Šablona dat pro správu pohledávek
Šablona dat pro správu pohledávek
- Atributy procesu pro finanční analýzu
- Důležité milníky pro přesné zjištění průběhu procesu
- Postup extrakce dat ze SAP ECC krok za krokem
Atributy správy pohledávek
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Čas události
EventTime
|
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává přesné datum a čas, kdy aktivita v systému proběhla. U transakčních dat v SAP ECC jde obvykle o kombinaci data zadání (CPUDT) a času zadání (CPUTM). Poskytuje časové údaje potřebné k výpočtu doby průchodu, čekací doby a délky jednotlivých kroků procesu.
Proč je to důležité
Nezbytné pro veškeré časové analýzy, včetně doby inkasa pohledávek a rychlosti procesu.
Kde data získat
Tabulka BKPF, pole CPUDT (datum) a CPUTM (čas)
Příklady
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-01T09:15:00Z
|
|||
|
Číslo faktury
InvoiceNumber
|
Jedinečný identifikátor faktury nebo účetního dokladu. | ||
|
Popis
Tento atribut představuje primární klíč procesu pohledávek. V SAP ECC jde obvykle o kombinaci čísla účetního dokladu (BELNR), kódu společnosti (BUKRS) a fiskálního roku (GJAHR), která zajišťuje jedinečnost v celém systému. Slouží jako hlavní identifikátor pro propojení všech navazujících aktivit, například plateb, reklamací a vyrovnání, s původním finančním závazkem.
Proč je to důležité
Jde o ID případu potřebné ke sledování celého životního cyklu pohledávky od jejího vzniku až po konečné vyrovnání.
Kde data získat
Tabulka BKPF, pole BELNR (často ve spojení s BUKRS a GJAHR)
Příklady
140000023420231800003991202351000008822022
|
|||
|
Název aktivity
ActivityName
|
Konkrétní událost nebo činnost provedená v procesu. | ||
|
Popis
Tento atribut zachycuje název provedeného kroku procesu, například „Vytvořena faktura“, „Přijata platba“ nebo „Zaznamenán případ reklamace“. Název se odvozuje z transakčních kódů, typů dokladů nebo konkrétních změn stavu účetního dokladu. Díky těmto údajům lze rekonstruovat průběh procesu a analyzovat různé varianty jeho průchodu.
Proč je to důležité
Určuje strukturu záznamu událostí potřebnou k zobrazení mapy procesu a odhalení úzkých míst.
Kde data získat
Odvozeno z TCODE v BKPF, typu dokladu v BLART nebo změnových dokladů (CDHDR/CDPOS)
Příklady
Vytvořena fakturaPřijetí platbyZaúčtování dobropisuOtevřen případ reklamace
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časové razítko poslední extrakce nebo aktualizace dat. | ||
|
Popis
Udává, kdy byla data naposledy synchronizována ze zdrojového systému SAP ECC do platformy process mining. Pomáhá posoudit aktuálnost analýzy a případné zpoždění v dashboardech. Je důležité ověřit, zda KPI odpovídají současnému stavu provozu.
Proč je to důležité
Uživatelé tak vědí, jak aktuální jsou data v jejich dashboardech.
Kde data získat
Vygenerováno nástrojem pro extrakci (časové razítko ETL)
Příklady
2023-11-25T00:00:00Z2023-11-25T06:00:00Z
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Název systému, ze kterého data pocházejí. | ||
|
Popis
Určuje konkrétní instanci nebo klienta SAP ECC, ze kterého byl záznam extrahován. V prostředí s více systémy je tento atribut důležitý pro oddělení dat a odhalení odlišností v procesech jednotlivých systémů. Umožňuje sledovat původ dat a pomáhá řešit problémy s integrací.
Proč je to důležité
Potřebné pro správu dat a určení původu záznamů v prostředí s více ERP systémy.
Kde data získat
Nastavení systému nebo pevně zadaná hodnota při extrakci
Příklady
SAP_ECC_P01SAP_ECC_QAERP_NA_01
|
|||
|
Částka v místní měně
AmountInLocalCurrency
|
Hodnota položky v měně kódu společnosti. | ||
|
Popis
Představuje finanční hodnotu aktivity nebo dokladu v měně místní účetní knihy (DMBTR). Tento atribut se používá k výpočtu „ActivityAmount“ a pomáhá určit priority při inkasu podle hodnoty. Analýzu lze zaměřit na otevřené položky s vysokou hodnotou.
