Šablona dat pro proces Record to Report: účetní zápis

Čas události neboli časové razítko zachycuje přesné datum a čas provedení aktivity. Určuje chronologické pořadí událostí v každém případu, které je nezbytné pro přesnou rekonstrukci průběhu procesu.

Časová razítka se při analýze používají k výpočtu doby mezi aktivitami, měření celkové doby průchodu procesu a hledání zpoždění nebo úzkých míst. Rozdíl mezi časem „Účetní zápis odeslán ke schválení“ a „Účetní zápis schválen“ například ukazuje dobu schvalování. Přesná časová razítka jsou základem časové analýzy procesů a měření jejich výkonnosti.

Toto časové razítko je nezbytné pro řazení událostí, výpočet doby průchodu a trvání jednotlivých kroků i hledání zpoždění v procesu.

Najdete ho v záznamech událostí, tabulkách historie transakcí nebo záznamech změn dokladů. Pole se často jmenují „Datum vytvoření“, „Datum změny“ nebo „Časové razítko“.

ID účetního zápisu je důležitý atribut, který jednoznačně identifikuje každou instanci procesu finanční transakce. Propojuje všechny související aktivity, například vytvoření, schválení a zaúčtování, do jednoho případu.

Při analýze process mining toto ID umožňuje rekonstruovat celý průběh každého účetního zápisu. Je základem pro výpočet metrik na úrovni případu, například doby průchodu, identifikaci variant procesu a analýzu shody s požadovaným modelem procesu. Bez jedinečného identifikátoru případu nelze sledovat posloupnost událostí konkrétní transakce.

Toto ID je nezbytné pro sledování celého životního cyklu každého účetního zápisu a umožňuje analyzovat průběh procesu, jeho trvání i odchylky.

Obvykle se nachází v tabulce hlaviček finančních nebo účetních dokladů. Může jít o složený klíč tvořený číslem dokladu, kódem společnosti a fiskálním rokem.

Název aktivity popisuje krok v životním cyklu účetního zápisu, například „Účetní zápis vytvořen“, „Účetní zápis odeslán ke schválení“ nebo „Účetní zápis zaúčtován“. Každá aktivita představuje samostatnou změnu stavu nebo akci provedenou s účetním zápisem.

Tento atribut je pro process mining zásadní, protože určuje uzly v mapě procesu. Analýza pořadí a četnosti aktivit pomáhá odhalit skutečný průběh procesu, najít úzká místa mezi kroky, zjistit odchylky od standardního postupu a změřit dobu strávenou v jednotlivých fázích.

Určuje kroky v mapě procesu, což je důležité pro znázornění průběhu procesu, hledání úzkých míst a analýzu odchylek.

Často se odvozuje ze záznamů změn stavu, tabulek událostí, transakčních kódů nebo historie workflow související s účetním dokladem.

Tento atribut zaznamenává datum a čas poslední extrakce nebo aktualizace dat. Udává, jak aktuální jsou analyzovaná data.

Při analýze je důležité vědět, jak čerstvá data jsou, abyste výsledky správně interpretovali. Časové razítko ukazuje, zda pracujete s aktuálními informacemi, nebo se snímkem dat z určitého okamžiku. To ovlivňuje vypovídací hodnotu dashboardů a KPI týkajících se aktuálního objemu nevyřízené práce nebo výkonnosti procesu.

Ukazuje aktuálnost dat, takže uživatelé vědí, jak současný je podklad pro analýzu procesu.

Tento údaj obvykle vytváří a ukládá nástroj pro extrakci dat nebo integrační platforma při jejich načítání.

Atribut Zdrojový systém označuje aplikaci nebo modul, ve kterém data účetního zápisu vznikla. Ve firmách mohou finanční data pocházet z různých ERP systémů, pomocných účetních knih nebo aplikací třetích stran.

Tento atribut umožňuje několik typů analýzy. Můžete porovnat efektivitu procesu a shodu s postupem v různých zdrojových systémech. Lze například zjistit, zda se zápisy z automatizované pomocné účetní knihy zpracovávají rychleji než ručně vytvořené zápisy. Atribut je důležitý také pro správu dat a řešení problémů, protože pomáhá dohledat jejich původ.

Určuje původ dat, což je důležité pro porovnání procesů mezi systémy i pro správu dat.

Obvykle se určuje při nastavení extrakce dat nebo je k dispozici jako standardní pole v datovém skladu, který slučuje informace z více systémů.

Tento atribut zachycuje finanční hodnotu účetního zápisu. Podle systému a datového modelu může představovat celkovou částku na straně Má dáti, celkovou částku na straně Dal nebo absolutní součet.

