Šablona dat pro zpracování mezd
Šablona dat pro zpracování mezd
- Doporučené atributy mzdových záznamů
- Hlavní milníky procesu od podání po výplatu
- Pokyny k extrakci dat z Workday Payroll
Atributy zpracování mezd
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivita
ActivityName
|
Název kroku procesu nebo provedené události. | ||
|
Popis
Tento atribut zachycuje konkrétní akci nebo změnu stavu během výplatního cyklu. Hodnoty odpovídají standardním krokům obchodního procesu ve Workday, například „Time Sheet Submitted“, „Payroll Record Created“ nebo „Payment Executed“. Toto pole je základem pro zjišťování procesů a analýzu variant.
Proč je to důležité
Určuje pořadí událostí a je nezbytný pro rekonstrukci mapy procesu.
Kde data získat
„Business Process Transactions“ nebo auditní protokoly Workday.
Příklady
Výkaz odpracované doby odevzdánHrubá mzda vypočtenaSoubor pro bankovní převod vytvořenAuditní výjimka zaznamenána
|
|||
|
Čas zahájení
EventTimestamp
|
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává časové razítko zahájení nebo dokončení konkrétní aktivity. Poskytuje časové údaje potřebné k výpočtu doby zpracování, trvání a k odhalení úzkých míst. Ve Workday odpovídá položce „Completed Moment“ nebo „Effective Moment“ kroku obchodního procesu.
Proč je to důležité
Je nutný k chronologickému seřazení událostí a výpočtu všech časových KPI.
Kde data získat
Historie obchodního procesu Workday: „Completed Date/Time“.
Příklady
2023-10-01T09:15:00Z2023-10-05T14:30:22Z2023-10-25T11:00:00Z
|
|||
|
Mzdový záznam
PayrollRecordId
|
Jedinečný identifikátor konkrétního mzdového záznamu, který spojuje zaměstnance a výplatní období. | ||
|
Popis
Tento atribut slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu. Jednoznačně určuje konkrétní výpočet mzdy pro daného zaměstnance a výplatní období. Ve Workday jde z koncepčního hlediska o kombinaci pracovníka, období a skupiny pracovníků. Pod tímto ID se sdružují všechny činnosti od odeslání výkazu pracovní doby až po provedení platby, což umožňuje analyzovat celý proces.
Proč je to důležité
Jde o povinné CaseId, které spojuje jednotlivé nesouvisející události do uceleného záznamu průběhu procesu.
Kde data získat
Workday Report Writer: extrahujte z obchodního objektu „Payroll Result“, obvykle jako složený klíč Employee_ID a Period_Reference.
Příklady
PAY-2023-10-US-E10045PAY-2023-10-UK-E99231PAY-2023-11-FR-E44122
|
|||
|
Poslední aktualizace údajů
LastDataUpdate
|
Časové razítko extrakce nebo poslední aktualizace údajů. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí, kdy byl záznam naposledy aktualizován v datovém modelu process mining. Slouží ke sledování aktuálnosti údajů a odhalení případných prodlev synchronizace mezi zdrojovým systémem a analytickým prostředím.
Proč je to důležité
Analytikům pomáhá zjistit, jak aktuální údaje jsou.
Kde data získat
Systémový čas při spuštění ETL.
Příklady
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-02T12:00:00Z
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Systém evidence, ve kterém údaje vznikly. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje softwarový systém, ve kterém byla událost zaznamenána. V tomto procesu bude jeho hodnota většinou „Workday Payroll“. V prostředí s více systémy je nezbytný pro sledování původu údajů a použití správného kontextu při analýze.
Proč je to důležité
Umožňuje sledovat původ údajů při process mining v prostředí s více systémy.
Kde data získat
Nastaví se pevně při extrakci nebo v procesu ETL.
Příklady
Mzdy ve WorkdayWorkday HCM
|
|||
|
Automatizováno
IsAutomated
|
Příznak označující, zda aktivitu provedl systém. | ||
|
Popis
Tento logický atribut určuje, zda konkrétní krok provedl systém Workday, například naplánovaný výpočet, nebo uživatel. Je nezbytný pro výpočet „ActivityAutomationCost“ a hledání příležitostí k omezení ručních zásahů.