Proč je to důležité
Nezbytné pro analýzu finančního dopadu a stanovení priorit případů s vysokou hodnotou.
Kde data získat
Tabulka BSEG, pole DMBTR
Příklady
1500.00230.5010000.00
|
|||
|
Číslo zákazníka
CustomerNumber
|
Jedinečný identifikátor zákaznického účtu. | ||
|
Popis
Jedinečné ID přidělené zákazníkovi v systému SAP (KUNNR). Tento atribut umožňuje vytvářet dashboardy „Výkonnost inkasních aktivit“ a „Trendy plateb podle segmentu zákazníků“ agregací ukazatelů procesu na úrovni zákazníka. Je nezbytný pro identifikaci rizikových zákazníků.
Proč je to důležité
Umožňuje podrobně analyzovat chování konkrétních zákazníků a jejich platební trendy.
Kde data získat
Tabulka BSEG nebo BSID/BSAD, pole KUNNR
Příklady
000100293CUST-9921000550021
|
|||
|
Datum splatnosti
NetDueDate
|
Vypočtené datum, do kterého musí být platba uhrazena. | ||
|
Popis
Jde o konečný termín úhrady. V SAP se často odvozuje od základního data (ZFBDT) a počtu dní podle platebních podmínek (ZTERM). Tento atribut je důležitý pro KPI „Dodržení platebních podmínek“, které pomáhá určit faktury po splatnosti.
Proč je to důležité
Slouží jako referenční bod pro určení, zda byla platba včas, nebo opožděná.
Kde data získat
Odvozeno z BSEG-ZFBDT a platebních podmínek (logika tabulky T052)
Příklady
2023-12-302024-01-15
|
|||
|
Datum vyrovnání
ClearingDate
|
Datum, kdy byla faktura vyrovnána, tedy zaplacena nebo započtena. | ||
|
Popis
Datum (AUGDT), kdy byla otevřená položka v systému vyrovnána. Jde o konečný časový údaj pro proces inkasa konkrétní faktury. Je hlavním podkladem pro výpočet „Průměrné doby inkasa pohledávek“ a určení, zda byla platba opožděná.
Proč je to důležité
Základní časový údaj pro výpočet DSO a rychlosti plateb.
Kde data získat
Tabulka BSAD (vyrovnané položky), pole AUGDT
Příklady
2023-12-012023-11-15
|
|||
|
Kód společnosti
CompanyCode
|
Organizační jednotka, pro kterou se sestavuje rozvaha. | ||
|
Popis
Označuje konkrétní právní subjekt nebo dceřinou společnost v rámci organizační struktury. V SAP jde o pole BUKRS. Analýza podle kódu společnosti umožňuje porovnat výsledky různých organizačních jednotek a zjistit, které z nich spravují pohledávky nejefektivněji.
Proč je to důležité
Umožňuje filtrovat dashboardy podle organizační jednotky a oddělit účetní knihy.
Kde data získat
Tabulka BKPF, pole BUKRS
Příklady
1000US01DE99
|
|||
|
Skupina zákaznických účtů
CustomerAccountGroup
|
Zařazuje zákazníky do různých segmentů. | ||
|
Popis
Skupina zákaznických účtů SAP (KTOKD) rozděluje zákazníky do kategorií, například odběratel, příjemce zboží nebo společnost v rámci skupiny. Slouží jako hlavní podklad pro členění zákazníků do segmentů. Je nezbytná pro dashboard „Trendy plateb podle segmentu zákazníků“, který umožňuje porovnat, jak různé typy zákazníků dodržují platební podmínky.
Proč je to důležité
Standardní způsob segmentace zákazníků v SAP.
