Datová šablona pro správu smluv

Conga CLM
Datová šablona pro správu smluv

Datová šablona pro správu smluv

Tato šablona vám ukáže, jak shromáždit potřebná data pro zlepšení procesu správy smluv. Uvádí základní atributy, důležité aktivity, které je vhodné sledovat, a doporučení pro extrakci dat. Podle těchto pokynů data snadno připravíte k analýze procesu a získáte z nich užitečné poznatky.
  • Doporučené atributy ke sběru
  • Aktivity, které je vhodné sledovat
  • Pokyny k extrakci
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy správy smluv

Toto jsou doporučená datová pole pro váš záznam událostí. Jsou důležitá pro důkladnou analýzu správy smluv a určení ukazatelů výkonnosti.
5 Povinné 6 Doporučené 8 Volitelné
Název Popis
Časové razítko události
EventTimestamp
Přesné datum a čas, kdy aktivita začala nebo nastala.
Popis

Časové razítko události zaznamenává okamžik, kdy proběhla konkrétní aktivita. Poskytuje chronologické pořadí potřebné k rekonstrukci průběhu procesu u každé smlouvy. Časová razítka jsou nezbytná pro všechny časové analýzy pomocí process miningu.

Tento atribut slouží k výpočtu doby mezi aktivitami, celkové doby průchodu případu a čekání. Je důležitý pro odhalování úzkých míst, sledování dodržování SLA a pochopení časového průběhu správy smluv. Zároveň slouží jako hlavní řadicí klíč událostí v rámci případu.

Proč je to důležité

Určuje chronologické pořadí událostí, které je nezbytné pro výpočet všech časových ukazatelů, odhalování úzkých míst a pochopení výkonnosti procesu.

Kde data získat

Tyto údaje se obvykle nacházejí v polích historie, například „CreatedDate“ u souvisejících objektů úkolů nebo událostí, případně v konkrétních datových polích hlavního objektu Contract.

Příklady
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
Contract ID
ContractId
Jedinečný identifikátor každé smlouvy, který slouží jako hlavní identifikátor případu.
Popis

Contract ID je jednoznačný identifikátor případu, který propojuje všechny události a aktivity související s životním cyklem jedné smlouvy. Umožňuje sledovat smlouvu od první žádosti přes přípravu návrhu, vyjednávání a podpis až po případné ukončení nebo prodloužení.

Při analýze pomocí process miningu musí být každá událost přiřazena k Contract ID, aby bylo možné rekonstruovat průběh každé smlouvy. Získáte tak ucelený přehled o celém procesu a můžete analyzovat dobu průchodu, odhalovat úzká místa a sledovat dodržování stanoveného postupu u jednotlivých smluv i jejich skupin.

Proč je to důležité

Tento identifikátor je nezbytný pro sledování celého životního cyklu smlouvy. Propojuje související aktivity do jednoho případu a umožňuje všechny analýzy pomocí process miningu.

Kde data získat

Obvykle jde o primární klíč hlavního objektu Agreement nebo Contract v Conga CLM. Může se jmenovat například „Apttus_Config2__AgreementId__c“.

Příklady
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
Název aktivity
ActivityName
Název konkrétní obchodní události nebo úkolu, ke kterému došlo během životního cyklu smlouvy.
Popis

Název aktivity popisuje krok nebo milník v procesu správy smluv, například „Vypracování návrhu smlouvy“, „Dokončení právní kontroly“ nebo „Podepsání smlouvy“. Tento atribut slouží k vytvoření mapy procesů, která zobrazuje pořadí jednotlivých úkonů.

Analýza tohoto atributu odhalí průběh procesu, běžné i alternativní cesty a četnost jednotlivých aktivit. Je nezbytný pro výpočet KPI souvisejících s dodržováním stanoveného postupu, přepracováním a dobou mezi jednotlivými fázemi.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu, tvoří základ mapy procesů a umožňuje analyzovat workflow, odchylky i četnost aktivit.

Kde data získat

Obvykle se odvozuje z mapování změn stavu, dokončených úkolů nebo konkrétních událostí zaznamenaných u objektu Contract v Conga CLM.

