Šablona dat pro proces Record to Report: účetní zápisy
Šablona dat pro proces Record to Report: účetní zápisy
- Doporučené atributy
- Aktivity, které je vhodné sledovat
- Návod na získání dat z Oracle Fusion Financials
Atributy procesu Record to Report: účetní zápisy
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Aktivita
ActivityName
|
Název konkrétní obchodní události nebo úkolu, který v daném okamžiku nastal v procesu zpracování účetního zápisu. | ||
|
Popis
Název aktivity označuje jeden krok v životním cyklu účetního zápisu, například „Účetní zápis vytvořen“ nebo „Účetní zápis schválen“. Tyto údaje jsou nezbytné pro sestavení mapy procesu a pochopení posloupnosti událostí. Analýza aktivit pomáhá určit tok procesu, včetně obvyklých postupů, odchylek a opakovaného zpracování. Sledováním jednotlivých aktivit lze měřit dobu strávenou v konkrétních fázích, například při schvalování, a zjistit, které kroky trvají nejdéle nebo u nich nejčastěji dochází k chybám.
Proč je to důležité
Určuje jednotlivé kroky procesu, tvoří základ mapy procesu a umožňuje analyzovat jeho průběh, úzká místa a odchylky.
Kde data získat
Tento atribut se obvykle odvozuje ze změn stavu, záznamů událostí nebo tabulek auditní stopy souvisejících s účetními zápisy v modulu hlavní knihy.
Příklady
Účetní zápis vytvořenÚčetní zápis odeslán ke schváleníÚčetní zápis schválenÚčetní zápis zaúčtován
|
|||
|
Čas zahájení
EventTime
|
Časové razítko označující, kdy došlo ke konkrétní aktivitě nebo události. | ||
|
Popis
Toto časové razítko určuje přesné datum a čas provedení aktivity. V process mining slouží jako hlavní časový údaj pro určení pořadí událostí a výpočet doby mezi nimi. Přesnost času události je zásadní pro všechny časové analýzy, včetně výpočtu doby průchodu, hledání úzkých míst a sledování plnění dohod o úrovni služeb. Poskytuje chronologické pořadí potřebné k rekonstrukci skutečného průběhu procesu.
Proč je to důležité
Toto časové razítko je nezbytné pro řazení událostí, výpočet všech dob trvání procesu a časové analýzy.
Kde data získat
Tyto údaje se obvykle ukládají do tabulek auditní stopy. U konkrétních událostí mohou být také uvedeny jako „Last Update Date“ nebo „Creation Date“ v transakčních tabulkách, například GL_JE_HEADERS a GL_JE_LINES.
Příklady
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:00Z
|
|||
|
ID účetního zápisu
JournalEntryId
|
Jedinečný identifikátor účetního zápisu, který propojuje všechny související finanční transakce. | ||
|
Popis
ID účetního zápisu slouží jako hlavní identifikátor případu a jednoznačně propojuje všechny aktivity související s konkrétními finančními transakcemi. Díky tomu lze sledovat celý životní cyklus jednoho účetního zápisu od zahájení až po konečné zaúčtování a ověřit, že jsou zaúčtovány všechny debety a kredity. V process mining je toto ID nezbytné k rekonstrukci průběhu každého účetního zápisu od začátku do konce. Propojuje různé události, například „Účetní zápis vytvořen“, „Deník odeslán ke schválení“ a „Účetní zápis zaúčtován“, do souvislého toku procesu. Díky tomu lze analyzovat dobu průchodu, úzká místa a odchylky v procesu.
Proč je to důležité
Jde o základní identifikátor pro sledování účetního zápisu od začátku do konce. Umožňuje analyzovat celý tok procesu pro každý jedinečný případ.
Kde data získat
Tento primární klíč se nachází v hlavních tabulkách hlavní knihy, například GL_JE_HEADERS a GL_JE_LINES.
Příklady
JE100523JE202311001882019
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časové razítko poslední aktualizace dat nebo jejich získání ze zdrojového systému. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává, kdy byla datová sada naposledy aktualizována. Informuje o aktuálnosti analyzovaných dat, což je důležité pro posouzení relevance získaných poznatků. Při každé analýze, zejména v provozních dashboardech, potřebují uživatelé znát čas poslední aktualizace dat, aby se na údaje mohli spolehnout a rozhodovat se na jejich základě. Jasně tak vidí, k jakému okamžiku data v modelu process mining sahají.
