Šablona dat pro proces od nákupu k platbě: žádanky
Šablona dat pro proces od nákupu k platbě: žádanky
- Doporučené atributy ke shromáždění
- Aktivity, které je vhodné sledovat
- Postup extrakce dat ze SAP ECC
Atributy procesu od nákupu k platbě: žádanky
| Název | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Čas události
EventTime
|
Časové razítko udávající, kdy k aktivitě došlo. | ||
|
Popis
Čas události zaznamenává přesné datum a čas, kdy proběhla konkrétní aktivita. Toto časové razítko je základem všech časových analýz v process mining, včetně výpočtu doby průchodu, hledání úzkých míst a vyhodnocení výkonnosti procesu. U požadavků na nákup umožňuje tento atribut počítat důležité KPI, například „Průměrná doba schválení požadavku“ a „Doba do vytvoření objednávky“. Poskytuje data pro dashboardy, které zobrazují délku jednotlivých částí procesu, například analýzu doby schválení požadavku. Díky tomu lze měřit čas mezi libovolnými dvěma body procesu.
Proč je to důležité
Toto časové razítko je nezbytné pro výpočet dob trvání, analýzu výkonnosti procesu a hledání úzkých míst souvisejících s časem.
Kde data získat
Nachází se v tabulce hlaviček změnových dokumentů CDHDR (pole UDATE a UTIME).
Příklady
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:35:10Z2023-10-27T14:20:05Z
|
|||
|
ID nákupního požadavku
PurchaseRequisitionId
|
Jedinečný identifikátor dokladu nákupního požadavku. | ||
|
Popis
ID nákupního požadavku je primární klíč, který v SAP ECC jednoznačně identifikuje každý požadavek na zboží nebo služby. Slouží jako hlavní identifikátor případu a propojuje všechny činnosti a změny související s konkrétním požadavkem, od jeho vytvoření až po konečné vyřízení, například převedení na objednávku nebo uzavření. V process mining je toto ID nezbytné pro rekonstrukci celého životního cyklu každého požadavku. Analytici díky němu mohou zobrazit celý průběh procesu, měřit dobu mezi milníky a porovnávat, jak se zpracovávají různé požadavky. Poskytuje ucelený pohled na celý průběh vyřízení požadavku.
Proč je to důležité
Tento hlavní identifikátor propojuje všechny související události procesu do jednoho případu a umožňuje analyzovat proces od začátku do konce.
Kde data získat
Nachází se v tabulce EBAN, pole BANFN.
Příklady
100234567810023456791002345680
|
|||
|
Název činnosti
ActivityName
|
Název podnikové činnosti, která proběhla v konkrétním okamžiku. | ||
|
Popis
Tento atribut popisuje konkrétní krok nebo událost v životním cyklu nákupního požadavku, například „Nákupní požadavek vytvořen“, „Požadavek předán ke schválení“ nebo „Objednávka vytvořena“. Tyto činnosti se obvykle odvozují ze změn stavu, záznamů workflow nebo dokladů o změnách v SAP. Analýza posloupnosti a četnosti činností je základem process mining. Umožňuje odhalit skutečný průběh procesu, včetně obvyklých postupů, odchylek a úzkých míst. Je důležitá pro tvorbu dashboardů, například mapy procesu nákupních požadavků od začátku do konce, i pro výpočet KPI souvisejících s opakovanými opravami a shodou s pravidly.
Proč je to důležité
Určuje jednotlivé kroky procesu a umožňuje zobrazit mapy procesů i analyzovat rozdíly v jejich průběhu.
Kde data získat
Odvozeno z tabulek změnových dokumentů CDHDR a CDPOS, protokolů workflow nebo stavových polí, jako je EBAN-STATU.
Příklady
Nákupní požadavek vytvořenSchvalovací krok schválenNákupní požadavek zamítnutObjednávka vytvořena
|
|||
|
Poslední aktualizace dat
LastDataUpdate
|
Časové razítko poslední aktualizace dat nebo jejich extrakce ze zdrojového systému. | ||
|
Popis
Tento atribut udává, kdy byla datová sada naposledy aktualizována. Při každém načtení dat se k celé datové sadě přiřadí statické časové razítko, které slouží jako údaj o aktuálnosti analýzy. Při rozhodování na základě dashboardu nebo analýzy process mining je důležité vědět, jak stará data jsou. Atribut informuje všechny zúčastněné o období, které zobrazená data pokrývají, a pomáhá předcházet závěrům založeným na zastaralých informacích.