Příklady
Vypracování návrhu smlouvyDokončení právní kontrolyPodepsání smlouvyProdloužení smlouvy
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdateTimestamp
Časové razítko označující, kdy byla data tohoto záznamu naposledy aktualizována ze zdrojového systému.
Popis

Tento atribut zaznamenává datum a čas poslední extrakce dat z Conga CLM. Jde o důležitá metadata, která ukazují, jak aktuální je analýza a zda se rozhodnutí opírají o aktuální informace.

V dashboardech a sestavách toto časové razítko uživatelům ukazuje, jak aktuální jsou data. Je důležité pro správu dat i pro nastavení očekávání ohledně aktuálnosti poznatků z nástroje pro process mining.

Proč je to důležité

Časové razítko ukazuje aktuálnost dat a pomáhá zajistit, aby analýza i rozhodnutí vycházely z jasně stanoveného a přijatelného období.

Kde data získat

Toto pole metadat obvykle vytváří a vyplňuje nástroj nebo skript ETL (Extract, Transform, Load) při načítání dat.

Příklady
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystemName
Určuje zdrojový systém, ze kterého byla data získána.
Popis

Tento atribut určuje systém, ve kterém jsou data o události vedena. V tomto případě jde o Conga CLM. Je důležitý pro správu a dohledatelnost dat, zejména pokud se slučují data z více systémů.

Při analýze jediného systému se může zdát neměnný, přesto poskytuje důležitý kontext o původu dat. Pomáhá ověřit jejich integritu a řešit problémy při extrakci. Je nezbytný při kombinování smluvních dat s informacemi z dalších systémů, například CRM nebo ERP.

Proč je to důležité

Poskytuje důležitý kontext pro sledování původu a správu dat. Jasně ukazuje, odkud data o procesu pocházejí, což je nezbytné pro jejich ověření a důvěryhodnost.

Kde data získat

Obvykle jde o neměnnou hodnotu, která se přidává při extrakci a transformaci dat (ETL) a označuje původ datové sady.

Příklady
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
Čas ukončení události
EventEndTime
Přesné datum a čas dokončení aktivity.
Popis

Čas ukončení události označuje dokončení konkrétního úkolu nebo kroku procesu. V kombinaci s časovým razítkem události, které udává začátek, umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování každé aktivity.

Tento údaj je důležitý pro analýzu výkonnosti, protože umožňuje měřit, jak dlouho jednotlivé kroky trvají. Pomáhá tak určit časově nejnáročnější aktivity a přesněji posoudit využití zdrojů a efektivitu než samotný čas zahájení následující události.

Proč je to důležité

Umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování aktivit, což je důležité pro odhalení úzkých míst způsobených délkou trvání a analýzu efektivity využití zdrojů.

Kde data získat

Toto časové razítko lze najít v polích, jako jsou 'CompletedDate' nebo 'ActualEndDate', u objektů úkolů či aktivit souvisejících s hlavní smlouvou.

Příklady
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
Datum vypršení platnosti
ExpirationDate
Datum, kdy má platnost smlouvy skončit.
Popis

Datum vypršení platnosti označuje konec smluvního období. Je důležité pro správu životního cyklu smlouvy po jejím podpisu.

Tento atribut je důležitý pro dashboard „Nadcházející obnovení a konce platnosti“ a KPI „Včasné obnovení“. Díky analýze tohoto data mohou organizace předem řídit končící smlouvy, včas zahájit proces obnovení a předejít nechtěnému přerušení služeb nebo výpadku výnosů.

Proč je to důležité

Toto datum je důležité pro proaktivní správu smluv. Dashboardy, které sledují blížící se konec platnosti, pomáhají předejít opomenutému obnovení a ztrátě výnosů.

Kde data získat

V objektu Agreement jde o standardní datumové pole, často pojmenované 'Apttus_Config2__EndDate__c'.

Příklady
2025-12-312026-06-302024-08-15
Hodnota smlouvy
ContractValue
Celková peněžní hodnota smlouvy.
Popis

Hodnota smlouvy vyjadřuje finanční hodnotu dohody. Podle kontextu může jít o celkovou částku smlouvy, opakující se roční výnos nebo jiný důležitý finanční ukazatel.