Proč je to důležité
Ukazuje aktuálnost dat, takže uživatelé vědí, jak současná je analýza procesu, a mohou se na její výsledky spolehnout.
Kde data získat
Tato hodnota se vytváří a ukládá při získávání a transformaci dat. Obvykle jde o časové razítko dokončení úlohy ETL/ELT.
Příklady
2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z2023-11-22T08:00:00Z
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Systém nebo modul, ze kterého údaje pocházejí. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje zdrojový systém, ze kterého byla data o procesu získána. V prostředí s více propojenými systémy mohou data pocházet z různých zdrojů. Toto pole pomáhá rozlišit jejich původ. Při analýze procesu je znalost zdrojového systému důležitá pro pochopení odchylek způsobených rozdílným chováním systémů. Pomáhá také ověřovat data a řešit problémy, protože umožňuje dohledat jejich původ.
Proč je to důležité
Určuje původ dat, což je důležité pro správu a ověřování dat i pro pochopení odchylek v procesech napříč systémy.
Kde data získat
Často jde o statickou hodnotu nastavenou při získávání dat. Může to být také pole ve zdrojových tabulkách, které označuje systém, v němž byl zápis zadán.
Příklady
Oracle Fusion Financials CloudOracle EBS R12Fusion GL
|
|||
|
Částka účetního zápisu
JournalAmount
|
Celková peněžní hodnota účetního zápisu, obvykle součet debetů. | ||
|
Popis
Tento atribut vyjadřuje celkovou finanční hodnotu transakce v účetním zápisu. Částka může významně ovlivnit průběh procesu. Například zápisy s vysokou hodnotou mohou vyžadovat další schvalovací kroky nebo důkladnější kontrolu. Analýza částky účetního zápisu umožňuje rozdělit případy podle finančního dopadu. Pomáhá odpovědět na otázky, jako jsou „Trvá schválení zápisů s vysokou hodnotou déle?“ nebo „Zamítají se častěji zápisy nad určitou částku?“. Tím doplňuje tok procesu o důležitý obchodní kontext.
Proč je to důležité
Doplňuje důležitý obchodní kontext, umožňuje analyzovat finanční dopad a zjistit, zda zápisy s vysokou hodnotou procházejí jiným procesem.
Kde data získat
Tato hodnota se obvykle vypočítá jako součet debetů nebo kreditů v tabulce GL_JE_LINES pro daný účetní zápis.
Příklady
5000.00125000.75750.50
|
|||
|
Důvod zamítnutí
RejectionReason
|
Textový popis nebo kód vysvětlující, proč byl účetní zápis zamítnut. | ||
|
Popis
Pokud je účetní zápis během schvalování zamítnut, tento atribut zaznamená důvod. Může jít o předem definovaný kód nebo volný komentář schvalovatele. Jde o jeden z nejdůležitějších atributů pro analýzu příčin neefektivity procesu. Analýza nejčastějších důvodů zamítnutí pomáhá organizacím najít oblasti ke zlepšení, například lepší školení pracovníků připravujících zápisy, srozumitelnější pokyny nebo účinnější systémové kontroly. Atribut přímo podporuje dashboard „Analýza míry zamítnutí účetních zápisů“.
Proč je to důležité
Ukazuje přímé příčiny opakovaného zpracování a prodlev v procesu a umožňuje cíleně snížit počet zamítnutí.
Kde data získat
Tyto informace mohou být uloženy v tabulkách workflow nebo auditní stopy souvisejících se schvalováním, případně v poli poznámek v hlavičce deníku.
Příklady
Nesprávná kombinace účtůNedostatečné podkladyPřekročení rozpočtu
|
|||
|
Kategorie deníku
JournalCategory
|
Kategorie účetního zápisu, například „Časové rozlišení“, „Úprava“ nebo „Přeúčtování“. | ||
|
Popis
Kategorie deníku třídí účetní zápisy podle jejich obchodního účelu. Díky tomu lze proces analyzovat podrobněji, protože různé kategorie mohou mít odlišný průběh, pravidla schvalování nebo dobu zpracování. Například úpravy na konci měsíce mohou vyžadovat složitější a rychlejší zpracování než běžné zápisy časového rozlišení. Analýza podle kategorií pomáhá tyto rozdíly odhalit a přizpůsobit zlepšování konkrétním typům účetních zápisů.
