Šablona dat pro správu pohledávek

SAP ECC
Šablona dat pro správu pohledávek

Šablona dat pro správu pohledávek

Tato šablona nabízí strukturovaný postup mapování finančních workflow v SAP ECC a pomáhá určit potřebné datové položky. Obsahuje přehled kroků procesu, které je vhodné sledovat, i konkrétních datových polí potřebných k získání úplného přehledu o cyklu inkasa. Díky tomuto průvodci bude váš záznam událostí obsahovat údaje potřebné ke zvýšení efektivity a zlepšení cash flow.
  • Atributy procesu pro finanční analýzu
  • Důležité milníky pro přesné zjištění průběhu procesu
  • Postup extrakce dat ze SAP ECC krok za krokem
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy správy pohledávek

Toto jsou doporučená datová pole, která je vhodné zahrnout do záznamu událostí pro důkladnou analýzu procesu správy pohledávek.
5 Povinné 9 Doporučené 8 Volitelné
Název Popis
Čas události
EventTime
Přesné datum a čas, kdy k aktivitě došlo.
Popis

Tento atribut zaznamenává přesné datum a čas, kdy aktivita v systému proběhla. U transakčních dat v SAP ECC jde obvykle o kombinaci data zadání (CPUDT) a času zadání (CPUTM). Poskytuje časové údaje potřebné k výpočtu doby průchodu, čekací doby a délky jednotlivých kroků procesu.

Proč je to důležité

Nezbytné pro veškeré časové analýzy, včetně doby inkasa pohledávek a rychlosti procesu.

Kde data získat

Tabulka BKPF, pole CPUDT (datum) a CPUTM (čas)

Příklady
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-01T09:15:00Z
Číslo faktury
InvoiceNumber
Jedinečný identifikátor faktury nebo účetního dokladu.
Popis

Tento atribut představuje primární klíč procesu pohledávek. V SAP ECC jde obvykle o kombinaci čísla účetního dokladu (BELNR), kódu společnosti (BUKRS) a fiskálního roku (GJAHR), která zajišťuje jedinečnost v celém systému. Slouží jako hlavní identifikátor pro propojení všech navazujících aktivit, například plateb, reklamací a vyrovnání, s původním finančním závazkem.

Proč je to důležité

Jde o ID případu potřebné ke sledování celého životního cyklu pohledávky od jejího vzniku až po konečné vyrovnání.

Kde data získat

Tabulka BKPF, pole BELNR (často ve spojení s BUKRS a GJAHR)

Příklady
140000023420231800003991202351000008822022
Název aktivity
ActivityName
Konkrétní událost nebo činnost provedená v procesu.
Popis

Tento atribut zachycuje název provedeného kroku procesu, například „Vytvořena faktura“, „Přijata platba“ nebo „Zaznamenán případ reklamace“. Název se odvozuje z transakčních kódů, typů dokladů nebo konkrétních změn stavu účetního dokladu. Díky těmto údajům lze rekonstruovat průběh procesu a analyzovat různé varianty jeho průchodu.

Proč je to důležité

Určuje strukturu záznamu událostí potřebnou k zobrazení mapy procesu a odhalení úzkých míst.

Kde data získat

Odvozeno z TCODE v BKPF, typu dokladu v BLART nebo změnových dokladů (CDHDR/CDPOS)

Příklady
Vytvořena fakturaPřijetí platbyZaúčtování dobropisuOtevřen případ reklamace
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
Časové razítko poslední extrakce nebo aktualizace dat.
Popis

Udává, kdy byla data naposledy synchronizována ze zdrojového systému SAP ECC do platformy process mining. Pomáhá posoudit aktuálnost analýzy a případné zpoždění v dashboardech. Je důležité ověřit, zda KPI odpovídají současnému stavu provozu.

Proč je to důležité

Uživatelé tak vědí, jak aktuální jsou data v jejich dashboardech.

Kde data získat

Vygenerováno nástrojem pro extrakci (časové razítko ETL)

Příklady
2023-11-25T00:00:00Z2023-11-25T06:00:00Z
Zdrojový systém
SourceSystem
Název systému, ze kterého data pocházejí.
Popis

Určuje konkrétní instanci nebo klienta SAP ECC, ze kterého byl záznam extrahován. V prostředí s více systémy je tento atribut důležitý pro oddělení dat a odhalení odlišností v procesech jednotlivých systémů. Umožňuje sledovat původ dat a pomáhá řešit problémy s integrací.