Analýza tohoto atributu je důležitá pro optimalizaci procesů podle hodnoty smluv. Umožňuje upřednostnit smlouvy s vysokou hodnotou a odpovědět například na otázky, zda se tyto smlouvy zpracovávají rychleji nebo zda častěji uvíznou v některé fázi. Tento atribut je důležitý pro dashboard „Analýza průchodnosti podle hodnoty smlouvy“.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat proces podle hodnoty smluv, upřednostnit zlepšení u smluv s vysokou hodnotou a porozumět jejich dopadu na podnikání.

Kde data získat

V objektu Agreement v Conga CLM jde obvykle o měnové pole, například 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.

Příklady
500002500001200000
Stav smlouvy
ContractStatus
Aktuální fáze životního cyklu smlouvy, například 'Draft', 'In Approval' nebo 'Executed'.
Popis

Stav smlouvy označuje její aktuální fázi životního cyklu. Ukazuje, v jakém stavu se smlouva právě nachází, což se liší od názvu aktivity zaznamenané jako událost.

Záznam událostí zachycuje posloupnost minulých aktivit, zatímco stav poskytuje kontext o aktuálním stavu smlouvy. Hodí se například k filtrování případů, když chcete analyzovat pouze právě aktivní smlouvy nebo zjistit, proč mnoho smluv zůstává ve stavu 'In Approval'. Doplňuje údaje o aktivitách o informaci o aktuálním stavu.

Proč je to důležité

Ukazuje aktuální fázi smlouvy, což usnadňuje filtrování a analýzu aktivních případů i přehled o rozložení stavů v procesu.

Kde data získat

V objektu Agreement jde o standardní pole typu výběrový seznam, často pojmenované 'Apttus_Config2__Status__c' nebo 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.

Příklady
NávrhInterní kontrolaPodepsánoPlatnost vypršela
Typ smlouvy
ContractType
Zařazení smlouvy, například NDA, MSA nebo SOW.
Popis

Typ smlouvy je kategoriální atribut, který rozděluje smlouvy podle jejich právního účelu nebo povahy. Mezi běžné příklady patří dohoda o mlčenlivosti (NDA), rámcová smlouva o poskytování služeb (MSA) a zadání práce (SOW).

Tento atribut je základem pro srovnávací analýzu. Umožňuje filtrovat mapu procesů a zjistit, zda různé typy smluv procházejí odlišnými cestami nebo mají různou dobu průchodu. Díky tomu lze rozlišit odchylky, které jsou pro daný typ smlouvy běžné, od skutečných odchylek od postupu.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit proces podle kategorií smluv a porovnat workflow, dobu průchodu a úzká místa, například u NDA a MSA.

Kde data získat

V objektu Agreement jde obvykle o pole typu výběrový seznam nebo vyhledávací pole, často pojmenované 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' nebo podobně.

Příklady
Dohoda o mlčenlivosti (NDA)Rámcová smlouva o poskytování služeb (MSA)Zadání práce (SOW)
Vlastník smlouvy
ContractOwner
Uživatel nebo zaměstnanec odpovědný za správu smlouvy po celou dobu jejího trvání.
Popis

Vlastník smlouvy je osoba, která nese hlavní odpovědnost za danou smlouvu. Obvykle připravuje její návrh, vede jednání a zajišťuje její postup schvalováním.

Analýza výkonnosti procesu podle vlastníka smlouvy může odhalit rozdíly v efektivitě, dodržování standardního postupu i rozložení pracovní zátěže. Pomáhá určit osvědčené postupy, potřebu školení a případné nerovnoměrné rozdělení zdrojů. Jde o důležitý ukazatel pro analýzu výkonnosti a produktivity.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost podle uživatelů a určit nejvýkonnější pracovníky, příležitosti ke školení i problémy s rozložením pracovní zátěže.

Kde data získat

Pravděpodobně jde o vyhledávací pole uživatele v hlavním objektu Agreement v Conga CLM, často pojmenované 'OwnerId' nebo jako vlastní pole 'Contract_Owner__c'.

