Šablona dat pro zpracování zákaznických objednávek v procesu od objednávky k platbě

Čas události je časové razítko, které zaznamenává přesný okamžik, kdy aktivita proběhla. Poskytuje procesu časový kontext a umožňuje chronologicky seřadit všechny události související s prodejní objednávkou.

Toto časové razítko je zásadní pro veškeré časové analýzy. Slouží k výpočtu doby mezi libovolnými dvěma aktivitami, určení délky jednotlivých kroků a odhalení zpoždění či úzkých míst. Například KPI „Doba vyřízení objednávky“ se vypočítá jako rozdíl mezi časem události při konečném doručení a časem události při vytvoření objednávky. Dashboardy, jako je „Přehled doby zpracování prodejních objednávek“, jsou na tomto atributu zcela závislé.

Toto časové razítko je nezbytné pro výpočet ukazatelů výkonnosti, například doby průchodu a trvání jednotlivých kroků, které pomáhají odhalit úzká místa.

Obvykle se nachází u každého záznamu transakce nebo aktualizace stavu. Může být označeno jako datum vytvoření, změny nebo zaúčtování.

ID prodejní objednávky je základem process mining v procesu od objednávky po inkaso. Jednoznačně identifikuje každou instanci procesu od vytvoření až po uzavření. Slouží jako primární klíč, který propojuje všechny související aktivity, události a datové body a vytváří úplný přehled průběhu jedné objednávky.

Při analýze tento atribut umožňuje rekonstruovat životní cyklus každé prodejní objednávky. Slouží ke sledování posloupnosti událostí, měření doby mezi aktivitami a souhrnnému vyhodnocení ukazatelů na úrovni objednávky. Například pro výpočet KPI „Doba vyřízení objednávky“ je třeba seskupit všechny aktivity podle ID prodejní objednávky a zjistit časový rozdíl mezi první a poslední událostí.

Toto ID je nezbytné pro sledování jednotlivých objednávek v procesu a umožňuje analyzovat dobu průchodu, úzká místa a odchylky na úrovni jednotlivých případů.

Obvykle se nachází v tabulce hlaviček prodejních objednávek ve zdrojovém systému ERP nebo CRM.

Název aktivity popisuje krok nebo milník v životním cyklu prodejní objednávky, například „Vytvoření prodejní objednávky“, „Provedení kontroly úvěrového limitu“ nebo „Odeslání zboží“. Každá aktivita představuje konkrétní úkon provedený v souvislosti s objednávkou a tvoří jeden ze základních prvků mapy procesu.

Analýza tohoto atributu umožňuje vizualizovat průběh procesu, určit obvyklé cesty a odhalit odchylky od standardního postupu. Analýzou posloupnosti aktivit mohou analytici najít úzká místa, opakované zpracování, například opakované aktivity „Změna prodejní objednávky“, a varianty procesu, které nejsou v souladu s pravidly. Tento atribut je základem dashboardů, jako je „Shoda procesu a odchylky“, i KPI, například „Míra opakovaného zpracování prodejních objednávek“.

Určuje jednotlivé kroky procesu, takže lze zobrazit mapu procesu, analyzovat jeho průběh a odhalit opakované zpracování nebo odchylky.

Často se odvozuje ze změn stavu dokladů, záznamů událostí nebo transakčních kódů v modulech prodeje, dodávek a fakturace zdrojového systému.

Tento atribut uvádí časové razítko posledního načtení dat do prostředí process mining. Vypovídá o aktuálnosti analyzovaných dat a liší se od času události, který zaznamenává, kdy obchodní aktivita skutečně proběhla.

Tato informace se obvykle nepoužívá přímo k analýze průběhu procesu, je však důležitá pro správu dat a spolehlivost zjištění. Analytikům i uživatelům z řad byznysu pomáhá posoudit, jak aktuální jsou získané poznatky. Pokud například k poslední aktualizaci dat došlo před týdnem, je třeba při vyvozování závěrů o současné výkonnosti tuto skutečnost zohlednit.

Ukazuje aktuálnost dat a pomáhá zajistit, aby analýzy vycházely z aktuálních informací a jejich závěry byly relevantní.

Tento údaj obvykle vytváří a ukládá nástroj pro extrakci dat (ETL) nebo platforma process mining při načítání dat.