Analýza procesu z pohledu peněžní hodnoty může odhalit důležité souvislosti. Pomáhá určit priority zlepšování procesů se zaměřením na transakce s vysokou hodnotou. Lze například zkoumat, zda schválení hodnotných zápisů trvá déle nebo zda jsou častěji zamítány. Tento atribut je důležitý také pro analýzu významnosti a identifikaci transakcí s vyšším finančním rizikem.

Je důležitý pro analýzu významnosti. Pomáhá zaměřit zlepšování procesů na transakce s vysokou hodnotou a posoudit jejich finanční dopad.

Obvykle je k dispozici v tabulce hlaviček účetních zápisů. Někdy je třeba částku vypočítat jako součet hodnot jednotlivých položek.

Atribut Jméno uživatele označuje osobu odpovědnou za provedení daného kroku procesu. Může jít o autora účetního zápisu, osobu, která jej odeslala, manažera, který jej schválil, nebo účetního, který jej zaúčtoval.

Analýza výkonnosti procesu podle uživatelů ukazuje rozložení pracovní zátěže, produktivitu týmu a potřeby školení. Pomáhá najít nejvýkonnější uživatele, osoby, které potřebují další podporu, nebo aktivity, jež pravidelně zpracovávají konkrétní lidé. Tyto informace jsou důležité pro řízení zdrojů a zlepšování výkonnosti.

Tento atribut pomáhá analyzovat rozložení pracovní zátěže a výkonnost týmu a odhalit potřeby školení.

Obvykle se nachází v záznamech změn dokladů nebo v tabulkách historie workflow. Bývá spojen s poli jako „Vytvořil“, „Změnil“ nebo „ID uživatele“.

Kód společnosti označuje samostatnou právnickou nebo obchodní jednotku v rámci organizace. Finanční transakce se zaznamenávají na úrovni kódu společnosti, aby bylo možné sestavovat samostatné finanční výkazy.

V process mining je kód společnosti důležitým atributem pro analýzu organizace. Umožňuje porovnávat výkonnost procesu mezi různými společnostmi, regiony nebo dceřinými společnostmi. Analytik může například porovnat míru zamítnutí nebo dobu schvalování u americké a německé společnosti a zjistit, kde se uplatňují osvědčené postupy nebo kde je prostor ke zlepšení. To pomáhá sjednocovat procesy a zajišťovat shodu v celé organizaci.

Umožňuje porovnávat výkonnost a procesy mezi různými právnickými osobami, dceřinými společnostmi nebo regiony.

Standardní pole v hlavičce téměř všech finančních dokladů v ERP systému.

Atribut Měna určuje měnovou jednotku částky účetního zápisu. Je nezbytný pro správnou interpretaci a porovnání finančních hodnot, zejména v nadnárodních organizacích.

Při analýze poskytuje tento atribut potřebný kontext k částce účetního zápisu. Umožňuje filtrovat transakce podle měny a je nezbytný pro analýzu, která sčítá nebo porovnává částky z různých regionů. Pro smysluplnou globální analýzu může být nutné převést částky na jednu vykazovací měnu.

Poskytuje potřebný kontext k částce účetního zápisu a umožňuje přesnou finanční analýzu i porovnání různých měn.

Standardní pole v hlavičce finančních dokladů, často nazvané „Kód měny“ nebo „Klíč měny“.

Stav účetního zápisu označuje stav transakce v určitém okamžiku nebo její konečný výsledek. Obvykle zachycuje důležité milníky procesu, například „Probíhá“, „Odeslán ke schválení“, „Zaúčtován“ nebo „Stornován“.

Tento atribut pomáhá zjistit aktuální pracovní zátěž a objem nevyřízené práce. Manažeři mohou filtrovat zápisy se stavem „Probíhá“ nebo „Čeká na schválení“ a sledovat nevyřízené úkoly. Analýza konečného stavu ukazuje výsledky procesu, například podíl zaúčtovaných zápisů oproti smazaným nebo stornovaným.

Pomáhá sledovat aktuální pracovní zátěž a nevyřízenou práci podle stavu jednotlivých účetních zápisů, například „Čeká na schválení“ nebo „Zaúčtován“.

Je k dispozici v datech hlavičky účetního zápisu. Mezi běžné názvy polí patří „Stav dokladu“ nebo „Stav zaúčtování“.

Typ účetního zápisu třídí transakce podle jejich obchodního účelu nebo povahy. Mezi běžné typy patří standardní ruční zápisy, automatické zápisy z pomocné účetní knihy, časové rozlišení, reklasifikace a stornovací zápisy.

