Šablona dat pro proces od nákupu po platbu: nákupní objednávka

Čas události zaznamenává datum a čas provedení konkrétní aktivity nebo zaznamenání změny stavu. Toto časové razítko určuje časový kontext každé události v životním cyklu objednávky.

V process mining jsou časová razítka základem pro výpočet průběžné doby, trvání a čekání mezi aktivitami. Seřazením událostí podle času v každém případu lze analyzovat výkonnost procesu, odhalit úzká místa, kde se ztrácí čas, a sledovat dodržování dohod o úrovni služeb (SLA).

Umožňuje veškeré časové analýzy, včetně výpočtu průběžné doby, odhalování úzkých míst a sledování výkonnosti vůči stanoveným hodnotám.

Tento údaj se obvykle nachází v záznamech událostí, tabulkách historie změn nebo jako datum vytvoření či zaúčtování v transakčních dokladech.

ID objednávky je jedinečný alfanumerický kód přiřazený každé objednávce, který ji odlišuje od ostatních. Slouží jako hlavní reference pro všechny aktivity, dokumenty a komunikaci související s konkrétní nákupní transakcí.

V process mining je toto ID zásadní pro seskupení souvisejících událostí, například vytvoření, schválení, příjmu zboží a fakturace, do jedné instance procesu neboli „případu“. Analýza podle tohoto identifikátoru umožňuje rekonstruovat a zobrazit celý životní cyklus každé objednávky, od jejího vytvoření až po konečné uzavření.

Jde o základní atribut, který propojuje všechny související události do jednoho případu procesu a umožňuje analyzovat celý životní cyklus objednávky.

Obvykle jde o pole primárního klíče v hlavičkové tabulce nebo dokumentu objednávky.

Název aktivity popisuje krok nebo změnu stavu v procesu objednávky. Příklady: „Vytvoření objednávky“, „Schválení objednávky“, „Zaúčtování příjmu zboží“ a „Přijetí faktury“. Každá aktivita představuje konkrétní bod v průběhu procesu.

Tento atribut je nezbytný pro vytvoření mapy procesu, která znázorňuje tok aktivit. Analýza pořadí a četnosti jednotlivých aktivit pomáhá odhalit běžné průběhy procesu, odchylky, úzká místa a opakované úkony, například opakované schvalování nebo změny.

Tvoří základ mapy procesu a umožňuje zobrazit a analyzovat průběh procesu, jeho odchylky i neefektivní místa.

Tyto údaje se obvykle získávají z transakčních kódů, protokolů změn stavu, tabulek událostí nebo tabulek změnových dokladů souvisejících s objednávkou.

Tento atribut zaznamenává datum a čas posledního načtení nebo aktualizace dat ze zdrojového systému. Jde o metadata platná pro celý soubor dat, nikoli pro jednu událost.

Díky těmto údajům uživatelé vědí, jak aktuální data analyzují. Mohou tak posoudit relevanci poznatků a ověřit, zda rozhodnutí vycházejí z dat aktuálních pro danou analýzu.

Informuje uživatele o aktuálnosti dat, pomáhá určit období, které analýza pokrývá, a posoudit relevanci jejích výsledků.

Toto časové razítko obvykle vytváří a ukládá nástroj nebo proces pro extrakci a transformaci dat (ETL).

Atribut Zdrojový systém označuje informační systém, ze kterého pocházejí data o událostech, například ERP, nákupní platformu nebo starší systém. Je důležitý zejména v prostředích, kde proces od nákupu po platbu probíhá v několika propojených aplikacích.

Znalost zdrojového systému pomáhá ověřovat data, řešit problémy a porozumět rozdílům v procesech, které mohou záviset na systému. Objednávky vytvořené v systému elektronického nákupu mohou například procházet jiným, automatizovanějším postupem než objednávky zadané ručně v hlavním ERP.

Poskytuje kontext o původu dat, který je důležitý pro správu a ověřování dat i analýzu rozdílů v procesech napříč systémy.

Může jít o statickou hodnotu doplněnou při extrakci dat nebo o pole ve zdrojových tabulkách, které označuje systém, v němž byl záznam vytvořen.

Atribut Purchase Order Amount vyjadřuje celkový finanční závazek spojený s objednávkou. Lze ho analyzovat za celý dokument nebo za jednotlivé položky.

