Šablona dat pro proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Tento atribut popisuje jednotlivý krok nebo milník v procesu od účetních záznamů po výkaznictví, například „Odsouhlasení připraveno“ nebo „Opravný účetní zápis zaúčtován“. Události se řadí chronologicky, aby bylo možné rekonstruovat průběh procesu za každé finanční období.

Analýza pořadí a četnosti činností pomáhá zjistit skutečný průběh procesu, odchylky od standardního postupu a úzká místa, kde se proces zdržuje. Tento atribut je základem pro vytvoření mapy procesu a výpočet ukazatelů výkonnosti.

Tvoří základ mapy procesu a umožňuje zobrazit a analyzovat průběh procesu, jeho varianty i výjimky.

Obvykle se odvozuje ze záznamů událostí, stavů úkolů nebo auditních záznamů v různých modulech BlackLine, například Tasks, Journals a Account Reconciliations.

EventTime udává přesné datum a čas zahájení konkrétního kroku procesu uzávěrky období. Toto časové razítko je důležité pro správné seřazení událostí a výpočet doby mezi jednotlivými kroky procesu.

Při analýze se tento atribut používá k sestavení chronologického záznamu událostí pro každý případ. Slouží jako základ pro výpočet všech časových ukazatelů, například doby cyklu, čekání a zpracování, které pomáhají odhalit zpoždění a neefektivitu.

Toto časové razítko je nezbytné pro řazení událostí, zjištění průběhu procesu a výpočet všech ukazatelů výkonnosti založených na době trvání.

Odpovídá datu vytvoření, datu zahájení nebo časovému razítku změny stavu v záznamech úkolů, odsouhlasení nebo účetních zápisů v BlackLine.

Finanční období sdružuje všechny činnosti související s uzávěrkou a odsouhlasením účtů za daný cyklus výkaznictví. Například „2023-01“ označuje všechny činnosti uzávěrky za leden 2023.

V process mining je tento atribut nezbytný pro analýzu celkové doby procesu uzávěrky období. Umožňuje porovnávat dobu cyklu mezi obdobími a odhalovat trendy, sezónní výkyvy i dopad zlepšení procesů v čase.

Jde o hlavní identifikátor, který propojuje všechny související činnosti uzávěrky a odsouhlasení. Díky němu lze získat úplný přehled o průběhu a výkonnosti procesu v každém období.

Tento údaj se obvykle odvozuje z kontextu vykazovaného období v modulech BlackLine Period Close nebo Reconciliation. Může být sestaven z polí pro rok a měsíc.

Tento atribut uvádí, kdy byla datová sada naposledy aktualizována. Informuje o aktuálnosti analyzovaných dat, takže uživatelé vědí, jak čerstvé jsou získané poznatky o procesech.

Uživatelé dashboardu díky tomu mohou posoudit, jak aktuální je analýza. Pomáhá to nastavit očekávání a ověřit, že rozhodnutí vycházejí z dostatečně čerstvých dat.

Informuje uživatele o aktuálnosti dat, což je důležité pro včasná a relevantní obchodní rozhodnutí založená na analýze.

Toto časové razítko se vytváří a ukládá při procesu extrakce, transformace a načítání dat (ETL).

Tento atribut označuje původ procesních dat. V tomto přehledu bude jeho hodnota vždy „BlackLine“. Při analýze více systémů pomáhá rozlišit zdroje dat.

Při analýze více systémů je toto pole důležité pro pochopení původu dat a porovnání výkonnosti jednotlivých systémů. I v přehledu jednoho systému poskytuje důležitý kontext pro správu dat.

Poskytuje důležitý kontext o původu dat, který je nezbytný pro jejich správu, ověřování a integraci s dalšími systémy.

Obvykle jde o statickou hodnotu přidanou při transformaci dat, která označuje zdroj záznamů.

