci business procesu nástupu. Konkrétní business objekt a pole najdete v dokumentaci Workday. Příklady ONB-0012345ONB-0012346ONB-0012347
	Poslední aktualizace dat LastDataUpdate	Časové razítko poslední aktualizace nebo extrakce dat pro tuto událost.
Popis Tento údaj zaznamenává, kdy byla data naposledy aktualizována v nástroji process mining. Informuje o aktuálnosti analýzy a pomáhá uživatelům zjistit, zda pracují s nejnovějšími informacemi. Je důležitý pro provozní dashboardy, které sledují probíhající procesy. Uživatelé díky němu mohou posoudit aktuálnost dat. Jde také o důležitý metadatový údaj pro správu cyklů obnovy dat a spolehlivost získaných poznatků. Proč je to důležité Uživatelé vědí, jak aktuální jsou data, což je důležité pro včasná a informovaná rozhodnutí na základě analýzy. Kde data získat Toto časové razítko se obvykle vytvoří a přidá do datové sady během procesu extrakce a načítání dat (ETL). Příklady 2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z
	Zdrojový systém SourceSystem	Systém, ze kterého byla data o nástupu získána.
Popis Tento údaj určuje původ dat. V tomto procesu bude mít vždy hodnotu „Workday Onboarding“, ale je důležitý pro správu dat a rozlišení záznamů, pokud se někdy propojí více systémů. V širším kontextu analýzy pomáhá sledovat původ dat a zajišťovat jejich kvalitu. Při analýze procesů, které probíhají ve více systémech, je tento údaj důležitý pro pochopení předávání práce a integrací mezi platformami. Proč je to důležité Poskytuje důležitý kontext o původu dat, který je podstatný pro jejich správu, řešení problémů a analýzu procesů napříč systémy. Kde data získat Jde o neměnnou hodnotu, kterou je třeba přidat při extrakci dat, aby označovala zdroj záznamů. Příklady Nástup zaměstnanců ve Workday
	ID zaměstnance EmployeeId	Jedinečný identifikátor přidělený novému zaměstnanci.
Popis ID zaměstnance je trvalý jedinečný identifikátor zaměstnance v HR systému organizace. Přiděluje se během procesu nástupu, obvykle po vytvoření HR profilu. Tento údaj umožňuje propojit data o nástupu s dalšími údaji o zaměstnanci v různých systémech, například se systémem řízení výkonu nebo zpracování mezd. Pomáhá analyzovat dlouhodobé výsledky procesu nástupu, například souvislost mezi zkušeností s nástupem, udržením zaměstnance a jeho počátečním výkonem. Proč je to důležité Slouží jako primární klíč pro propojení dat o procesu nástupu s údaji o celém životním cyklu zaměstnance a umožňuje tak podrobnější HR analýzu. Kde data získat Jde o standardní pole v profilu zaměstnance ve Workday. Konkrétní název pole najdete v dokumentaci Workday. Příklady 100523100524100525
	Oddělení Department	Oddělení nebo obchodní jednotka, do které nový zaměstnanec nastupuje.
Popis Tento údaj určuje organizační jednotku, například „Prodej“, „Technologie“ nebo „Finance“, do které nový zaměstnanec patří. Postupy jednotlivých oddělení často vedou k výrazným rozdílům v procesu nástupu. Jde o důležitý rozměr pro srovnávací analýzu. Umožňuje filtrovat procesní mapu podle oddělení, porovnávat délku procesu mezi odděleními a hledat osvědčené postupy v nejvýkonnějších jednotkách. Přímo podporuje dashboard „Varianty nástupu podle oddělení“. Proč je to důležité Jde o hlavní rozměr pro srovnávání a odhalování rozdílů v procesech i osvědčených postupů napříč organizací. Kde data získat Tento údaj je součástí informací o pozici nového zaměstnance a jeho organizačním zařazení ve Workday. Příklady TechnologieProdej a marketingLidské zdrojeFinance
	Oficiální datum nástupu OfficialStartDate	Oficiální první pracovní den nového zaměstnance.
Popis Tento údaj představuje důležité datum v procesu nástupu a zároveň termín pro řadu činností před nástupem, například zřízení IT účtů a doručení vybavení. Označuje přechod z budoucího zaměstnance na zaměstnance. Toto datum je důležité pro výpočet KPI připravenosti. Porovnáním časů dokončení důležitých činností spojených se zajištěním potřebných prostředků s oficiálním datem nástupu mohou organizace měřit „Míru připravenosti na první pracovní den“. Pomáhá zajistit, aby noví zaměstnanci měli vše potřebné k práci hned od prvního dne, což významně ovlivňuje jejich počáteční zkušenost. Proč je to důležité Slouží jako důležitý termín pro úkoly před nástupem a používá se k měření KPI „Míra připravenosti na první pracovní den“. Kde data získat Jde o standardní pole v údajích o přijetí zaměstnance nebo budoucím zaměstnanci ve Workday, často označené jako „Hire Date“. Příklady 2024-06-012024-06-152024-07-01
	Stav nástupu OnboardingStatus	Aktuální stav celého případu nástupu, například „Probíhá“, „Dokončeno“ nebo „Zrušeno“.
Popis Tento údaj stručně shrnuje, v jakém stavu se případ nástupu v daném okamžiku nachází. Ukazuje, zda proces probíhá, byl úspěšně dokončen, nebo předčasně ukončen. Při analýze procesů lze podle tohoto údaje filtrovat dokončené případy nebo se zaměřit na důvody jejich zrušení. Je nezbytný pro dashboard „Přehled stavu nástupu nových zaměstnanců“, který poskytuje rychlý přehled o všech právě probíhajících procesech nástupu. Proč je to důležité Umožňuje rozdělit případy podle výsledku a samostatně analyzovat dokončené, probíhající nebo zrušené procesy. Kde data získat Obvykle se odvozuje od stavu hlavní instance business procesu nástupu ve Workday. Příklady ProbíháDokončenoZrušenoČeká se na datum nástupu
	Systém, který aktivitu zahájil SystemInitiatingActivity	Typ systému nebo uživatele, který aktivitu zahájil. Slouží k rozlišení automatizovaných a ručních kroků.