Kde data získat
Tabulka KNA1, pole KTOKD
Příklady
KUNA0001DEBI
|
|||
|
Typ dokladu
DocumentType
|
Určuje kategorii účetního dokladu, například faktura, platba nebo dobropis. | ||
|
Popis
Typ dokladu SAP (BLART) rozlišuje různé obchodní transakce, například fakturu zákazníkovi (DR), platbu zákazníka (DZ) nebo dobropis (DG). Tento atribut je zásadní pro určení „CaseType“ a filtrování konkrétních průběhů procesu, například při analýze „Míry opakovaného zpracování dobropisů“.
Proč je to důležité
Rozlišuje v datech faktury, platby a úpravy.
Kde data získat
Tabulka BKPF, pole BLART
Příklady
RVDZDGDR
|
|||
|
Uživatelské jméno
UserName
|
ID uživatele, který transakci provedl. | ||
|
Popis
Zachycuje ID uživatele SAP (USNAM), který doklad vytvořil nebo upravil. Tento atribut se mapuje na „Uživatel“ a používá se v dashboardu „Efektivita řešení reklamací“ ke sledování výkonnosti pracovníků. Pomáhá také rozlišit ruční zásahy od systémových účtů.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat výkonnost členů týmu a odhalit automatizované činnosti.
Kde data získat
Tabulka BKPF, pole USNAM
Příklady
JSMITHBATCH_USERFIN_AP_01
|
|||
|
Zpracováno automaticky
IsAutomated
|
Příznak určující, zda byla aktivita provedena automaticky. | ||
|
Popis
Logická hodnota odvozená z transakčního kódu a uživatelského jména. Pokud je například TCODE „F110“ (automatické zpracování plateb) nebo jde o známý systémový dávkový účet, nastaví se na true. Tento atribut je přímo potřebný pro KPI „Míra automatického vyrovnání“.
Proč je to důležité
Důležité pro měření efektivity procesu a míry automatizace.
Kde data získat
Odvozeno z TCODE a USNAM
Příklady
truefalse
|
|||
|
Fakturační město
BillingCity
|
Město uvedené na fakturační adrese zákazníka. | ||
|
Popis
Název města (ORT01) z kmenových dat zákazníka. Tento údaj umožňuje v dashboardu zjistit, které segmenty zákazníků nebo fakturační města nejvíce přispívají k vysoké době inkasa pohledávek. Umožňuje podrobnou geografickou analýzu platebního chování.
Proč je to důležité
Potřebné konkrétně pro dashboard analýzy doby zpracování faktur.
Kde data získat
Tabulka KNA1, pole ORT01
Příklady
New YorkBerlínLondýn
|
|||
|
ID případu reklamace
DisputeCaseId
|
Identifikátor případu reklamace propojeného s fakturou. | ||
|
Popis
Jedinečný identifikátor (CASE_GUID nebo externí ID) z modulu SAP FSCM Dispute Management. Tento atribut je nezbytný pro dashboard „Efektivita řešení reklamací“. Propojuje finanční doklad s workflow reklamace a umožňuje vypočítat dobu jejího řešení.
Proč je to důležité
Propojuje proces pohledávek s dílčím procesem správy reklamací.
Kde data získat
Tabulka FDM_DCPROC nebo SCMG_T_CASE_ATTR (pokud je aktivní FSCM)
Příklady
DISP-000123100029384
|
|||
|
Oblast řízení úvěrového rizika
CreditControlArea
|
Organizační jednotka pro správu úvěrového rizika. | ||
|
Popis
Oblast řízení úvěrového rizika (KKBER) slouží k nastavení a sledování úvěrových limitů zákazníků. Tento atribut podporuje analýzu „Vliv úvěrového limitu a ratingu“, protože umožňuje seskupit zákazníky podle příslušných úvěrových pravidel. Pomáhá porovnat nastavení úvěrového rizika se zpožděním plateb.
Proč je to důležité
Důležitý údaj pro analýzu úvěrového rizika a účinnosti pravidel.
Kde data získat
Tabulka KNB1 nebo KNKK, pole KKBER
Příklady
US01GLBLEU00
|
|||
|
Opožděná platba
IsLatePayment
|
Příznak určující, zda byla platba přijata po datu splatnosti. | ||
|
Popis
Logická hodnota vypočtená porovnáním data vyrovnání s datem splatnosti. Tento atribut zjednodušuje výpočet KPI „Dodržení platebních podmínek“. V dashboardu umožňuje rychle filtrovat případy, které podmínky nesplňují.