Proč je to důležité
Informuje uživatele o aktuálnosti dat, která je důležitá pro relevanci a přesnost analýzy procesu.
Kde data získat
Jde o statickou hodnotu s časovým razítkem extrakce dat, která se přidává při procesu ETL.
Příklady
2024-01-15T04:00:00Z2024-01-16T04:00:00Z
|
|||
|
Zdrojový systém
SourceSystem
|
Určuje zdrojový systém, ze kterého byla data extrahována. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje původ procesních dat, například „SAP ECC Production“ nebo „S4HANA QA“. Obvykle jde o statickou hodnotu přidanou při extrakci dat, která poskytuje kontext zejména v prostředích s více zdrojovými systémy. Při analýze procesů pomáhá rozlišit data z různých zdrojů a předcházet zkreslení způsobenému smícháním dat z produkčního, testovacího nebo vývojového prostředí. Jde o základní metadata pro správu dat a sledovatelnost.
Proč je to důležité
Poskytuje důležitý kontext o původu dat, zajišťuje jejich sledovatelnost a umožňuje analýzu napříč systémy.
Kde data získat
Jde o statickou hodnotu, která se obvykle přidává při extrakci, transformaci a načítání dat (ETL).
Příklady
SAP_ECC_PRODS4HANA_EU_100ECC_US_FINANCE
|
|||
|
Celková hodnota požadavku
TotalRequisitionValue
|
Celková peněžní hodnota všech položek v požadavku na nákup. | ||
|
Popis
Tento atribut vyjadřuje celkovou finanční hodnotu požadavku na nákup. Hodnota často určuje požadovaný workflow schvalování. U požadavků s vyšší hodnotou bývá obvykle potřeba důkladnější kontrola a více schvalovacích kroků. Analýza podle hodnoty pomáhá pochopit, jak finanční dopad ovlivňuje průběh procesu. Může ukázat, zda schválení požadavků s vysokou hodnotou trvá déle, zda jsou častěji zamítány nebo zda procházejí jinými cestami. Jde také o základní ukazatel finanční průchodnosti procesu nákupu.
Proč je to důležité
Pomáhá propojit průběh procesu s finančním dopadem, což je důležité pro analýzu rizik a pochopení náročnosti schvalování.
Kde data získat
Součet hodnot všech položek. Hodnota položky je v tabulce EBAN, pole GSWER. Měna je v poli EBAN-WAERS.
Příklady
1500.00250.50125000.00
|
|||
|
Jméno uživatele
User
|
ID uživatele, který provedl aktivitu. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje konkrétního uživatele odpovědného za událost, například za vytvoření požadavku, schválení kroku nebo úpravu dokumentu. V SAP se obvykle zaznamenává jako ID uživatele. Analýza podle uživatelů pomáhá odhalit potřeby školení, rozdíly ve výkonnosti jednotlivých uživatelů i možné zdroje chyb při zadávání dat. Atribut je důležitý pro dashboardy, jako je „Počet vytvořených požadavků podle žadatele“, i pro analýzu rozložení pracovní zátěže a dodržování pravidel oddělení pravomocí.
Proč je to důležité
Přiřazuje aktivity konkrétním osobám a umožňuje analyzovat jejich výkonnost, pracovní zátěž, dodržování pravidel i potřeby školení.
Kde data získat
U změn se nachází v tabulce hlaviček změnových dokumentů CDHDR (pole USERNAME), u tvůrce v tabulce EBAN (pole ERNAM).
Příklady
SMITHJR.DOEUSER123
|
|||
|
Oddělení
Department
|
Oddělení žadatele nebo nákladové středisko přiřazené k požadavku. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje organizační jednotku nebo oddělení, které zahájilo požadavek na nákup. Obvykle se odvozuje z profilu žadatele nebo z nákladového střediska přiřazeného k položce požadavku. Analýza procesu podle oddělení je důležitá pro pochopení rozdílů ve výkonnosti napříč organizací. Jde o hlavní dimenzi dashboardu „Doba schválení požadavku“ a KPI „Rozdíly v době schválení podle oddělení“. Pomáhá určit, která oddělení mají efektivní procesy a která mohou potřebovat zlepšení nebo další zdroje.