Popis Tento atribut ukazuje, zda aktivitu automaticky spustil systém Workday, nebo ji ručně provedl uživatel, například HR partner či vedoucí náboru. Hodnota „Systém“ může označovat automatizovaný krok workflow, zatímco „HR specialista“ označuje ruční krok. Tyto informace pomáhají odhalit příležitosti k automatizaci. Analýza četnosti a délky ručních aktivit, kterou podporuje dashboard „Analýza ručních aktivit“, umožňuje zaměřit budoucí automatizaci na časově nejnáročnější kroky. Tím lze zvýšit efektivitu a omezit chyby. Proč je to důležité Pomáhá rozlišit automatizované a ruční aktivity, což je důležité při hledání příležitostí k automatizaci a měření efektivity procesu. Kde data získat Tuto informaci lze často odvodit od uživatele nebo aktéra přiřazeného k události v historii business procesu Workday. Události generované systémem mají přiřazeného zvláštního uživatele. Příklady SystémHR specialistaVedoucí náboru
	Termín splnění požadavků ComplianceDueDate	Termín, do kterého musí být splněn konkrétní povinný úkol nebo úkol související se shodou.
Popis Tento atribut určuje termín pro důležité úkoly, jako jsou prověrky, dokumenty před nástupem nebo povinná školení. Termíny obvykle vycházejí z právních požadavků nebo interních pravidel. Atribut je důležitý pro sledování shody a rizik. Porovnáním skutečného času dokončení úkolu s termínem lze vypočítat KPI, například „Míra dokončení povinných úkolů“ a „Míra včasného vyřízení dokumentů“. Organizace tak mohou termíny průběžně hlídat a předcházet problémům se shodou. Proč je to důležité Umožňuje sledovat časově citlivé úkoly související se shodou a počítat podíl úkolů dokončených včas. Kde data získat Termíny úkolů bývají uvedeny v podrobnostech úkolu v rámci business procesu Workday. Příklady 2024-05-302024-06-142024-06-20
	Vedoucí náboru HiringManager	Jméno vedoucího odpovědného za nového zaměstnance.
Popis Tento údaj určuje vedoucího náboru přiřazeného k případu nástupu. Vedoucí náboru se procesu často aktivně účastní a odpovídá za schvalování i úkoly související se zapracováním v týmu. Analýza podle vedoucího náboru pomáhá odhalit rozdíly v tom, jak jednotliví vedoucí nástup řídí. Může ukázat, kdo postupuje obzvlášť efektivně a u koho vznikají úzká místa. Na základě toho lze cílit školení a zlepšování procesů. Tento údaj je důležitý pro dashboard „Efektivita úkolů vedoucích náboru“. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat výkonnost důležitého účastníka procesu a odhalit úzká místa i nesrovnalosti v úkolech závislých na vedoucím. Kde data získat Tyto informace jsou součástí údajů o pozici nebo požadavku na obsazení pracovního místa, které jsou ve Workday přiřazeny novému zaměstnanci. Příklady Jan NovákJana NovotnáPetr Svoboda
	Čas ukončení EndTime	Časové razítko označující dokončení aktivity, odlišné od času jejího zahájení.
Popis StartTime (EventTime) označuje, kdy aktivita začala nebo byla zaznamenána. EndTime označuje její dokončení. U aktivit, které mají určitou dobu trvání, jsou pro přesné měření výkonu důležitá obě časová razítka. Tento atribut umožňuje přímo vypočítat dobu zpracování jednotlivých aktivit a oddělit ji od čekání mezi aktivitami. Díky tomu lze určit, zda zpoždění způsobují dlouho trvající úkoly, nebo dlouhé čekání na jejich zahájení. Proč je to důležité Umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování aktivity odděleně od čekání, a lépe tak analyzovat úzká místa. Kde data získat Některé kroky business procesu Workday mohou mít samostatné časové razítko zahájení a ukončení. Pokud chybí, může být nutné je odvodit, případně se čas ukončení shoduje s časem zahájení. Příklady 2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T15:00:10Z2023-11-01T10:15:00Z
	Celková doba procesu OverallCycleTime	Celková doba trvání případu nástupu od první aktivity po poslední.
Popis Tato metrika na úrovni případu vyjadřuje časový rozdíl mezi první a poslední událostí v případu nástupu. Udává celkovou dobu, po kterou nový zaměstnanec prochází procesem nástupu. Atribut přímo měří KPI „Celková doba procesu nástupu“ a slouží jako hlavní ukazatel efektivity procesu. V souhrnných dashboardech se používá ke sledování vývoje v čase a k porovnání efektivity mezi odděleními, regiony nebo vedoucími náboru. Proč je to důležité Jde o ukazatel výkonnosti, který měří efektivitu celého procesu nástupu od začátku do konce. Kde data získat Vypočítává se na úrovni případu při transformaci dat. Pro každý OnboardingCase se od nejvyššího časového razítka odečte nejnižší. Příklady 35 dní48 dní29 dní
	Dokončeno včas IsOnTime	Logická hodnota označující, zda byla aktivita související se shodou dokončena do stanoveného termínu.
Popis Tento vypočítaný atribut porovnává časové razítko dokončení úkolu (EventTime) s termínem „Compliance Due Date“. Nabývá hodnoty true, pokud byl úkol dokončen v termínu nebo dříve, a hodnoty false v opačném případě. Příznak usnadňuje sledování shody a výpočet KPI. Umožňuje snadno filtrovat a agregovat data pro výpočet „Míry dokončení povinných úkolů“ a „Míry včasného vyřízení dokumentů“. Poskytuje přehlednou informaci o tom, zda se daří dodržovat termíny související se shodou. Proč je to důležité Poskytuje jednoznačný ukazatel plnění požadavků na shodu a usnadňuje analýzu i sledování úkolů s pevně stanoveným termínem. Kde data získat Vypočítává se při transformaci dat porovnáním EventTime s ComplianceDueDate u příslušných aktivit. Příklady truefalse