Proč je to důležité
Umožňuje rozdělit proces podle obchodního účelu deníku a odhalit rozdíly v průběhu a výkonnosti jednotlivých typů zápisů.
Kde data získat
Údaj je dostupný v tabulce GL_JE_HEADERS, obvykle v poli JE_CATEGORY.
Příklady
Časové rozlišeníRučníÚpravaPřecenění
|
|||
|
Oddělení uživatele
UserDepartment
|
Oddělení nebo tým, do kterého patří uživatel, který aktivitu provedl. | ||
|
Popis
Tento atribut doplňuje organizační kontext tím, že přiřazuje aktivitu ke konkrétnímu oddělení, například „Finance“, „Účetní provoz“ nebo „Interní audit“. Obvykle se odvozuje z kmenových údajů o uživatelích. Analýza podle oddělení uživatele pomáhá odhalit úzká místa mezi odděleními, porovnat výkonnost týmů a pochopit rozdíly v provádění procesu napříč organizací. Hodí se také pro plánování zdrojů a cílené zlepšování procesů.
Proč je to důležité
Doplňuje organizační kontext, umožňuje porovnávat výkonnost týmů a oddělení a upozorňuje na neefektivitu napříč útvary.
Kde data získat
Tento údaj obvykle není v transakčních tabulkách. Je nutné propojit uživatelské jméno s tabulkou kmenových údajů o uživatelích nebo s daty personálního systému.
Příklady
Všeobecné účetnictvíFinanční výkaznictvíZávazky
|
|||
|
Uživatel
UserName
|
Uživatel, který provedl aktivitu, například vytvořil, schválil nebo zaúčtoval účetní zápis. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje konkrétního zaměstnance nebo systémového uživatele odpovědného za provedení aktivity. Pomáhá pochopit rozložení pracovní zátěže a výkonnost a odhalit úzká místa spojená s jednotlivými uživateli. Analýza podle uživatelského jména umožňuje filtrovat procesy podle uživatele, porovnávat jejich efektivitu a zjišťovat příčiny prodlev nebo chyb. Podporuje dashboardy, jako je „Pracovní zátěž a efektivita uživatelů napříč týmy“, i KPI, například „Index úzkých míst u účetních zápisů uživatelů“.
Proč je to důležité
Přiřazuje odpovědnost za jednotlivé kroky procesu a umožňuje analyzovat pracovní zátěž uživatelů, individuální výkonnost i potřeby školení.
Kde data získat
Údaj se nachází v transakčních tabulkách, například GL_JE_HEADERS (v polích CREATED_BY nebo LAST_UPDATED_BY), a v souvisejících tabulkách auditní stopy.
Příklady
john.doesusan.smithautoprocess_user
|
|||
|
Zdroj deníku
JournalSource
|
Pomocná kniha nebo zdroj, ze kterého účetní zápis pochází, například „Závazky“, „Pohledávky“ nebo „Ruční zadání“. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje původ účetního zápisu v systému ERP. Zápisy lze zadat ručně v hlavní knize nebo je automaticky vytvořit z pomocných knih, například závazků, pohledávek či dlouhodobého majetku. Zdroj deníku je důležitý pro analýzu automatizace. Pomáhá rozlišit ručně zadané a systémem vytvořené zápisy a podporuje KPI „Podíl automaticky vytvořených účetních zápisů“. Procesy u zápisů z různých zdrojů se často výrazně liší složitostí i efektivitou.
Proč je to důležité
Rozlišuje ručně zadané a automaticky vytvořené zápisy. To je důležité pro měření míry automatizace a analýzu rozdílů v procesech.
Kde data získat
Údaj je dostupný v tabulce GL_JE_HEADERS, obvykle v poli JE_SOURCE.
Příklady
RučníZávazkyMajetekPohledávky
|
|||
|
Čas ukončení
EndTime
|
Časové razítko označující, kdy byla konkrétní aktivita dokončena. | ||
|
Popis
Čas ukončení označuje dokončení aktivity. Čas zahájení zaznamenává její začátek, zatímco čas ukončení určuje konec. Díky tomu lze přesně vypočítat dobu zpracování daného kroku. Tento údaj je nezbytný pro výpočet doby zpracování aktivit, což je důležitá metrika při hledání úzkých míst a měření efektivity využití zdrojů. Například rozdíl mezi časem ukončení a časem zahájení aktivity „Účetní zápis zkontrolován“ ukazuje, kolik času kontrolor skutečně věnoval danému úkolu.