Proč je to důležité
Umožňuje porovnat výkonnost organizačních jednotek a odhalit úzká místa i rozdíly v procesech jednotlivých oddělení.
Kde data získat
Často se odvozuje propojením žadatele (EBAN-AFNAM) s kmenovými daty uživatelů (SU01) nebo pomocí nákladového střediska (EBKN-KOSTL) přiřazeného k účtování požadavku.
Příklady
FinanceProvoz ITMarketingVýroba
|
|||
|
Stav požadavku
RequisitionStatus
|
Aktuální stav zpracování požadavku na nákup. | ||
|
Popis
Tento atribut udává celkový stav požadavku v daném okamžiku, například „Čeká na uvolnění“, „Schváleno“, „Zamítnuto“ nebo „Uzavřeno“. V SAP je stav často reprezentován stavovým kódem. Sledování stavu je důležité pro pochopení výsledku požadavku. Přímo podporuje dashboard „Výsledky požadavků a míra zamítnutí“ a KPI, jako jsou „Míra zamítnutí požadavků“ a „Míra stažení požadavků“. Analýza přechodů mezi stavy pomáhá odhalit neefektivní místa procesu a příčiny neúspěchu.
Proč je to důležité
Určuje výsledek požadavku, což je důležité při analýze úspěšnosti, důvodů zamítnutí a koncových bodů procesu.
Kde data získat
Stav zpracování je v tabulce EBAN v poli STATU. Stav uvolnění je v poli EBAN-FRGZU.
Příklady
N (neupraveno)B (objednávka vytvořena)A (poptávka vytvořena)K (uzavřeno)
|
|||
|
Typ dokumentu
RequisitionDocumentType
|
Klasifikace, která určuje typ a vlastnosti požadavku na nákup. | ||
|
Popis
Typ dokumentu v SAP řídí různé aspekty požadavku na nákup, například číselnou řadu, výběr polí a celkový průběh nákupu. Příklady jsou „Standardní požadavek“, „Převod zásob“ nebo „Požadavek na službu“. Tento atribut je užitečnou dimenzí analýzy, protože různé typy dokumentů často mají odlišný průběh procesu a požadavky na schválení. Analytici mohou data rozdělit a porovnat výkonnost jednotlivých procesů vyřizování požadavků. To pomáhá posoudit dodržování pravidel a najít příležitosti ke sjednocení nebo specializaci procesů.
Proč je to důležité
Umožňuje rozdělit požadavky do kategorií podle procesu a provádět přesnější a relevantnější analýzu.
Kde data získat
Nachází se v tabulce EBAN, pole BSART.
Příklady
NBUBRV
|
|||
|
Důvod zamítnutí
RejectionReason
|
Důvod uvedený při zamítnutí požadavku nebo kroku schvalování. | ||
|
Popis
Tento atribut zaznamenává důvod zamítnutí požadavku na nákup. Schvalovatel jej obvykle zadá jako volný text nebo vybere z předem definovaného seznamu kódů při zamítnutí. Analýza důvodů zamítnutí je důležitá pro zlepšování procesů. Ukazuje, proč požadavky neprojdou, například kvůli porušení pravidel, nesprávným údajům nebo nedostatečnému rozpočtu. Tato data jsou důležitá pro dashboard „Výsledky požadavků a míra zamítnutí“ a pomáhají odhalit hlavní příčiny neefektivity procesu.
Proč je to důležité
Ukazuje konkrétní důvody zamítnutí požadavků a umožňuje cíleně zlepšovat procesy i školit uživatele.
Kde data získat
Tato data se obvykle ukládají do protokolů workflow nebo do dlouhého textu přiřazeného k události zamítnutí. V tabulce EBAN pro ně není standardní pole.