	Jde o opakovanou práci IsRework	Logická hodnota označující, zda aktivita nebo posloupnost aktivit představuje opakovanou práci či opravu.
Popis Tento vypočítaný atribut označuje případy, kdy se úkol opakuje nebo dochází k opravě, například při opětovném spuštění kroku „Vytvoření profilu HR“. Obvykle se odvozuje z opakujících se vzorců aktivit v rámci stejného případu. Příznak „IsRework“ je důležitý pro analýzu kvality. Umožňuje vyčíslit opakovanou práci a vypočítat KPI „Míra opakovaného zpracování profilu HR“. Její identifikace a měření pomáhají odhalit slabá místa procesu, problémy s kvalitou dat a potřeby školení. Proč je to důležité Vyčísluje neefektivitu procesu a problémy s kvalitou tím, že výslovně označuje opakovanou práci. Díky tomu lze lépe zaměřit zlepšování procesů. Kde data získat Tento atribut se odvozuje při transformaci dat na základě definovaných vzorců opakované práce v záznamu událostí, například Aktivita A -> Aktivita B -> Aktivita A. Příklady truefalse
	Jméno nového zaměstnance NewHireName	Celé jméno nového zaměstnance, který prochází procesem nástupu.
Popis Tento atribut obsahuje jméno nového zaměstnance. Kvůli ochraně soukromí se obvykle nepoužívá ke statistické analýze, ale hodí se pro provozní podporu a správu případů. V dashboardech, jako je „Přehled stavu nástupu nových zaměstnanců“, umožňuje zobrazení jména vedoucím a pracovníkům HR rychle určit, které osoby se případ týká. Uživatelé tak mohou snadno vyhledat a spravovat jednotlivé procesy nástupu. Proč je to důležité Poskytuje srozumitelný identifikátor jednotlivých případů, který usnadňuje provozní sledování a přímý zásah. Kde data získat Jde o standardní pole objektu Pre-Hire nebo Worker v systému Workday. Příklady Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
	Místo výkonu práce Location	Fyzické pracoviště nebo region, kde bude nový zaměstnanec pracovat.
Popis Tento atribut označuje město, zemi nebo kancelář, kde bude nový zaměstnanec působit. Proces nástupu se může podle místa výrazně lišit kvůli různým právním požadavkům, provozu kanceláře nebo regionálním pravidlům. Místo výkonu práce přidává do analýzy geografický rozměr. Lze podle něj porovnávat efektivitu nástupu na různých pracovištích, hledat úzká místa typická pro konkrétní region a ověřovat shodu s místními předpisy. To je důležité zejména pro mezinárodní organizace. Proč je to důležité Umožňuje geograficky porovnávat procesy nástupu v různých kancelářích nebo zemích a odhalovat regionální rozdíly. Kde data získat Tyto údaje jsou uvedeny v datech o pracovní pozici nebo požadavku na obsazení pozice v systému Workday. Příklady New York, USALondýn, Spojené královstvíSingapur
	Náborář Recruiter	Jméno náboráře, který vedl nábor nového zaměstnance.
Popis Tento atribut označuje náboráře, který měl kandidáta na starosti před zahájením procesu nástupu. Na začátku nástupu může náborář předávat úkoly dalším pracovníkům. Analýza podle náboráře není pro proces po přijetí zaměstnance tak zásadní, někdy však může odhalit problémy na rozhraní náboru a nástupu. Pomáhá zjistit, zda někteří náboráři předávají kandidáty do společnosti plynuleji než ostatní. Proč je to důležité Propojuje proces nástupu s předchozí fází náboru. Díky tomu lze analyzovat předání kandidáta i celý cyklus získávání zaměstnanců. Kde data získat Tyto údaje jsou obvykle uloženy v požadavku na obsazení pozice nebo v profilu kandidáta v systému Workday Recruiting. Příklady David MillerSarah WilsonChris Green
	Název pracovní pozice JobTitle	Oficiální název pracovní pozice, kterou bude nový zaměstnanec zastávat.
Popis Tento atribut určuje pracovní roli nového zaměstnance, například „softwarový inženýr“, „obchodní ředitel“ nebo „účetní“. Název pozice může ovlivnit konkrétní kroky a požadavky procesu nástupu. Analýza podle názvu pozice nebo pracovní úrovně může odhalit rozdíly v nástupu do různých rolí. Nástup vedoucích pracovníků může například zahrnovat další kroky oproti nástupu na juniorskou pozici. Tento atribut tak nabízí další možnost, jak filtrovat a porovnávat varianty procesu. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat rozdíly v procesu podle pracovní role nebo seniority, protože jednotlivé pozice mohou mít odlišné požadavky na nástup. Kde data získat Tyto informace jsou součástí údajů o pracovní pozici nového zaměstnance v systému Workday. Příklady Seniorní softwarový inženýrFinanční analytikKoordinátor marketingu
	Typ pracovního poměru EmploymentType	Zařazení pracovního poměru nového zaměstnance, například plný úvazek, částečný úvazek nebo smluvní spolupráce.
Popis Tento atribut rozděluje nové zaměstnance podle typu pracovního poměru. Různé skupiny zaměstnanců mohou procházet odlišnými postupy nástupu a mít různé požadavky. Analýza procesu podle typu pracovního poměru pomáhá zajistit, aby každý nový zaměstnanec prošel odpovídajícím nástupem. Nástup smluvního pracovníka může být například jednodušší než u zaměstnance na plný úvazek a zaměřovat se jen na nezbytný přístup k systémům a požadavky na shodu. Proč je to důležité Umožňuje analyzovat různé postupy nástupu zaměstnanců na plný či částečný úvazek a externích pracovníků, kteří mívají odlišné potřeby. Kde data získat Jde o standardní pole objektu Pre-Hire nebo Worker v systému Workday, které určuje vztah pracovníka ke společnosti. Příklady Plný úvazekČástečný úvazekSmluvní pracovníkStážista

Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity v procesu nástupu zaměstnanců

Níže najdete hlavní kroky a milníky, které je třeba zachytit v záznamu událostí, aby bylo možné proces přesně odhalit a sledovat jeho výkonnost.

6 Doporučené 9 Volitelné

	Aktivita	Popis
	Nabídka přijata	Tato aktivita označuje oficiální začátek případu nástupu. Spouští se přijetím pracovní nabídky kandidátem. Ve Workday se obvykle zaznamená jako dokončení kroku „Make Offer“ nebo „Offer“ v náborovém business procesu, který následně zahájí workflow nástupu.
Proč je to důležité Jde o hlavní počáteční událost celého procesu nástupu. Analýza doby od tohoto okamžiku poskytuje úplný přehled o průběhu nástupu i jeho celkové délce. Kde data získat Tato událost se zaznamená po dokončení fáze nabídky v business procesu „Job Application“ ve Workday. Čas dokončení tohoto kroku slouží jako čas aktivity. Zachycení Zaznamenejte událost dokončení kroku „Offer“ v náborovém business procesu. Typ události explicit
	Proběhla kontrolní schůzka po 30 dnech	Označuje dokončení plánované kontrolní schůzky nového zaměstnance s vedoucím, obvykle přibližně po 30 dnech. Zaznamená se zpravidla po dokončení odpovídajícího úkolu „To Do“ vedoucím ve Workday.
Proč je to důležité Jde o důležitou závěrečnou aktivitu počátečního procesu nástupu, která se zaměřuje na zapojení a udržení zaměstnance. Slouží jako spolehlivý konec pro měření celkové délky procesu nástupu. Kde data získat Zaznamená se po dokončení úkolu „30-Day Check-in“ nebo podobné položky v business procesu nástupu, která je přiřazena vedoucímu náboru. Zachycení V historii business procesu zaznamenejte čas dokončení úkolu „Manager Check-in“ nebo „30-Day Review“. Typ události explicit
	Prověření minulosti dokončeno	Označuje dokončení prověření minulosti kandidáta. Jde o důležitý milník, který se často zaznamená po obdržení výsledků od dodavatele a jejich vložení do profilu kandidáta ve Workday.
Proč je to důležité Jde o důležitý milník z hlediska plnění požadavků. Zpoždění při prověřování minulosti může posunout oficiální datum nástupu a ovlivnit plánování zdrojů. Kde data získat Tato událost se obvykle zaznamená, když uživatel, například náborář nebo HR partner, dokončí krok „Review Background Check“ v business procesu nástupu ve Workday. Zachycení Zaznamenejte čas dokončení kroku „Review Background Check“ nebo podobného kroku v business procesu. Typ události explicit
	Vytvořen HR profil	Tato aktivita označuje oficiální vytvoření záznamu zaměstnance v systému HCM a jeho převedení z kandidáta na budoucího zaměstnance nebo zaměstnance. Ve Workday jde o poslední krok business procesu „Hire“.
Proč je to důležité Jde o zásadní milník, kterým se zaměstnanec oficiálně zaeviduje v systému. Díky tomu lze nastavit výplatu, benefity a další základní HR funkce. Většina činností spojených se zajištěním potřebných prostředků vyžaduje, aby byl tento krok dokončen. Kde data získat Událost se výslovně zaznamená časem dokončení business procesu „Hire“ pro zaměstnance v záznamech událostí Workday. Zachycení Zaznamenejte událost úspěšného dokončení business procesu „Hire“. Typ události explicit
	Zaměstnanec nastoupil	Tato aktivita označuje oficiální první pracovní den nového zaměstnance. Nejde o samostatnou událost, ale o důležité datum uvedené v profilu zaměstnance.
Proč je to důležité Jde o důležité datum pro analýzu procesu a plnění požadavků. Porovnáním tohoto data s daty dokončení zajištění potřebných prostředků lze měřit „Připravenost na první pracovní den“. Kde data získat Datum se přebírá z pole „Hire Date“ nebo „Start Date“ v profilu zaměstnance ve Workday. Jde o základní údaj pracovního záznamu. Zachycení Jako čas této události použijte údaj „Hire Date“ ze záznamu zaměstnance. Typ události calculated
	Zřízení IT účtů dokončeno	Tento milník potvrzuje, že byly novému zaměstnanci úspěšně vytvořeny všechny potřebné IT účty a přístupová oprávnění. Událost se zaznamená, když tým IT dokončí svůj přiřazený úkol zřízení účtů ve Workday.
Proč je to důležité Připravené IT účty před datem nástupu jsou důležité pro hladký nástup a okamžitý začátek práce. Tento milník pomáhá měřit „Připravenost na první pracovní den“. Kde data získat Zaznamená se jako dokončení konkrétního kroku „To Do“, například „Confirm Account Creation“, oddělením IT v business procesu nástupu. Zachycení Zaznamenejte událost dokončení úkolu zřízení IT, který byl zahájen dříve. Typ události explicit
	Dokumenty před nástupem vyřízeny	Označuje okamžik, kdy nový zaměstnanec úspěšně vyplnil a odeslal všechny požadované formuláře a dokumenty před nástupem. Ve Workday se to sleduje jako dokončení přiřazených úkolů „To Do“ nebo „Inbox“ novým zaměstnancem.
Proč je to důležité Dokončení dokumentace je nezbytným předpokladem pro vytvoření konečného profilu zaměstnance a zajištění souladu s požadavky. Zpoždění přímo ovlivňuje navazující činnosti, například nastavení výplaty a zajištění IT. Kde data získat Údaj se získá z času dokončení úkolů „Onboarding“ v doručené poště nového zaměstnance ve Workday. Událost označuje dokončení posledního požadovaného úkolu týkajícího se dokumentů. Zachycení Určete událost dokončení všech úkolů souvisejících s dokumenty k nástupu, které byly přiřazeny účtu budoucího zaměstnance ve Workday. Typ události explicit
	Nástup zrušen	Tato aktivita označuje ukončení procesu nástupu před datem nástupu zaměstnance, například pokud kandidát odvolá přijetí nabídky. Ve Workday se zaznamená akcí „Rescind“ nebo „Cancel“ v business procesu přijetí zaměstnance.