Příklady
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
Datum obnovení
RenewalDate
Plánované datum zahájení procesu obnovení smlouvy.
Popis

Datum obnovení je vypočítané nebo ručně zadané datum, které určuje, kdy má začít proces obnovení smlouvy. Obvykle se stanovuje s předstihem před datem vypršení platnosti, například 90 dní.

Tento atribut pomáhá týmům efektivně řídit plánovaná obnovení. Lze jej použít ke spouštění upozornění a automatizaci úkolů souvisejících s obnovením smluv, aby proces začal s dostatečným předstihem. Je důležitou součástí KPI „Včasné obnovení“.

Proč je to důležité

Určuje, kdy zahájit činnosti spojené s obnovením. Pomáhá zajistit včasné obnovení smluv a proaktivní správu jejich životního cyklu.

Kde data získat

Může jít o vlastní vzorcové pole odvozené od data vypršení platnosti nebo o samostatné datumové pole v objektu Agreement v Conga CLM.

Příklady
2025-10-022026-04-012024-05-17
Doba schvalování
ApprovalCycleTime
Celková doba, kterou smlouva stráví ve fázi schvalování.
Popis

Doba schvalování je vypočítaný ukazatel, který měří čas od vstupu smlouvy do schvalovacího procesu, například od aktivity „Zahájena interní kontrola“, až po konečné interní schválení. Zahrnuje dobu všech příslušných schvalovacích kroků.

Tento atribut je hlavním ukazatelem pro dashboard „Doba schvalování smluv“ a KPI „Průměrná doba schválení smlouvy“. Poskytuje celkový přehled o efektivitě schvalovacího workflow a usnadňuje sledování výsledků vůči cílům i odhalování systémových zpoždění.

Proč je to důležité

Tento KPI přímo měří efektivitu schvalovacího workflow a pomáhá odhalit a řešit zpoždění v důležité fázi životního cyklu smlouvy.

Kde data získat

Jde o vypočítaný ukazatel, který se pro každou smlouvu odvozuje z časového rozdílu mezi první schvalovací aktivitou a konečnou schvalovací aktivitou.

Příklady
259200604800432000
Je přepracování
IsRework
Vypočítaný příznak, který označuje, zda je aktivita součástí cyklu přepracování.
Popis

Příznak Je přepracování má hodnotu 'true', pokud aktivita představuje návrat v procesu, například návrat do fáze „Návrh smlouvy“ po právní kontrole. Nejde o pole ve zdrojovém systému. Vypočítává se při transformaci dat pro process mining.

Tento příznak umožňuje přesně vyčíslit neefektivitu procesu. Přímo podporuje KPI „Míra přepracování smluv“ a pomáhá zobrazit opakující se průchody v mapě procesů. Zjišťování četnosti a příčin přepracování je častým cílem iniciativ zaměřených na zlepšování procesů.

Proč je to důležité

Tento vypočítaný příznak usnadňuje měření a analýzu neefektivity procesu, protože označuje aktivity, které jsou součástí zbytečných cyklů přepracování.

Kde data získat

Tento atribut není ve zdrojovém systému. Vypočítává se v nástroji process mining nebo ve vrstvě ETL na základě posloupnosti aktivit.

Příklady
truefalse
Název protistrany
CounterpartyName
Název externí strany, společnosti nebo osoby, která je smluvní stranou.
Popis

Název protistrany označuje druhou stranu smlouvy. Obvykle jde o zákazníka, dodavatele nebo partnerskou organizaci.

Analýza procesních ukazatelů podle protistrany může odhalit důležité souvislosti. Může například ukázat, že jednání s některými protistranami trvají pravidelně déle nebo vyžadují více úprav. Tyto poznatky mohou pomoci při plánování vyjednávací strategie a správě vztahů s důležitými obchodními partnery.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat rozdíly v procesu podle externí strany a zjistit, u kterých zákazníků nebo dodavatelů trvají jednání déle nebo dochází k častějším úpravám.

Kde data získat

Často jde o vyhledávací pole odkazující na objekt Account v Salesforce, který je propojený s objektem Agreement v Conga CLM.

Příklady
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
Obchodní jednotka
BusinessUnit
Konkrétní obchodní jednotka organizace, ke které smlouva patří.
Popis

Atribut Obchodní jednotka přiřazuje smlouvu ke konkrétní divizi nebo segmentu společnosti, například „Podnikový software“ nebo „Spotřební elektronika“. Umožňuje podrobněji analyzovat správu smluv v různých částech organizace.