Proč je to důležité
Umožňuje vypočítat skutečnou dobu trvání nebo zpracování jednotlivých aktivit, což pomáhá odhalit problémy s efektivitou.
Kde data získat
Podobně jako čas zahájení se tento údaj často nachází v tabulkách auditní stopy. Lze jej také odvodit z času zahájení následující aktivity v procesu.
Příklady
2023-10-26T10:15:00Z2023-11-15T14:55:10Z2024-01-05T09:22:00Z
|
|||
|
Celková doba průchodu od začátku do konce
EndToEndCycleTime
|
Celková vypočítaná doba od vytvoření účetního zápisu po jeho konečné odsouhlasení. | ||
|
Popis
Tato metrika vyjadřuje celkovou dobu, kterou účetní zápis stráví v procesu, od první události „Účetní zápis vytvořen“ až po závěrečnou událost „Účetní zápis odsouhlasen“. Poskytuje celkový přehled o výkonnosti procesu. Jde o hlavní KPI pro měření celkové efektivity procesu. V dashboardech trendů se používá ke sledování dopadu zlepšovacích iniciativ v čase a slouží jako výchozí hodnota pro měření změn procesu.
Proč je to důležité
Poskytuje celkový přehled o stavu a efektivitě procesu a patří mezi důležité metriky pro výkaznictví vedení.
Kde data získat
Tuto metriku vypočítává platforma process mining jako rozdíl mezi časovými razítky první a poslední události každého případu.
Příklady
P10DT5HP4DT12HP22D
|
|||
|
Cílové datum zaúčtování
TargetPostingDate
|
Předem stanovené datum, do kterého má být účetní zápis zaúčtován. | ||
|
Popis
Cílové datum zaúčtování je termín, do kterého má být účetní zápis zaúčtován do hlavní knihy. Často se určuje podle dohod o úrovni služeb (SLA) nebo harmonogramu uzávěrky na konci měsíce. Slouží jako měřítko výkonnosti. Tento atribut je nezbytný pro výpočet KPI „Podíl účetních zápisů zaúčtovaných včas“. Porovnáním skutečného data zaúčtování s cílovým datem lze automaticky označit zápisy jako včasné nebo opožděné a jasně měřit dodržování harmonogramu.
Proč je to důležité
Určuje termín nebo dohodnutou úroveň služby pro zaúčtování a umožňuje vypočítat KPI včasnosti.
Kde data získat
Nemusí jít o standardní pole. Hodnotu lze odvodit z obchodních pravidel podle data vytvoření, účetního období nebo kategorie deníku.
Příklady
2023-10-312023-11-302024-01-05
|
|||
|
Měna
CurrencyCode
|
Kód měny částky účetního zápisu, například USD, EUR nebo GBP. | ||
|
Popis
Kód měny určuje, v jaké měně jsou uvedeny finanční částky v účetním zápisu. Je nezbytný pro nadnárodní organizace, které pracují s více měnami. Tento atribut zajišťuje správnou interpretaci finančních hodnot. Umožňuje filtrovat podle měny a je nutný při analýze, která porovnává nebo sčítá peněžní částky z různých regionů.
Proč je to důležité
Poskytuje potřebný kontext pro finanční částky, zajišťuje jejich správnou interpretaci a umožňuje analýzu podle jednotlivých měn.
Kde data získat
Údaj je dostupný v tabulce GL_JE_HEADERS, obvykle v poli CURRENCY_CODE.
Příklady
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Název hlavní knihy
LedgerName
|
Název hlavní knihy, do které se účetní zápis zaznamenává. | ||
|
Popis
Název hlavní knihy označuje konkrétní knihu, do které účetní zápis patří. Organizace s více právními subjekty nebo požadavky na výkaznictví mohou používat několik hlavních knih, například primární knihu pro podnikové účetnictví a sekundární knihy pro místní zákonné výkaznictví. Tento atribut umožňuje filtrovat a porovnávat procesy napříč právními subjekty nebo obchodními jednotkami. Zajišťuje, že analýza probíhá ve správném organizačním kontextu, což je důležité zejména pro finanční shodu a výkaznictví.