Proč je to důležité
Důležité pro analýzu automatizace a odhad nákladů.
Kde data získat
Kontrola auditu Workday: Ověřte, zda je Actor „System“, nebo se liší od „Worker“.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Důvod opravy
CorrectionReason
|
Kód důvodu vybraný při opravě dat. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává důvod, který uživatel vybral u aktivity „Data Correction Performed“. Dashboard „Manual Correction and Rework Analysis“ díky němu zobrazuje podrobné příčiny, například „Zpětná změna“ nebo „Chyba při zadání“.
Proč je to důležité
Důležitý údaj pro analýzu příčin opakované práce.
Kde data získat
Workday: pole „Reason“ v obchodním procesu Rescind/Correct.
Příklady
Zpětná změna odměňováníÚprava výkazu pracovní dobyAktualizace výběru benefitů
|
|||
|
Mzdový specialista
PayrollSpecialist
|
Uživatel nebo pracovník, který aktivitu provedl. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje osobu nebo systémový účet odpovědný za provedení aktivity. Ve Workday jde o položku „Actor“ přiřazenou ke kroku obchodního procesu. Je důležitý pro analýzu produktivity zdrojů, oddělení pravomocí a rozložení pracovní zátěže.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat produktivitu specialistů a úzká místa související se zdroji.
Kde data získat
Historie obchodního procesu Workday: pole „Actor“.
Příklady
John SmithSystémový účetMaria GarciaPayrollBatchBot
|
|||
|
Nákladové středisko
CostCenter
|
Oddělení nebo nákladové středisko přiřazené k mzdovému záznamu. | ||
|
Popis
Tento atribut přiřazuje mzdový záznam ke konkrétní organizační jednotce. Umožňuje porovnávat výsledky jednotlivých oddělení a odhalit ta, která často způsobují prodlevy, například při schvalování výkazů pracovní doby, nebo vykazují vysokou chybovost.
Proč je to důležité
Nezbytné pro dashboardy „Výkonnost schvalování výkazů pracovní doby“ a „Auditní výjimky“.
Kde data získat
Objekt Worker ve Workday: „Cost Center“ nebo „Supervisory Organization“.
Příklady
CC-501 FinanceCC-202 Technické odděleníCC-101 HR
|
|||
|
Typ výplatního běhu
PayrollRunType
|
Kategorie výplatního běhu, například pravidelný, mimořádný nebo bonusový. | ||
|
Popis
Tento atribut klasifikuje typ výpočtu mzdy. Rozlišení běhů „Regular“, „Correction“ a „On-Demand“ je pro analýzu důležité, protože mimořádné běhy obvykle představují dodatečnou práci nebo výjimky, které zkreslují běžné ukazatele výkonnosti.
Proč je to důležité
Umožňuje oddělit standardní procesy od výjimečných.
Kde data získat
Workday Payroll: „Run Category“ nebo „Result Type“.
Příklady
PravidelnýMimořádnýNa vyžádáníÚprava na konci roku
|
|||
|
Výplatní období
PayPeriod
|
Konkrétní časové období, kterého se mzdový záznam týká. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje výplatní cyklus, například „říjen 2023, dvakrát měsíčně“. Slouží ke sdružování záznamů pro analýzu změn mezi obdobími a je nezbytný pro vytvoření identifikátoru případu „Payroll Record“.
Proč je to důležité
Základ pro seskupování případů a časovou analýzu.
Kde data získat
Výsledek výpočtu mezd Workday: „Period“.
Příklady
2023-10 měsíčně2023-W42 týdně2023-11 dvakrát měsíčně
|
|||
|
Výplatní skupina
PayGroup
|
Skupina zaměstnanců, pro kterou se zpracovávají mzdy. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje logickou skupinu zaměstnanců se stejným výplatním obdobím a pravidly zpracování (například „US Monthly Salaried“). Jde o základní koncept Workday, podle kterého lze rozdělit analýzu v přehledech „Payroll Preview Iteration Tracker“ a „Tax Calculation Efficiency Monitor“.