Analýza podle obchodní jednotky může ukázat, zda jednotlivé divize používají odlišné varianty procesu, dosahují jiné výkonnosti nebo pracují s jinými typy smluv. To je užitečné pro velké organizace, které chtějí sjednotit procesy a zároveň zohlednit oprávněné potřeby jednotlivých obchodních jednotek.

Proč je to důležité

Umožňuje rozdělit výkonnost procesu podle organizačních divizí a odhalit rozdíly v efektivitě nebo postupech napříč společností.

Kde data získat

Může jít o vlastní pole v objektu Agreement nebo o údaj odvozený z profilu uživatele, který vlastní smlouvu.

Příklady
Obchod v Severní AmericeSlužby v regionu EMEAProduktová divize APAC
Oddělení vlastníka
OwnerDepartment
Oddělení, do kterého patří vlastník smlouvy, například 'Sales', 'Legal' nebo 'Procurement'.
Popis

Atribut Oddělení vlastníka určuje oblast podnikání, do které vlastník smlouvy patří. Tyto informace se obvykle přebírají z profilu uživatele v systému.

Tento atribut umožňuje porovnávat výkonnost procesu mezi odděleními. Může ukázat, zda právní oddělení představuje úzké místo, zda obchodní tým postupuje jinak nebo zda některá oddělení mají výrazně delší dobu průchodu. Tyto poznatky jsou užitečné při zlepšování procesů napříč odděleními.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat proces podle oblasti podnikání a odhalit rozdíly ve výkonnosti i úzká místa mezi odděleními, například obchodním a právním.

Kde data získat

Tyto údaje se obvykle načítají z objektu User v Salesforce, propojeného přes pole Vlastník smlouvy v objektu Agreement.

Příklady
ObchodPrávní odděleníNákupFinance
Region
Region
Zeměpisná oblast související se smlouvou, například „Severní Amerika“ nebo „EMEA“.
Popis

Atribut Region označuje zeměpisnou oblast relevantní pro smlouvu. Může vycházet z umístění protistrany, prodejního regionu nebo rozhodného práva.

Tento atribut umožňuje analyzovat proces smluv z geografického hlediska. Pomáhá odpovědět například na otázky: „Trvá schvalování smluv v regionu EMEA déle kvůli odlišným předpisům?“ nebo „Dochází u smluv v regionu APAC častěji k úpravám textu?“ Poskytuje tak důležitý kontext pro globální provoz.

Proč je to důležité

Rozdělení podle regionů pomáhá odhalit geografické rozdíly v době průchodu, požadavcích na shodu nebo průběhu procesu. To je důležité pro globálně působící společnosti.

Kde data získat

Často jde o vlastní pole v objektu Agreement nebo o údaj odvozený z propojeného objektu Account či User.

Příklady
Severní AmerikaEMEAAPACLATAM
Stav shody
ComplianceStatus
Udává, zda smlouva prošla požadovanými kontrolami shody.
Popis

Stav shody sleduje, zda smlouva splňuje interní zásady nebo externí předpisy. Může nabývat hodnot jako „Nezahájeno“, „Probíhá kontrola“, „Vyhovuje“ nebo „Nevyhovuje“.

Tento atribut je důležitý pro dashboard „Sledování shody a smluvních závazků“ a související KPI. Poskytuje přímý přehled o dodržování požadavků a pomáhá omezovat právní a finanční rizika tím, že zajišťuje provedení a úspěšné dokončení požadovaných kontrol před podpisem nebo aktivací smlouvy.

Proč je to důležité

Přímo měří dodržování požadavků na shodu a pomáhá odhalit a omezit právní i finanční rizika v portfoliu smluv.

Kde data získat

Pravděpodobně jde o vlastní pole typu výběrový seznam v objektu Agreement, které se aktualizuje při konkrétních činnostech nebo schvalování souvisejících se shodou.