Proč je to důležité Jde o důležitou výjimečnou variantu procesu. Analýza četnosti a načasování zrušení může odhalit problémy s nabídkou, odměňováním nebo průběhem nástupu. Kde data získat Jde o výslovně zaznamenanou událost v historii business procesu, která vznikne, když oprávněný uživatel provede akci „Rescind“ nebo „Cancel“ v procesu přijetí zaměstnance či nástupu. Zachycení Zaznamenejte provedení akcí „Rescind Hire“ nebo „Cancel Business Process“. Typ události explicit
	Objednáno vybavení	Označuje okamžik, kdy se pro nového zaměstnance zadá požadavek na fyzické vybavení, například notebook nebo telefon. Obvykle jde o úkol ve workflow nástupu přiřazený vedoucímu náboru nebo oddělení IT.
Proč je to důležité Zpoždění při objednání vybavení často způsobí, že nový zaměstnanec není připraven na první pracovní den. Tato aktivita pomáhá určit úzká místa při nákupu a doručování hardwaru. Kde data získat Údaj se získá z času dokončení úkolu „To Do“ nebo položky kontrolního seznamu, například „Order Equipment“, v business procesu nástupu ve Workday. Zachycení V historii business procesu vyhledejte událost dokončení úkolu „Order Laptop“ nebo „Request Equipment“. Typ události explicit
	Odeslány dokumenty před nástupem	K této aktivitě dochází při odeslání dokumentů k nástupu novému zaměstnanci, například formuláře I-9, daňových formulářů a potvrzení seznámení s pravidly. Ve Workday se zaznamená, když krok business procesu „Onboarding“ spustí vytvoření a doručení dokumentů.
Proč je to důležité Tím začínají administrativní úkoly nového zaměstnance. Doba od tohoto okamžiku do dokončení dokumentace pomáhá měřit zapojení nového zaměstnance i efektivitu administrativy. Kde data získat Zaznamená se v historii business procesu při provedení úkolu „Generate Document“ nebo podobného úkolu v rámci workflow nástupu nového zaměstnance. Zachycení Zaznamenejte čas zahájení kroku „Onboarding“, který zahrnuje odeslání dokumentů budoucímu zaměstnanci. Typ události explicit
	Povinné školení dokončeno	Tato aktivita označuje dokončení všech přiřazených povinných školicích modulů novým zaměstnancem. Událost se zaznamená, když je ve Workday Learning označen jako dokončený poslední požadovaný kurz.
Proč je to důležité Jde o důležitý milník z hlediska plnění požadavků. Analýza míry dokončení a délky školení pomáhá ověřit, zda organizace plní regulatorní požadavky a zda jsou zaměstnanci řádně proškoleni. Kde data získat Údaj pochází z dat Workday Learning. Čas události odpovídá času dokončení posledního povinného kurzu nového zaměstnance. Zachycení Určete čas dokončení všech kurzů v povinném školicím plánu nového zaměstnance. Typ události explicit
	Přiřazeno povinné školení	Označuje přiřazení povinného školení k plnění požadavků nebo školení pro konkrétní pracovní roli novému zaměstnanci. Ve Workday Learning jde obvykle o automatickou událost, kterou spustí dokončení procesu přijetí zaměstnance.
Proč je to důležité Tím začíná vzdělávání nového zaměstnance a plnění souvisejících požadavků. Doba od přiřazení školení do jeho dokončení je důležitá pro KPI „Průměrná doba povinného školení“. Kde data získat Zdrojem této události mohou být záznamy modulu Workday Learning, které uvádějí, kdy byla zaměstnanci zahájena vzdělávací kampaň nebo zápis do kurzu. Zachycení Ze zdroje dat Workday Learning zaznamenejte čas zápisu nebo přiřazení povinných kurzů. Typ události explicit
	Vybavení doručeno	Tato aktivita potvrzuje, že fyzické vybavení bylo doručeno na určené pracoviště nového zaměstnance. Obvykle jde o ruční potvrzení, které provede IT, vedoucí náboru nebo administrativní pracovník.
Proč je to důležité Tato událost je důležitým ukazatelem připravenosti na první pracovní den. Její sledování pomáhá zajistit, aby noví zaměstnanci měli potřebné vybavení a mohli začít pracovat bez zdržení. Kde data získat Údaj se získá z dokončení úkolu „To Do“ nebo položky kontrolního seznamu, například „Confirm Equipment Delivery“, ve workflow nástupu ve Workday. Zachycení V historii business procesu vyhledejte událost dokončení úkolu „Equipment Delivery Confirmation“. Typ události explicit
	Zahájeno prověření minulosti	Označuje okamžik, kdy se u kandidáta vyžádá prověření minulosti. Ve Workday jde často o automatický nebo ruční krok v business procesu nástupu, který je propojen se službami externího dodavatele.
Proč je to důležité Sledování tohoto okamžiku je důležité pro měření délky prověřování minulosti, které často představuje úzké místo. Pomáhá odhalit zpoždění při zahájení důležitých úkolů souvisejících s plněním požadavků. Kde data získat Ve Workday se zaznamená jako dokončení samostatného kroku v business procesu nástupu. Záznam událostí tohoto procesu ukazuje, kdy byl konkrétní úkol dokončen nebo zahájen. Zachycení Zaznamenejte událost dokončení kroku „Initiate Background Check“ v business procesu. Typ události explicit
	Zahájeno zřízení IT účtů	Označuje začátek procesu IT, při kterém se vytvářejí potřebné systémové účty, například e-mail, přístup do sítě a přihlášení do aplikací. Často se spustí automaticky po vytvoření HR profilu, prostřednictvím integrace nebo oznámení.
Proč je to důležité Tato aktivita je důležitá pro to, aby nový zaměstnanec mohl první den pracovat. Sledování jejího zahájení pomáhá analyzovat a zlepšovat efektivitu procesu zajištění IT. Kde data získat Událost se může zaznamenat jako konkrétní krok „To Do“ přiřazený oddělení IT v business procesu nástupu ve Workday. Lze ji také odvodit od vytvoření integrační události odeslané do systému správy IT služeb. Zachycení Zaznamenejte čas zahájení nebo dokončení úkolu, například „Create User Account“ nebo „Provision IT Services“. Typ události explicit

Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Jak získat data z Workday Onboarding

Kroky

Přihlaste se do Workday: Přihlaste se ke své instanci Workday pomocí uživatelského účtu s oprávněním vytvářet vlastní reporty. Obvykle k tomu potřebujete roli, jako je Report Writer nebo System Administrator.
Vytvořte nový vlastní report: Pomocí vyhledávacího pole najděte úlohu Create Custom Report a přejděte na ni.
Nastavte podrobnosti reportu: Jako typ reportu vyberte Advanced. Zadejte výstižný název, například ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Jako Zdroj dat vyberte Business Process Transactions. Tento zdroj obsahuje podrobný záznam všech kroků v různých podnikových procesech.
Určete primární podnikový objekt: Po výzvě vyberte jako primární podnikový objekt Business Process Transactions. Report tak bude mít přístup k datům na úrovni událostí.
Přidejte základní datové sloupce: V editoru reportu přejděte na kartu Columns. Z objektu Business Process Transaction přidejte tato pole: Transaction Status, Corrected, Business Process, Step a Completed Date/Time.
Přidejte sloupce případu a atributů: Přidejte pole související s předmětem podnikového procesu. Protože se předmět může lišit, například Pre-Hire nebo Job Application, načtěte tato pole z objektu Business Process. Přidejte například: Business Process -> Worker -> Employee ID, Business Process -> Worker -> Supervisory Organization (pro oddělení) a Business Process -> Worker -> Hiring Manager.
Vytvořte vypočítaná pole pro sjednocení údajů: Jde o nejdůležitější krok. Vytvořte několik vypočítaných polí, která převedou nezpracovaná data Workday do požadovaného formátu záznamu událostí.
- OnboardingCase: Vytvořte vypočítané pole typu 'Lookup Related Value'. Získejte Employee ID ze souvisejícího podnikového objektu Worker. U procesů před nástupem, kde ještě nemusí existovat Employee ID, můžete jako náhradní hodnotu použít Pre-Hire ID nebo Candidate ID.
- ActivityName: Vytvořte vypočítané pole typu 'Evaluate Expression'. Toto pole přiřadí konkrétním krokům podnikových procesů Workday standardní názvy aktivit. Například: IF 'Business Process Type' = 'Hire' AND 'Step' = 'Make Offer - Completed' THEN 'Offer Accepted'. Je třeba vytvořit podmínku pro každou z 15 požadovaných aktivit.
- EventTime: Použijte pole Completed Date/Time z objektu Business Process Transaction. Zachycuje čas dokončení kroku.
- SourceSystem: Vytvořte vypočítané pole typu 'Text Constant' a nastavte jeho hodnotu na 'Workday Onboarding'.
- LastDataUpdate: Vytvořte vypočítané pole pomocí funkce 'Current Moment', která zaznamená čas každého načtení dat.
Filtrujte data reportu: Přejděte na kartu Filtr. Přidejte filtr, který zahrne pouze relevantní podnikové procesy, například Hire, Onboarding, Change Job a Rescind. Přidejte parametr pro Completed Date/Time, abyste mohli report spouštět pro konkrétní období. Důležité je přidat podřízený filtr na Transaction Status a zahrnout pouze události Successfully Completed a Canceled. Vyhnete se tak načítání neukončených procesů.
Povolte webovou službu: Přejděte na kartu Advanced v definici reportu. Zaškrtněte Enable as Web Service. Report pak bude dostupný prostřednictvím URL.
Nastavte možnosti API: V nastavení webové služby vyberte požadovanou verzi API a zadejte jmenný prostor, například wd:ProcessMind_Onboarding_Event_Log. Report uložte.
Získejte adresu RaaS: Zobrazte report a vyberte Web Service > View URLs. Zkopírujte adresu JSON nebo CSV. Externí systém ji použije k načtení dat.
Sdílejte report a zabezpečte jej: Zkontrolujte, že je report sdílený s uživatelem Integration System User, který má potřebná bezpečnostní oprávnění ke spuštění reportu a přístupu k příslušným datovým oblastem.

Konfigurace

Typ reportu: Advanced. Tento typ je nutný pro zpřístupnění webové služby (RaaS).
Zdroj dat: Business Process Transactions. Jde o hlavní zdroj dat s podrobnostmi o jednotlivých událostech, včetně názvů kroků, časových údajů o dokončení a stavů. Tyto údaje jsou nezbytné pro process mining.
Hlavní podnikový objekt: Business Process Transactions. Report tak bude sestaven přímo nad událostmi.
Filtry dat: Je důležité filtrovat podle Business Process Type a zahrnout pouze relevantní procesy, například 'Hire' a 'Onboarding'. Filtr Transaction Status musí zahrnovat hodnoty 'Successfully Completed' nebo 'Canceled', aby report obsahoval uzavřené události. Pro postupné načítání dat a řízení výkonu doporučujeme filtrovat také pole Completed Date/Time. Pro úvodní analýzu obvykle stačí období 3 až 6 měsíců.
Vypočítaná pole: K převodu podrobných kroků podnikových procesů ve Workday na standardizovaný záznam událostí s jednotnými názvy aktivit a jedinečným ID případu je třeba ve velké míře využít vypočítaná pole 'Evaluate Expression' a 'Lookup Related Value'.
Povolení webové služby: Na kartě 'Advanced' musí být zaškrtnuta možnost 'Enable as Web Service'. Formát výstupu reportu nastavte na JSON nebo CSV, aby byl kompatibilní s externími systémy.
Oprávnění: Uživatel spouštějící report nebo uživatel Integration System User, který přistupuje k URL RaaS, potřebuje oprávnění bezpečnostní skupiny k těmto doménám: 'Business Process Transactions', 'Worker Data' a dalším doménám s požadovanými atributy.

Ukázkový dotaz sql

/*
This is a conceptual representation of the Workday Custom Report configuration.
It is built using the Workday Report Writer UI, not a scriptable language.

**Report Name:** ProcessMind_Onboarding_Event_Log
**Report Type:** Advanced
**Data Source:** Business Process Transactions
*/

// 1. **Data Source Filter Configuration**
// Apply these filters in the 'Filter' tab of the report definition.
FILTER ON BusinessProcess.ProcessType IN ('Hire', 'Onboarding', 'Rescind Business Process')
AND BusinessProcess.TransactionStatus IN ('Successfully Completed', 'Canceled')
AND BusinessProcess.CompletedDateTime BETWEEN [Start Date Prompt] AND [End Date Prompt]

// 2. **Column and Calculated Field Configuration**
// These are configured in the 'Columns' tab. Many require creating 'Calculated Fields'.

{
  // **Required Attributes**
  "OnboardingCase": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker. Fallback to Candidate ID.",
  "ActivityName": "Calculated Field (Evaluate Expression): See logic below.",
  "EventTime": "Field: Business Process Transaction -> Completed Date/Time",
  "SourceSystem": "Calculated Field (Text Constant): 'Workday Onboarding'",
  "LastDataUpdate": "Calculated Field (Current Moment)",

  // **Recommended Attributes**
  "EmployeeId": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Employee ID from Business Process -> Worker",
  "HiringManager": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hiring Manager from Business Process -> Worker",
  "Department": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Supervisory Organization from Business Process -> Worker",
  "OnboardingStatus": "Calculated Field (Evaluate Expression): Based on the overall status of the 'Onboarding' business process for the worker.",
  "OfficialStartDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Hire Date from Business Process -> Worker",
  "ComplianceDueDate": "Calculated Field (Lookup Related Value): Lookup Due Date from specific 'To Do' steps like compliance documents.",
  "SystemInitiatingActivity": "Field: Business Process Transaction -> Initiating Person"
}

// 3. **Logic for 'ActivityName' Calculated Field (Evaluate Expression)**
// This logic maps specific business process events to standardized activity names.
CASE
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Offer' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Offer Accepted'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Background Check Results Received' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Background Check Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Onboarding Paperwork' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Sent'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Review Documents' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Pre-Employment Paperwork Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Hire' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'HR Profile Created'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Initiated'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Request Equipment' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Ordered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Account Provisioning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'IT Account Provisioning Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Confirm Equipment Delivery' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Equipment Delivered'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'First Day' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Employee Started'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Assign Learning' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Assigned'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS 'Complete Mandatory Training' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Mandatory Training Completed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Onboarding' AND BusinessProcess.Step CONTAINS '30 Day Check-in' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN '30-Day Check-in Performed'
  WHEN BusinessProcess.ProcessType = 'Rescind Business Process' AND BusinessProcess.TransactionStatus = 'Successfully Completed' THEN 'Onboarding Canceled'
  ELSE NULL // Exclude rows that don't match a required activity
END

