Šablona dat pro nástup zaměstnanců

Čas události je časové razítko, které zaznamenává přesný okamžik, kdy k aktivitě došlo. Je důležité pro chronologické seřazení událostí a výpočet doby mezi jednotlivými kroky procesu. Mělo by odpovídat času dokončení aktivity nebo okamžiku, kdy nastala jednorázová událost.

Tento atribut tvoří základ veškeré časové analýzy v process mining. Používá se k výpočtu ukazatelů, jako je doba trvání procesu, čekání a zpracování. Analýza časových razítek pomáhá odhalit úzká místa, porovnat výkonnost procesu s dohodnutými úrovněmi služeb a zjistit, jak jsou aktivity rozloženy v čase.

Toto časové razítko je nezbytné pro seřazení událostí, výpočet časových ukazatelů, jako je doba trvání procesu a čekání, i odhalení úzkých míst.

Najdete ho v systémových protokolech nebo záznamech transakcí přiřazených k jednotlivým úkolům či milníkům nástupu. Často je označeno jako datum dokončení nebo datum vytvoření.

ID případu nástupu slouží jako primární klíč pro sledování celého procesu nástupu jednoho zaměstnance od začátku do konce. Každý samostatný proces nástupu, od přijetí pracovní nabídky až po dokončení všech požadovaných úkolů, dostane jedinečný identifikátor. Toto ID propojuje související události, úkoly a milníky.

V process mining je tento atribut základem pro přiřazování událostí k případům. Software díky němu může rekonstruovat průběh celého procesu u každého nového zaměstnance a spojit různé události, například „Zahájení prověrky“ a „Dodání vybavení“, do jedné časové osy. Bez spolehlivého identifikátoru případu nelze procesy analyzovat na úrovni jednotlivých případů.

Tento nezbytný klíč propojuje všechny související události v procesu nástupu jednoho zaměstnance a umožňuje analyzovat celý proces od začátku do konce.

Obvykle ho vytvoří hlavní HR systém nebo systém pro správu nástupu při zahájení procesu přijetí nového zaměstnance.

Tento atribut popisuje jeden krok nebo událost v rámci celého procesu nástupu. Příklady: „Přijetí pracovní nabídky“, „Dokončení prověrky“ nebo „Požadavek na zřízení IT přístupů“. Jasné a jednotné pojmenování aktivit je důležité pro vytvoření přesné a srozumitelné mapy procesu.

Při analýze se název aktivity používá k zobrazení průběhu procesu, odhalení úzkých míst mezi jednotlivými kroky a měření četnosti aktivit. Tvoří základ mapy procesu a analytikům ukazuje, co se děje v jednotlivých fázích nástupu. Analýza pořadí a četnosti aktivit pomáhá odhalit odchylky a neefektivitu.

Určuje jednotlivé kroky procesu a umožňuje vytvořit mapu procesu a analyzovat workflow, úzká místa i odchylky.

Získává se ze záznamů událostí, modulů pro správu úkolů nebo auditních záznamů v systémech HR, IT a pro správu nástupu.

Tento atribut obsahuje časové razítko poslední synchronizace dat ze zdrojového systému. Jde o metadata důležitá pro posouzení aktuálnosti dat, která analyzujete. Liší se od času události, který zaznamenává, kdy obchodní aktivita skutečně proběhla.

Čas poslední aktualizace dat je důležitý pro správu dat i pro zajištění toho, že analýza vychází z aktuálních informací. Uživatelé dashboardu díky němu poznají, zda pracují s daty v reálném čase, nebo se snímkem z určitého okamžiku. Pomáhá také při hledání chyb v datových pipelinech a ověřování, zda extrakce dat probíhá podle plánu.

Udává aktuálnost dat, což je důležité pro jejich správu a pro zajištění toho, že analýza procesu odpovídá současnému stavu provozu.

Toto časové razítko obvykle vytváří a zaznamenává nástroj ETL nebo datová pipeline při načítání dat.