Příklady
VyhovujeVyžaduje kontroluNení relevantníNevyhovuje
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity při správě smluv

Toto jsou důležité kroky a milníky procesu, které je vhodné zaznamenat do záznamu událostí. Pomohou přesně zjistit průběh procesu a odhalit úzká místa.
7 Doporučené 8 Volitelné
Aktivita Popis
Aktivace smlouvy
Označuje okamžik, kdy smlouva nabývá účinnosti a začíná platit v organizaci, čímž vznikají příslušné povinnosti a nároky. Obvykle se odvozuje ze změny stavu z „Executed“ na „Active“.
Proč je to důležité

Tato aktivita označuje začátek životního cyklu po podpisu. Spouští správu závazků a sledování plnění.

Kde data získat

Odvozuje se z historie změn pole stavu objektu Contract. Událostí je časové razítko změny stavu na „Active“ nebo odpovídající hodnotu.

Zachycení

Zjistěte časové razítko změny stavu z „Executed“ na „Active“.

Typ události inferred
Dokončení právní kontroly
Tato aktivita označuje dokončení kontroly smlouvy právním oddělením. Lze ji zaznamenat jako explicitní schvalovací krok ve workflow nebo odvodit ze změny stavu, například na „Legal Review Complete“.
Proč je to důležité

Samostatné sledování právní kontroly je důležité pro analýzu častého úzkého místa. Podporuje KPI „Průměrná doba právní kontroly“ a pomáhá lépe využít zdroje právního oddělení.

Kde data získat

Pokud používáte Salesforce Approvals, lze událost zaznamenat v souvisejícím seznamu historie schvalování. Případně ji lze odvodit ze změny stavu objektu Contract.

Zachycení

Zaznamenejte časové razítko změny stavu na „Legal Review Complete“ nebo posledního schvalovacího kroku v právní frontě.

Typ události inferred
Podepsání smlouvy
Jde o zásadní aktivitu, při které všechny strany smlouvu právně podepíší a uzavřou závaznou dohodu. Řešení pro elektronický podpis integrovaná s Conga CLM, například Conga Sign, vytvoří explicitní událost s časovým razítkem.
Proč je to důležité

Tato aktivita označuje úspěšné dokončení procesu před podpisem a představuje důležitý milník pro ukazatele výkonnosti, například „Míra uzavření smluv“. Často jde o hlavní koncovou událost standardního průběhu.

Kde data získat

Údaje se získávají z auditního záznamu nebo stavu integrovaného nástroje pro elektronický podpis. Konečný stav „Completed“ nebo „Signed“ se zaznamená s přesným časovým razítkem.

Zachycení

Zaznamenejte událost dokončení z API integrované služby elektronického podpisu nebo z objektu se stavem.

Typ události explicit
Ukončení smlouvy
Tato aktivita označuje předčasné ukončení smlouvy před datem vypršení platnosti na základě konkrétního úkonu. Zaznamenává se změnou stavu smlouvy na „Terminated“.
Proč je to důležité

Ukončení je důležitým koncovým stavem, který pomáhá pochopit míru neúspěšných smluv a důvody jejich zrušení. Proces tím získá jednoznačný, byť často nepříznivý výsledek.

Kde data získat

Odvozuje se z historie změn pole stavu objektu Contract. Událostí je časové razítko změny stavu na „Terminated“ nebo „Cancelled“.

Zachycení

Zaznamenejte časové razítko změny stavu na „Terminated“.

Typ události inferred
Vypršení platnosti smlouvy
Označuje přirozený konec životního cyklu smlouvy, když smlouva dosáhne data vypršení platnosti a není prodloužena ani ukončena. Tato událost se nezaznamenává přímo, ale odvozuje se z údajů o smlouvě.
Proč je to důležité

Tato aktivita vymezuje plánovaný konec životního cyklu smlouvy. Analýza smluv s vypršenou platností pomáhá porozumět možnostem prodloužení a správě celého portfolia smluv.

Kde data získat

Jde o vypočítanou událost. Nastane, když systémové datum překročí hodnotu v poli „Contract End Date“ nebo „Expiration Date“ objektu Contract a stav smlouvy je stále „Active“.

Zachycení

Odvoďte událost porovnáním pole „Contract End Date“ s aktuálním datem.