Proč je to důležité
Rychle odhalí nedodržení platebních podmínek v procesu.
Kde data získat
Vypočteno: ClearingDate > NetDueDate
Příklady
truefalse
|
|||
|
Platební podmínky
PaymentTerms
|
Kód sjednaných podmínek platby. | ||
|
Popis
Klíč platebních podmínek (ZTERM) určuje datum splatnosti a případné slevy. Analýza tohoto atributu pomáhá zjistit, zda problémy s uplatňováním slev za předčasnou platbu souvisejí s příliš přísnými podmínkami, nebo s nedostatky v procesu. Jde o důležitý ukazatel finanční shody.
Proč je to důležité
Určuje očekávaný průběh a termíny případu.
Kde data získat
Tabulka BSEG nebo KNB1, pole ZTERM
Příklady
NT30ZB010001
|
|||
|
Transakční kód
TransactionCode
|
Kód transakce SAP použitý k provedení aktivity. | ||
|
Popis
Konkrétní transakční kód (TCODE) použitý k zaúčtování dokladu, například „FB01“ (zaúčtování dokladu) nebo „F110“ (automatická platba). Tento atribut slouží jako podklad pro výpočet „IsAutomated“ a pro přehled automatizace párování plateb. Ukazuje, jakým způsobem byl doklad zadán.
Proč je to důležité
Různé transakční kódy označují různé způsoby zpracování, ruční nebo automatické.
Kde data získat
Tabulka BKPF, pole TCODE
Příklady
VF01F110FB70FEB_BSPROC
|
|||
|
Úvěrový rating
CreditRating
|
Hodnocení úvěruschopnosti zákazníka. | ||
|
Popis
Úvěrový rating zákazníka (CTLPC nebo podobné pole v KNKK/FSCM). Tento atribut je potřebný pro dashboard „Vliv úvěrového limitu a ratingu“. Analytici díky němu mohou porovnat pravděpodobnost reklamací nebo opožděných plateb s rizikovým profilem zákazníka.
Proč je to důležité
Propojuje údaje o řízení rizik s provozními výsledky.
Kde data získat
Tabulka KNKK (správa úvěrového rizika) nebo tabulky FSCM
Příklady
A+Vysoké riziko500
|
|||
|
Země zákazníka
CustomerCountry
|
Kód země přiřazený zákazníkovi. | ||
|
Popis
Země zákazníka (LAND1) načtená z kmenových dat zákazníka. Tento atribut umožňuje při analýze doby zpracování faktur porovnávat výsledky podle regionů. Pomáhá zjistit, zda jsou v některých zemích platební cykly delší kvůli místním zvyklostem nebo zpožděním bankovních převodů.
Proč je to důležité
Podporuje regionální analýzu výsledků a výkaznictví podle předpisů.
Kde data získat
Tabulka KNA1, pole LAND1
Příklady
USDEFR
|
|||
Aktivity při správě pohledávek
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Odeslání faktury
|
Odeslání faktury zákazníkovi v tištěné podobě, e-mailem nebo prostřednictvím EDI. Tato činnost označuje okamžik, kdy zákazník skutečně obdrží výzvu k úhradě. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro výpočet KPI „Doba od vystavení do odeslání faktury“. Zpoždění přímo zvyšují počet dnů pohledávek po splatnosti.
Kde data získat
Pravděpodobně je nutné propojit účetní doklad s fakturačním dokladem SD (VBRK) a ověřit úspěšné zpracování v tabulce řízení výstupů (NAST).
Zachycení
Propojte VBRK-VBNUM s protokoly výstupů v NAST
Typ události
inferred
|
|||
|
Odeslání upomínky k platbě
|
Odeslání upomínky nebo výzvy k úhradě zákazníkovi kvůli pohledávce po splatnosti. Jde o aktivní krok týmu inkasa. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro dashboard „Výkonnost inkasních činností“. Vysoká četnost může svědčit o problémech s platebním chováním zákazníků.
Kde data získat
Tabulky MHND (údaje o upomínkách) a MHNK (hlavička upomínky). Obsahují datum a úroveň upomínky.
