Získejte přehled o procesech v celé organizaci

Hierarchie procesů vede od celkového pohledu na firmu ke konkrétní práci zaměstnanců. Obvyklý rámec má pět úrovní. Jejich názvy i počet můžete upravit podle potřeb organizace:

Úroveň 1: hodnotové řetězce (hlavní oblasti práce od začátku do konce, které přinášejí hodnotu). Úroveň 2: skupiny procesů (související procesy v rámci hodnotového řetězce). Úroveň 3: procesy (definované firemní procesy v rámci skupiny). Úroveň 4: činnosti (hlavní kroky, z nichž se proces skládá). Úroveň 5: úkoly (podrobné pracovní instrukce k provedení činnosti).

Hierarchii můžete přizpůsobit své organizaci. Cílem je vytvořit společnou strukturu, která architektům, vlastníkům procesů i zaměstnancům pomůže najít správnou úroveň podrobností, aniž by museli spravovat nesourodé složky s diagramy.

Znalosti o procesech se mění spolu s týmy, systémy a pravidly. Užitečný procesní katalog jasně určuje odpovědnosti, nabízí postup pro kontrolu aktualizací a rozlišuje zveřejněné procesy od rozpracovaných.

Propojte procesy s kompetencemi, organizačními jednotkami, aplikacemi a riziky. Role a přiřazení RACI můžete importovat a exportovat ve formátu CSV nebo JSON a pracovat tak se stávajícími maticemi a postupy správy. Další informace o přiřazování odpovědností najdete v průvodci maticí RACI.

Jasně stanovený postup kontroly umožňuje sledovat změny procesů. ProcessMind podporuje celý cyklus od návrhu přes kontrolu a schválení až po zveřejnění. Schvalovací postupy můžete upravit podle důležitosti procesu. V kontrolních frontách uvidíte, co vyžaduje vaši pozornost, a změny můžete prohlédnout vedle sebe v přehledu rozdílů.

Snímky zveřejněných verzí odlišují vydané procesy od pracovních návrhů. Můžete prohlížet historii verzí, v případě potřeby se vrátit k předchozí verzi, procesy archivovat a obnovovat nebo uzamknout schválené procesy, aby nedošlo k nechtěným úpravám. Auditní záznamy uchovávají historii změn pro následnou kontrolu.

RACI jasně určuje odpovědnosti za procesy:

Responsible: vykonává práci. Accountable: odpovídá za výsledek. Consulted: poskytuje podklady a rady. Informed: dostává informace o průběhu.

Přiřaďte tyto role procesům a propojte je s organizační strukturou. Historie verzí a auditní záznamy vám pomohou sledovat, jak se odpovědnosti v čase mění.

Vizualizace procesů ukazuje, jak na sebe navazuje práce napříč týmy a úrovněmi. Procesní katalog propojuje hodnotové řetězce, skupiny procesů, procesy, činnosti a úkoly. Mapování hodnotových toků ukazuje, jak práce překračuje hranice oddělení.

Model procesní architektury celé organizace může propojit procesy také s kompetencemi, organizačními jednotkami, aplikacemi a riziky. Tyto vazby vám pomohou přejít od pohledu na firmu k podrobnostem o procesech, které potřebujete při řešení otázky správy nebo zlepšování.

Prohlédněte si případ použití procesní architektury

Modely BPMN poskytují strukturovaný přehled kroků v procesu. ProcessMind z nich může pomocí AI vytvářet standardní provozní postupy, pracovní instrukce a popisy procesů. Dokumentaci můžete exportovat do PDF nebo Wordu, případně ji zveřejnit na procesním portálu.

Vizualizace procesů tak doplňuje písemné pokyny, které zaměstnanci potřebují k práci. Když se proces změní, dokumentace může zůstat aktuální. Podívejte se, jak funguje dokumentace procesů.

Ukazatele kvality modelů vám pomohou najít procesy, které možná potřebují kontrolu. ProcessMind ověřuje úplnost, složitost, názvosloví a pokrytí dokumentací. Upozorní také na nedokumentované procesy a mezery v existující dokumentaci. Hodnocení můžete naplánovat a zprávy uchovávat společně s modelem.

Pomocí těchto ukazatelů určete, čemu se při údržbě katalogu věnovat přednostně. Nenahrazují kontrolu shody ve vaší organizaci ani nepotvrzují, že proces splňuje konkrétní normu. Hodnocení stavu procesů na základě dat o událostech, například shody a efektivity, je součástí licence Process Intelligence.

Procesní architektura popisuje, jak by na sebe práce měla navazovat. Process mining využívá data o událostech a ukazuje, jak práce probíhá ve skutečnosti. Porovnání obou pohledů vám pomůže prozkoumat rozdíly a rozhodnout, který proces zkontrolovat.

Výkonnost můžete sledovat také pomocí dashboardů a KPI. Simulace procesů vám umožní prozkoumat navrhované změny, než se rozhodnete, zda je zavést. Další informace o propojení procesní architektury a procesní analytiky najdete v popisu tohoto případu použití.