Tento atribut umožňuje filtrovat a členit analýzu procesů. Porovnáním průběhu procesů a metrik výkonnosti pro různé typy účetních zápisů mohou organizace získat užitečné poznatky. Mohou například zjistit, že schvalování zápisů časového rozlišení trvá déle nebo že opakující se zápisy mají vyšší míru automatizace. Díky tomu lze zlepšování procesů zaměřit na konkrétní kategorie transakcí.

Umožňuje rozdělit analýzu a porovnat procesy pro různé typy transakcí, například zápisy časového rozlišení a standardní zápisy, a najít oblasti pro cílené zlepšení.

Obvykle se nachází v datech hlavičky účetního zápisu. Pole se často jmenují „Typ dokladu“, „Kategorie účetního zápisu“ nebo „Typ účetního zápisu“.

Datum zaúčtování je oficiální účetní datum transakce. Určuje fiskální období, ve kterém se účetní zápis projeví ve finančních výkazech. Může se lišit od data vytvoření zápisu i od data uskutečnění transakce.

Analýza data zaúčtování je důležitá pro finanční kontroly a sledování včasnosti. Prodleva mezi vytvořením nebo schválením zápisu a jeho zaúčtováním může být důležitým KPI, který upozorní na zpoždění v závěrečném kroku procesu. Datum se používá také k analýze včasného zaúčtování a k hledání zápisů se zpětným datem nebo zápisů přiřazených k nesprávnému období, což může ohrozit shodu s předpisy.

Toto datum je důležité pro výpočet zpoždění při zaúčtování a ověření, že zápisy jsou pro přesné vykazování zařazeny do správného účetního období.

Standardní povinné pole v hlavičce všech finančních dokladů v ERP systému.

Důvod zamítnutí je kód nebo textový popis, který vysvětluje, proč účetní zápis nebyl schválen. Mezi běžné důvody patří nesprávné přiřazení účtu, chybějící dokumentace nebo porušení pravidel.

Tento atribut je hlavním podkladem pro analýzu příčin přepracování a neefektivity procesu. Analýza četnosti jednotlivých důvodů zamítnutí pomáhá odhalit nejčastější zdroje chyb. Tyto informace jsou užitečné při přípravě cílených opatření, například při úpravě školicích materiálů, upřesnění pravidel nebo zavedení systémových kontrol, které chybám předcházejí. Přímo podporují KPI, jako jsou míra zamítnutí a míra přepracování.

Je důležitý pro analýzu příčin přepracování. Pomáhá odhalit časté chyby a připravit cílená školení nebo úpravy systému.

Obvykle se nachází v záznamu workflow nebo v historii schvalování účetního zápisu. Může jít o volný text nebo výběr z předem definovaného seznamu.

Atribut Je automatizováno je logický příznak, který rozlišuje aktivity provedené automatizovanými systémy, například boty nebo integrovanými pomocnými účetními knihami, od aktivit provedených ručně uživateli.

Tento atribut je nezbytný pro měření míry automatizace procesu účetních zápisů. Umožňuje vypočítat KPI míry automatizace a hledat další příležitosti k automatizaci. Porovnáním doby průchodu a chybovosti automatizovaných a ručních aktivit mohou firmy lépe posoudit přínos investic do automatizačních technologií, které zvyšují efektivitu a omezují lidské chyby.

Pomáhá měřit míru automatizace procesu a hledat příležitosti k automatizaci ručních úkolů, která může zvýšit efektivitu a omezit chyby.

Často se odvozuje podle toho, zda Jméno uživatele odpovídá systémovému nebo servisnímu účtu, případně zda transakce pochází z automatizovaného zdrojového systému.

Atribut Oddělení propojuje účetní zápis s konkrétní obchodní jednotkou, funkcí nebo nákladovým střediskem. Tyto organizační údaje přiřazují finanční činnosti odpovědné oblasti ve firmě.

Stejně jako kód společnosti umožňuje oddělení podrobněji členit data procesu. Lze porovnávat efektivitu procesu, míru přepracování nebo dobu schvalování mezi odděleními. Pomáhá to najít osvědčené postupy nebo oblasti, kde konkrétní týmy potřebují větší podporu či jasnější pokyny k procesu.

Umožňuje analyzovat procesy a porovnávat výkonnost různých obchodních jednotek, a tak odhalit problémy nebo osvědčené postupy konkrétních oddělení.

Lze ho najít v hlavičce účetního zápisu nebo v datech jeho položek. Může se odvodit od uživatele, který zápis vytvořil, nebo od nákladového střediska přiřazeného k transakci.