Proč je to důležité
Základní dimenze pro členění provozních dat ve Workday.
Kde data získat
Workday Worker/Payroll Result: „Pay Group“.
Příklady
USA, měsíční mzdaSpojené království, hodinová mzda vyplácená týdněFrancie, vedoucí pracovníci
|
|||
|
Země
Country
|
Země nebo daňová jurisdikce mzdového záznamu. | ||
|
Popis
Tento atribut uvádí hlavní zeměpisnou polohu výpočtu mzdy. Je důležitý pro dashboard „Srovnání doby zpracování napříč zeměmi“, který organizacím umožňuje porovnávat výsledky v různých regulatorních prostředích a odhalovat problémy specifické pro jednotlivé oblasti.
Proč je to důležité
Podporuje analýzu rozdílů v době zpracování mezi regiony a globální standardizaci.
Kde data získat
Objekt Worker ve Workday: „Primary Work Location“ → země.
Příklady
Spojené státy americkéSpojené královstvíFrancieNěmecko
|
|||
|
Hrubá mzda
GrossPayAmount
|
Celková hrubá mzda vypočtená pro daný záznam. | ||
|
Popis
Tento atribut obsahuje vypočtenou hrubou částku před srážkami. Jde o citlivý údaj, který může sloužit jako ukazatel složitosti a rizika. V process mining lze analyzovat, zda záznamy s vyšší částkou procházejí důkladnějšími auditními kontrolami nebo se schvalují déle.
Proč je to důležité
Používá se jako dimenzionální atribut pro analýzu složitosti, pokud to bezpečnostní pravidla dovolují.
Kde data získat
Řádky výsledku výpočtu mezd Workday: součet složek hrubé mzdy.
Příklady
5000.002500.5010000.00
|
|||
|
Počet iterací náhledu
PreviewIterationCount
|
Celkový počet kroků náhledu pro tento záznam. | ||
|
Popis
Tato vypočítaná metrika sleduje, kolikrát se u konkrétního případu uskutečnila aktivita „Payroll Result Previewed“. Vysoký počet ukazuje, že se nedaří ustálit data, a slouží jako hlavní vstup pro „Payroll Preview Iteration Tracker“.
Proč je to důležité
Měří efektivitu procesu a stabilitu kvality dat.
Kde data získat
Vypočítá se jako počet aktivit „Payroll Result Previewed“ pro každé CaseId.
Příklady
1312
|
|||
|
Region
Region
|
Širší zeměpisná oblast, například EMEA, APAC nebo NA. | ||
|
Popis
Tento atribut seskupuje země do větších provozních regionů. Podporuje KPI „Rozdíly v době zpracování mezi regiony“ a umožňuje porovnávat mzdové procesy na hlavních trzích, například v Severní Americe, EMEA a APAC.
Proč je to důležité
Umožňuje porovnávat výsledky na úrovni širších zeměpisných oblastí.
Kde data získat
Odvozuje se ze země nebo z pole „Region“ u pracovníka.
Příklady
Severní AmerikaEMEAAPACLATAM
|
|||
|
Stav daňového přiznání
TaxFilingStatus
|
Stav daňového přiznání po zpracování mezd. | ||
|
Popis
Tento atribut sleduje stav dokončení zákonného výkaznictví. V kombinaci s aktivitou „Tax Filing Completed“ se používá k naplnění dashboardu „Post-Cycle Tax Filing Velocity“ a ke sledování plnění regulatorních požadavků.
Proč je to důležité
Důležité pro sledování shody a rizik.
Kde data získat
Workday Payroll: historie daňových přiznání nebo stav integrace.
