Šablona dat pro zpracování mezd

Mzdy ve Workday
Šablona dat pro zpracování mezd

Šablona dat pro zpracování mezd

Tato šablona nabízí rámec pro zachycení mzdových dat z Workday Payroll a odhalení úzkých míst i problémů se shodou. Uvádí konkrétní atributy potřebné k analýze a hlavní aktivity, které je třeba sledovat během mzdového cyklu. Podle tohoto návodu připravíte záznam událostí tak, abyste měli přehled o provozu spojeném s výplatami.
  • Doporučené atributy mzdových záznamů
  • Hlavní milníky procesu od podání po výplatu
  • Pokyny k extrakci dat z Workday Payroll
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy zpracování mezd

Jde o doporučená datová pole pro záznam událostí, která umožní podrobně analyzovat průběh mzdového cyklu.
5 Povinné 8 Doporučené 7 Volitelné
Název Popis
Aktivita
ActivityName
Název kroku procesu nebo provedené události.
Popis

Tento atribut zachycuje konkrétní akci nebo změnu stavu během výplatního cyklu. Hodnoty odpovídají standardním krokům obchodního procesu ve Workday, například „Time Sheet Submitted“, „Payroll Record Created“ nebo „Payment Executed“. Toto pole je základem pro zjišťování procesů a analýzu variant.

Proč je to důležité

Určuje pořadí událostí a je nezbytný pro rekonstrukci mapy procesu.

Kde data získat

„Business Process Transactions“ nebo auditní protokoly Workday.

Příklady
Výkaz odpracované doby odevzdánHrubá mzda vypočtenaSoubor pro bankovní převod vytvořenAuditní výjimka zaznamenána
Čas zahájení
EventTimestamp
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo.
Popis

Tento atribut zaznamenává časové razítko zahájení nebo dokončení konkrétní aktivity. Poskytuje časové údaje potřebné k výpočtu doby zpracování, trvání a k odhalení úzkých míst. Ve Workday odpovídá položce „Completed Moment“ nebo „Effective Moment“ kroku obchodního procesu.

Proč je to důležité

Je nutný k chronologickému seřazení událostí a výpočtu všech časových KPI.

Kde data získat

Historie obchodního procesu Workday: „Completed Date/Time“.

Příklady
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
Mzdový záznam
PayrollRecordId
Jedinečný identifikátor konkrétního mzdového záznamu, který spojuje zaměstnance a výplatní období.
Popis

Tento atribut slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu. Jednoznačně určuje konkrétní výpočet mzdy pro daného zaměstnance a výplatní období. Ve Workday jde z koncepčního hlediska o kombinaci pracovníka, období a skupiny pracovníků. Pod tímto ID se sdružují všechny činnosti od odeslání výkazu pracovní doby až po provedení platby, což umožňuje analyzovat celý proces.

Proč je to důležité

Jde o povinné CaseId, které spojuje jednotlivé nesouvisející události do uceleného záznamu průběhu procesu.

Kde data získat

Workday Report Writer: extrahujte z obchodního objektu „Payroll Result“, obvykle jako složený klíč Employee_ID a Period_Reference.

Příklady
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
Poslední aktualizace údajů
LastDataUpdate
Časové razítko extrakce nebo poslední aktualizace údajů.
Popis

Tento atribut uvádí, kdy byl záznam naposledy aktualizován v datovém modelu process mining. Slouží ke sledování aktuálnosti údajů a odhalení případných prodlev synchronizace mezi zdrojovým systémem a analytickým prostředím.

Proč je to důležité

Analytikům pomáhá zjistit, jak aktuální údaje jsou.

Kde data získat

Systémový čas při spuštění ETL.

Příklady
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Systém evidence, ve kterém údaje vznikly.
Popis

Tento atribut určuje softwarový systém, ve kterém byla událost zaznamenána. V tomto procesu bude jeho hodnota většinou „Workday Payroll“. V prostředí s více systémy je nezbytný pro sledování původu údajů a použití správného kontextu při analýze.