Zachycení
Zaznamená se při spuštění upomínkového běhu (F150)
Typ události
explicit
|
|||
|
Přijetí platby
|
Zaúčtování příchozí platby určené k vypořádání faktury. Zaznamenává příjem peněz v účetní knize. | ||
|
Proč je to důležité
Základní událost pro výpočet „Průměrného počtu dnů pohledávek po splatnosti“. Představuje finanční realizaci prodeje.
Kde data získat
Tabulky BKPF/BSEG. Typ dokladu „DZ“ (platba zákazníka) nebo „KZ“ (platba dodavatele za zákazníky).
Zachycení
Zaznamená se při provedení platební transakce
Typ události
explicit
|
|||
|
Vypořádání faktury
|
Závěrečný krok odsouhlasení, při kterém se propojí otevřená faktura s platbou a odstraní se stav otevřené položky. Proces je tím dokončen. | ||
|
Proč je to důležité
Nezbytná koncová událost. Používá se k výpočtu „Podílu automatického vypořádání“ a uzavření životního cyklu.
Kde data získat
Tabulka BSEG. U položky faktury jsou vyplněna pole „AUGBL“ (vypořádací doklad) a „AUGDT“ (datum vypořádání).
Zachycení
Zaznamená se při vypořádání otevřené položky
Typ události
explicit
|
|||
|
Vytvoření účetního dokladu
|
Prvotní zaúčtování zákaznické faktury do hlavní účetní knihy. Tím vznikne otevřená položka v pomocné knize pohledávek. | ||
|
Proč je to důležité
Označuje oficiální vznik finančního závazku a začátek lhůty pro sledování stáří zákaznické faktury.
Kde data získat
Tabulky BKPF (hlavička) a BSEG (položka). Vyhledejte doklady, u nichž je typ účtu (KOART) „D“ (zákazník). Použijte datum zadání (CPUDT) a čas (CPUTM).
Zachycení
Zaznamená se při vytvoření záznamu v BKPF transakcí
Typ události
explicit
|
|||
|
Zaúčtování částečné úhrady
|
Přijetí platby, která pokrývá pouze část celkové částky faktury. Faktura zůstává otevřená se zbytkovým zůstatkem. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro „Analýzu dopadu částečných úhrad“. Částečné úhrady zvyšují náročnost odsouhlasování a prodlužují cyklus.
Kde data získat
Tabulka BSEG. Vyhledejte platební doklady (typ DZ/KZ), které odkazují na fakturu (REBZG), ale nevypořádají ji v plné výši.
Zachycení
Zaznamená se při zaúčtování platebního dokladu
Typ události
explicit
|
|||
|
Zaznamenání sporného případu
|
Označení položky faktury kódem důvodu, který vyjadřuje nesouhlas nebo dotaz zákazníka. Tím se obvykle zablokuje úhrada faktury. | ||
|
Proč je to důležité
Důležité pro ukazatel „Efektivita řešení sporů“. Pomáhá zjistit, proč je platba zadržena, a měřit dobu řešení případu.
Kde data získat
Změny v poli BSEG-RSTGR (kód důvodu) nebo propojení s tabulkami správy sporů SAP FSCM (UDM_CASE).
Zachycení
Porovnejte pole stavu před změnou a po ní nebo použijte protokol FSCM
Typ události
inferred
|
|||
|
Spárování bankovního výpisu
|
Automatické spárování položky elektronického bankovního výpisu s účtem zákazníka. Jde o prvotní zaznamenání peněz na bankovním účtu. | ||
|
Proč je to důležité
Podporuje „Sledování automatizace přiřazování plateb“. Ukazuje efektivitu zpracování elektronických bankovních výpisů (EBS).
Kde data získat
Tabulky FEBEP (položky elektronického bankovního výpisu) a FEBA (zpracování bankovního výpisu).
Zachycení
Zaznamená se při nahrání a zpracování EBS
Typ události
explicit
|
|||
|
Storno vypořádání
|
Zrušení dříve úspěšného vypořádání, kterým se faktura znovu otevře. Může jít o chybu při původním přiřazení platby. | ||
|
Proč je to důležité
Představuje opakovanou práci. Častá storna mohou poukazovat na problémy s pravidly automatického přiřazování plateb nebo se školením pro ruční odsouhlasování.