Příklady
Čeká na vyřízeníDokončenoZamítnuto
|
|||
|
Stav shody se SLA
SLAComplianceStatus
|
Udává, zda byl bankovní převod vytvořen včas. | ||
|
Popis
Tento vypočítaný atribut porovnává skutečný čas aktivity „Bank Transfer File Generated“ s termínem zpracování podle SLA. Hodnoty jako „Splněno“ nebo „Po termínu“ umožňují okamžitě zobrazit problémy s výkonem na dashboardu „Bank Transfer and SLA Compliance“.
Proč je to důležité
Přímo se promítá do KPI shody se SLA.
Kde data získat
Vypočítá se takto: pokud EventTime <= SLAProcessingDeadline, pak „Splněno“, jinak „Po termínu“.
Příklady
SplněnoPo termínuOhroženo
|
|||
|
Termín zpracování podle SLA
SLAProcessingDeadline
|
Cílový termín pro vytvoření souboru bankovních převodů. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje smluvní nebo interní termín, do kterého musí proběhnout aktivita „Bank Transfer File Generated“. Slouží k výpočtu ukazatele „Bank Transfer SLA Adherence Rate“ a k zobrazení shody na dashboardu.
Proč je to důležité
Základ pro výpočet shody se SLA.
Kde data získat
Odvozuje se od data konce výplatního období a nastavitelného posunu (například 2 dny).
Příklady
2023-10-28T17:00:00Z2023-11-28T17:00:00Z
|
|||
|
Typ výjimky při auditu
AuditExceptionType
|
Kategorie chyby auditu zjištěné během cyklu. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje konkrétní pravidlo, které vyvolalo událost „Audit Exception Flagged“. Příklady: „Záporná čistá mzda“, „Odchylka > 10 %“ nebo „Chybí daňové identifikační číslo“. Údaj se používá v přehledu „Audit Exception and Quality Control“.
Proč je to důležité
Pomáhá určit konkrétní problémy s kvalitou dat, na které se zaměřit při zlepšování.
Kde data získat
Výstupy auditních sestav Workday nebo validačních pravidel.
Příklady
Záporná čistá mzdaVelká odchylkaChybí SSN
|
|||
Aktivity při zpracování mezd
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Auditní výjimka zaznamenána
|
Systém zjistí chybu ověření nebo upozornění z automatické kontroly výsledku výpočtu mezd. Stav výsledku se změní na „Error“ nebo „Requires Action“. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro měření shody a kvality údajů. Časté výjimky zvyšují náklady na výplatní pásku a zdržují dokončení výpočtu.
Kde data získat
Pole Pay Result Status v Workday. Vyhledejte změny stavu na „Error“ nebo záznamy upozornění „Smart Audit“.
Zachycení
Porovnejte pole stavu před výpočtem a po něm.
Typ události
inferred
|
|||
|
Hrubá mzda vypočtena
|
Spuštění výpočetního modulu, který na základě odpracovaných hodin, sazeb a plánů odměňování vypočítá hrubou mzdu. Pokud se údaje opraví, může se tento krok opakovat. | ||
|
Proč je to důležité
Vysoký počet opakování může ukazovat na problémy s kvalitou údajů. Jde o hlavní výpočetní krok, který spotřebovává nejvíce systémových zdrojů a času.
Kde data získat
Protokoly úlohy Workday „Run Pay Calculation“. Zaznamenejte čas dokončení výpočtu pro konkrétního pracovníka nebo skupinu pracovníků.
Zachycení
Zaznamená se po dokončení úlohy „Run Pay Calculation“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Mzdový záznam schválen
|
Dokončení výpočtu mzdy pracovníka. Probíhá v procesu „Run Pay Completion“, který uzamkne výsledek a zabrání dalším změnám výpočtu. | ||
|
Proč je to důležité
Zásadní milník, který označuje konec fáze výpočtu a začátek fáze vypořádání. Je nezbytný pro měření doby zpracování.
Kde data získat
Protokoly úlohy Workday „Run Pay Completion“. Zjistěte, kdy se stav Pay Result změní na „Complete“ nebo „Final“.