Proč je to důležité
Umožňuje filtrovat a porovnávat procesy napříč právními subjekty nebo účetními rámci, což je důležité pro velké organizace.
Kde data získat
Údaj se nachází v tabulce GL_JE_HEADERS, obvykle přes LEDGER_ID, který lze propojit s GL_LEDGERS a získat tak název knihy.
Příklady
Primární hlavní kniha USAZákonná hlavní kniha Spojeného královstvíHlavní kniha pro globální konsolidaci
|
|||
|
Opakované zpracování
IsRework
|
Vypočítaný příznak, který má hodnotu true, pokud byl účetní zápis zamítnut a následně opraven. | ||
|
Popis
Tento booleovský atribut se vypočítává pro označení případů, u kterých došlo k opakovanému zpracování. Obvykle má hodnotu „true“ u všech aktivit následujících po události „Účetní zápis zamítnut“, například „Účetní zápis opraven a znovu odeslán“. Atribut opakovaného zpracování usnadňuje analýzu objemu a dopadu opakovaných cyklů. Přímo podporuje KPI „Průměrná míra opakovaného zpracování účetních zápisů“ a umožňuje porovnat průběh a dobu zpracování opravených případů s případy, které byly správně zpracovány napoprvé.
Proč je to důležité
Přímo označuje případy, které prošly neefektivním opakovaným zpracováním, a usnadňuje měření četnosti i dopadu selhání procesu.
Kde data získat
Tento údaj není ve zdrojovém systému dostupný. Vypočítává se v nástroji process mining analýzou posloupnosti aktivit každého případu.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Příznak storna
ReversalIndicator
|
Příznak určující, zda je účetní zápis stornem jiného zápisu. | ||
|
Popis
Tento booleovský atribut označuje účetní zápisy vytvořené za účelem stornování dříve zaúčtovaného zápisu. Storna představují zvláštní typ účetního zápisu, který často prochází odlišným a někdy problematickým procesem. Analýza tohoto příznaku je důležitá pro dashboard „Výkonnost procesu stornování deníků“. Umožňuje oddělit procesy stornování a měřit jejich četnost, příčiny i dobu průchodu. Pomáhá tak odhalit základní problémy původních zápisů, kvůli kterým je nutné storno provést.
Proč je to důležité
Umožňuje odděleně analyzovat proces stornování, který často upozorňuje na chyby nebo problémy v původní transakci.
Kde data získat
Může jít o konkrétní příznak v tabulce GL_JE_HEADERS, například ACCRUAL_REV_FLAG, nebo lze storno určit podle propojení s původním deníkem.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Stav zaúčtování
PostingStatus
|
Aktuální stav zaúčtování účetního zápisu, například „Nezaúčtováno“ nebo „Zaúčtováno“. | ||
|
Popis
Tento atribut vyjadřuje aktuální stav účetního zápisu z hlediska zaúčtování do hlavní knihy. Ukazuje, v jaké fázi životního cyklu se zápis nachází, zejména pokud je jeho zpracování stále v běhu. Stav zaúčtování je důležitý pro dashboard „Sledování stavu účetních zápisů v reálném čase“, který poskytuje přehled o všech aktivních zápisech. Pomáhá sledovat nevyřízené nezaúčtované deníky a odhalovat prodlevy v závěrečných fázích procesu.
Proč je to důležité
Ukazuje aktuální stav deníku, což je nezbytné pro sledování nevyřízených zápisů a průběžně zpracovávaných případů.
Kde data získat
Údaj je dostupný v tabulce GL_JE_HEADERS, obvykle ve sloupci STATUS nebo POSTING_STATUS.
Příklady
ZaúčtovánoNezaúčtovánoChyba
|
|||
|
Účetní období
AccountingPeriod
|
Účetní období, do kterého se zápis zaúčtuje, například „Jan-24“. | ||
|
Popis
Účetní období určuje finanční období, ve kterém se transakce vykazuje. Je zásadní pro finanční výkaznictví i analýzu. V process mining je tento atribut důležitý pro analýzu trendů. Umožňuje porovnávat výkonnost procesu, například dobu průchodu nebo míru zamítnutí, mezi jednotlivými měsíci či čtvrtletími. Pomáhá odhalit sezónní vlivy, například vyšší pracovní zátěž při uzávěrce na konci měsíce, a měřit dopad zlepšení procesů v čase.