Proč je to důležité

Potřebné pro správu dat a určení původu záznamů v prostředí s více ERP systémy.

Kde data získat

Nastavení systému nebo pevně zadaná hodnota při extrakci

Příklady
SAP_ECC_P01SAP_ECC_QAERP_NA_01
Částka v místní měně
AmountInLocalCurrency
Hodnota položky v měně kódu společnosti.
Popis

Představuje finanční hodnotu aktivity nebo dokladu v měně místní účetní knihy (DMBTR). Tento atribut se používá k výpočtu „ActivityAmount“ a pomáhá určit priority při inkasu podle hodnoty. Analýzu lze zaměřit na otevřené položky s vysokou hodnotou.

Proč je to důležité

Nezbytné pro analýzu finančního dopadu a stanovení priorit případů s vysokou hodnotou.

Kde data získat

Tabulka BSEG, pole DMBTR

Příklady
1500.00230.5010000.00
Číslo zákazníka
CustomerNumber
Jedinečný identifikátor zákaznického účtu.
Popis

Jedinečné ID přidělené zákazníkovi v systému SAP (KUNNR). Tento atribut umožňuje vytvářet dashboardy „Výkonnost inkasních aktivit“ a „Trendy plateb podle segmentu zákazníků“ agregací ukazatelů procesu na úrovni zákazníka. Je nezbytný pro identifikaci rizikových zákazníků.

Proč je to důležité

Umožňuje podrobně analyzovat chování konkrétních zákazníků a jejich platební trendy.

Kde data získat

Tabulka BSEG nebo BSID/BSAD, pole KUNNR

Příklady
000100293CUST-9921000550021
Datum splatnosti
NetDueDate
Vypočtené datum, do kterého musí být platba uhrazena.
Popis

Jde o konečný termín úhrady. V SAP se často odvozuje od základního data (ZFBDT) a počtu dní podle platebních podmínek (ZTERM). Tento atribut je důležitý pro KPI „Dodržení platebních podmínek“, které pomáhá určit faktury po splatnosti.

Proč je to důležité

Slouží jako referenční bod pro určení, zda byla platba včas, nebo opožděná.

Kde data získat

Odvozeno z BSEG-ZFBDT a platebních podmínek (logika tabulky T052)

Příklady
2023-12-302024-01-15
Datum vyrovnání
ClearingDate
Datum, kdy byla faktura vyrovnána, tedy zaplacena nebo započtena.
Popis

Datum (AUGDT), kdy byla otevřená položka v systému vyrovnána. Jde o konečný časový údaj pro proces inkasa konkrétní faktury. Je hlavním podkladem pro výpočet „Průměrné doby inkasa pohledávek“ a určení, zda byla platba opožděná.

Proč je to důležité

Základní časový údaj pro výpočet DSO a rychlosti plateb.

Kde data získat

Tabulka BSAD (vyrovnané položky), pole AUGDT

Příklady
2023-12-012023-11-15
Kód společnosti
CompanyCode
Organizační jednotka, pro kterou se sestavuje rozvaha.
Popis

Označuje konkrétní právní subjekt nebo dceřinou společnost v rámci organizační struktury. V SAP jde o pole BUKRS. Analýza podle kódu společnosti umožňuje porovnat výsledky různých organizačních jednotek a zjistit, které z nich spravují pohledávky nejefektivněji.

Proč je to důležité

Umožňuje filtrovat dashboardy podle organizační jednotky a oddělit účetní knihy.

Kde data získat

Tabulka BKPF, pole BUKRS

Příklady
1000US01DE99
Skupina zákaznických účtů
CustomerAccountGroup
Zařazuje zákazníky do různých segmentů.
Popis

Skupina zákaznických účtů SAP (KTOKD) rozděluje zákazníky do kategorií, například odběratel, příjemce zboží nebo společnost v rámci skupiny. Slouží jako hlavní podklad pro členění zákazníků do segmentů. Je nezbytná pro dashboard „Trendy plateb podle segmentu zákazníků“, který umožňuje porovnat, jak různé typy zákazníků dodržují platební podmínky.