EventEndTime udává přesné datum a čas dokončení konkrétního úkolu. Spolu s údajem StartTime se používá k výpočtu doby zpracování jednotlivých činností.

Při analýze je EndTime důležitý pro výpočet doby trvání jednotlivých kroků. Pomáhá určit, které činnosti zabírají v celém procesu nejvíce času. Na tomto údaji lze založit analýzu úzkých míst a posouzení rozdělení zdrojů.

Umožňuje vypočítat dobu zpracování činností, což je základem pro odhalování úzkých míst a měření efektivity provozu.

Odpovídá datu dokončení, datu poslední změny nebo časovému razítku konkrétní změny stavu v záznamech úkolů, odsouhlasení nebo účetních zápisů v BlackLine.

Kód společnosti označuje konkrétní právnickou osobu v organizaci. Finanční uzávěrka se často provádí samostatně pro každý kód společnosti a teprve poté se výsledky konsolidují.

Tento atribut je důležitý pro analýzu uzávěrky období na úrovni jednotlivých subjektů. Umožňuje porovnávat výkonnost různých právnických osob, což je zvlášť užitečné při analýze délky mezipodnikového odsouhlasení. Pomáhá určit, u kterých subjektů je uzávěrka nejsložitější nebo nejméně efektivní.

Analýzu procesu lze rozdělit podle právnických osob, což pomáhá odhalit úzká místa a problémy s výkonností konkrétních subjektů.

Ve BlackLine i ve zdrojovém ERP je obvykle k dispozici jako standardní pole u většiny finančních transakcí, včetně účetních zápisů a odsouhlasení.

Atribut Oddělení označuje organizační jednotku odpovědnou za činnost, například „Účetnictví společnosti“ nebo „Interní audit“. Tyto informace se často získávají z uživatelských profilů nebo z povahy samotného úkolu.

Tento údaj umožňuje porovnávat výkonnost procesů v různých částech organizace. Pomáhá zjistit, která oddělení pracují nejefektivněji, kde mohou být během uzávěrky potřeba další zdroje a kde předávání práce mezi odděleními způsobuje zpoždění.

Umožňuje porovnávat výkonnost různých organizačních jednotek a je důležitý pro analýzu vytížení oddělení i úzkých míst.

Tyto informace lze získat z uživatelských profilů propojených s údajem ResponsibleUser nebo z vlastností úkolu či účtu hlavní knihy v BlackLine nebo souvisejícím systému ERP.

Tento atribut označuje osobu odpovědnou za provedení konkrétního úkolu, například přípravu odsouhlasení nebo zaúčtování účetního zápisu. Může jít o uživatelské jméno, zaměstnanecké ID nebo e-mailovou adresu.

Analýza podle odpovědného uživatele pomáhá pochopit rozložení práce, výkon jednotlivců a potřeby školení. Ukáže, kdo podává nejlepší výkon, zda je práce rozdělena rovnoměrně a kde nejčastěji dochází k opakovanému zpracování nebo chybám.

Tento údaj je nezbytný pro analýzu rozložení práce, odhalení úzkých míst způsobených konkrétními skupinami uživatelů a posouzení výkonu týmu.

V modulech BlackLine jej najdete například v polích „Assigned To“, „Completed By“, „Preparer“, „Certifier“ nebo „Approver“.

Tento atribut zachycuje stav odsouhlasení v konkrétním okamžiku, například „Not Started“, „In Progress“, „Certified“ nebo „Rejected“. Poskytuje přehled o průběhu a výsledku jednotlivých odsouhlasení.

Analýza podle stavu je nezbytná pro dashboard rozložení stavů odsouhlasení. Vedoucí díky ní rychle zjistí, kolik odsouhlasení čeká na zpracování, kolik je dokončeno a kolik vyžaduje pozornost. Sledování změn stavů pomáhá odhalit opakované zpracování a zpoždění při kontrole a schvalování.