Atribut Zdrojový systém určuje systém evidence, ve kterém byla data události vytvořena. V moderních organizacích proces od objednávky po inkaso často probíhá v několika aplikacích, například v CRM při vytvoření objednávky a v ERP při jejím vyřízení a fakturaci.

Při analýze tento atribut pomáhá porozumět používaným systémům v procesu. Umožňuje určit místa integrace a možné problémy s konzistencí dat mezi systémy. Analýza aktivit podle zdrojového systému může ukázat, zda se některé kroky procesu zpracovávají odlišně nebo trvají déle v závislosti na použitém systému.

Poskytuje kontext o původu dat. V prostředí s více systémy je důležitý pro sledování jejich původu a odhalování odchylek v procesu specifických pro jednotlivé systémy.

Tato informace se často doplňuje při extrakci dat (ETL) nebo může být standardním polem v datovém skladu.

Hodnota objednávky vyjadřuje celkovou finanční hodnotu prodejní objednávky. Jde o důležitý finanční ukazatel, který vyjadřuje rozsah každého případu.

Tento atribut je užitečný pro analýzu procesu podle hodnoty objednávek. Umožňuje upřednostnit řešení problémů u objednávek s vysokou hodnotou. Analytici mohou například zkoumat, zda se objednávky s vysokou hodnotou zpracovávají déle nebo vyžadují více opakovaného zpracování než objednávky s nízkou hodnotou. Atribut také slouží k výpočtu finančního dopadu neefektivity procesu, například celkové hodnoty objednávek zpožděných kvůli konkrétnímu úzkému místu. Tak lze doložit přínos plánovaných zlepšení procesu.

Umožňuje analyzovat proces podle hodnoty objednávek, upřednostnit zlepšení u objednávek s vysokou hodnotou a vyčíslit finanční dopad zpoždění.

Je k dispozici v datech hlavičky prodejní objednávky a často se vypočítává jako součet čistých hodnot všech položek.

Identifikátor produktu, například číslo materiálu nebo SKU, určuje, co se prodává. Prodejní objednávka může obsahovat více produktů. Tento atribut proto často označuje hlavní produkt nebo se pro souhrnnou analýzu převádí na kategorii produktů.

Atribut umožňuje analyzovat proces od objednávky po inkaso z pohledu produktů. Analýza může ukázat, zda se u některých produktů častěji vyskytují delší doby vyřízení, problémy s doručením nebo rušení objednávek. Tyto poznatky jsou důležité pro plánování dodavatelského řetězce, řízení zásob a strategii produktového portfolia. Pokud se například zjistí, že u určité produktové řady pravidelně dochází ke zpoždění při kroku „Uvolnění do skladu“, lze prověřit její skladové zásoby nebo umístění ve skladu.

Umožňuje analyzovat výkonnost procesu u různých produktů nebo skupin produktů a odhalit úzká místa či problémy specifické pro konkrétní produkty.

Nachází se na úrovni položek prodejní objednávky. Při analýze na úrovni případu může označovat nejvýznamnější položku nebo odvozenou kategorii produktu.

Tento atribut určuje externí subjekt, pro který se prodejní objednávka zpracovává. Může jít o jedinečné číslo zákazníka, název společnosti nebo jiný údaj, který zákazníka odlišuje od ostatních.

V process mining slouží identifikátor zákazníka jako důležitý rozměr pro segmentaci dat. Analytici mohou filtrovat mapu procesu a sledovat jeho průběh u konkrétního zákazníka nebo porovnávat průběh procesu u různých skupin zákazníků, například u strategických zákazníků a příležitostných odběratelů. Tím lze odhalit individuálně upravené procesy nebo zákazníky, u kterých často dochází k odchylkám či zpožděním. Tyto poznatky pomáhají při řízení vztahů se zákazníky.

Umožňuje filtrovat a porovnávat procesy u různých zákazníků nebo skupin zákazníků a odhalit individuálně upravené procesy či problematické účty.

Nachází se v datech hlavičky prodejní objednávky a je propojen s kmenovými daty zákazníka ve zdrojovém systému ERP nebo CRM.

Prodejní kanál označuje původ objednávky nebo způsob, jakým byla zadána. Může jít o online portál, tým přímého prodeje, připojení EDI s partnerem nebo maloobchodní prodejnu.