Proč je to důležité
Umožňuje sledovat trendy KPI v čase, měřit zlepšování procesů a odhalovat sezónní výkyvy, například zvýšenou zátěž na konci měsíce.
Kde data získat
Údaj je dostupný v tabulce GL_JE_HEADERS, obvykle v poli PERIOD_NAME.
Příklady
Jan-24Feb-24Mar-24
|
|||
|
Zaúčtováno včas
IsOnTimePosting
|
Vypočítaný příznak, který má hodnotu true, pokud byl deník zaúčtován nejpozději v cílovém termínu. | ||
|
Popis
Tento booleovský atribut se odvozuje porovnáním časového razítka aktivity „Účetní zápis zaúčtován“ s cílovým datem zaúčtování. Pokud k zaúčtování dojde v cílovém termínu nebo dříve, má atribut hodnotu „true“, jinak „false“. Atribut přímo podporuje KPI „Podíl účetních zápisů zaúčtovaných včas“ a zjednodušuje jeho výpočet. Umožňuje snadno filtrovat a analyzovat opožděné zápisy a hledat časté příčiny prodlev, například konkrétní kategorie deníků nebo schvalovatele.
Proč je to důležité
Poskytuje jednoznačný výsledek výkonnosti účtování, zjednodušuje analýzu včasnosti a pomáhá hledat příčiny prodlev.
Kde data získat
Tento atribut vypočítává nástroj process mining. Vyžaduje atribut „TargetPostingDate“ a časové razítko aktivity „Účetní zápis zaúčtován“.
Příklady
truefalse
|
|||
Aktivity procesu Record to Report: účetní zápisy
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Účetní zápis odeslán ke schválení
|
K této aktivitě dochází, když uživatel odešle dokončený účetní zápis do schvalovacího workflow. Zápis přechází z rozpracovaného nebo neúplného stavu do stavu čekajícího na schválení. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o důležitý milník, od kterého se měří doba schvalování a určují úzká místa. Odděluje fázi zadávání dat od kontroly a schvalování.
Kde data získat
Tato událost se odvozuje ze změny stavu v tabulce GL_JE_HEADERS, konkrétně když se APPROVAL_STATUS_CODE změní na hodnotu jako 'REQUIRED' nebo 'INITIATED'. Může být zaznamenáno také časové razítko odeslání.
Zachycení
Sledujte časové razítko změny APPROVAL_STATUS_CODE v GL_JE_HEADERS, které označuje odeslání.
Typ události
inferred
|
|||
|
Účetní zápis odsouhlasen
|
Účetní zápis byl spárován a vypořádán při odsouhlasení účtů na konci období. Tím se potvrzuje, že transakce odpovídá dalším finančním údajům, například bankovním výpisům. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita představuje skutečný konec životního cyklu deníku. Doba od zaúčtování po odsouhlasení je důležitý KPI pro hodnocení efektivity finanční uzávěrky.
Kde data získat
Tato událost se obvykle zaznamenává v Oracle Financial Consolidation and Close Cloud Service (FCCS) nebo Account Reconciliation Cloud Service (ARCS), nikoli v samotné hlavní knize. Odvozuje se ze změny stavu záznamu o odsouhlasení propojeného s deníkem.
Zachycení
Propojte údaje o deníku s aktualizacemi stavu odsouhlasení v tabulkách ARCS nebo FCCS.
Typ události
inferred
|
|||
|
Účetní zápis schválen
|
Určený schvalovatel účetní zápis formálně schválil a potvrdil jeho správnost a platnost. Jde o poslední krok schvalovacího workflow, po kterém lze zápis zaúčtovat. | ||
|
Proč je to důležité
Tento milník označuje konec schvalovacího procesu. Doba od odeslání ke schválení je důležitý KPI pro měření efektivity workflow a hledání úzkých míst při schvalování.
Kde data získat
Událost se odvozuje ze změny stavu v tabulce GL_JE_HEADERS, kde se hodnota APPROVAL_STATUS_CODE změní na „APPROVED“. Tabulky workflow obsahují identitu schvalovatele a časové razítko.