Poskytuje přehled o průběhu a výsledcích odsouhlasení, pomáhá odhalit nevyřízené položky a sledovat dodržování postupů.

Údaj je přímo dostupný v poli stavu záznamů modulu BlackLine Account Reconciliations.

Tento atribut určuje konkrétní účet z účtové osnovy, který se odsouhlasuje nebo upravuje. Poskytuje podrobnější finanční kontext jednotlivých činností procesu.

Analýza podle účtu hlavní knihy je důležitá pro dashboard trendů ručních účetních úprav. Pomáhá zjistit, které účty vyžadují nejvíce ručních zásahů. Lze ji také využít k odhalení opakované práce, například když se v jednom období několikrát upravuje nebo odsouhlasuje tentýž účet.

Poskytuje finanční kontext a pomáhá určit, u kterých účtů se častěji objevují chyby, jsou nutné opakované úpravy nebo dochází ke zpoždění uzávěrky.

Jde o hlavní pole v modulech Account Reconciliations a Journal Entry v BlackLine.

Tento atribut zachycuje finanční dopad ruční úpravy. Může být uveden jako jedna částka nebo samostatně jako částka na straně MD a D.

Analýza částek spolu s počtem úprav poskytuje úplnější obraz o jejich významu. Vysoké nebo časté úpravy konkrétních účtů či oddělení mohou upozornit na významná rizika finančního výkaznictví nebo na závažné problémy v předchozích částech procesu, které je třeba řešit.

Vyčísluje finanční dopad ručních úprav a pomáhá při prověřování přednostně řešit změny s vysokou hodnotou.

Je k dispozici v polích částek v modulu Journals v BlackLine.

Tento atribut označuje oficiální termín dokončení uzávěrky období. Skutečná doba dokončení se porovnává právě s tímto termínem.

Datum je nezbytné pro výpočet KPI „Podíl uzávěrek dokončených včas“. Porovnáním skutečného času dokončení činnosti „Období uzavřeno“ s cílovým datem lze určit opožděná období a změřit délku zpoždění. To je důležité pro dodržování požadavků i vykazování.

Slouží jako měřítko včasného dokončení a je nezbytné pro výpočet KPI souvisejících s dodržováním termínů, například podílu uzávěrek dokončených včas.

Toto datum se obvykle nastavuje v kalendáři uzávěrky období nebo v nastavení správy úkolů v BlackLine.

Tato logická hodnota se odvozuje porovnáním skutečného času dokončení činnosti „Období uzavřeno“ s atributem „TargetCompletionDate“ daného finančního období. Jednoduše a přehledně ukazuje, zda byl dodržen termín.

Příznak slouží jako základ pro výpočet KPI „Podíl uzávěrek dokončených včas“. Umožňuje snadno filtrovat a zobrazit období dokončená včas i po termínu, rychle určit nedodržené termíny a prověřit jejich příčiny.

Usnadňuje sledování výkonnosti tím, že jasně označí případy, kdy nebyl dodržen termín. Podporuje tak vykazování shody a plnění SLA.

Vypočítá se porovnáním časového razítka poslední činnosti „Období uzavřeno“ s atributem „TargetCompletionDate“. Výpočet probíhá v nástroji process mining.

ID odsouhlasení je jedinečný klíč přiřazený každému odsouhlasení konkrétního účtu hlavní knihy v daném finančním období. Díky němu lze přesně sledovat průběh každého jednotlivého odsouhlasení.

Při analýze toto ID rozlišuje různá odsouhlasení stejného účtu v čase. Umožňuje podrobnou analýzu, prověřování konkrétních problémů a přesné sledování stavu i historie každé položky.

Jedinečný klíč umožňuje sledovat jednotlivé položky odsouhlasení, podrobně je analyzovat a zaměřit se na konkrétní problémová místa.

Jde o jedinečný identifikátor, který systém automaticky vytvoří pro každý záznam odsouhlasení v modulu Account Reconciliations v BlackLine.