Tento atribut určuje zdrojový informační systém každé události v datové sadě, například HRIS, systém pro sledování uchazečů (ATS) nebo nástroj IT Service Management (ITSM). Proces nástupu zaměstnance často probíhá v několika systémech, proto je sledování zdroje důležité pro ověření dat i pochopení předávání informací mezi systémy.

Při analýze process mining pomáhá znalost zdrojového systému odhalit problémy s kvalitou dat a porozumět předávání práce mezi různými platformami. Analýza prodlevy mezi aktivitou v HR systému a odpovídající aktivitou v IT systému může například odhalit problémy s integrací nebo zpoždění při ručním přenosu dat. Zdrojový systém také pomáhá vysvětlit, proč se některé kroky procesu chovají určitým způsobem.

Určuje původ každé události. To je důležité při řešení problémů s kvalitou dat i při analýze předávání práce mezi firemními systémy.

Tato informace se obvykle doplňuje při extrakci, transformaci a načítání dat (ETL), případně může být standardním polem v centralizovaném datovém skladu.

Čas ukončení události označuje okamžik dokončení aktivity, která nějakou dobu trvá. Mnoho událostí při nástupu zaměstnance proběhne okamžitě, ale některé úkoly, například „Prověření minulosti“ nebo „Povinné školení“, mají jasně daný začátek i konec. Tento atribut zaznamenává jejich dokončení.

V process mining umožňuje znalost času zahájení i ukončení přesně vypočítat dobu zpracování aktivity. Ta se liší od čekací doby, která představuje čas mezi aktivitami. Analýza doby zpracování ukáže, které konkrétní úkoly trvají nejdéle, nikoli jen dlouhé prodlevy mezi kroky. Je důležitá také pro přesné modelování využití zdrojů a podrobnou analýzu úzkých míst v jednotlivých úkolech.

Umožňuje přesně vypočítat dobu potřebnou k dokončení konkrétních aktivit. To je důležité pro analýzu zdrojů i odhalení neefektivních úkolů.

Obvykle se nachází v systémech pro správu úkolů nebo workflow, kde má aktivita jasně dané stavy, například „Probíhá“ a „Dokončeno“.

Tento atribut označuje oficiální datum nástupu nového zaměstnance. Jde o důležitý milník procesu nástupu a referenční bod pro řadu ukazatelů výkonnosti.

Datum nástupu zaměstnance odděluje fázi před nástupem od aktivit po nástupu. Je nezbytné pro výpočet KPI, jako je „Připravenost na první pracovní den“ nebo „Doba nástupu před prvním dnem“. Porovnáním časových razítek aktivit, například „Doručení vybavení“, s datem nástupu mohou společnosti měřit, jak dobře se připravují na příchod nového zaměstnance. Toto datum zároveň představuje termín pro dokončení všech aktivit před nástupem.

Jde o důležité datum, které odděluje aktivity před nástupem od aktivit po něm. Je nezbytné pro měření „Připravenosti na první pracovní den“ a dalších důležitých KPI.

Jde o základní datumové pole uložené ve smlouvě nebo profilu zaměstnance v personálním informačním systému (HRIS).

ID zaměstnance je jedinečný kód, který nový zaměstnanec získá při oficiálním založení záznamu v personálním informačním systému (HRIS). Liší se od ID případu nástupu a slouží jako hlavní identifikátor trvalého záznamu zaměstnance.

ID případu nástupu sleduje proces, zatímco ID zaměstnance propojuje aktivity při nástupu s konkrétní osobou. Díky tomu lze dlouhodobě sledovat například souvislost mezi zkušeností s nástupem a pozdějším pracovním výkonem, angažovaností nebo setrváním zaměstnance. ID také umožňuje doplnit data o nástupu o další údaje ze základního HR systému, například délku zaměstnání nebo změny pracovní pozice.

Propojuje proces nástupu s trvalým záznamem zaměstnance. Umožňuje tak dlouhodobě sledovat, jak nástup souvisí se setrváním zaměstnance a jeho pracovním výkonem.

Získává se z hlavního personálního informačního systému (HRIS) nebo ze souboru kmenových dat zaměstnanců po vytvoření profilu nového zaměstnance.