Zachycení
Zaznamená se při spuštění „Run Pay Completion“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Mzdový záznam vytvořen
|
Zahájení výpočtu mzdy pracovníka za konkrétní období. Obvykle k němu dojde, když proces Pay Calculation určí, že pracovník splňuje podmínky pro zpracování. | ||
|
Proč je to důležité
Označuje oficiální začátek zpracování mezd přímo v mzdovém modulu. Pomáhá odlišit přípravu údajů HR od samotného výpočtu mezd.
Kde data získat
Časové razítko vytvoření objektu Workday Payroll „Pay Result“ nebo zahájení procesu „Run Pay Calculation“ pro pracovníka.
Zachycení
Zaznamená se při vytvoření objektu Pay Result.
Typ události
explicit
|
|||
|
Platba provedena
|
Potvrzení, že byly uvolněny peněžní prostředky nebo vytištěn šek. Jde o konečné finanční vypořádání mzdového záznamu. | ||
|
Proč je to důležité
Konečný krok procesu z pohledu zaměstnance. Porovnáním tohoto času s časem vytvoření souboru pro bankovní převod zjistíte prodlevy při zpracování v bance.
Kde data získat
Stav vypořádání Workday. Vyhledejte změnu stavu na „Completed“ nebo potvrzení přijetí od banky.
Zachycení
Zaznamená se při změně stavu Settlement Status na „Complete“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Soubor pro bankovní převod vytvořen
|
Vytvoření souboru pro bankovní převod, například NACHA nebo SEPA, s pokyny k výplatě čisté mzdy. Probíhá během procesu „Settlement Run“. | ||
|
Proč je to důležité
Měří dodržení SLA při odesílání plateb. Prodlevy v tomto kroku mohou ohrozit skutečný termín výplaty.
Kde data získat
Protokoly procesu Workday „Run Settlement“. Vyhledejte vytvoření „Payment File“ nebo událost dokončení vypořádání.
Zachycení
Zaznamená se při vytvoření výstupu procesem Settlement Run.
Typ události
explicit
|
|||
|
Údaje opraveny
|
Ruční zásah, při kterém mzdový specialista upraví vstupní údaje nebo přepíše vypočtené hodnoty ve výsledku mzdy. Znamená to, že původní výpočet nebyl správný. | ||
|
Proč je to důležité
Přímo měří dodatečnou práci. Omezení tohoto kroku je jedním z hlavních cílů automatizace a iniciativ zaměřených na kvalitu údajů.
Kde data získat
Audit Trail objektu Pay Result v Workday. Vyhledejte události „Field Edit“, které po prvním výpočtu provedli uživatelé, nikoli systém.
Zachycení
Zaznamená se při uložení změn uživatelem do Pay Result.
Typ události
explicit
|
|||
|
Výkaz odpracované doby odevzdán
|
První odevzdání údajů o odpracované době zaměstnancem nebo osobou, která eviduje pracovní dobu, v modulu Time Tracking. Tato událost zaznamenává vložení původních hodin do systému před kontrolou vedoucím. | ||
|
Proč je to důležité
Pozdní odevzdání vytváří navazující úzká místa v časovém okně pro výpočet mezd. Sledováním této události získáte výchozí bod pro měření délky celého výplatního cyklu.
Kde data získat
Auditní protokoly obchodního procesu Workday Time Tracking. Určete časové razítko události „Submit“ pro příslušné výplatní období.
Zachycení
Zaznamená se při provedení akce „Submit Time“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Výkaz pracovní doby schválen
|
Formální schválení odpracované doby vedoucím nebo pracovníkem HR. Změna stavu uvolní hodiny pro zpracování v mzdovém rozhraní nebo výpočetním modulu. | ||
|
Proč je to důležité
Vypočítává prodlevu do schválení. Neschválená pracovní doba je častou příčinou zpětných oprav a dodatečné práce v dalších výplatních obdobích.
Kde data získat
Historie obchodního procesu Workday Time Tracking. Vyhledejte událost „Step Completed“ s typem kroku „Approval“.