Proč je to důležité

Standardní způsob segmentace zákazníků v SAP.

Kde data získat

Tabulka KNA1, pole KTOKD

Příklady
KUNA0001DEBI
Typ dokladu
DocumentType
Určuje kategorii účetního dokladu, například faktura, platba nebo dobropis.
Popis

Typ dokladu SAP (BLART) rozlišuje různé obchodní transakce, například fakturu zákazníkovi (DR), platbu zákazníka (DZ) nebo dobropis (DG). Tento atribut je zásadní pro určení „CaseType“ a filtrování konkrétních průběhů procesu, například při analýze „Míry opakovaného zpracování dobropisů“.

Proč je to důležité

Rozlišuje v datech faktury, platby a úpravy.

Kde data získat

Tabulka BKPF, pole BLART

Příklady
RVDZDGDR
Uživatelské jméno
UserName
ID uživatele, který transakci provedl.
Popis

Zachycuje ID uživatele SAP (USNAM), který doklad vytvořil nebo upravil. Tento atribut se mapuje na „Uživatel“ a používá se v dashboardu „Efektivita řešení reklamací“ ke sledování výkonnosti pracovníků. Pomáhá také rozlišit ruční zásahy od systémových účtů.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat výkonnost členů týmu a odhalit automatizované činnosti.

Kde data získat

Tabulka BKPF, pole USNAM

Příklady
JSMITHBATCH_USERFIN_AP_01
Zpracováno automaticky
IsAutomated
Příznak určující, zda byla aktivita provedena automaticky.
Popis

Logická hodnota odvozená z transakčního kódu a uživatelského jména. Pokud je například TCODE „F110“ (automatické zpracování plateb) nebo jde o známý systémový dávkový účet, nastaví se na true. Tento atribut je přímo potřebný pro KPI „Míra automatického vyrovnání“.

Proč je to důležité

Důležité pro měření efektivity procesu a míry automatizace.

Kde data získat

Odvozeno z TCODE a USNAM

Příklady
truefalse
Fakturační město
BillingCity
Město uvedené na fakturační adrese zákazníka.
Popis

Název města (ORT01) z kmenových dat zákazníka. Tento údaj umožňuje v dashboardu zjistit, které segmenty zákazníků nebo fakturační města nejvíce přispívají k vysoké době inkasa pohledávek. Umožňuje podrobnou geografickou analýzu platebního chování.

Proč je to důležité

Potřebné konkrétně pro dashboard analýzy doby zpracování faktur.

Kde data získat

Tabulka KNA1, pole ORT01

Příklady
New YorkBerlínLondýn
ID případu reklamace
DisputeCaseId
Identifikátor případu reklamace propojeného s fakturou.
Popis

Jedinečný identifikátor (CASE_GUID nebo externí ID) z modulu SAP FSCM Dispute Management. Tento atribut je nezbytný pro dashboard „Efektivita řešení reklamací“. Propojuje finanční doklad s workflow reklamace a umožňuje vypočítat dobu jejího řešení.

Proč je to důležité

Propojuje proces pohledávek s dílčím procesem správy reklamací.

Kde data získat

Tabulka FDM_DCPROC nebo SCMG_T_CASE_ATTR (pokud je aktivní FSCM)

Příklady
DISP-000123100029384
Oblast řízení úvěrového rizika
CreditControlArea
Organizační jednotka pro správu úvěrového rizika.
Popis

Oblast řízení úvěrového rizika (KKBER) slouží k nastavení a sledování úvěrových limitů zákazníků. Tento atribut podporuje analýzu „Vliv úvěrového limitu a ratingu“, protože umožňuje seskupit zákazníky podle příslušných úvěrových pravidel. Pomáhá porovnat nastavení úvěrového rizika se zpožděním plateb.

Proč je to důležité

Důležitý údaj pro analýzu úvěrového rizika a účinnosti pravidel.