Zachycení
Sledujte časové razítko změny hodnoty APPROVAL_STATUS_CODE v GL_JE_HEADERS na „APPROVED“.
Typ události
inferred
|
|||
|
Účetní zápis vytvořen
|
Tato aktivita označuje začátek procesu účetního zápisu. Nastává ve chvíli, kdy uživatel vytvoří novou hlavičku zápisu a začne zadávat údaje, ještě před odesláním ke kontrole nebo schválení. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o hlavní počáteční událost procesu. Analýza doby od této aktivity k následujícím krokům pomáhá měřit efektivitu prvotního zadání dat i celkovou dobu zpracování.
Kde data získat
Tato událost se obvykle odvozuje z časového razítka data vytvoření v tabulce GL_JE_HEADERS pro konkrétní ID účetního zápisu. V této tabulce je také uveden uživatel, který záznam vytvořil.
Zachycení
Použijte hodnotu CREATION_DATE z tabulky GL_JE_HEADERS.
Typ události
inferred
|
|||
|
Účetní zápis zaúčtován
|
Finanční údaje účetního zápisu byly úspěšně zaznamenány v hlavní knize. Debety a kredity se nyní promítají do zůstatků účtů. | ||
|
Proč je to důležité
Tento důležitý milník znamená, že se deník stal součástí oficiální finanční evidence. Je nezbytný pro měření podílu včas zaúčtovaných zápisů a celkové doby od vytvoření po zaúčtování.
Kde data získat
Událost se odvozuje ze změny stavu v tabulce GL_JE_HEADERS, kde se pole STATUS změní na „P“ (zaúčtováno). Stav účtování je uveden také v tabulce GL_JE_BATCHES.
Zachycení
Sledujte časové razítko změny hodnoty STATUS v GL_JE_HEADERS na „P“.
Typ události
inferred
|
|||
|
Přiložena podpůrná dokumentace
|
Označuje přiložení podpůrných dokumentů, například faktur nebo tabulek, k účetnímu zápisu. Dokumenty poskytují kontext a doklady auditorům i schvalovatelům. | ||
|
Proč je to důležité
Sledování této aktivity pomáhá zjistit, zda zpoždění způsobuje chybějící dokumentace. Ukazuje také, zda jsou účetní zápisy před zařazením do schvalovacího workflow úplné a v souladu s pravidly.
Kde data získat
Tuto aktivitu může být obtížné sledovat jako samostatnou událost. Lze ji odvodit z časových razítek v tabulkách příloh, například FND_ATTACHED_DOCUMENTS, propojených se záznamem účetního zápisu v GL_JE_HEADERS.
Zachycení
Odvoďte ji z data vytvoření záznamů v FND_ATTACHED_DOCUMENTS propojených s účetním zápisem.
Typ události
inferred
|
|||
|
Storno deníku zpracováno
|
Byl vytvořen a zaúčtován stornovací účetní zápis, který v následujícím období ruší finanční dopad původního deníku. Jde o běžný postup u časového rozlišení. | ||
|
Proč je to důležité
Sledování storen pomáhá určit, které typy zápisů se stornují nejčastěji, a analyzovat efektivitu samotného procesu stornování. Může také upozornit na problémy se správou časového rozlišení.
Kde data získat
Událost se odvozuje nalezením nového účetního zápisu, který je výslovně propojen s původním jako jeho storno. Tabulka GL_JE_HEADERS obsahuje pole jako REVERSAL_PERIOD a REVERSAL_FLAG, která umožňují tyto zápisy identifikovat a propojit.
Zachycení
Zjistěte datum vytvoření a zaúčtování nového deníku, jehož hlavička odkazuje na původní deník jako na stornovaný zápis.
Typ události
inferred
|
|||
|
Účetní zápis opraven a znovu odeslán
|
Po zamítnutí účetního zápisu provede jeho autor potřebné opravy a znovu jej odešle ke schválení. Tato aktivita označuje začátek nového schvalovacího cyklu pro tentýž zápis. | ||
|
Proč je to důležité
Sledování opakovaného zpracování je důležité pro pochopení neefektivity procesu. Tato aktivita spolu s aktivitou „Účetní zápis zamítnut“ umožňuje měřit dobu a četnost oprav.