Příklady
Nesprávné nákladové střediskoPřekročený rozpočetDuplicitní požadavekNení v souladu s pravidly
|
|||
|
ID dodavatele
VendorId
|
Jedinečný identifikátor navrženého nebo pevně určeného dodavatele. | ||
|
Popis
Tento atribut obsahuje ID preferovaného nebo smluvně určeného dodavatele požadované položky. Může být vyplněno předem nebo jej může navrhnout žadatel. Analýza požadavků podle dodavatele pomáhá posoudit, jak předvýběr dodavatelů ovlivňuje nákupní proces. Může například ukázat, zda se požadavky s uvedeným dodavatelem schvalují rychleji nebo zda jsou s některými dodavateli spojeny častější zamítnutí. Poskytuje přehled o zapojení dodavatelů v rané fázi procesu.
Proč je to důležité
Ukazuje vztahy s preferovanými dodavateli a jejich vliv na rychlost zpracování požadavků i jejich výsledky.
Kde data získat
Nachází se v tabulce EBAN, pole LIFNR (pevně určený dodavatel).
Příklady
100030025V9876
|
|||
|
ID objednávky
PurchaseOrderId
|
ID objednávky vytvořené na základě požadavku. | ||
|
Popis
Tento atribut propojuje požadavek na nákup s následnou objednávkou, která byla vytvořena k jeho vyřízení. Z jednoho požadavku může někdy vzniknout více objednávek. Toto propojení je důležité pro analýzu předání mezi procesem požadavku a nákupem. Je potřeba k výpočtu KPI „Doba od požadavku do vytvoření objednávky“ a podporuje dashboard „Prodleva od schválení požadavku do vytvoření objednávky“. Pochopení této návaznosti je důležité pro měření efektivity celého cyklu od nákupu po platbu.
Proč je to důležité
Propojuje proces požadavku s navazujícím nákupem a umožňuje analyzovat prodlevy při předání.
Kde data získat
Číslo objednávky se po jejím vytvoření ukládá do tabulky EBAN, pole EBELN.
Příklady
450001712345000171244500017125
|
|||
|
Jméno žadatele
RequesterName
|
Jméno osoby, která požádala o zboží nebo služby. | ||
|
Popis
Tento atribut určuje osobu, která zahájila požadavek na nákup. Jde o člověka, který potřebuje požadované položky pro svou práci. Sledování žadatelů umožňuje analyzovat vzorce v požadavcích podle jednotlivců nebo skupin. Dashboard „Počet vytvořených požadavků podle žadatele“ využívá tento atribut k identifikaci zkušených uživatelů, uživatelů, kteří mohou potřebovat další školení, nebo oddělení s vysokým počtem nákupů. Nabízí pohled na začátek procesu z hlediska konkrétních osob.
Proč je to důležité
Určuje osobu odpovědnou za zahájení procesu, umožňuje analyzovat vzorce při vytváření požadavků a pomáhá zacílit školení uživatelů.
Kde data získat
Nachází se v tabulce EBAN, pole AFNAM.
Příklady
Alice WilliamsBob JohnsonCharlie Brown
|
|||
|
Nákupní skupina
PurchasingGroup
|
Skupina nákupčích odpovědná za pořízení požadovaných položek. | ||
|
Popis
Nákupní skupina je organizační jednotka odpovědná za konkrétní nákupní činnosti. Představuje tým nákupčích, který požadavek vyřizuje po jeho schválení. Tento atribut pomáhá analyzovat pracovní zátěž a výkonnost jednotlivých nákupních týmů. Může odhalit, zda některé skupiny zpomalují převod požadavků na objednávky nebo zda určité typy požadavků vyřizují efektivněji než jiné. Jde o důležitou dimenzi pro řízení zdrojů a výkonnosti nákupu.
Proč je to důležité
Určuje odpovědnost za nákup a umožňuje analyzovat pracovní zátěž i porovnávat výkonnost jednotlivých nákupních týmů.
Kde data získat
Nachází se v tabulce EBAN, pole EKGRP.