Zachycení
Zaznamená se při změně stavu kroku schválení na „Completed“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Daňové hlášení dokončeno
|
Úspěšné vytvoření a odeslání zákonných daňových hlášení státním orgánům. Probíhá po provedení platby. | ||
|
Proč je to důležité
Zajišťuje dodržení právních předpisů. Prodlevy v této činnosti po skončení výplatního cyklu mohou vést k vysokým pokutám.
Kde data získat
Protokoly integrace s externími poskytovateli mzdových služeb nebo dokončení ručních úloh „Tax Filing“ v kontrolním seznamu pro uzavření období.
Zachycení
Zaznamená se po dokončení události Tax Integration.
Typ události
explicit
|
|||
|
Náhled výsledku mzdy zobrazen
|
Uživatel zobrazí vypočtený výsledek mzdy nebo náhled výplatní pásky. Tento krok obvykle předchází schválení a označuje fázi kontroly. | ||
|
Proč je to důležité
Opakované zobrazení náhledu bez schválení může znamenat nejistotu nebo potřebu ověřit údaje mimo systém. Pomáhá analyzovat chování uživatelů během kontroly.
Kde data získat
Protokoly přístupu uživatelů nebo historie spuštěných sestav. Vyhledejte události „View“ u instance „Pay Result“ nebo spuštění sestav „View Payslip“.
Zachycení
Zaznamená se v protokolech přístupu k systému jako událost „View“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Srážky za benefity uplatněny
|
Uplatnění plánů benefitů a pravidel pro srážky na hrubou mzdu za účelem stanovení zdanitelné mzdy. Tento krok bývá součástí hlavního výpočtu, zde je však samostatně zachycena fáze zpracování srážek. | ||
|
Proč je to důležité
Prodlevy synchronizace mezi HCM Benefits a Payroll často způsobují chyby. Samostatné sledování tohoto kroku pomáhá určit, zda je problém v nastavení, nebo v toku údajů.
Kde data získat
Lze odvodit z podrobností protokolu „Run Pay Calculation“, pokud se zaznamenávají samostatné dílčí procesy srážek, nebo ze změn v části „Deductions“ objektu Pay Result.
Zachycení
Porovnejte pole srážek v Pay Result před výpočtem a po něm.
Typ události
inferred
|
|||
|
Údaje o odměnách importovány
|
Načtení externích údajů o odměnách, například provizí, bonusů nebo jednorázových plateb, prostřednictvím Enterprise Interface Builder (EIB) nebo konektoru. Vytvoří nebo aktualizuje objekty Input/One-Time Payment. | ||
|
Proč je to důležité
Odhaluje prodlevy integrace. Pro správný výpočet mezd je zásadní ověřit, že externí údaje dorazí před uzávěrkou výpočtu.
Kde data získat
Záznamy událostí Integration System nebo Audit Trail pro obchodní procesy „Request One-Time Payment“ nebo „Input“.
Zachycení
Zaznamená se při načtení EIB nebo volání webové služby.
Typ události
explicit
|
|||
|
Výplatní páska zveřejněna
|
Zpřístupnění dokončené výplatní pásky zaměstnanci. Obvykle k němu dojde po dokončení vypořádání nebo v naplánovaný den. | ||
|
Proč je to důležité
Ovlivňuje spokojenost zaměstnanců. Sledování tohoto kroku zajišťuje transparentnost a pomáhá dodržet místní pracovněprávní předpisy pro doručování výplatních pásek.
Kde data získat
Lze odvodit z nastaveného data „Payslip Available Date“ ve skupině pracovníků nebo z časového razítka dokončení procesu „Generate Payslip“.
Zachycení
Odvoďte z nastavení Payslip Available Date.
Typ události
inferred
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Použijte tuto datovou šablonu ve své instanci Workday a získejte lepší přehled o mzdovém provozu. Náš tým vám pomůže s extrakcí a analýzou dat.
Zlepšete zpracování mezd ještě dnes
Zkraťte dobu cyklu o 30 % a omezte ruční opravy ve Workday
Platební kartu nepotřebujete... Nastavení zabere 5 minut