Proč je to důležité

Umožňuje sledovat původ údajů při process mining v prostředí s více systémy.

Kde data získat

Nastaví se pevně při extrakci nebo v procesu ETL.

Příklady
Mzdy ve WorkdayWorkday HCM
Automatizováno
IsAutomated
Příznak označující, zda aktivitu provedl systém.
Popis

Tento logický atribut určuje, zda konkrétní krok provedl systém Workday, například naplánovaný výpočet, nebo uživatel. Je nezbytný pro výpočet „ActivityAutomationCost“ a hledání příležitostí k omezení ručních zásahů.

Proč je to důležité

Důležité pro analýzu automatizace a odhad nákladů.

Kde data získat

Kontrola auditu Workday: Ověřte, zda je Actor „System“, nebo se liší od „Worker“.

Příklady
truefalse
Důvod opravy
CorrectionReason
Kód důvodu vybraný při opravě dat.
Popis

Tento atribut zaznamenává důvod, který uživatel vybral u aktivity „Data Correction Performed“. Dashboard „Manual Correction and Rework Analysis“ díky němu zobrazuje podrobné příčiny, například „Zpětná změna“ nebo „Chyba při zadání“.

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro analýzu příčin opakované práce.

Kde data získat

Workday: pole „Reason“ v obchodním procesu Rescind/Correct.

Příklady
Zpětná změna odměňováníÚprava výkazu pracovní dobyAktualizace výběru benefitů
Mzdový specialista
PayrollSpecialist
Uživatel nebo pracovník, který aktivitu provedl.
Popis

Tento atribut určuje osobu nebo systémový účet odpovědný za provedení aktivity. Ve Workday jde o položku „Actor“ přiřazenou ke kroku obchodního procesu. Je důležitý pro analýzu produktivity zdrojů, oddělení pravomocí a rozložení pracovní zátěže.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat produktivitu specialistů a úzká místa související se zdroji.

Kde data získat

Historie obchodního procesu Workday: pole „Actor“.

Příklady
John SmithSystémový účetMaria GarciaPayrollBatchBot
Nákladové středisko
CostCenter
Oddělení nebo nákladové středisko přiřazené k mzdovému záznamu.
Popis

Tento atribut přiřazuje mzdový záznam ke konkrétní organizační jednotce. Umožňuje porovnávat výsledky jednotlivých oddělení a odhalit ta, která často způsobují prodlevy, například při schvalování výkazů pracovní doby, nebo vykazují vysokou chybovost.

Proč je to důležité

Nezbytné pro dashboardy „Výkonnost schvalování výkazů pracovní doby“ a „Auditní výjimky“.

Kde data získat

Objekt Worker ve Workday: „Cost Center“ nebo „Supervisory Organization“.

Příklady
CC-501 FinanceCC-202 Technické odděleníCC-101 HR
Typ výplatního běhu
PayrollRunType
Kategorie výplatního běhu, například pravidelný, mimořádný nebo bonusový.
Popis

Tento atribut klasifikuje typ výpočtu mzdy. Rozlišení běhů „Regular“, „Correction“ a „On-Demand“ je pro analýzu důležité, protože mimořádné běhy obvykle představují dodatečnou práci nebo výjimky, které zkreslují běžné ukazatele výkonnosti.

Proč je to důležité

Umožňuje oddělit standardní procesy od výjimečných.

Kde data získat

Workday Payroll: „Run Category“ nebo „Result Type“.

Příklady
PravidelnýMimořádnýNa vyžádáníÚprava na konci roku
Výplatní období
PayPeriod
Konkrétní časové období, kterého se mzdový záznam týká.
Popis

Tento atribut určuje výplatní cyklus, například „říjen 2023, dvakrát měsíčně“. Slouží ke sdružování záznamů pro analýzu změn mezi obdobími a je nezbytný pro vytvoření identifikátoru případu „Payroll Record“.

Proč je to důležité

Základ pro seskupování případů a časovou analýzu.

Kde data získat

Výsledek výpočtu mezd Workday: „Period“.