Příklady
001002P01
|
|||
|
Opakované zpracování
IsRework
|
Logická hodnota určující, zda se požadavek zpracovával opakovaně, například zda byl po odeslání upraven. | ||
|
Popis
Tento odvozený atribut označuje aktivity nebo případy, u kterých došlo k opakovanému zpracování. Za opakované zpracování se například považuje aktivita „Požadavek upraven“, která následuje po aktivitě „Odesláno ke schválení“. Opakované zpracování mohou vyvolat také události zamítnutí, které vrátí proces do dřívější fáze. Tento příznak je důležitý pro dashboard „Analýza úprav a opakovaného zpracování požadavků“. Usnadňuje filtrování a měření opakovaného zpracování, pomáhá vyhodnotit jeho vliv na celkovou dobu průchodu a odhalit příčiny neefektivity. Časté opakované zpracování často ukazuje na problémy s kvalitou dat nebo nejasné požadavky.
Proč je to důležité
Pomáhá měřit četnost a dopad opakovaného zpracování a usnadňuje hledání a analýzu neefektivních míst a smyček v procesu.
Kde data získat
Odvozeno ze záznamu událostí na základě konkrétních posloupností aktivit, například když po schvalovací aktivitě následuje „Požadavek upraven“.
Příklady
truefalse
|
|||
|
Priorita
Priority
|
Naléhavost požadavku na nákup. | ||
|
Popis
Tento atribut označuje prioritu požadavku, například „Naléhavý“, „Vysoký“ nebo „Běžný“. Upozorňuje schvalovatele a nákupčí, že je třeba požadavek vyřídit přednostně. Atribut je důležitý pro dashboard „Výkonnost zpracování naléhavých požadavků“ a KPI „Účinnost označení naléhavosti“. Analýza zjišťuje, zda jsou požadavky označené jako naléhavé skutečně zpracovány rychleji než běžné požadavky. Pomáhá tak ověřit účinnost systému priorit a zajistit včasné vyřízení naléhavých potřeb organizace.
Proč je to důležité
Umožňuje zjistit, zda se naléhavé požadavky zpracovávají rychleji, a ověřit účinnost nastavených priorit.
Kde data získat
V tabulce EBAN nejde o standardní pole. Často se používá vlastní pole nebo se priorita odvozuje z čísla pro sledování požadavku (EBAN-BEDNR) či konkrétního typu dokumentu.
Příklady
123
|
|||
|
Skupina materiálu
MaterialGroup
|
Skupina nebo kategorie, do které požadovaný materiál či služba patří. | ||
|
Popis
Skupina materiálu slouží ke klasifikaci materiálů nebo služeb s podobnými vlastnostmi. Umožňuje analyzovat nákup podle kategorií. Analýza podle skupiny materiálu pomáhá při strategickém zajišťování dodávek a analýze výdajů. V process mining může ukázat, zda požadavky na určité kategorie, například „IT hardware“ nebo „Odborné služby“, procházejí jinými cestami nebo se schvalují déle. Tyto informace jsou užitečné pro „Zprávu o kvalitě dat požadavků“ a pomáhají pochopit rozdíly v procesu podle nakupovaného zboží či služeb.
Proč je to důležité
Umožňuje analyzovat výdaje a procesy podle nákupní kategorie, podporuje strategické zajišťování dodávek a pomáhá odhalit úzká místa v jednotlivých kategoriích.
Kde data získat
Nachází se v tabulce EBAN, pole MATKL.
Příklady
00101L001IT-SFTWR
|
|||
|
Závod
Plant
|
Provozovna nebo závod, pro který se zboží či služby požadují. | ||
|
Popis
Závod je organizační jednotka společnosti, která představuje konkrétní místo, například továrnu, sklad nebo kancelář. V požadavku se uvádí závod, kde jsou požadované položky potřeba. Analýza podle závodu umožňuje sledovat proces požadavků z geografického hlediska nebo podle jednotlivých pracovišť. Může odhalit rozdíly ve výkonnosti mezi lokalitami, které mohou souviset s místními postupy, počtem zaměstnanců nebo potřebami provozu. Jde o běžnou dimenzi regionálních dashboardů výkonnosti.
Proč je to důležité
Poskytuje geografický kontext nebo kontext konkrétního pracoviště a pomáhá odhalit regionální rozdíly v procesech a výkonnosti.
Kde data získat
Nachází se v tabulce EBAN, pole WERKS.
