Zlepšete proces Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasení

Proč optimalizovat proces Record to Report, uzávěrku období a odsouhlasení v SAP ECC?

Proces Record to Report (R2R), zejména uzávěrka období a odsouhlasení, patří k základním finančním procesům. V prostředí SAP ECC zahrnuje řadu činností od sběru dat až po sestavení účetních výkazů a často se při něm objevují závažné problémy. Bez přehledu o tom, jak proces skutečně probíhá, se organizace potýkají s dlouhými uzávěrkami, opožděnými finančními výkazy a vyššími provozními náklady. Ruční odsouhlasování, nečekané prodlevy při schvalování úprav a obtížné sledování vnitroskupinových transakcí mohou vytvářet úzká místa a snižovat přesnost výkaznictví i míru shody. Pomalá uzávěrka nebo uzávěrka náchylná k chybám komplikuje strategické rozhodování a zvyšuje riziko při auditu. Optimalizace tohoto procesu nespočívá jen ve zrychlení. Pomáhá také zajistit správnost a spolehlivost finančního výkaznictví.

Jak process mining zefektivňuje R2R v SAP ECC

Process mining nabízí nový způsob, jak porozumět procesu Record to Report, uzávěrce období a odsouhlasení v SAP ECC a jak jej zlepšit. Místo odhadů a neověřených zkušeností analyzuje záznamy událostí z modulu SAP ECC FI-GL. Využívá data z důležitých tabulek, jako jsou BKPF, BSEG, GLT0, FAGLFLEXA, SKA1 a SKB1. Rekonstrukcí celého průběhu každého finančního období získáte objektivní pohled založený na datech a uvidíte, jak uzávěrka skutečně probíhá.

Tato technologie vám umožní:

• Zobrazit skutečný průběh procesu: Uvidíte, jak probíhají činnosti jako „Shromáždění zdrojových dat“, „Zaúčtování transakcí“, „Provedení vnitroskupinového odsouhlasení“ a „Zaúčtování opravných účetních zápisů“. Odhalíte tak skryté odchylky od zamýšleného postupu.
• Najít úzká místa: Určíte konkrétní kroky nebo skupiny uživatelů, které zdržují fáze „Kontrola a schválení odsouhlasení“ nebo „Příprava předvahy“, a prodlužují tak uzávěrku.
• Vyčíslit opakovanou práci a výjimky: Zjistíte, kde se odsouhlasení opakuje nebo kde je potřeba provádět řadu úprav. To může poukazovat na problémy s kvalitou dat nebo nastavením procesu.
• Analyzovat dobu trvání: Změříte přesnou dobu jednotlivých činností i celé finanční uzávěrky za každé období. Výsledky můžete porovnávat a určit oblasti, které je třeba zlepšit.

Díky těmto poznatkům se můžete rozhodovat na základě dat, nikoli odhadů, a zlepšit proces Record to Report, uzávěrku období a odsouhlasení.

Kde zlepšit uzávěrku období v SAP ECC

Process mining v procesu uzávěrky období a odsouhlasení v SAP ECC odhalí konkrétní příležitosti ke zlepšení. Mezi obvyklé oblasti patří:

• Zrychlení odsouhlasení: Najděte účty nebo kategorie odsouhlasení, Reconciliation Category, které pravidelně způsobují prodlevy nebo vyžadují několik kol kontroly. Zjednodušte postup například automatizací ověřování dat nebo jasnějším nastavením schvalovacího workflow.
• Zefektivnění správy účetních zápisů: Analyzujte průběh činnosti „Zaúčtování opravných účetních zápisů“ a zjistěte, zda proces nezdržuje příliš mnoho schvalovacích kroků nebo konkrétní oddělení, Department, či uživatelé, Responsible User. Pomůže vám to zkrátit dobu potřebnou k dokončení zápisů.
• Zlepšení vnitroskupinových procesů: Získejte přehled o efektivitě činnosti „Provedení vnitroskupinového odsouhlasení“. Zjistěte, kde se často objevují nesrovnalosti, a odstraňte jejich příčiny, abyste předešli dalším prodlevám.
• Omezení ruční práce: Najděte ruční náhradní postupy a opakující se úkoly, které lze automatizovat, zejména při činnostech jako „Shromáždění zdrojových dat“ nebo „Sestavení finančních výkazů“. Uvolníte tak kapacitu finančního týmu.
• Zlepšení kvality dat: Časté opravné zápisy mohou signalizovat problémy s kvalitou zdrojových dat. Process mining pomůže dohledat jejich původ a přijmout opatření, která chybám předejdou.

Zaměření na tyto oblasti přispěje k efektivnější a přesnější finanční uzávěrce.

Přínosy optimalizace procesu R2R

Systematická analýza a zlepšování procesu Record to Report, uzávěrky období a odsouhlasení pomocí process mining v SAP ECC může vaší organizaci přinést měřitelné výsledky:

• Kratší finanční uzávěrka: Uzávěrku dokončíte rychleji, dříve získáte důležité finanční informace a pružněji zareagujete na změny na trhu.
• Vyšší přesnost a spolehlivost: Omezíte chyby i potřebu dodatečných úprav po uzávěrce. Finanční výkazy budou spolehlivější a lépe připravené na audit.
• Lepší shoda: Odhalíte a napravíte odchylky od účetních standardů a regulatorních požadavků.
• Nižší provozní náklady: Omezíte ruční práci a přesčasy spojené s uzávěrkou období, lépe využijete zdroje a snížíte náklady.
• Větší přehlednost: Získáte ucelený pohled na celý proces, podpoříte odpovědnost a usnadníte průběžné zlepšování.

Tyto výsledky posílí finanční kontrolní prostředí a vytvoří pevný základ pro strategický růst.

Jak začít se zefektivněním uzávěrky období

Zavedení process mining pro proces Record to Report, uzávěrku období a odsouhlasení v SAP ECC je přímočarý způsob, jak dosáhnout zlepšení. Uvidíte, jak finanční uzávěrka skutečně probíhá, rychle najdete oblasti ke zlepšení a budete moci cíleně zavést změny. K odhalení užitečných poznatků a zahájení práce na efektivnější, přesnější a lépe vyhovující uzávěrce nepotřebujete hluboké technické znalosti. Zjistěte, jak zkrátit uzávěrku období a odsouhlasení v procesu Record to Report a zefektivnit finanční provoz.