Příklady
2023-10 měsíčně2023-W42 týdně2023-11 dvakrát měsíčně
Výplatní skupina
PayGroup
Skupina zaměstnanců, pro kterou se zpracovávají mzdy.
Popis

Tento atribut určuje logickou skupinu zaměstnanců se stejným výplatním obdobím a pravidly zpracování (například „US Monthly Salaried“). Jde o základní koncept Workday, podle kterého lze rozdělit analýzu v přehledech „Payroll Preview Iteration Tracker“ a „Tax Calculation Efficiency Monitor“.

Proč je to důležité

Základní dimenze pro členění provozních dat ve Workday.

Kde data získat

Workday Worker/Payroll Result: „Pay Group“.

Příklady
USA, měsíční mzdaSpojené království, hodinová mzda vyplácená týdněFrancie, vedoucí pracovníci
Země
Country
Země nebo daňová jurisdikce mzdového záznamu.
Popis

Tento atribut uvádí hlavní zeměpisnou polohu výpočtu mzdy. Je důležitý pro dashboard „Srovnání doby zpracování napříč zeměmi“, který organizacím umožňuje porovnávat výsledky v různých regulatorních prostředích a odhalovat problémy specifické pro jednotlivé oblasti.

Proč je to důležité

Podporuje analýzu rozdílů v době zpracování mezi regiony a globální standardizaci.

Kde data získat

Objekt Worker ve Workday: „Primary Work Location“ → země.

Příklady
Spojené státy americkéSpojené královstvíFrancieNěmecko
Hrubá mzda
GrossPayAmount
Celková hrubá mzda vypočtená pro daný záznam.
Popis

Tento atribut obsahuje vypočtenou hrubou částku před srážkami. Jde o citlivý údaj, který může sloužit jako ukazatel složitosti a rizika. V process mining lze analyzovat, zda záznamy s vyšší částkou procházejí důkladnějšími auditními kontrolami nebo se schvalují déle.

Proč je to důležité

Používá se jako dimenzionální atribut pro analýzu složitosti, pokud to bezpečnostní pravidla dovolují.

Kde data získat

Řádky výsledku výpočtu mezd Workday: součet složek hrubé mzdy.

Příklady
5000.002500.5010000.00
Počet iterací náhledu
PreviewIterationCount
Celkový počet kroků náhledu pro tento záznam.
Popis

Tato vypočítaná metrika sleduje, kolikrát se u konkrétního případu uskutečnila aktivita „Payroll Result Previewed“. Vysoký počet ukazuje, že se nedaří ustálit data, a slouží jako hlavní vstup pro „Payroll Preview Iteration Tracker“.

Proč je to důležité

Měří efektivitu procesu a stabilitu kvality dat.

Kde data získat

Vypočítá se jako počet aktivit „Payroll Result Previewed“ pro každé CaseId.

Příklady
1312
Region
Region
Širší zeměpisná oblast, například EMEA, APAC nebo NA.
Popis

Tento atribut seskupuje země do větších provozních regionů. Podporuje KPI „Rozdíly v době zpracování mezi regiony“ a umožňuje porovnávat mzdové procesy na hlavních trzích, například v Severní Americe, EMEA a APAC.

Proč je to důležité

Umožňuje porovnávat výsledky na úrovni širších zeměpisných oblastí.

Kde data získat

Odvozuje se ze země nebo z pole „Region“ u pracovníka.

Příklady
Severní AmerikaEMEAAPACLATAM
Stav daňového přiznání
TaxFilingStatus
Stav daňového přiznání po zpracování mezd.
Popis

Tento atribut sleduje stav dokončení zákonného výkaznictví. V kombinaci s aktivitou „Tax Filing Completed“ se používá k naplnění dashboardu „Post-Cycle Tax Filing Velocity“ a ke sledování plnění regulatorních požadavků.

Proč je to důležité

Důležité pro sledování shody a rizik.

Kde data získat

Workday Payroll: historie daňových přiznání nebo stav integrace.