ID účetního zápisu je jedinečný klíč pro každý ruční opravný účetní zápis vytvořený a zaúčtovaný v BlackLine. Umožňuje sledovat každý zápis od vytvoření až po zaúčtování.

Toto ID je důležité pro dashboard trendů ručních účetních úprav. Umožňuje přesně spočítat počet ručních úprav a podrobně prověřit konkrétní zápisy, které mohou poukazovat na problémy se zdrojovými daty nebo procesem.

Jednoznačně identifikuje každý ruční účetní zápis. Díky tomu lze spočítat úpravy a hledat příčiny jejich vysokého počtu.

Jde o jedinečný identifikátor, který systém automaticky vytvoří pro každý zápis v modulu Journals v BlackLine.

Tento příznak se nastaví na hodnotu true u činností, které ukazují, že se zbytečně opakují kroky procesu. Například událost „Odsouhlasení zamítnuto“, po níž následuje nové „Odsouhlasení připraveno“ pro stejné odsouhlasení, se označí jako opakovaná práce.

Odhalení opakované práce pomáhá najít neefektivní postupy a problémy s kvalitou. Atribut se používá k výpočtu KPI „Míra opakované práce při odsouhlasení“. Ukazuje, kde se práce napoprvé neprovádí správně, což vede ke zbytečné námaze a zpožděním.

Označuje neefektivní opakování kroků a práce. Pomáhá vyčíslit zbytečnou námahu a určit příčiny problémů s kvalitou.

Obvykle se vypočítává pomocí algoritmů nástroje process mining, které v rámci stejného případu hledají opakované posloupnosti činností, často se stejným ReconciliationId nebo GLAccount.

Tento příznak rozlišuje úkoly provedené automaticky systémem, například automatickou certifikaci nízkorizikových odsouhlasení, od úkolů provedených ručně uživatelem. Pomáhá tak určit míru automatizace uzávěrky.

Analýza tohoto atributu ukazuje dopad automatizačních iniciativ. Umožňuje porovnat rychlost a konzistentnost automatických a ručních úkolů a najít další příležitosti k automatizaci, která může zvýšit efektivitu a omezit lidské chyby.

Pomáhá měřit míru automatizace procesu a hledat příležitosti k automatizaci ručních úkolů, a tím zvýšit efektivitu.

Hodnotu lze odvodit podle toho, zda je ResponsibleUser systémový nebo servisní účet, případně z konkrétních příznaků ve vlastnostech úkolu v BlackLine.

Tento atribut určuje měnu částky AdjustmentAmount. V mezinárodních organizacích mohou být účetní zápisy vedeny v různých místních měnách.

Měna je nezbytný kontext pro každou finanční částku. Zajišťuje správnou interpretaci hodnot a umožňuje jejich správné sčítání a porovnávání. Pro analýzu může být nutné převést částky na jednotnou vykazovací měnu.

Poskytuje nezbytný kontext pro peněžní částky, umožňuje jejich správnou interpretaci a přesný převod měn pro vykazování.

Obvykle se nachází vedle polí částek v modulu Journals v BlackLine nebo ve vlastnostech souvisejícího kódu společnosti.

Tento atribut určuje typ prováděného odsouhlasení. Různé typy se mohou lišit složitostí, mírou rizika i očekávanou dobou dokončení.

Díky tomuto atributu lze analýzu rozdělit podle kategorií odsouhlasení a porovnat jejich průběh i související problémy. Můžete například zjistit, zda mezipodniková odsouhlasení trvají výrazně déle než běžná odsouhlasení rozvahových účtů.

Umožňuje samostatně analyzovat různé kategorie odsouhlasení, které se často liší složitostí i mírou rizika.

Tuto hodnotu lze odvodit z vlastností účtu hlavní knihy nebo z nastavení šablony odsouhlasení v BlackLine.