Typ události calculated
Zahájení žádosti o smlouvu
Tato aktivita označuje formální začátek životního cyklu smlouvy, tedy vytvoření nového záznamu smlouvy v systému. Obvykle se zaznamená jako explicitní událost při vytvoření nového objektu Contract uživatelem v Conga CLM.
Proč je to důležité

Jde o výchozí bod každé smlouvy, který je nezbytný pro měření celkové doby průchodu procesem. Umožňuje analyzovat počet a typy zahájených smluv.

Kde data získat

Událost se zaznamenává podle data a času vytvoření záznamu Contract v platformě Salesforce, na které je Conga CLM postaveno. Obvykle se zaznamenává také uživatel, který záznam vytvořil.

Zachycení

Sledujte událost vytvoření hlavního objektu Contract.

Typ události explicit
Získání interních schválení
Tento milník označuje, že smlouva získala všechna potřebná interní schválení a je připravena k podpisu. Obvykle jde o poslední krok vícestupňového schvalovacího procesu Salesforce.
Proč je to důležité

Tento důležitý milník uzavírá cyklus interní kontroly a schvalování. Je koncovým bodem pro měření KPI „Průměrná doba schválení smlouvy“.

Kde data získat

Údaje se získávají ze souvisejícího seznamu Salesforce Approval History u objektu Contract. Událostí je časové razítko konečného stavu „Approved“ v procesu.

Zachycení

Zaznamenejte časové razítko posledního schvalovacího kroku v příslušném schvalovacím procesu.

Typ události explicit
Odeslání smlouvy protistraně
Označuje odeslání smluvního dokumentu externí straně ke kontrole a vyjednávání. Conga CLM často nabízí konkrétní akci „Send for Negotiation“, která se zaznamenává.
Proč je to důležité

Tato aktivita označuje přechod od interních kroků k externímu vyjednávání. Je výchozím bodem pro měření délky vyjednávání.

Kde data získat

Obvykle se zaznamenává jako aktivita nebo úkol propojený se smlouvou. Záznam často automaticky vytvoří systémová akce.

Zachycení

Vyhledejte událost „Send for Negotiation“ nebo „Send to Counterparty“ v záznamu událostí.

Typ události explicit
Přijetí schválení od protistrany
Označuje, že externí strana souhlasila s podmínkami a je připravena smlouvu podepsat. Obvykle se stav aktualizuje ručně, případně jej lze zaznamenat z portálu, pokud se používá.
Proč je to důležité

Tímto končí aktivní fáze vyjednávání. Jde o důležitou událost pro měření KPI „Průměrná délka vyjednávání“ a odhad termínu podpisu smlouvy.

Kde data získat

Událost se nejspíš odvozuje ze změny stavu objektu Contract, například na „Awaiting Signature“. Vlastník smlouvy tento stav aktualizuje ručně.

Zachycení

Zaznamenejte časové razítko změny stavu na „Approved by Counterparty“ nebo „Pending Signature“.

Typ události inferred
Prodloužení smlouvy
Označuje úspěšné prodloužení smlouvy a pokračování jejího životního cyklu. Lze je zaznamenat změnou stavu původní smlouvy nebo vytvořením nového záznamu smlouvy označeného jako prodloužení.
Proč je to důležité

Sledování prodloužení je důležité pro udržení výnosů a zajištění kontinuity provozu. Podporuje KPI „Míra včasného prodloužení smluv“ a označuje příznivý výsledek životního cyklu smlouvy.

Kde data získat

Událost lze odvodit ze změny stavu na „Renewed“. Pokud se vytvoří nový záznam smlouvy, lze ji odvodit z jeho vytvoření, když pole „Renewal For“ odkazuje na původní smlouvu.

Zachycení

Zjistěte změnu stavu na „Renewed“ nebo vytvoření nového propojeného záznamu smlouvy.

Typ události inferred
Provedení kontroly dodržování pravidel
Jde o aktivitu po aktivaci smlouvy, při které se ověřuje její soulad s požadavky a předpisy. Lze ji zaznamenat po dokončení souvisejícího úkolu nebo položky kontrolního seznamu.
Proč je to důležité

Tato aktivita je důležitá pro sledování řízení a rizik. Podporuje KPI „Míra dodržování plánu kontrol“ tím, že zaznamenává, zda a kdy se kontroly provádějí.