Příklady
Čeká na vyřízeníDokončenoZamítnuto
Stav shody se SLA
SLAComplianceStatus
Udává, zda byl bankovní převod vytvořen včas.
Popis

Tento vypočítaný atribut porovnává skutečný čas aktivity „Bank Transfer File Generated“ s termínem zpracování podle SLA. Hodnoty jako „Splněno“ nebo „Po termínu“ umožňují okamžitě zobrazit problémy s výkonem na dashboardu „Bank Transfer and SLA Compliance“.

Proč je to důležité

Přímo se promítá do KPI shody se SLA.

Kde data získat

Vypočítá se takto: pokud EventTime <= SLAProcessingDeadline, pak „Splněno“, jinak „Po termínu“.

Příklady
SplněnoPo termínuOhroženo
Termín zpracování podle SLA
SLAProcessingDeadline
Cílový termín pro vytvoření souboru bankovních převodů.
Popis

Tento atribut určuje smluvní nebo interní termín, do kterého musí proběhnout aktivita „Bank Transfer File Generated“. Slouží k výpočtu ukazatele „Bank Transfer SLA Adherence Rate“ a k zobrazení shody na dashboardu.

Proč je to důležité

Základ pro výpočet shody se SLA.

Kde data získat

Odvozuje se od data konce výplatního období a nastavitelného posunu (například 2 dny).

Příklady
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
Typ výjimky při auditu
AuditExceptionType
Kategorie chyby auditu zjištěné během cyklu.
Popis

Tento atribut určuje konkrétní pravidlo, které vyvolalo událost „Audit Exception Flagged“. Příklady: „Záporná čistá mzda“, „Odchylka > 10 %“ nebo „Chybí daňové identifikační číslo“. Údaj se používá v přehledu „Audit Exception and Quality Control“.

Proč je to důležité

Pomáhá určit konkrétní problémy s kvalitou dat, na které se zaměřit při zlepšování.

Kde data získat

Výstupy auditních sestav Workday nebo validačních pravidel.

Příklady
Záporná čistá mzdaVelká odchylkaChybí SSN
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity při zpracování mezd

Zachyťte tyto důležité kroky a milníky v záznamu událostí. Získáte tak přehled o průběhu zpracování mezd i o tom, jak proces probíhá.
9 Doporučené 5 Volitelné
Aktivita Popis
Auditní výjimka zaznamenána
Systém zjistí chybu ověření nebo upozornění z automatické kontroly výsledku výpočtu mezd. Stav výsledku se změní na „Error“ nebo „Requires Action“.
Proč je to důležité

Důležité pro měření shody a kvality údajů. Časté výjimky zvyšují náklady na výplatní pásku a zdržují dokončení výpočtu.

Kde data získat

Pole Pay Result Status v Workday. Vyhledejte změny stavu na „Error“ nebo záznamy upozornění „Smart Audit“.

Zachycení

Porovnejte pole stavu před výpočtem a po něm.

Typ události inferred
Hrubá mzda vypočtena
Spuštění výpočetního modulu, který na základě odpracovaných hodin, sazeb a plánů odměňování vypočítá hrubou mzdu. Pokud se údaje opraví, může se tento krok opakovat.
Proč je to důležité

Vysoký počet opakování může ukazovat na problémy s kvalitou údajů. Jde o hlavní výpočetní krok, který spotřebovává nejvíce systémových zdrojů a času.

Kde data získat

Protokoly úlohy Workday „Run Pay Calculation“. Zaznamenejte čas dokončení výpočtu pro konkrétního pracovníka nebo skupinu pracovníků.

Zachycení

Zaznamená se po dokončení úlohy „Run Pay Calculation“.

Typ události explicit
Mzdový záznam schválen
Dokončení výpočtu mzdy pracovníka. Probíhá v procesu „Run Pay Completion“, který uzamkne výsledek a zabrání dalším změnám výpočtu.
Proč je to důležité

Zásadní milník, který označuje konec fáze výpočtu a začátek fáze vypořádání. Je nezbytný pro měření doby zpracování.

Kde data získat

Protokoly úlohy Workday „Run Pay Completion“. Zjistěte, kdy se stav Pay Result změní na „Complete“ nebo „Final“.