Kde data získat

Tabulka KNB1 nebo KNKK, pole KKBER

Příklady
US01GLBLEU00
Opožděná platba
IsLatePayment
Příznak určující, zda byla platba přijata po datu splatnosti.
Popis

Logická hodnota vypočtená porovnáním data vyrovnání s datem splatnosti. Tento atribut zjednodušuje výpočet KPI „Dodržení platebních podmínek“. V dashboardu umožňuje rychle filtrovat případy, které podmínky nesplňují.

Proč je to důležité

Rychle odhalí nedodržení platebních podmínek v procesu.

Kde data získat

Vypočteno: ClearingDate > NetDueDate

Příklady
truefalse
Platební podmínky
PaymentTerms
Kód sjednaných podmínek platby.
Popis

Klíč platebních podmínek (ZTERM) určuje datum splatnosti a případné slevy. Analýza tohoto atributu pomáhá zjistit, zda problémy s uplatňováním slev za předčasnou platbu souvisejí s příliš přísnými podmínkami, nebo s nedostatky v procesu. Jde o důležitý ukazatel finanční shody.

Proč je to důležité

Určuje očekávaný průběh a termíny případu.

Kde data získat

Tabulka BSEG nebo KNB1, pole ZTERM

Příklady
NT30ZB010001
Transakční kód
TransactionCode
Kód transakce SAP použitý k provedení aktivity.
Popis

Konkrétní transakční kód (TCODE) použitý k zaúčtování dokladu, například „FB01“ (zaúčtování dokladu) nebo „F110“ (automatická platba). Tento atribut slouží jako podklad pro výpočet „IsAutomated“ a pro přehled automatizace párování plateb. Ukazuje, jakým způsobem byl doklad zadán.

Proč je to důležité

Různé transakční kódy označují různé způsoby zpracování, ruční nebo automatické.

Kde data získat

Tabulka BKPF, pole TCODE

Příklady
VF01F110FB70FEB_BSPROC
Úvěrový rating
CreditRating
Hodnocení úvěruschopnosti zákazníka.
Popis

Úvěrový rating zákazníka (CTLPC nebo podobné pole v KNKK/FSCM). Tento atribut je potřebný pro dashboard „Vliv úvěrového limitu a ratingu“. Analytici díky němu mohou porovnat pravděpodobnost reklamací nebo opožděných plateb s rizikovým profilem zákazníka.

Proč je to důležité

Propojuje údaje o řízení rizik s provozními výsledky.

Kde data získat

Tabulka KNKK (správa úvěrového rizika) nebo tabulky FSCM

Příklady
A+Vysoké riziko500
Země zákazníka
CustomerCountry
Kód země přiřazený zákazníkovi.
Popis

Země zákazníka (LAND1) načtená z kmenových dat zákazníka. Tento atribut umožňuje při analýze doby zpracování faktur porovnávat výsledky podle regionů. Pomáhá zjistit, zda jsou v některých zemích platební cykly delší kvůli místním zvyklostem nebo zpožděním bankovních převodů.

Proč je to důležité

Podporuje regionální analýzu výsledků a výkaznictví podle předpisů.

Kde data získat

Tabulka KNA1, pole LAND1

Příklady
USDEFR
Povinné Doporučené Volitelné

Aktivity při správě pohledávek

Tyto kroky a milníky představují důležité aktivity, které je třeba zaznamenat pro přesné zjištění průběhu finančních workflow.
7 Doporučené 7 Volitelné
Aktivita Popis
Odeslání faktury
Odeslání faktury zákazníkovi v tištěné podobě, e-mailem nebo prostřednictvím EDI. Tato činnost označuje okamžik, kdy zákazník skutečně obdrží výzvu k úhradě.
Proč je to důležité

Důležité pro výpočet KPI „Doba od vystavení do odeslání faktury“. Zpoždění přímo zvyšují počet dnů pohledávek po splatnosti.

Kde data získat

Pravděpodobně je nutné propojit účetní doklad s fakturačním dokladem SD (VBRK) a ověřit úspěšné zpracování v tabulce řízení výstupů (NAST).