Příklady
10002100DE01
|
|||
Aktivity procesu od nákupu k platbě: žádanky
| Aktivita | Popis | ||
|---|---|---|---|
|
Nákupní požadavek schválen
|
Tento milník označuje, že nákupní požadavek úspěšně prošel všemi požadovanými schvalovacími kroky. Odvozuje se z použití posledního kódu uvolnění a nastavení celkového ukazatele uvolnění (FRGZU) v tabulce EBAN na schválený stav. | ||
|
Proč je to důležité
Tento důležitý milník označuje konec schvalovacího cyklu a začátek nákupu. Je nezbytný pro výpočet KPI celkové doby schvalování a měření zdržení při předání k vytvoření objednávky.
Kde data získat
Odvozuje se z časového razítka záznamu v historii změn CDPOS pro tabulku EBAN, pole FRGZU, při změně na hodnotu označující konečné schválení.
Zachycení
Odvozuje se z dosažení konečného stavu „schváleno“ v poli ukazatele uvolnění v tabulce EBAN.
Typ události
inferred
|
|||
|
Nákupní požadavek stažen
|
Jde o konečnou činnost, při které tvůrce nebo oprávněný uživatel zruší položku požadavku nastavením příznaku odstranění. Akce se zaznamená a znamená, že potřeba nákupu již není aktuální nebo požadavek vznikl omylem. | ||
|
Proč je to důležité
Jde o důležitý neúspěšný konec procesu, který je nezbytný pro výpočet míry stažení požadavků. Vysoká míra může ukazovat na to, že uživatelé kvůli dlouhému schvalování požadavky opouštějí, nebo na systémové problémy s plánováním poptávky.
Kde data získat
Tato výslovná akce se zaznamená při nastavení pole „Deletion Indicator“ (LOEKZ) v tabulce EBAN u položky požadavku. Změna se ukládá do CDHDR a CDPOS.
Zachycení
Záznam v historii změn při nastavení ukazatele odstranění (EBAN-LOEKZ) na hodnotu „L“.
Typ události
explicit
|
|||
|
Nákupní požadavek vytvořen
|
Tato činnost označuje počáteční vytvoření a uložení nákupního požadavku uživatelem. Událost se zaznamená při vytvoření nového záznamu v tabulce EBAN, včetně data a času vytvoření. | ||
|
Proč je to důležité
Jako výchozí bod procesu je tato činnost nezbytná pro výpočet celkové doby životního cyklu požadavku a analýzu průchodnosti vytváření. Pomáhá zjistit, kdo požadavky vytváří a kdy.
Kde data získat
Událost se zaznamenává z tabulky EBAN pomocí polí data vytvoření (ERDAT) a času vytvoření (UZEIT) pro dané ID nákupního požadavku (BANFN).
Zachycení
Časové razítko z polí ERDAT a UZEIT v tabulce EBAN při prvním uložení záznamu.
Typ události
explicit
|
|||
|
Nákupní požadavek zamítnut
|
Jde o konečnou činnost, při které je nákupní požadavek definitivně zamítnut a nelze pokračovat v jeho zpracování. Událost se odvozuje z nastavení ukazatele uvolnění v tabulce EBAN na konečný zamítnutý stav schvalovatelem. | ||
|
Proč je to důležité
Tato činnost představuje důležitý konec procesu a je nezbytná pro výpočet KPI míry zamítnutých požadavků. Analýza těchto případů pomáhá pochopit příčiny neúspěšného nákupu a zbytečné práce.
Kde data získat
Odvozuje se z časového razítka záznamu v historii změn CDPOS pro tabulku EBAN, pole FRGZU, při změně na hodnotu označující konečné zamítnutí.
Zachycení
Odvozuje se z dosažení konečného stavu „zamítnuto“ v poli ukazatele uvolnění v tabulce EBAN.
Typ události
inferred
|
|||
|
Objednávka vytvořena
|
Tato činnost označuje úspěšné převedení schváleného nákupního požadavku na doklad objednávky. Událost se u požadavku odvozuje nalezením odpovídající položky objednávky, která na něj odkazuje. | ||
|
Proč je to důležité
Tato činnost představuje hlavní úspěšný výsledek, uzavírá proces požadavku a zahajuje fázi nákupu. Doba mezi událostmi „Requisition Approved“ a touto událostí je důležitým KPI pro měření efektivity předání.