Zachycení

Zaznamená se při spuštění „Run Pay Completion“.

Typ události explicit
Mzdový záznam vytvořen
Zahájení výpočtu mzdy pracovníka za konkrétní období. Obvykle k němu dojde, když proces Pay Calculation určí, že pracovník splňuje podmínky pro zpracování.
Proč je to důležité

Označuje oficiální začátek zpracování mezd přímo v mzdovém modulu. Pomáhá odlišit přípravu údajů HR od samotného výpočtu mezd.

Kde data získat

Časové razítko vytvoření objektu Workday Payroll „Pay Result“ nebo zahájení procesu „Run Pay Calculation“ pro pracovníka.

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření objektu Pay Result.

Typ události explicit
Platba provedena
Potvrzení, že byly uvolněny peněžní prostředky nebo vytištěn šek. Jde o konečné finanční vypořádání mzdového záznamu.
Proč je to důležité

Konečný krok procesu z pohledu zaměstnance. Porovnáním tohoto času s časem vytvoření souboru pro bankovní převod zjistíte prodlevy při zpracování v bance.

Kde data získat

Stav vypořádání Workday. Vyhledejte změnu stavu na „Completed“ nebo potvrzení přijetí od banky.

Zachycení

Zaznamená se při změně stavu Settlement Status na „Complete“.

Typ události explicit
Soubor pro bankovní převod vytvořen
Vytvoření souboru pro bankovní převod, například NACHA nebo SEPA, s pokyny k výplatě čisté mzdy. Probíhá během procesu „Settlement Run“.
Proč je to důležité

Měří dodržení SLA při odesílání plateb. Prodlevy v tomto kroku mohou ohrozit skutečný termín výplaty.

Kde data získat

Protokoly procesu Workday „Run Settlement“. Vyhledejte vytvoření „Payment File“ nebo událost dokončení vypořádání.

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření výstupu procesem Settlement Run.

Typ události explicit
Údaje opraveny
Ruční zásah, při kterém mzdový specialista upraví vstupní údaje nebo přepíše vypočtené hodnoty ve výsledku mzdy. Znamená to, že původní výpočet nebyl správný.
Proč je to důležité

Přímo měří dodatečnou práci. Omezení tohoto kroku je jedním z hlavních cílů automatizace a iniciativ zaměřených na kvalitu údajů.

Kde data získat

Audit Trail objektu Pay Result v Workday. Vyhledejte události „Field Edit“, které po prvním výpočtu provedli uživatelé, nikoli systém.

Zachycení

Zaznamená se při uložení změn uživatelem do Pay Result.

Typ události explicit
Výkaz odpracované doby odevzdán
První odevzdání údajů o odpracované době zaměstnancem nebo osobou, která eviduje pracovní dobu, v modulu Time Tracking. Tato událost zaznamenává vložení původních hodin do systému před kontrolou vedoucím.
Proč je to důležité

Pozdní odevzdání vytváří navazující úzká místa v časovém okně pro výpočet mezd. Sledováním této události získáte výchozí bod pro měření délky celého výplatního cyklu.

Kde data získat

Auditní protokoly obchodního procesu Workday Time Tracking. Určete časové razítko události „Submit“ pro příslušné výplatní období.

Zachycení

Zaznamená se při provedení akce „Submit Time“.

Typ události explicit
Výkaz pracovní doby schválen
Formální schválení odpracované doby vedoucím nebo pracovníkem HR. Změna stavu uvolní hodiny pro zpracování v mzdovém rozhraní nebo výpočetním modulu.
Proč je to důležité

Vypočítává prodlevu do schválení. Neschválená pracovní doba je častou příčinou zpětných oprav a dodatečné práce v dalších výplatních obdobích.

Kde data získat

Historie obchodního procesu Workday Time Tracking. Vyhledejte událost „Step Completed“ s typem kroku „Approval“.

Zachycení

Zaznamená se při změně stavu kroku schválení na „Completed“.