Kde data získat

Pravděpodobně se odvozuje z dokončení souvisejícího úkolu nebo vlastního objektu „Compliance Review“ propojeného se smlouvou. Datum dokončení tohoto záznamu slouží jako časové razítko události.

Zachycení

Zaznamenejte datum dokončení opakovaného úkolu nebo souvisejícího záznamu o dodržování pravidel.

Typ události inferred
Úprava smlouvy s vyznačenými změnami
K této aktivitě dochází pokaždé, když se během vyjednávání uloží nebo nahraje nová verze smluvního dokumentu. Správa verzí v Conga CLM vytvoří záznam pro každou verzi dokumentu.
Proč je to důležité

Počet úprav s vyznačenými změnami pomáhá měřit intenzitu vyjednávání a podporuje KPI „Počet kol úprav“. Může upozornit na příliš složité smlouvy nebo náročná vyjednávání.

Kde data získat

Údaje se získávají z historie verzí smluvního dokumentu uloženého v Conga CLM. Každá nová verze vytvořená po odeslání protistraně představuje samostatnou událost.

Zachycení

Zaznamenejte událost pro každou novou verzi dokumentu, u které se změnilo hlavní číslo verze.

Typ události explicit
Vypracování návrhu smlouvy
Označuje dokončení prvního návrhu smluvního dokumentu. Často se odvozuje ze změny stavu záznamu smlouvy, například z „Requested“ na „Drafting“ nebo „In Review“.
Proč je to důležité

Sledováním této aktivity změříte dobu potřebnou k vypracování prvního návrhu. Prodlevy mohou ukazovat na problémy se šablonami, shromažďováním údajů nebo přidělováním zdrojů.

Kde data získat

Odvozuje se z historie změn pole stavu objektu Contract. Hledejte časové razítko, kdy se stav změní na hodnotu po dokončení návrhu, například „Internal Review“.

Zachycení

Zjistěte změnu stavu z „Draft“ na následující logický krok workflow.

Typ události inferred
Žádost o změnu smlouvy
Označuje zahájení procesu formální změny stávající platné smlouvy. Obvykle se zaznamenává vytvořením nového záznamu „Amendment“ propojeného s původní smlouvou.
Proč je to důležité

Změny smluv představují významné odchylky v procesu. Analýza jejich četnosti a délky může odhalit problémy s původním vymezením smlouvy nebo měnícími se potřebami firmy.

Kde data získat

Údaje se získávají z data vytvoření nového záznamu v objektu „Amendment“ nebo podobně pojmenovaném objektu, který má vyhledávací vazbu na hlavní objekt Contract.

Zachycení

Sledujte událost vytvoření záznamu „Amendment“ propojeného se smlouvou.

Typ události explicit
Zahájení interní kontroly
Označuje okamžik, kdy je návrh smlouvy předán ke kontrole interním zainteresovaným stranám, například finančnímu oddělení nebo vedoucím organizačních jednotek. Obvykle se odvozuje ze změny stavu na „In Internal Review“ nebo podobnou hodnotu.
Proč je to důležité

Tato aktivita je výchozím bodem pro měření délky interní kontroly. Pomáhá zjistit, jak dlouho smlouvy čekají na kontrolu a kolik času samotná kontrola zabere.

Kde data získat

Odvozuje se z historie změn pole stavu objektu Contract. Událost se opatří časovým razítkem při změně stavu, která označuje zahájení interní kontroly.

Zachycení

Zaznamenejte časové razítko změny stavu smlouvy na „Internal Review“ nebo odpovídající hodnotu.

Typ události inferred
Doporučené Volitelné

Návody k extrakci

Jak získat data z Conga CLM

Chcete začít?

Začněte s přípravou dat ještě dnes a využijte možnosti svého procesu správy smluv naplno. Naše platforma vám pomůže najít příležitosti ke zvýšení efektivity.

Zvyšte efektivitu: zlepšete správu smluv ještě dnes

Začněte zjednodušovat workflow a zkraťte dobu vyřízení smluv o 30 %.

Spustit zkušební verzi

Bez platební karty, nastavení za několik minut