Tento atribut určuje geografické nebo fyzické místo, kde bude nový zaměstnanec pracovat. Může jít o město, zemi, konkrétní kancelář nebo označení „Práce na dálku“.

Místo výkonu práce je důležitým rozměrem analýzy. Proces nástupu se může podle lokality výrazně lišit kvůli odlišným právním požadavkům, provozu kanceláře nebo regionálním zvyklostem vedení. Filtrováním nebo porovnáním procesů podle místa mohou organizace odhalit rozdíly mezi regiony, zajistit shodu s místními předpisy a podle potřeby sjednotit zkušenost s nástupem. To je důležité zejména pro mezinárodní společnosti, které potřebují sladit místní potřeby s firemními standardy.

Umožňuje analyzovat rozdíly v procesu nástupu podle lokality. To je důležité pro zajištění shody s předpisy a sjednocení zkušenosti v mezinárodní organizaci.

Tato informace se obvykle ukládá do profilu zaměstnance v HR systému a často vychází z požadavku na obsazení pozice.

Atribut Název pracovní pozice určuje oficiální název pozice, na kterou nový zaměstnanec nastupuje, například „Softwarový inženýr“, „Manažer zákaznických vztahů“ nebo „HR specialista“. Díky tomuto údaji lze proces nástupu analyzovat podrobněji.

Analýza podle pracovní pozice nebo úrovně může odhalit důležité vzorce. Nástup vedoucích pracovníků může například probíhat výrazně jinak a déle než nástup zaměstnanců na juniorských pozicích. Tento atribut umožňuje připravit pohledy na proces pro různé skupiny zaměstnanců. Porovnáváte tak podobné pozice a můžete navrhnout postupy nástupu přizpůsobené konkrétním rolím.

Umožňuje zjistit, jak se proces nástupu liší podle pracovní pozice, a odhalit potřebu optimalizace a úprav pro konkrétní role.

Získává se z požadavku na obsazení pozice nebo z údajů o pracovní pozici zaměstnance v personálním informačním systému (HRIS).

Tento atribut určuje organizační jednotku, například „Prodej“, „Vývoj“ nebo „Finance“, do které nový zaměstnanec patří. Poskytuje důležitý obchodní kontext pro každý případ nástupu.

Při analýze process mining slouží oddělení jako důležitý rozměr pro filtrování a porovnávání. Analytici mohou podle něj rozdělit proces nástupu a zjistit, jak se jeho průběh liší napříč organizací. Mohou například porovnat průměrnou dobu nástupu ve vývoji a marketingu a určit, kde se uplatňují osvědčené postupy nebo kde je potřeba podpora. Tento atribut pomáhá také porozumět rozdělení zdrojů a odhalit úzká místa v nástupu specifická pro jednotlivá oddělení.

Umožňuje porovnat efektivitu nástupu, odchylky v procesu i zkušenosti nových zaměstnanců napříč organizačními jednotkami a odhalit příležitosti ke sjednocení postupů.

Obvykle se získává z profilu zaměstnance nebo údajů o pracovní pozici v HR systému.

Atribut Vedoucí náboru určuje přímého nadřízeného nového zaměstnance. Tato osoba odpovídá především za jeho začlenění, zaškolení a počáteční pracovní výkon.

Analýza aktivit podle vedoucího náboru může v process mining odhalit rozdíly v zapojení vedoucích pracovníků a jejich efektivitě při nástupu. Pomůže určit, kdo úkoly spojené s nástupem plní efektivně a kdo může potřebovat další podporu nebo školení. Tyto informace pomáhají posílit odpovědnost vedoucích a sjednotit zkušenost nových zaměstnanců, kterou přímý nadřízený výrazně ovlivňuje.

Pomáhá posoudit, jak vedoucí pracovníci plní své povinnosti při nástupu a jak jednotně postupují. To přímo ovlivňuje zkušenost nového zaměstnance i dobu potřebnou k dosažení plné produktivity.

Získává se z údajů o požadavku na obsazení pozice nebo z organizační struktury zaměstnance v HR systému.