Typ události explicit
Daňové hlášení dokončeno
Úspěšné vytvoření a odeslání zákonných daňových hlášení státním orgánům. Probíhá po provedení platby.
Proč je to důležité

Zajišťuje dodržení právních předpisů. Prodlevy v této činnosti po skončení výplatního cyklu mohou vést k vysokým pokutám.

Kde data získat

Protokoly integrace s externími poskytovateli mzdových služeb nebo dokončení ručních úloh „Tax Filing“ v kontrolním seznamu pro uzavření období.

Zachycení

Zaznamená se po dokončení události Tax Integration.

Typ události explicit
Náhled výsledku mzdy zobrazen
Uživatel zobrazí vypočtený výsledek mzdy nebo náhled výplatní pásky. Tento krok obvykle předchází schválení a označuje fázi kontroly.
Proč je to důležité

Opakované zobrazení náhledu bez schválení může znamenat nejistotu nebo potřebu ověřit údaje mimo systém. Pomáhá analyzovat chování uživatelů během kontroly.

Kde data získat

Protokoly přístupu uživatelů nebo historie spuštěných sestav. Vyhledejte události „View“ u instance „Pay Result“ nebo spuštění sestav „View Payslip“.

Zachycení

Zaznamená se v protokolech přístupu k systému jako událost „View“.

Typ události explicit
Srážky za benefity uplatněny
Uplatnění plánů benefitů a pravidel pro srážky na hrubou mzdu za účelem stanovení zdanitelné mzdy. Tento krok bývá součástí hlavního výpočtu, zde je však samostatně zachycena fáze zpracování srážek.
Proč je to důležité

Prodlevy synchronizace mezi HCM Benefits a Payroll často způsobují chyby. Samostatné sledování tohoto kroku pomáhá určit, zda je problém v nastavení, nebo v toku údajů.

Kde data získat

Lze odvodit z podrobností protokolu „Run Pay Calculation“, pokud se zaznamenávají samostatné dílčí procesy srážek, nebo ze změn v části „Deductions“ objektu Pay Result.

Zachycení

Porovnejte pole srážek v Pay Result před výpočtem a po něm.

Typ události inferred
Údaje o odměnách importovány
Načtení externích údajů o odměnách, například provizí, bonusů nebo jednorázových plateb, prostřednictvím Enterprise Interface Builder (EIB) nebo konektoru. Vytvoří nebo aktualizuje objekty Input/One-Time Payment.
Proč je to důležité

Odhaluje prodlevy integrace. Pro správný výpočet mezd je zásadní ověřit, že externí údaje dorazí před uzávěrkou výpočtu.

Kde data získat

Záznamy událostí Integration System nebo Audit Trail pro obchodní procesy „Request One-Time Payment“ nebo „Input“.

Zachycení

Zaznamená se při načtení EIB nebo volání webové služby.

Typ události explicit
Výplatní páska zveřejněna
Zpřístupnění dokončené výplatní pásky zaměstnanci. Obvykle k němu dojde po dokončení vypořádání nebo v naplánovaný den.
Proč je to důležité

Ovlivňuje spokojenost zaměstnanců. Sledování tohoto kroku zajišťuje transparentnost a pomáhá dodržet místní pracovněprávní předpisy pro doručování výplatních pásek.

Kde data získat

Lze odvodit z nastaveného data „Payslip Available Date“ ve skupině pracovníků nebo z časového razítka dokončení procesu „Generate Payslip“.

Zachycení

Odvoďte z nastavení Payslip Available Date.

Typ události inferred
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci dat

Zjistěte, jak efektivně extrahovat a připravit mzdová data z Workday Payroll pro své projekty process mining.

Chcete začít?

Použijte tuto datovou šablonu ve své instanci Workday a získejte lepší přehled o mzdovém provozu. Náš tým vám pomůže s extrakcí a analýzou dat.

Zlepšete zpracování mezd ještě dnes

Zkraťte dobu cyklu o 30 % a omezte ruční opravy ve Workday

Spusťte zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete... Nastavení zabere 5 minut