Tento atribut je důležitý pro finanční analýzu a stanovení priorit. Umožňuje filtrovat procesy podle hodnoty, například se zaměřit na objednávky s vysokou hodnotou, které mohou mít složitější schvalovací workflow nebo větší dopad na organizaci. Porovnání částky objednávky s dobou průchodu procesem nebo mírou oprav může ukázat, zda se objednávky s vysokou hodnotou zpracovávají méně efektivně než objednávky s nízkou hodnotou.

Přidává procesu finanční rozměr. Umožňuje stanovit priority zlepšování podle hodnoty objednávek a porozumět tomu, co ovlivňuje náklady.

Tato hodnota je v datech hlavičky nákupní objednávky a často se počítá jako součet částek všech položek.

Atribut User Name označuje osobu odpovědnou za provedení události v procesu. Může jít například o člověka, který vytvořil požadavek, schválil nákupní objednávku nebo zaúčtoval příjem zboží. Díky tomu je zřejmé, kdo se na jednotlivých krocích podílel.

Analýza aktivit podle uživatelů pomáhá porozumět rozložení pracovní zátěže, určit potřeby školení a odhalit možné problémy se shodou. Lze například zjistit, zda jsou někteří uživatelé častěji spojeni s opravami nebo zpožděními, případně ověřit porušení pravidel oddělení pravomocí.

Propojuje aktivity procesu s konkrétními osobami a umožňuje analyzovat pracovní zátěž, výkonnost a shodu na úrovni uživatelů.

Obvykle se nachází v polích „Created By“, „Changed By“ nebo „User ID“ v transakčních protokolech a hlavičkách dokumentů.

Atribut Item Category, označovaný také jako Material Group nebo Purchase Category, určuje typ nakupovaného produktu nebo služby. Toto strukturované členění usnadňuje přehled o nákupních výdajích a průběhu procesu.

Analýza podle kategorie položky může odhalit výrazné rozdíly. Nákup složitých služeb může mít například delší schvalování a více změn než nákup běžných kancelářských potřeb. Rozdělení podle kategorií umožňuje přizpůsobit zlepšování procesů a strategii konkrétním typům nákupů.

Umožňuje analyzovat výkonnost procesu a výdaje podle kategorií a zjistit, jak různé typy nákupů ovlivňují efektivitu procesu.

Tyto údaje se obvykle ukládají na úrovni položky nákupní objednávky.

Atribut Vendor Name označuje externího dodavatele, který má dodat zboží nebo služby uvedené v nákupní objednávce. Jde o důležitý údaj z kmenových dat propojený s transakčními daty objednávky.

Analýza procesu podle dodavatele je důležitá pro řízení jeho výkonnosti. Umožňuje porovnávat dodavatele podle ukazatelů, jako je včasnost dodávek, míra vráceného zboží nebo četnost změn objednávek. Tyto poznatky mohou posloužit při výběru dodavatelů, vyjednávání podmínek i řízení vztahů.

Umožňuje porovnat výkonnost dodavatelů, například dobu dodání, kvalitu a komplikace v procesu.

Údaj pochází z kmenových dat dodavatelů a je propojený s nákupní objednávkou, obvykle v její hlavičce.

Atribut Department určuje organizační jednotku odpovědnou za nákup. Obvykle jde o oddělení, které požadavek zadalo, nebo o oddělení, z jehož rozpočtu se výdaj uhradí, například „IT“, „Marketing“ nebo „Provoz“.

Tento atribut umožňuje rozdělit a porovnat výkonnost procesu napříč různými částmi organizace. Analýza podle oddělení může ukázat, kde proces trvá nejdéle, kde se objednávky nejčastěji mění nebo kde dochází k největšímu počtu nákupů mimo stanovený postup. Tyto poznatky pomáhají přizpůsobit zlepšování procesů potřebám a způsobu práce jednotlivých oddělení.

Umožňuje rozdělit analýzu procesu podle organizačních jednotek, porovnat jejich výkonnost a odhalit problémy nebo osvědčené postupy v konkrétních odděleních.

Tyto údaje bývají v hlavičce nákupní objednávky nebo v podrobnostech položky, často v poli „Cost Center“ nebo „Department“.

Requested Delivery Date je datum uvedené v nákupní objednávce, do kterého organizace očekává dodání zboží nebo služeb od dodavatele. Slouží jako základ pro měření výkonnosti dodavatele při dodávkách.

Tento atribut je nezbytný pro výpočet KPI včasnosti dodávek. Porovnáním požadovaného data dodání se skutečným datem příjmu zboží lze posoudit spolehlivost dodavatele. Analýza odchylek pomáhá odhalit opakované problémy u konkrétních dodavatelů, položek nebo míst dodání a poskytuje podklady pro jednání o výkonnosti.