Tento atribut určuje, kdo nebo co provedlo danou aktivitu. Může jít o konkrétního uživatele, například vedoucího náboru, roli, jako je „IT podpora“, nebo automatizovaný systém či bota. Tyto informace pomáhají pochopit zapojení zdrojů a předávání práce v procesu.

Analýza vykonavatele události umožňuje vytvořit mapu vztahů nebo organizační mapu, která znázorňuje spolupráci a pracovní vytížení. Může určit oddělení nebo jednotlivce, kteří představují úzké místo, a odhalit příležitosti k automatizaci opakujících se ručních úkolů. Znalost toho, kdo co dělá, je základem pro lepší využití zdrojů a spolupráci mezi odděleními.

Ukazuje, kdo provádí jednotlivé úkoly. Umožňuje analyzovat rozložení práce, efektivitu předávání i příležitosti k automatizaci.

Najdete ho v auditní stopě nebo záznamu událostí zdrojového systému. Bývá označen například jako „ID uživatele“, „Změnil“ nebo „Systémový agent“.

Tento atribut obsahuje celé jméno nového zaměstnance. Každý případ nástupu tak má srozumitelný identifikátor a uživatelé mohou snadno prověřit konkrétní případ, aniž by museli dohledávat čísla ID.

Jméno nového zaměstnance se obvykle nepoužívá pro souhrnnou analýzu procesu, ale při provozním sledování a prohlížení jednotlivých případů je velmi užitečné. Živý dashboard sledující průběh nástupu může například zobrazit jména nových zaměstnanců, kteří uvízli v určité fázi. Pracovníci HR nebo vedoucí pak mohou přímo zasáhnout. Díky tomuto údaji se dashboardy process mining lépe používají.

Poskytuje srozumitelný identifikátor jednotlivých případů. Vedoucí a pracovníci HR tak mohou snadněji sledovat a prověřovat průběh nástupu konkrétních zaměstnanců.

Získává se z profilu nového zaměstnance v systému pro sledování uchazečů (ATS) nebo v personálním informačním systému (HRIS).

Tento atribut stručně shrnuje, v jaké fázi se případ nástupu nachází. Mezi běžné stavy patří „Probíhá“, „Dokončeno“, „Zrušeno“ nebo „Pozastaveno“. Jde obvykle o atribut případu, který se mění s postupem procesu.

Stav nástupu se hodí zejména pro provozní sledování a tvorbu souhrnných dashboardů. Zúčastněné strany rychle zjistí, kolik nástupů právě probíhá, kolik jich bylo dokončeno a u kolika se objevily problémy. V process mining lze tento atribut použít k filtrování nedokončených nebo zrušených případů a analýze příčin, proč některé nástupy nebyly úspěšně dokončeny.

Poskytuje souhrnný přehled o průběhu případů. Umožňuje provozní sledování i analýzu příčin nedokončených nebo zrušených nástupů.

Tento stav se obvykle spravuje a aktualizuje v hlavním systému pro řízení nástupu nebo HR workflow.

Tento atribut určuje typ pracovního vztahu nového zaměstnance se společností. Mezi běžné hodnoty patří „Plný úvazek“, „Částečný úvazek“, „Externista“ nebo „Stážista“. Typ pracovního poměru často ovlivňuje náročnost a požadavky procesu nástupu.

Analýza podle typu pracovního poměru je důležitá pro pochopení rozdílů v procesu. Nástup externisty může být například výrazně kratší a zahrnovat jiné právní a IT kroky než nástup zaměstnance na plný úvazek. Rozdělení analýzy podle tohoto atributu umožňuje spravedlivě porovnávat ukazatele výkonnosti a optimalizovat různé postupy nástupu pro jednotlivé skupiny pracovníků.

Umožňuje rozdělit proces nástupu podle typu pracovníka, spravedlivě porovnávat výkonnost a optimalizovat různé postupy nástupu.

Jde o základní atribut, který se nachází v údajích o zaměstnání nebo pracovní pozici v hlavním HR systému.