Analýza procesu podle prodejního kanálu může odhalit výrazné rozdíly v efektivitě a dodržování pravidel. Objednávky z webu mohou být například zpracovávány rychle a s vysokou mírou automatizace, zatímco u objednávek z přímého prodeje může docházet k častějším ručním změnám a delšímu schvalování. Tato analýza pomáhá optimalizovat průběh procesu v jednotlivých kanálech a efektivněji rozdělovat zdroje. Prodejní kanál je důležitým rozměrem dashboardů, jako jsou „Úzká místa při vyřizování objednávek“.

Umožňuje porovnat výkonnost procesu v různých kanálech a odhalit rozdíly v efektivitě, automatizaci a dodržování pravidel.

Tato informace se obvykle ukládá do dat hlavičky prodejní objednávky a při zadávání objednávky bývá povinná.

Atribut Uživatelské jméno určuje osobu nebo automatizovaného agenta odpovědného za provedení dané aktivity. Může jít o obchodního zástupce, který vytvořil objednávku, správce úvěrových limitů, který ji schválil, nebo systémového uživatele, který automaticky zaúčtoval platbu.

Tento atribut umožňuje analyzovat proces z pohledu lidí, kteří se na něm podílejí. Slouží k analýze rozložení pracovní zátěže, porovnání výkonnosti týmů či jednotlivců a určení potřebného školení. Je důležitý také pro zajištění shody a auditní stopu. Analýza aktivit podle uživatele pomáhá zjistit, kdo se podílí na opakovaném zpracování nebo nedodržuje pravidla. Atribut je také základem pro výpočet KPI „Míra ručních zásahů“.

Určuje osobu nebo systém, který aktivitu provedl, a umožňuje analyzovat pracovní zátěž, výkonnost týmů, míru automatizace a shodu.

Obvykle se nachází v protokolech transakcí nebo historii změn dokladů. Bývá označeno jako „Vytvořil“ nebo „Změnil“.

Datum splatnosti platby se vypočítává z data faktury a dohodnutých platebních podmínek zákazníka. Stanovuje termín včasné úhrady a je důležitou součástí procesu správy pohledávek.

Tento atribut je zásadní pro analýzu finanční části cyklu od objednávky po inkaso. Slouží jako měřítko pro určení, zda byla platba uhrazena včas, a přímo vstupuje do KPI „Míra včasných plateb“. Dashboard „Cyklus od faktury po platbu“ tento údaj využívá k analýze platebního chování a efektivnímu řízení pracovního kapitálu. Porovnání doby od vystavení faktury po přijetí platby s datem splatnosti pomáhá odhalit zákazníky, kteří platí pozdě.

Toto datum je důležité pro finanční analýzu. Slouží jako základ pro výpočet míry včasných plateb a řízení pohledávek.

Obvykle se nachází na faktuře zákazníka a odvozuje se od data faktury a platebních podmínek uvedených v kmenových datech zákazníka nebo v prodejní objednávce.

Pokud je zákaznická objednávka zrušena nebo je zamítnuta její položka, důvod zamítnutí vysvětluje souvislosti tohoto výsledku. Může jít například o „Zrušeno zákazníkem“, „Nesprávná cena“ nebo „Zboží není skladem“.

Tento atribut je důležitý pro analýzu příčin problémů v procesu. Když firma sleduje četnost jednotlivých důvodů zamítnutí, může odhalit systémové potíže. Častá rušení kvůli „Nesprávné ceně“ mohou například ukazovat na problémy při tvorbě nabídek nebo ve správě kmenových dat. Analýza pomáhá zvýšit podíl správně vyřízených objednávek napoprvé a omezit plýtvání v procesu.

Vysvětluje, proč objednávky neprojdou, a pomáhá odhalit příčiny problémů s cenami, zásobami nebo komunikací se zákazníky.

Obvykle se uvádí na úrovni položky zákaznické objednávky. Při zrušení položky se vybírá z předem definovaného seznamu kódů.

Tento logický atribut rozlišuje úlohy prováděné uživateli od těch, které zajišťuje automatizace systému, například úlohy na pozadí, API nebo RPA boti. Kontrola úvěruschopnosti může být například automatizovaná, zatímco řešení úvěrové blokace obvykle vyžaduje ruční zásah.