Zachycení

Propojte VBRK-VBNUM s protokoly výstupů v NAST

Typ události inferred
Odeslání upomínky k platbě
Odeslání upomínky nebo výzvy k úhradě zákazníkovi kvůli pohledávce po splatnosti. Jde o aktivní krok týmu inkasa.
Proč je to důležité

Důležité pro dashboard „Výkonnost inkasních činností“. Vysoká četnost může svědčit o problémech s platebním chováním zákazníků.

Kde data získat

Tabulky MHND (údaje o upomínkách) a MHNK (hlavička upomínky). Obsahují datum a úroveň upomínky.

Zachycení

Zaznamená se při spuštění upomínkového běhu (F150)

Typ události explicit
Přijetí platby
Zaúčtování příchozí platby určené k vypořádání faktury. Zaznamenává příjem peněz v účetní knize.
Proč je to důležité

Základní událost pro výpočet „Průměrného počtu dnů pohledávek po splatnosti“. Představuje finanční realizaci prodeje.

Kde data získat

Tabulky BKPF/BSEG. Typ dokladu „DZ“ (platba zákazníka) nebo „KZ“ (platba dodavatele za zákazníky).

Zachycení

Zaznamená se při provedení platební transakce

Typ události explicit
Vypořádání faktury
Závěrečný krok odsouhlasení, při kterém se propojí otevřená faktura s platbou a odstraní se stav otevřené položky. Proces je tím dokončen.
Proč je to důležité

Nezbytná koncová událost. Používá se k výpočtu „Podílu automatického vypořádání“ a uzavření životního cyklu.

Kde data získat

Tabulka BSEG. U položky faktury jsou vyplněna pole „AUGBL“ (vypořádací doklad) a „AUGDT“ (datum vypořádání).

Zachycení

Zaznamená se při vypořádání otevřené položky

Typ události explicit
Vytvoření účetního dokladu
Prvotní zaúčtování zákaznické faktury do hlavní účetní knihy. Tím vznikne otevřená položka v pomocné knize pohledávek.
Proč je to důležité

Označuje oficiální vznik finančního závazku a začátek lhůty pro sledování stáří zákaznické faktury.

Kde data získat

Tabulky BKPF (hlavička) a BSEG (položka). Vyhledejte doklady, u nichž je typ účtu (KOART) „D“ (zákazník). Použijte datum zadání (CPUDT) a čas (CPUTM).

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření záznamu v BKPF transakcí

Typ události explicit
Zaúčtování částečné úhrady
Přijetí platby, která pokrývá pouze část celkové částky faktury. Faktura zůstává otevřená se zbytkovým zůstatkem.
Proč je to důležité

Důležité pro „Analýzu dopadu částečných úhrad“. Částečné úhrady zvyšují náročnost odsouhlasování a prodlužují cyklus.

Kde data získat

Tabulka BSEG. Vyhledejte platební doklady (typ DZ/KZ), které odkazují na fakturu (REBZG), ale nevypořádají ji v plné výši.

Zachycení

Zaznamená se při zaúčtování platebního dokladu

Typ události explicit
Zaznamenání sporného případu
Označení položky faktury kódem důvodu, který vyjadřuje nesouhlas nebo dotaz zákazníka. Tím se obvykle zablokuje úhrada faktury.
Proč je to důležité

Důležité pro ukazatel „Efektivita řešení sporů“. Pomáhá zjistit, proč je platba zadržena, a měřit dobu řešení případu.

Kde data získat

Změny v poli BSEG-RSTGR (kód důvodu) nebo propojení s tabulkami správy sporů SAP FSCM (UDM_CASE).

Zachycení

Porovnejte pole stavu před změnou a po ní nebo použijte protokol FSCM

Typ události inferred
Spárování bankovního výpisu
Automatické spárování položky elektronického bankovního výpisu s účtem zákazníka. Jde o prvotní zaznamenání peněz na bankovním účtu.
Proč je to důležité

Podporuje „Sledování automatizace přiřazování plateb“. Ukazuje efektivitu zpracování elektronických bankovních výpisů (EBS).

Kde data získat

Tabulky FEBEP (položky elektronického bankovního výpisu) a FEBA (zpracování bankovního výpisu).