Kroky

Předpoklady: Nastavte přístup do Workday
- Zajistěte si uživatele Workday Integration System User (ISU) s uživatelským jménem a heslem.
- Přiřaďte ISU do bezpečnostní skupiny s oprávněními k požadovaným oblastem. Obvykle jde o 'Worker Data: Public Worker Reports', 'Business Process Transactions', 'Onboarding' a 'Worker Data: Staffing'.
- Zjistěte název svého tenantu Workday a příslušnou adresu koncového bodu REST API, například https://{wd-host-name}.workday.com/ccx/api/v1/{tenant-name}.
Připravte prostředí Python
- Nainstalujte do systému Python 3.x.
- Pomocí pip nainstalujte potřebné knihovny: pip install requests pandas.
- Vytvořte nový soubor skriptu Python, například extract_onboarding.py.
Nastavte skript
- Otevřete skript a vyplňte zástupné proměnné na začátku souboru. Zadejte koncový bod API Workday, tenant, přihlašovací údaje ISU a požadované období pro načtení dat.
Načtěte případy nástupu
- Skript nejprve zavolá koncový bod REST API Get_Workers. Vyfiltruje pracovníky přijaté v zadaném období. Tento seznam pracovníků představuje případy nástupu, které se budou analyzovat.
Načtěte historii podnikových procesů
- U každého nalezeného pracovníka skript následně zavolá API a načte podrobnosti podnikového procesu 'Hire'. Historie obsahuje jednotlivé kroky, schválení a časy jejich dokončení, které tvoří základ záznamu událostí.
Převeďte kroky Workday na aktivity
- Skript zpracuje historii podnikového procesu každého pracovníka. Pomocí předem připraveného mapování převede názvy kroků specifické pro Workday, například 'Complete Offer', 'Background Check' a 'Complete Onboarding Tasks', na standardizované názvy aktivit pro záznam událostí, například 'Offer Accepted', 'Background Check Initiated' a 'Pre-Employment Paperwork Completed'.
Zpracujte události, které nejsou kroky
- Některé aktivity neodpovídají přímo krokům podnikového procesu. Skript je zpracuje zvlášť:
  - 'Employee Started' se odvodí z pole Hire_Date pracovníka.
  - 'Onboarding Canceled' se určí podle toho, zda je celkový stav podnikového procesu Hire 'Rescinded' nebo 'Canceled'.
  - 'HR Profile Created' se přiřadí k závěrečné události dokončení celého podnikového procesu Hire.
Uspořádejte a sjednoťte data
- Skript ukládá zpracované události ve strukturovaném formátu. Po zpracování všech pracovníků pomocí knihovny pandas spojí jednotlivé události do jednoho datového rámce.
Doplňte atributy
- Skript doplní všechny požadované a doporučené atributy každé události. OnboardingCase se převezme z ID instance podnikového procesu. Atributy konkrétního pracovníka, například EmployeeId, HiringManager a Department, se načtou z údajů pracovníka získaných při prvním volání API.
Dokončete export
- Skript přidá statické sloupce, například SourceSystem ('Workday Onboarding') a LastDataUpdate (aktuální časové razítko).
- Nakonec exportuje hotový datový rámec do souboru CSV workday_onboarding_event_log.csv. Soubor je připravený k nahrání do ProcessMind.

Konfigurace

Přihlašovací údaje Workday API: K ověření je potřeba platné uživatelské jméno a heslo uživatele Integration System User (ISU).
Koncový bod API a tenant: Zadejte správný koncový bod REST API své instance Workday včetně názvu konkrétního tenantu.
Bezpečnostní oprávnění: Bezpečnostní skupina ISU musí mít oprávnění k zobrazení domén, jako jsou 'Business Process Transactions', 'Worker Data: Staffing', 'Worker Data: Personal Data' a 'Onboarding'. Nedostatečná oprávnění povedou k neúplným datům.
Období (START_DATE, END_DATE): Je důležité vymezit období, ze kterého se budou data načítat. Pro úvodní analýzu doporučujeme 3 až 6 měsíců. Objem dat tak zůstane zvládnutelný a sníží se riziko vypršení časového limitu API.
Názvy kroků podnikového procesu: Skript obsahuje mapování běžných názvů kroků ve Workday na standardní názvy aktivit. Mapování může být nutné upravit podle nastavení podnikových procesů Workday ve vaší organizaci.
Verze API: Skript verzi API výslovně nenastavuje, ale API Workday jsou verzovaná. Stabilní výsledky zajistíte použitím URL koncového bodu odpovídající aktuální podporované verzi.

Ukázkový dotaz python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import xml.etree.ElementTree as ET
import json

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant, credentials, and API endpoint
WORKDAY_TENANT = class="hl-string">'[Your_Workday_Tenant]'
WORKDAY_USERNAME = class="hl-string">'[Your_Integration_System_User]'
WORKDAY_PASSWORD = class="hl-string">'[Your_Integration_System_Password]'
WORKDAY_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">'https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT}'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for hires to extract
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01T00:00:00Z'
END_DATE = class="hl-string">'2023-12-31T23:59:59Z'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of Workday business process steps to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: These keys may need to be adjusted to match your specific Workday configuration
STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING = {
    class="hl-string">'Offer': class="hl-string">'Offer Accepted',
    class="hl-string">'Background Check': class="hl-string">'Background Check Initiated',
    class="hl-string">'Review Background Check': class="hl-string">'Background Check Completed',
    class="hl-string">'Onboarding Setup': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Sent',
    class="hl-string">'Complete Form I-9': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Complete Federal and State Withholding': class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed',
    class="hl-string">'Propose Compensation Hire': class="hl-string">'HR Profile Created', class=class="hl-string">"hl-comment"># Often the final step
    class="hl-string">'Create User Account': class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated',
    class="hl-string">'Order Equipment': class="hl-string">'Equipment Ordered',
    class="hl-string">'Review New Hire Equipment': class="hl-string">'Equipment Delivered',
    class="hl-string">'Assign Learning': class="hl-string">'Mandatory Training Assigned',
    class="hl-string">'Complete All Onboarding Questionnaires': class="hl-string">'Mandatory Training Completed',
    class="hl-string">'Manager Check-in: 30 Day': class="hl-string">'30-Day Check-in Performed'
}