Kde data získat
Jde o následnou událost „Deník odeslán ke schválení“ u deníku, který byl předtím ve stavu „REJECTED“. Událost se určuje analýzou posloupnosti změn stavu pro jedno ID účetního zápisu.
Zachycení
Najděte časové razítko odeslání, které následuje po zamítnutí stejného případu.
Typ události
inferred
|
|||
|
Účetní zápis zamítnut
|
Schvalovatel zkontroloval účetní zápis a zamítl jej kvůli chybám, chybějící dokumentaci nebo porušení pravidel. Zápis se tím vrací autorovi k opravě. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita je důležitá pro analýzu opakovaného zpracování, míry zamítnutí a podílu zápisů správných hned napoprvé. Častá zamítnutí ukazují na problémy s kvalitou dat nebo školením.
Kde data získat
Událost se odvozuje ze změny stavu v tabulce GL_JE_HEADERS, kdy se APPROVAL_STATUS_CODE nastaví na 'REJECTED'. Historie workflow zaznamená uživatele a čas této akce.
Zachycení
Sledujte časové razítko, kdy se APPROVAL_STATUS_CODE v GL_JE_HEADERS nastaví na 'REJECTED'.
Typ události
inferred
|
|||
|
Účetní zápis zkontrolován
|
Kontrola může proběhnout před formálním schválením nebo jako jeho součást. Jde o ověření kolegou či vedoucím, zda je zápis přesný a v souladu s pravidly, než přejde ke konečnému schvalovateli. | ||
|
Proč je to důležité
Samostatné sledování této aktivity pomáhá rozlišit dobu předběžné kontroly od doby konečného schválení. Může odhalit skrytá úzká místa, pokud je kontrola neformální, ale časově náročná.
Kde data získat
Vícestupňové schvalovací workflow může tuto aktivitu zaznamenávat jako samostatný krok v tabulkách historie workflow. Neformální kontrola se nezaznamenává. Lze ji odvodit, pokud je před konečným rozhodnutím o schválení zaznamenána akce konkrétního uživatele.
Zachycení
V tabulkách historie workflow vyhledejte průběžné kroky schválení nebo kontroly před konečným stavem 'Approved'.
Typ události
inferred
|
|||
|
Zahájeno účtování deníku
|
Bylo zahájeno účtování schváleného deníku do hlavní knihy. Tento krok může proběhnout automaticky nebo ručně. Deník se zařadí do fronty ke zpracování účtovacím programem. | ||
|
Proč je to důležité
Tato aktivita odděluje schválení od technického procesu účtování. Prodleva mezi schválením a zahájením účtování může ukazovat na problémy s plánováním nebo nedostatek zdrojů účtovacího modulu.
Kde data získat
Událost lze odvodit ze změn stavu v tabulce GL_JE_BATCHES nebo z času odeslání souběžného požadavku na účtování pro danou dávku deníků.
Zachycení
Zjistěte čas odeslání požadavku na spuštění programu účtování hlavní knihy pro konkrétní dávku deníků.
Typ události
inferred
|
|||
|
Zaúčtování ověřeno
|
Po zaúčtování uživatel nebo systém ověří, že byl deník zaúčtován správně a zůstatky odpovídají očekávání. Často jde o ruční kontrolní krok. | ||
|
Proč je to důležité
Analýza této aktivity ukazuje, kolik času zabírají ruční kontroly a zajištění kvality po zaúčtování. Může odhalit příležitosti k automatizaci ověřování.
Kde data získat
V Oracle Fusion tato událost pravděpodobně není zaznamenána přímo. Bylo by nutné ji odvodit z jiných akcí, například ze spuštění konkrétní sestavy uživatelem nebo z aktualizace vlastního pole stavu, které není standardní.
Zachycení
Je potřeba vlastní logika, například sledování času spuštění ověřovacích sestav nebo aktualizací popisného flexfieldu.
Typ události
inferred
|
|||
Návody na získání dat
Chcete začít?
Pomocí této šablony převedete data účetních zápisů z Oracle Fusion do podkladů pro konkrétní zlepšení a zkrátíte cyklus Record to Report. Začněte zlepšovat finanční provoz ještě dnes.
Zrychlete proces Record to Report: účetní zápisy
Zkraťte dobu zpracování účetních zápisů o 30 % a zjednodušte finanční provoz.
Platební kartu nepotřebujete. Aktivujte si zkušební verzi.