Kde data získat
Odvozuje se nalezením záznamu v tabulce EKPO (položka objednávky), kde se pole BANFN a BNFPO shodují s číslem a položkou nákupního požadavku z tabulky EBAN. Časové razítko poskytuje datum vytvoření objednávky (EKKO.AEDAT).
Zachycení
Odvozuje se propojením tabulek EBAN a EKPO a použitím data vytvoření objednávky z tabulky EKKO.
Typ události
inferred
|
|||
|
Požadavek předán ke schválení
|
Tato činnost označuje vstup požadavku do formálního schvalovacího workflow. Obvykle se odvozuje ze změny stavu požadavku, která podle nastavené strategie uvolňování vyžaduje první schválení nebo uvolnění. | ||
|
Proč je to důležité
Tímto začíná doba schvalovacího cyklu, důležitý KPI pro měření efektivity procesu. Znalost tohoto okamžiku pomáhá oddělit zdržení mezi vytvořením požadavku a zahájením formálního schvalování.
Kde data získat
Odvozuje se od první změny stavu související se strategií uvolňování v tabulce EBAN, například když se pole FRGZU změní z počátečního stavu na čekající, nebo od prvního záznamu v protokolech workflow spojených s požadavkem.
Zachycení
Odvozuje se od prvního záznamu v historii změn, který ukazuje aktivaci strategie uvolňování.
Typ události
inferred
|
|||
|
Nákupní požadavek upraven
|
Označuje jakoukoli změnu nákupního požadavku po jeho prvním vytvoření, například úpravu množství, ceny nebo materiálu. Změny se zaznamenávají do tabulek historie změn SAP, které poskytují podrobný auditní záznam. | ||
|
Proč je to důležité
Sledování úprav je důležité pro odhalení opakovaných oprav a problémů s kvalitou dat. Časté úpravy mohou ukazovat na nejasné původní zadání nebo nedostatečné proškolení uživatelů a vést ke zdržení procesu.
Kde data získat
Zaznamenává se z tabulek historie změn CDHDR (hlavička) a CDPOS (položka), kde je třída objektu EINKBELEG a ID objektu odpovídá číslu nákupního požadavku. Lze analyzovat změny konkrétních polí.
Zachycení
Událost zaznamenaná v tabulkách změn CDHDR a CDPOS pro doklad nákupního požadavku.
Typ události
explicit
|
|||
|
Nákupní požadavek uzavřen
|
Označuje konečné uzavření položky požadavku, po kterém se neočekává další zpracování. Tento stav se odvozuje, když byla položka plně převedena na objednávku a vyřízena, nebo byla ručně označena jako uzavřená. | ||
|
Proč je to důležité
Tím se jednoznačně ukončí požadavky, které byly vyřízeny, ale nebyly odstraněny. U úspěšně vyřízených požadavků lze díky tomu přesně vypočítat dobu životního cyklu.
Kde data získat
Odvozuje se z ukazatele „Closed“ (EBAKZ s hodnotou „S“ nebo jinou nastavenou hodnotou) v tabulce EBAN. Tento stav systém často nastaví automaticky po úplném převedení na objednávku a příjmu zboží.
Zachycení
Odvozuje se ze změny stavu pole EBAN-EBAKZ na hodnotu „uzavřeno“.
Typ události
inferred
|
|||
|
Nákupní požadavek zablokován
|
Označuje výslovné zablokování položky nákupního požadavku, které brání jejímu převedení na objednávku. Blokování se nastavuje pomocí zvláštního ukazatele u položky požadavku. | ||
|
Proč je to důležité
Blokování může signalizovat problém nebo dočasné pozastavení nákupu. Sledování těchto událostí pomáhá odhalit úzká místa, kde se schválené požadavky ihned nezpracovávají.
Kde data získat
Zaznamenává se při změně pole „Blocking Indicator“ (EBAKZ) v tabulce EBAN. Změna se ukládá do CDHDR a CDPOS.
Zachycení
Událost zaznamenaná v tabulkách změn při nastavení pole EBAN-EBAKZ.