Zachycení

Zaznamená se při nahrání a zpracování EBS

Typ události explicit
Storno vypořádání
Zrušení dříve úspěšného vypořádání, kterým se faktura znovu otevře. Může jít o chybu při původním přiřazení platby.
Proč je to důležité

Představuje opakovanou práci. Častá storna mohou poukazovat na problémy s pravidly automatického přiřazování plateb nebo se školením pro ruční odsouhlasování.

Kde data získat

Tabulka BKPF. Vyhledejte doklady, u nichž bylo vypořádání zrušeno pomocí logiky transakce FBRA nebo prostřednictvím protokolů změn.

Zachycení

Zaznamená se při provedení transakce FBRA

Typ události explicit
Uplatnění slevy za včasnou úhradu
Využití slevy podle platebních podmínek, které snižuje konečnou částku k úhradě. Nastává při platbě ve slevovém období.
Proč je to důležité

Sleduje „Využití slev za včasnou úhradu“. Pomáhá ověřit, zda byly slevy uplatněny oprávněně, nebo povoleny chybně.

Kde data získat

Tabulka BSEG. Pole „SKNTO“ (částka slevy za včasnou úhradu) je vyplněno u položky vypořádání.

Zachycení

Zaznamená se jako hodnota pole ve vypořádacím dokladu

Typ události explicit
Zaúčtování dobropisu
Vystavení dobropisu zákazníkovi, které snižuje zůstatek pohledávky. Obvykle slouží k opravě chyby ve fakturaci nebo ke zpracování vráceného zboží.
Proč je to důležité

Vstupuje do KPI „Podíl oprav pomocí dobropisů“. Vysoký počet ukazuje na nedostatky v předchozích krocích prodeje nebo plnění objednávek.

Kde data získat

Tabulky BKPF/BSEG, kde je typ dokladu „DG“ (nebo vlastní typ dobropisu) a odkaz na původní fakturu.

Zachycení

Zaznamená se při vytvoření dobropisu transakcí v BKPF

Typ události explicit
Zaúčtování odpisu pohledávky
Označení zůstatku faktury jako nedobytného a jeho vyřazení z pohledávek do nákladů na nedobytné pohledávky. Používá se, když se pohledávku nepodaří vymoci.
Proč je to důležité

Neúspěšné ukončení procesu. Důležité pro analýzu příčin ztráty výnosů.

Kde data získat

Tabulka BSEG. Vypořádací doklad s konkrétním typem dokladu, například „AB“, nebo kódem důvodu označujícím odpis.

Zachycení

Odvoďte z typu dokladu a mapování účtů hlavní knihy

Typ události inferred
Zaznamenání příslibu úhrady
Závazek zákazníka uhradit konkrétní částku do stanoveného data. Aktualizuje prognózu peněžního toku.
Proč je to důležité

Používá se v ukazateli „Výkonnost inkasních činností“. Úspěšnost příslibů pomáhá předvídat přesnost krátkodobého peněžního toku.

Kde data získat

Tabulky správy inkasa SAP FSCM (UDM_P2P) nebo odvození z textových poznámek pracovníků inkasa.

Zachycení

Zaznamená se ve FSCM nebo v textové tabulce STXH

Typ události explicit
Změna platebních podmínek
Úprava dohodnutých platebních podmínek, například data splatnosti nebo nároku na slevu, po zaúčtování faktury. Často jde o výsledek nového jednání nebo opravy.
Proč je to důležité

Změny platebních podmínek zkreslují analýzu stáří pohledávek a mohou poukazovat na chyby v kmenových datech nebo individuálně sjednané výjimky.

Kde data získat

Tabulky dokladů změn (CDHDR/CDPOS) propojené s účetním dokladem (BSEG-ZTERM nebo BSEG-ZFBDT).

Zachycení

Zaznamená se při zápisu dokladu změny do CDHDR

Typ události explicit
Doporučené Volitelné

Průvodci extrakcí dat

Jak získat data ze SAP ECC

Chcete začít?

Začněte zlepšovat proces inkasa tím, že tyto datové standardy použijete ve svém prostředí SAP ECC. Náš tým vám pomůže v každé fázi zavádění process mining.

Optimalizujte správu pohledávek a zlepšete cash flow

Snižte DSO o 15 až 20 dní a urychlete platby v SAP ECC.

Spustit zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete, nastavení zabere jen několik minut