Kde data získat
Tabulka BKPF. Vyhledejte doklady, u nichž bylo vypořádání zrušeno pomocí logiky transakce FBRA nebo prostřednictvím protokolů změn.
Zachycení
Zaznamená se při provedení transakce FBRA
Typ události
explicit
|
|||
|
Uplatnění slevy za včasnou úhradu
|
Využití slevy podle platebních podmínek, které snižuje konečnou částku k úhradě. Nastává při platbě ve slevovém období. | ||
|
Proč je to důležité
Sleduje „Využití slev za včasnou úhradu“. Pomáhá ověřit, zda byly slevy uplatněny oprávněně, nebo povoleny chybně.
Kde data získat
Tabulka BSEG. Pole „SKNTO“ (částka slevy za včasnou úhradu) je vyplněno u položky vypořádání.
Zachycení
Zaznamená se jako hodnota pole ve vypořádacím dokladu
Typ události
explicit
|
|||
|
Zaúčtování dobropisu
|
Vystavení dobropisu zákazníkovi, které snižuje zůstatek pohledávky. Obvykle slouží k opravě chyby ve fakturaci nebo ke zpracování vráceného zboží. | ||
|
Proč je to důležité
Vstupuje do KPI „Podíl oprav pomocí dobropisů“. Vysoký počet ukazuje na nedostatky v předchozích krocích prodeje nebo plnění objednávek.
Kde data získat
Tabulky BKPF/BSEG, kde je typ dokladu „DG“ (nebo vlastní typ dobropisu) a odkaz na původní fakturu.
Zachycení
Zaznamená se při vytvoření dobropisu transakcí v BKPF
Typ události
explicit
|
|||
|
Zaúčtování odpisu pohledávky
|
Označení zůstatku faktury jako nedobytného a jeho vyřazení z pohledávek do nákladů na nedobytné pohledávky. Používá se, když se pohledávku nepodaří vymoci. | ||
|
Proč je to důležité
Neúspěšné ukončení procesu. Důležité pro analýzu příčin ztráty výnosů.
Kde data získat
Tabulka BSEG. Vypořádací doklad s konkrétním typem dokladu, například „AB“, nebo kódem důvodu označujícím odpis.
Zachycení
Odvoďte z typu dokladu a mapování účtů hlavní knihy
Typ události
inferred
|
|||
|
Zaznamenání příslibu úhrady
|
Závazek zákazníka uhradit konkrétní částku do stanoveného data. Aktualizuje prognózu peněžního toku. | ||
|
Proč je to důležité
Používá se v ukazateli „Výkonnost inkasních činností“. Úspěšnost příslibů pomáhá předvídat přesnost krátkodobého peněžního toku.
Kde data získat
Tabulky správy inkasa SAP FSCM (UDM_P2P) nebo odvození z textových poznámek pracovníků inkasa.
Zachycení
Zaznamená se ve FSCM nebo v textové tabulce STXH
Typ události
explicit
|
|||
|
Změna platebních podmínek
|
Úprava dohodnutých platebních podmínek, například data splatnosti nebo nároku na slevu, po zaúčtování faktury. Často jde o výsledek nového jednání nebo opravy. | ||
|
Proč je to důležité
Změny platebních podmínek zkreslují analýzu stáří pohledávek a mohou poukazovat na chyby v kmenových datech nebo individuálně sjednané výjimky.
Kde data získat
Tabulky dokladů změn (CDHDR/CDPOS) propojené s účetním dokladem (BSEG-ZTERM nebo BSEG-ZFBDT).
Zachycení
Zaznamená se při zápisu dokladu změny do CDHDR
Typ události
explicit
|
|||
Průvodci extrakcí dat
Chcete začít?
Začněte zlepšovat proces inkasa tím, že tyto datové standardy použijete ve svém prostředí SAP ECC. Náš tým vám pomůže v každé fázi zavádění process mining.
Optimalizujte správu pohledávek a zlepšete cash flow
Snižte DSO o 15 až 20 dní a urychlete platby v SAP ECC.
Platební kartu nepotřebujete, nastavení zabere jen několik minut