def fetch_workday_data(url, params={}):
    class="hl-string">"""Generic function to fetch data from Workday REST API."""
    try:
        response = requests.get(url, auth=(WORKDAY_USERNAME, WORKDAY_PASSWORD), params=params, headers={class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'})
        response.raise_for_status()
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error fetching {url}: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error fetching {url}: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting Workday onboarding data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch workers hired within the date range
    workers_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers'
    workers_params = {class="hl-string">'hireDate': fclass="hl-string">'gt:{START_DATE},lt:{END_DATE}', class="hl-string">'limit': 100} class=class="hl-string">"hl-comment"># Use paging for >100
    workers_response = fetch_workday_data(workers_url, workers_params)
    
    if not workers_response or class="hl-string">'data' not in workers_response:
        print(class="hl-string">"Failed to fetch workers or no workers found in date range.")
        return

    all_events = []
    last_data_update = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each worker, fetch their hire business process history
    for worker in workers_response[class="hl-string">'data']:
        employee_id = worker.get(class="hl-string">'id', class="hl-string">'')
        print(fclass="hl-string">"Processing worker: {employee_id}")
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Find the Hire business process instance
        processes_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/workers/{employee_id}/businessProcesses'
        processes_response = fetch_workday_data(processes_url)
        
        if not processes_response or class="hl-string">'data' not in processes_response:
            continue

        hire_process_id = None
        for process in processes_response[class="hl-string">'data']:
            if process.get(class="hl-string">'businessProcess', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'').startswith(class="hl-string">'Hire'):
                hire_process_id = process.get(class="hl-string">'id')
                break

        if not hire_process_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch details and events for the Hire process
        process_details_url = fclass="hl-string">'{WORKDAY_API_ENDPOINT}/values/businessProcessInstances/{hire_process_id}'
        process_details = fetch_workday_data(process_details_url)

        if not process_details:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract common attributes
        onboarding_case_id = hire_process_id
        hire_date = worker.get(class="hl-string">'hireDate', class="hl-string">'')
        hiring_manager = worker.get(class="hl-string">'manager', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        department = worker.get(class="hl-string">'supervisoryOrganization', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'[Not Available]')
        process_status = process_details.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'descriptor', class="hl-string">'')

        base_event = {
            class="hl-string">'OnboardingCase': onboarding_case_id,
            class="hl-string">'EmployeeId': employee_id,
            class="hl-string">'HiringManager': hiring_manager,
            class="hl-string">'Department': department,
            class="hl-string">'OfficialStartDate': hire_date,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Workday Onboarding',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'SystemInitiatingActivity': class="hl-string">'Workday',
            class="hl-string">'ComplianceDueDate': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder, needs specific logic if available
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle canceled onboarding
        if process_status in [class="hl-string">'Canceled', class="hl-string">'Rescinded']:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Onboarding Canceled'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = process_details.get(class="hl-string">'lastUpdated', class="hl-string">'')
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'Canceled'
            all_events.append(event)
            continue class=class="hl-string">"hl-comment"># Stop processing other events for this canceled case
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Add class="hl-string">'Employee Started' event based on hire date
        if hire_date:
            event = base_event.copy()
            event[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Employee Started'
            event[class="hl-string">'EventTime'] = fclass="hl-string">"{hire_date}T09:00:00Z" class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume start of day
            event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
            all_events.append(event)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Process all steps in the business process
        steps = process_details.get(class="hl-string">'steps', [])
        for step in steps:
            step_name = step.get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'')
            completion_time = step.get(class="hl-string">'completed', class="hl-string">'')
            
            if step_name in STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING and completion_time:
                activity_name = STEP_TO_ACTIVITY_MAPPING[step_name]
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle activities that can occur multiple times, like paperwork
                if activity_name == class="hl-string">'Pre-Employment Paperwork Completed':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Check if a similar event already exists to avoid duplicates from multiple forms
                    if any(e[class="hl-string">'ActivityName'] == activity_name and e[class="hl-string">'OnboardingCase'] == onboarding_case_id for e in all_events):
                        continue

                event = base_event.copy()
                event[class="hl-string">'ActivityName'] = activity_name
                event[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time
                event[class="hl-string">'OnboardingStatus'] = class="hl-string">'In Progress'
                all_events.append(event)
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Special case for IT Provisioning Completed
                if activity_name == class="hl-string">'IT Account Provisioning Initiated':
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assume completion happens after a delay, or find a specific step if it exists
                    event_completed = event.copy()
                    event_completed[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'IT Account Provisioning Completed'
                    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a placeholder; real completion time should be from a specific step
                    event_completed[class="hl-string">'EventTime'] = completion_time 
                    all_events.append(event_completed)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and export to CSV
    if not all_events:
        print(class="hl-string">"No events were generated.")
        return

    df = pd.DataFrame(all_events)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns for clarity
    column_order = [
        class="hl-string">'OnboardingCase', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'EmployeeId', class="hl-string">'HiringManager', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'OnboardingStatus', 
        class="hl-string">'OfficialStartDate', class="hl-string">'ComplianceDueDate', class="hl-string">'SystemInitiatingActivity'
    ]
    df = df[column_order]

    df.to_csv(class="hl-string">'workday_onboarding_event_log.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to workday_onboarding_event_log.csv")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

Chcete začít?

Začněte zlepšovat proces nástupu zaměstnanců s jistotou. Tato šablona vám pomůže rychleji začlenit nové zaměstnance a zvýšit jejich spokojenost.

Zpět na průvodce zlepšováním

Stáhnout šablonu

Zlepšete nástup zaměstnanců. Začněte zdarma ještě dnes.

Dosáhněte 95% shody a zajistěte novým zaměstnancům hladký nástup.

Spusťte zkušební verzi zdarma

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.

Šablona dat pro proces nástupu zaměstnanců

Šablona dat pro proces nástupu zaměstnanců

Atributy procesu nástupu zaměstnanců

Aktivity v procesu nástupu zaměstnanců

Návody k extrakci dat

Workday RaaS pro data o procesu nástupu zaměstnanců

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz sql

Python skript využívající Workday Human Capital Management API

Kroky

Konfigurace

Ukázkový dotaz python

Chcete začít?

Zlepšete nástup zaměstnanců. Začněte zdarma ještě dnes.