Typ události
explicit
|
|||
|
Schválení resetováno
|
Označuje resetování celého schvalovacího workflow požadavku, často kvůli významné úpravě. Událost se odvozuje z vymazání stavu uvolnění, který byl předtím aktivní. Schvalování pak musí začít znovu od začátku. | ||
|
Proč je to důležité
Resetování schválení znamená významnou opakovanou práci a výrazně prodlužuje dobu zpracování. Jeho odhalení ukazuje na neefektivitu procesu a na dopad úprav požadavků na další průběh workflow.
Kde data získat
Odvozuje se z historie změn (CDHDR/CDPOS) pro tabulku EBAN, pokud se pole stavu uvolnění, například FRGZU, změní z čekajícího nebo schváleného stavu zpět na počáteční či prázdnou hodnotu.
Zachycení
Odvozuje se ze záznamů v historii změn, které ukazují vymazání polí strategie uvolňování.
Typ události
inferred
|
|||
|
Schvalovací krok schválen
|
Označuje výslovné schválení jednoho kroku strategie uvolňování oprávněným uživatelem. Tato akce se zaznamená jako změna stavu uvolnění požadavku a posune jej blíže ke konečnému schválení. | ||
|
Proč je to důležité
Sledování jednotlivých schválení je nutné pro měření doby každého kroku a vyhodnocení práce různých schvalovatelů. Je zásadní pro pochopení toho, zda proces odpovídá nastavenému workflow.
Kde data získat
Zaznamenává se v historii změn (CDHDR/CDPOS) u polí stavu uvolnění v tabulce EBAN. Schvalovatelova akce v transakci ME54N nebo podobném T-code vyvolá zaznamenanou změnu.
Zachycení
Záznam v historii změn vytvořený při provedení transakce uvolnění schvalovatelem.
Typ události
explicit
|
|||
|
Schvalovací krok zamítnut
|
Oprávněný uživatel výslovně zamítl jeden krok strategie uvolňování. Požadavek se obvykle vrací tvůrci k úpravě. Akce se zaznamená jako změna stavu uvolnění požadavku. | ||
|
Proč je to důležité
Zamítnutí jsou jednou z hlavních příčin opakované práce a zdržení. Analýza jejich četnosti a příčin pomáhá odhalit nejasnosti ve výkladu pravidel, problémy s kvalitou dat nebo neefektivní schvalovací kroky.
Kde data získat
Zaznamenává se v historii změn (CDHDR/CDPOS) u polí stavu uvolnění v tabulce EBAN. Zamítnutí v transakci ME54N nebo podobné transakci vyvolá odpovídající změnu stavu.
Zachycení
Záznam v historii změn vytvořený při zamítnutí požadavku schvalovatelem.
Typ události
explicit
|
|||
|
Zahájen schvalovací krok
|
Označuje, že požadavek čeká na schválení konkrétním schvalovatelem nebo skupinou schvalovatelů podle strategie uvolňování. Událost se odvozuje ze stavu požadavku, který ukazuje, že se čeká na konkrétní kód uvolnění. | ||
|
Proč je to důležité
Tato činnost umožňuje podrobně analyzovat jednotlivé kroky schvalovacího řetězce. Pomáhá určit, kteří schvalovatelé nebo fáze způsobují největší zdržení.
Kde data získat
Odvozuje se sledováním posloupnosti změn polí stavu uvolnění v tabulce EBAN. Každá změna na nový čekající stav označuje začátek dalšího schvalovacího kroku.
Zachycení
Odvozuje se ze změn stavu, které ukazují, že je aktivní nový kód uvolnění a čeká se na schválení.
Typ události
inferred
|
|||
Návody k extrakci dat
Chcete začít?
Pomocí této šablony připravíte data ve správné struktuře pro process mining a získáte přehled o procesu žádanky v rámci procesu od nákupu k platbě. Začněte zlepšovat proces ještě dnes.
Zvyšte efektivitu procesu žádanky P2P, začněte se zkušební verzí
Odhalte a řešte úzká místa v procesu P2P a zkraťte dobu průchodu o 30 % nebo více.
Bez platební karty, 14 dní přístupu zdarma