Slouží jako měřítko výkonnosti dodavatele při dodávkách a je nezbytné pro výpočet KPI včasnosti dodávek.

Toto datum bývá standardním polem v hlavičce nákupní objednávky nebo v podrobnostech položky.

Purchase Order Status označuje fázi, ve které se nákupní objednávka v daném okamžiku nachází, nebo její konečný stav. Mezi běžné stavy patří „Čeká na schválení“, „Schválená“, „Odeslaná dodavateli“, „Částečně přijatá“, „Uzavřená“ nebo „Zrušená“.

Tento atribut usnadňuje filtrování a analýzu vybraných nákupních objednávek. Analýza se může zaměřit například pouze na otevřené objednávky a odhalit aktuální úzká místa, nebo na zrušené objednávky a zjistit důvody zrušení. Sledování posloupnosti změn stavu může také posloužit jako základ pro definování aktivit v procesním modelu.

Umožňuje filtrovat případy podle fáze jejich životního cyklu a zaměřit analýzu na otevřené, uzavřené nebo problematické objednávky.

Jde o standardní pole stavu v datech hlavičky nákupní objednávky.

Atribut End Time zaznamenává čas dokončení aktivity. Mnoho událostí v procesu je atomických a má stejný čas začátku i konce. U některých aktivit, zejména manuálních nebo těch, jejichž trvání lze měřit, se ale čas začátku a konce liší.

Čas konce umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování jednotlivých aktivit. Díky tomu lze určit, které kroky trvají nejdéle, a rozlišit dobu aktivní práce od čekání mezi aktivitami.

Umožňuje přesně vypočítat dobu zpracování aktivit a rozlišit aktivní práci od čekání v procesu.

Tuto hodnotu najdete v záznamech událostí nebo transakčních datech, někdy v samostatném poli „Čas ukončení“ nebo „Datum dokončení“. Pokud není k dispozici, můžete použít stejnou hodnotu jako v poli Čas události.

Purchase Requisition ID je identifikátor interního dokumentu, kterým se zahájil nákupní proces. Nákupní požadavek je formální žádost oddělení nákupnímu týmu o pořízení zboží nebo služeb.

Toto ID propojuje proces nákupní objednávky s předchozím procesem zadání požadavku. Umožňuje analyzovat celý cyklus od požadavku po objednávku a měřit dobu od zadání požadavku po vytvoření objednávky. Pomáhá také odhalit zpoždění při předávání požadavků nákupnímu týmu.

Propojuje nákupní objednávku s původním požadavkem a umožňuje analyzovat dobu od zadání požadavku po vytvoření objednávky.

Obvykle se ukládá jako referenční pole v hlavičce nákupní objednávky nebo v datech jejích položek.

Atribut Currency určuje měnu použitou pro Purchase Order Amount a další finanční pole. Je nezbytný pro správnou interpretaci a agregaci finančních dat, zejména v mezinárodních organizacích, které pracují s více měnami.

Při analýze tento atribut zajišťuje, že se finanční ukazatele porovnávají ve stejné měně. Je nutný pro každý dashboard nebo KPI, který pracuje s peněžními hodnotami. Umožňuje správný přepočet měn a vykazování, a poskytuje tak přesný finanční přehled o procesu nákupu.

Poskytuje potřebný kontext pro všechny peněžní hodnoty a zajišťuje přesné finanční vykazování i porovnávání, zejména při provozu ve více zemích.

Tento kód se obvykle ukládá do hlavičky nákupní objednávky vedle celkové částky.

Requester je osoba v organizaci, která zahájila potřebu nákupu, často vytvořením předchozího nákupního požadavku. Liší se od uživatele, který mohl v systému vytvořit samotnou nákupní objednávku. Ten obvykle patří do nákupního oddělení.

Analýza podle žadatele pomáhá odhalit vzorce v nákupním chování. Někteří žadatelé mohou například opakovaně zadávat urgentní objednávky nebo objednávky, které vyžadují časté změny. Tyto informace lze využít k cílenému školení o pravidlech nákupu nebo ke zlepšení specifikace požadavků už při jejich zadávání.

Určuje uživatele z organizace, který nákup zahájil. Pomáhá analyzovat nákupní chování a zlepšit specifikaci požadavků.

Údaj obvykle pochází z příslušného nákupního požadavku nebo je uložen přímo v nákupní objednávce v poli „Requester“.