Pohled na proces z hlediska automatizace je důležitý pro iniciativy digitální transformace. Tento příznak slouží jako hlavní údaj pro výpočet KPI míry ručních zásahů. Pomáhá určit, které části procesu jsou vysoce automatizované a kde se stále spoléháte na ruční práci. Analýza může ukázat možnosti další automatizace, která sníží náklady a chybovost a zkrátí dobu průchodu procesem.

Rozlišuje ruční a automatizované úlohy. Díky tomu můžete měřit míru automatizace a hledat příležitosti ke zlepšení procesů.

Tuto informaci lze odvodit z atributu „Uživatelské jméno“, například rozpoznáním systémových uživatelů jako „BATCH_USER“, nebo z konkrétních polí v záznamech událostí, která zachycují kontext provedení.

Po kontrole zásob a výrobních plánů společnost stanoví potvrzené datum dodání. Tímto datem se zavazuje vůči zákazníkovi a zároveň získává interní měřítko výkonnosti při vyřizování objednávek.

Tento atribut je důležitý pro hodnocení efektivity provozu. Používá se v KPI „Míra včasného dodání“, kde se porovnává se skutečným datem dodání a určuje, zda společnost svůj závazek splnila. Výrazné rozdíly mezi požadovaným a potvrzeným datem dodání u většího počtu objednávek mohou signalizovat systémové problémy s výpočtem dostupného množství k příslibu (ATP) nebo plánováním kapacit.

Vyjadřuje závazek společnosti vůči zákazníkovi a slouží jako interní měřítko včasnosti dodání a spolehlivosti vyřízení objednávek.

Nachází se v datech řádků harmonogramu prodejní objednávky. Často se aktualizuje po kontrole dostupnosti nebo spuštění plánování výroby.

Toto datum vyjadřuje, kdy si zákazník přeje zboží obdržet. Jde o důležitý údaj zaznamenaný na začátku procesu, který slouží jako hlavní měřítko spokojenosti zákazníka s včasností dodání.

Při analýze procesu se požadované datum dodání porovnává s dalšími důležitými daty, například s potvrzeným a skutečným datem dodání, aby bylo možné měřit úroveň služeb. Je důležitým vstupem pro dashboard „Výkonnost včasného dodání“ a slouží k určení, zda bylo zboží doručeno včas z pohledu zákazníka. Rozdíly mezi požadovaným a potvrzeným datem mohou také upozornit na problémy s plánováním a rozvrhováním.

Vyjadřuje očekávání zákazníka ohledně dodání a slouží jako základ pro měření včasnosti dodání a spokojenosti zákazníků.

Obvykle se nachází v hlavičce prodejní objednávky nebo v podrobnostech položky a zadává se při vytvoření objednávky.

Skutečné datum dodání je časový údaj zaznamenávající úspěšné doručení zboží zákazníkovi. Často vychází z potvrzení o doručení od přepravce.

Tento atribut je rozhodujícím měřítkem úspěšného vyřízení objednávky. Slouží k výpočtu „Míry včasného dodání“ porovnáním s požadovaným i potvrzeným datem dodání. Rozdíl mezi aktivitou „Odeslání zboží“ a skutečným datem dodání může také ukázat, jak si vedou logističtí partneři a jednotlivé způsoby přepravy.

Jde o konečný doklad o vyřízení objednávky, který je nezbytný pro přesný výpočet míry včasného dodání a celkové doby vyřízení objednávky.

Údaj často pochází z externího logistického nebo přepravního systému a následně se přenáší do ERP. Lze jej odvodit z časového razítka aktivity „Doručení zboží“.

Stav objednávky zachycuje, v jaké fázi životního cyklu se prodejní objednávka nachází v konkrétním okamžiku. Jde o kategorický údaj, který shrnuje její aktuální stav.

Posloupnost aktivit poskytuje podrobnou mapu procesu, zatímco atribut Stav objednávky se hodí pro zjednodušený přehled na vysoké úrovni. Lze jej použít například k filtrování všech objednávek, které jsou právě v určitém stavu, třeba „Blokováno kvůli úvěrovému limitu“. Analýza doby strávené v jednotlivých stavech může také odhalit úzká místa, například objednávky, které příliš dlouho čekají na schválení.

Poskytuje souhrnný přehled o stavu objednávky a hodí se k filtrování, analýze stavů i odhalování objednávek, které uvízly v určité fázi.

Jde o standardní pole v hlavičce většiny dokladů prodejních objednávek v systémech ERP a CRM.